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Administración Sección “1”
Trabajo #1 Contabilidad 2
Caja
Es la cuenta que registra todo el efectivo que ingrese y salga de la Empresa, por
medio de Efectivo, Giros o Cheques en concepto de venta de productos, prestación de
servicios u otros que han pagado los clientes o terceras personas.
Ejemplos de Caja
2) La empresa Maxicar C.A. el dia 01-03-2018, compra mobiliario por Bs 5.000 y paga
de contado
Caja Chica
Es todo el efectivo que se tiene con el fin de pagar gastos menores, esta contiene
un Fondo fijo por que se asigna una determinada cantidad de dinero, que en lo posible no
aumentará ni disminuirá, salvo disposiciones administrativas o anomalías en el manejo de
fondos.
Se crea para tratar las operaciones de poca cuantía que deben resolverse
rápidamente y así lograr agilidad en la gestión y evitar perjuicios mayores. En general los
fondos disponibles en Caja Chica son reducidos. Cada institución determinará su monto
máximo el cual debe ser el adecuado, dependiendo de la necesidad y magnitud de las
operaciones que se van a tratar.
¿Cómo se usa?
Entre los pagos que se pueden hacer con este monto en efectivo están:
Papelería, consumibles y artículos de oficina, Utensilios y productos de limpieza,
Pasajes y transporte público, Combustible, peajes y tarifas de estacionamiento, Materiales
y mano de obra de reparaciones menores, Suministros cotidianos, como agua purificada y
café
En la gran mayoría de las empresas siempre se tienen que realizar gastos en efectivo
para diversos materiales, artículos o recursos que son del día a día, y que sus costos son
bajos, es de allí que nace la necesidad de la caja chica ya que te permite Disponer de
pequeñas cantidades de efectivo de manera inmediata para Enfrentar estos gastos
imprevistos del negocio
1- Que dicho fondo se esté manejando de forma eficiente y en tal caso, el saldo del efectivo
mas los documentos pagados es igual al fondo de caja chica y no existe ni faltante, ni
tampoco se da el sobrante.
2- Que el resultado final nos manifieste que la sumatoria del efectivo más los documentos,
es menor al saldo de la caja chica, generándose un faltante, en este caso se puede decidir
cobrarle el faltante al encargado de caja chica, el cual se carga a una cuenta de activo
circulante denominado “cuenta por cobrar empleados” . O Considerar el faltante como un
gasto para la empresa y cargarlos a una cuenta de otros egresos denominada “Faltante de
caja chica”.
3- Que la sumatoria del efectivo mas los documentos, sea mayor al saldo del fondo de caja
chica. En este caso da un sobrante, que se considera ganancia para la empresa, y el mismo
se debe abonar a una cuenta de Otros Ingresos denominada “Sobrante de Caja Chica”.
Tipos de Asientos
Aumentar o Disminuir
Debe hacerse un asiento igual al de su creación! pero por el monto por el cual se ha
aumentado o disminuido la cuenta.
1) Se apertura fondo fijo de caja chica con Bs 1,000, al final del mes se hace un arqueo
de caja chica, que arroja los siguientes resultados:
2) Se apertura fondo fijo de caja chica con Bs 1.000, al final del mes se hace un arqueo
de caja chica, que arroja los siguientes resultados:
Conciliación bancaria
Consiste en comparar el estado de cuenta enviado por el banco, con los registros
asentados en el libro mayor de banco de la empresa, para luego proceder a ajustar las
diferencias hasta lograr que los dos saldos sean iguales, su estructura, especificaciones y
normas son:
b) Depósitos en Tránsito: depósitos enviados cada fin de mes y que no son “acreditados”
en el banco, por lo que estarán “adicionados” en los libros de la empresa pero no en
estado de cuenta del mes.
b) Notas de débitos: cargos efectuados por el banco a la empresa por concepto de cobro
de intereses, comisiones, efectos descontados devueltos, entre otros, que por no haberse
recibido la información respectiva del mismo, no fueron abonados en los libros de la
empresa.
3. Para este último paso, deben ser presentados los “Errores” que se reflejan en los
ajustes por concepto de equivocaciones dentro de los documentos cotejados:
a) Errores de la empresa: son los ajustes de los errores y equivocaciones por parte de la
empresa, entre las cuales están:
• Cheques de diferentes cantidades: que se abonan sobre un monto por encima o por
debajo del monto de emisión.
• Depósitos de diferentes cantidades: se cargan con un monto por encima o por debajo
del monto de emisión.
• Cheques mal ubicados: aquellos que en vez de abonarlos se cargaron.
• Depósitos mal ubicados: son aquellos en vez de ser cargados fueron abonados en
los libros de la empresa.
• Notas de débito y crédito mal ubicadas: esto es, que por error se cargan en vez de
abonarse y viceversa.
• Depósitos o cheques de otros bancos: los que por error se cagan o abonan en los
libros, pero que no corresponden a esa cuenta o banco, ya que se pueden tener diversas
cuentas en diversos bancos.
• Cheques caducados: son aquellos cheques a los cuales llega su fecha de
vencimiento y todavía no se han ido a cobrar en el banco, por lo que hay que
desincorporarlos haciéndoles un cargo por el monto del mismo.
b) Errores del banco: incluyen los ajustes de todas las omisiones, errores y
equivocaciones por parte del Banco, como:
• Cheques de diferentes cantidades: los cuales se cargan con un monto por encima o
por debajo del monto de emisión.
• Depósitos de diferentes cantidades: que se abonan con un monto por encima o por
debajo del monto de emisión.
• Cheques omitidos o no registrados: son los cheques que se emitieron realmente pero
no fueron asentados en el estado de cuenta bancario.
• Depósitos omitidos o no registrados: depósitos que se emitieron realmente pero no
fueron asentados en el banco.
• Cheques mal ubicados: aquellos que en vez de cargarlos se abonaron.
• Depósitos mal ubicados: son aquellos en vez de abonarlos fueron cargados en el
estado de cuenta bancario.
• Notas de débito y crédito mal ubicadas: son aquellos que por error se cargan en vez
de abonarse y viceversa.
• Depósitos o cheques de otras empresas: que por error se cagan o abonan en el
banco, pero que no corresponden a esa cuenta, puesto que un banco posee diversos
clientes.
Permite ajustar el saldo del estado de cuenta que presenta el banco, hasta llegar al
saldo que muestra la cuenta del banco en el libro mayor de la empresa, de la siguiente
forma:
b) Los cargos efectuados por el banco y que la empresa aún no ha abonado, por falta de
noticias; tales como: comisiones, intereses, errores u omisiones.
b) Los abonos efectuados por el banco y que todavía no hubieran sido cargados por la
empresa; tales como: intereses, cobros hechos por el banco en nombre de la empresa,
errores u omisiones.
Ejemplos de Banco
1) La empresa Astros C.A. el día 15-07-2017 compra artículos de oficina por Bs 10.000
y emite cheque #003