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En general, cuando se encara cualquier aspecto problemático de una organización o de un sector de ella, es conveniente
emplear un enfoque sistémico, que abarque una visión integral de todos los elementos componentes de la organización
que tienen o pueden tener que ver con la problemática. Este enfoque es aplicable se trate de un proceso de planeamiento
estratégico, del management del cambio organizacional, del planeamiento y control de las operaciones o de la administración
de los recursos humanos.
Dicho enfoque sistémico también suele resultar provechoso en la resolución de problemas puntuales, aunque el problema
en cuestión parezca acotado, debido a la profunda interrelación que es común encontrar entre un elemento y otro. Por
ejemplo, se afronta un problema del sistema de información respecto de un sector determinado, pero dicho problema tiene
implicancias para otros sectores o para otros aspectos de la organización (como ser la motivación de la gente).
Para facilitar el mencionado enfoque sistémico, he desarrollado un "Modelo de análisis organizacional" que ha demostrado ser
bastante útil para los gerentes de las organizaciones. Este modelo analiza los elementos de la organización, de su entorno
y de su evolución en el tiempo, yendo de lo general a lo particular. Haciendo una analogía con el cuerpo humano, puedo decir
que tal análisis equivale a la "anatomía" de la organización.
El modelo puede además servir de base para un diagnóstico de la situación y del funcionamiento de la organización. Por
ejemplo, identificar las oportunidades y amenazas que ofrecen los distintos factores del entorno y reconocer las fuerzas y
debilidades de cada uno de los elementos que componen la organización. Retomando la analogía del párrafo precedente, esto
sería como examinar la "salud" de la organización.
El modelo entraña también un mapa del campo de acción para el diseño e implementación del cambio organizacional, por
cuanto estos procesos implican intervenciones en muchos de los elementos de la organización. En gran medida, el
management del cambio organizacional consiste en armar una configuración integral de tales intervenciones. Continuando
con la analogía, esto viene a ser como la "terapia" de la organización.
En este programa de management ofrecemos una reseña de dicho modelo, que tiene cuatro secciones a saber:
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A. La organización, su entorno y su evolución en el tiempo
Anatomía de la organización
Para entender debidamente el funcionamiento y la problemática de una organización es necesario enfocar no sólo a ella, sino
también al entorno que la rodea y a su evolución en el tiempo.
Entorno de la organización
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1) El macroentorno mundial, nacional o regional, referente a los factores económicos, políticos, legales, sociales, culturales,
demográficos y tecnológicos que afectan o pueden afectar a la organización.
2) El ramo del negocio de la organización, con su mercado actual y potencial, sus rasgos económicos (costos, márgenes,
etc.), sus características tecnológicas, sus condiciones competitivas, sus regulaciones, etc.
Dicho entorno incluye actores que se relacionan específicamente con la organización:
- Los clientes que reciben los productos (bienes y servicios) de la organización.
- Los propietarios de la organización (accionistas u otro tipo).
- Los proveedores de los recursos de la organización. Aquí empleamos la palabra "proveedor" en su sentido lato, que incluye
también los proveedores de recursos humanos, de recursos financieros, de información, etc.
- Los organismos de influencia (entes de control, sindicatos, cámaras, etc.).
- La comunidad.
- Los competidores.
1. El pasado.
2. El presente.
3. El futuro.
En el presente suele existir una visión de la situación futura de la organización. En general, la palabra visión se utiliza para
representar una situación deseable, que se aspira a lograr en un horizonte más bien lejano, aunque no necesariamente esté
claro el camino para ello. La idea es que la visión, o mejor dicho la visión compartida, opere como un factor poderoso de
motivación para los miembros de la organización.
La historia de la organización nos habla de su nacimiento y desarrollo, de sus hitos vitales, de sus crisis y de cómo se
superaron.
El conocimiento de la historia es importante para comprender mejor la configuración de los elementos actuales.
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Organización
La organización:
1. Comprende un negocio.
2. Que es conducido por un management.
3. Y que tiene un desempeño.
Aquí empleamos la palabra negocio en su sentido lato, en línea con la primera acepción del Diccionario de la Real Academia
Española: "Cualquier ocupación, quehacer o trabajo". Vale decir que el término es aplicable haya o no propósito de lucro.
Negocios - Flujos
1. En un extremo: los recursos, que son suministrados por los proveedores respectivos (input).
2. En el otro extremo: los productos (bienes y servicios), que se suministran a los clientes (output).
3. Y en el medio: los procesos, que convierten los recursos en productos.
Dicho flujo intenta, en principio, la creación de valor. La idea es que los procesos agreguen valor a los recursos; que la
organización le brinde al entorno un output más valioso que el input.
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Negocio - Elementos
Cabe aclarar que cierta información puede catalogarse como elemento del flujo de la operación o del flujo de la información,
dependiendo de la naturaleza del negocio. Por ejemplo, la información que se brinda a un cliente como parte del servicio es
un elemento de la operación. En cambio, la información que se emplea para evaluar la calidad del servicio brindado es parte
del flujo de información.
Un factor común de los tres flujos es la tecnología, muy importante en el mundo moderno.
Management - Recursos
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Una parte de los recursos de la organización se asigna al management, para que se haga cargo de la conducción del negocio.
En esta conducción, el management no se ocupa directamente de la operación, sino que la maneja a través de la información
y de la gente.
Management - Flujo
El management también puede verse como un flujo, compuesto por recursos, procesos y productos, destinado a la
conducción de los otros tres flujos que componen el negocio: gente, información y operación.
Desempeño
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La organización tiene un desempeño ("performance"), en el sentido que implica evaluación: positivo o negativo, bueno o
malo, mejor o peor, etc. La evaluación del desempeño debe apuntar, directa o indirectamente, a la medición de los
resultados de la organización. Los resultados representan, en última instancia, el impacto del negocio sobre los recursos,
porque el negocio consume y genera recursos. Así, el flujo del negocio provoca un enriquecimiento o empobrecimiento de los
recursos.
Hay aspectos del desempeño que constituyen resultados medibles actualmente, como por ejemplo la ganancia del período
que surge de los estados contables. Sin embargo, hay otros aspectos del desempeño que no constituyen resultados medibles
actualmente, aunque habrán de influir sobre resultados medibles en el futuro; verbigracia, una caída en la calidad del
producto.
Cabe aclarar que hay resultados que no necesariamente son atribuibles al desempeño de la organización, sino a factores del
entorno, ajenos al dominio de la organización. Por ejemplo, una caída en el valor de mercado de cierto recurso, caída que
estaba fuera de cualquier pronóstico razonable.
Indicadores de desempeño
1. Resultados económico-financieros.
2. Atributos objetivos.
3. Atributos subjetivos.
Los resultados económico-financieros indicados en 1) se refieren a cambios en la composición o valor de los recursos
operativos. Estos resultados incluyen la rentabilidad de las operaciones (y sus diversos ingredientes como ingresos, costos,
resultados por tenencia, etc.), el flujo de fondos, los dividendos, la variación en el valor patrimonial para el accionista, etc.
Estos resultados se miden en términos monetarios y, en general, surgen de la contabilidad.
Los atributos objetivos indicados en 2) se refieren a condiciones fácticas que "per se" no representan un resultado
económico-financiero actual, pero que en principio afectan resultados económico-financieros actuales o futuros. Estos
atributos incluyen el crecimiento, la participación en el mercado, la calidad, la productividad, la innovación, etc. Se miden a
través de indicadores cuantitativos, monetarios o no monetarios (volumen, tiempo, etc.), y sus fuentes pueden ser diversas.
Los atributos subjetivos indicados en 3) están dados por opiniones (juicios, pareceres, sentimientos, etc.) de actores claves:
clientes (en cuanto a su satisfacción como tales, imagen de la empresa, etc.), personal (respecto de su motivación,
satisfacción, etc.) y otros actores (inversores, miembros de la comunidad, etc.). Se supone que estas opiniones habrán de
influir sobre los resultados económico-financieros y/o los atributos objetivos. Los atributos subjetivos se pueden medir en
términos cuantitativos no monetarios. Se suelen basar en encuestas o en indicadores indirectos (como por ejemplo el
ausentismo respecto de la motivación del personal).
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En los párrafos precedentes hemos planteado ciertas relaciones de causa-efecto entre atributos subjetivos, atributos
objetivos y resultados económico-financieros. Sin embargo, ellas no son las únicas relaciones que median entre dichos
resultados y atributos. Existen relaciones circulares de todo tipo; por ejemplo, malos resulta dos económico-financieros
causan escasez de recursos, que atenta contra la calidad, lo cual a su vez deteriora la satisfacción de los clientes.
A través de los gráficos precedentes hemos ido armando un modelo de anatomía de la organización, que abarca:
1. El entorno de la organización, compuesto por el macroentorno y el ramo del negocio, que incluye actores que se
relacionan específicamente con la organización: clientes, propietarios, proveedores, organismos de influencia,
comunidad y competidores.
2. La evolución en el tiempo de la organización, con su pasado, presente y futuro.
3. La propia organización, constituida por su negocio, que es conducido por un management y que tiene un
desempeño.
El negocio comprende la operación, la información y la gente. Y estos tres elementos tienen la tecnología como factor común,
que es vital en el mundo moderno.
Nuestro modelo de análisis organizacional es aplicable a la organización tomada en conjunto. Pero también es aplicable a
cualquier sector de la organización, se trate de una unidad de negocios, una división o departamento, un grupo de trabajo,
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etc.
El entorno viene dado no sólo por el entorno de la organización total, sino también por la parte de la organización ajena al
sector enfocado. El macroentorno y el ramo del negocio influyen sobre el sector. Y hacen lo mismo los propietarios y la
comunidad. El sector tiene proveedores, organismos de influencia, competidores y clientes, ya sea internos o externos
respecto de la organización.
Le otorgamos una gran importancia al concepto de que el modelo es aplicable a cualquier sector de la organización. Esta
aplicación permite que el modelo sea un instrumento valioso para cualquier gerente (empleamos esta palabra en el sentido
amplio, abarcando desde el número uno de la organización hasta un supervisor de línea). El modelo procura que el gerente
preste la debida atención a todos y cada uno de los elementos de la organización.
Lo antedicho no significa, de manera alguna, que se enfoque al resto de la organización como algo ajeno al sector. Muy por el
contrario, el sector debe integrarse al resto de la organización; los objetivos y las acciones del sector deben alinearse con los
objetivos y las acciones de la organización; los clientes internos del sector deben encararse como eslabones de una cadena
que apunta a los clientes externos de la organización; etc.
B. El management
Campos de la organización
El flujo del management puede verse como un metasistema que conduce los tres flujos componentes del negocio. Así el
campo del management es también inherente a esos otros tres flujos. Por ejemplo, la estrategia pertenece al management,
pero asimismo se refiere a la operación, a la información o a la gente.
Lo antedicho da lugar a los conceptos de campo humano, campo de información y campo de la operación. Cada uno de estos
campos está compuesto por el flujo respectivo más los aspectos del management correspondientes a ese flujo. Por ejemplo,
la estrategia de recursos humanos, además de ser un elemento del campo gerencial, es parte integrante del campo humano.
Aún más, esos tres campos incluyen respectivamente su interrelación con los otros dos. Por ejemplo, la operación absorbe la
tarea realizada por la gente, ésta utiliza la información, y ésta a su vez se refiere a la operación y a la gente, etc.
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Campo del management
Arquitectura
La arquitectura comprende:
1. La estrategia.
2. La estructura organizativa, que en aras de la simplicidad llamaremos estructura.
3. Los sistemas que regulan los procesos de los cuatro flujos: gerencia, gente, información y operación.
Estrategia
La estrategia de la organización comprende las decisiones de más alto nivel, inherentes a un horizonte de largo plazo,
referentes a:
1. El producto del negocio (output) y su relación con el entorno (clientes, competencia, etc.).
2. La obtención y utilización de recursos (input y proceso).
3. El desempeño a lograr (resultados económico-financieros y atributos).
Definiciones estratégicas
Marco general
Visión
Es la visualización de una situación futura y deseable, la cual se aspira a lograr en un horizonte más bien
lejano, aunque no necesariamente esté claro el camino para ello. La idea es que la visión, o mejor dicho la
visión compartida, opere como un factor poderoso de motivación para los miembros de la organización. La
visión puede contener cualquier tipo de ingrediente; puede referirse a aspectos clasificables como misión,
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valores, objetivos, metas o estrategias, en los términos que se refieren a continuación.
Misión
Es una síntesis de la naturaleza del negocio. A grandes rasgos: en qué mercado opera la organización, a qué
clientes apunta, qué necesidades de los clientes pretende satisfacer, qué clase de productos ofrece, qué
propiedades esenciales tienen estos productos, etc. La misión sirve especialmente de marco para las
estrategias del output que se tratan más adelante.
Valores
Son pautas de conducta; son principios fundamentales que guían el comportamiento de la organización, como
ser la búsqueda de la excelencia, el cumplimiento de las disposiciones legales, el respeto humano, etc.
Definiciones específicas
Objetivos y metas
Los objetivos constituyen el nivel de aspiración sobre el desempeño. Son resultados o atributos a lograr:
rentabilidad, flujo de fondos, crecimiento, participación en el mercado, satisfacción de clientes, etc.
Las metas son objetivos expresados en términos específicos, mensurados y acotados en el tiempo. Las metas
pueden ser cuantitativas/acumulativas (monetarias y no monetarias), así como referirse a puntos de avance o
a la terminación de un proyecto.
Los objetivos, en tanto no se expresen en términos de metas, pueden significar valores, o sea pautas de
conducta.
Estrategias
Constituyen un curso de acción elegido frente a un planteo de cursos de acción alternativos. Como parte del
denominado planeamiento estratégico, es conveniente que las estrategias versen sobre "cuestiones
estratégicas claves", en donde la elección de uno u otro curso de acción habrá de tener un impacto
significativo sobre el rumbo de la organización. Dentro de las estrategias cabe distinguir:
o las del output (elección de mercados, clientes y productos, estrategia competitiva, política de precios,
desarrollo de canales de distribución, etc.);
o las del input, o sea la obtención y utilización de recursos (humanos, tecnología, financiamiento, etc.).
Dichas definiciones se basan en el análisis estratégico, que comprende el análisis externo (del entorno) y el análisis interno
(de la organización). La idea es aprovechar las oportunidades y protegerse contra las amenazas del entorno, teniendo en
cuenta las propias fuerzas y debilidades de la organización. En otras palabras, se trata de diseñar la mejor inserción de la
organización en el entorno.
Tales definiciones, a su vez, sirven de base a los procesos de cambio organizacional y de management del negocio.
Estructura
La estructura, que es habitual sintetizar gráficamente por medio de un organigrama, implica decidir acerca de las tres
cuestiones siguientes:
1. La asignación de responsabilidades a los puestos de trabajo. Esto implica la definición de las tareas del puesto de
trabajo y asimismo cierta agrupación de los procesos operativos.
2. La coordinación de las tareas entre las distintas áreas de responsabilidad y dentro de ellas. Esto entraña establecer
relaciones de jefe-subordinado, o sea niveles jerárquicos, y también otras relaciones formales dentro de la
organización.
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3. La asignación de la gente a cada área de responsabilidad, lo cual influye significativamente sobre las relaciones
interpersonales reales.
Cabe señalar que las cuestiones indicadas en 1), 2) y 3) afectan principalmente la operación, la información y la gente,
respectivamente.
Sistemas
Los sistemas constituyen la normativa de los flujos, la cual incluye políticas, diseños, etc. que regulan los cuatro flujos:
management, gente, información y operación.
Los procesos gerenciales que transforman la organización entrañan una modificación sustantiva de su arquitectura. Vale
decir, de su estrategia, estructura o sistemas.
Los procesos que hemos dado en llamar management del negocio constituyen el accionar de los gerentes sobre la gente, la
información y la operación, en el marco de la arquitectura actual.
Los procesos de liderazgo y toma de decisiones son aplicables tanto a la transformación de la organización como al
management del negocio.
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Tipo de proceso gerencial
En sentido estricto, todo acontecimiento en el campo del management, la gente, la información o la operación implica un
cambio en la organización. Esto es así porque la organización no es la misma después que antes del acontecimiento,
cualquiera sea su naturaleza o importancia.
Sin embargo, en forma convencional y reconociendo una zona gris intermedia, dentro de los procesos gerenciales cabe
diferenciar:
- Los que implican un cambio significativo de las características de la organización, que llamaremos "transformación de la
organización".
Los que constituyen el "management del negocio", sin alterar significativamente las características de la organización.
Transformación de la organización
1. El planeamiento estratégico que, partiendo del análisis externo (del entorno) y del análisis interno (de la
organización), define la estrategia.
2. El management del cambio que, basándose en la estrategia, implica el rediseño de la estructura y el desarrollo de los
sistemas que regulan los procesos.
Estos procesos entrañan la toma de decisiones y se complementan con las relaciones interpersonales (liderazgo).
Todo esto pretende cierto cambio en el comportamiento humano como factor clave de la transformación de la organización.
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Management del negocio
El management del negocio implica accionar sobre la gente, la información y la operación, en el marco de la arquitectura
actual. Ello comprende:
Estos procesos entrañan la toma de decisiones y son complementados por las relaciones interpersonales directas inherentes
al liderazgo.
Liderazgo gerencial
Liderar es influir a la gente para que se oriente en el logro de objetivos comunes. El liderazgo gerencial implica la influencia
de los gerentes sobre el resto de los miembros de la organización y demás personas involucradas.
El gerente, para liderar a sus subordinados, ejerce ciertas funciones específicas en torno de la tarea que ellos desarrollan, a
saber:
En el ejercicio de dichas funciones existen tres variables claves: la participación, la delegación y el trabajo en equipo. El
grado de participación y delegación habrá de depender de los factores que juegan en la situación ("liderazgo situacional"). El
líder influye no sólo sobre los subordinados considerados individualmente, sino también sobre el trabajo en equipo.
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Toma de decisiones
La toma de decisiones constituye el núcleo de la actividad gerencial. Podemos definir la "decisión" como la elección de un
curso de acción determinado entre varios cursos de acción posibles. Pero, para que la elección tenga lugar, es necesario que
exista un "problema", en el sentido de brecha entre una situación actual o proyectada y el objetivo.
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Janés, 1983). Se han cambiado algunas palabras para hacerlo uniforme con el texto. El texto ha
sido extraído del libro El secreto de la técnica empresarial japonesa, de Pascale y Athos (Grijalbo,
1983).
Estrategia (strategy): plan o acción para asignar los limitados recursos de la empresa, a través del tiempo,
con vistas a alcanzar unos objetivos.
Estructura (structure): caracterización del organigrama (es decir, funcional, centralizado, descentralizado,
etcétera).
Sistemas (systems): circulación de informes y procesos regidos por pautas tales como los protocolos de
reunión.
Personal (staff): descripción "demográfica" de las categorías de personal importantes en la empresa (por
ejemplo, "técnicos", "hombres con formación empresarial", "economistas", etcétera). No se usa staff en el
contexto acostumbrado de la contraposición con "línea ejecutiva".
Estilo (style): comportamiento característico de los directivos clave para la consecución de los objetivos de la
empresa; también designa el estilo cultural de la organización.
Aptitudes (skills): las distintivas del personal clave de la empresa considerada en su conjunto.
Objetivos de orden superior (superodinate goals): las nociones significativas o ideas-fuerza que una
organización inculca en todos sus miembros.
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Insumos Entorno Recursos Historia
Definición Todos los factores Diversos activos a los Patrones de antiguas
que no pertenecen cuales la organización tiene conductas y
a la organización acceso, incluyendo recursos actividades de la
analizada pero que humanos, tecnología, organización que
pueden causar capital e información, como puedan afectar su
algún efecto sobre también los recursos menos funcionamiento
la misma. tangibles (reconocimiento actual.
del mercado, etc.).
Características ¿Cuáles son las ¿Cuál es la calidad de los ¿Cuáles han sido las
críticas para el exigencias del diferentes recursos a los principales fases en
análisis medio sobre la cuales la organización tiene el desarrollo de la
organización? acceso? organización?
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Trabajo/organización informal ¿La estructura de la organización informal facilita el
cumplimiento de la tarea?
¿Ayuda a satisfacer las exigencias de la tarea?
Organización/organización ¿Los objetivos, gratificaciones y estructuras de la
informal organización informal son compatibles con los de la
organización formal?
El modelo Penta es la interacción entre los cinco pilares básicos: la Estrategia, la Cultura, los Recursos, la
Organización y los Mercados. La interacción entre estos cinco elementos funciona como un tejido; como las
hebras de una soga se van entrelazando entre sí constituyendo la empresa. Entender este tejido es entender la
empresa. En cada momento es lo que ese tejido sea.
Nota: En el modelo penta, el pilar denominado "organización" no se refiere a toda la organización (en el
sentido usual de la palabra), sino que abarca los siguientes elementos:
1. El organigrama.
2. Los sistemas de información.
3. Los procesos gerenciales.
Consigna
Del listado de elementos específicos indicados en 1.:
A. Identificar los elementos que:
- Componen las definiciones estratégicas.
- Son inherentes a la problemática de la estructura.
- Caracterizan a los recursos humanos y su comportamiento.
B. Ubicar el resto de los elementos en los cuadrantes correspondientes a la matriz indicada en 2. Para esta
tarea adoptar las convenciones siguientes:
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Ubicar en:
IB los procesos de planificación y control de las operaciones
IIB los procesos de administración de los recursos humanos
IIIC el producto del sistema de información, aunque es también recurso del sistema gerencial
Listado de elementos
1. Abastecimiento
2. Areas de responsabilidad
3. Auditoría contable
4. Auditoría operativa
5. Bienes de uso
6. Bienes intangibles (marcas, patentes, etc.)
7. Capacitación y desarrollo del personal
8. Características físicas del personal (edad, sexo, etc.)
9. Clima de las relaciones interpersonales e intergrupales (confianza, respeto, cooperación, etc.)
10. Comunicación
11. Conflicto (nivel y manejo)
12. Conocimiento y habilidades del personal
13. Cultura de la organización (creencias y valores compartidos)
14. Disponibilidades y créditos
15. Evaluación del personal
16. Estilo personal (tipo sicológico)
17. Estrategias adoptadas
18. Finanzas (obtención y colocación de fondos)
19. Flujo interno del personal (transferencias, promociones, etc.)
20. Gerentes
21. Hardware informático
22. Información para la toma de decisiones
23. Inversiones en otras empresas
24. Investigación y desarrollo
25. Recursos humanos
26. Liderazgo personal
27. Management del cambio organizacional
28. Marketing (incluye ventas)
29. Materias primas
30. Misión de la organización
31. Niveles jerárquicos
32. Objetivos/metas fijadas de alto nivel
33. Otorgamiento de recompensas al personal
34. Planificación estratégica
35. Planificación y control de las operaciones
36. Poder (quién lo ostenta, cómo se ejerce, etc.)
37. Políticas y procedimientos establecidos por la gerencia
38. Producción
39. Productos tangibles entregados a los clientes
40. Realización de encuestas de opinión (a clientes y empleados)
41. Reclutamiento del personal
42. Registración de datos cuantitativos no monetarios
43. Registración contable
44. Relaciones formales de línea y staff
45. Relaciones laborales (o gremiales)
46. Retiro o despido del personal
47. Servicios prestados a clientes
48. Software informático
49. Tarea realizada por el personal
50. Tecnología (excluyendo informática)
Elementos A B C
Recursos Procesos Productos
Sistemas
I
Gerencial
II
Humano
III
Información
IV
Operativo
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