Configuración para el

agendamiento de citas:
Bienvenido al manual Aulapp, aquí encontrará toda
la información para realizar el proceso de agendamiento
de citas, por favor continúe y lea atentamente cada
recomendación.
Esta función está habilitada para el rol
Representante Legal, Administrador y
Recepcionista.
 Para agendar una cita
debemos acceder
mediante la ruta Calendario
-> Nueva Cita.

Seleccione la opción
“Calendario”.
Seleccione el tipo de cita:

Teoría
Taller
Práctica Manejo
Examen Teórico
Examen Práctico

En caso de seleccionar ‘Teoría’ o ‘Práctica Taller’

realice los siguientes pasos.

y haga clic en ‘Siguiente’.

 Seleccione el Tipo de clase

General: esta clase teórica registrará el

avance para cualquier categoría.

Específica: se refiere a que la clase es

particular para una categoría específica.
 Clases: está compuesta por temas
que los aprendices pueden ver una
sola una vez. Si el aprendiz intenta
ingresar a una clase teórica
compuesta de temas que ya ha visto
en su totalidad, recibirá un mensaje de
notificación que le indicará
‘los temas ya han sido vistos’
y no contará en su progreso.
 Nueva aula o pista: Para el caso de
clases teóricas y taller, las aulas deben
poseer un dispositivo de autenticación
asociado. Tener en cuenta las horas
programadas que posea dicha aula
previo a la creación de la cita.
(Si el aula se encuentra asignada en
citas programadas previamente para
la misma hora esto podría ocasionar
que no se despliegue el horario, pues
ya no estaría disponible).
 CONSEJO

Como buena práctica se recomienda verificar la

disponibilidad en el horario (Calendario) antes
de agendar una cita.
 Al momento de seleccionar un
instructor, se deben tener en cuenta los
siguientes aspectos:
Nueva aula o pista: Para el caso de
Si la clase es teórica específica, el instructor
clases teóricas y taller, las aulas deben
debe poseer licencia de instrucción vigente
poseer un dispositivo de autenticación
para dicha categoría.
asociado. Tener en cuenta las horas
programadas que posea dicha aula
El instructor debe tener disponibilidad para previo a la creación de la cita.
el día y la hora que se desea agendar. (Si el aula se encuentra asignada en
citas programadas previamente para
El instructor debe poseer su documentación la misma hora esto podría ocasionar
al día (licencias de instrucción/conducción que no se despliegue el horario, pues
vigentes). ya no estaría disponible).

El instructor no debe haber sobrepasado su límite

de horas diario/mensual.

El instructor debe encontrarse activo en la

plataforma.
Marcador para activar clase de dos horas: en caso
de proceder a agendar una cita de dos horas,
se debe verificar que se cuente con disponibilidad
en el horario para dicho bloque completo, al igual
que para los recursos (instructor, horario
configurado en el centro).
 Fecha: se debe seleccionar el día
deseado en el calendario, tener en
cuenta que el centro posea
configurado dicho día en el horario.
 Horario a agendar: seleccione la hora
deseada, ya sea para bloques de una o
dos horas, el sistema calculará que los
recursos se encuentren
disponibles y nos mostrará las
horas posibles.

Es decir: las horas configuradas

en el horario del CEA donde el
el aula y el instructor seleccionados
no se encuentren ya asignados.
Opción para repetir cita: luego de seleccionar la hora, se habilitará un
botón con la posibilidad de repetir la cita en el tiempo deseado.

Se debe indicar cada cuanto desea repetir dicha cita,

los días para los que aplicará y cuándo finaliza (en caso de aplicar).
Luego de completar todos los campos,
dar clic en el botón de ‘Finalizar’
 Aquí visualizará el
Calendario con su respectivo mensaje de
notificación y la cita programada.

Nota Importante
Nota Importante
Clase Uno
Clase Uno
 En caso de seleccionar ‘Examen Teórico’ y
‘Examen Teórico Instructor’ siga las siguientes instrucciones:
 NOTA: Aprendiz: al seleccionar
debe haber completado su proceso
de horas teóricas y de taller así como
IMPORTANTE: que no posea citas del mismo tipo
encontrarse habilitado en la plataforma.
ya programadas previamente a la misma hora que
se desea agendar. Debe estar registrado en la
plataforma para la categoría que se seleccione en
‘Curso’ (siguiente punto).
 Curso: el sistema deberá listar los cursos para su selección,
dependiendo del aprendiz seleccionado, siempre y cuando dicho
aprendiz se encuentre disponible en cuanto al progreso para
presentar la evaluación teórica (horas teóricas y de taller
completadas).
 Equipo: seleccionar un computador disponible y activo
(No debe poseer programada otra cita de examen teórico a la
misma hora ni estar inhabilitado), dicho recurso se crea desde la
ruta Administración -> Computadores -> Nuevo computador.
Fecha: se debe seleccionar el día deseado en el calendario, tener en cuenta que
el centro posea configurado dicho día en el horario.

Horario a agendar: seleccionar la hora deseada, para citas de examen teórico

únicamente se manejan bloques de una hora, el sistema calculará que los
recursos se encuentren disponibles y nos mostrará las horas posibles.
Es decir: las horas configuradas en el horario del CEA donde el equipo y aprendiz
seleccionados no se encuentren ya asignados.
En caso de seleccionar ‘Práctica Manejo’ o ‘Examen Práctico’siga
las siguientes instrucciones::
 NOTA: Aprendiz: al seleccionar
debe haber completado su proceso
de horas teóricas y de taller así como
IMPORTANTE: que no posea citas del mismo tipo
encontrarse habilitado en la plataforma.
ya programadas previamente a la misma hora que
se desea agendar. Debe estar registrado en la
plataforma para la categoría que se seleccione en
‘Curso’ (siguiente punto).
 Curso: el sistema deberá listar los cursos para su selección,
dependiendo del aprendiz seleccionado, siempre y cuando dicho
aprendiz se encuentre disponible en cuanto al progreso para
presentar la clase de práctica manejo (horas teóricas, de taller
completadas y examen teórico aprobado).
 Instructor: tener en cuenta que el mismo debe poseer
disponibilidad para el horario deseado, estar habilitado en la
plataforma, NO haber completado el límite de horas diarias y tener
licencia de instrucción vigente para la misma categoría que
esté cursando el aprendiz.
Vehículo: tener en cuenta que el mismo debe poseer su documentación vigente
(SOAT, Revisión tecnicomecánica, archivos anexos) y encontrarse activo en la
plataforma. Tampoco puede estar ya programado para otra cita a la misma hora
deseada ni ser de una categoría NO aplicable para el curso que esté tomando el
aprendiz. (Por ejemplo: un vehículo de categoría A2 en una clase práctica
manejo de un aprendiz en curso de B1).
Marcador para activar clase de dos horas: en caso
de proceder a agendar una cita de dos horas, se
debe verificar que cuente con disponibilidad en el
horario para dicho bloque completo, al igual que
para los recursos (aprendiz, instructor, vehículo y
horario configurado en el centro).

Fecha: se debe seleccionar el día deseado en el

calendario, tener en cuenta que el centro posea
configurado dicho día en el horario.
 Horario a agendar: seleccione la hora deseada, para
citas de práctica manejo son posibles bloques de una
o dos horas, el sistema calculará
que los recursos se encuentren disponibles y nos
mostrará las horas posibles.

Es decir: las horas configuradas en el horario del CEA

donde el aprendiz, instructor y vehículo seleccionados
no se encuentren ya asignados.
En caso de seleccionar ‘Práctica Pedagógica’ solo se presentan
diferencias con los siguientes dos campos:
Aprendiz acompañante: el usuario aprendiz instructor
a seleccionar debe haber completado su proceso de
horas teóricas, prácticas y haber aprobado el
examen teórico, así como encontrarse
habilitado en la plataforma.

Importante: que no posea citas del mismo tipo ya

programadas previamente a la misma hora que se
desea agendar. Debe estar registrado en la plataforma
para la categoría que se seleccione en ‘Curso de
Aprendiz Acompañante’ (siguiente punto).
Curso de Aprendiz Acompañante: el sistema deberá
listar los cursos para su selección, dependiendo del
aprendiz instructor seleccionado, siempre y cuando
dicho usuario se encuentre disponible en cuanto al
progreso para presentar la clase de práctica
pedagógica (horas teóricas, prácticas completadas
y examen teórico aprobado).
 NOTA IMPORTANTE:
Para la programación de citas en general, siempre que falten
recursos por seleccionar antes de desplegar el horario,
aparecerá el siguiente mensaje:

Cuando ya se encuentren seleccionados todos los recursos

obligatorios, el mensaje cambiará por el siguiente y ya será
posible seleccionar el horario deseado: