DIRECTIVA N° 009-GG-ESSALUD-2002

RECOMENDACIONES Y EJEMPLOS DE ANEXOS PARA LA

TOMA DE INVENTARIO EN LAS FARMACIAS Y DEPOSITOS
DE LA RALL

DICIEMBRE
2017
 PREPARACION PRELIMINAR DEL INVENTARIO

7.2.2.1 El coordinador del Inventario en las Farmacias y Depósitos, debe verificar y confirmar que los
Registros de movimientos se encuentren actualizados a la fecha del corte documentario.

7.2.2.2 El Jefe responsable de Farmacia y Depósito, debe ordenar los medicamentos, material medico
É insumos de laboratorio y radiológico; agrupándolos por código, clase terapéutica, unidad de
Medida u orden alfabético.

7.2.2.3 El ordenamiento y preparación de los materiales debe culminar un día antes del inicio y fecha
Del inventario.

7.2.2.4 El Director del Centro Asistencial, debe comunicar a los servicios de atención (usuarios)
Mediante documento escrito adicionando rótulos y avisos en lugares visibles, indicando que las farmacias y
depósitos no atenderán por efecto del inventario.

7.2.2.5 Las farmacias y depósitos que cuenten con materiales que ingresen por cualquier modalidad
Que no sean provenientes del almacén del Órgano Desconcentrado, deben ser separados y
Rotulados a fin de identificarlos como tales debido a estos no serán inventariados.

7.2.2.6 Los materiales defectuosos considerados como deteriorados, rotos, vencidos e inmovilizados
Identificar como tales, colocándolos en el mismo anaquel y debidamente ordenados para su
Inventario de acuerdo a lo dispuesto en el numeral 4 de la resolución de la referencia a).

7.2.2.7 El inventario en las Farmacias y Depósitos se realizan tomando en cuenta la forma en que se
Encuentran almacenados los artículos: por volumen, clase terapéutica, y presentación.

72.2.8 Las hojas de inventario deben ser impresas un día antes de la fecha de inicio del inventario por
el modulo de Farmacia y Depósito del Sistema de Gestión Hospitalaria según Anexo Nº 08-FD,
y en orden alfabético.

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 DOCUMENTOS QUE DEBERAN PRESENTAR LOS CENTROS ASISTENCIALES DE LA RED
ASISTENCIAL LA LIBERTAD AL TERMINO DEL INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS

Nº FORMATOS D E S C R I P C I O N

1 ANEXO Nº 01-FD ACTA DE INSTALACION DE COMISION DE INVENTARIO FIRMADO POR LA COMISION

2 ANEXO Nº 02-FD ACTA DE INICIO DE INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS ( FIRMADO POR LA COMISION)
3 ANEXO Nº 03-FD FORMATO DEL CORTE DOCUMENTARIO LLENADO Y SUSTENTADO CON LA INFORMACION
DE LAS FOTOCOPIAS DE LAS DOS ULTIMAS ENTRADAS Y SALIDAS
4 ANEXO Nº 04-FD ACTA DE TERMINO DE INVENTARIO DE EXISTENCIAS
5 ANEXO Nº 05-FD FORMATO DE SUSTENTO DE DIFERENCIA POSITIVA
6 ANEXO Nº 06-FD FORMATO DE SUSTENTO DE DIFERENCIA NEGATIVA
7 ANEXO Nº 07-FD FORMATO DE SUSTENTO DE DIFERENCIAS DEL INVENTARIO GENERADOS ENTRE SAP Y
MODULO DE GESTION HOSPITALARIA FIRMADO POR LA COMISION.
8 ANEXO Nº 08-FD HOJA DE INVENTARIO CON LOS DATOS DEBIDAMENTE REGISTRADOS DE CADA UNA DE
LAS EXISTENCIAS QUE HAN SIDO MATERIA DEL CONTEO Y RECONTEO
CORRESPONDIENTE.
9 ANEXO Nº 09-FD ACTA DE APROBACION DE LOS SUSTENTO DE LAS DIFERENCIAS DEL INVENTARIO
FIRMADOS POR LA COMISION DEL INVENTARIO.
10 ANEXO REPORTE DE SOBRANTES Y FALTANTES FIRMADO POR LA COMISION
11 ANEXO REPORTE DEL ÚLTIMO INVENTARIO, DEL QUE SE HA CONCLUIDO FIRMADOS POR
COMISION.

RECOMENDACIONES

1) Los documentos señalados en el cuadro precedente, deben ser presentado en dos fólder (original y copia)
ordenados de acuerdo al numeral y detalle antes descrito, teniendo en cuenta en primer orden la
información de Farmacia y en segundo lugar los que correspondan a los depósitos.
2) En caso de no existir diferencias positivas o negativas registrar en el formato 05 y 06 –FD “00”, según
corresponda y en el anexo Nº 09-FD registrar cero (00), debidamente firmado por la Comisión del
Inventario.
3) Si hubiera diferencias entre el reconteo físico de existencias y el Sistema, se deberá presentar el anexo Nº
09-FD con las diferencias obtenidas y su correspondiente sustento documentario en un plazo no mayor de
24 horas , conforme lo precisa la directiva vigente.
4) Es de suma importancia que los supervisores del Inventario se reúnan con los miembros de la Comisión y
con los inventariadotes antes de iniciar el inventario, para confirmar lo siguiente:
a) Conforme lo señalado en la Directiva Nº 009-GG-ESSALUD-2002, en su numeral 7.9.2.3, las Actas y
Reportes del Inventario deben ser firmadas en su totalidad por la Comisión del Inventario (es decir todas las
hojas).
b) El personal seleccionado para realizar el conteo y reconteo, al terminar esta labor deben de suscribir y
registrar su nombre y apellidos en todas las hojas.
5) La diferencia que resulte entre el SAP y el Modulo de Gestión Hospitalaria deberán informar en
Un plazo no mayor de 24 horas de haber recibido el correo correspondiente, para efectos de presentar las
aclaraciones y sustento documentario.
6) No deben incluir como resultado del inventario físico de existencias, documentos ajenos a los detallados en
el cuadro precedente del 01 al 11 respectivamente.

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 ANEXO Nº 01-FD

ACTA DE INSTALACION DE LA COMISION DE INVENTARIO

CENTRO ASISTENCIAL: CENTRO DE ATENCION PRIMARIA I – CASCAS

A las 10:00 a.m. horas del día 05 de Diciembre del 2,017, se da por Instalada la Comisión de
Inventario Físico en la Farmacia y/o Depósito del Centro de Atención Primaria I Cascas , de la Red
Asistencial La Libertad; con la participación de los equipos de conteo formados en
cumplimiento a la Directiva aprobada.

Con la finalidad de acreditar lo actuado se da por instalada la Comisión de inventario mediante

la presente ACTA.

PRESIDENTE COMISION DE INVENTARIO MIEMBRO

MIEMBRO MIEMBRO

Nota: Adjuntar relación de los Grupos de Conteo.

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 ANEXO Nº 02-FD

ACTA DE INICIO DEL INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS

CENTRO ASISTENCIAL: HOSPITAL …………..

A las ……... horas del día 23 de Diciembre del 2017, se da inicio al INVENTARIO FISICO DE
EXISTENCIAS en la Farmacia y/o Depósito del Hospital………….., con la participación de los
equipos de conteo formados en cumplimiento a la Directiva aprobada, para la verificación de
los materiales estratégicos de consumo y como apoyo a la gestión del Presidente de la
Comisión de Inventario.

Con la finalidad de acreditar lo actuado se firma la presente ACTA.

PRESIDENTE COMISION DE INVENTARIO MIEMBRO

MIEMBRO MIEMBRO

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 ANEXO Nº 03-FD

FORMATO DE CORTE DOCUMENTARIO

CENTRO ASISTENCIAL: HOSPITAL………

DEPOSITO : CONSULTORIOS EXTERNOS

FECHA DE CORTE: 23 de Diciembre del 2017

HORA DE CORTE: am

TIPO N° DE REMITENTE Y/O

FECHA CANTIDAD DESCRIPCION
DOCUMENTO DOCUMENTO DESTINATARIO
Jeringa descartable
NOTA DE 5 10 cc
INGRESO 1 Alcohol rectif. 96º

Jeringa descartable
NOTA DE 5 10cc
SALIDA 1 Alcohol rectific. 96º

PRESIDENTE COMISION DE INVENTARIO MIEMBRO

MIEMBRO MIEMBRO

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 ANEXO Nº 04-FD

ACTA DE TÉRMINO DEL INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS

CENTRO ASISTENCIAL: HOSPITAL………….

A p.m. horas del día 23 de Diciembre del 2017, se da término al INVENTARIO FISICO DE
EXISTENCIAS en la Farmacia y/o Depósito del Hospital …………, con la participación de los
Equipos de Conteo formados para el presente inventario.

Como constancia del Inventario Físico practicado se indica que:

1. Los materiales inventariados han estado debidamente ordenados a excepción del

Depósito de Emergencia. (Tiene productos en ambientes separados)
2. El corte de registro se ha efectuado contando con los documentos que acreditan lo
actuado.
3. Observaciones.

No existe ninguna observación.---------------------------------------------------------------------------------

Con la finalidad de acreditar lo ejecutado se firma la presente ACTA.

PRESIDENTE COMISION DE INVENTARIO MIEMBRO

MIEMBRO MIEMBRO

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 ANEXO Nº 05-FD

FORMATO DE SUSTENTO DE DIFERENCIAS POSITIVAS DEL INVENTARIO

CENTRO ASISTENCIAL: HOSPITAL………….

RESPONSABLE:……………………………………………………………………….

N° N° CODIGO DOCUMENTO
MATERIAL U.M. FISICO SISTEMA SOBRANTE SUSTENTO
ITEM H.I. SAP ANEXO

Total S/. Trasladar al Anexo 9 (a)

RESPONSABLE DE FARMACIA Y DEPOSITO

FIRMA Y SELLO

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 ANEXO Nº 06-FD

FORMATO DE SUSTENTO DE DIFERENCIAS NEGATIVAS DEL INVENTARIO

CENTRO ASISTENCIAL: HOSPITAL…………

RESPONSABLE: ……………………………………………………………..

N° N° CODIGO DOCUMENTO
MATERIAL U.M. FISICO SISTEMA FALTANTE SUSTENTO
ITEM H.I. SAP ANEXO
01 1 020101083 Guante médico Und. 400 6,000 5,600 Robo o Denuncia
para simple uso sustracción Policial
02 1 020101084 Guante médico Und. 750 1920 1,170 Robo o Denuncia
para simple uso sustracción Policial

Total S/. 5,166.80 Trasladar al Anexo 9 (b)

RESPONSABLE DE FARMACIA Y DEPOSITO

FIRMA Y SELLO

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 ANEXO Nº 07-FD

FORMATO DE SUSTENTO DE DIFERENCIAS DEL INVENTARIO

(GENERADOS ENTRE EL SISTEMA DE GESTION HOSPITALARIA Y EL SAP R/3)

Según Numeral 7.8.2.2.5 de la presente Directiva

CENTRO ASISTENCIAL: HOSPITAL……………..

RESPONSABLE: ENCARGADO DE FARMACIA ALMACEN

CAT.
DOCUMENTO DIVISIONTD FECHA MONEDA IMPORTE REFERENCIA DOCUMENTO ANEXO
VALORIZAC.
400084814 HC15 17.06.12 SOL 0.17 INVGH-AS Z101 Ajuste incorrectos
400084415 HC15 17.06.12 SOL 0.86 INVGH-AS Z101 Ajuste incorrectos
400084816 HC15 17.06.12 SOL 6.31 INVGH-AS Z108 Ajuste incorrectos
400084817 HC15 17.06.12 SOL 0.63 INVGH-AS Z109 Ajuste incorrectos
400084818 HC15 17.06.12 SOL 0.08 INVGH-AS Z109 Ajuste incorrectos
400084819 HC15 17.06.12 SOL 1.71 INVGH-AS Z121 Ajuste incorrectos
400084820 HC15 17.06.12 SOL 92.29 INVGH-AS Z121 Ajuste incorrectos
400084821 HC15 17.06.12 SOL 71.89 INVGH-AS Z127 Ajuste incorrectos

Total Diferencias S/. 173.94

PRESIDENTE COMISION DE INVENTARIO MIEMBRO

MIEMBRO MIEMBRO

10
 ANEXO Nº 08-FD

HOJA DE INVENTARIO
Según Numeral 7.2.2.7 de la presente Directiva

CENTRO ASISTENCIAL: HOSPITAL…………….

UNIDAD DE INVENTARIO FISICO

CODIGO DESCRIPCION
MEDIDA CONTEO RECONTEO

COORDINADOR DEL INVENTARIO

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 ANEXO Nº 09-FD
ACTA
APROBACION DE LOS SUSTENTOS DE LAS DIFERENCIAS DEL INVENTARIO
DEL HOSPITAL………: 23.12.17
(Documento de uso exclusivo de la Comisión del Inventario)

Ajuste por Sobrantes S/. (a)

Ajuste por Faltantes S/. (b)
Total Ajuste S/. (a+b)

1° Identificación de los Ajustes por Faltantes según la Resolución Jefatural Nº335-90-INAP/DNA que aprueba
el manual de Administración de Almacenes; Título II Procedimientos: Acápite C Inventario Físico de
Almacén, Numerales 1, 2, 3, 4 y 5.
Faltantes por Robo o Hurto S/.
Faltantes por Mermas S/.
Faltantes por Negligencia S/.
Total Faltantes (1) S/. (b)

2° Otras razones no contempladas en la Resolución Jefatural Nº335-90-INAP/DNA, que justifican con

documentos, evaluados y refrendados por la presente comisión, los faltantes de inventario.
Faltantes por S/.
Faltantes por S/.
Faltantes por S/.
Total Faltantes (2) S/. (b)
Total Faltantes de Inventario S/. (1+2)

PRESIDENTE COMISION DE INVENTARIO MIEMBRO

MIEMBRO MIEMBRO

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