República Bolivariana de Venezuela

Universidad Nacional Experimental Politécnica

"Antonio José de Sucre"
Vice-Rectorado " Luís Caballero Mejías"
Núcleo: Guarenas.

ADMINISTRACION DE CUENTAS
POR COBRAR

Prof. Alumnos:
José Ostos García Pierina Exp: 2013200136
López Christian Exp: 2013200157
Martínez Alexander Exp: 201310152
Martínez Wendy Exp: 2013200137

Guarenas, Febrero 2018

 Introducción

Las cuentas por cobrar representan el crédito que concede la empresa a sus
clientes con una cuenta abierta Con el fin de conservar los clientes (actuales)
y atraer nueva clientela, la mayoría de las empresas manufactureras
encuentra que es necesario ofrecer crédito a sus clientes estas condiciones
de crédito pueden variar entre campos industriales diferentes, pero las
empresas dentro del mismo campo industrial generalmente ofrecen
condiciones de créditos similares.

Como la mayoría de las empresas manufactureras encuentran que las

cuentas por cobrar representan gran parte de sus activos circulantes,
normalmente se presta muchísima atención a la administración de estas
cuentas.

CUENTA POR COBRAR

 Las cuentas por cobrar constituyen el crédito que la empresa concede a
sus clientes a través de una cuenta abierta en el curso ordinario de un
negocio, como resultado de la entrega de artículos o servicios. Con el
objetivo de conservar los clientes actuales y atraer nuevos clientes, la
mayoría de las empresas recurren al ofrecimiento de crédito. Las condiciones
de crédito pueden variar según el tipo de empresa y la rama en que opere,
pero las entidades de la misma rama generalmente ofrecen condiciones de
crédito similares.

Las ventas a crédito, que dan como resultado las cuentas por cobrar,
normalmente incluyen condiciones de crédito en las que se estipula el pago
dentro de un número determinado de días.

Las Cuentas por Cobrar constituyen una función dentro del ciclo de
ingresos que se encarga de llevar el control de las deudas de clientes y
deudores para reportarlas a los departamentos de Crédito y Cobranza,
Contabilidad, Tesorería y Finanzas.

Cuando un negocio realiza una venta recibe el pago en el momento con

efectivo o tarjeta de crédito. Alternativamente, puede acordar términos de
crédito con el comprador e introducir la venta en cuentas por cobrar. Una
tienda de herramientas, por ejemplo, podría vender al público y tener una
compañía de construcción llevar a cabo ventas a crédito a través de cuentas
por cobrar. Ésto hace que la compra sea más sencilla para la compañía de
construcción, con los empleados autorizados yendo a buscar materiales sin
la necesidad de cargar dinero. Al final e la semana, mes o año la compañía
de construcción pagará la cantidad total, limpiando su entrada en cuentas por
cobrar y volverá a comenzar en el siguiente período.

CLASIFICACIÓN

Las cuentas por cobrar pueden ser clasificadas como de exigencia

inmediata a CORTO PLAZO y A LARGO PLAZO.

CORTO PLAZO: Son aquellos activos de la empresa, en concreto las

cuentas por cobrar, cuyo derecho de recibir efectivo en el futuro está
documentado por escrito y tiene un plazo de vencimiento menor a un año. Es
decir, el crédito que tiene la empresa podrá convertirse en efectivo en un
plazo inferior al año, por lo que esta es acreedora a corto plazo. Son, por
ejemplo, aquellas letras de cambio con vencimiento a 3 meses.

LARGO PLAZO: Su disponibilidad es a más de un año.

Con garantía documental

Si las ventas se efectúan a crédito y se desea mayor garantía que tenga
carácter legal se solicita al cliente que firme un documento denominado
pagare. Los Documentos por cobrar legalmente está amparada por
documentos negociables entre lo que tenemos:
1. El pagare: representa una promesa de pagar una suma de dinero en
una fecha estipulada futura.
2. La letra de cambio: son documentos de deudas a corto plazo, dicho
 documento no tiene carácter legal, más bien están garantizado por la
moral y confianza de la entidad emisora.

Descuento de documentos

Este representa los documentos por cobrar no vencidos que se han

transferidos por endoso o de otra forma a un banco, al valor nominal o el de
su vencimiento; a veces deducido en descuento que viene a representar el
interés correspondiente al plazo no expirado.

Los documentos representan un pasivo contingente para el que lo

endosa y para el que vende un activo contingente con recurso de devolución
por falta de pago.

En el presente trabajo nos ocuparemos de mencionar los aspectos

relevantes de las cuentas por cobrar a corto plazo que según el boletín C-3
de Principios de Contabilidad pueden subclasificarse de acuerdo a su origen
en dos grupos que son:

a) A cargo de Clientes y
b) A cargo de Otros Deudores

CLIENTES: como una introducción al concepto de clientes podemos

mencionar que en la antigüedad la palabra clientes se refería a la careta que
utilizaban los actores cuya finalidad era no revelar su identidad, actualmente
clientes son todas aquellas personas que deben al negocio mercancías
adquiridas a crédito y a quienes no se exige especial garantía documenta. La
relación entre esta aceptación y la actual es imposible determinarla, sin
embargo se tiene que aceptar, no siendo esta la más adecuada, la salvedad
de que el mencionar clientes en forma aislada sólo se menciona el nombre
genérico de los deudores. Bajo este rubro se registran las cuentas por cobrar
que posee la empresa y que provienen de las ventas de los bienes y
servicios que proporciona la entidad.

DEUDORES DIVERSOS: Estas son las que provienen de operaciones

diferentes a las ventas y a los servicios que proporciona la entidad. Este
término se refiere a los préstamos que hace la empresa ya sea a su personal
o a otras terceras personas como accionistas, reclamaciones, ventas de
activo fijo, impuestos pagados en exceso, etc.

EL PAPEL DEL ADMINISTRADOR DE CREDITO

El objetivo básico de la administración de crédito consiste en aumentar las

ventas rentables y aumentar así el valor de la empresa al extender crédito a
los clientes dignos.

El administrador de crédito estará en condiciones de desempeñar un

papel importante dentro de la organización tan solo cuando pueda obtener y
analizar información financiera acerca de sus clientes y de sus industrias.

OBJETIVO DE LAS CUENTAS POR COBRAR

 Su objetivo primordial es el de registrar todas las operaciones originadas
por adeudos de clientes, de terceros o de funcionarios y empleados de la
compañía.

Las cuentas por cobrar fundamentalmente son un instrumento de

mercadotecnia para promover las ventas, el director de finanzas debe cuidar
que su empleo ayude a maximizar las utilidades y el rendimiento de la
inversión y que no se abuse del procedimiento hasta el grado en que el
otorgamiento de créditos deje de ser rentable y atractivo en términos de
rendimiento sobre inversión.

El departamento de mercadotecnia de la empresa por lo general tiende a

considerar las cuentas por cobrar como un medio para vender el producto y
superar a la competencia. Por lo regular se observa que la mayoría de los
vendedores, por ejemplo, se inclinan hacia una política de crédito muy liberal,
porque favorece las ventas. Si la competencia ofrece crédito, la propia
empresa tendráá que hacerlo también para proteger su posiciónón en el
mercado. Esto se puede aplicar a una tienda de departamentos que se ve
obligada a ofrecer a sus clientes tarjetas de crédito para poder competir, lo
mismo que a una empresa internacional de ingeniería que tiene que otorgar
o arreglar crédito a largo plazo como parte de sus operaciones a fin de
competir con éxito por la adjudicaciónón de contratos de construcción de
presas, refinerías y otros grandes proyectos de inversión de capital. Muchas
veces ha sucedido que la empresa que ofrece facilidades de crédito como
parte de sus servicios ha triunfado en la licitación, a pesar de que otras
firmas, que no ofrecían arreglos de crédito, presentaron presupuestos más
bajos.

FUNCIONES GENERALES DE LA SECCIÓN DE CUENTAS POR COBRAR

1. Mantener un registro individual, actualizado y detallado, de los estudiantes

morosos para el desarrollo de las tareas de seguimiento de las cuentas por
cobrar.

2. Lograr la recaudación efectiva de los adeudados por los estudiantes de

todos los niveles y programas, en concepto de costos de matrícula u otros
servicios académicos, mediante normas y procedimientos vigentes, y bajo la
supervisión directa del Departamento de Contabilidad.

3. Coordinar efectivamente las acciones de cobros con las unidades

administrativas y académicas correspondientes, para el cumplimiento de los
objetivos de recuperación de los montos adeudados.

4. Vigilar el cumplimiento de procedimientos de cobros.

5. Completar y entregar documentos relacionados con arreglos de pago.

6. Elaborar y presentar informes periódicos a consideración del jefe (a) de

Contabilidad y la Dirección de Finanzas, y el resultado de las acciones
realizadas.
7. Desarrollar a consideración de la Dirección de Finanzas, el manual de
normas, procedimientos y estrategias del departamento. Proponer
modificaciones y actualizaciones para la optimización de los sistemas de
información correspondiente.

8. Cumplir y hacer cumplir todas las normativas y reglamentaciones

establecidas en el proceso de cobranza.

DETERMINACIÓN DE LA POLÍTICA APROPIADA DE CUENTAS POR

COBRAR.

Una vez que los directores de finanzas conocen los costos y los
beneficios. Se van a tomar las tres políticas de cuentas por cobrar más
comunes; es decir, venta al contado, neto a 30 y 2/10, neto a 30, para
analizarlas a fin de ejemplificar cómo puede proceder el director de finanzas.

De acuerdo con el departamento de mercadotecnia, el director pude

modificar las condiciones de crédito ampliando el tiempo en que se debe
hacer el pago y/o concediendo al cliente un descuento si paga antes del
plazo máximo concedido.
En los ejemplos, la política de ventas al contado implica el pago inmediato; el
neto a 30 concede al cliente 30 días como máximo para pagar y el 2/10, neto
a 30 también 30 días, sólo que si paga dentro de los 10 días que siguen a la
venta podrá deducir un 2 por ciento del importe.

Ese 2 % es un incentivo para inducirlo a pagar dentro de los primeros 10

días.

La venta al contado. Si la política de la empresa es vender al contado, no

otorga crédito comercial No habrá costos de cobranza ni de capital, puesto
que no se ha invertido dinero para financiar las cuentas por cobrar. Es obvio
que tampoco habrá costos de morosidad e incumplimiento, de manera que el
costo total de la política de ventas al contado es de cero.

Además de los costos de capital, la empresa incurre en costos de

facturación, franqueo, etc., que son constantes cualquiera que sea el número
de días en que cuenta permanece sin cobrar, ya que esos gastos se efectúan
sólo una vez, el primer día.

Para compensar los mayores costos de cobranza están los incrementos

que se esperan en las ventas y en las utilidades y que prevé el departamento
de mercadotecnia al adoptarse la política de neto a 30 días en vez de la
venta al contado.

La toma de decisiones, depende de la probabilidad de utilidades o

pérdidas en cuanto al otorgamiento de crédito y la capacidad que tenga la
empresa para afrontarlos. Una de las herramientas que tiene un
Administrador Financiero para otorgar créditos es determinando montos y
tiempos, así como vigilar que la empresa este trabajando de los lineamientos
fijados, para ello podrá hacer uso de Técnicas de Análisis Financiero, dentro
de las cuales se encuentran:
a) ANÁLISIS COMPARATIVO DE SALDOS: Este se lleva a cabo
comparando los saldos dentro de un determinado tiempo para observar
cómo ha avanzado la cobranza de las cuentas a cargo de los clientes, con el
fin de modificar la política de cobranzas, de otorgamiento de créditos o
reafirmarlas.
b) ANÁLISIS POR ANTIGÜEDAD DE SALDOS: Este se realiza clasificando
los saldos a cargo de los clientes por antigüedad de su vencimiento,
pudiendo ampliar o restringir, de acuerdo a las necesidades de la empresa.

Esta clasificación, se puede ampliar o restringir, en vista de las

necesidades de cada empresa; pero en cualquier momento nos permite
conocer el estado real de los saldos a cargo de los clientes.

Es conveniente que el Director Financiero ordene al Gerente de Crédito y

Cobranza, el estudio individual de cada uno de los saldos vencidos con
objeto de precisar las causas que en cada caso originan acumulaciones de
saldos.

Desde un aspecto del análisis externo de la empresa, en la cual se

dispone de la antigüedad de saldos, el índice puede obtenerse mediante
comparación periódica del saldo de clientes, con el importe de las ventas a
crédito, o mediante la relación existente entre el saldo de clientes y la reserva
para cobros dudosos, teniendo la seguridad de que dicha reserva este
perfectamente calculada.

La deficiencia en la inversión de clientes, se puede deber a diferentes

causas y principalmente a las siguientes:

a) Mala situación económica en general

b) Mala situación económica del mercado especial en el cual opera la
empresa.
c) Generosidad en la concesión de créditos.
d) Política equivoca de venta, basada sobre la idea de que el propósito de los
negocios en vender en abundancia, olvidando que no son las ventas sino las
utilidades el fin o meta de los negocios.
e) Ayuda competencia
f) Deficiente política de cobros.

La presencia de estas desventajas, no sólo motiva una reducción de las

utilidades por los importes de los créditos, que parcial o totalmente se dejen
de cobrar, sino además:

a) Gastos de cobranza en general.

b) Intereses del capital tomado en préstamos para suplir los medios de
acción invertidos en dichos exceso.
c) La pérdida de los clientes morosos.

ROTACION DE CUENTAS POR COBRAR

El Análisis por medio de razones financieras ayuda a determinar la

rotación de las cuentas por cobrar a clientes, su convertibilidad y el periodo
promedio de cobranza para que en base a lo encontrado, cambie total o
parcialmente o reafirme las políticas de cobranza y otorgamiento de crédito
pactados.

En el total de las ventas a crédito, dividida entre el promedio mensual de

ventas por cobrar, permite conocer las veces en que los créditos otorgados
por ventas de artículos son recuperadas. Esta razón financiera únicamente
tiene aplicación en las empresas que venden a crédito; la cual permite
conocer el grado de eficiencia en el cobro de las cuentas, así como el
atinado de la política en el otorgamiento de los créditos.

Al relacionarse la rotación de cuentas por cobrar con un cierto número de

días (360), es posible conocer los días que tarda la Rotación de Cuentas por
Cobrar.

Es importante observar que mientras menor es el ritmo de convertibilidad

de las cuentas por cobrar, es índice de un movimiento económico mayor,
mismo que puede traducirse en un incremento en las utilidades.

PERIODO DE CREDITO

El agrandar el periodo de crédito estimula las ventas, pero existe un costo

en los fondos invertidos bajo cuentas por cobrar ( saldos). Determinar el
periodo optimo de crédito implica localizar el punto en el cual las utilidades
marginales provenientes del incremento en ventas quedan exactamente
compensadas por los costos de mantener un monto mas elevado de sus
saldos.
 A continuación se mencionaran cuatro funciones principales que toda
empresa debe tomar en cuenta dentro de sus políticas:

a) Mantenimiento de Límites de Crédito.

Es sumamente importante, que la función encargada de los pedidos,

conozca los límites de crédito de cada cliente. Por esta razón, la primera
obligación del departamento de crédito y cobranza, es establecer líneas de
crédito apropiadas para cada cliente y revisarlas periódicamente.

POLÍTICA DE CRÉDITO

La política de crédito de una empresa da la pauta para determinar si debe

concederse crédito a un cliente y el monto de éste. La empresa no debe solo
ocuparse de los estándares de crédito que establece, sino también de la
utilización correcta de estos estándares al tomar decisiones de crédito.

Deben desarrollarse fuentes adecuadas de información y métodos de

análisis de crédito. Cada uno de estos aspectos de la política de crédito es
importante para la administración exitosa de las cuentas por cobrar de la
empresa. La ejecución inadecuada de una buena política de créditos o la
ejecución exitosa de una política de créditos deficientes no producen
resultados óptimos.

ESTÁNDARES DE CRÉDITO
 Los estándares de crédito de la empresa definen el criterio mínimo para
conceder crédito a un cliente. Asuntos tales como evaluaciones de crédito,
referencias, periodos promedio de pago y ciertos índices financieros ofrecen
una base cuantitativa para establecer y hacer cumplir los estándares de
crédito.

Al realizar el análisis de los estándares se deben tener en cuenta una

serie de variables fundamentales como los gastos de oficina, inversión en
cuentas por cobrar, la estimación de cuentas incobrables y el volumen de
ventas de la empresa.

GASTOS DE OFICINA

Si los estándares de crédito se hacen más flexibles, más crédito se

concede. Los estándares de crédito flexibles aumentan los costos de oficina,
por el contrario, si los estándares de crédito son más rigurosos se concede
menos crédito y por ende los costos disminuyen.

INVERSIÓN DE CUENTAS POR COBRAR

Hay un costo relacionado con el manejo de cuentas por cobrar. Mientras

más alto sea el promedio de cuentas por cobrar de la empresa, es más
costoso su manejo y viceversa. Si la empresa hace más flexibles sus
estándares de crédito, debe elevarse el nivel promedio de cuentas por
cobrar, en tanto que si se presentan restricciones en los estándares por ende
deben disminuir.

Entonces se tiene que los estándares de crédito más flexibles dan como
resultado costos de manejos más altos y las restricciones en los estándares
dan como resultado costos menores de manejo.

ESTIMACIÓN DE CUENTAS INCOBRABLES

Otra variable que se afecta por los cambios en los estándares de crédito
es la estimación de cuentas incobrables. La probabilidad o riesgo de adquirir
una cuenta de difícil cobro aumenta a medida que los estándares de crédito
se hacen más flexibles y viceversa, esto dado también por el estudio que se
hace de los clientes y su capacidad de pago en el corto y en largo plazo.

VOLUMEN DE VENTA

Como se denoto en párrafos anteriores, a medida que los estándares de

crédito se hacen más flexibles se espera que aumenten las ventas y las
restricciones las disminuyen, se tiene entonces que los efectos de estos
cambios tienen incidencia directa con los costos e ingresos de la empresa y
por ende la utilidad esperada.

EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES DE CRÉDITO

 Para determinar si una compañía debe establecer estándares de crédito
más flexibles, es necesario calcular el efecto que tengan estos en las
utilidades marginales en las ventas y en el costo de la inversión marginal en
las cuentas por cobrar.

Costo de la inversión marginal en cuentas por cobrar.

El costo de la inversión marginal en cuentas por cobrar se puede calcular

estableciendo la diferencia entre el costo de manejo de cuentas por cobrar
antes y después de la implantación de estándares de crédito más flexibles.

Se debe calcular primero la razón financiera de promedio de cuentas por

cobrar.

Promedio de C x C = Ventas anuales a crédito / Rotación de cuentas por

cobrar.

Después se calcula la inversión promedio en cuentas por cobrar,

calculando el porcentaje del precio de venta que representan los costos de la
empresa y multiplicarlo por el promedio de cuentas por cobrar.

Por último debe calcularse el costo de la inversión marginal en cuentas

por cobrar realizando la diferencia entre la inversión promedio en cuentas por
cobrar con el programa propuesto y el actual.

La inversión marginal representa la cantidad adicional de dinero que la

empresa debe comprometer en cuentas por cobrar si hace más flexible su
estándar de crédito

TOMA DE DECISIONES

Para decidir si una empresa debe hacer más flexibles sus estándares de
crédito, deben compararse las utilidades marginales sobre las ventas con el
costo de la inversión marginal en cuentas por cobrar.

Si las utilidades marginales son mayores que los costos marginales, deben
hacerse más flexibles los estándares de crédito; de otra manera deben
mantenerse sin modificar los que se tienen en ese momento aplicados dentro
de la empresa.

CONDICIONES DE CRÉDITO

Las condiciones de crédito ayudan a la empresa a obtener mayores

clientes, pero se debe tener mucho cuidado ya que se pueden ofrecer
descuentos que en ocasiones podrían resultar nocivos para la empresa.

Los cambios en cualquier aspecto de las condiciones de crédito de la

empresa pueden tener efectos en su rentabilidad total. Los factores positivos
y negativos relacionados con tales cambios y los procedimientos
cuantitativos para evaluarlos se presentan a continuación.

 Nivel optima
  La empresa debe determinar cuál es el nivel óptimo de gastos de
cobro desde el punto de vista costo-beneficio.

POLÍTICA DE COBRANZA

Las políticas de cobro son los procedimientos que sigue la empresa para
cobrar los créditos que ha otorgado a sus clientes. “Cualquier sistema de
cobranzas para que tenga éxito debe recibir dinero. Este objetivo se vuelve
menos obvio y bastante menos probable de lograr cuando se agregan los
requerimientos adicionales de retención del buen nombre, la rehabilitación
del deudor, la prontitud en el pago y la operación económica”. De acuerdo
con el objetivo que se establezca en la empresa, referente a la cobranza de
los créditos otorgados a los clientes, será el marco de referencia para
establecer las políticas de cobranza.

Lo recomendable es que las políticas de cobranza se analicen de manera

periódica de acuerdo con las condiciones y necesidades de la compañía, y
de la situación en que se desarrollan sus operaciones.

Las políticas de cobro deben contemplar los siguientes elementos:

Condiciones de venta: Cuando la empresa hace sus ventas a crédito, se
establecen las condiciones de venta en cuanto al crédito otorgado, que
comprende: plazo, los porcentajes de descuento, fechas de pago, lugares
donde efectuar los abonos a los créditos, tasas de interés, etc., y en cuanto a
la entrega de las mercancías, características, garantías, usos, limitaciones,
cuidados, etc.
Plazos de cobro: Para decidir en qué momento se inicia un proceso de
cobranza con un cliente es necesario determinar cuándo y cómo se hará el
primer esfuerzo de cobro, es decir, cuanto tiempo después de la fecha de
vencimiento del crédito las cuentas morosas deben proceder a recuperarse.
El intervalo de tiempo dependerá de lo que la empresa establezca, el cual
puede ser una semana, 15 días o, en algunos casos, un periodo mayor.
Las políticas de cobro pueden tener diferentes características:

Restrictivas: Caracterizadas por la concesión de créditos en periodos

sumamente cortos, las normas de crédito son estrictas y por ello se usa una
política de cobranza agresiva.

Liberales: En sentido contrario a las políticas restrictivas, las liberales tienden

a ser magnas, se otorgan créditos considerando las políticas que usan en las
empresas de la competencia, no presionan enérgicamente en el proceso de
cobro y son menos exigentes en condiciones y establecimientos de periodos
para el pago de las cuentas.
Racionales: Se caracterizan por conceder los créditos a plazos razonables
según las características de los clientes y los gastos de cobranza; se aplican
considerando los cobros a efectuarse y que proporcionen un margen de
beneficio razonable.

Conclusión

Los medios y los procedimientos referidos anteriormente no actúan

cohesionada mente, lo que provoca que las cuentas por cobrar no se
documenten a través de los procedimientos legales establecidos y finalmente
los deudores no se ven obligados a satisfacer las obligaciones de pago,
incumpliendo lo establecido oportunamente en el cuerpo legal del contrato
económico imposibilitando establecer la correspondiente demanda
económica ante la sala de los asuntos económicos en el Tribunal Provincial
de este territorio.

Los directores de Empresas y los jefes de los Órganos de los diferentes

sectores de la economía en la Provincia son los máximos responsables de
cohesionar los mismos, para lograr el objetivo final que es el cobro al deudor,
vale en ello la capacidad de pensar que los directivos posean para el mejor
desenvolvimiento financiero de la entidad que dirigen.

No obstante a esta afirmación, dice que a pesar de la responsabilidad directa

que tienen los cuadros a los diferentes niveles encargados de organizar de
forma consiente y con un elevado nivel profesional las operaciones de
cobros, la realidad en esta Provincia ha demostrado, que no se agotan todas
y cada una de las posibilidades para erradicar de una vez y por todas este
fenómeno que atenta sensiblemente a la economía.