Universidad del Mar

Campus Huatulco
Instituto de Turismo

Curso de Servicios Complementarios

M.G.C. Jorge A. Ramírez Luna.

jorgeramirezturismo@gmail.com.mx Marzo- Junio 2018.
20ª. SESIÓN:
CONTENIDO PARA ESTA SESIÓN:

1. PREGUNTAS DE REPASO
2. PRESENTACIÓN DEL TEMA CENTRAL
3. CONCEPTOS CLAVE
4. HERRAMIENTAS DEL MEETING PLANNER
5. SESIÓN PRÁCTICA
 PREGUNTAS DE REPASO

1. ¿Qué es una Convención?

2. ¿Qué característica importante distingue su programa de actividades?

3. ¿Qué elemento adicional puede combinarse con este tipo de evento?

 UNIDAD 2. TURISMO DE REUNIONES Y EVENTOS

2.1. Las reuniones y eventos como apoyo a la

actividad turística.
2.2. Los eventos en México y sus características.
2.3. Importancia, beneficios y estadísticas.
2.4. El Mercado M.I.C.E.
2.4.1. Reuniones y Eventos (Meetings).
2.4.2. Incentivos (Incentives).
2.4.3. Congresos y Convenciones (Conventions).
2.4.3.1. Perfil profesional del meeting planner
2.4.4. Ferias y Exposiciones (Exhibitions).

http://www.palmsmazatlan.com/grupos_y_reuniones.php
CONCEPTOS CLAVE
1. Concepto de OPC,OPR,OPE ó MEETING PLANNER.

2. Perfil profesional.

3. Ámbito laboral y su relevancia económica.

4. Consideraciones básicas para elección de destinos y recintos.

 UNIDAD 2. TURISMO DE REUNIONES Y EVENTOS

2.4.3.1. Perfil profesional del meeting planner.

La figura del OPC (organizador profesional de

congresos o meeting planner) hoy en día se
considera internacionalmente como la de un
profesional en materia de organización de congresos
y convenciones.

http://www.ehowenespanol.com/convertirse-organizador-eventos-como_31721/
 UNIDAD 2. TURISMO DE REUNIONES Y EVENTOS

2.4.3.1. Perfil profesional del meeting planner.

Un OPC es un profesional que concentra y

acumula toda una variedad de contactos y
mantiene relación con todo tipo de empresas y
profesionales relacionados a la actividad de
organización de congresos.

http://www.ehowenespanol.com/convertirse-organizador-eventos-como_31721/
 UNIDAD 2. TURISMO DE REUNIONES Y EVENTOS

2.4.3.1. Perfil profesional del meeting planner.

CUALIDADES PRINCIPALES:

Organizador brillante, ama trabajar con gente,

y tiene un espíritu empresarial,

http://www.inet.edu.ar/wp-content/uploads/2013/05/149-11_12.pdf http://es.wikihow.com/convertirte-en-un-organizador-profesional
 UNIDAD 2. TURISMO DE REUNIONES Y EVENTOS

2.4.3.1. Perfil profesional del meeting planner.

http://www.inet.edu.ar/wp-content/uploads/2013/05/149-11_12.pdf
 UNIDAD 2. TURISMO DE REUNIONES Y EVENTOS

2.4.3.1. Perfil profesional del meeting planner.

1. ¿Existe en el destino un recinto adecuado?

2. Accesibilidad por aire
3. Vías terrestres adecuadas.
4. ¿Existen cuartos suficientes y adecuados?
Aspectos a considerar para elegir el destino 5. Atractivos turísticos.
turístico para una convención: 6. Costos.
7. Seguridad.
8. ¿Habrá otros eventos simultáneos?
9. Transporte local y tráfico.
10. Servicios complementarios.

http://www.revistabuenviaje.com/b_travel/articulos/artbisteni/articulos2.php
 UNIDAD 2. TURISMO DE REUNIONES Y EVENTOS

2.4.3.1. Perfil profesional del meeting planner.

Elementos que el OPC debe considerar
para elegir el recinto adecuado para
una convención:
1. Dimensiones de los espacios.
2. Número de salones para las sesiones.
3. Control de sonido, luz, etc. Idependientes.
4. Muros sono acústicos para dividir áreas.
5. Áreas de exposición suficientes.
6. Facilidad de acceso para personas y carga.
7. Estacionamiento suficiente y accesible (costo$).
8. Restaurantes en el recinto y en la periferia.
9. Acceso a transporte urbano.
10. Servicios de comunicación (internet,telefonía)
11. Seguridad institucional.
12. Personal capacitado y con experiencia.
13. Servicios médicos.
14. Sistema interno de comunicaciones (operativo).
15. Precios justos.

https://notidestinos.wordpress.com/2013/06/26/que-es-un-meeting-planner/

http://www.revistabuenviaje.com/b_travel/articulos/artbisteni/articulos2.php
SESIÓN PRÁCTICA
• Trabajo por equipos.
• Integración de evidencias de avance en los proyectos de clase.
• Revisión de los temas de la rúbrica de evaluación.
• Desarrollo de los trabajos encomendados a cada equipo.
RESPUESTAS
1. Es una reunión gremial o empresarial cuyo objetivo es tratar temas comerciales en
torno de un mercado, un producto o servicio, o una marca.

2. Incluyen un programa técnico con el que los participantes se familiarizan e

interactúan en torno a un mercado o modalidad de negocio específica .

3. Las ferias o exposiciones con acceso restringido a los participantes acreditados.

 FUENTES CONSULTADAS

¿Cómo convertirse en organizador de eventos?

http://www.ehowenespanol.com/convertirse-organizador-eventos-como_31721/

http://es.wikihow.com/convertirte-en-un-organizador-profesional

Organizador de eventos. Marco de Referencia

http://www.inet.edu.ar/wp-content/uploads/2013/05/149-11_12.pdf

¿Cómo seleccionar el recinto para un congreso?

http://www.revistabuenviaje.com/b_travel/articulos/artbisteni/articulos2.php
SEGUIMIENTO LOGÍSTICO
DE UN EVENTO
 DETALLE “MINUTO A MINUTO” DE UN EVENTO
FECHA NOMBRE DEL EVENTO PARTICIPANTES, RESPONSABLES Y ENCARGADOS Check list
orden BODA LUGAR 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Estatus
HORA ACTIVIDADES Novia Novio Mamás Papás Maq y pein Fotografo wed.pl. Hostes Ch. Susana Lucero Ch. Nestor Marimba Mariachi cantante DJ Florista G.Musical Damas Invitados staff salón

1 6:30 a.m Caminata x x x x

2 7:00-7:30 Preparación x x x x
3 7:30-8:30 Desayuno en familia x x x x
4 8:30-9:00 Descanso y relax x x
5 8:30-9:00 Hablar con la florista x x
6 8:30-9:00 Hablar con el fotógrafo x x
7 8:30-9:00 Hablar con la peinadora x x
8 8:30-9:00 Hablar con el wedding planner x x
9 8:30-9:00 Hablar con el chef Nestor x x x
10 8:30-9:00 Hablar con chef Susana
11 8:30-9:00 Hablar con mariachis y marimba x x x x
12 8:30-9:00 Hablar con prov de Fuegos Art. x x x
13 9:00-13:00 Maquillaje y peinado x x x x
14 9:00-11:30 Coordinar montaje del parque x x x x x X
15 9:00-11:30 Enviar bebidas y arreglos x x X
16 9:00-11:30 Enviar mesas,vasos, mantel,etc. x x X
17 9:00-11:30 Coordinar montaje en salón x x x x X
18 9:00-11:30 Superv aseo de baños y colocar amenidades x x X
19 9:00-11:30 Enviar bebidas y arreglos x x x X
20 9:00-11:30 Sonido e iluminación x x x x X
21 9:00-11:30 Realizar adorno de vehículos x x
22 9:00-11:30 Auto (Simón) x
23 9:00-11:30 Camioneta (Yasmín) x
24 13:00-14:00 comida ligera en familia x x x x x
25 14:00-16:30 Vestido y arreglo de novios x x x
26 14:00-16:30 Vestido y arreglo de papás x x
27 15:00-18:00 Inicio montaje del salón x x x X
28 15:00-16:00 Iniciar montaje Parque Hundido x x X
29 16:00-16:30 Foto en la Playa Novios/ Damas x x x x x x X
30 16:15-16:30 Recepción de invitados (Damas) x x x x x X X X
31 16:45 Llegada del mariachi x x
32 04:30 Inicio de evento Parque Hundido x x x x x x x x x x
33 16:55-17:00 Llegada de novios Parque Hund. x x x x x x X x x
34 17:00-17:15 Traslado al Salón Latitud 15 X x
35 17:30 Inicio de los votos x x x x x x x x x x x
36 17:40-17:55 Intervención de Omar canción x X
37 18:00 Foto de grupo , inicia la marimba x
38 18:00-18:15 Fotos con invitados x
39 18:10-18:40 brindis al final de los votos x x x x x x x x x x x
40 18:40-19:40 Animación con marimba (botanas) x x x x x X
41 18:40-19:40 coctail de bienvenida x X x X
42 18:40-19:40 ubicar invitados en las mesas x X X
43 19:30-19:40 baile de Are , la bamba x x
44 18:40-19:40 servir botana oaxaqueña (sentados) x x x x X
45 19:40-19:45 aviso de entrada de los novios x x x x
46 19:45-19:50 1er baile (novios) DJ (QUÉ CANCIÓN)? x x x x x
47 19:48-19:50 Fuegos artificiales (1, 1/2 min del inicio) x x
48 19:50-20:30 Inicio de la cena x x x x x x x x x x x x
49 20:30-21:20 1a. tanda de baile DJ x x
50 21:20 entrada de las damas (FM) x x x X
51 21:20-21:30 víbora de la mar, ramo, etc. x x X
52 21:30-22:50 2a. Tanda de baile Paty x
53 22:50-24:20 DJ karaoke, canciones de la novia y baile x X
54 24:20-1:50 3a. Tanda de baile (Paty) x
55 2:00-4:00am 2a. Tanda de baile DJ x
56 4:00-4:30 am. Cierre y final del evento x x X
57 4:30 -6:00 am Desmontaje del salón x X
58 día siguiente Cierre de cuentas y pago de servicios x x x X
 CHECK LIST DEL WEDDING PLANNER

Check list del Wedding Planner (Eleazar) Estatus

Hora: Descripción Participante(s) Requerimientos

1 11:00 Recibe instalaciones del S. L.15 Hotel La Isla J. Ramírez, C.Chay y pers. Hotel revisar estado gral de instal . Tomar fotos
2 11:30 Recibe vinos y licores en bodegadel salón Lat. 15 J. Ramírez, C.Chay y pers. Hotel Entregar inventario de bebidas
3 12:00-14:00 coordina recep y montaje de sillas y mesas en salón Lat. 15 Ch Nestor, Chay,pers hot, pers apoyo Solicitar Bodega con llave en S.L.15,
4 12:00-14:00 recibe y resguarda en bodega mat de decoración J. Ramírez, C.Chay y pers. apoyo velas, lámparas, accesorios etc,
5 12:00-14:00 colocación del camino de flores y velas en la entrada de la playa S.L.15 C.Chay y pers. apoyo
6 12:00-14:00 Supervisar y coordinar colocación de 50 lámparas chinas en S.L.15 C.Chay y pers. apoyo plano de ubicación
7 12:00-14:00 coordina montaje en playa para los votos de los novios Ch.Nestor, pers de apoyo Croquis montaje votos en playa
8 12:00-14:00 coordina y verifica con DJ, coloc de sonido en playa (votos) DJ., CAP.Chay contactos , extensiones, micrófonos
9 12:00-14:00 recibe en Salon L.15 4 Arreglos florales y 21 centros de mesa Mayer, Florista, cap Chay Mayer colocará sus arreglos
10 12:00-14:00 Envía y ubica en el P. Hund., 2 arreglos florales y decoración cap. Chay, pers de apoyo Detalle de materiales
11 12:00-14:00 coordina montaje y controla bebidas en el bar salón Lat. 15 cap. Chay, bar tenders tablón y equipo de montaje p bar
12 12:00-14:00 verifica personal por funciones, meseros, bar tenders, etc. C.Chay, Ch.Nestor y pers. apoyo
13 12:00-14:00 Asigna y distribuye meseros por mesa
14 12:00-14:00 programa y coordina refrigerios al personal de apoyo
15 12:00-14:00 coordina y proporciona suministros a encargado de WC. suministros de wc.
16 12:00-14:00 colocar presentes por invitado en cada lugar
17 15:00 coordina con ch.Susana, el montaje en parque hundido Cap. Chay, Ch susana, Hostes, p. de ap montaje según especificaciones
19 16:35 Recibe y ubica al mariachi en el parque hundido Cap.Chay, pers de apoyo secuencia de canciones mariachi
20 16:45 Llegada de los novios
21 17:45 Retira arreglos florales y decoración del P. Hundido y lo lleva al S.L.15 Cap. Chay, pers de apoyo
22 18:00 coordina traslado de sumin a club de playa p mesa de dulces
23 17:15 Paga servicio del mariachi al terminar el evento en p. Hund. Cap.Chay, Giorgio
24 18:00 recibe y da ubicación a la marimba en el S. Lat. 15
25 18:00 Supervisa la apertura y el servicio del bar
26 18:30 participación de la marimba secuencia de canciones marimba
27 18:45 coordina con hostes, la ubicación de invitados en mesas
28 19:00 coordina con chef Nestor, ofrecer el cocktail de bienvenida
29 19:30 Coordina inicio de la cena Chef Nestor, Cap Chay, pers de apoyo

ACTIVIDAD INDIVIDUAL Y POR EQUIPOS:

Incorporar las dos herramientas de esta sesión al trabajo por equipos.
Fecha límite: lunes 11 de junio.
FINAL DE LA SESIÓN