Gestión de la

Integración
SESIÓN 02, DOMINGO 12 DE MARZO DEL 2017
 Cualquiera sea el motivo por el cual la organización decide llevar a cabo un
proyecto, para que el mismo sea exitoso, será muy importante tener un
Director de Proyecto (Project Manager) con una buena visión de conjunto de
todas las partes del mismo.

Rol del DP:

Gestionar la integración del proyecto y comunicar
a los interesados
Rol del Patrocinador:
Evitar cambios innecesarios y proteger los recursos
del proyecto
Rol del Equipo de Proyecto:
Completar el trabajo según el plan para la
dirección del proyecto
2. Gestión de la Integración
Área de conocimiento que incluye los procesos y actividades para identificar,
definir, combinar, unificar y coordinar los distintos procesos y actividades de
gestión de proyectos dentro de los Grupos de Procesos del Proyecto.
En el contexto de la Dirección de Proyectos, la integración incluye
características de unificación, consolidación, la comunicación, y las acciones
de integración que son cruciales para la ejecución del proyecto hasta su
finalización, controlado con éxito la gestión de las expectativas de las partes
interesadas y los requisitos de reuniones.
 Grupo de Procesos de la Dirección de Proyectos
Áreas de
Conocimiento
Iniciación Planificación Ejecución Seguimiento y Control Cierre

✓Monitorear y
✓Desarrollar el
✓Desarrollar el Plan ✓Dirigir y gestionar la controlar el trabajo del ✓Cerrar el
Gestión de Acta de
para la Dirección del ejecución del proyecto proyecto o
Integración Constitución del
Proyecto proyecto ✓Realizar el control fase
Proyecto
integrado de cambios
4.1.Desarrollar el Acta de
Constitución
4.1.Desarrollar el Acta de
Constitución
Desarrolla un documento que formalmente autoriza a un proyecto o fase y
documenta los requisitos iniciales que satisfacen las necesidades y
expectativas de los interesados (stakeholders).
El Project Charter confiere la autoridad al Director de Proyectos para
aplicar los recursos de la organización a las actividades del proyecto.
Es emitida por un patrocinador (sponsor) externo a la organización del
proyecto.
Los proyectos son autorizados por el patrocinador, PMO o Comité
Ejecutivo del Portafolio.
Entradas
◦ El Caso de Negocio (Business Case) es resultado de una o más de las siguientes razones:
Demanda de mercado, Necesidad de negocio, Solicitud de un cliente, Avance tecnológico,
Requerimiento legal, Impacto ecológico, Necesidad social.
◦ Los Acuerdos se utilizan para definir las intenciones iniciales de un proyecto. Los acuerdos
pueden adoptar la forma de contratos, memorandos de entendimiento (MOU), acuerdos de
nivel de servicio (SLA), carta de acuerdos, cartas de intención, acuerdos verbales, correo
electrónico, u otros acuerdos por escrito. Por lo general, un contrato se utiliza cuando un
proyecto está siendo realizado para un cliente externo.
◦ El Enunciado del Trabajo del Proyecto (SOW) es la Descripción narrativa de los productos o
servicios que deben entregar el proyecto. En proyectos internos el iniciador o patrocinador es
quien proporciona el enunciado, basado en las necesidades de la empresa o en los requisitos
del producto/servicio. El SOW del proyecto hace referencia a: Una necesidad del negocio, una
descripción del alcance del producto o un plan estratégico.
◦ Los Factores Ambientales de la Empresa son: Normas gubernamentales o industriales, la
infraestructura de la organización y las condiciones del mercado.
◦ Los Activos de los Procesos de la Organización son: los procesos organizacionales estándar,
las Plantillas. (Ejemplo: plantillas de ACP) e Información histórica y base de conocimientos de
lecciones aprendidas
Herramientas y Técnicas
◦ Juico de Expertos
◦ Experiencia proporcionada por personas con conocimientos especializados.
◦ Tal experiencia es proporcionada por cualquier grupo o individuo con
conocimiento o entrenamiento especializado, y está disponible de muchas
fuentes.
◦ Técnicas de Facilitación
◦ Técnicas de facilitación tienen una amplia aplicación en los procesos de gestión
de proyectos y orienta el desarrollo del Acta de Constitución del Proyecto.
◦ Lluvia de ideas, resolución de conflictos, resolución de problemas y gestión de
reuniones son ejemplos de técnicas clave utilizadas por los facilitadores para
ayudar a los equipos y las personas realizar las actividades del proyecto.
Salidas
4.2.Desarrollar el Plan de
Dirección del Proyecto
Juicio de Técnicas de
Acta de expertos Facilitación
Constitución del
Proyecto

Salidas de los
otros procesos
de planificación

Factores
Plan de Dirección
Ambientales de la
del Proyecto
Empresa

Activos de los
Procesos de la
Organización

10
4.2.Desarrollar el Plan de
Dirección del Proyecto

Es el proceso que consiste en documentar las acciones

necesarias para definir, preparar, integrar y coordinar los planes
subsidiarios.
El plan para la dirección del proyecto define la manera en que el
proyecto se ejecuta, se monitorea, se controla y se cierra.
El contenido del plan para la dirección del proyecto variará en
función del área de aplicación y de la complejidad del proyecto.
Herramientas y Técnicas
◦ Juicio de Expertos
Determinar los recursos y Definir el nivel de
nivel de habilidades gestión de
necesitadas configuración

Determinar los documentos

afectados por el proceso de
control de cambios
Desarrollar detalles
técnicos y de gestión

Desarrollar el Plan Dar prioridad a los trabajos

de Gestión sobre el proyecto
Adaptar el proceso
 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto es un proceso de
planificación que requiere varias iteraciones e interrelaciones con las
distintas áreas del conocimiento para poder completarlo. Este plan

Salidas general consiste en la compilación de todos los planes particulares.

¿Qué obtengo al final del
proceso?
Plan para la dirección del proyecto: Este plan del proyecto integra todos los planes del
resto de las áreas del conocimiento y suele incluir lo siguiente:
✓ Ciclo de vida del proyecto
✓ Procesos a utilizar en cada fase del proyecto El Plan para la Dirección del
✓ Herramientas y técnicas a utilizar Proyecto es el motivo por el
✓ Cómo se ejecutará y controlará el trabajo cual existen los DP y este solo
✓ Plan de gestión de cambios se modifica mediante los
✓ Cómo se realizará la gestión de la configuración procesos de control de
✓ Líneas base: alcance, tiempo y costo. cambios
✓ Registro de riesgos
✓ TODOS LOS PLANES: alcance, requisitos, tiempo, costo, calidad, mejora de procesos,
recursos humanos, comunicaciones, riesgos, adquisiciones, e interesados.
4.3.Dirigir y Gestionar el Trabajo
del Proyecto
Es el proceso que consiste en ejecutar el trabajo definido en el plan de
dirección del proyecto, para lograr los objetivos del proyecto.
Actividades para este proceso:
◦ Realizar las actividades necesarias para cumplir con los requisitos del
proyecto
◦ Crear los entregables del proyecto
◦ Reunir, capacitar y dirigir a los miembros del equipo asignado al
proyecto
◦ Obtener, gestionar y utilizar los recursos, incluyendo materiales,
herramientas, equipos e instalaciones, entre otros.
Entradas
◦ Solicitudes de Cambio Aprobadas
◦ Como parte del proceso Realizar el Control Integrado de Cambios, una actualización del
estado de control de cambios indicará que algunos cambios se han aprobado y otros no.
◦ El equipo de proyecto programa la implementación de solicitudes de cambios aprobadas.
◦ Son cambios documentados y autorizados para ampliar o reducir el alcance del proyecto.
◦ Pueden modificar las políticas, plan para la dirección del proyecto, procedimientos, costos y
presupuestos, revisión de cronogramas.
◦ Pueden hacer necesaria la implementación de acciones preventivas o correctivas.

√
Herramientas y Técnicas
◦ El Juicio de Expertos se utiliza para evaluar las entradas necesarias para dirigir y gestionar la
ejecución del plan para la dirección del proyecto. El juicio y la experiencia se aplica a todos los
detalles técnicos y de gestión. Puede obtenerse experiencia adicional de otras fuentes (Otras
unidades, Consultores, Interesados, incluyendo clientes y patrocinadores, Asociaciones
profesionales y técnicas)
◦ Las Reuniones reuniones sirven para discutir y abordar temas pertinentes del proyecto
cuando se dirige y gestiona proyectos. Los asistentes a las reuniones pueden ser el director del
proyecto, el equipo del proyecto y las partes interesadas pertinentes involucradas o afectadas
por los temas tratados. Cada asistente debe tener un papel definido para garantizar la
participación adecuada.
◦ Las reuniones tienden a ser uno de tres tipos:
◦ Intercambio de información;
◦ Lluvia de ideas, evaluación de opciones, o el diseño, o
◦ Toma de decisiones
◦ Las reuniones deben ser preparadas con una agenda bien definida, propósito, objetivos y
marco de tiempo y deben estar debidamente documentados con actas de las reuniones y
puntos de acción.
Herramientas y Técnicas
◦ El Sistema de Información para la Dirección de Proyectos (PMIS) forma parte de los factores
ambientales de la empresa. Acceso a una herramienta automática: herramienta de software
para gestionar el cronograma, un sistema de gestión de la configuración, un sistema de
recopilación y distribución de la información o interfaces de red a otros sistemas automáticos
en línea. Tiene los siguientes subsistemas:
✓ Sistema de Gestión de la Configuración, donde se deja explícito cómo se identificarán y
documentarán las características funcionales y físicas de un producto o servicio; cómo se
controlarán e informarán los cambios; y cómo se verificará si el producto o servicio
cumple con los requisitos.
✓ Un subsistema de Gestión de la Configuración es el Sistema de Control de Cambios,
donde se explicita formalmente cómo se controlarán, cambiarán y aprobarán los
entregables del proyecto.
✓ Sistema de Autorización del Trabajo, donde se explicitan los procedimientos para
notificar al equipo o contratistas cuándo deben comenzar el trabajo a los fines de
realizarlos con la secuencia que corresponde y en el tiempo asignado.
¿Como funciona el Sistema de
Gestión de Cambios?
Salidas
◦ Entregables
◦ Un entregable aprobado es cualquier producto, resultado o capacidad de prestar un servicio
único y verificable que debe producirse para terminar un proceso, una fase o un proyecto.
◦ Datos sobre el desempeño del trabajo
◦ Trabajos terminados, los indicadores clave de rendimiento, medidas de desempeño técnico,
de inicio y fin de las actividades del cronograma, el número de solicitudes de cambio, el
número de defectos, costes reales, y las duraciones reales.
◦ Solicitudes de Cambio
◦ Acción correctiva
◦ Acción preventiva El DP no debería aprobar cambios, sino que él
◦ Reparación de defectos generalmente solicita cambios al Comité de
◦ Actualizaciones Cambios. Ahora bien, el DP suele tener
¡Recordar! autoridad para aprobar algunos cambios pre-
establecidos en la matriz de roles y
responsabilidades.
4.4. Monitorear y Controlar el
Trabajo del Proyecto
4.4.Monitorear y Controlar el
Trabajo del proyecto
Permite realizar el seguimiento, revisión y presentación de informes de los
progresos, que permita al equipo alcanzar los objetivos de desempeño
definidos en el plan de dirección del proyecto.
La principal ventaja de este proceso es que permite a los
interesados ​entender el estado actual del proyecto, las medidas
adoptadas, y el presupuesto, el cronograma y el alcance.
El monitoreo es un aspecto de la gestión de los proyectos realizados
durante el proyecto. El monitoreo incluye el recojo, medición y difusión de
información sobre el desempeño y la evaluación de las mediciones y las
tendencias de mejoras en los procesos.
Entradas
◦ Estimaciones de Tiempos: Las estimaciones de programación se derivan de los avances en
contra de la línea base del cronograma y el tiempo estimado para completar (ETC). Se expresa
normalmente en términos de variación del cronograma (SV) y el índice de rendimiento de la
programación (SPI). Para los proyectos que no usan la gestión del valor ganado, se
proporcionan las varianzas frente a las fechas previstas y alcanzadas efectivamente y fechas
finales proyectadas.
◦ Estimaciones de Costos: Las previsiones de costos se derivan de los progresos en relación con
la línea de base de costos y estimaciones calculadas para completar (ETC). Normalmente, esto
se expresa en términos de variación de costo (CV) y el índice de desempeño del costo (CPI).
Una estimación a la conclusión (EAC) se puede comparar con el presupuesto hasta la
conclusión (BAC) para ver si el proyecto está todavía dentro de los rangos de tolerancia o si se
requiere una solicitud de cambio. Para los proyectos que no usan la gestión del valor ganado,
se proporcionan las variaciones frente a los gastos previstos y alcanzados efectivamente y
costos finales proyectados.
◦ Cambios aprobados validados: Los cambios aprobados que resulten del proceso Control
Integrado de Cambios, requieren la validación para asegurar que el cambio se implementó
adecuadamente. Un cambio validado proporciona los datos necesarios para confirmar que el
cambio fue ejecutado adecuadamente
Herramientas y Técnicas
◦ Técnicas Analíticas: Se aplican en la gestión de proyectos para pronosticar posibles resultados
basados ​en las variaciones posibles de proyecto o las variables ambientales y su relación con
otras variables.
◦ Ejemplos de técnicas analíticas utilizadas en proyectos:
◦ El análisis de regresión,
◦ Los métodos de agrupación,
◦ Análisis Causal,
◦ Análisis de causa raíz,
◦ Métodos de predicción (por ejemplo, series de tiempo, la construcción de escenarios,
simulación, etc.),
◦ El modo de fallo y análisis de efectos (AMFE),
◦ Análisis del árbol de fallos (FTA),
◦ Análisis de la Reserva,
◦ El análisis de tendencias,
◦ Gestión del Valor Ganado y
◦ El análisis de varianza.
Salidas
◦ Reportes de desempeño del trabajo: Son la representación física o electrónica de la
información de rendimiento de trabajo compilado en los documentos del proyecto, destinado
a generar decisiones, acciones o sensibilización. La información del proyecto se puede
comunicar verbalmente de persona a persona. Sin embargo, con el fin de grabar, almacenar y
distribuir la información del desempeño del trabajo, se requiere una representación física o
electrónica, en forma de documentos de proyectos.
◦ Reportes de desempeño del trabajo: Informes de rendimiento de trabajo son un subconjunto
de los documentos del proyecto, que sirve para crear conciencia y generar decisiones o
acciones.
◦ Indicadores específicos de rendimiento de trabajo pueden ser definidos al inicio del
proyecto y en los informes de rendimiento de trabajo normal proporcionados a las
principales partes interesadas.
◦ Ejemplos de informes de rendimiento de trabajo incluyen los informes de estado, notas,
justificaciones, notas informativas, recomendaciones y actualizaciones.
Monitorear es observar lo que está ocurriendo en el proyecto y Controlar es
implementar acciones correctivas cuando algo está fuera de lo normal.

Flujograma de acciones
correctivas

Los otros cambios solicitados suelen ser acciones preventivas o solicitudes para la
reparación de defectos detectados.
4.5.Realizar el Control Integrado
de Cambios
4.5.Realizar el Control Integrado
de Cambios

Es el proceso que consiste en revisar las solicitudes de

cambio, aprobar cambios y gestionar cambios a: los
entregables, los activos de los procesos organizacionales, los
documentos del proyecto y el Plan de Dirección del
Proyecto.
Interviene desde el inicio del proyecto hasta su terminación.
Comité de Cambios
El Comité de cambios puede estar compuesto,
por ejemplo, por: Patrocinador (tiene voto);
Cliente (tiene voto) y Director del proyecto (sin
voto, sólo voz)
Este Comité es el único que puede aprobar
cambios. La única excepción a la regla sería en
caso de fuerza mayor donde el DP puede
realizar cambios de emergencia.
Prácticamente es imposible que un proyecto se
ejecute exactamente igual a lo planificado
originalmente, por lo tanto, debemos ser
flexibles para administrar los cambios en el
proyecto.
Hay dos verdades en la vida: Todos nos vamos
a morir y ningún proyecto finalizará como
decía el plan original.
Si bien los cambios son aprobados o
rechazados por un Comité de cambios, el DP
debe tener un rol pro-activo durante el control
integrado de cambios. Algunas acciones que
debería llevar a cabo el DP durante este
proceso son:
➢ Informar a los interesados cómo
impactará el cambio en todas las
variables del proyecto.
➢ Revisar todas las recomendaciones de
cambio y acciones preventivas.
➢ Rechazar las solicitudes de cambio que
correspondan: las que no están en línea
con los objetivos iniciales del proyecto.
➢ Validar la reparación de defectos.
➢ Actualizar las líneas de base y el Plan para
la dirección del proyecto.
Herramientas y Técnicas
◦ Herramientas de control de cambios
◦ Con el fin de facilitar la configuración y la gestión del cambio, se pueden utilizar
herramientas manuales o automatizados.
◦ La selección de la herramienta debe estar basada en las necesidades de los
interesados ​en el proyecto, incluyendo las consideraciones y/o restricciones
organizacionales y ambientales.
Salidas
◦ Solicitudes de cambio aprobadas
◦ Se procesan de acuerdo con el sistema de control de cambios por el director del
proyecto, Comité de Control de Cambios (Change Control Board), o por un miembro
del equipo asignado.
◦ Solicitudes de cambio aprobadas se pondrán en práctica a través del proceso Dirigir y
Gestionar la Ejecución del proyecto.
◦ La disposición de todas las solicitudes de cambios, aprobados o no, será actualizada en
el registro de cambios como parte de las actualizaciones de los documentos del
proyecto.
◦ Registro de cambios
◦ Un registro de cambios se utiliza para documentar los cambios que se producen
durante un proyecto.
◦ Estos cambios y su impacto en el proyecto en términos de tiempo, costo y riesgo, se
comunican a las partes interesadas pertinentes.
◦ Solicitudes de cambio rechazadas también se capturan en el registro de cambios.
4.6.Cerrar el Proyecto o Fase

Juicio de Reuniones
expertos
Plan de Dirección
del Proyecto Técnicas
Analíticas

Entregables
aceptados
Entrega del
producto final

ACTUALIZACIONES
Activos de los
Procesos de la
Organización
Activos de los
Procesos de la
Organización
4.6.Cerrar el Proyecto o Fase
Es el proceso que consiste en finalizar todas las actividades en
todos los Grupos de Procesos para formalmente terminar el
proyecto o una fase del mismo.
Al cierre el director del proyecto revisará toda la información
anterior procedente de los cierres de las fases previas.
Este proceso establece los procedimientos de análisis y
documentación de las razones, en caso que un proyecto se dé
por terminado antes de su culminación.
ENTRADAS
◦ Entregables aceptados
◦ La aceptación formal y entrega del
producto, servicio o resultado final
que el proyecto estaba autorizado a
producir.
◦ Entregables aceptados pueden
incluir especificaciones aprobadas
de productos, recibos de entrega y
los documentos de trabajo de
rendimiento.
◦ Entregas parciales o provisionales
también pueden ser incluidos en las
fases del proyecto o proyectos
cancelados.
SALIDAS
◦ Entrega del producto final
◦ Se refiere a la transición del
producto final, servicio o resultado
que el proyecto fue autorizado para
producir (o en el caso de la fase de
cierre, el producto intermedio, el
servicio, o el resultado de que la
fase).
◦ Actualizaciones activos de procesos
de la organización
◦ Actualizar los archivos del proyecto e
información histórica
Documentos de
Archivos del Información
Cierre de Fase
Proyecto Histórica
o Proyecto
La fase de cierre del proyecto también se denomina Cierre Administrativo o
cierre interno. Algunas de las actividades típicas del cierre del proyecto son:

Reporte final del proyecto Lecciones aprendidas ¿Qué podemos

✓Presupuesto final
✓Cronograma final
✓Índice de archivos
✓Directorio de participantes
(proveedores, consultores, equipo
ejecutor y directivo, etc.)
✓Archivar toda la documentación en
forma ordenada para encontrarla a
futuro
Desafectación del equipo de trabajo
✓Entrega de trabajos previo a la salida
✓Evaluación final de los integrantes
del equipo de proyecto
✓Actualización de las calificaciones de
los miembros del equipo
mejorar en nuestros próximos proyectos?
✓Acciones correctivas
✓Acta de constitución del proyecto
✓Comité de cambios
✓Control integrado de cambios
✓Métodos de selección de proyectos
✓Plan para la dirección del proyecto
✓Sistema de control de cambios
✓Sistema de gestión de dirección de
proyectos
✓Sistema de gestión de la
configuración
✓Solicitud de cambio
Resumiendo