SISTEM IDENTIFIKASI DAN REGISTRASI PASIEN DI

PELAYANAN KESEHATAN
Tulisan ini disusun guna memenuhi salah satu tugas mata kuliah Sistem Informasi Rekam
Medis dan Informasi Kesehatan yang diampu oleh Bapak Marko Ferdian Salim,
SKM.,M.P.H.

Oleh:

Anggoro Fajar.K (16/405813/SV/12509)

Farida Septiana Rahayu (16/401528/SV/12032)
Nani Mardani (16/401548/SV/12052)
Nisa Fahmi Alima (16/401552/SV/12056)
Rhima Widya Siswi (16/401560/SV/12064)
Zulaikhah Atyas.P (16/396562/SV/10775)

PROGRAM STUDI D-III REKAM MEDIS

SEKOLAH VOKASI
UNIVERSITAS GADJAH MADA
YOGYAKARTA
2017
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas segala rahmatNYA sehingga
makalah ini dapat tersusun hingga selesai . Tidak lupa kami juga mengucapkan banyak
terimakasih atas bantuan dari pihak yang telah berkontribusi dengan memberikan sumbangan
baik materi maupun pikirannya.

Dan harapan kami semoga makalah ini dapat menambah pengetahuan dan
pengalaman bagi para pembaca, Untuk ke depannya dapat memperbaiki bentuk maupun
menambah isi makalah agar menjadi lebih baik lagi.

Karena keterbatasan pengetahuan maupun pengalaman kami, Kami yakin masih

banyak kekurangan dalam makalah ini, Oleh karena itu kami sangat mengharapkan saran dan
kritik yang membangun dari pembaca demi kesempurnaan makalah ini.

Yogyakarta, Februari 2017

Penyusun
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Penerimaan pasien merupakan salah satu kegiatan dari penyelenggaraan rekam
medis yang dimulai ketika pasien mendaftarkan diri sampai mendapat pelayanan
pemeriksaan dokter dan kembali pulang, dirujuk atau dirawat inap. Penerimaan pasien
merupakan pelayanan pertama yang diberikan oleh pihak rumah sakit atau sarana
pelayanan kesehatan seperti yang dijelaskan oleh Dirjen Pelayanan Medis bahwa
(1996:22) : "Tata cara peneriaan pasien yang akan berobat ke poliklinik ataupun yang
akan dirawat adalah sebagian dari sistem prosedur pelayanan rumah sakit. Dapat
dikatakan disinilah pelayanan pertama kali yang diterima oleh seorang pasien saat tiba
di rumah sakit, maka tidaklah berlebihan bila dikatakan bahwa di dalam tata cara
penerimaan inilah seorang pasien seorang pasien mendapat kesan baik ataupun tidak
baik dalam pelayanan suatu rumah sakit. Tata cara melayani pasien dapat dinilai baik
bilamana dilaksanakan oleh petugas dengan sikap yang ramah, sopan, tertib, dan
penuh tanggung jawab".
Dari penjelasan di atas sangat jelas menunjukkan bahwa penerimaan pasien
merupakan bagian dari pelayanan rumah sakit yang tak kalah penting karena
memberikan kesan pertama dari baik buruknya pelayanan yang diberikan kepada
pasien, untuk itu perlu penyusunan prosedur kemudian pembinaan dan pelaksanaan
pekerjaan penerimaan pasien sehingga menciptakan tanggapan - tanggapan yang baik
serta terjaminnya kelncaran pelayanan serta menghemat waktu dan tenaga.
B. Rumusan Masalah
Dari Latar Belakang yang ada maka penulis dapat menarik rumusan masalah, yakni:
1. Pengertian dan penjelasan dari Registrasi Pasien?
2. Pengertian dan penjelasan dari Identifikasi Pasien?
3. Pengumpulan data Identifikasi Pasien?
4. Data Identifikasi Pasien di rumah sakit?
5. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menerima pasien?
6. Tata cara pencatatan data Identifikasi Pasien di rumah sakit?
7. Indeks?
C. Tujuan
Adapun tujuan dari makalah ini yaitu agar kita semua dapat mengetahui dan
memahami :
1. Pengertian registrasi dan identifikasi pasien di pelayanan kesehatan
2. Pengumpulan dan data identifikasi pasien di pelayanan kesehatan
3. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menerima pasien
4. Tata cara pencatatan data identifikasipasien di pelayanan kesehatan
 BAB II

PEMBAHASAN

A. Registrasi Pasien di Pelayanan Kesehatan

Registrasi adalah Modul yang menangani dan mencatat transaksi pendaftaran
pasien. Registrasi meliputi pencarian data pasien terdaftar atau input data pasien baru,
memilih dokter tujuan, ada biaya layanan sampai print bukti layanan sebagai bukti
untuk melanjutkan transaksi berikutnya. Dengan dipadukannya registrasi dan rekam
medis menjadikan sistem ini
lebih efisien. Modul Registrasi memberikan sebuah nomor registrasi pada setiap
pasien (pasien baru atau pasien lama) dan nomor Medical Record kepada pasien baru,
melakukan registrasi dan penjadwalan pasien kepada sebuah unit layanan. Data-data
Medical Record dan Registrasi akan menjadi acuan unit lain ketika memberikan
pelayanan. Khusus untuk Medical Record, mampu memberikan data dan status
terakhir pasien serta mampu memberikan data-data statistik sesuai dengan kriteria
yang diminta dengan cepat.
Banyak sarana pelayanan kesehatan membuat register untuk keperluan
pencatatan dan pengumpulan penyakit. Registrasi merupakan kegiatan pendaftaran
nama dan lain-lain ke dalam daftar. Daftar tersebut dapat dikatan sebagai register.
Beberapa pengertian register diantaranya:
 Register adalah alat penyimpan yang memfasilitasi kemudahan dan ketepatan
pengambilan kembali data.
 Register adalah Buku catatan atau daftar (nama dan lain-lain) yg disusun secara
sistematik dan urut abjad (Badudu).
 “A list in which each items individualy identified” (WHO)
 “A formal or official recording of items, names or action” (Huffman)

Berbagai kepentingan yang dilayani dengan adanya register:

 Identifikasi indifidu
 Pelayanan proteksi terhadap individu secara segera
 Surveilance
 epidemiology
 Perencanaan, pelaksanaan, evaluasi, dan pelayanan
 Evaluasi terapi
 Penelitian
 Pendidikan

Register dapat dibuat dalam bentuk manual atau komputerisasi. Register

manual dibuat dengan melakukan pencacatan pada buku register yang berisi data-data
dari keperluan masing-masing register. Sedangkan komputerisasi dapat dilakukan
secara online yang terhubung disetiap pelayanan atau dengan mengisikan data ke
dalam Komputer.

Ada beberapa ketentuan yang berkaitan dengan pembuatan buku register:

 Diisi dalam jangka 1 tahun

 Dibuat dalam bentuk buku
 Sebagai arsip Rumah Sakit
 Disimpan selamanyadi sarana pelayanan kesehatan

Kompleksanya kegiatan pelayanan di rumah sakit, maka banyak juga buku register
yang dibuat di rumah sakit, diantaranya:

 Register Pendaftaran Pasien Rawat Jalan

 Register Pelayanan Pasien Rawat Jalan
 Register Pendaftaran Pasien Rawat Inap
 Register Pelayanan Pasien Rawat Inap
 Register Persalinan/abortus
 Register Pembedahan
 Register Kegiatan Pemeriksaan Laboraturium
 Register Tindakan/pelayanan Diagnostik
 Register Penerimaan Spesimen pasien
 Register Rujukan Dokter Ahli
 Register Kunjungan Rumah sakit
contoh kegunaan dari pembuatan register penerimaan pasien rawat jalan di sarana
pelayanan kesehatan, diantaranya: register ini merupakan pencatatan yang dibuat pada
tempat pendaftaran pasien rawat jalan (TPP RJ), untuk seluruh pasien rawat jalan
 yang mendaftar melalui TPP RJ. Tujuan pembuatan register ini : Untuk memperoleh
informasi mengenai identitas pasien, jenis pengunjung, cara pembayaran dari seluruh
pasien rawat jalan yang datang melalui TPP RJ. Kegunaan dari pembuatan register
ini: Untuk mengetahui jumlah pengunjung baru dan lama yang mendapatkan
pelayanan di rumah sakit selanjutnya dapat pula digunakan sebagai dasar dalam
penyusunan RL1.

B. Identifikasi Pasien di Pelayanan Kesehatan

Identifikasi artinya dalah pengumpulan data dan pencatatan segala keterangan

tentang bukti-bukti dari seseorang sehingga kita dapat menetapkan dan
mempersamakan keterangan tersebut dengan individu seseorang, dengan kata lain
bahwa dengan identifikasi kita dapat mengetahui identitas seseorang dan dengan
identitas tersebut kita dapat mengenal seseorang dengan membedakan dari orang lain.

Untuk mengadakan identifikasi kita memerlukan 3 hal :

1. Mengenali secara fisik :

 Melihat wajah/fisik seseorang secara umum.
 Membandingkan seseorang dengan gambar/foto
2. Memperoleh keterangan pribadi
Yang dimaksud dengan keterangan pribadi antara lain
 Nama
 Alamat
 Agama
 Tempat/Tanggal lahir
 Tanda tangan
 Nama orang tua/Suami/Istri dsb
3. Mengadakan penggabungan antara pengenalan fisik dengan keteranga pribadi,
dari penggabungan tersebut biasanya yang paling dapat dipercaya berupa : KTP,
Pasport, SIM dsb.
C. Pengumpulan Data Identifikasi
1. Cara pengumpulan identifikasi dapat dilakukan dengan cara :
a. Wawancara langsung dengan sumbernya atau orang lain, biasanya sebelum
wawancara dimulai sudah disiapkan pertanyaan-pertanyaan yang diperlukan.
b. Mengisi formulir identifikasi oleh orang yang bersangkutan, dalam membuat
format isian buatlah pertanyaan-pertanyaan yang jelas sehingga mudah diisi
dan tidak ragu-ragu.
c. Gabungan wawancara dengan mengisi formulir, setelah formulir diisi maka
dilanjutkan dengan wawancara untuk meyakinkan isian yang telah dibuat,
shingga informasi yang diperoleh akan lebih akurat.
2. Keakuratan data identifikasi
a. Data identifikasi bisa tidak akurat/benar karena memang dibuat tidak benar
untuk tujuan tertentu.
b. Pertanyaan-pertanyaan yang kurang jelas dapat menimbulkan
kesalahfahaman sehingga data yang diperoleh kurang akurat/kurang jelas,
atau karena situasi tertentu sehingga seseorang takut/malu mengungkapkan
identitas.

D. Data Identifikasi Pasien di Pelayanan Kesehatan

Setiap berkas rekam medis pasien dirumah sakit pasti memuat data identifikasi
pasien, oleh karena itu dapat dibayangkan betapa sangat banyaknya tersimpan data
identikasi pasien di rumah sakit. Unit rekam medis sangat pertanggung jawab atas
kelengkapan data identifikasi setiap pasien, maka dalam memperoleh data identifikasi
pasien harus diperoleh data selengkap mungkin sehingga dalam proses pelayanan
kesehatan selanjutnya akan berjalan dengan baik. Masalah masalah yang timbul
akibat dari kesalahan identifikasi akan menyebabkan kerugian bagi rumah sakit
karena akan terjadi pemborosan waktu, tenaga, materi ataupun pekerjaan yang tidak
efisien dan lebih jauh akan merugikan pasien itu sendiri, misalnnya kesalahan
pemberian obat/tindakan dsb.
Sebaiknya identifikasi pasien dilakukan sebelum pasien diperiksa/dirawat,
oleh karena itu sedapat mungkin keterangan-keterangan dapat diminta langsung
kepada pasien sendiri, tetapi bila tidak mungkin dapat dimintakan keterangan kepada
famili atau teman terdekat yang ada. Pengumpulan data identifikasi di rumah sakit
sebaiknya dilakukan dengan cara wawancara dan pengisian formulir dan akan lebih
 baik bila didukung dengan keterangan-keterangan lain yang bersifal legal, misalnya
KTP, Pasport, SIM dsb.

E. Hal-hal yang Perlu Diperhatikan dalam Menerima Pasien

1. Petugas harus tenang, ramah, sopan dalam menghadapi pasien, mendengarkan
dengan penuh perhatian dan sabar menjelaskan hal-hal yang ditanyakan, perlu di
ingat bahwa orang yang datang dirumah sakit adalah orang yang dalam
kesusahan, sehingga kemungkinan emosinya kadang tidak terkontrol dan kesan
pertama pasien kepada rumah sakit terletak pada pelayanan di tempat penerimaan
pasien (Admission office)
2. Petugas harus teliti dalam mencatat data identitas pasien
3. Harus ada petunjuk tertulis tentang tata cara pencatatan atau penulisan yang harus
diikuti oleh semua petugas, seperti cara penulisan nama, gelar dsb.

F. Tata Cara Pencatatan Data Identifikasi Pasien di Pelayanan Kesehatan

Untuk dapat mencatat data identifikasi pasien yang lengkap dari pasien maka perlu
disediakan kolom-kolom dan cara pengisiannya/penulisannya.
1. Nomor Rekam Medis
Diisi berdasarkan dalam urutan nomor rekam medis yang sudah disiapkan, sesuai
dengan aturan dari masing-masing rumah sakit.
2. Nama Pasien
a. Apabila dengan wawancara, penyebutan nama sebaiknya dengan di eja, ini
dilakukan untuk menghindari kesalahan dalam penulisan nama.
b. Nama pasien harus lengkap (bukan nama panggilan)
c. Nama pasien sendiri
d. Bagi pasien wanita yang bersuami, ditulis dengan NAMA SENDIRI baru di
ikuti nama suami. Misalnya, : Ny. Suhatini Suwardjo dsb
e. Nama marga ditulis dibelakang nama sendiri, misalnya : Ny.Suciati Sihite
f. Gelar ditulis dibelakang nama, misalnya : Gunarto, Drs, Gunarsih, dr. dsb.
g. Penulisan nama harus dengan huruf cetak atau capital.
h. Pencatatan harus menggunakan ejaan yang disempurnakan. Dsb
3. Alamat
Penulisan alamat sebaiknya ditulis alamat tinggal sekarang (sesuai dengan KTP),
dengan mencatat nama jalan, nomor rumah, RT?RW, Kelurahan, Kecamatan,
Kabupaten atau Kota Madya dan Kode Pos.
4. Tempat dan Tanggal Lahir
Dicatat selengkap mungkin.
5. Umur
Diisi sesuai isian/kolom yang disediakan, misalnya jika umurnya masih dalam
hari maka penulisan diletakan dalam kolom hari, jika umurnya bulan maka
penulisan dalam kolom bulan dst.
6. Jenis Kelamin
Diisi yang jelas.
7. Status Perkawinan
a. Kawin
b. Belum/Tidak kawin
c. Duda
d. Janda
8. Agama
a. Islam
b. Protestan
c. Roma Khatolik
d. Hindu
e. Budha
f. Lainnya (………)
9. Pendidikan
a. Belum/Tidak tamat SD
b. Tamat SD
c. Tamat SLTP
d. Tamat SLTA
e. Tamat Akademi
f. Tamat Universitas/PT
10. Pekerjaan
Ditulis pekerjaan pasien dan alamat pekerjaan lengkap dengan nomor telepon.
 11. KTP
Nomor KTP harus ditulis dengan l;engkap dan jelas.
12. Suku Bangsa
Ditulis sesuai dengan sukunya
13. Nama Keluarga terdekat/Nama penanggung jawab pasien
Tulislah nama dan alamat dengan lengkap serta hubungan keluarga dengan pasien
(anak, istri, adik dsb).
14. Penanggung jawab biaya perawatan
Tulis nama dan alamat jika peroranga tulis hubungan keluarga, jika instansi tulis
nama instansi alamatnya.

Dalam mencatat data identitas pasien sebaiknya diusahakan sebanyak banyaknya,

selengkap lengkapnya dan dengan banar, jika dalam mencari data pasien dapat
diperoleh dengan selelengkap mungkin dan benar serta dapat dipertanggung jawabkan
maka dengan bukti-bukti itu kita dapat menetapkan jati diri seorang pasien dengan
tepat

G. Indeks
Indeksing adalah membuat tabulasi sesuai dengan kode yang dibuat kedalam indeks-
ineks (dapat menggunakan kartu indeks atau komputerisasi).
1. Indeks Pasien
a. Pengertian
Indeks pasiaen adalah salah satu kartu katalog yang berisi nama semua
pasien yang pernah berobat di rumah sakit.
Informasi yang ada di dalam kartu ini adalah :
Halaman depan : Nama Lengkap, Kelamin, Umur, Alamat, Tempat dan
Tanggal lahir
Pekerjaan
Halaman Belakang : Tanggal masuk, Tanggal Keluar, Hasil, Dokter, Nomor
Rekam medis.
b. Ukuran
Ukuran kartu indeks penderita tergantung dari banyak sedikitnya penderita
yang berobat di rumah sakit. Ukuran yang di anjurkan adalah 12,5 x 7,5 cm.
 Untuk rumah sakit yang sangat banyak penderita rawat jalannya di anjurkan
menggunakan kartu dengan ukuran ( 4,25 x 7,5 ).
c. Kegunaan
Kartu indeks penderita adalah kunci untuk menemukan berkas rekam medis
seorang penderita.
d. Cara penyampaian
 kartu indeks di susun alphabet seperti susunan kata-kata dalam kamus
 Jika seorang penderita datang kembali dengan mengatakan bahwa dia
telah bersuami, kartunya yang sekarang harus dibuat catatan petunjuk
dengan kartunya yang dulu dan sebaliknya.
 Untuk mempercepat dan mempermudah mengambilkan kartu indeks. Jika
sewaktu-waktu dibutuhkan, penyusunan kartu indeks harus di berikan
petunjuk dan di belakang setiap petunjuk maksimum hanya diletakkan di
kartu saja.
 Pengecekan terhadap penyimpanan kartu-kartu harus di lakukan secara
periodik untuk memperbaiki kekeliruan yang mungkin terjdi.
 Untuk negara yang maju data penderita di masukkan kedalam komputer.
e. Lama penyimpanan
Lama penyimpanan kartu indeks penderita sama dengan lama penyimpsnsn
berkas rekam medis.
f. Alat penyimpan
Menggunakan lemari & laci dengan 3 kotak pada setiap laci. Rata-rata 1 kartu
dapat diletakkan pada setiap 2,5 cm. Sehingga 1 lemari besi & 1 dengan 3
kotak tersebut dapat menyimpan 63.000 kartu. Menggunakan alat yang
berkotak-kotak yang dapat di putar (nama register kosong indesk file).
2. Indeks Penyakit (Diagnosis) dan Operasi
a. Pengertian
Indeks penyakit dan indeks operasi adalah satu kartu katalog yang berisi kode
penyakit dan kode operasi yang berobat di rumah sakit.
Informasi yang ada didalam kartu ini adalah :
Nomor Kode
Judul, Bulan, Tahun
Nomor penderita
 Jenis kelamin
Umur
Untuk indeks Operasi ditambah : Dokter bedah, hari pre operasi, post po,
pasien meninggal keluar (sembuh, cacat).

Untuk indeks penyakit ditambah : Diagnose lain, dokter lain, hari perawatan,
meninggal/keluar (sembuh, cacat).
b. Kegunaan
Meyuguhkan data pelayanan yang di perlukan dalam survey kemampuan
rumah sakit.
Menemukan rekam medis dimana dokternya hanya ingat diagnosa atau
operasinya, sedangkan nama pasien yang bersangkutan lupa. Menyediakan
materi pendidikan untuk mahasiswa kedokteran, perawat dll.
c. Cara penyimpanan
Kartu-kartu indeks di simpan dalam laci menurut nomor urut. Secara periodik
harus di amati kemungkinan kesehatan penyimpanan kartu-kartu indeks harus
nampak rapi, tulisannya gampang di baca, pengisiannya harus dengan tinta
atau dengan mengetik. Pada akhir tahun baris terakhir di bawahnya dibuat
garis warna merah pada setiap kartu.

3. Indeks dokter
a. Pengertian
Indeks dokter adalah satu kartu katalog yang berisi nama dokter yang
memberikan pelayan medik pada pasien.
b. kegunaan
untuk menilai pekerjaan dikterr dan bukti pengadilan
4. Indeks Kematian
a. Informasi yang tetap dalam indeks kematian :
 Nama penderita
 Nama Rekam medis
 Jenis kelamin
 Umur
 Kematian : kurang dari sejam post operasi
  Dokter yang merawat
 Hari Perawatan
 Wilayah
b. Kegunaan
Statistik menilai mutu pelayanan dasar menambah dan meningkatkan
peralatan/tenaga.
c. Cara penyimpanan
Di susun menurut nomor indeks kematian.
 BAB III

PENUTUP

A. Penutup
Penerimaan pasien merupakan salah satu kegiatan dari penyelenggaraan rekam
medis yang dimulai ketika pasien mendaftarkan diri sampai mendapat pelayanan
pemeriksaan dokter dan kembali pulang, dirujuk atau dirawat inap. Penerimaan pasien
merupakan pelayanan pertama yang diberikan oleh pihak rumah sakit atau sarana
pelayanan kesehatan seperti yang dijelaskan oleh Dirjen Pelayanan Medis bahwa
(1996:22) :"Tata cara peneriaan pasien yang akan berobat ke poliklinik ataupun yang
akan dirawat adalah sebagian dari sistem prosedur pelayanan rumah sakit. Dapat
dikatakan disinilah pelayanan pertama kali yang diterima oleh seorang pasien saat tiba
di rumah sakit, maka tidaklah berlebihan bila dikatakan bahwa di dalam tata cara
penerimaan inilah seorang pasien seorang pasien mendapat kesan baik ataupun tidak
baik dalam pelayanan suatu rumah sakit. Tata cara melayani pasien dapat dinilai baik
bilamana dilaksanakan oleh petugas dengan sikap yang ramah, sopan, tertib, dan
penuh tanggung jawab".
Penerimaan pasien merupakan bagian dari pelayanan rumah sakit yang tak
kalah penting karena memberikan kesan pertama dari baik buruknya pelayanan yang
diberikan kepada pasien, untuk itu perlu penyusunan prosedur kemudian pembinaan
dan pelaksanaan pekerjaan penerimaan pasien sehingga menciptakan tanggapan -
tanggapan yang baik serta terjaminnya kelncaran pelayanan serta menghemat waktu
dan tenaga.
 DAFTAR PUSTAKA

- Nurul, Irsa. Pendaftaran Penerimaan Pasien. 22 Februari 2017.

http://irsa22.blogspot.co.id/2016/03/pendaftaran-penerimaan-pasien.html
- Medical Record UGM 08. Registrasi-registrasi adalah modul yang. 22 Februari 2017.
http://rekammedisugm08.blogspot.co.id/2009/05/registrasi-registrasi-adalah-modul-
yang.html
- Citra Budi, Savitri. Register. 23 Februari 2017.
https://savitricb.wordpress.com/2009/04/21/register/