CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
CÓDIGO:
PROCESO:
RESPONSABLE:
OBJETIVO: ADMINISTRAR Y ASEGURAR QUE EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE CALIDAD SEA PLANEADO, DOCUMENTADO, IMPLEMENTADO Y EVALUADO CON MIRAS A LOGRAR EL MEJORAMIENTO CONTINUO DE LA INSTITUCIÓN.
ALCANCE:
PROVEEDOR ENTRADAS
NORMA TÉCNICA
ESTADO DE CALIDAD EN LA
GESTIÓN PÚBLICA
Normas para el ejercicio del
control interno en las
ESTADO
entidades y organismos del
Estado
Normas sobre la organización
ESATDO y funcionamiento de las
entidades del orden nacional
ISO Sistema de gestión ambiental
Sistema de gestión de la
calidad en la Rama Ejecutiva
ESTADO del Poder Público y en otras
entidades prestadoras de
servicios
Reglamentación de la Ley
872 de 2003 y se adopta la
ESTADO Norma
Técnica de Calidad en la
Gestión Pública
Solicitud de creacion o
Todos los procesos cambio de estado de
documento
Situaciones detectadas en el
Todos los procesos
SGI para intervenir
Servicio/producto no
Todos los procesos
conforme
Peticion, queja, reclamo o
Comunidad universitaria
sugerencia
Consolidado de información
Todos los procesos
por procesos acerca del SGI
VERSIÓN:
CP-E-AC
ESTE PROCESO SE INICIA CON LA PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE CALIDAD PARA TERMINAR CON LA MEJORA CONTINUA DE LOS PROCESOS DE LA INSTITUCIÓN.
REQUISITOS LEGALES Y
NORMATIVIDAD VIGENTE
NTCGP1000:2009
LEY 87 DE 1993 MECI
LEY 489 DE 1998 SISTEDA
NORMA ISO 14001 :2004
LEY 872 DE 2003
DECRETO 4110 DE 2004
N/A
N/A
N/A
Artículo 23 de la Constitución
Política de Colombia de 1991
N/A
PÁGINA:
2 1 de 1
ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD
JEFE DE PLANEACIÓN
P, DOCUMENTACION ASOCIADA
H, AL DESARROLLO DE LA
ACTIVIDADES RESPONSABLE
V, ACTIVIDAD SALIDAS RAZÓN
REQUIERE A (INTERNA O EXTERNA) DE SER DEL
REQUIERE
CLIENTE
CONTROLES CONTROLES
PROCESO
Realizar el Plan Operativo Anual
DAFP P *Formato plan operativo anual. JEFE DE PLANEACIÓN POA N/A Oficina de planeación
(POA).
PLANIFICAR EL MAPA DE
DAFP P ISO 9001 OFICINA DE PLANEACIÓN Mapa de procesos Consejo academico Todos los procesos
PROCESOS
DISEÑAR LAS
Representante de la
DAFP CARACTERIZACIONES DE P ISO 9001 OFICINA DE PLANEACIÓN Caracterizaciones Todos los procesos
dirección
PROCESO
PLANIFICAR Y GESTIONAR LA
P, Publicación de
ICONTEC DOCUMENTACIÓN NECESARIA ISO 9001 OFICINA DE PLANEACIÓN Coordinador del SGI Todos los procesos
H documentos
PARA LA OPERACIÓN DEL SGI
PD-E-AC-03 Acciones preventivas
PLANIFICAR Y GESTIONAR LA Registro de cambios Representante de la
DAFP P,H PD-E-AC-04 Acciones correctivas JEFE DE PLANEACIÓN Todos los procesos
MEJORA CONTINUA DEL SGI en el SGI dirección
MEDIR LA SATISFACCIÓN DEL PD-E-AC-08 Medir la satisfacción del Encuestas de Representante de la
DAFP H OFICINA DE PLANEACIÓN Todos los procesos
CLIENTE cliente satisfacción dirección
GESTIONAR EL CONTROL DE PD-E-AC-01 CONTROL DE Listado maestro de
N/A H JEFE DE PLANEACIÓN Coordinador del SGI Todos los procesos
DOCUMENTOS DEL SGI DOCUMENTOS documentos
GESTIONAR EL CONTROL DE PD-E-AC-02 Administración y control Listado maestro de
N/A H OFICINA DE PLANEACIÓN Coordinador del SGI Todos los procesos
REGISTROS DE SGI de registros registros
GESTIONAR LAS REVISIONES PD-E-AC-09 PROCEDIMIENTO PARA Informe de revision Representante de la
N/A H JEFE DE PLANEACIÓN Todos los procesos
POR LA DIRECCIÓN LA REVISION POR LA DIRECCION por la dirección dirección
Acciones preventivas,
GESTIONAR LA MEJORA
DAFP H PLANES DE MEJORAMIENTO ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD correctivas, de Coordinador del SGI Todos los procesos
CONTINUA DEL SGI
mejoramiento
SEGUIMIENTO DE SERVICIO NO Registro de servicio
N/A V PROCEDIMIENTOS ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD Coordinador del SGI Todos los procesos
CONFOME no conforme
ANALIZAR LOS RESULTADOS DE Analisis de resultados
PD-E-AC-08 Medir la satisfacción del Representante de la Direccionamiento
LA MEDICIÓN DE SATISFACCIÓN V ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD de la medicion de
cliente dirección estrategico
DEL CLIENTE satisfaccion al cliente
REALIZAR SEGUIMIENTO A LOS
PD-E-AC-05 Tratamiento del servicio Informe de resultados Representante de la Direccionamiento
SERVICIOS O PRODUCTOS NO V OFICINA DE PLANEACIÓN
no conforme de PQRS dirección estrategico
CONFORMES
REALIZAR SEGUIMIENTO A LA Matriz de *Aseguramiento de la
GESTION DE PETICIONES, PD-E-AC-07 Tramite de peticiones, seguimiento de Representante de la calidad
V OFICINA DE PLANEACIÓN
QUEJAS, RECLAMOS Y quejas, reclamos y sugerencias indicadores del dirección *Direccionamiento
SUGERENCIAS proceso estratégico
Formato para toma
FO-E-AC-10-01 Matriz de Decanos, Vicerrector academico, de acciones
Registrar y analizar indicadores Representante de la
V seguimiento de indicadores del Director de graduados, Oficina de preventivas, Todos los procesos
del proceso dirección
proceso acreditación correctivas o de
mejora
FO-E-AC-03-01 Decanos, Vicerrector academico,
Generar Planes de acción A Formato para toma de acciones Director de graduados, Oficina de
preventivas, correctivas o de mejora acreditación
ASEGURAM. DE LA CALIDAD
1 de 2
 RECURSOS BASICOS
TALENTO HUMANO FÍSICOS Y TECNOLOGICOS (Equipos, Infraestructura, Software, Hardware, Comunicaciones)

CARGO PERFIL NOMBRE CARACTERISTICAS

JEFE DE PLANEACION AREAS MULTIDISCIPLINARIAS

Computadores para el desarrollo de labores

COORDINADOR DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL 1 INGENIERO, ESPECIALISTA EN SISTEMAS DE GESTION Recursos tecnologicos y financieros
documentales para la implementación del SIGC
COORDINADOR DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL 2 INGENIERO, ESPECIALISTA EN SISTEMAS DE GESTION

INDICADORES

NOMBRE RELACIÓN MATEMÁTICA RESPONSABLE UNIDAD DE MEDICIÓN OBJETIVO

(Cantidad de actividades realizadas) / Cantidad de actividades

PLAN OPERATIVO ANUAL COORDIANDOR DEL SGI PORCENTAJE Eficacia en la implementación del POA
planeadas en el POA) x 100

REVISIONES POR LA DIRECCION EJECUTADAS/ REVISIONES REPRESENTANTE DE LA ALTA

REVISIONES POR LA DIRECCION PORCENTAJE Eficacia en revision de dirección
POR LA DIRECCION PLANEADAS DIRECCION

TOTAL DE SOLICITUDES APROBADAS DE ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y NUMERO DE ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE
COORDIANDOR DEL SGI NÚMERO ENTERO Efectividad en el mejoramiento continuo
DE MEJORA MEJORA APROBADAS

NUMERO DE NO CONFORMIDADES EN AUDITORIAS INTERNAS NUMERO DE NO CONFORMIDADES AUDITORIAS INTERNAS COORDIANDOR DEL SGI NÚMERO ENTERO Efectividad en el cumplimiento de requisitos (Punto de vista Interno)

NUMERO DE NO CONFORMIDADES EN AUDITORIAS EXTERNAS NUMERO DE NO CONFORMIDADES AUDITORIAS EXTERNAS COORDIANDOR DEL SGI NÚMERO ENTERO Efectividad en el cumplimiento de requisitos (Punto de vista externo)

NUMERO DE DOCUMENTOS MODIFICADOS O CREADOS POR

NUMERO DE CAMBIOS ENFOCADOS A LA MEJORA CONTINUA UNA ACCION PREVENTIVA, DE MEJORA, CAMBIO ABRUPTO, COORDIANDOR DEL SGI NÚMERO ENTERO Medir eficiencia de la mejora continua del sistema
INNOVACION Y/O REORGANIZACIÓN

NUMERO DE PETICIONES, QUEJAS O RECLAMOS NUMERO DE PETICIONES, QUEJAS O RECLAMOS COORDIANDOR DEL SGI NÚMERO ENTERO Medición de la relacion con el cliente interno y externo

ELABORO: REVISO: APROBÓ:

Cargo: Asesor de Planeación Cargo: Jefe de Planeación Cargo: Jefe de Planeación
Nombre: WILDER MENESES GÓMEZ. Nombre: PATRICIA PINILLA PATIÑO. Nombre: PATRICIA PINILLA PATIÑO.
Firma Firma Firma

ASEGURAM. DE LA CALIDAD
2 de 2