BUSINESS RESEARCH METHODS 

 
Module I: Nature and Scope of Research Methodology 
 

Research is a careful investigation or enquiry, especially through search for new facts in any branch of knowledge. 
 
Research methodology is the process used to collect information and data for the purpose of making business 
decisions. The methodology may include publication research, interviews, surveys and other research techniques, 
and could include both present and historical information. 
 
An experiment is a research method for investigating cause and effect under highly controlled conditions.  
 
A survey is a research method in which subjects respond to a series of statements or questions in a questionnaire or 
an interview. 
 
Concept is anything that is socially acceptable of object and phenomenon. 
 
Construct is ide in one’s mind. 
 
Variable is any object or attribute to which values can be designed. 
 
Proposition is jist of my understanding. 
 
Model is a representation of a system in order to have better understanding. 
 
Types of Research 
 
1. Exploratory Research 
Exploratory research, as the name implies, intends merely to explore the research questions and does not intend to 
offer final and conclusive solutions to existing problems. This type of research is usually conducted to study a 
problem that has not been clearly defined yet. 
 
Conducted in order to determine the nature of the problem, exploratory research is not intended to provide 
conclusive evidence, but helps us to have a better understanding of the problem.  
 
Exploratory research design does not aim to provide the final and conclusive answers to the research questions, but 
merely explores the research topic with varying levels of depth 
 
Advantages of Exploratory Research 
 Flexibility and adaptability to change 
 Exploratory research is effective in laying the groundwork that will lead to future studies. 
 Exploratory studies can potentially save time and other resources by determining at the earlier stages the types 
of research that are worth pursuing 
 
Disadvantages of Exploratory Research 
 Exploratory studies generate qualitative information and interpretation of such type of information is subject to 
bias 
 These types of studies usually make use of a modest number of samples that may not adequately represent the 
target population. Accordingly, findings of exploratory research cannot be generalized to a wider population. 
 Findings of such type of studies are not usually useful in decision making in a practical level. 
 
 
 
2. Conclusive Research 
Conclusive research design, as the name implies, is applied to generate findings that are practically useful in reaching 
conclusions or decision‐making. In this type of studies research objectives and data requirements need to be clearly 
defined. Findings of conclusive studies usually have specific uses. Conclusive research design provides a way to verify 
and quantify findings of exploratory studies. 
 
Conclusive research design usually involves the application of quantitative methods of data collection and data 
analysis. Moreover, conclusive studies tend to be deductive in nature and research objectives in these types of 
studies are achieved via testing hypotheses. 
 
Conclusive research design can be divided into two categories: 
 
1. Causal Research (Explanatory research) 
Causal research, also known as explanatory research is conducted in order to identify the extent and nature of 
cause‐and‐effect relationships. Causal research can be conducted in order to assess impacts of specific changes on 
existing norms, various processes etc. 
 
2. Descriptive Research 
Descriptive research can be explained as a statement of affairs as they are at present with the researcher having no 
control over variable. 
 
Descriptive studies may be characterised as simply the attempt to determine, describe or identify what is, while 
analytical research attempts to establish why it is that way or how it came to be. 
 
In its essence, descriptive studies are used to describe various aspects of the phenomenon. In its popular format, 
descriptive research is used to describe characteristics and/or behaviour of sample population. 
 
An important characteristic of descriptive research relates to the fact that while descriptive research can employ a 
number of variables, only one variable is required to conduct a descriptive study. Three main purposes of descriptive 
studies can be explained as describing, explaining and validating research findings. 
 
Difference between Exploratory and Conclusive Research: 
Exploratory research  Conclusive research 

Structure  Loosely structured in design  Well structured and systematic in design 

Have a formal and definitive 
methodology that needs to be followed 
Methodology  Are flexible and investigative in methodology  and tested 

Most conclusive researches are carried 
Hypotheses  Do not involve testing of hypotheses  out to test the formulated hypotheses 

Findings might be topic specific and might not have  Findings are significant as they have a 
Findings  much relevance outside of researcher’s domain  theoretical or applied implication 
 
Research Process 
A typical research process comprises the following stages: 
 
1. To define the problem statement  
Researchers are employed by a company for a problem: 
‐ Analysing past records of the company 
‐ Taking expert opinion if required 
‐ Conducting small qualitative study 
 ‐Understanding environmental context of the problem 
‐Defining problem 
 
Problem Definition involves stating the Management Decision Problem and identifying the Marketing Research 
Problem 
Management Decision Problem (MDP)  Marketing Research Problem (MRP) 
1. Asks what the decision maker needs to do  1. Asks what information is needed and how it should 
be obtained 
2. Action Oriented  2. Information Oriented 
3. Focuses on symptoms  3. Focuses on underlying causes 
4. Questions of change in research  4. Researcher does a marketing research on MDP 
questions 
5. For decision maker  5. For researcher maker 
6. Alternative the management takes  6. Researching and understanding current consumer 
perception 
Ex. Decision regarding price change  Ex. Studing price elasticity of demand 
 
2. Approach to solve problems 
We have to have a theoretical framework about the variables i.e. problem statement. 
Then choose a model: Verbal, Graphical, Mathematical. 
Formulate research questions: broad topics in which we are going to frame questionnaire. 
Specification of information is needed 
‐ What type of information is required to solve a problem? 
‐ What is the source of information? 
‐ Whether we require primary or secondary resources? 
  
3. Research Design 
The blueprint or framework for carrying out the research. 
There are 2 types of Research design: 
1. Exploratory: Only to gain understanding about the problem. 
2. Conclusive: Applied to generate findings that are practically useful in reaching conclusions. There is always 
hypothesis testing done to prove data is correct or not. 
 Descriptive(Survey): Describing the phenomenon under study. 
 Casual(Experiment): Trying to prove a cause and effect relationship. 
Conclusive 
Conduct  Hypothesis 
Collect data  research 
survey Testing
design
              
  
4. Data collection.  
Data collection method(s) need to be selected on the basis of critically analyzing advantages and disadvantages 
associated with several alternative data collection methods. It is done with the help of fieldwork. 
 
5. Filtering Data for analysis. 
Data is filtered and only relevant data is kept. It is done for the ease of data analysis. 
  
6. Data analysis.  
Analysis of data plays an important role in the achievement of research aim and objectives. Data analysis methods 
vary between secondary and primary studies, as well as, between qualitative and quantitative studies. 
  
7. Reaching conclusions.  
Conclusions relate to the level of achievement of research aims and objectives. Conclusions also need to 
cover research limitations and suggestions for future research. 
  
 
 
Research Approach 
Research approach can be divided into three types: 
 
1. Deductive Research Approach 
If you have formulated a set of hypotheses that need to be confirmed or rejected during the research process you 
would be following a deductive approach. In deductive approach, the effects are assessed by developing hypotheses 
that are tested during the research process. 
Deductive approach follows the following path: 

2. Inductive Research Approach 
Alternatively, inductive approach does not involve formulation of hypotheses. It starts with research questions and 
aims and objectives that need to be achieved during the research process. 
Inductive studies follow the route below: 

  
 
Deduction  Induction  

In a deductive inference,  In an inductive inference, 
when the premises are  known premises are used 
Logic  true, the conclusion must also be true  to generate untested conclusions 

Generalizability  Generalising from the general to the specific  Generalising from the specific to the general 

Data collection is used to 
Data collection is used to  explore a phenomenon, 
evaluate propositions or  identify themes and 
Use of data  hypotheses related to an existing theory  patterns and create a conceptual framework 

Theory  Theory falsification or verification  Theory generation and building 

 
The application of inductive approach is associated with qualitative methods of data collection and data analysis, 
whereas deductive approach is perceived to be related to quantitative methods.  
 
The following table illustrates such a classification from a broad perspective: 
Concepts associated with quantitative  Concepts associated with qualitative 
   methods  methods 

Deduction  Induction 
Objectivity  Subjectivity 
Type of reasoning  Causation  Meaning 

Pre‐specified  Open‐ended 
Type of question  Outcome‐oriented  Process‐oriented 

Numerical estimation  Narrative description 
Type of analysis  Statistical inference  Constant comparison 
 
Research Problem Identification and Formulation 
 
It refers to some difficulty which a researcher experiences in the context of either a theoretically or practical 
situation and wants to obtain a solution for the same.  
 
Identification of a Research Problem 
Identification is a sense of consciousness and awareness about social phenomena. 
• Researcher Knowledge 
• Keen observation 
• Careful Investigation 
• Cause and effect relationships 
 
Formulation of the Research Problem  
Steps involved in defining a problem are:  
• Statement of the problem in a general way  
• Understanding the nature of the problem  
• Surveying the available literature  
• Developing the idea through discussion  
• Rephrasing the research problem into working proposition  
 
Research Design 
Research design is a broad framework that states the total pattern of conducting research project. It specifies 
objectives, data collection and analysis methods, time, costs, responsibility, probable outcomes, and actions.  
The research design is similar to broad plan or model that states how the entire research project would be 
conducted. 
 
Types of Research Designs 
 
1. Exploratory Research Design: 
This design is followed to discover ideas and insights to generate possible explanations. It helps in exploring the 
problem or situation. It is, particularly, emphasized to break a broad vague problem statement into smaller pieces or 
sub‐problem statements that help forming specific hypothesis. 
 
The hypothesis is an abstract statement about the relationship between two or more variables.  
Naturally, in initial state of the study, we lack sufficient understanding about problem to formulate a specific 
hypothesis. Similarly, we have several competitive explanations of marketing phenomenon. Exploratory research 
design is used to establish priorities among those competitive explanations. 
 
The exploratory research design is used to increase familiarity of the analyst with problem under investigation. This 
is particularly true when researcher is new in area, or when problem is of different type. 
 
This design is followed to realize following purposes: 
1. Clarifying concepts and defining problem 
2. Formulating problem for more precise investigation 
3. Increasing researcher’s familiarity with problem 
4. Developing hypotheses 
5. Establishing priorities for further investigation 
 
Exploratory research design is characterized by flexibility to gain insights and develop hypotheses. It does not follow 
a planned questionnaire or sampling. It is based on literature survey, experimental survey, and analysis of selected 
cases. Unstructured interviews are used to offer respondents a great deal of freedom. No research project is purely 
and solely based on this design. It is used as complementary to descriptive design and causal design. 
 
2. Descriptive Research Design: 
Descriptive research design is typically concerned with describing problem and its solution. It is more specific and 
purposive study. Before rigorous attempts are made for descriptive study, the well‐defined problem must be on 
hand. Descriptive study rests on one or more hypotheses. 
 
Descriptive research requires clear specification of who, why, what, when, where, and how of the research. 
Descriptive design is directed to answer these problems. 
 
3. Experimental Research Design: 
Experimental research design deals with determining cause and effect relationship. It is typically in form of 
experiment.  
In experimental research design, attempt is made to measure impact of manipulation on independent variables (like 
price, products, advertising and selling efforts or marketing strategies in general) on dependent variables (like sales 
volume, profits, and brand image and brand loyalty).  
It has more practical value in resolving marketing problems. We can set and test hypotheses by conducting 
experiments. 
 
 
 BUSINESS RESEARCH METHODS 
 
Module II: Research Methods and Data Collection Technique 
 
Research modelling: Types, and Stages 
 
Data collection 
Data collection is a process of collecting information from all the relevant sources to find answers to the research 
problem, test the hypothesis and evaluate the outcomes. Data collection methods can be divided into two 
categories: secondary methods of data collection and primary methods of data collection. 
 
Types of Data 
 
1. Primary Data Collection Methods 
Primary data collection methods can be divided into two groups: quantitative and qualitative. 
 
1.1 Quantitative data collection methods are based in mathematical calculations in various formats. Methods of 
quantitative data collection and analysis include questionnaires with closed‐ended questions, methods of 
correlation and regression, mean, mode and median and others. 
Quantitative methods are cheaper to apply and they can be applied within shorter duration of time compared to 
qualitative methods. Moreover, due to a high level of standardisation of quantitative methods, it is easy to make 
comparisons of findings. 
 
1.2 Qualitative research methods, on the contrary, do not involve numbers or mathematical calculations. 
Qualitative research is closely associated with words, sounds, feeling, emotions, colours and other elements that 
are non‐quantifiable. 
Qualitative studies aim to ensure greater level of depth of understanding and qualitative data collection 
methods include interviews, questionnaires with open‐ended questions, focus groups, observation, game or 
role‐playing, case studies etc. 
 
Your choice between quantitative or qualitative methods of data collection depends on the area of your research 
and the nature of research aims and objectives. 
 
2. Secondary Data Collection Methods 
Secondary data is a type of data that has already been published in books, newspapers, magazines, journals, online 
portals etc.   
There is an abundance of data available in these sources about your research area in business studies, almost 
regardless of the nature of the research area. Therefore, application of appropriate set of criteria to select secondary 
data to be used in the study plays an important role in terms of increasing the levels of research validity and 
reliability. 
These criteria include, but not limited to date of publication, credential of the author, reliability of the source, quality 
of discussions, depth of analyses, the extent of contribution of the text to the development of the research area etc. 
 
Data Collection Methods 
 
1. Qualitative Research‐  
Qualitative Research is generally undertaken to develop an initial understanding of the problem. It is non statistical 
in nature. It uses an inductive method, that is, data relevant to some topics are collected and grouped into 
appropriate meaningful categories. The explanations are emerged from the data itself. It is used in exploratory 
research design and descriptive research also. Qualitative data comes into a variety of forms like interview 
transcripts; documents, diaries and notes made while observing.  
 
1. Direct Collection Method 
When the data is collected directly, it makes use of disguised method. Purpose of data collection is not known. 
 
1.1 Focus Group 
Focus groups are also known as group interviews or group discussions. They are used to understand the attitude or 
behaviour of the audience. 
 
Objectives of Focus Group 
 To gather primary information for research project; 
 To help developing questionnaires in terms of survey research; 
 To understand reason behind a particular phenomenon: 
 To see how people interpret certain phenomenon; 
 To test primarily ideas or plan 
 
Steps involved in conducting Focus group 
1. Define the problem 
2. Select a sample 
3. Determine the number of groups necessary(minimum number should be two) 
4. Prepare the study mechanics. Arrange the respondents place where the focus group is to be assembled. 
5. Select moderators and brief them. 
6. Prepare the focus group material. 
7. Conduct the session. 
8. Analyze the data and prepare summary report. 
 
Advantages of Focus Group 
1. It is used to collect primary information and therefore it can conduct a pilot study also. 
2. Relative cost is not much. 
3. It can be conducted quickly. 
4. It has flexibility. 
5. Moderator can detect the opinion and certificates of those who cannot speak well by facial expression and other 
non verbal behaviour. 
 
Disadvantages of Focus Group 
1. It is inappropriate for gathering quantitative data. 
2. Self appointed group leader may impose his /her opinion on other members. Moderators can restrict people. 
3. t depends heavily on skills of moderator. 
4. Respondents in the focus group may or may not represent the population from which they are drawn. 
5. Recording equipments are likely to restrict respondents. Location of recording equipment is very important. 
 
1.2 Depth Interview 
They are direct one to one personal interviews. A detailed background is provided by the respondents and elaborate 
data concerning the respondents opinions, values, motivation, expression, feeling etc are obtained.  
Even their non‐verbal expressions are observed.  
They take long time, therefore lengthy observations are involved. 
These are conducted to customize individual responses. The questions will depend on what kind of answers are 
given.  
 
Techniques under Depth Interview 
1. Laddering: When we move from product characteristics to user characteristics. 
2. Hidden Issue Questioning: The interviewer questions about the respondents fantasies or personal life. 
3. Symbolic analysis: The interviewer attempts to find out what something symbolizes to the participant, by asking 
about the object's opposite. 
 
 
 
Advantages of Depth Interview 
 Lot of detail is provided. 
 Information obtained is comparatively more accurate. 
 Personal or intimate topic can also be discussed since the personal rapport is established between the 
respondent and the interviewer 
 
Disadvantages of Depth Interview 
 It is difficult to generalize since the interviewers are non‐standardized 
 Since the success depends on the interviewer, there are chances of bias. 
 Data analysis takes a lot of time. 
 
1.3 Case Study 
Individual cases are taken and a detailed study of each case is done. 
 
Advantages of Case Study 
 Accurate data is provided 
 There is detailed analysis 
 
Disadvantages of Case Study 
 It is difficult to generalize. 
 It consumes lot of time. 
 Confidential and sensitive information may not be given. 
 Interviewer bias is there. 
 
2. Indirect Collection Method 
When the data is collected indirectly. 
 
2.1 Projective Techniques 
Projective Techniques are indirect and unstructured methods of investigation which have been developed by the 
psychologists and use projection of respondents for inferring about underline motives, urges or intentions which 
cannot be secure through direct questioning as the respondent either resists to reveal them or is unable to figure 
out himself.  
 
Types of Projective Techniques 
 
1. Word Association Test 
An individual is given a clue or hint and asked to respond to the first thing that comes to mind. The association can 
take the shape of a picture or a word. There can be many interpretations of the same thing. A list of words is given 
and you don’t know in which word they are most interested. The interviewer records the responses which reveal the 
inner feeling of the respondents. The frequency with which any word is given a response and the amount of time 
that elapses before the response is given are important for the researcher. For eg: Out of 50 respondents 20 people 
associate the word “ Fair” with “Complexion”. 
 
2. Completion Test 
In this the respondents are asked to complete an incomplete sentence or story. The completion will reflect their 
attitude and state of mind. 
 
3. Construction Test 
This is more or less like completion test. They can give you a picture and you are asked to write a story about it. The 
initial structure is limited and not detailed like the completion test. For eg: 2 cartoons are given and a dialogue is to 
written. 
 
4. Expression Techniques 
In this the people are asked to express the feeling or attitude of other people. 
 
Disadvantages of Projective Techniques 
 Highly trained interviewers and skilled interpreters are needed. 
 Interpreters bias can be there. 
 It is a costly method. 
 The respondent selected may not be representative of the entire population. 
 
2. Quantitative Research 
Quantitative Research quantifies the data and generalizes the results from the sample to the population.  
1. Survey Method 
2. Observation Method 
 
1. Survey 
Survey method can be explained as “questioning individuals on a topic or topics and then describing their responses” 
 
Survey method pursues two main purposes: 
1. Describing certain aspects or characteristics of population and/or 
2. Testing hypotheses about nature of relationships within a population. 
 
Types of Survey Method 
Survey method  Description 

1. Mail survey  A written survey that is self‐administered 

A survey conducted by telephone in which the questions are read to the 
2. Telephone survey  respondents 

3. Personal interview  A face‐to‐face interview of the respondent 

4. Electronic Survey  An E‐Survey is the survey done on the internet. 
 
Advantages of Survey Method 
 Surveys can be conducted faster and cheaper compared to other methods of primary data collection such as 
observation and experiments 
 Primary data gathered through surveys are relatively easy to analyse 
  
Disadvantages of Survey Method 
 In some cases, unwillingness or inability of respondents to provide information 
 Human bias of respondents, i.e. respondents providing inaccurate information 
 Differences in understanding: it is difficult to formulate questions in such a way that it will mean exactly same 
thing to each respondent 
 
2. Observation 
Recording of behaviour of people, object or event in a systematic manner to obtain information about phenomenon 
of interest. 
 
Types of Observation 
 
1. Structured vs Unstructured Observation 
In structured or systematic observation, data collection is conducted using specific variables and according to a pre‐
defined schedule. Researcher designs the methods by which observations will be measured and what is to be 
measured. 
 
2. Unstructured Observation 
Unstructured observation, on the other hand, is conducted in an open and free manner in a sense that there would 
be no pre‐determined variables or objectives. Researcher records entire phenomenon. 
 
3. Disguised Observation 
When the respondents are not aware that they are being observed. 
 
4. Undisguised Observation 
When respondents are aware that they are being recorded. 
 
5. Natural Observation 
Observing a phenomenon as it takes place in its natural setting. 
 
6. Contrived Observation 
Observing a phenomenon in its artificial setting. 
 
7. Personal Observation 
An observation research strategy in which human records the phenomenon. 
 
8. Mechanical Observation 
An observation research in which mechanical devices record the phenomenon as it occurs. 
 
Advantages of Observation Method 
 direct access to research phenomena 
 high levels of flexibility in terms of application 
 generating a permanent record of phenomena to be referred to later 
 
Disadvantages of Observation Method 
 longer time requirements 
 high levels of observer bias 
 impact of observer on primary data, in a way that presence of observer may influence the behaviour of sample 
group elements. 
 
Questionnaires 
A questionnaire is a research instrument consisting of a series of questions for the purpose of gathering information 
from respondents 
 
Questionnaires can be classified as both, quantitative and qualitative method depending on the nature of questions. 
 
Types of Questionnaires 
  
1. Computer questionnaire. Respondents are asked to answer the questionnaire which is sent by mail. The 
advantages of the computer questionnaires include their inexpensive price, time‐efficiency, and respondents do 
not feel pressured, therefore can answer when they have time, giving more accurate answers. However, the 
main shortcoming of the mail questionnaires is that sometimes respondents do not bother answering them and 
they can just ignore the questionnaire. 
  
2. Telephone questionnaire. Researcher may choose to call potential respondents with the aim of getting them to 
answer the questionnaire. The advantage of the telephone questionnaire is that, it can be completed during the 
short amount of time. The main disadvantage of the phone questionnaire is that it is expensive most of the time. 
Moreover, most people do not feel comfortable to answer many questions asked through the phone and it is 
difficult to get sample group to answer questionnaire over the phone. 
  
3. In‐house survey. This type of questionnaire involves the researcher visiting respondents in their houses or 
workplaces. The advantage of in‐house survey is that more focus towards the questions can be gained from 
respondents. However, in‐house surveys also have a range of disadvantages which include being time 
 consuming, more expensive and respondents may not wish to have the researcher in their houses or workplaces 
for various reasons. 
  
4. Mail Questionnaire. These sorts of questionnaires involve the researcher to send the questionnaire list to 
respondents through post, often attaching pre‐paid envelope. Mail questionnaires have an advantage of 
providing more accurate answer, because respondents can answer the questionnaire in their spare time. The 
disadvantages associated with mail questionnaires include them being expensive, time consuming and 
sometimes they end up in the bin put by respondents. 
  
Types of questions in Questionannaire 
  
1. Open question questionnaires. Open questions differ from other types of questions used in questionnaires in a 
way that open questions may produce unexpected results, which can make the research more original and 
valuable. However, it is difficult to analyze the results of the findings when the data is obtained through the 
questionnaire with open questions. 
  
2. Multiple choice questions. Respondents are offered a set of answers they have to choose from. The downsize of 
questionnaire with multiple choice questions is that, if there are too many answers to choose from, it makes the 
questionnaire, confusing and boring, and discourages the respondent to answer the questionnaire. 
  
3. Dichotomous Questions. This type of questions gives two options to respondents – yes or no, to choose from. It 
is the easiest form of questionnaire for the respondent in terms of responding it. 
  
4. Scaling Questions. Also referred to as ranking questions, they present an option for respondents to rank the 
available answers to the questions on the scale of given range of values (for example from 1 to 10). 
 
Questionnaire Design Process 
 

1. State the information required‐ This will depend upon the nature of the problem, the purpose of the study and 
hypothesis framed. The target audience must be concentrated on. 
 
2. State the kind of interviewing technique‐ interviewing method can be telephone, mails, personal interview or 
electronic interview. Telephonic interview can be computer assisted. Personal interview can be conducted at 
respondent’s place or at mall or shopping place. Mail interview can take the form of mail panel. Electronic 
interview takes place either through electronic mails or through the internet. 
 
3. Decide the content of questions‐ There are two deciding factors for this‐ 
 Is the question significant? ‐ Observe contribution of each question. Does the question contribute for the 
objective of the study? 
 Is there a need for several questions or a single question? ‐ Several questions are asked in the following 
cases: 
‐ When there is a need for cross‐checking 
‐ When the answers are ambiguous 
‐ When people are hesitant to give correct information. 
 
4. Decide on the structure of the question‐ Questions can be of two types: 
1. Structured questions‐ These specify the set of response alternatives and the response format. These can be 
classified into multiple choice questions (having various response categories), dichotomous questions 
(having only 2 response categories such as “Yes” or “No”) and scales (discussed already). 
2. Unstructured questions‐ These are also known as open‐ended question. No alternatives are suggested and 
the respondents are free to answer these questions in any way they like. 
 
5. Determine the question language/phrasing‐ If the questions are poorly worded, then either the respondents 
will refuse to answer the question or they may give incorrect answers. Thus, the words of the question should be 
carefully chosen. Ordinary and unambiguous words should be used. Avoid implicit assumptions, generalizations 
 and implicit alternatives. Avoid biased questions. Define the issue in terms of who the questionnaire is being 
addressed to, what information is required, when is the information required, why the question is being asked, 
etc. 
 
6. Properly arrange the questions‐ To determine the order of the question, take decisions on aspects like opening 
questions (simple, interesting questions should be used as opening questions to gain co‐operation and 
confidence of respondents), type of information (Basic information relates to the research issue, classification 
information relates to social and demographic characteristics, and identification information relates to personal 
information such as name, address, contact number of respondents), difficult questions (complex, embarrassing, 
dull and sensitive questions could be difficult), effect on subsequent questions, logical sequence, etc. 
 
7. Recognize the form and layout of the questionnaire‐ This is very essential for self‐administered questionnaire. 
The questions should be numbered and pre‐coded. The layout should be such that it appears to be neat and 
orderly, and not clattered. 
 
8. Pre‐test the questionnaire‐ The questionnaire should be pre‐tested on a small number of respondents to 
identify the likely problems and to eliminate them. Each and every dimension of the questionnaire should be 
pre‐tested. The sample respondents should be similar to the target respondents of the survey. 
 
9. Finalize the questionnaire‐ Check the final draft questionnaire. Ask yourself how much will the information 
obtained from each question contribute to the study. Make sure that irrelevant questions are not asked. Obtain 
feedback of the respondents on the questionnaire. 
 
How to overcome the respondents’ inability and unwillingness to answer 
 
Inability 
The respondents may be unable to answer the questions because of following reasons‐ 
 The respondent may not be fully informed 
 The respondent may not remember 
 He may be unable to express or articulate 
 
Unwillingness 
The respondent may be unwilling to answer due to‐ 
 There may be sensitive information which may cause embarrassment or harm the respondent’s image. 
 The respondent may not be familiar with the genuine purpose 
 The question may appear to be irrelevant to the respondent 
 The respondent will not be willing to reveal traits like aggressiveness (For instance ‐ if he is asked “Do you hit 
your wife, sister”, etc.) 
 
Solution 
To overcome the respondent’s unwillingness to answer: 
1. Place the sensitive topics at the end of the questionnaire 
2. Preface the question with a statement 
3. Use the third person  
4. Categorize the responses rather than asking a specific response figure (For example ‐ Group for income levels 0‐
25000, 25000‐50000, 50000 and above) 
 
Attitude Measurement Scales 
 
The term scaling is applied to the attempts to measure the attitude objectively.  
 
Attitude is a resultant of number of external and internal factors.  
 
Types of Measurement 
Depending upon the attitude to be measured, appropriate scales are designed 
Four types of scales are generally used for Research: 
1. Nominal 
These scales are just numerical and are the least restrictive of all the scales. Instances of Nominal Scale are ‐ credit 
card numbers, bank account numbers, employee id numbers etc. It is simple and widely used when relationship 
between two variables is to be studied.  
In a Nominal Scale numbers are no more than labels and are used specifically to identify different categories of 
responses.  
 
Example: 
 What is your gender? 
[  ] Male 
[  ] Female 
 
 Daily turnover of consumer is? 
[  ] Between 100 – 200 
[  ] Between 200 – 300 
[  ] Above 300 
 
2. Ordinal  
It is more powerful than a nominal scale in that the numbers possess the property of rank order. The ranking of 
certain product attributes/benefits as deemed important by the respondents is obtained through the scale. 
 
Example: 
 Rank the following attributes (1 ‐ 5), on their importance in a microwave oven. 
Company Name 
Functions 
Price 
Comfort 
Design 
The most important attribute is ranked 1 by the respondents and the least important is ranked 5.  
 
 If there are 4 different types of fertilizers and if they are ordered on the basis of quality as Grade A, Grade B, 
Grade C, Grade D is again an Ordinal Scale. 
 
3. Interval  
Here in the distance between the various categories are equal in case of Interval Scales. The Interval Scales are also 
termed as Rating Scales. An Interval Scale has an arbitrary Zero point with further numbers placed at equal intervals.  
 
Example: 
 A very good example of Interval Scale is a Thermometer. 
 How do you rate your present refrigerator for the following qualities? 
Company Name  Less Known  1  2  3  4  5  Well Known 
Functions  Few  1  2  3  4  5  Many 
Price  Low  1  2  3  4  5  High 
Design  Poor  1  2  3  4  5  Good 
Overall Satisfaction  Very Dis‐Satisfied  1  2  3  4  5  Very Satisfied 
 
4. Ratio  
A Ratio scale’s value can be computed and it has a natural zero point and further numbers are placed at equally 
appearing intervals.  
 
Example: 
 Scales for measuring physical quantities like ‐ length, weight, etc. 
 
 
Types of Scales 
Scaling is a technique used for measuring qualitative responses of respondents such as those related to their 
feelings, perception, likes, dislikes, interests and preferences. 
1. Non Comparative Scales 
 
1. Likert Scale 
It was developed Rensis Likert. Here the respondents are asked to indicate a degree of agreement and disagreement 
with each of a series of statement.  
 
Each scale item has 5 response categories ranging from strongly agree and strongly disagree. 
5  4  3  2  1 
Strongly agree  Agree  Indifferent  Disagree  Strongly disagree 
 
2. Semantic Differential 
This is a seven point scale and the end points of the scale are associated with bipolar labels. 
Bi‐polar means two opposite streams. Individual can score between 1 to 7. 
 
1  7 
Unpleasant  2  3  4  5  6  Pleasant 
Submissive  Dominant 
 
3. Stapel’s Scale 
It was developed by Jan Stapel. This scale has some distinctive features: 
 
 Each item has only one word/phrase indicating the dimension it represents. 
 Each item has ten response categories. 
 Each item has an even number of categories. 
 The response categories have numerical labels but no verbal labels. 
 This is a unipolar rating scale. 
 
We can select any number from +5, for words we think are very accurate, to ‐5,for words we think are very 
inaccurate. This scale is usually presented vertically. 
+5 
+4 
+3 
+2 
+1 
High Quality 
‐1 
‐2 
‐3 
‐4 
‐5 
 
2. Comparative Scales 
 
1. Rank order Scale 
A Rank Order scale gives the respondent a set of items and asks them to put the items in some form of order. 
The measure of 'order' can include such as preference, importance, liking, effectiveness and so on. 
 
2. Paired Comparison Scale 
The Paired Comparison Scaling is a comparative scaling technique wherein the respondent is shown two objects at 
the same time and is asked to select one according to the defined criterion. The resulting data are ordinal in nature. 
The paired comparison method is effective when the number of objects is limited because it requires the direct 
comparison. 
 
3. Constant Sum Scale 
In constant sum scaling, respondents allocate a constant sum of units, such as points, the sum of all the points is 
100. The questionnaire is discarded if the point do not total up to 100 or exceed 100 points. 
 
Sampling Plan 
A sampling plan is a term that provide an outline on the basis of which research is conducted. It tells which category 
is to be surveyed, what should be the sample size and how the respondents should be chosen out of the population. 
This sampling unit is a representative of the total population, though it might be a fraction of the total population. 
 
Sampling Design 
 
1. Define the target population 
More commonly known as the Sample unit, it comprises of the type of customers / people that you want to contact 
for your market research study. To determine the sample population, first you need to decide what the ideal 
customer for the firm looks like. 
You cannot interview 100% of your customers. Hence the Sample population will be a small population which will be 
extrapolated later on. So this step is important and you need to choose your customers with care. They should be a 
strong representative of the type of business you want to become. 
 
2. Form a sampling frame 
A sampling frame is a list of all the items in your population. It’s a complete list of everyone or everything you want 
to study. The difference between a population and a sampling frame is that the population is general and the frame 
is specific. 
 
3. Select a Sampling Technique 
The selection of sampling technique depends upon the availability of sampling frame and the target population. 
 
4. Select Sample Size 
Sample size determination 
 
5. Execute the sampling process. 
 
Types of Sampling Techniques 
The method which is adopted to collect the sample obviously has large implications on the conclusions drawn from 
that sample. Mentioned below are the techniques which can be used for sampling populations as well as processes. 
 
Probability Sampling 
Sampling techniques can be divided into two categories: probability and non‐probability. In probability sampling, 
each population member has a known, non‐zero chance of participating in the study. Randomization or chance is the 
core of probability sampling technique. 
 
Probability sampling comprises the following sampling techniques: 
 
1. Simple Random Sampling 
In simple random sampling each member of population is equally likely to be chosen as part of the sample. It has 
been stated that “the logic behind simple random sampling is that it removes bias from the selection procedure and 
should result in representative samples. 

 
2. Stratified Sampling 
Stratified sampling is a probability sampling method and a form of random sampling in which the population is 
divided into two or more groups (strata) according to one or more common attributes. 
Stratified random sampling intends to guarantee that the sample represents specific sub‐groups or strata. 
Accordingly, application of stratified sampling method involves dividing population into different subgroups (strata) 
and selecting subjects from each strata in a proportionate manner. 
 
Stratified sampling can be divided into the following two groups:  
 In  proportionate stratified random sampling technique involves determining sample size in each stratum in a 
proportionate manner to the entire population. 
 In disproportionate stratified random sampling, on the contrary, numbers of subjects recruited from each 
stratum does not have to be proportionate to the total size of the population.  
 
3. Systematic Sampling 
In systematic sampling every Nth member of population is selected to be included in the study. It is a probability 
sampling method. It has been stated that “with systematic sampling, every Kth item is selected to produce a sample 
of size n from a population size of N”. 

 
 
We divide population into groups then any of the 2 techniques can be used: 
 
1. Proportionate Sample Technique 
The sample size of each stratum in this technique is proportionate to the population size of the stratum when 
viewed against the entire population. This means that the each stratum has the same sampling fraction. 
 
2. Disproportionate Sampling Technique 
With disproportionate sampling, the different strata have different sampling fractions. 
 
4. Cluster Sampling 
Cluster sampling is a technique in which clusters of participants that represent the population are identified and 
included in the sample. Cluster sampling involves identification of cluster of participants representing the population 
and their inclusion in the sample group. This is a popular method in conducting marketing researches. 
The main aim of cluster sampling can be specified as cost reduction and increasing the levels of efficiency of 
sampling. 

 
 
Non‐ Probability Sampling 
In non‐probability sampling (also known as non‐random sampling) not all members of the population has a chance of 
participating in the study. This is contrary to probability sampling, where each member of the population has a 
known, non‐zero chance of being selected to participate in the study. 
 
Non Probability sampling comprises the following sampling techniques: 
 
1. Convenience Sampling 
Convenience sampling is a type of sampling where the first available primary data source will be used for the 
research without additional requirements. 
This sampling method involves getting participants wherever you can find them and typically wherever is 
convenient.  
 
2. Judgemental Sampling 
Judgemental sampling is a type of sampling which is done based on researcher’s own judgement. 
 
3. Quota sampling 
It can be defined as a sampling method of gathering representative data from a group. Application of quota sampling 
ensures that sample group represents certain characteristics of the population chosen by the researcher. 
Quota sampling can be divided into two groups:  
 Controlled quota sampling involves introduction of certain restrictions in order to limit researcher’s choice of 
samples. 
 Uncontrolled quota sampling, on the other hand, resembles convenience sampling method in a way that 
researcher is free to choose sample group members according to his/her will. 
 
4. Snowball sampling 
Snowball sampling (also known as chain‐referral sampling) is a sampling method used when characteristics to be 
possessed by samples are rare and difficult to find. Snowball sampling method is based on referrals from initial 
subjects to generate additional subjects. 
 
Sampling and Non‐Sampling Error 
 
Sampling error  is an error which occurs when the sample selected does not contain the true characteristics, 
qualities or figures of the whole population.  
Non‐sampling error is an error that arises from human error, such as error in problem identification, method or 
procedure used, etc. 
 
There are two types of non‐sampling error: 
 
1. Response Error: Error arising due to inaccurate answers were given by respondents, or their answer is 
misinterpreted or recorded wrongly. It consists of researcher error, respondent error and interviewer error 
which are further classified as under. 
 Researcher Error 
‐ Surrogate Error 
‐ Sampling Error 
‐ Measurement Error 
‐ Data Analysis Error 
‐ Population Definition Error 
 Respondent Error 
‐ Inability Error 
‐ Unwillingness Error 
 Interviewer Error 
‐ Questioning Error 
‐ Recording Erro 
‐ Respondent Selection Error 
‐ Cheating Error 
 
2. Non‐Response Error: Error arising due to some respondents who are a part of the sample does not respond. 
 
 
 
 
Comparison Chart 
 
BASIS FOR 
SAMPLING ERROR  NON‐SAMPLING ERROR 
COMPARISON 

Meaning  Sampling error is a type of error, occurs due to  An error occurs due to sources other than 

the sample selected does not perfectly  sampling, while conducting survey activities is 
represents the population of interest.  known as non sampling error. 

Cause  Deviation between sample mean and  Deficiency and analysis of data 

population mean 

Type  Random  Random or Non‐random 

Occurs  Only when sample is selected.  Both in sample and census. 

Sample size  Possibility of error reduced with the increase in  It has nothing to do with the sample size. 

sample size. 
 
Data Editing in Research Methodology 
When the researcher collects the data it is in raw form and it needs to be edited, organized and analyzed. The raw 
data needs to be transformed into a comprehensible form of data. The first steps in this process are to edit the data. 
The edited data is then coded and inferences are drawn. The editing of the data is not a complex task but it requires 
an experienced, talented and knowledgeable person to do so. 

The purpose of data editing 
 Clarify responses 
With editing the data the researcher makes sure that all responses are now very clear to understand. Bringing clarity 
is important otherwise the researcher can draw wrong inferences from the data. Sometimes the respondents make 
some  spelling  and  grammatical  mistakes  the  editor  needs  to  correct  them.  The  respondents  might  not  be  able  to 
express their opinion in proper wording. The editor can rephrase the response, but he needs to be very careful in 
doing so. Any bias can be introduced by taking the wrong meanings of the respondents point of view. 

 Make omissions 
The editor may also need to make some omissions in the responses. By chance or by some mistake some responses 
are left incomplete, the editor has to see what has been an oversight by the respondent. 

It depends on the target population how well you get the questionnaires filled. An educated respondent will fill the 
questionnaire in a better manner than a person who is not very educated. It also depends on how much interested 
the respondent is in filling the questionnaire. Sometimes the respondents are very reluctant to fill it out. In case, you 
think  that  your  respondents  are not  very  much  interested,  you  should  take  an  interview  rather  than  submitting  a 
questionnaire. In the questionnaire, the respondents will leave blank spaces and you might get “noreponse”. On the 
other hand, in an interview you can better assess what they want to tell and what they are trying to hide. 

 Avoid biased editing 
The editor has a great responsibility to edit the surveyed data or other form of responses. The editor needs to be 
very objective and should not try to hide or remove any information. He should not add anything in the responses 
without any sound reason. He should have to be confident in making any changes or corrections in the data. In short, 
he should make least changes and only logical changes. He should not add anything that shows his opinion on the 
issue. 

 Make judgements 
Sometimes  the  respondents  leave  something  incomplete,  to  complete  the  sentence  or  a  phrase  the  editor  has  to 
make a judgement. He should have to have good judgement to do so. He should do it so well that his personal bias 
do not involve in the responses. 
 Check handwriting 
Handwriting issues needs also be resolved by the editor. Some people write very fast and in this way they write so 
that comprehension of the text becomes difficult. In electronically sent questionnaires this problem never arises. 

 Logical adjustments 
Logical adjustments must be made or otherwise the data will become faulty. There might be need for some logical 
corrections, for example, a respondent gives these three answers to the three questions that have been asked form 
him; 

  
#1: What is your age? 
Ans: 16 years 
#2: What is your academic qualification? 
Ans: Bachelors 
#3: What academic qualifications you want to achieve in the future? 
Ans: Bachelors in fine arts 
  
Looking at the answers he has provided, he could not be 16 years of age and done with bachelors degree. By looking 
at  other  answers  he  has  provided  you  can  guess  his  age.  If  he  is  16  years  of  age  then  he  could  not  be  done  with 
bachelors and you can guess in which class he will be. In case, it is possible to contact with the respondent you can 
ask him about these answers. You can make logical changes in these answers because it is clearly evident that 16‐
year  boy  or  girl  could  not  be  in  bachelors.  He  might  got  confused  between  the  two  questions  and  give  wrong 
response. Such corrections are pretty easy to make but there can be some other responses that are tricky and clearly 
wrong. The editor must have knowledge how to correct the answers and what to do in such situation. 

 Recontact the respondent 
If some information is least comprehendible and no logical meaning can be taken, interviewees can be re‐contacted 
to know what they meant by that. In case, the data in the questionnaire is not correct and the editor cannot take any 
meaning from it. The editor should ask the respondents, recontact with them and get their help. 

Electronic editing 
In  recent  years,  most  of  the  researchers  prefer  to  submit  electronic  questionnaires  wherever  it  is  possible. 
Electronically  sent  questionnaires  are  easy  to  edit,  because  in  the  electronic  questionnaire  you  can  set  some 
parameters. The computer can edit the questionnaire itself and the job of the editor becomes easy. You can avoid 
inconsistencies in the electronic questionnaire. The logical errors can be completely avoided. No response answers 
are few in electronic questionnaires. 

The qualities of the data editor 
The data editor should have three qualities; he should have to  be Intelligent, objective and experienced in editing 
the data. He should know that how important is the handling of data to the researcher. He should try to avoid the 
slightest chances of bias, which means that he should also be honest with his work. His data editing will play a major 
role on the final inferences that the researcher will draw from the data. 

Tabulation of Data and Types of Tabulation 
Tabulation  is  the  systematic  arrangement  of  the  statistical  data  in  columns  or  rows.  It  involves  the  orderly  and 
systematic  presentation  of  numerical  data  in  a  form  designed  to  explain  the  problem  under  consideration. 
Tabulation helps in drawing the inference from the statistical figures. 
 
Tabulation  prepares  the  ground  for  analysis  and  interpretation.  Therefore  a  suitable  method  must  be  decided 
carefully  taking  into  account  the  scope  and  objects  of  the  investigation,  because  it  is  very  important  part  of  the 
statistical methods. 
 
 
Types of Tabulation 
 
In general, the tabulation is classified in two parts, that is a simple tabulation, and a complex tabulation. 
Simple  tabulation,  gives  information  regarding  one  or  more  independent  questions.  Complex  tabulation  gives 
information regarding two mutually dependent questions. 
 
ONE‐WAY TABLE 
DIVISION  POPULATION 
  (Millions) 
Karachi  10.875968 
Hyderabad  14.186954 
Sukkur  12.994401 
 
This table gives us information regarding one characteristic information about the population in different divisions of 
Sindh. 
 
All questions that can be answered in ONE WAY TABLE are independent of each other. It is therefore an example of a 
simple tabulation, since the information obtained in it is regarding one independent question, that is the number of 
persons in various divisions of Sindh in millions. 
 
Two‐Way Table 
 
These types of table give information regarding two mutually dependent questions. For example, question is, how 
many millions of the persons are in the Divisions; the One‐Way Table will give the answer. But if we want to know 
that  in  the  population  number,  who  are  in  the  majority,  male,  or  female.  The  Two‐Way  Tables  will  answer  the 
question by giving the column for female and male. Thus the table showing the real picture of divisions sex wise is as 
under: 
TWO‐WAY TABLE 
DIVISION  POPULATION (Millions) 
Male  Female  Total 
Karachi       
Hyderabad 
Sukkur 
 
Three‐Way Table 
 
Three‐Way Table gives information regarding three mutually dependent and inter‐related questions. 
For  example,  from  one‐way  table,  we  get  information  about  population,  and  from  two‐way  table,  we  get 
information about the number of male and female available in various divisions. Now we can extend the same table 
to a three way table, by putting a question, “How many male and female are literate?” Thus the collected statistical 
data will show the following, three mutually dependent and inter‐related questions: 
1.         Population in various division. 
2.         Their sex‐wise distribution. 
3.         Their position of literacy. 
 
  THREE‐WAY TABLE 
DIVISION  POPULATION (Millions) 
Male  Female  Total 
  Literate  Illiterate  Total  Literate  Illiterate  Total  Literate  Illiterate Total 
Karachi                   
Hyderabad                   
Sukkur   
This table gives information concerning the literacy of both male and female in various divisions of Sindh. From the 
table we can explain the sex which has more education in relation to division, and also, we can say whether literacy 
is low in rural areas than in urban areas. 
 
Higher Order Tables 
 
Higher  order  tables  are  those  which  provide  information  about  a  large  number  of  inter  related  questions.  Higher 
order tables may be of four‐way, five‐way, six‐way etc. Such kind of tables are called manifold tables. 
 
Data Validation 
Data validation is the process of comparing data with a set of rules to find out if data is reasonable.  
 
There are many types of data validation such as: 
‐Format check: Checks data is in the right format, e.g. date in the format dd/mm/yyyy 
‐Presence check: Checks that data has been entered into a field 
‐Range check: Checks that a value falls within the specified range, e.g. IB grades can only range between 0 and 7. 
‐Type check: Ensures the correct data type has been entered, e.g. age should be a number. 
 
Data Verification 
Data verification is the process of checking that the data entered exactly matches the original source to find out if 
data is accurate. 
 
Data verification methods include: 
‐Double entry ‐ entering data twice 
‐Proofreading data ‐ someone checks the data entered against the original document 
‐Echo ‐ system repeats the data being entered 
 BUSINESS RESEARCH METHODS 
 
Module IV: Field Project and Report Writing 
 
Research Report 
 
A research report is a written document or oral presentation based on a written document that communicates the 
purpose, scope, objective(s), hypotheses, methodology, findings, limitations and finally, recommendations of a 
research project to others. 
  
Significance of Report Writing 
 
 Research report is considered a major component of the research study for the research task remains 
incomplete till the report has been presented and/or written. 
 Even the most brilliant hypothesis, highly well designed and conducted research study, and the most striking 
findings are of little value unless they are effectively communicated to others. 
 The purpose of research is not well served unless the findings are made known to others.  
 Research results must invariably enter the general store of knowledge. 
 
Different Steps in Writing Report 
 
1. Logical analysis of the subject matter:   
It is the first step which is primarily concerned with the development of a subject. There are two ways in which to 
develop a subject: 
 Logical development is made on the basis of mental connections and associations between the one thing and 
another by means of analysis. Logical treatment often consists in developing the material from the simple 
possible to the most complex structures.  
 Chronological development is based on a connection or sequence in time or occurrence. The directions for doing 
or making something usually follow the chronological order. 
 
2. Preparation of the final outline:  
It is the next step in writing the research report “Outlines are the framework upon which long written works are 
constructed. They are an aid to the logical organisation of the material and a reminder of the points to be stressed in 
the report.” 
 
3. Preparation of the rough draft:  
This follows the logical analysis of the subject and the preparation of the final outline. Such a step is of utmost 
importance for the researcher now sits to write down what he has done in the context of his research study. He will 
write down the procedure adopted by him in collecting the material for his study along with various limitations faced 
by him, the technique of analysis adopted by him and the various suggestions he wants to offer regarding the 
problem concerned. 
 
4. Rewriting and polishing of the rough draft:  
This step happens to be most difficult part of all formal writing. While rewriting and polishing, one should check the 
report for weaknesses in logical development or presentation. The researcher should also “see whether or not the 
material, as it is presented, reaches the audience and they are able to understand it as the researcher has meant 
them to. In addition he should check the mechanics of writing—grammar, spelling and usage. 
 
5. Preparation of the final bibliography:  
Next in order comes the task of the preparation of the final bibliography. The bibliography, which is generally 
appended to the research report, is a list of books in some way pertinent to the research which has been done. It 
should contain all those works which the researcher has consulted. The bibliography should be arranged 
alphabetically and may be divided into two parts; the first part may contain the names of books and pamphlets, and 
the second part may contain the names of magazine and newspaper articles. 
6. Writing the final draft:  
This constitutes the last step. The final draft should be written in a concise and objective style and in simple 
language. While writing the final draft, the researcher must avoid abstract terminology and technical jargon. 
Illustrations and examples based on common experiences must be incorporated in the final draft as they happen to 
be most effective in communicating the research findings to others. A research report should not be dull, but must 
enthuse people and maintain interest and must show originality. It must be remembered that every report should be 
an attempt to solve some intellectual problem and must contribute to the solution of a problem and must add to the 
knowledge of both the researcher and the reader. 
 
Types of Research Report 
Two types of reports: 
 
1. Technical Report 
Suitable for a target audience of researchers, research managers or other people familiar with and interested in the 
technicalities such as research design, sampling methods, statistical details etc. 
 
A general outline of a technical report can be as follows: 
 Summary of results: A brief review of the main findings just in two or three pages. 
 Nature of the study: Description of the general objectives of study, formulation of the problem in operational 
terms, the working hypothesis, the type of analysis and data required, etc. 
 Methods employed: Specific methods used in the study and their limitations. For instance, in sampling studies 
we should give details of sample design viz., sample size, sample selection, etc. 
 Data: Discussion of data collected their sources, characteristics and limitations. If secondary data are used, their 
suitability to the problem at hand is fully assessed. In case of a survey, the manner in which data were collected 
should be fully described. 
 Analysis of data and presentation of findings: The analysis of data and presentation of the findings of the study 
with supporting data in the form of tables and charts be fully narrated. This, in fact, happens to be the main 
body of the report usually extending over several chapters. 
 Conclusions: A detailed summary of the findings and the policy implications drawn from the results be 
explained. 
 Bibliography: Bibliography of various sources consulted be prepared and attached. 
 Technical appendices: Appendices be given for all technical matters relating to questionnaire, mathematical 
derivations, elaboration on particular technique of analysis and the like ones. 
 Index: Index must be prepared and be given invariably in the report at the end. 
 
2. Popular Report 
Suitable for a more general audience, interested mainly in the research findings as it is non‐technical in nature. 
 
A general outline of a popular report: 
 The findings and their implications: Emphasis in the report is given on the findings of most practical interest and 
on the implications of these findings. 
 Recommendations for action: Recommendations for action on the basis of the findings of the study is made in 
this section of the report. 
 Objective of the study: A general review of how the problem arises is presented along with the specific 
objectives of the project under study. 
 Methods employed: A brief and non‐technical description of the methods and techniques used, including a 
short review of the data on which the study is based, is given in this part of the report. 
 Results: This section constitutes the main body of the report wherein the results of the study are presented in 
clear and non‐technical terms with liberal use of all sorts of illustrations such as charts, diagrams and the like 
ones. 
 Technical appendices: More detailed information on methods used, forms, etc. is presented in the form of 
appendices. But the appendices are often not detailed if the report is entirely meant for general public. 
 
 
 
Report Preparation and Presentation Process 

 
 
Research Report Contents 
No universally accepted standard format or style for research writing. Different researchers may prepare their 
reports differently. 
 
The research report format mainly consists of three main sections:  
 
1. Preliminary Pages 
In its preliminary pages the report should carry a title and date, followed by acknowledgements in the form of 
‘Preface’ or ‘Foreword’. Then there should be a table of contents followed by list of tables and illustrations so that 
the decision‐maker or anybody interested in reading the report can easily locate the required information in the 
report. 
 
 Title page: several pages of preliminary material are presented prior to the body of research report which 
consists: 
‐ Title of the study  
‐ Name of the institution to which the report is being submitted  
‐ Name of the candidate  
‐ Date of submission 
 Preface: The preface usually includes a brief statement and scope of the report. A preface should include thanks 
for those who gave researcher the guidance for study but if the researcher has little to say than he should used 
“Acknowledgment” instead of “Preface”. 
 Table of contents: The table of contents includes the major divisions of the report 
‐ The introduction 
‐ The chapter with their sub‐sections 
‐ The bibliography  
‐ The appendix 
‐ The preface or acknowledgement 
‐ List of figures and list of tables are also entered in the table of contents. 
 
 
2. Body of the report  
1. Introduction 
1.1 Statement of the problem 
1.2 Analysis of previous research 
1.3 Relation of present problem to theoretical position of the previous research 
1.4 Significance of the problem 
1.5 Limitations of the study 
1.6 Assumptions under hypothesis 
1.7 Statement of hypothesis 
1.8 Definition of important terms 
 
The introduction of the report should be simple, complete and concise. In introduction the researcher defines, 
analyses and states the nature of the problem. He also reviews the related studies so as to lay the foundation for 
research. The review of the result of the previous researcher brings out the area of agreement and disagreement 
and shows how present studies arose from the previous investigation. It includes significance of the problem and 
need for conducting the investigation. After reviewing the background of the problem, its scope and delimitations, 
the researcher present the hypothesis and the assumptions on which the hypothesis are based. He then defines the 
terms used in the study that have the special meaning and significance for the investigation. 
 
2. Design of the study 
2.1 Procedures employed 
2.2 Sources of data 
2.3 Data gathering instruments 
2.4 Sampling and methods of data gathering 
 
This section explains the design of the study in detail. It includes detailed description about the type of data needed 
for study and tools and devices need for their collection. A researcher may present definition of the population, the 
size of the samples, the method of sampling, when and where what type of data was collected. The design and 
methods of conducting the experiments giving full details about the assumptions. The type of data analyses made, 
the statistical methods employed and how data will be organized and presented for analysis and interpretation. 
 
3. Analysis and Interpretation of Data 
3.1 Text 
3.2 Tables 
3.3 Figures 
 
This section is the heart of the report. The data analysis and interpretation may be either presented in separate 
chapters or may be in one chapter. The tables and figures should be listed in such a way that they are self‐
explanatory. Tables which are lengthy should be placed in appendix. The text should not repeat all the information 
given in the tables. The formulae and statistical procedure used should be clearly specified and explained in detail. 
Statistical analysis may be presented in the form of ratios, proportions, percentages, variances, SD etc. Any weakness 
in the research design, tools, techniques that have come to the light during conduct of study should be discussed 
frankly along with the manner they have affected the findings of the study. 
 
4. Summary and conclusions 
4.1 Brief restatement of problem and procedures 
4.2 Principal findings and conclusions with their practical implications 
4.3 Suggestions for further research 
 
This section includes a brief re‐statement of the problem, a description of the procedures used and discussion of 
findings and conclusions of the study. The summary and conclusion section is the most widely used part of the 
report as it reviews all the information that has been presented in its previous sections. 
 
3. Reference Section 
1. Bibliography 
2. Appendix 
3. Index 
  
The reference section includes bibliography and appendix. – The bibliography is the record of those sources and 
materials that have been used for the study. If the number is large the researcher may divide the bibliography into 
various sections, one for book, one for periodical and journals etc. – An appendix follows the bibliography. All the 
relevant supporting material that is important but not essential to understanding of report are presented in 
appendix. 
Oral Presentation: Presenting research report 
 
At times oral presentation of the results of the study is considered effective, particularly in cases where policy 
recommendations are indicated by project results. The merit of this approach lies in the fact that it provides an 
opportunity for give‐and‐take decisions which generally lead to a better understanding of the findings and their 
implications. But the main demerit of this sort of presentation is the lack of any permanent record concerning the 
research details and it may be just possible that the findings may fade away from people’s memory even before an 
action is taken.  
In order to overcome this difficulty, a written report may be circulated before the oral presentation and referred to 
frequently during the discussion.  
 
Oral presentation is effective when supplemented by various visual devices. Use of slides, wall charts and 
blackboards is quite helpful in contributing to clarity and in reducing the boredom, if any. Distributing a board 
outline, with a few important tables and charts concerning the research results, makes the listeners attentive who 
have a ready outline on which to focus their thinking.  
 
Following points should be kept in mind while preparing for Oral Presentation: 
 Oral Presentation should be carefully prepared keeping the audience in mind. 
 A good presentation does not mean a lengthy presentation. 
 Carefully selected visual aids such as graphs, tables, charts, maps etc. help presentation. 
 However, too many visual aids, particularly statistical tables, could often be boring and may not serve any 
purpose. 
 During oral presentation, people may seek clarification. 
 The speaker must be patient and should not show signs of anger or frustration. He or she should be natural, 
establish eye contact 
 
Report Writing: Common Problems 
Writing a report is something that many people have to do while in high school and college. It is not the easiest 
assignment being handed out, and oftentimes it causes students a great deal of headache and hardship. What is it 
that students find so difficult about writing a report? There are actually several things, and we are here to share a 
few of those with you. 
 
1. Forgetting the Topic 
It is important to stay on topic when creating a report, but oftentimes students find this a difficult task and lose track 
when they are writing. You must be able to convince the reader of your argument, which means that you need to 
stay focused. Read and re‐read your report to ensure that you’ve not went off topic. 
 
2. Formatting 
If your instructor has not provided specific details concerning the formatting that should be used you are free to 
choose the style that you want. But many students make the mistake of choosing something cool or stylish when the 
tried and true should be used. Stick to Times New Roman, and always use 12 point font. 
 
3. Not Understanding your Assignment 
Many students are unclear of what their report should detail, so the project often fails. Rather than take this chance, 
ensure that you ask plenty of questions so you know just where your attention should be focused. 
 
4. Forgetting to Proofread 
No matter how amazing of a paper that has been created, if it is filled with errors and misspellings it is not going to 
impress anyone. To avoid this simply proofread your document before submission to your professor. This extra step 
takes minutes of time and ensures that you have a paper ready to read. 
 
5. Rushing 
Your professor will allot plenty of time for you to complete the research paper. Make sure that you take advantage 
of that time rather than wait till the last minute and try to rush. A paper that has been rushed is obvious to spot and 
will result in a grade less than what you hope for. 
 
6. Forgetting to Cite Sources 
At the end of your paper should be a listing of the sources used to compile the information inside of your report. 
Always use credible resources, and use the proper citation formatting. Without this list of citations your report is not 
effective. 
 
Fieldwork Process 
 
1. Selection of Field Workers 
The researcher should: 
 Develop job specifications for the project, taking into account the mode of data collection. 
 Decide what characteristics the field workers should have. 
 Recruit appropriate individuals. 
 
General Qualifications of Field Workers 
1. Healthy: Field workers must have the stamina required to do the job. 
2. Outgoing: The interviewers should be able to establish rapport with the respondents. 
3. Communicative: Effective speaking and listening skills are a great asset. 
4. Pleasant appearance: If the field worker's physical appearance is unpleasant or unusual, the data collected may 
be biased. 
5. Educated: Interviewers must have good reading and writing skills. 
6. Experienced: Experienced interviewers are likely to do a better job. 
 
2. Training of Field Workers 
 Making the Initial Contact – Interviewers should be trained to make opening remarks that will convince potential 
respondents that their participation is important. 
 Asking the Questions 
‐ Be thoroughly familiar with the questionnaire. 
‐ Ask the questions in the order in which they appear in the questionnaire. 
‐ Use the exact wording given in the questionnaire. 
‐ Read each question slowly. 
‐ Repeat questions that are not understood. 
‐ Ask every applicable question. 
‐ Follow instructions, skip patterns, probe carefully. 
 Probing  
Some commonly used probing techniques are: 
‐ Repeating the question. 
‐ Repeating the respondent's reply. 
‐ Using a pause or silent probe. 
‐ Boosting or reassuring the respondent. 
‐ Eliciting clarification. 
‐ Using objective/neutral questions or comments. 
 Recording the Answers  
Guidelines for recording answers to unstructured questions: 
‐ Record responses during the interview. 
‐ Use the respondent's own words. 
‐ Do not summarize or paraphrase the respondent's answers. 
‐ Include everything that pertains to the question objectives. 
‐ Include all probes and comments. 
‐ Repeat the response as it is written down. 
 Terminating the Interview – The respondent should be left with a positive feeling about the interview. 
 
3. Supervision of Field Workers 
Supervision of field workers means making sure that they are following the procedures and techniques in which they 
were trained. Supervision involves quality control and editing, sampling control, control of cheating, and central 
office control. 
 
4. Validation of Fieldwork 
The supervisors call 10 ‐ 25% of the respondents to inquire whether the field workers actually conducted the 
interviews. 
The supervisors ask about the length and quality of the interview, reaction to the interviewer, and basic 
demographic data. 
The demographic information is cross‐checked against the information reported by the interviewers on the 
questionnaires. 
 
5. Evaluation of Field Workers 
 Cost and Time: The interviewers can be compared in terms of the total cost (salary and expenses) per completed 
interview. 
 Response Rates: It is important to monitor response rates on a timely basis so that corrective action can be 
taken if these rates are too low. 
 Quality of Interviewing: To evaluate interviewers on the quality of interviewing, the supervisor must directly 
observe the interviewing process. 
 Quality of Data: The completed questionnaires of each interviewer should be evaluated for the quality of data.