5/2/2018 SOP on Handling of Non­Conformances | Pharma Pathway

SOP on Handling of Non-Conformances

By Sachin Choudhary - August 29, 2016

1.0 Objective

To lay down a procedure for handling of non­conformances.

2.0 Scope

This  Standard  Operating  Procedure  is  applicable  for  handling  of  non­conformances
associated with product (s) manufactured at pharmaceutical formulation plants.

Non­conformances observed in in­process products and Finished Products shall be
handled through this SOP.

3.0 Responsibility

All HODs/ designee of the concerned departments shall be responsible for informing
the non­conformances, if observed, in products.

Head, Quality Assurance or designee to investigate, and to decide about the
disposition of non­conforming in process products or finished products.

4.0 Accountability

HOD’s of concerned departments & QA Head shall be accountable for implementation
of this SOP.

5.0 Abbreviations and Definitions

SOP                                        :   Standard Operating Procedure

QA                                         :  Quality Assurance

NCR                                       :  Non­conformance Report

Non­conforming  product              :    Any  product  not  conforming  the  established

http://pharmapathway.com/sop­handling­non­conformances/ 1/22
5/2/2018 SOP on Handling of Non­Conformances | Pharma Pathway

specifications and/ or not acceptable by virtue of its appearance/ physical state and/ or
by  virtue  of  other  reasons  which    actually  are  not  the  part  of  set  or  established
standards for that material.

Technical Committee            :  HODs or designee from the technical departments like
QC, QA, R&D, and Production designated for investigating or giving opinion on the non­
conformances.

6.0 Procedure

6.1  If  in­process  product  or  Finished  Product  is  non­conforming,  then  it  shall  be
quarantined  with  distinct  ‘HOLD’  label  and  shifted  to  the  designated  area  under  the
supervision QA personnel.

6.1.1  Officer/  Executive  of  the  concerned  department  shall  raise  NCR  (Annexure­I  ),
mentioning description of non­conforming in process product or finished product.

6.2 NCR shall be sent to QA for further action.

6.3  In  case  of  in­process  product  or  finished  product,  Head­QA  may  constitute  a
technical  committee  who  shall  investigate  the  cause(s)  of  in  process  or  finished
product  non­conformance.  Refer  Non  Conformance  Investigation  checklist  (Annexure­
2), before further movement of the NCR to different departments.

6.3.Based  on  the  findings  of  the  investigations  and/  or  comparison  with  the
specifications  and  /  or  validation  data  and  /  or  product  development  report  and  /  or
sound  scientific  assessment  and  /  or  stability  data  with  the  product  and  /  or  the  API
molecule or the working experience with the similar kind of products or molecules, etc.,
by  Head­QA  and  /  or  technical  committee  shall  then  give  opinion  on  the  non­
conforming in process or finished product that whether the product can be :

Re  graded:  Non­conforming  product  is  reassigned  for  an  alternate  market  or
pharmacopeial compliance.
Use  as  is:  A  non­conformance  may  be  minor  (no  significant  impact  on  product’s
form or function) and it can be used as is.
Rejected:  Non­conforming  products  are  rejected,  when  failing  in  critical  or  major
test parameters that have significant affect on the product quality.

http://pharmapathway.com/sop­handling­non­conformances/ 2/22
5/2/2018 SOP on Handling of Non­Conformances | Pharma Pathway

6.4 Concerned department shall give CAPA report, if applicable.

6.5  Following  completion  of  investigation,  each  NCR  shall  be  assigned  a  number  by
officer/  executive  Quality  Assurance,  duly  signed  and  dated.  Each  Non­conformance
report shall have a nine­digit number the form NCRXXX/YY, where:

NCR     –           Denotes Non­Conformance Report

XXX     –           Serial number of the NCR

/          –         “Slash”

YY       –           Last two digits of the year. i.e. 16 for 2016, 17 for 2017 etc. A new
series of note shall be initiated every new year. The first NCR of the year 2015 shall be
numbered as NCR001/15.

6.6 If non­conforming in­process product or finished product is rejected then the same
shall be labeled with status ‘Rejected’ and handled as per SOP titled: Disposal of Non­
Recoverable  In­process  materials  and  SOP  titled:  “Destruction  of  finished  goods”
respectively.

6.7 Based upon the investigation report head quality assurance or designee shall give
his disposition on authorization of destruction of non­conforming in process or finished
product.

6.8  After  head  quality  assurance  or  designee’s  disposition,  quality  assurance
personnel shall send a copy of NCR to the concerned departments.

6.9  After  disposition  on  NCRs,  the  same  shall  be  reviewed  on  monthly  basis  by  QA
personnel and same shall be closed after verification.

7.0 Forms and Records (Annexures)

Non­Conformance Report                                                –            Annexure­I
Non Conformance Investigation Checklist                        –            Annexure­II
Non Conformance register                                               –            Annexure­III
Flow Chart                                                                        –           Annexure­IV

http://pharmapathway.com/sop­handling­non­conformances/ 3/22
5/2/2018 SOP on Handling of Non­Conformances | Pharma Pathway

8.0 Distribution

Master copy                 –           Documentation Cell (QA)
Controlled  copies                –                        Quality  Assurance,  Production,  Quality  Control,
Finished Goods Warehouse, Raw Material Store, Packing Material Store

9.0 Reference:   

If any

10.0 History

   Revision
     Date                       Reason for Revision
Number

– –                        New SOP

Annexure­I

NCR Number:           

   

Write ‘NA’ if not applicable; attach extra sheet if space provided below for recording is
insufficient

Non­conforming Product:
  AR No.:

Stage:
  Specification No.: STP No.:

Batch No.:
  Mfg. Date: Exp. Date:

Description of Non­conformance:
 

http://pharmapathway.com/sop­handling­non­conformances/ 4/22
5/2/2018 SOP on Handling of Non­Conformances | Pharma Pathway

Recorded by                                                                                                             
HOD/ Designee

(Sign/date)                                                                                                                 
(Sign/date)

Investigation and finding Statements (Attach extra sheets if required):
 

CAPA required/ not required :……….

CAPA number (If applicable) :……………..

Signatures with date of Technical Committee Members:

http://pharmapathway.com/sop­handling­non­conformances/ 5/22
5/2/2018 SOP on Handling of Non­Conformances | Pharma Pathway

Quality Regulatory
Production R&D Stores
Control affairs

 
 

Disposition by Quality Assurance:

Head Quality Assurance/ Designee

                                                                                                           
                                          (Sign./date)

Re­evaluation of Non conformance required/ not required

NCR No.:                                                       Sign:                                       Date:

Authorization for destruction of Non­Conforming In­process product or 
Finished Product
 

Remarks

                                 Head­Quality Assurance/ Designee

(Sign./ Date)

Re­evaluation of Non conformance required/ not required         
http://pharmapathway.com/sop­handling­non­conformances/ 6/22
5/2/2018 SOP on Handling of Non­Conformances | Pharma Pathway

 
Re­evaluation of Non conformance:

Dated …………………..  by ………………………………………Department:
……………………….

Remarks:

Sign./ Date

Closure of Non Conformance:
 

Dated …………………..  by ………………………………………Department:
……………………….

Remarks:

Sign./ Date

http://pharmapathway.com/sop­handling­non­conformances/ 7/22
5/2/2018 SOP on Handling of Non­Conformances | Pharma Pathway

               Product Name                    :                                               Batch No.  :

               Manufacturing Date          :                                              Expiry Date:   
                                      Batch Size:

               Investigators                       :

               Name          
_____________________________________________________________           
              Department 
  _______________________________________________________________

            Designation   
________________________________________________________________

             Investigation Started on   :                                      Investigation
completed on   :         

             Suspected cause of product failure, if any:       

Note: Investigation shall not restrict to this checklist, it can go beyond it.

Annexure­II

  S.
Statement Observation Remarks
No.

Checking of raw material(s) used for Batch Manufacturing and records

Check the receipt documents of the
1. materials used for manufacture of the    
product under investigation:

i.                   Check the Goods­In­
  Inspection report for physical status of    
consignment received.

ii.                  Verify if the materials,
especially the active ingredient(s) have

http://pharmapathway.com/sop­handling­non­conformances/ 8/22
5/2/2018 SOP on Handling of Non­Conformances | Pharma Pathway

been received from approved vendors
a.       Does Store has a current list of
Approved Vendors

Has the API(S) been received from more
     
than one approved vendor

(especially supplier) ? If yes, compare the
consignments received w.r.t.:

­Transportation chosen (measures taken by
the transporters to prevent exposure of
material to heat, humidity, light, etc.)

iii.                            Check the
environmental conditions in the quarantine
  area during storage of    
material(s)

S.
Statement Observation Remarks
No.

Does the Raw Materials Specification of
the raw materials, especially the API
2.    
include parameters like particle size,
density, etc. in its specification?

Check the raw material reserve / control
samples in Quality Control for :
i.       Proper labelling

ii.     Proper Storage
3.    

Adherence to the Standard Operating
Procedures for storage and withdrawal of
control samples
http://pharmapathway.com/sop­handling­non­conformances/ 9/22
5/2/2018 SOP on Handling of Non­Conformances | Pharma Pathway

Verify Standard Operating Procedures for
accuracy of procedure, records
maintained and operational status of the
SOPs e.g. Material receipt, Dispensing
and storage of materials, handling of etc.
4.    
i.      As on date of investigation

ii.    During period of manufacture of
product under investigation

Are the materials available in Stores
(both Raw Material and Packaging
Material Store)
i.       Stored properly (isolated from floor
and detached from the walls)

ii.    Properly Labelled

5.    
iii.  Stored as per recommended Storage
conditions

iv.  Stored in the relevant areas

v.    Retested, where applicable, as per
requirement and labelled accordingly

Check the raw material currently stored
and sampled by QC for
i.      Proper labelling of the sampled
containers

ii.    Proper Resealing of the sampled
container

6. iii.  Inquire the QC Chemist for procedure    
followed for sampling
http://pharmapathway.com/sop­handling­non­conformances/ 10/22
5/2/2018 SOP on Handling of Non­Conformances | Pharma Pathway

–                    Cleaning procedure of
sampling aids

–                    Handling of material
during sampling

S.
Statement Observation Remarks
No.

iv.   Check the records maintained in QC for :
–    Date of receipt of sample in QC

–    Conditions during storage of material in QC    

–    Date of release of:

Check the calculation used for dispensing of
active ingredient.
a. Has the calculation been checked by
7.    
production personnel and verified by QC
personnel?

Check the weighment sheet and issuance
record for raw materials issued for manufacture
of the product in the Store for :
i.        Quantities of materials dispensed

ii.      AR. No. of materials dispensed

iii.    Conformance of issuance of materials to
8.    
FEFO

http://pharmapathway.com/sop­handling­non­conformances/ 11/22
5/2/2018 SOP on Handling of Non­Conformances | Pharma Pathway

COA of materials dispensed and retest date
(cross check AR. No. recorded in the issuance
records, value of assay, water/ LOD, etc.)

Check the Open Fronted Containment Facility
(OFCF) Records at the time of dispensing for
the product batch:
i.        Area purging records

ii.      Line purging

iii.   Cleaning records(of both OFCF, dispensing
aids and vessels/ containers in which the
9. materials have been dispensed    

iv.    Machine Log sheet

Preventive Maintenance

Check the Status of balances used for
dispensing of Raw Materials in Store for :
i.          Calibration Status
10.    

ii.     Cleaning Status

Has any material been released on deviation?
If yes, verify:
i.       Reason of deviation
11.    

ii.     Deviation authorised by

http://pharmapathway.com/sop­handling­non­conformances/ 12/22
5/2/2018 SOP on Handling of Non­Conformances | Pharma Pathway

If the material is still available in stores, check
the following:
i.       Labelling on the containers

12.    
ii.     Retest date, if applicable on the label

iii.   Proper storage

Check the calibration records of :
i.        Balances used for dispensing

ii.      Hygrometer
13.    

iii.    Pressure gauges of the Open Fronted
Containment Facility

iv. Master weight certificate (Issuance date:     
   
                           valid up to:

Is the access to the printed packaging material
14.    
store restricted?

Does Store maintain list of persons authorised
15.    
to entry areas with “restricted entry”?

Checking of Manufacturing Operation and records

Verify Standard Operating Procedures relevant
to different manufacturing operations. Are
these ‘current’?
i.      As on date of investigation
16.    

ii.     During the period of manufacture of the
product

During the period of manufacture of the
17. product    

Are the equipment labelled according to their
18.    
status and content?

http://pharmapathway.com/sop­handling­non­conformances/ 13/22
5/2/2018 SOP on Handling of Non­Conformances | Pharma Pathway

Is the manufacturing area clean?
i.           Check area cleaning records

ii.         Has the frequency of cleaning as per
SOP

19.    
iii.       Has rotation of disinfectants
implemented

iv.        Has the checking of area undertaken by
QA as per frequency mentioned in the SOP

Check and record the following information
w.r.t. product under investigation:
i.         Material dispensed on:

ii.         Batch manufacturing started on :
20. (date)                 (time)    

iii.         Storage conditions of materials during
the period dispensed material was stored prior
to the start of batch manufacturing:

Observe the area environment conditions and
21.    
cross check with the records.

Select any machine e.g. blender, sifter, filling
machine and check the following:
i.      Line purging record (cross check with the
Batch Manufacturing Record of the previous
product mentioned)

22. ii.     Preventive maintenance label and verify    

iii.    Calibration records of instruments, where
applicable

iv.   Qualification data
http://pharmapathway.com/sop­handling­non­conformances/ 14/22
5/2/2018 SOP on Handling of Non­Conformances | Pharma Pathway

Check the Batch Manufacturing Record of the
product under investigation
i.          For overwriting, cutting or any other
23.    
indications suggestive of intentional change in
data.

ii.                  Environmental conditions at the
   
time of manufacturing

iii.                Check the equipment used for
manufacture of the product for:
a.       Description/ capacity of equipment  as
per BMR

b.      Line purging

c.       Calibration status of critical instruments,
if applicable

   
d.      Preventive Maintenance Status

e.       Training records of the personnel who
operated the machines at the time of
manufacture of      the product (Select any
three machines e.g. Compression/ Capsule
filling/ Bottle filling, blender, FBD, etc.)

Machine name and code   Operator Name
                 Operator Name     Operator Name
_________________          
____________               ____________    
___________  _______________          
  ___________         ___________           
__________

http://pharmapathway.com/sop­handling­non­conformances/ 15/22
5/2/2018 SOP on Handling of Non­Conformances | Pharma Pathway

_______________          ____________       
___________       __________

iv.       Are all the production stages entries
     
signed by designated personnel?

v.        Has the “on­line” in­process test
  undertaken by production personnel as    
mentioned in the BMR of the product?

vi.     Has the sampling for in­process tests
  other than the above mentioned, been    
conducted by IPQA /QC personnel?

vii.                 Check the In­process testing
records for:
a.    Check if the parameters tested is an per
specification or as mentioned in BMR

b.    Check if the in­process request is signed
and dated both by production and QA, as
appropriate

     
c.    Check the raw data

d.   Is the analysis records signed by both
person who executes them and an authorised
person from QC

e.    Verify if the testing has been done as per
Standard Testing Procedure

viii.            Has the thorough put time of the
     
process gone beyond the normal judged time?

ix.                Is the Process Capability Index, if
any available for the product?
     
 

Observe the Batch Manufacturing Record for
http://pharmapathway.com/sop­handling­non­conformances/ 16/22
5/2/2018 SOP on Handling of Non­Conformances | Pharma Pathway

duration for which various intermediates have
been stored? Record few examples.
Stage                                       Process
Completed on Next step started on  
______________       
_____________________    
______________________
24. ______________     
                 _____________________     
______________________

Does the period suggest any detrimental effect
on the quality of intermediate e.g. de­blending?

Has difference between particle size of various
25. ingredients evaluated during product    
development/ validation?

Has Purified Water been used during
manufacture of product? If yes, check:
i.              Sampling procedures followed

26. ii.          Testing records    

iii.        Release reports

Does the product intermediates like blend,
compressed tablets, etc. require specific
storage conditions? If yes, then check the
following:
i.         i.  Storage Area environmental records
for the period when the intermediate was
stored

ii.  Period for which the intermediate was

http://pharmapathway.com/sop­handling­non­conformances/ 17/22
5/2/2018 SOP on Handling of Non­Conformances | Pharma Pathway

27. stored    

iii.   Is the entry to the Intermediate storage
area restricted

iv.   Is list of person(s) authorised for entry into
restricted areas available

Is the packaging material stored in the
designated area? Check the storage of issued
packaging materials, especially printed
packaging material, before use
28.    
 

Check the packaging materials issued for the
product for:
i.       Quantities issued

ii.      Stock register of stores for compliance to
29. FIFO    

iii.     Verification of Quantities by production
after receipt of material in production

Is the entry to the Printed Packaging Material
30.    
Restricted?

Does Packaging Material Store Maintain a list
31. of person(s) authorised for entry into restricted    
areas?

Was line and area purging done before start of
printing and packaging operations?

http://pharmapathway.com/sop­handling­non­conformances/ 18/22
5/2/2018 SOP on Handling of Non­Conformances | Pharma Pathway

32. Check the line purging records of the packaging    
machine.

Verify
Time of issue of Packaging Material:
33.    
Time of Start of Packaging Operation:

Has reconciliation of packaging material done
34.    
after completion of batch?

Has the returned packaging material
35.    
adequately entered in the Store registers?

Has destruction of packaging materials,
36. especially printed packaging material, done    
under the supervision of QA personnel?

v.      Check the Control Samples of the
product:
i.       Quantity of samples withdrawn

ii.      Physical condition of Control Samples
37.    
iii.     Condition of Control Sample storage area.

iv.    Is the access to Control Sample storage
area restricted

Verify if the yields at different stages of
manufacturing operations of the product.
i.    If within the limit, compare the yield with
at least preceding two batches and succeeding
batch.

38.    
ii.   If out of limit, has deviation been raised
and investigated?

iii.  Are any corrective and preventive actions

http://pharmapathway.com/sop­handling­non­conformances/ 19/22
5/2/2018 SOP on Handling of Non­Conformances | Pharma Pathway

taken?

Has deviation occurred during manufacturing?
If yes, has deviation been raised?
i.    Deviation Report No.:

39.    
ii.  Has investigation been completed

iii.If investigation is pending, reason:

i.      Date of transfer to Quarantine Finished
Goods Stores:
ii.     Date of release of batch by Production:

iii.                                        Date of release of
batch by QA:

iv.                                        Does the product
40.    
has any microbiological testing? If yes, date of
release of batch

after microbiological analysis:

v.                       Date of dispatch of first
consignment and quantity:

Check the Distribution Warehouse for:
iv.     Storage condition

v.       Environmental conditions
  
   
41.
vi.     Labelling

vii.   Segregation

Are temperature and relative humidity records

http://pharmapathway.com/sop­handling­non­conformances/ 20/22
5/2/2018 SOP on Handling of Non­Conformances | Pharma Pathway

available during the transit and transportation
of the finished products?
–          If no, reasons thereof

–          If yes, are the conditions appropriate
   with the labelled storage conditions    
42.

–           Collect data of a period spreading
across different season to obtain information
regarding environmental conditions during
transportation.

Other Queries

What tests have been used to assess the
 43. uniformity of the final product? Verify the    
Content Uniformity/ weight variation testing?

Check for a possible interactions between the
process and its effect on the tablets
 44. compression e.g. tablet machine rpm on the    
dwell time and hardness or capping

Does any ingredient in the formulation affects
the density of the final blend to a greater
45. extent than any other ingredient? If yes, does    
the specification ensures the density of such
ingredient is well controlled?

Has the manufacturer informed Torque
Pharmaceuticals regarding any major changes,
46.    
if undertaken in process or specifications of the
material being supplied by him?

Annexure­III

http://pharmapathway.com/sop­handling­non­conformances/ 21/22
5/2/2018 SOP on Handling of Non­Conformances | Pharma Pathway

 
NCR Non
Details of
No. Conformance Batch Mfg Exp. Implementation
Deptt. Stage Non
product No. date date Status
conformance
 

Annexure­IV

Page_0

Sachin Choudhary
http://pharmapathway.com

Data feed by Quality Assurance desk and reviewed by pharmapathway team.

http://pharmapathway.com/sop­handling­non­conformances/ 22/22