PAPELES DE TRABAJO

DOCENTE:
CPCC. MG. EDDY MIGUEL AGUIRRE REYES

CURSO:
AUDITORIA GUBERNAMENTAL II

ALUMNAS:
ALEMAN YACILA, ANA TATIANA
OLIVOS CAMPAÑA, SEGUNDA PRIMAVERA
YOVERA MEDINA, YUBICSA ISABEL
La NAGU 3.50- PAPELES DE TRABAJO
• “El auditor debe organizar un registro
completo y detallado de la labor efectuada y a
las conclusiones alcanzadas en forma de
papeles de trabajo”.
 ¿Qué son los Papeles de Trabajo?
• Evidencia documental del trabajo del auditor.
• Conjunto de cedulas y documentos contenido
información preparada u obtenida y
conservada por el auditor.
… Que son los Papeles de Trabajo?
• Constancia del trabajo que el auditor juzgo
necesario realizar, como lo realizo y de sus
conclusiones.
• Evidencia del cumplimiento de las NAGU.
• Base del informe del auditor y la prueba de la
responsabilidad profesional correspondiente.
Objetivos de los Papeles de Trabajo
• Contribuir a la planificación y ejecución de la
auditoria.
• Constituir la fuente primordial para la
redacción del informe y la evidencia del
trabajo realizado.
• Facilitar la revisión y supervisión del trabajo
de auditoria.
• Servir como antecedentes para futuras
auditorias.
Importancia de los Papeles de Trabajo
• Proporcionan el sustento para el informe.
• Facilitan la conducción y supervisión de la
auditoria.
• Permiten la revisión de la calidad.
• Excepcionalmente en procesos legales, sirven
para defenderse en el caso de que se le
atribuya negligencia o fraude.
• Como guía para auditorias subsecuentes de
una misma entidad o cliente.
 Formas de los Papeles de Trabajo
• Forma de datos contenidos en documentos.
• Películas.
• Medios de almacenamiento magnético,
electrónico e informático.
Tipos de hojas utilizadas para la elaboración de
los Papeles de Trabajo
• Para la mayoría de las cedulas de trabajo:
- Hojas de tamaño estándar de siete columnas.
- Hojas de doble tamaño estándar de 14
columnas.
Tipos de hojas utilizadas para la elaboración de
los Papeles de Trabajo
• Para documentar entrevistas, inspecciones y otras
labores presentadas en forma narrativa
- Hojas rayadas de tamaño estándar.
Requisitos que deben cumplir los Papeles
de Trabajo
1. Completos y exactos.
2. Claros, comprensibles y detallados.
3. Legibles y ordenados.
4. Solo información relevante.
5. Información sobre cada frase de la auditoria.
6. Reflejo de las cualidades de destreza y
experiencia del auditor que los elabora.
 Consideraciones sobre la elaboración de
los Papeles de Trabajo
• El encabezamiento de cada cedula incluirá:
- Nombre y siglas de la entidad auditada.
- Tipo de Examen.
- Periodo del examen.
- Titulo de la Cedula de trabajo.
 Encabezamiento de los P/T
• (Entidad) Universidad “La Esperanza”
• (Tipo Examen) Examen Especial al Area de
Abastecimiento
• (Periodo) Del 01.Ene.98 al 31.Dic.2000
• (Titulo) Licitaciones Publicas
…Consideraciones sobre la elaboración
de Papeles de Trabajo
• En la parte inferior:
• En el lado derecho el código de acuerdo al
índice que corresponda.
• En el lado izquierdo el nombre o iniciales de la
persona que la preparo y de quien la reviso,
así como las fechas de preparación y de
revisión.
 Información que debe ser consignada en
los Papeles de Trabajo
• Pueden prepararse a lápiz o lapicero de color o tinta
negra.
• Contenido conciso mostrando relación directa con el
trabajo realmente ejecutado.
• Indicar la fuente de información.
• Las aseveraciones que contienen deben estar
respaldadas y sustentadas.
• Pulcritud y exactitud.
• Los nombres y apellidos y razones sociales deben
estar correctamente escritos.
 Información que debe ser consignada en
los Papeles de Trabajo
• Referenciación cruzada con otros papeles de trabajo
relacionados con el programa de auditoria.
• Un solo asunto por cedula.
• Llenadas solo por el anverso.
• Información y documentación obtenida cono listados
informáticos deben ser autorizadas y visadas por los
niveles correspondientes.
• Fotocopias debidamente autenticadas (dependiendo
del caso).
 Información que debe ser consignada en
los Papeles de Trabajo
• Confirmaciones de terceros, para ser considerados
papeles de trabajo deberán contar con: marcas de
auditoria, comentarios, conclusiones, codificados,
referenciados y firmados o visados por los auditores que
efectuaron el trabajo.
• No existe una forma estándar para los P/T, siempre es
necesario que el auditor utilice su criterio profesional.
• Los P/T de años anteriores deben ser usados como una
guía para el tipo de trabajo a realizarse, porque de lo
contrario no se mejoraría su contenido, su presentación
ni la forma de obtener evidencias.
 Fallas comunes en la elaboración de los
Papeles de Trabajo
• No existe evidencia de que se efectuó el estudio y
evaluación del control interno.
• No indican cuando se aclaran los problemas que
surgieron en el curso de la auditoria.
• Listados informáticos sin ninguna marca de auditoria.
• Archivos llenos de fotocopias.
• No hay referencia cruzada.
• No hay indicación de los procedimientos realizados.
 Fallas comunes en la elaboración de los
Papeles de Trabajo
• Información insuficiente sobre un determinado hecho.
• Cedulas resúmenes incompletas.
• Falta cerrar todos los circuitos de una transformación u operación.
• Falta de referencia en las cedulas que han originado un ajuste de
auditoria.
• No señalar las bases para la valuación de los activos ni las políticas
de depreciación (EE.FF).
• No se cuenta con la Carta de Representación.
• No se indican la fuente de la que se ha obtenido información.
• No se indica quien elaboro la cedula ni cuando.
• No hay evidencia de la revisión del encargado y supervisor.
 Marcas de Auditoria
• Signos elaborados para identificar y explicar
procedimientos de auditoria realizados.
• Indican la naturaleza y extensión de la
verificación aplicada en cualquier etapa.
• También se les conoce como símbolos, claves,
tildes.
Reglas para la aplicación de las Marcas de
Auditoria
• Uso del lápiz o lapicero rojo.
• El supervisor empleara lápiz o lapicero de color
distinto.
• Su significado debe incluirse en la ultima hoja de
cada rubro o área examinada, utilizando hojas de 14
columnas.
• No se deben registrar sin haberse efectuado el
procedimiento.
Marcas de Auditoria con Significado Uniforme
Clasificación de los Archivos
ARCHIVO PERMANENTE
ARCHIVO CORRIENTES

II. DE PLANIFICACION (L)

III. CORRIENTE DE AUDITORIA
FINANCIERA (F)
IV. CORRIENTE DE AUDITORIA DE
I. PERMANENTE (P) GESTION (G)
V. DE EXAMEN ESPECIAL (E)
VI. COMUNICACIÓN DE
HALLAZGOS.
VII. RESUMEN DE AUDITORIA (R)
VIII. DE CORRESPONDENCIA (C)
IX. OPCIONAL (O)
X. VARIOS.
 IDENTIFICACION DE LOS ARCHIVOS

• Nombre y siglas de la entidad.

• Unidad a carga del examen.
• Tipo de examen.
• Área(s) a examinar.
• Periodo evaluado.
• Integrantes del equipo.
• Fecha de inicio.
• Termino de trabajo de campo.
• Numero de informe.
 Descripción de los archivos de los
Papeles de Trabajo.
• I. Archivo permanente:
• Incluye información general de la entidad que no es
de naturaleza y que será relevante en los siguientes
ejercicios.
• Se le a codificado con la letra “P”.
• Debe mantenerse actualizado en año a año según lo
establece la NAGU 2.40.
• Su contenido se encuentra regulado desde el “P1”
hasta el código “P10”.
 …Archivo permanente
• Documentos que han perdido su vigencia,
deben excluirse del archivo permanente y
formar parte del archivo corriente de la ultima
auditoria en que dejaron de ser aplicables.
• Su nueva ubicación debe referenciarse en el
índice del archivo permanente.
 A/P ARCHIVO PERMANENTE
Referenciación Contenido
Indice
Ficha Técnica
Leyes
Decretos
Resoluciones
Acuerdos
Actas
Circulares
Antecedentes y actividades de la Entidad
Organigrama general del sujeto de control
Contratos de Fideicomiso
Principios y procedimientos administrativos y contables
Informes de Auditoría anteriores
Directores y funcionarios claves en la toma de decisiones
Otros
 II. ARCHIVO DE PLANIFICACION
• Contiene la documentación relacionada con el
proceso de la planificación especifica NAGU
2.20.
• Se le a codificado con la letra “L”.
• Su contenido se encuentra regulado hasta el
código “L13”.
 A/C ARCHIVO CORRIENTE FASE DE PLANEACIÓN

Referenciación Contenido
índice
Encargo de Auditoria
Memorando de Planeación
Programas de Auditoria Aprobados
Otros
 ARCHIVO CORRIENTE

• Contiene información relacionada con la

auditoria en curso.
• Al termino de la auditoria, este archivo sirve
para demostrar el debido cumplimiento de
programas, lo que es rectificado con la firma
de los auditores revisores.
 ARCHIVO DE COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS

• Incluye la información relacionada con la

comunicación de hallazgos, el cumplimiento de la
NAGU 3.60.
- Para los hallazgos cursados se utiliza el código “OC”.
- Para las aclaraciones o comentarios y recibidos se
utiliza el código “DR”.
 ARCHIVO RESUMEN DE AUDITORIA

• Incluye el resumen general de trabajo de la auditoria

“PUNTOS PENDIENTES, SEPARADOS, ULTIMA
VERSION DEL INFORME, MEMORANDUM DE
CONTROL INTERNO, CARTAS DE REPRESENTACION,
ETC.”
• Se le a codificado con la letra “R”.
• Su contenido se encuentra normado hasta el código
“R11”.
 ARCHIVOS DE CORRESPONDENCIA

• Incluyen todos los memorandos y oficios

remitidos y recibidos por la comisión de
auditoria durante el proceso de la auditoria.
• Para la correspondencia remitida se utiliza el
código “C1”
• Para la correspondencia recibida se utiliza el
código “C2”.
 ARCHIVO OPCIONAL

• Incluye información relacionada con los

objetivos del examen, pero por su naturaleza,
cantidad y variedad se separan, para un
manejo practico y eficiente.
• Listado de inventarios físicos, listado de
cuentas por cobrar, pagar, etc.
• Para su codificación se utiliza el código “O”
 ARCHIVO VARIOS

• Se incluirán papeles de trabajo y documentos

sustenta torios relacionados con temas
relacionados y aplicaciones efectuadas por el
auditor en el examen practico.
• Para su codificación se utiliza el código “V”.
 ARCHIVO DE ACTIVIDADES

• El auditor debe conservar la información que a

obtenido durante la actividad de este control.
Debe agruparla y ordenarla en archivos o
legajos.
• El manual de auditoria gubernamental no a
definido los tipos de archivos.
CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS
ARCHIVOS CORRIENTES

I. DE PLANIFICACION.
II. CORRIENTES DE LA
ACTIVIDAD
VII. RESUMEN DE LA ACTIVIDAD.
VIII. DE CORRESPONDENCIA.
IX. OPCIONAL.
X. VARIOS.
 TENER EN CUENTA QUE…

• Archivos individuales muy gruesos, son

difíciles de manipular y se deterioran
rápidamente con el uso.
• Cada archivo debe tener un índice.
 INDICE Y REFERENCIA CRUZADA DE LOS
PAPELES DE TRABAJO.
Índices de los papeles de trabajo
• Permite un ordenamiento lógico del contenido
de los archivos.
• Facilita la identificación de la información y de
los resultados obtenidos.
 REFERENCIA CRUZADA DE LOS PAELES DE
TRABAJO
Referencia Cruzada:
 Permite la interrelación de los papeles de trabajo.
 Facilita el acceso a las evidencias en cualquier fase de auditoria.
 Evitan que se repitan los trabajos.

Criterios Uniformes de Referencia.

 La información recibida se referencia por el lado izquierdo.
 La información que se envía a otras cedulas, se referencia por el
lado derecho.
 Las cedulas sumarias se referencias a las cedulas matrices.
 Las cedulas analíticas se referencian a las cedulas sumarias.
• La información a ser cruzada puede encontrarse en el
mismo archivo o en otro; en cuyo caso, conjuntamente a
los códigos referenciados , se indicara en nombre del
archivo del cual proviene o al cual se envía la información.

 Indicación de las cedulas no utilizadas, para asegurar que

los papeles de trabajo estén completos.
 Cada procedimiento del programa de auditoria debe ser
referenciado a los papeles de trabajo donde se
desarrollaron.
 Cada aspecto señalado en el informe de auditoria, debe
referenciarse a los papeles de trabajo de donde emerge el
hallazgo.
 Reserva o Confidencialidad

• NAGU 1.40 el auditor gubernamental debe mantener absoluta reserva

respecto a la información que conozca en el transcurso de su trabajo.
solo podrá acceder a la información relacionada con el examen, el
personal vinculado directamente con la dirección y ejecución del trabajo
de auditoria.

 Obligación de respetar la confidencialidad de la información obtenida.

 Solo se puede revelar información obtenida, cuando exista una
obligación legal o profesional y con la aprobación respectiva
 Su naturaleza reservada y secreta debe mantenerse inclusive
después de finalizada la auditoria.
 El uso no autorizado o la perdida de los papeles de trabajo genera la
respectiva responsabilidad.
Propiedad y Custodia de los Papeles de
Trabajo.
¿A quienes pertenecen los papeles de trabajo?
• A los órganos conformantes del Sistema Nacional de Control y
las SOAs designadas por la contraloría general.
¿Cómo cautelar su integridad y reserva?
• Asegurándose de que el ambiente proporcionado a la comisión
de Auditoria cuente con la seguridad necesaria.
• Evitando dejar los papeles de trabajo durante días en lugares
accesibles al publico.
• Guardándolos en la noche en armarios o credenzas bajo llave.
• Guardando bajo llave la información clasificada como
«confidencial» cuando no se utilice.
• En los viajes, cuando sea necesario llevar los papeles de trabajo
a un hotel, deben guardarse en maletines bajo llave.
¿Qué tiempo debe permanecer los papeles de trabajo?

Los documentos que sustenten los informe de los órganos de control o auditorias para
efecto, deben ser guardados por 10 días, bajo responsabilidad.
Ley N° 27785 Art. 42 Literal i
Los papeles de trabajo deben retenerse hasta el fin del año fiscal, después del periodo
de 10 años desde la emisión, del informe o informes sobre el examen, a no ser que el
tema siga haciendo contenciosos o de interés corriente despuesde ese tiempo.

¿Cuál es el objetivo de una correcta supervisión y revisión de los

papeles de trabajo?

 certeza razonable de que la auditoria se ha ejecutado

adecuadamente y que se encuentra correctamente
documentada.
 Eficiencia y economía, al evitar regresar a la entidad por la
información adicional.
 Oportuna depuración de los P/T para lograr un archivo integrado
y conciso.
 Seguridad de que los P/T están correctamente terminados.
 REVISION POR PARTE DEL AUDITOSR
ENCARGADO

 Calidad de la evidencia.
 Cumplimiento de las consideraciones mínimas para elaborar P/T.
 Validez de las conclusiones.
 Adecuada organización de los archivos.
 Consignar sus iniciales en cada P/T en señal de conformidad con el
trabajo realizado por integrante.
 Complementar el P/T «Revisión de los papeles de trabajo auditoria
año»
 Complementar el P/T «lista de verificación de conclusión de
auditoria».
REVISON POR PARTE DESUPERVISOR DE
LA COMISION

 Revisión de los P/T durante el trabajo de campo en forma

periódica y progresiva, consignando sus iniciales en señal
de aprobación.
 La verificación debe comprender:
 La adecuada planificación de la auditoria.
 La conformidad con las normas, criterios procedimientos
establecidos.
 La calidad de las evidencias obtenidas.
 Revisar el P/T «Revisión de los papeles de trabajo auditoria
año».
 Revisar el P/T «Lista de verificación de conclusión de
auditoria».
 SUPERVISION A NIVELGERENCIAL

• Revisión de los P/T para cerciorarse de que

la cuenta con evidencias clara, demostrable
y objetiva que respalda las labores de
auditoria y los hallazgos encontrados.
• Aprobar el P/T «lista de verificaciones de
conclusiones de auditoria».
 CONTROL DE CALIDAD
NAGU 1.60 CONTROL DE CALIDAD
Los órganos conformantes del sistema nacional de
control y las sociedades de auditoria designadas,
que ejecuten auditoria gubernamental de acuerdo
con las normas, deben establecer y mantener en
acuerdo sistema de control de calidad que permita
ofrecer seguridad razonable que la auditoria se
ejecuta en concordancia con las normas de
auditoria gubernamental y las guías de auditoria.
¿Qué es un sistema de control de calidad?
• Es un conjunto de políticas, procedimientos y recursos
técnicos especializados que permiten obtener una
seguridad razonable de que la Auditoria se ha realizado de
acuerdo a los estándares establecidos.
• Puedes se interno y externo.

CONTROL DE CALIDAD
INTERNO
• La CGR, OCIs y SOAs
designadas, deben
establecer políticas y
procedimientos para
asegurar la existencia de
controles antes, durante y
al finalizar la Auditoria.
CONTROL DE CALIDAD
EXTERNO
• Políticas y procedimientos
que adopta de CGR para
efectuar periódicamente el
control de calidad externo
de los OCIs y SOAs
designadas.
• Incluye la revisión de
informes de auditoria y
sus P/T.