JAWABAN ESSAY

1. Apakah yang dimaksud dengan bahasa isyarat? 7. Jelaskanlah hal-hal yang termasuk media rapat!
Jawab: Bahasa isyarat ialah salah satu bentuk Jawab:
komunikasi nonverbal yang menggunakan gerakan  OHP (Over Head Proyektor) adalah salah satu
badan/tubuh atau ekspresi wajah. media rapat yang digunakan untuk
menampilkan sebuah presentasi ke dalam
2. Apakah yang dimaksud dengan rapat? transparansi.
Jawab: Rapat ialah pertemuan atau perkumpulan  Ruangan, meja dan kursi adalah media rapat
dalam suatu organisasi,perusahaan, instansi yang penting, tempat dimana suatu rapat
pemerintah baik dalam situasi formal maupun dilaksanakan dan tempat duduk para peserta
nonformal untuk membicarakan, merundingkan dan rapat.
memutuskan suatu masalah berdasarkan hasil  Flip chart, lembaran mengenai hal yang
kesepakatan bersama. dirapatkan sehingga para peserta rapat tidak
kebingungan dan memahami secara jelas isi
3. Sebutkan tujuan rapat ! rapat.
 Untuk memcahkan/mencari jalan keluar suatu
masalah 8. Jelaskanlah hal-hal yan harus dipersiapkan dalam
 Untuk menyampaikan informasi, perintah, rapat!
pernyataan Jawab:
 Sebagai alat koordinasi antar intern atau ekstern  Persiapan Adminisrasi seperti mengirimkan
 Agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi notula rapat kepada para peserta rapat,
kepada masalah-masalah yang sedang terjadi menyiapkan notula dll.
 Mempersiapkan acara  Persiapan ruangan seperti cahaya
 Menampung semua permasalahan dari arus penerangan, ventilasi udara, pegaturan
bawah tempat duduk, dan penempatan peralatan.
 Persiapan akomodasi konsumsi seperti
4. Apa saja jenis-jenis rapat berdasarkan sifatnya ? penginapan,konsumsi dll.
 Rapat formal  Kesehatan dan keamanan
 Rapat informal  Penyusunan proposal.
 Rapat terbuka
 Rapat tertutup 9. Tuliskanlah unsur-unsur rapat!
Jawab: 1. Tujuan rapat
5. Jelaskan yang dimaksud rapat insidental ! 2. Masalah yang dirapatkan
Jawab _ Rapat yang tidak berdasarkan jadwal atau 3. Pemimpin rapat
dapat berlangsung sewaktu-waktu tergantung 4. Peserta rapat
masalah yang dihadapi. 5. Media rapat
6. Notulis atau sekretaris
6. Sebutkan syarat-syarat rapat yang baik!
• Suasana terbuka 10. Contoh acara rapat
• Tiap peserta rapat berpartisipasi aktif Judul rapat : Pertemuan Para Eksekutif
• Ada bimbingan dan pengawasan Muda
• Menghindari perdebatan Pemimpin rapat : Direktur Utama Bapak Indra,
• Pertanyaan yang dikemukakan hendaknya S.E.
singkat dan jelas Acara : DISESUAIKAN
• Menghindari terjadinya monopoli a. Pembukaan diawali dengan doa
• Adanya kesimpulan/keputusan
 Pembukaan oleh Bapak Indraktur, S.E. 14. Mengapa gaya komunikasi seseorang sangat
selaku Direktur Utama menentukan keberhasilan suatu komunikasi?
b. Laporan dari rapat sebelumny oleh Ketua Jawab: Karena dengan seseorang memiilki gaya
Penyelenggara rapat komunikasi yang menyenangkan atau baik itu
c. Pengarahan rapat akan memberikan kesan dan membuat pesan
Pengarahan rapat oleh Komisaris Utama yang dimaksud dapat dipahami oleh komunikan.
Bapak Tanoesudibdjo, M.B.A.
d. Perkenalan produk baru 15. Bagaimanakah teknik menutup rapat?
Perkenalan produk baru oleh Kepala Bagian Jawab: teknik menutup rapat diantaranya yaitu:
Produksi Bapak Ir. Didi Rosidi a. Menyusun ringkasan atau kesimpulan
e. Tanggapan dan Tanya jawab b. Kalimat penutup
f. Pemasaran produk/promosi
g. Pembagian wilayah pemasaran 16. Jelaskanlah fungsi pemimpin rapat!
h. Persiapan promosi Jawab:
i. Pembacaan keputusan-keputusan hasil  Sebagai pengarah, dalam hal permsalahan yang
rapat sedang dibicarakan
j. Kesimpulan rapat  Sebagai fasilitator, yang dapat memberikan
k. Penutup diakhiri dengan doa fasilitas atau kemudahan bagi peserta rapat
l. Pemberitahuan rapat selajutnya  Sebagai layar pemantul, dimana pemimpin
berperan untuk meneruskan pmbicaraan dari
11. Contoh agenda rapat satu pendapat ke pendapat lainnya.
Pertemuan Para Eksekutif Muda  Sebagai penengah atau katalisator jika ada pihak
Pertemuan para eksekutif muda akan diadakan pada yang berdebat dn membuat suasana memanas
tanggal 22 Februari 2014, pukul 10.00 di ruang Hall  Sebagai motivator dalam member semangat
Auditorium TRANS HOTEL BANDUNG. jika rapat sudah mulai membosankan
Agenda:  Sebagai pengumpul dan penentu keputusan
a. Laporan dari rapat sebelumnya dengan cara musuyawarah.
b. Perkenalan produk baru
c. Tanggapan terhadap produk baru 17. Apakah yang dimaksud dengan notula?
d. Pemasaran produk/promosi Jawab: Notula ialah catatan singkat mengenai
e. Pembagian wilayah pemasaran jalannya persidangan (rapat) serta hal yang dibicrakan
f. Persiapan promosi dan diputuskan.
g. Tanggal untuk rapat selanjutnya
18. Jelaskanlah perbedaan notula dan resume rapat!
12. Jelaskan empat unsur yang tedapat prosedur Jawab: Notula rapat lebih panjang daripada
pertemuan! resume rapat karena resume rapat menyingkat
Jawab: atau meringkas dari notula rapat.
a) Prapersiapan
b) Persiapan 19. Kemukakanlah sikap dan sifat yang harus dimiliki
c) Pelaksanaan seorang pemimpin rapat!
d) Penggandaan dan pendistribusian Jawab:
 Memiliki pengetahuan yang luas
13. Mengapa setiap peserta rapat harus memahami  Dapat mengendalikan rapat
etika pertemuan?  Memiliki sifat yang adil, tidak memihak, jujur,
Jawab: Hal ini dimaksudkan supaya hubungan berwibawa, dan tegas
komunikasi dapat berjalan dengan lancar.  Mampu mengatur jalannya rapat
 Mampu mengelola secara terarah dalam
mencapai tujuan rapat
  Memimpin rapat sesuai dengan prosedur
perusahaan

20. Jelaskanlah fungsi atau kegunaan notula!

Jawab:
 Sebagai dokumen dan alat bukti
 Sebagai sumber informasi untuk peserta yang
tidak hadir
 Sebagai pedoman untuk rapat berikutnya
 Sebagai alat pengingat untuk peserta rapat
 Sebagai dokumen
 Sebagai alat untuk rapat semu

21. Apakah yang dimaksud dengan alat/mesin

pengganda?
Jawab: Adalah alat-alat yang digunakan untuk
memperbanyak hasil rapat atau penggandaan
naskah

22. Bagaimanakah cara-cara pengiriman naskah hasil

rapat?
Jawab
1. Naskah dikirim sendiri secara langsung
2. Dikirim dengan jasa pos dan Telkom

23. Jelaskanlah contoh jasa pengiriman melalui pos dan

buku ekspedisi!
Jawab: Courier, CV TIKI, CV Titipan Kilat, Fed Ex,
Dakota, DCS dll.

24. Bagaimanakah cara mengoperasikan E-mail?

Jawab: Untuk langkah pertama kita bisa
mendaftar di ISP dan kita bisa mengikuti seiap
langkah yang tersedia setelah selesai kita bisa
mengoperasikan email dimulai dari membuka,
membaca, menutup email bahkan kita bisa
mengirim email.

25. Jelaskanlah perbedaan buku ekspedisi intern dengan

buku ekspedisi ekstern?
Jawab: buku ekspedisi intern digunakan di
linkungan sendiri sedangkan buku ekspedisi
ekstern digunakan di lingkungan luar.