e@ Sena Tk GUIA DE APRENDIZAJE ‘SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Proceso Gestién de la Formacién Profesional Integral Procedimiento Ejecucién de la Formacién Profesional Integral Version: 01 Fecha: 01/04/2013 Cédigo: F004-P006-GFPI GUIA DE APRENDIZAJE N° 002 GD IDENTIFICACION DE LA GUIA DE APRENDIZAJE Programa) lon: Codigo: 122721 [ag ‘on Asiana Administrative Versién: 2 a las microempresas en 105 | Ceigo:5 7606 i oh servicio al cliente. howe ‘Tu PYME ¢ idad (es) del Proyecto: ‘Actividad (es) de Aprendizaje -Ltilizar los utiles, papeleria, elementos, mobiliario y equipos requeridos para la recepcién y despacho de documentos teniendo en cuenta las politicas de la organizacién, el manual de gestién documental, las normas de gestion de calidad y la legistacién vigente. ~ Enviar los documentos produicidos, a través de los canales y medios establecidos por la organizacién, aplicando las normas de correo y mensajeria, el manual de gestion documental, las normas de gestion de la calidad, la legislacién vigente, la tecnologia y el aplicativo disponible. Resultados de Aprendizaje + Despachar los documentos generados en la unidad administrativa, teniendo en cuenta las normas gramaticales y de sintaxis, las normas técnicas colombianas para la elaboracién y presentacién de los documentos, las normas internas y la legislacién vigente. + Operar los recursos tecnolégicos requeridos para el recibo, el despacho y la organizacion de los documentos, de acuerdo con las politicas institucionales. + Recibir los documentos de acuerdo con las politicas organizacionales y ta legislacion viaent ‘Competencia: Organizar la documentacién teniendo en cuenta las normas legales y de la organizacion 2. INTRODUCCION desigual y por lo tanto deja claro que los principios y procesos archivisticos deben aplicarse cualquiera sea la tecnologia y el soporte en que se produce la informacién. Con el desarrollo de esta guia consolidara sus conocimientos sobre el proceso sistemético para la gestion documental y tendra una visién general en cuanto al recibo, radicacién, registro y despacho de los documentos.Guia de Aprendizaje Recuerde que la conservacién y preservacién de los documentos de gestion son de vital importancia a nivel organizacionai, por lo tanto es un deber generar estrategias para su correcto igenciamiento. Le invitamos a asumir con responsabilidad y compromiso su proceso de aprendizaje y desarrollar con entusiasmo y dedicacién las actividades propuestas para adquirir los conocimientos que le permitiran proponer y argumentar los cambios necesarios para el efectivo manejo de los documentos en su empresa patrocinadora. 3:1 Actividades de Reflexion inicial. De acuerdo al material de apoyo que se encuentra adjunto la plataforma blackboard, preparar en una cartelera un mapa de ideas que socializara ante el grupo en el siguiente orden, el instructor tendra una lista de chequeo que luego la conservara en su carpeta de evidencias. ‘© 6 Fundamentacion archivistica ‘* 7 Concepto de documento y documento de archivo 2 Caracteras da los documentos de archivo 5 Caracteristicas e importancia de los documentos de archivo 1 Clasificacion de los documentos de archivo 4 Ciclo vital de un documento 3Tipos de Archivadores 0 Mobiliario Archivistico Al final de la socializacién de los temas anteriores el Instructor realizar una evaluacién como complemento del aprendizaje prévio y fortalecer lo aprendido en la guia No.001 legislacin Documental. Materiales que se requiere: Papel Bond Marcadores. Lapiz Borrador Colben 3.2 Actividades de contextualizacion e identificacion de conocimientos necesarios para 6 aprendizaje.) ACTIVIDAD COMPRENSION PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL Lea comprensivamente los elementos informativos que contiene La cartilla Gestion Documental (PGD): Introduccion, Propésito, Gestion Documental. Objetivos, Alcance, Archivo Total, Sistema de Informacion y conteste las siguientes preguntas y guardelas en su carpeta de evidencia (puede hacerlo en un documento de Word impresas o escritas e hojas de block.) © ¢Para qué se debe implementar un PGD en cualquier institucion publica 0 privada? ¢Qué recursos se deben asegurar para su eficaz aplicacion? zCuales son los objetivos del Programa de Gestién Documental? La Gestion Documental comprende procesos que integran el concepto de Archivo Total_Por qué es 2 deGuia de Aprendizaje ‘conveniente contemplar en ellos el uso de nuevas tecnologias? ‘+ Qué medidas se deben implementar para lograr el control efectivo de los documentos externos recibidos?, {Qué procedimiento seguiria usted cuando la informacién del sobre o envio recibido es ambigua? Si usted fuera la persona encargada del recibo de documentos en una empresa comercial. {qué pasos seguirla para el desempaque de la correspondencia que llega? para qué leeria la correspondencia recibida?. ZEn qué consiste el proceso de radicacién de los documentos?. 4Para qué se realiza el registro de documentos? ;Cudles 0 documentos se registran? Realice los ejercicios de la pagina 24 de la cartilla y preséntelos a su instructor para verificar sus aptitudes para resumir. Lea el documento Cartila Gestion documental, prepare un informe (escoger el tipo de informe) de su lectura y refigralo a su instructor a través de la plataforma blackboard, identifique la idea principal, las ideas secundarias y emita sus conclusiones. Con palabras relevantes del texto construya un crucigrama_y compartalo con los demas equipos de trabajo. Resuelva todos los crucigramas propuestos, le ayudaran a fijar el conocimiento, Instrucciones: * Para esta actividad realizar equipo de equipo de tres personas. + Elaborar el tipo de informe, basado en el documento “Informe” que se encuentra en el material de apoyo de la plataforma blackboard (recuerde ingresar a sofiaplus y dar click en el rol de aprendiz y en el LMS ficha 468216.) EI informe en Word se enviara por la plataforma blackboard (segun ilustraciones del instructor). 2.1 Fase |: INGRESO Y RECIBO DE DOCUMENTOS Conozea las actividades de la primera fase de la Gestién Documental, leyendo detenidamente la cartilla Gestion Documental de la pagina 8 a la 33, Identifique y analice las actividades que se efectiian en ella y responda las siguientes preguntas: Actividad de Conocimiento: 1._ {Qué medidas se deben implementar para lograr el control efectivo de los deGuia de Aprendizaje documentos extemos reabidos? {Qué procedimiento seguiria usted cuando la informacién del sobre 0 envio recibido es ambigua? . Si usted fuera la persona encargada del recibo de documentos en una empresa comercial {qué pasos seguiria para el desempaque de la correspondencia que llega? zpara qué leeria la correspondencia recibida? En qué consiste el proceso de radicacién de los documentos? Para qué se realiza el registro de documentos? {Cuales documentos Sav, serait Se registran? Realice los ejercicios de la pagina 24 de la cartilla y . preséntelos a su instructor para verificar sus aptitudes para resumir. Actividad de producto: © Enhojas de block, resuelva el Ejercicio Actividad de desempefio * La entidad comercial en la que usted labora, ha aumentado sus recursos fisicos, técnicos y humanos, pero no ha implementado el Manual de Correspondencia y Archivo. La distribucién poco efectiva de los documentos ha generado retraso y equivocaciones en la entrega y hasta pérdida de documentos valiosos. Qué medidas implementaria para solucionar esta situacién problematica? Participe activamente en la plenaria de grupo para aclarar conceptos y retroalimentar el conocimiento. 1.2, Fase ll, TRAMITE DE RESPUESTA Identifique los procedimientos de la segunda fase de la Gestion documental leyendo comprensivamente las paginas 34 a 37 y responda: Actividad de Conocimiento 4. {Qué papel desempefia la elaboracién de documentos en la consolidacién de CS las relaciones publicas y la imagen empresarial? Cor 2. Qué relacién existe entre fondo documental, serie documental y tipo documental? 3. ¢Para qué se utliza el consecutive de correspondencia? Socialice sus respuestas con sus compajieros de equipo y con el instructor orientador, suba sus respuestas al Foro (en blackboard). deGuia de Aprendizaje 2.3 Fase Il DESPACHO Y DESCARGUE DE DOCUMENTOS Construya conocimiento para la eficacia del despacho y descargue de los documentos en las paginas 37 a la 50. Lea detenidamente las actividades correspondientes a ella, dar de respuesta a las siguientes situaciones y conservarias en la carpeta de evidencia en hojas de block: Actividad de Desempefio + 1)Es su primer dia de labores en la oficina de archivo y correspondencia de la empresa comercial. Hay varios documentos para su despacho: unos remisorios sin anexos, otros con una firma ilegible estampada con sello de tinta, algunos presentan errores de ortografia y los demas pasan la revision previa {Qué haria usted con los unos, los otros, los algunos y los demas? 2) En los diez dias que lleva laborando en la oficina de Archivo y Correspondencia de la empresa comercial, Lucia Pérez Ossa ha entregado 12 documentos a distintos compafieros de trabajo y no jA recuerda con certeza quien los presto porque no conoce sus 18)! nombres ni las dependencias en las cuales trabajan. Aunque pasa Ss T (UIDLI E \ Ss) todos los dias por todas las oficinas preguntando a quién le presté un documentos? no ha logrado recuperar ni uno. Usted, qué iE sugerencias le haria 2 Lucia y cuales controles le recomendaria implantar? Muchas organizaciones no prestan atencién en las comunicaciones de la entidad, piensan que no es importante ni provechoso para su empresa, pero no se dan cuenta que las comunicaciones oficiales son de vital importancia por lo que estas ayudan a administrar de manera B centralizada y normalizada aquellas informaciones con el fin de controlar tanto las comunicaciones enviadas y recibidas de manera agil y oportuna, como parte integral del proceso de gestion documenta Ya entrando un poco al tema el gobiemo nacional cuenta con una agenda de conectividad, la cual busca ampliar el uso de las tecnologias de la informacion como medio competente para el sector productivo, siendo asi mas practico yy gil al_~«s momento de —consultar_la_ informacion. La unidad de correspondencia es quien gestiona de manera centralizada y normalizada, los servicios de Fecepcién, radicacién y distribucién de sus comunicaciones ayudando asi a que el programa de gestion documental se lleve a cabo pero no dejando de lado los diferentes programas de conservacién que se deben implementar para que los documentos se encuentren en un buen estado en las diferentes fases del ciclo vital SeGuia de Aprendizaje Teniendo en cuenta la anterior reflexion, desarrollar la si puede ser trabajada por equipo de trabajo de tres personas: Actividad de Desempefio iguiente actividad, lo cual © Resolver el instrumento de evaluacién IE No.001 Normatividad de las ‘Comunicaciones Oficiales-Recibo y Despacho Docum: acuerdo 060 de octubre de 2001 Tener en cuenta: Y Se realizara una retroalimentacion de lo investigado y analizado. jentos, relacionado con el ¥ Apoyarse en el Acto administrative Acuerdo 060 de octubre de 2001 que facilitara el instructor, lo cual podra ver en el material de apoyo. Actividad de Producto evar a cabo el IE No.002 Taller Registro de Comunicaciones Enviadas y Producidas. Para esta actividad debera tener en cuenta un modelo de formatos los cuales aplica para el desarrollo de este ejercicio; es de aclarar que los formatos utiizados para las comunicaciones oficiales pueden ser modificados seguin la necesidad de la empresa. Tener en cuenta: ¥ Para el logro de esta actividad, cada aprendi forma individual iz debera desarrollarla de ¥ El instructor anexara los formatos de Recibo y Despacho los cuales podra ver en el material de apoyo. oO oo Entendamos como EMBALAJE al conjunto de elementos que permiten by agruparla mercancia para sermanejada como carga y por lo tanto) oe manipulada sin temor a ser dafiada en el proceso de distribucién fisica, el embalaje esta ligado al modo de transporte y al medio de transporte. Prepara la carga en la forma mas adecuada para su transporte en los modos elegidos para su despacho al exterior y para las distintas operaciones a que se someta durante el viaje entre el exportador y el importador. \ oo ae Por esta razon, es necesario que tenga en cuenta algunas recomendaciones esenciales en el proceso de embalaje, debido a que en la oficina de administracion documental al momento de hacerse los despachos de documentos también puede presentarse el envio de cajas u otros elementos importantes de la empresa, para lograr su competencia es hecesario_que_entienda_y logre_que los envios postales, los envios_de eaeGuia de Aprendizaje correspondencia y paquetes postales pequefios, tiene un costo para la entidad y que de pronto en sus manos esta su buen manejo y administracién, De acuerdo a lo anterior realizar la siguiente actividad: Actividad de Producto ‘* Realizar el instrumento de evaluacién IE No.003_ Embalaje y Envios en la Correspondencia, el cual se apoyara con el documento en pdf “La Guia de Embalaje de empresa Fedex’ que se encuentra en documentos de apoyo. Tener en cuenta: Desarrollar esta actividad en equipo de trabajo de tres personas. La evidencia de esta actividad se dejara consignada ya sea en la carpeta de evidencia o subida ala plataforma educativa por sofiaplus. Y Se realizar una retroalimentacién del tema en el ambiente de aprendizaje. Afirme sus conocimientos en los procedimientos y tareas de la Gestién Documental resolviendo los ejercicios de afinamiento propuestos por su instructor. Participe activamente en la socializacién de los procedimientos y tareas propias de las fases de la Gestion documental a través del juego “CONCENTRESE" programado por su instructor. ¥ Evaluacién Final (donde se recopila la informacién de las mejoral actividades expuestas en esta guia de aprendizaje). 7 deGuia de Aprendizaje Evidencias de Conocimiento : Usliza ios Ubles, papeleia, elementos, mobilaris Yy equpos requendos para la recepcién. y lespacha de dacumentos taniendo en cuenta la poiiticas dela organizacion Opera los equipos y aplicatvos para al recta y daspache de documentos ntemosy externas, do ‘aouerd con el manual de operacon Respuestas a preguntas sobre la Fase |, dela cartilla. Técnica: Formulacién de preguntas, estudio de caso., socializacién de conceptos, Evidencias de Desempefio: Facapciona lez documentos apieands Woe procedimientosy la normatndad vigent Ingres ios documentos apicando #! manual de gestion documental,las normas de gestion de fa Salad y a legslcion vigents Clasiiea la dacumertaccn recibida de acuerdo can las poicas dela orgamzacien Direccionalos documentos de acuerda con estrataro o dependenca comespondinte Utiiza los elementos de proteccin, de acuerdo con las normas de seguridad industaly salud cupacional dura el desermefo de us funciones Procesos andlisis cartila, Fase |. Fase 2. Fase 3. ‘Técnica: Observacién directa, Talleres, juego de roles, ‘pica el erocedimiento para a radicanién de os ‘documentos por despachar, ullzando fatesnaogia sponle Regisra los documentos intemosy extemos par despachar. aplcando ©! manual d2 gestion ‘documentaly la tecnolaga dsponicle Distihuye ls copias de los dacumertos par enviar de ‘acuerdo con las norms internas yf legliacon ‘gente Aplica tecnicas de plegado y erbalae para el espacho de les documentos, de acuerdo con las hormas tecricasy las de carrea y mensajeia Fealiza al descargue de ls decumentos rasiadadas 4 las dependencis responsables de su amt, de ‘acuerdo con manval de gestion documental Compruets el registio de los documents recibidos y espachados, de acuerd con las normasy la legislacion vigente “Apropiadion fase fase 2, fase 3 Ingreso y recibo de la informacin. Técnica: Valoracion de producto. ‘Ambiente de aprendizaje (Institucion Educativa), campo de practica, computadores, aplicativos ofimaticos y especificos, utiles de oficina, plataforma blackboard, hojas de block, carpetas de evidencia. GLOSARIO DE TERMINOS. "ARCHIVO TOTAL. Concepte qua hace referencia al proceso Integral da los documentos en Su ciclo tal Cancepto qua hace referencia al ciclo vital da los documartes. Proceso integral dela formacién dal archwo en su ciclo vital Produccidn o recepcién, aistrbucion, consulla, etencién, almacenemiento, preservacion y disposicin final. GESTION DE DOCUMENTOS. Conjunte de actividadas administrativas y tacnicas, tandiontes al eficiente_ofcaz y afactive manajoGuia de Aprendizaje ‘orgarizacion de la documenlacin producida y recibida por ura eiidad desde Su onigen hasta Su destino Trial con e1 objeto Ge faclitr su consulta, conservacion y utlizacion. GESTION DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y teenicas, tendientes a la planificacion, manejo y organizacion dp a documentscion produc y reciiida por las entidades, desde su ongen hasta su destino fal con al objeto de faciitar su utizacién y consarvacién RADICACION DE COMUNICACIONES OFICIALES: Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un numero consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envio, con el propésito de ofcialzar su tramite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley RECEPCION DE DOCUMENTOS. Conjunto de operaciones de verificacion y control que una insttucién debe realizer para la ladmisin de los documentos que le $07 ramtides por una persona natural 9 jurdica 4. BIBLIOGRAFIA/ WEBGRAFIA BIBLIOGRAFIA: Cartilla Gestion Documental. Servicio Nacional de Aprendizaje. Division de apoyo a la formacién profesional. Centro de Comercio y Servicios. Archivo General de la Nacién. www.archivogeneral.gov.co Biblioteca Virtual www.bibliotecavirtual.sena.edu.co Documentos pdf. 5. CONTROL DEL DOCUMENTO (ELABORADA POR) Diana Marcela Cacante Ramirez, Instructora.