Documento || Document

Artículo

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Editor Blanca Rodríguez

Bravo mbrodb@unileon.es

Contribuciones Rodríguez (26/06/09)

incorporadas Pérez-Montoro (26/07/09)

Ámbito de uso transdisciplinar,

documentación, gestión de
información

Tipo concepto

Francés document

Alemán Dokument

Un documento es un mensaje emitido con intención comunicativa, potencialmente informativo para el receptor y reutilizable. Un ítem
informativo, en definitiva.

En términos generales, podemos afirmar que los documentos siempre se han visto involucrados en la actividad intelectual del ser
humano. Desde el principio de la historia del pensamiento, el hombre ha utilizado una serie de objetos o materiales donde poder
plasmar y almacenar aquello que pensaba o sentía. Las pinturas rupestres, las tabletas de arcilla mesopotámicas, los muros de los
edificios sagrados egipcios, los papiros, los pergaminos o, posteriormente, el papel, son claros ejemplos de ese tipo de objetos o
materiales. En la actualidad, con el desarrollo de las tecnologías de la información y la comunicación, se está apostando cada día
más por los formatos electrónicos para recoger nuestra producción intelectual.

Para referirnos a todo este tipo de objetos o materiales utilizamos normalmente el término “documento”. O, dicho de otra
manera, podemos identificar como documento todo aquel soporte donde se represente algún tipo de información. En este
sentido, podemos incluir bajo el concepto de documento una hoja de papel escrito, un libro, una fotografía, una cinta de video, un
DVD, un archivo creado con un procesador de textos, una base de datos o una página web. Expresándolo en forma de definición:
Documento = todo soporte donde se represente información.
Como se desprende de la definición, los documentos se caracterizan por poseer dos dimensiones. Por un lado son algo físico y, por
otro, contienen asociado uncontenido informativo o información. Veamos, a partir de estas dos dimensiones, la relación con los los
conceptos de dato, información y conocimiento.

La relación entre los conceptos de documento y dato parece bien sencilla. Si consideramos que el dato es el soporte físico de la
información, el documento debe ser entendido como un conjunto de (un tipo especial de) datos.

Veamos, en cambio, qué ocurre con la relación que mantiene con el concepto de información. Si la información debe entenderse
como el contenido semántico del dato derivado de una clave de codificación, el documento aparece como ese objeto material
donde se puede representar y materializar información.

Esta representación y materialización permite explicar varias cosas. Por un lado, permite explicar cómo se puede transmitir la
información: la información se representa (se asocia) en (a) un documento a partir de un código y su transmisión se produce a
partir de la propia transmisión material del documento. Y, por otro lado, permite también dejar claro por qué la conservación y
almacenamiento del documento significa también la conservación y almacenamiento de la información que éste contiene. Sólo
cabe analizar ese documento bajo la misma clave de codificación (o código) que se utilizó para asociarle ese contenido
semántico concreto para poder recupera esa información después del almacenamiento del documento.

Abordemos, por último, la articulación del concepto de documento frente al de conocimiento. El conocimiento debe entenderse
como aquellos estados mentales de un individuo construidos a partir de la asimilación de información y que rigen las acciones del
propio sujeto. Frente a estos estados mentales, y a partir de su dimensión física y su capacidad de transportar información, el
documento juega un papel muy importante: éste aparece como ese objeto material donde se puede representar y materializar
esos estados mentales que residen exclusivamente en la cabeza de las personas. Y, al igual que pasaba en el caso de la
información, esta representación y materialización

permite explicar la transmisión y el almacenamiento de conocimiento (explícito) a partir de la transmisión y almacenamiento de

documentos.

En este sentido, por un lado, el conocimiento residente en la cabeza de un individuo se representa (se plasma) en un documento a
partir de un código y su transmisión se produce a partir de la propia transmisión material del documento. Cuando un segundo
individuo es capaz de obtener la información asociada a ese documento transmitido y formar un nuevo estado mental a partir de la
misma, podemos afirmar que se ha producido la transmisión de ese conocimiento. Y, por otro lado, a partir del mismo mecanismo,
la conservación y almacenamiento del documento que se obtiene como fruto de la representación de un conocimiento concreto
permite también la conservación y almacenamiento de ese conocimiento. Sólo cabe analizar ese documento bajo la misma clave
de codificación (o código) que se utilizó en la representación de esos estados mentales para poder recuperar la información
asociada y crear nuevos estados mentales en otros individuos después del almacenamiento del documento (análisis del contenido
documental). De esta manera ese conocimiento puede ser recuperado por cualquiera que lo necesite en el momento adecuado.
En esta misma línea, para concluir este breve esbozo, es importante señalar también una cosa más que puede contribuir a aclarar
todo este escenario conceptual. No debemos olvidar que, en ciertas ocasiones y en términos coloquiales, solemos clasificar como
información o conocimiento un dato concreto. En el contexto de las organizaciones, solemos utilizar también las expresiones
“conocimiento” e “información” para referirnos a las representaciones físicas de esos estados mentales o de esos contenidos
informativos, para referirnos a los documentos (en cualquiera de sus soportes (papel, electrónico, óptico, magnético, etc.) que
utilizamos para representar y difundir ese conocimiento o esa información. Así, por ejemplo, si un documento (un dato, un
acaecimiento físico) transporta cierta información o se ha obtenido como fruto de la representación de un conocimiento
que posee un sujeto, en un sentido lato, solemos decir también que ese documento es, respectivamente, información o
conocimiento.

Ciclo Vital del Documento

La archivística se basa en uno de los principios teóricos, concebido después de la

Segunda Guerra Mundial, “el ciclo vital del documento” mismo que tiene su origen
en los E.E.U.U. surge en la búsqueda de una metodología de regulación y
normalización de la explosión documental, dada por el crecimiento de la
Administración Pública y las nuevas técnicas de producción y como parte de la
gestión documental.
El historiador “Wyffels en 1972, planteó la teoría de las tres edades de los
documentos, que daría lugar a diferentes categorías de archivos. Dicha teoría está en
relación con la idea y realidad de que los documentos no son algo muerto o inactivo,
sino que tienen una vida propia, este ciclo vital, como otros, contempla después del
nacimiento, crecimiento, decrecimiento y muerte.”sic[1]
En la década de los 80´s, México adopta esta teoría y establece que el documento
atraviesa durante su existencia por tres fases establecidas por su valor y uso que
tiene. Así a cada fase le corresponde un procedimiento especializado y se resguarda
en un archivo específico, en efecto, esta teoría indica que un documento pasa por
una serie de fases en las cuales se le realizan diferentes técnicas archivísticas que
determina su resguardo en un tipo de archivo.
La fase activa corresponde al archivo de trámite y tiene valores documentales
primarios administrativo, fiscal, legal y contable, mismos que conservan durante la
fase semiactiva en el archivo de concentración en donde se realiza una valoración
documental para determinar su estancia en la fasemiactiva que corresponde al
archivo histórico y cuyos valores son evidencial, testimonial e informativo.

Cabe mencionar que la teoría del Ciclo Vital del Documento como parte de la
Administración de los Documentos, es uno de los principales componentes que da a
la Archivística su reconocimiento a nivel mundial.

RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS

RECIBO DE DOCUMENTOS

REGISTRO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA

Es preciso disponer de un control que permita comprobar el recibo y tramitación de los

documentos que llegan a la empresa. De lo contrario, es muy difícil establecer
responsabilidades por parte de las personas encargadas.
 Por tanto, es necesario canalizar el recibo a través de una sola persona u oficina y establecer
normas y procedimientos, que sean conocidos por los empleados de la empresa.

CLASIFICACION DE LA CORRESPONDENCIA:

La correspondencia que llega a la empresa puede clasificarse en:

 Correspondencia personal
 Correspondencia publicitaria
 Correspondencia empresarial
1. CORRESPONDENCIA PERSONAL

En el sobre generalmente, aparece impresa la

palabra CONFIDENCIAL oPERSONAL.

2. CORRESPONDENCIA PUBLICITARIA

Folletos, revistas o plegables, que llegan a nombre de la empresa, de sus

directivos o empleados

3. CORRESPONDENCIA EMPRESARIAL

Viene dirigida, con los datos completos, a directivos o funcionarios de la

empresa.

PROCEDIMIENTO A SEGUIR AL RECIBIR

- Correspondencia personal

No debe abrirse. Se imprimirá la fecha de recibo en el sobre y se envía al

destinatario.

- Correspondencia publicitaria
 Si los folletos, revistas o plegables están dirigidos a la empresa , se les imprime
la fecha de recibo y se envían a la dependencia interesada de acuerdo con el
contenido de la publicación.

Los que vienen dirigidos a personas, se les imprime la fecha en el sobre y se envía
al destinatario respectivo.

- Correspondencia empresarial

Se verifica si los datos del destinatario corresponden a los de la empresa. Si no

es así, se devuelve al mensajero o correo correspondiente.

APERTURA DE SOBRES

Para abrir los sobres se utilizan tijeras y se cortan por el lado derecho del sobre,
colocando de frente. Luego se procede a comparar:

- La fecha que trae el documento con la impresa por el correo en el sobre. Si

son muy distanciadas, es prudente adjuntar el sobre al documento con un gancho
de plástico.
- La firma manuscrita del remitente, si no aparece el documento no tiene validez
y debe devolverse.
- La dirección del remitente; si no la trae el documento debe registrarse
manuscrita en la parte inferior de la hoja.
- La inclusión de anexos u otro documento, si falta o sobran anexos, se debe
informar a la empresa remitente; si el mensajero está presente, se devuelve la
comunicación.

RADICACIÓN

Se hace con el sello radicador de correspondencia, éste puede ser manual o

eléctrico. Se imprime en la parte superior derecha del documento (Norma
Icontec, Zona 3). No debe cubrirse la información que trae la comunicación. Los
datos que contiene el sello pueden ser los siguientes:

 No. De Orden
 Se imprime con un numerador. Es consecutivo y se empieza por 0001 al iniciar
cada año.

 Fecha de Recibido

La correspondencia que llega, debe registrarse diariamente; se imprime la fecha

del día en que se realiza el registro. Si se cuenta con un reloj radicador
eléctrico, éste imprime fecha y hora del recibo en forma automática.

 Pase a

Se escribe el nombre o código de la dependencia destinataria del documento.

CONTROL DE MENSAJERÍA

Tanto para entregas internas como externas, debe llevarse un control de

mensajería. (Ver formatos)

RECOMENDACIONES PARA EL MANEJO DE LOS DOCUMENTOS

DE ARCHIVO

+ No usar alfileres ni bandas de cauchos para sostener documentos

+ No dejar papeles sueltos en las carpetas de archivo
+ No tener carpetas demasiado llenas (máximo 100 documentos)
+ Renovar las carpetas deterioradas o rotas

+ No considerar el archivar una operación aburridora. El archivo ofrece un

excelente campo de imaginación y creatividad personal.
+ No pegar documentos rotos con cinta adhesiva
+ No arrugar los documentos que se van a destruir
+ Retirar ganchos de cosedora con el sacaganchos
+ No pasar las hojas con los dedos humedecidos de saliva
+ No rayar ni utilizar resaltador para indicar la importancia de un párrafo o frase.
+ No doblar las puntas de los documentos para indicar donde está consultando.
+ Evitar la terrible “enfermedad de la fotocopivitis” o la elaboración de copias
innecesarias.
+ No dejar acumular los documentos por archivar. Dedicar 15 a 30 minutos
diarios a esta labor.
+ REGISTRO

Se hace en la hoja de Registro de Correspondencia Recibida, el cual debe

diligenciarse de la siguiente manera: (Ver formato anexo)

HOJA No.. Las hojas deben ir numeradas consecutivamente

FECHA: Se escribe la fecha del día en que se realiza el registro

NUMERO DE ORDEN: Se escribe el número consecutivo de la comunicación, el

mismo que se coloca en el sello radicador

PROCEDENCIA: Incluye dos datos:

 ENTIDAD O PERSONA: Se escribe el nombre de la empresa que envía el

documento, si trae membrete; si no, se anota el nombre completo de la persona
que firma.
 LUGAR: Se mira en la fecha de la comunicación la ciudad de origen y se
escribe en esa casilla.

NÚMERO: Si la comunicación trae número , éste se escribe en la casilla; de lo

contrario se deja en blanco.

FECHA: Se anota la fecha que trae la comunicación, con dos dígitos, utilizando
números arábigos.

ASUNTO O RESUMEN: Se relaciona con el contenido del documento. Debe

escribirse en tercera persona del singular o del plural, de acuerdo con el
destinatario: en plural, si es una empresa; en singular si es una persona
natural. No deben anotarse los temas sin importancia. El resumen puede ocupar
2, 3 o 4 renglones.

ANEXOS: Si la comunicación trae anexos, se escribe la palabra SI o la

cantidad. Si no trae, se traza una rayita.

PASA A: Se escribe el nombre de la dependencia que recibe el documento, de

acuerdo con los datos del destinatario o con el contenido del documento.

RESPUESTA: Se indica el número de radicación dado a la respuesta y la fecha

ARCHIVADA EN: Se indica la serie documental en que quedará archivada
físicamente la respuesta junto con el antecedente.

Cuando la cantidad de hojas de registros sean aproximadamente 500, se

encuadernan para garantizar su conservación.

CONTROL ENTREGA INTERNA DE DOCUMENTOS

FECHA HORA RADICADO PASA A FIRMA

DESPACHO DE DOCUMENTOS

Cuando se tiene centralizado el recibo de la correspondencia, por lo general con el

despacho sucede lo mismo, y esta oficina puede recibir y enviar documentos. En
este caso, las dependencias no escriben el número y la fecha a la correspondencia
que generen, lo hará la oficina encargada.
 Deben establecerse normas muy precisas, en cuanto a:

- Presentación de los documentos : estilo, calidad del papel, cantidad de copias,

firmas autorizadas, tipo de sobres, formas y horarios de despacho.
- Devolución de documentos: Se debe proceder a devolver la correspondencia
cuando presente errores técnicos, ortográficos o mecanográficos, borrones y
enmendaduras, anexos incompletos, entre otros.
- Impreso de firmas autógrafas: En originales y copias.

Consecutivo de correspondencia:

Es la recopilación numérico-cronológica de todas las copias de la correspondencia

despachada. Se conservan en carpetas especiales.

Descargue de la correspondencia:

Después de que los documentos han sido tramitados, vuelven a la dependencia que
los generó; cuando se han respondido, deben ser descargados en la Hoja de
Registro de Correspondencia Recibida, completando las ultimas casillas del
formato. Después de estos procedimientos la oficina productora procede a realizar
el archivo físico de acuerdo con la serie documental respectiva.

Control de mensajería

Tanto para entregas internas como externas, deben llevarse un control de

mensajería.