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4.1. Adquisiciones
ADQUISICIONES
Inicio
Definir las
cantidades
mensuales,
trimestrales,
semestrales y/o
anuales
Establecer la
valoración estimada
Estructurar el Plan
Anual de
Adquisiciones
Plan Anual de
Adquisiciones
Determinar los
fondos de compra
según
disponibilidades de
caja
Fin
4.1.2. Calificación y Selección de Proveedores
ADQUISICIONES
Inicio
Establecer los
requisitos para
Personas Naturales
y Jurídicas
Definir el plazo de
presentación a
calificación
Convocar por la
Prensa a
Calificación de
Proveedores Convocatoria
Recibir los
expedientes de los
proveedores
Evaluar los
expedientes por
parte de Comisión
Expedientes Descalificar a
no
OK? proveedor
si
Registrar a
proveedor Registro de
Proveedores
Notificar a
proveedor
Notificación
Fin
4.1.3. Compras
Inicio A B C
Solicitar
Existen? no
Legalizar Pedido y compra Cotizar Bienes Existe
Remitir a Bodega Solicitud Proformas disponibilidad
de Compra
si
si
A Solicitar
Egreso de Bienes
G Certificación
J.2.2 Certificar partida
Presupuestaria
Solicitud de
con valor
Certificación
referencial
E Presupuestaria
no Certificación
C Presupuestaria
Fin
Comunicar
Negación
F
Notificación de no
disponibilidad
de recursos
E
Ingreso de Bienes
H
J.2.1
D
Comprar Bienes de
ORDENADOR DE
acuerdo al Ordenador
GASTO
de Gasto
Entregar Factura
Factura
H
F
Contabilidad L.3.1
Tesorería L.4.3
E
4.2. Actualización de Bienes
Inicio A B
Egreso de Bienes
J.2.2
Fin
Verificar los
Activos Fijos y/o
Suministros
Es conforme? Devolver al
no
Proveedor
Realizar el
Ingreso de los
Activos Fijos /
Activos de
Control y/o
Suministros-
Materiales Ingreso a
Bodega
Elaborar Acta de
Entrega-Recepción
Acta de
Entrega-
Recepción
D
4.2.2. Egreso de Bienes
Inicio A B
Determinar el tipo
de bien
Es Activo Fijo o
de Control?
no Entregar
Suministros-
Materiales
si
Entregar Bienes
Elaborar Egreso
Egreso de
Bodega
Elaborar Acta de
Entrega-Recepción
Acta de Realizar el
Entrega
Recepción Egreso de los
Suministros-
Materiales
Realizar el
Egreso de
Bienes
Documento
de Traspaso
Fin
Ingreso de Bienes
J.2.1
D
4.2.3. Constatación Física
Inicio
Solicitar
Constatación Física CONTABILIDAD
Solicitud
Designar al
Personal y
GAF
Conformar
Comisión
Contar y Recontar
los Bienes Listado COMISION
de Bienes
Obtener reporte
de Bienes Reporte BIENES/
de Bienes
BODEGAS
Confrontar
Saldos
COMISION
Preparar Acta y
Acta de
Distribuir Constatación
Física
(4 copias)
Verificar
Novedades
Existen
Novedades?
si
CONTABILIDAD
Efectuar Ajustes
no
Comunicar a GAF
Fin
4.3. Mantenimiento de Infraestructura
SERVICIOS GENERALES
Inicio
Identificar las
instalaciones,
equipos y
muebles de la
Empresa Listado
Definir las
Actividades de
Mantenimiento
Básico
Definir las
Actividades de
Mantenimiento
Preventivo
Elaborar el
Cronograma y
Plan de
Mantenimiento Cronograma
y Plan de
Mantenimiento
Fin
4.3.2. Mantenimiento Preventivo
Inicio
B
Revisar el
Cronograma y Plan Preseleccionar
de Mantenimiento Proveedores
Solicitar
Cotizaciones
Es Fecha? no
Recibir y Evaluar
si Cotizaciones
Cotizaciones
Realizar
Mantenimiento Actividades de
si
Básico? Mantenimiento Seleccionar Oferta
Básico
no no
Solicitar
Detallar el Trabajo Certificación Solicitud de
a Realizar Presupuestaria Certificación
(Mant. Preventivo) Tareas Ok? Presupuestaria
Solicitud de
Mantenimiento
1
Es si A
Mantenimiento
no B
de Fin
Edificaciones? C
si
Notificar al
Proveedor la
Personal Realización del
no B
Propio? Trabajo
si
Solicitar y Recibir
Materiales Solicitud de
Materiales
Recibir Chequear
los Trabajos
Realizados
Realizar el Plantilla de Lista de
Mantenimiento Mantenimiento Chequeo
no
Verificar
Reportar Novedad
Mantenimmiento no Trabajos Ok?
al Proveedor
Plantilla de Lista de
Mantenimiento Chequeo
si
Mantenimiento
Ok? Elaborar Acta de
Acta de Entrega-Recepción
Entrega/ Factura D
Recepción
A
A
4.3.2. Mantenimiento Correctivo
Inicio
A
Recibir, Evaluar y
Solicitar Servicios Generales Solicitar
Autorización de GAF Cotizaciones
Mantenimiento
Informe
si
Recibir y Evaluar
Cotizaciones
Es Cotizaciones
Reparación no A
Interna?
Seleccionar Oferta
si
Detallar el Trabajo
a Realizar Solicitar
(Mant. Correctivo) Certificación Solicitud de
Solicitud de
Presupuestaria Certificación
Mantenimiento
Presupuestaria
Solicitar y Recibir 1
Materiales
Solicitud de
Materiales
B
Realizar el
Mantenimiento
no Notificar al
Proveedor la
Verificar Realización del
Mantenimmiento Trabajo
Plantilla de Lista de
Mantenimiento Chequeo
Mantenimiento
Ok?
Recibir Chequear
C los Trabajos
Realizados
Plantilla de Lista de
Fin Mantenimiento Chequeo
Reportar Novedad
no Trabajos Ok?
al Proveedor
si
Elaborar Acta de
Acta de Entrega-Recepción
Entrega/ Factura D
Recepción
C
4.3.3. Control de Servicios
SERVICIOS GENERALES
Inicio
Verificar Ejecución de
Es Servicio los Servicios
no
Básico? Prestados por el
Contratista
Reporte de
Novedades
si
Recibir y Verificar
Aplicar multas
Planillas de Pago Es Conforme? no
contractuales
Factura Informe
si
Elaborar Acta de
Determinar Existen Entrega-Recepción
si
Responsables Novedades?
Informe
no Recibir Factura y
Solictar Pago
Solicitud
Factura
de Pago
Solicitud Solicitar Pago
de Pago
A
B
Fin
Contabilidad
L.3.1
Tesorería
L.4.3
B
4.4. Inteligencia Financiera
GAF
Inicio
Determinar
Necesidades
de Medición
Determinar Tipo
de Indicadores
a Utilizar
Utilizar
Indicadores si Indicador
Determinados?
Existente
no
Establecer
Métrica
Construir
Fórmula
Establecer
Periocidad
Generar
Listado de Indicadores
Indicadores
Fin
4.4.2. Análisis y Generación de Reportes
GAF
Inicio
Determinar
Necesidades
de Reportes
Reporte
Estructurado?
no
Estructurar
Reporte
Determinar
si
Periocidad
Determinar
Usuarios
Obtener Datos
Generar
Reporte
Reporte
Fin
4.4.3. Definición de Políticas y Directrices
GAF
Inicio
Determinar
Necesidades y
Requerimientos
de Análisis
Analizar Leyes,
Políticas y
Reglamentos
Establecidos
Analizar
Reportes de
Indicadores
Plantear
Posibles
Soluciones a
Problemas
Generar
Políticas
Generar
Reporte
Reporte
de Políticas
Gerencia
General
Aprueba y
Difunde
Políticas
Fin
4.5. Presupuesto
Inicio A B C
D
Receptar de Aprueba
Unidades de Proforma
Establecer Gestión las
indicadores de Necesidades
gestión básicos Individuales
si
no
Enviar a Directorio
Consolidar los para aprobación
Establecer requerimientos
políticas de
endeudamiento
C
Formular la
Proforma
Establecer las
Presupuestaria Proforma
inversiones a
Presupuestaria
realizar en el
próximo ejercicio
Envíar a Gerencia
General para
estudio y
Determinar el Plan aprobación
Operativo Anual
D
PROGRAMACION
PRESUPUESTARIA
Recibir
Presupuesto
Aprobado
Ingresar al
Sistema
Realizar
programación
de ejecución
Asignar cuotas
de compromisos
presupuestarios
Fin
4.5.2. Control y Certificación Presupuestaria
A Inicio
B
Solicitar
Revisar solicitud certificación
Recibir pedido presupuestaria
de Certificación Solicitud de
Presupuestaria Certificación
Presupuestaria
A
Enviar a
Presupuesto
Verificar partida
D
B
SI
si Fin
Legalizar
L.2.4 Certificación
Presupuestaria Copia
Imprimir CP
Certificación
Cert. Presupuestaria F
(Usuario y GAF)
Remitir
Certificación a
Solicitante Recibir notificación
Firmar
Certificación
D
Enviar
Certificación a
GAF no
E
Recibir y enviar
notificación a
Usuario
Notificar a la GAF
la no
disponibilidad de
recursos F
Informe
E
4.5.3. Ejecución Presupuestaria
PRESUPUESTO
Inicio
R ecibir y revisar
trámite de pago
Solicitud de pago
Codificar egreso de
acuerdo al
Clasificador de G asto
Elaborar
C ompromiso de
G asto y remitir a
C ontabilidad para el
registro respectivo
Compromiso de
G asto L.3.1
Elaborar C édulas
Presupuestarias de
Ingresos y G astos
C édulas
Presupuestarias
Elaborar porcentaje
de ejecución
presupuestaria
D epurar
información y
elaborar C édulas C édulas
Presupuestarias Presupuestarias
R emitir Cédulas
Presupuestarias
para conocimiento
de la G AF
R emitir Cédulas
Presupuestarias al
Min.Economía y
Finanzas
Fin
4.5.4. Reforma Presupuestaria
PRESUPUESTO GAF GG
Inicio B C
L.2.2
Analizar Proyecto
Recibir y clasificar de Reforma Aprobar Reforma
documentación Presupuestaria
si
Verificar si
requiere reforma
D
Enviar Proyecto de
Reforma para
aprobación de GG
Requiere
no A
reforma?
C
si
no
Realizar
modificaciones
Elaborar Proyecto
de Reforma Reforma al
Presupuesto
Enviar a la GAF
B
para aprobación
Implementar
Reforma
Ingresar
Reforma al
Sistema
Imprimir
asignaciones de
Presupuesto Presupuesto
Codificado Codificado
Proceso L.2.2
Fin A
4.5.5. Liquidación y Cierre
PRESUPUESTO GAF / GG
Inicio
Elaborar
documento de no
clausura Documento de
Aprobar
clausura
Liquidación
no
Revisar fecha de
liquidación Remitir
Liquidación al
Ministerio de
Economía y
Finanzas
Es fecha de
liquidación?
Preparar
Liquidación
Presupuestaria Liquidación
Presupuestaria
Recibir Liquidación
Presupuestaria
aprobada
Fin
4.5.6. Evaluación Presupuestaria
PRESUPUESTO
Inicio
Fin
4.6. Contabilidad
UNIDAD DE
CONTABILIDAD TESORERÍA
GESTION
Devolver Debe
Control Previo enviarse?
no Documentos
OK?
a Unidades
si si
no
Verificar si se realizó
asiento contable
Proceso de
Tesorería L.4.2
Se realizó? si 2 Archivar docu-
mentación
no
1
Ingresar al
Fin
sistema el
asiento contable
Verificar los
valores y cuentas
si
Corregir
Ingreso está asiento
no
correcto? contable en el
sistema
Imprimir asiento
contabilizado
Registro
Contable
4.6.2. Conciliaciones Bancarias
CO NTABILIDAD
I nic io
R ec ibir Es t ados de
C uent a de Banc os
D epos itario y Estados
C orres pons al de C uenta
O bt ener report e de
la C uent a de
Banc os del
Sis t em a C ont able R eporte de
C uenta Bancos
Elaborar la
R egis t ro C ont able
C onc iliac ión
L. 3. 1
Banc aria
C onciliación
Bancaria
Fin
4.6.3. Estados Financieros
Inic io
Analizar y
C om parar C uentas
de Sit uac ión c on
los Balanc es
no
Analizar y R ev is ar
C uent as de
Pres upues tac ión
no
Balanc e de C om probac ión
Es t ado de Situac ión F inanc iera
Em it ir Balanc e Es t ado de R es ult ados
General Es t ado de F lujo del Ef ec t iv o
C ons olidado Balances Es t ado de Ejec uc ión Pres upues t aria
(A rc hivo, GA F,
Min. E c onom ía)
R ev is ar y F irm ar
Balanc es GAF
R ec ibir y R em itir
Balanc es a Min.
Ec onom ía y
F inanzas
Bajar
Inf orm ac ión de
Balanc es a
Ex c el
Fin
4.6.3. Cierre de Cuentas
CONTABILIDAD
Inicio
Cerrar Cuentas de
Emitir Balance Inversiones en
de Proyectos y
Comprobación Programas
Balance
Realizar
Cerrar Anticipos
Asientos de
de Fondos ,
Cierre y
Cuentas por
Traslado de
Cobrar y Cuentas
Cuentas
por Pagar
Asientos
de Cierre
A
Verificar
Afectación
Fin
Presupuestaria
Determinar el
Saldo de Anticipos
de Fondos 112,
Tiene? no Cuentas por
Cobrar 113.83 y
Cuentas por Pagar
si 213.83
Determinar el
Saldo de cuentas
por Cobrar 113 y Realizar
Cuentas por Pagar Asientos de
213 Cierre y
Traslado de
Cuentas
Asientos
de Cierre
Realizar
Asientos de
A
Cierre y
Traslado de
Cuentas
Asientos
de Cierre
Cerrar Cuentas de
Ingresos y Gastos
de Gestión
Realizar
Asientos de
Cierre
Asientos
de Cierre
4.7. Tesorería
TESORERIA
Inicio
Recibir Efectivo o Es A
Cheque Certificado Transferencia
EEQ?
no
Verificar saldo
si de cuenta en
Elaborar BCE
Comprobante de Solicitar Factura de
COMP. DE INGRESO Ingreso Cobro de Comisión
(Contabilidad -original-,
Tesorería -duplicado- y
Depositante -triplicado- )
Está no
Acreditado?
Recibir y Revisar
Factura
Depositar
Recaudación en el
Banco Imprimir Estado de ESTADO DE
Corresponsal Emitir Comprobar Cuenta CUENTA BCE
Comprobante de COMP. RETENCION (Tesorería y
Retención (Sujeto Pasivo -original-,
Expediente -duplicado- Contabilidad)
yTesorería -triplicado-)
Recibir
Comprobante de
COMP. DEPOSITO Depósito Informar a
(Contabilidad -original- Retirar Factura Contabilidad
y Tesorería -copia-) Original Informe
Factura
Informar a
Contabilidad
Informar a GAF Flujo de Caja L.3.1
Informe
L.4.2
Informe
L.3.1 Fin
L.3.1
Recibir Planilla de
A Liquidación y
Orden de
Orden de Planilla de
Transferencia
Transferencia Liquidación
Elaborar
Comprobante de COMP. DE INGRESO
Ingreso (Contabilidad -original-,
Tesorería -duplicado- y
Depositante -triplicado)
Informar a
Contabilidad
Informe
A L.3.1
4.7.2. Flujo de Caja
TESORERIA
Inicio
Determinar saldo
inicial de caja
Determinar Otros
Gastos e
Inversiones GA
F
Estructurar el Flujo
TESORERI
de Caja
A
Flujo de
Caja
TESORERI
Pagos L.4.3
A
Fin
4.7.3. Pagos
Inicio
Recibir Asiento
Contabley
Documentaciónde
Soporte
Realizar Control
Prev io al Pago
Ingresar si
Inf ormaciónde si
Nómina
Es
- ROL DE PAGOS
Nómina? COMP. RETENCION
- SOLIC. DE PAGO
(Sujeto Pasivo-Original-,
(BCE, Tesorería y
Expediente -Duplicado-
Contabilidad) no
y Tesorería-Triplicado-)
EmitirCheque-
Comprobante
Chequey CHEQUE(Benef iciario)
Firmar Solicitud Comprobantede CH. COMPROBANTE
de Pago Retención (Expediente -Original-,
Contabilidad - Duplicado-
y Tesorería-Triplicado-)
Realizar Pagos
Archiv ar
Expediente
Desglosar
Comp. Documentos Cheque
Retenc. Originales y Comp.
Copias
A
Fin
RemitirExpediente
para Archiv o
Listado
4.7.4. Custodia de Garantías
TESORERIA
Inicio
Recibir Pedido
para Solicitar de
Garantías Solicitud de A
Garantías
Recibir y
Determinar
Elaborar Oficio Verificar
Formas de
Banco, Instrucciones F
Garantías 1 2 3
Compañía
Financiera o de
no Seguros
Es Elaborar Acta de
Es Depósito? Oficio no
Renovación? no Devolución de
Garantía
C Acta
si Recibir
Garantía si
Registrar
Garantía no
Archivar en C E
Custodia
Revisar Fechas
de Vencimiento
Ejecutar Elaborar Oficio
Garantía para BEV
Oficio
Vence el D F
Plazo?
Recibir y
Verificar
Instrucciones si
1 3
Notificar a la
GAF el
Devolver Vencimiento de
no C la Garantía
Garantía? Informe