PAPELES ADMINISTRATIVOS Y HABILIDADES

Ante el umbral de un nuevo milenio, en donde la guerra del

siglo XXI, nos dice Lester Thurow será la guerra económica,
el gran juego del capitalismo en el que las potencias
competirán será quien marque las reglas tanto para el
consumidor como para el productor. Ante este reto, los
administradores del siguiente milenio deberán realizar una
serie de funciones, y roles así como desarrollar habilidades
que les permitan trabajar eficientemente, ser innovadores y
ampliar sus miras en un entorno inmediato que trasciende
fronteras y los integra a una comunidad económica mucho
más vasta. El siguiente esquema integra los aspectos clave
que forman parte de la vida diaria de un administrador:
algunas de las habilidades que requerirá para el éxito de sus
actividades, los roles que deberá desempeñar y algunas de
las labores administrativas que lo llevarán a participar de
manera activa dentro de su grupo de trabajo.
 PAPELES ADMINISTRATIVOS
Los papeles administrativos son las funciones y roles que
desempeñan los administradores de hoy para poder trabajar
eficientemente con la ayuda de sus habilidades que hayan
desarrollado cada uno.
Según los estudios realizados por Henry Mintzberg, quien
analizo las problemáticas que pasan varios administradores
por el exceso de trabajo que realizaban, nos muestra que los
papeles administrativos son roles que desempeña el
administrador y que se clasifican en tres grupos:
• Roles interpersonales.
• Roles informativos.
• Roles de decisión.
 ROLES INTERPERSONALES
Los papeles interpersonales se componen de tres clases de
conductas, de acuerdo con Mintzberg, se derivan
directamente de la autoridad formal que la organización le
otorga al administrador, a saber:
 Rol de representante:
Esta serie de conductas implica un énfasis en actividades
protocolarias, se requiere que
Todos los administradores desempeñen funciones que tiene
una naturaleza ceremonial y simbólica.
 Rol de líder:
En el sistema de Mintzberg este papel es en esencia el de
influir en los demás o en dirigirlos. Este rol incluye la
contratación, capacitación, motivación, y disciplina de los
empleados.
  Rol de enlace:
Mintzberg describió esta actividad como el contacto de
fuentes externas que proporcionan información al
administrador. Estas fuentes son individuos o grupos fuera
de la unidad del administrador y pueden encontrarse dentro o
fuera de la organización.

 ROLES DE INFORMACIÓN
Esta serie de conductas se construyen sobre las relaciones
interpersonales que el administrador establece. Los tres roles
de información específicos que Mintzberg identificó son los
siguientes:
 Rol de monitor:
Este tipo de conducta implica la búsqueda continua de
información que los administradores requieren para
mantenerse al tanto de los avances cruciales que podrían
afectar el trabajo de su unidad y el suyo propio.
 Rol de divulgador:
El administrador sólo recibe información sino que también la
envía. Con frecuencia envía información que el receptor
desea, pero que sin la ayuda del administrador le sería muy
difícil adquirir.
Comunicación de información a subalternos.
 Rol de vocero:
Con frecuencia se solicita al administrador que manifieste
los puntos de vista de la unidad de la cual es responsable. En
los niveles administrativos inferiores, de manera habitual
esto significa representar a la unidad ante otros individuos o
grupos dentro de la organización.
 ROLES DECISIONALES:
Por último, Mintzberg identificó cuatro roles que giran
alrededor de la toma de decisión.
 Rol de emprendedor:
Como emprendedores, los administradores inician y
supervisan nuevos proyectos que mejoraran el desempeño de
su organización.
 Rol de mediador de conflictos:
Los administradores inician sus propias actividades pero
también deben ser capaces de tomar acciones correctivas en
respuestas a los problemas no previstos con anterioridad.
 Rol de asignador de recursos:
Como los recursos de una organización son casi siempre
limitados, una de las principales responsabilidades de los
administradores es decidir cómo distribuir los recursos que
se encuentran bajo su responsabilidad. Las decisiones de
asignación tienen un efecto directo en el desempeño de una
unidad y un efecto indirecto al comunicar ciertos tipos de
información a los miembros de la unidad.
 Rol de negociador:
Realizan este rol cuando analizan y negocian con otros
grupos obteniendo así ventajas para sus propias unidades. El
administrador que se encuentre en esta situación de decisión
es responsable de saber qué recursos pueden o no
comprometerse en determinadas soluciones negociadas.
JERARQUÍA ADMINISTRATIVA
La jerarquía administrativa son los niveles de organización
en los que una persona determinada se puede desarrollar a lo
largo de su trabajo de acuerdo a sus habilidades y actitudes.
 TIPOS DE JERARQUÍA ADMINISTRATIVA.-
 Altos directivos
Son los administradores del nivel superior que tienen el
mayor poder y llevan la responsabilidad total de una
empresa.
 Gerentes medios
Son aquellos que reportan a los administradores del
nivel más alto, el funcionamiento detallado de la
empresa, además de desarrollar planes para
implementar las metas generales establecidas por los
altos directivos.
 Gerentes de primera línea
Son los administradores encargados de la supervisión
de los trabajadores y de las operaciones que estos
realizan.
 HABILIDADES ADMINISTRATIVAS
Llamamos habilidades administrativas a la capacidad de los
administradores para desarrollarse en el ámbito empresarial
y a su vez a la capacidad para solucionar problemas que se
presenten en la empresa. Los administradores utilizan sus
habilidades y capacidades para alcanzar exitosamente sus
metas. Existen tres clases de habilidades:
• Habilidades conceptuales
• Habilidades humanas
• Habilidades técnicas
 HABILIDADES CONCEPTUALES
Los administradores deben tener la capacidad mental de
analizar y diagnosticar situaciones complejas y la capacidad
de pensar y conceptualizar sobre situaciones abstractas;
contemplar la organización como un todo y las relaciones
entre sus diversas subunidades, y visualizar la forma en la
que la organización encaja en su ambiente.
• Toma de decisiones.
- Proceso de identificar una situación que requiere:
– Analizar el problema.
– Ponderar las alternativas.
– Llegar a una decisión.
– Emprender la acción.
– Evaluar resultados.
 HABILIDADES HUMANAS
La capacidad de trabajar con otras personas, comprenderlas
y motivarías, tanto individualmente como en grupos,
describe lo que son las habilidades humanas.
Muchas personas son expertas desde un punto de vista
técnico, pero incompetentes desde el punto de vista
interpersonal por eso es primordial que un administrador
sepa desarrollar su habilidad humana.
Puesto que los administradores llevan a cabo las cosas por
medio de otras personas, es necesario que desarrollen sus
habilidades humanas de comunicar, motivar y delegar.
 Habilidades para las relaciones humanas
-Comunicación
- Intercambio de información.
- Dirigir el mensaje de acuerdo a la audiencia.
-Escribir en forma simple y clara.
-Ser objetivo.
 HABILIDADES TÉCNICAS
Son aquellas en las que una persona adquiere con el tiempo o
que tiene alguna habilidad para realizar mecánicamente una
tarea específica. Engloban el conocimiento y dominio de una
determinada especialidad.
• Elaboración de cédulas.
• Recabar información.
• Analizar datos.
• Planear.
• Organizar.
Habilidades que poseen los administradores eficaces.
 LIDERAZGO
La palabra liderazgo define a una influencia que se ejerce
sobre las personas y que permite incentivarlas para que
trabajen en forma entusiasta por un objetivo común. Quien
ejerce el liderazgo se conoce como líder.
El liderazgo es la función que ocupa una persona que se
distingue del resto y es capaz de tomar decisiones acertadas
para el grupo, equipo u organización que preceda, inspirando
al resto de los que participan de ese grupo a alcanzar una
meta común.

Los líderes

Son personas dispuestas a todo, con tal de que su empresa

sea más productiva y competente; de este tipo de personas se
requiere.
 LA COMPETENCIA
La autoridad administrativa, actúa en una situación de
privilegio respecto del administrado, haciendo efectiva una
situación de subordinación respecto a él. En consecuencia, la
Administración posee un conjunto de potestades que de las
cuales puede hacer respecto del administrado a fin de
asegurar el cumplimiento de sus finalidades.
Para ello, debe tenerse en cuenta un conjunto de principios
de la actuación administrativa, a fin de asegurar que dicha
actuación se ajuste a derecho. La Ley establece
fundamentalmente cuales son las atribuciones de las que
goza la entidad respectiva, lo cual se conoce en el ámbito
administrativo como competencia.

COMPETENCIA ADMINISTRATIVA. GENERALIDADES

La competencia administrativa es la aptitud legal expresada
que tiene un órgano para actuar, en razón del lugar (o
territorio), la materia, el grado, la cuantía y/o el tiempo. Se
entiende por competencia, entonces, el conjunto de
atribuciones de los órganos y entes que componen el Estado,
las mismas que son precisadas por el ordenamiento jurídico.
La importancia de la competencia es tal, que sin ella el acto
administrativo deviene en nulo.

ALCANCES DE LA COMPETENCIA ADMINISTRATIVA

Por una lado, la competencia administrativa es, además de
una legitimación jurídica de su actuación, un mecanismo de
integración de las titularidades activas y pasivas asignadas a
la actividad determinada , sean estas potestades – típica
titularidad activa – o sean más bien deberes públicos y
obligaciones.
Asimismo, toda entidad es competente para realizar las
tareas materiales internas necesarias para el eficiente
cumplimiento de su misión y objetivos, así como para la
distribución de las atribuciones que se encuentran
comprendidas dentro de su competencia, distribución que es
realizada entre los diversos órganos que componen a aquella.

CARACTERES DE LA COMPETENCIA ADMINISTRATIVA

La competencia administrativa está sometida a determinados
caracteres que la distinguen de otras instituciones del
derecho administrativo, así como de ciertos conceptos
provenientes del derecho privado, que pueden ser definidos
de la siguiente manera:

 LEGALIDAD
La competencia administrativa tiene su fuente en la
Constitución y en la Ley, y es reglamentada por las normas
administrativas que son derivadas por ellas. Ello implica, de
manera directa, que no podría crearse competencias a través
de normas reglamentarias, a diferencia de cierto sector de la
legislación y doctrinas comparadas que señala que mediante
reglamento podría ser posible establecer competencias.
Asimismo, la Administración solo podría ejercer aquellas
facultades que se encuentren señaladas expresamente en la
Ley.

Además, y como resultado directo de lo que venimos

diciendo, la Administración no puede, unilateralmente, crear
entidades – aun cuando las mismas sean empresas públicas o
entidades subsidiarias - ni asignarles competencias que no
estén expresamente señaladas en la Ley, aun cuando se
encuentren sometidas a su tutela.

Finalmente, consideramos que no es posible la asignación de

competencias por instrumento distinto a la ley formalmente
considerada, es decir, por la ley emitida por el Congreso. En
nuestra opinión, el principio de legalidad a nivel del
concepto de competencia estriba en impedir que la
Administración Pública establezca su propia competencia,
situación que se haría posible de permitirse el
establecimiento de competencias vía decreto legislativo, de
urgencia o través de normas generales –ordenanzas –
emitidas por los gobiernos locales y regionales. La
posibilidad de que la Administración establezca su propia
competencia implica permitir comportamientos arbitrarios de
las entidades que las conforman. Es por ello que solo un ente
imparcial, denominado Parlamento, puede establecer las
competencias que se asignarán a determinado ente público.

 INALIENABILIDAD
La autoridad administrativa no puede renunciar a la
titularidad de la competencia, ni tampoco se puede
abstenerse del ejercicio de las atribuciones conferidas a
algún órgano administrativo. La Ley señala que es nulo todo
acto administrativo o contrato que pretenda cualquiera de
estas situaciones. Los mecanismos de ejercicio alterno de
competencia, a los cuales nos referiremos más adelante, no
afectan este principio general, puesto que permiten que la
entidad conserve su competencia.
Sólo por Ley, o mediante mandato judicial expreso en un
caso concreto se le puede exigir a una autoridad no ejercer
alguna atribución administrativa. Esto refuerza la naturaleza
indisponible e inalienable de la competencia administrativa.
Es evidente, por otro lado, que mediante una norma de rango
inferior no puede modificarse la competencia asignada
mediante una norma de rango superior. Esta afirmación, sin
embargo, vuelve a colocar en discusión la posibilidad de que
la autoridad administrativa pueda evitar ejercer la
competencia signada indebidamente.

 RESPONSABILIDAD
La demora o negligencia en el ejercicio de la competencia o
la falta de su ejercicio cuando ello corresponda, constituye
falta disciplinaria imputable a la autoridad respectiva,
configurándose el ejercicio de la competencia como un deber
público. Ello implica también responsabilidad imputable a la
Administración como tal, si es que origina un daño a los
particulares, así como a la autoridad administrativa
propiamente dicha, siendo que ésta última no depende del
régimen laboral al que esté sometido el funcionario público
respectivo.
 ESENCIALIDAD
La competencia es elemento esencial del acto
administrativo, y en consecuencia, constituye un requisito
de validez del mismo. Evidentemente, la ausencia de
competencia, sea respecto al lugar (o territorio), la
materia, el grado, la cuantía o el tiempo, acarrearía la
nulidad del acto administrativo, teniendo en cuenta que
en nuestra legislación no existe propiamente el concepto
de anulabilidad del acto administrativo.

 FIN PUBLICO
La Competencia administrativa está enfocada a una
finalidad de interés común o, en todo caso, de utilidad
pública. La autoridad administrativa ejerce su
competencia en función del fin público que le da origen a
la misma. Situación contraria genera la llamada desviación
de poder, que ocurre cuando el acto administrativo se ha
dictado con un fin distinto al previsto por el legislador.
Para que ocurra la denominada desviación de poder – tan
mentada por la doctrina europea - debe haber una
autoridad administrativa con competencia, que haga uso
de poder para un fin distinto del conferido por la ley.

 JERARQUÍA
La competencia administrativa opera en términos de
jerarquía entre los órganos administrativos que componen
la Administración Pública. La competencia asignada a un
ente administrativo le corresponde en un nivel
determinado dentro del organigrama del mismo, en
términos de materia, grado y territorio. Sin embargo, y
como veremos a continuación, se presume la
desconcentración de la competencia en los órganos de
inferior jerarquía al interior de una entidad. A su vez, se
encuentra proscrita, en principio, la posibilidad de
intervención de una autoridad administrativa en la
competencia de otra, aun cuando aquella sea superior
jerárquico de la primera, salvo que se haya autorizado
legalmente la avocación.