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ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS II
Ing. Miguel Sánchez
QUESERIA EL CAMPESINO
Manual de Procedimientos
INTEGRANTES
CHICAIZA DANIEL
GUERRERO DAVID
LEMA KRUSHENKA
VARGAS JEFFERSON
2017 - 2018
ÍNDICE
INTRODUCCIÓN ......................................................................................................................... 4
OBJETIVOS DEL MANUAL .......................................................................................................... 5
MISIÓN ...................................................................................................................................... 6
VISIÓN ....................................................................................................................................... 6
OBJETIVO GENERAL ................................................................................................................... 7
OBJETIVO ESPECÍFICOS.............................................................................................................. 7
PRINCIPIOS Y VALORES EMPRESARIALES .................................................................................. 8
ÉTICA EMPRESARIAL.................................................................................................................. 8
INVENTARIO O PORTAFOLIO DE PROCESOS ............................................................................. 9
MAPEO DE PROCESOS ............................................................................................................. 10
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL, FUNCIONAL Y DE POSICIÓN................................................. 11
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL ............................................................................................... 11
ORGANIGRAMA FUNCIONAL................................................................................................... 11
ORGANIGRAMA DE POSICIÓN ................................................................................................. 12
POLITICAS Y OBJETIVOS POR ÁREAS ADMINISTRATIVAS ........................................................ 13
GERENTE GENERAL.................................................................................................................. 13
CONTADOR .............................................................................................................................. 13
MAESTRO QUESERO ................................................................................................................ 14
AYUDANTE (DE MAESTRO QUESERO) ..................................................................................... 14
EMPACADOR ........................................................................................................................... 15
JEFE DE VENTAS....................................................................................................................... 15
SUPERVISOR DE PRODUCCIÓN ................................................................................................ 16
BODEGUERO (DESPACHADOR)................................................................................................ 16
COMPRAS ................................................................................................................................ 17
VENTAS .................................................................................................................................... 18
PROVEEDORES......................................................................................................................... 19
LEVANTAMIENTO DE LA INFORMACIÓN DE CADA PROCEDIMIENTO (RUTINA DESCRIPTIVA).
................................................................................................................................................. 20
PROCESO DE COMPRAS........................................................................................................... 20
PROCESOS DE LA PRODUCCIÓN .............................................................................................. 20
PROCESO DE BODEGA ............................................................................................................. 21
PROCESO DE VENTAS .............................................................................................................. 22
SITUACIÓN ACTUAL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ............................................................. 23
PROCEDIMIENTO DE COMPRA DE MATERIA PRIMA ............................................................... 23
FLUJOGRAMA DE COMPRAS ................................................................................................... 25
ANÁLISIS DEL FLUJOGRAMA DE COMPRA DE MATERIA PRIMA.............................................. 26
PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DE QUESO SALADO ....................................................... 27
FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTOS DE PASTEURIZACIÓN Y EMPAQUETADO DE QUESO .... 29
ANÁLISIS DE FLUJOGRAMA PASTEURIZACIÓN Y EMPAQUETADO DEL QUESO....................... 30
ANÁLISIS DE FLUJOGRAMA DE EMBODEGAMIENTO .............................................................. 35
ANÁLISIS DE FLUJOGRAMA DE ATENCIÓN AL CLIENTE Y FACTURACIÓN ................................ 39
CUADRO DE COSTO ................................................................................................................. 40
DEFINICIÓN DE RUBROS .......................................................................................................... 40
MANO DE OBRA DIRECTA (sueldos) ........................................................................................ 40
SUMINISTROS .......................................................................................................................... 40
CUIDADOS (Limpieza) .............................................................................................................. 40
EMPAQUETADO ...................................................................................................................... 40
PROVEEDORES......................................................................................................................... 40
SERVICIOS BÁSICOS ................................................................................................................. 41
DEPRECIACIONES..................................................................................................................... 41
DESGLOSE DE LOS COSTOS...................................................................................................... 42
HOJA DE COSTOS (POR TRABAJADOR) .................................................................................... 42
HOJA DE OPERACIONES POR MINUTO .................................................................................... 43
HOJA DE COSTOS DE PERSONAL Y OPERACIÓN POR MINUTO ............................................... 44
ELABORACIÓN DEL INFORME .................................................................................................. 40
ANTECEDENTES ....................................................................................................................... 40
PLANIFICACIÓN DEL ESTUDIO ................................................................................................. 40
OBJETIVOS DE CAMBIO ........................................................................................................... 41
ANEXOS ................................................................................................................................... 43
Visita a la Empresa “EL CAMPESINO” ...................................................................................... 43
Áreas de la empresa ................................................................................................................ 43
Maqueta .................................................................................................................................. 45
INTRODUCCIÓN
Los manuales de procedimientos son instrumentos administrativos que apoyan el que hacer
institucional y están considerados como documentos fundamentales para la coordinación,
dirección, evaluación y el control administrativo, así como para consulta en el desarrollo
cotidiano de actividades empresariales.
La Dirección General con ayuda de todos los departamentos de la empresa (compras, bodega,
ventas y contabilidad), ha considerado conveniente la elaboración del presente manual de
procedimientos con el objetivo de brindar la orientación necesaria al personal en la realización
de sus diferentes actividades.
Contar con una herramienta de apoyo administrativo que permita impulsar, reducir, mejorar el
tiempo y la producción motivando al personal de nuevo ingreso en las actividades que se
desarrollan en las diferentes Unidades Administrativas.
Establecer lineamientos a seguir en los distintos niveles operativos con el motivo de asegurar
una eficiente y oportuna prestación de los servicios.
MISIÓN
VISIÓN
Consolidarnos como una compañía líder en el mercado nacional siendo la mejor opción de
compra de nuestros clientes, ofreciendo procesos competitivos y con altos estándares de
inocuidad y calidad, que permitan la sostenibilidad en el mercado y el reconocimiento a nivel
nacional como una empresa socialmente responsable.
OBJETIVO GENERAL
Optimizar y evaluar el proceso de quesos salados con el fin de reducir el tiempo de demora
del producto final mejorando la eficiencia y poder satisfacer las necesidades del cliente.
OBJETIVO ESPECÍFICOS
Ser una de las mejores queserías por destacarnos en la suavidad, cantidad, consistencia y calidad
de nuestros productos.
Respeto: Valoración de la persona que se expresa a través del buen trato, el reconocimiento a
la importancia de la diversidad y búsqueda de complementariedad. El respeto es más que un
sentimiento, sino una demostración de honor, valor y respeto por algo o alguien. Respetando
las leyes y reglamentos, las personas con las que trabajamos, la empresa y sus activos.
Perseverancia: Fuerza que impulsa a disfrutar del trabajo; a realizarlo con disciplina, constancia
y generosidad, dando lo mejor de sí para lograr los objetivos, superando los obstáculos con
responsabilidad.
Honestidad: Recto proceder obrando con transparencia, cumpliendo las normas morales y
empresariales, siendo responsables y justos en el actuar.
Creatividad e innovación: Generación y estímulo a las ideas por parte del talento humano que
contribuya a crear valor y diferenciación de sabores para los clientes; que se refleje en
productividad para la organización, apoyados en una renovación continua de todas las
actividades de la compañía.
Calidad: Máxima calidad y seguridad en los productos que se verifica a lo largo de todas las fases
de producción y selección de productos, desde la llegada de la materia prima, hasta la
distribución del producto
Confianza: Realizando nuestras labores de la mejor manera, buscamos satisfacer a cada uno de
nuestros clientes La confianza es difícil de ganar y aún más difícil que vuelva después de haberlo
perdido.
Integridad: Implica la fuerza y la estabilidad. Esto significa tomar el camino mediante la práctica
de los más altos estándares éticos. Demostrar la integridad demuestra integridad y solidez en
su carácter y en su organización.
El trabajo en equipo: Dos o más empleados en conjunto forman un equipo. Se trata de una
necesidad de la empresa de trabajar abiertamente y con apoyo en equipos, ya sea formal o
informal.
ÉTICA EMPRESARIAL
Principios de Compromiso
Cumplir con los procedimientos y reglamentos implementados para un mejor control de las
actividades.
Principios de integridad
Ser franco y honesto al cumplir con las actividades correspondientes en la unidad de trabajo
asignado.
Principio de caridad
MAPEO DE PROCESOS
COMPRAS
3.1.2
3.1.3
MAPEO DE PROCESOS
COMPRAS
PRODUCCIÓN
VENTAS
BODEGA
6.1 Almacenamiento
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
GERENCIA GENERAL
CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO DE DEPARTAMENTO DE
ATENCIÒN AL CLIENTE
ADQUISICIÒN PRODUCCIÒN
ORGANIGRAMA FUNCIONAL
GERENCIA GENERAL
- Control y dirección de planes y programas
empresariales
-Control de cumplimiento de normas y políticas
empresariales
- Coordinar el área de compras, ventas y producción
GERENCIA GENERAL
- Ahida Tiuquilla
CONTABILIDAD
- Ximena Flores
GERENTE GENERAL
Objetivos
Políticas
La gerencia general se encarga de dirigir la empresa, tomar decisiones, supervisar y ser un líder
dentro de la misma con la finalidad de que la empresa prospere.
La gerencia general planifica los objetivos generales y específicos de la empresa a corto y largo
plazo.
CONTADOR
Objetivos
Deberá realizar el correcto registro contable de las diferentes transacciones en los libros
contables correspondientes.
Políticas
Administrar el flujo financiero de ingresos y gastos, así como del sistema de tesorería.
Realizar acciones necesarias para garantizar que el sistema contable de la empresa sea el
adecuado.
MAESTRO QUESERO
Objetivos
Elaborar y cumplir con las normas de sanidad y realizar actividades que no son automatizadas
en la elaboración de la mercadería con respecto a la transformación de la materia prima.
Políticas
Objetivos
Realizar los depósitos en las diferentes cuentas corrientes de los ingresos por venta de
productos.
Políticas
Prevenir fraudes de caja.
Recaudar los pagos, registrarlos en el sistema y expedir el respectivo recibo de caja y/o facture.
Organizar y clasificar diariamente las copias de los recibos de caja, radicarlos y enviarlos a la
dependencia de Servicios correspondientes.
EMPACADOR
Objetivos
Recubrir con plástico de sellado hermético toda la mercadería que ha sido producida al día.
Cumplir con todas las normas de seguridad e higiene con la mercadería existente.
Políticas
Mantenimiento de la maquinaria.
JEFE DE VENTAS
Objetivos
Atender las solicitudes de los clientes y brindar servicios de entrega de puerta a puerta y velar
por el bienestar de la mercadería.
Políticas
SUPERVISOR DE PRODUCCIÓN
Objetivos
Políticas
El Supervisor de Producción dará seguimiento a la ejecución de todos los trabajos dentro del
ciclo de producción garantizando que, individualmente, cumplen con las especificaciones
establecidas en el sistema de calidad.
BODEGUERO (DESPACHADOR)
Objetivos
Cumplir con las funciones de cotizar insumos y mercadería, recepción, asegurar la salida total
de productos, despachar y mantener un claro registro de las existencias.
Asegurar que la mercadería almacenada permanezca en buen estado de conservación, manejar
sustancias corrosivas, agentes limpiadores, equipos de protección personal, repuestos, entre
otros, además de clasificar los insumos y materiales de acuerdo con la normativa ambiental y de
salud vigente, una fluida comunicación con las distintas áreas de la empresa, cumplir con las
normas de higiene y seguridad, junto a una adecuada presentación personal.
Políticas
Distribuir adecuadamente el producto para lograr la eficiencia del espacio y hacer más ágil el
despacho.
COMPRAS
Objetivos
Políticas
VENTAS
Objetivos
Políticas
Son proveedores aquellos que proveen o abastecen, o sea que entregan bienes o servicios a
otros.
Empresa “FISCHER AGRO”: Equipo que permite efectuar operaciones tales como pasteurización
de la leche
PROCESO DE COMPRAS
PROCESOS DE LA PRODUCCIÓN
JERARQUIA
PROCESO DE BODEGA
JERARQUIA
LIDER DE MACROPROCESO PROCESO
MACROPROCESO
1.- Recepta la orden del cliente y procede a
ELABORACIÓN DE realizar una cotización
CONTIZACIÓN, 2.- Si el cliente está de acuerdo con la cotización
JEFE DE VENTAS ORDEN DE procede a entregar la orden de despacho al
DESPACHO, bodeguero para que prepare el producto
FACTURA Y COBRO 3.- Procede a realizar la factura
DEL PRODUCTO 4.- Revisa y da el último filtro de control de
calidad al producto preparado por el bodeguero
para ser enviado al cliente
5.- Entrega la factura al cliente y procede al
cobro del mismo.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PÁG. 1
ÁREA DE PRODUCCIÓN
VERSIÓN: 1.0
Entrega listado de
requisitos de
Jefe de parámetros de 10 5 dólares
Producción sanidad y minutos
1
cumplimiento de las
normas ISO.
1 horas 5 dólares
Chofer Entrega a la
producción.
Total 56 dólares
FLUJOGRAMA DE COMPRAS
ANÁLISIS DEL FLUJOGRAMA DE COMPRA DE MATERIA PRIMA
Para la elaboración de nuestros productos tenemos el proceso de compra de materia prima para
la elaboración del queso salado.
Este proceso básicamente cruza por tres áreas de nuestra empresa que es la producción,
distribución y el laboratorio.
En la primera área de nuestra empresa tenemos el área de jefe de producción aquí se establece
el cronograma de visitas a las haciendas para el retiro de la materia prima y se envía el listado
de los parámetros que debe tener nuestra materia prima de acuerdo con la sanidad.
En el área de distribución se revisa los parámetros de acuerdo con la sanidad cuando se visita a
las haciendas, si esta materia prima no reúne los requisitos necesarios se envía una muestra al
laboratorio en el laboratorio se analiza la acidez de la leche si esta no cumple con los requisitos
necesarios se termina el contrato con nuestro proveedor de materia prima.
Mientras que cuando cumple con los requisitos necesarios para obtener un buen producto se
califica como un buen proveedor de materia prima para nuestra empresa.
Cuando realizamos los exhaustivos exámenes que requieren nuestra materia prima para realizar
nuestro producto tenemos todos los proveedores que son aptos para la entrega de la lecha a
nuestra empresa finalmente se hace la recolección de la materia prima y se entrega en
producción para el comienzo de producción de nuestro producto.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PÁG.
ÁREA DE PRODUCCIÓN
VERSIÓN: 1.0
Transportar la leche
del contenedor al
3 Trabajador 1
tanque de
almacenamiento 30 minutos/ 3 dólares
horas
Transvasar la leche
del tanque de
almacenamiento a la
4 Trabajador 1 descremadora donde 1 horas 12 dólares
se le quita el 30% de
grasa a la leche
manteniendo a 4ºC.
La leche se
transversa a un
tanque para ser
5 Trabajador 1 hervida a 72°C por 60 1 horas 10 dólares
segundos.
Se transversa la leche
a un tanque para ser
6 Trabajador 2 enfriada a 4°C
Se ubica
respectivamente en
la prensa para quesos
7 Trabajador 2 para aplastar y tome
una consistencia.
30 3 dólares
minutos/horas
Se ubica en moldes
para obtener su
forma y medida
8 Trabajador 1 correspondiente por 1 horas 3 dólares
1 hora
El queso es
empacado en la
9 Trabajador 2
funda de polietileno,
en presentación
30 minutos/ 6 dólares
horas
El queso es
transportado a las 40 minutos/ 3 dólares
10 Trabajador 1
canastillas de cuarto horas
frio.
Donde el jefe de bodega recepta la leche recolectada en las haciendas las Orquídeas de nuestros
proveedores esta leche se envía al Ingeniero Químico para realizar los exámenes de una manera
fisicoquímica la leche que será utilizada para la preparación de nuestro producto.
Después se traslada a la presa de queso su función es moldear el queso hasta tener una
consistencia y volumen posteriormente la masa del queso es trasvasada en un tanque
perfectamente desinfectado para almacenar suficiente producto en recipientes de agua salada
para darle el sabor que luego el queso es empacado en la funda de polietileno, para su
almacenamiento correspondiente.
SITUACIÓN PROPUESTA
VERSIÓN: 1.0
1.- Solicitar a nuestros proveedores un análisis de la materia prima para no ser visitada.
2.- No revisar los parámetros ya con los exámenes pertinentes es suficiente para la compra de
la materia prima.
3.- Se elimina el proceso 7 para no transvasar a la presa de queso ya que se puede realizar este
procedimiento en los moldes sistematizando
4.- Debemos realizar un plan de control para la revisión de los exámenes que son recibidos día
a día.
Análisis
La materia prima principal necesaria para nuestra empresa será entregada a diario por lo tanto
beneficiará a la calidad de nuestro producto.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PÁG.
ÁREA DE ALMACENAMIENTO
VERSIÓN: 1.0
ALCANCE:
ALMACEN DEL PRDUCTO TERMINADO.
1.-Recepta la
materia prima
15” 0.40
2.- Verifica si la
materia prima
está en óptimas
BODEGA
condiciones y es
lo pedido
10” 0.26
3.- Almacena la
materia prima en
la bodega 10” 0.26
3.- Se le informa al
G.G. de la
necesidad de 2”
pago
INICIO
1.- Recepta la
materia prima
2.- Verifica si
la materia
prima está en
condiciones
óptimas para
el consumo y
si es lo pedido
NO
¿Es correcto el
pedido?
SI
3.- Almacena
la materia
prima en la
bodega
4.- Se le
informa al 5.- Paga por la
G.G. de la materia prima
necesidad de recibida
pago
FIN
Fase
ANÁLISIS DE FLUJOGRAMA DE EMBODEGAMIENTO
Donde el Bodeguero recepta la materia prima, verifica si la materia prima está en óptimas
condiciones mediante el análisis en el laboratorio y si es lo pedido. A continuación, se procede
al almacenamiento para su posterior proceso en el cual la leche se transforma en queso.
Finalmente, la gerente genera procede a la cancelación de la materia prima recibida y así finaliza
el proceso de Embodegamiento.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PÁG.
ÁREA DE VENTAS
VERSIÓN: 1.0
ALCANCE:
VENTAS
JERARQUIA
LIDER DE MACROPROCESO PROCESO
MACROPROCESO
1.- Recepta la orden del cliente y procede a
ELABORACIÓN DE realizar una cotización
CONTIZACIÓN, 2.- Si el cliente está de acuerdo con la cotización
JEFE DE VENTAS ORDEN DE procede a entregar la orden de despacho al
DESPACHO, bodeguero para que prepare el producto
FACTURA Y COBRO 3.- Procede a realizar la factura
DEL PRODUCTO 4.- Revisa y da el último filtro de control de
calidad al producto preparado por el bodeguero
para ser enviado al cliente
5.- Entrega la factura al cliente y procede al
cobro del mismo.
Donde el cliente realiza su pedido necesario y nosotros procedemos a realizar una cotización y
facturación del mismo pedido por parte de la Señorita encargada de las ventas, entregamos la
orden de despacho al bodeguero quien se encarga personalmente de enviar producto de buena
calidad, preparar y enviar al vehículo que llevará el producto hasta el cliente; posteriormente se
procede a revisar que el producto este bien despachado, entregamos al cliente y por último
entregamos la factura y cobramos lo acordado en el contrato o factura.
Y como último filtro la señorita jefe de ventas realiza que el producto este bien despachado, es
decir no vaya ni menos de lo acordado ni más, y que se encuentre con toda la seguridad el producto
para que llegue sano y seguro hasta el cliente.
CUADRO DE COSTO
DEFINICIÓN DE RUBROS
Este es el rubro más representativo para la empresa representa un % del total de los costos
personales y de operación.
Es el rubro más importante en la empresa debido a que son los encargados de realizar todo el
proceso productivo de la pasteurización de la leche. Sin mano de obra no habría producción.
SUMINISTROS
No son un costo muy representativo pero si indispensables para poder llevar a cabo las
operaciones diarias de la empresa (resmas de papel, suministros de oficina, repuestos de
maquinaria).
CUIDADOS (Limpieza)
Es un rubro muy importante dentro de la empresa porque se debe estar siempre pendiente de
la limpieza de tanques donde se almacena la leche, que no vaya a contener alguna bacteria o
enfermedad que afecte la producción, porque si llegara a pasar esto provocaría pérdidas a la
empresa.
EMPAQUETADO
Las leches son empacadas en fundas el cual debe ser resistente para viajes largos y adecuados
para que las fundas de leche lleguen en buen estado a su lugar de destino.
PROVEEDORES
Son elemento primordial dentro de la empresa, debido a que son los que proveen de la materia
prima necesaria para poder producir, la relación entre la empresa y el proveedor debe ser muy
buena y debe existir una excelente comulación.
SERVICIOS BÁSICOS
Importante dentro de la producción para poder llevar a cabo el proceso productivo, todos los
servicios son importantes para la pasteurización de la leche.
AGUA 220,00
LUZ 150,00
TELEFONO 50,00
TOTAL 420,00
DEPRECIACIONES
Es un gasto que debe asumir la empresa por la utilización/desgaste de sus activos fijos. Ya que
la empresa posee de activos fijos que aportan para la pasteurización de la leche.
OTROS
Como en toda empresa si habrá gastos que no están dentro del presupuesto es por eso que se
destina $450.00 para gastos varios mensualmente.
DESGLOSE DE LOS COSTOS
ANTECEDENTES
En 1991, Ahida Tuquilla, una emprendedora ecuatoriana con gran visión comercial abrió en el
sector de Alóag, parte del cantón Mejía por la vía Alóag – Santo Domingo, conocida como
Lácteos el Campesino, un pequeño local que se dedicaba a la venta de quesos y leche cruda.
Ahida Tuquilla tras una larga vida de trabajo, haciendo de su trabajo su forma de vida que es la
única que conocía, ya que abandono la educación primaria a la tan corta edad de 9 años y
comenzó a ayudar a sus padres desde los 14 años y conociendo el proceso de la elaboración de
los quesos y ya tomando parte del negocio familiar.
En 2000 Logró obtener suficiente producción como para agrandar su micro empresa y solicitar
nuevo personal haciendo así de su trabajo de 3 personas adicionales a ella y la contadora
externa.
En septiembre de 2009 una decaída de enfermedad decayó la señora Ahida Tiuquilla por lo que
la necesidad económica obligó a deshacerse de uno de los trabajadores quedando así con solo
2 y la contadora externa, actualmente las ventas han bajado y por la automatización de los
procesos productivos de la leche por lo que próximamente reducirá otro empleado más.
La planificación del estudio por parte de la empresa requiere definir los objetivos o metas de la
organización, estableciendo una estrategia general para alcanzar, desarrollar, coordinar,
planificar con antelación en sus metas y acciones que van a beneficiar a la empresa y sus
funciones.
Sin la planificación, las funciones no se mueven hacia sus objetivos de manera eficiente y eficaz.
Los planes presentaran los objetivos de la organización y establecerán procedimientos que
beneficien a la organización tanto en control.
Por otro lado, la planeación es el primer paso del proceso administrativo que se utiliza es el cual
por medio del cual se define un problema, se analizan las experiencias pasadas y se embozan
planes y programas tiene como finalidad la determinación de normas y políticas.
La planificación es un componente del proceso de gestión entendido por gestión de
funcionamiento y desarrollo de un sistema de control interno.
CONCEPTOS DE LA PANIFICACIÓN
La planificación tiene un amplio campo de aplicación y ha adquirido una gran importancia para
dirigir procesos sociales e institucionales.
LA PLANIFICACIÓN ADMINISTRATIVA
Recursos Humanos
El grupo consta de 4 integrantes los cuales cumplen con una función generada según su
capacidad tanto física como intelectual.
Recursos Económicos
El capital invertido para la preparación del presente proyecto costo alrededor de 12 dólares esto
se debe a la compra de materiales para realizar una maqueta, el medio de transporte, y otros
recursos como suministros.
Recursos tecnológicos
Los medios tecnológicos utilizados fueron aquellos de los que cada integrante tenía disponible.
PLANIFICACIÓN ESTRATEGICA
Se necesito analizar la situación actual para tener una base en la observación al futuro y
determinar de forma sistemática y analítica para garantizar que los cambios tanto en la
estructura y el espacio físico beneficiaran tanto en la producción, servicio y comercio.
OBJETIVOS DE CAMBIO
Áreas de la empresa
Maqueta