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HELISA NIIF
El usuario debe tener configurados a totalidad o según requerimientos los parámetros del
software Helisa, de los módulos a trabajar que serán utilizados para asentar el movimiento
de los mismos mediante documentos.
Recuerde: Los registros que se tendrán en cuenta en este módulo, son los pertenecientes
a la Lista de Documentos ubicada en Parametros Particulares/Lista de Documentos. Cada
documento se le debe ligar un módulo obligatoriamente, que será utilizado para filtrar la
los registros a utilizar en el módulo.
Se deben configurar los parámetros Globales que serán utilizados en muchos de los
movimientos producidos por los documentos en transacción.
Todos los módulos a utilizar deben tener registros.
Los usuarios que desean realizar asentar Libros, deben tener los permisos
correspondientes. Recuerde: Estos permisos se realizan por documento en Parametros
Particulares/Lista de Precios.
Helisa NIIF.
Helisa PH.
Helisa Satélite Activos Fijos.
Helisa POS.
Helisa Nomina.
Helisa Medios Magnéticos.
Para poder realizar el documento Factura de Venta de uno o más productos desarrollados por la
empresa, el usuario gestor de Helisa NIIF debe ejecutar los siguientes pasos:
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Helisa NIIF Asentar Libros
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Helisa NIIF Asentar Libros
Se deben crear los clientes del producto, esta acción se realiza mediante el procedimiento
Cuentas por Cobrar, Administrar las Hojas de Vida. Más información documento Modulo
Cuentas por Cobrar.
En este momento ya podemos efectuar acciones en el Modulo Asentar Libros. Para efectuar
nuestra Factura de Venta, se deben tener existencias de artículos y/o productos en específico.
Para agregar existencias se debe realizar un documento perteneciente al Modulo Inventario
conocido como Entrada de Mercancía.
Al iniciar la interfaz del Módulo Asentar Libros, el sistema dispone de los siguientes atributos de
selección que funcionan como filtros y direccionamiento de la información a Capturar:
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Helisa NIIF Asentar Libros
Modulo: Persiana de única selección que despliega el nombre de todos los módulos
asentables. El sistema dispone de las siguientes opciones:
Contabilidad.
Activos Fijos.
Presupuesto.
Inventarios.
Gestión Ventas.
Gestión Compras.
Importaciones.
Tipo: Al seleccionar el modulo a ingresar movimiento, el sistema dispone de todos los
registros de documentos creados en la Lista de Documentos. El usuario debe presionar la
tecla ENTER para desplegar los tipos de documento, y seleccionar el requerido.
Numero: Campo de texto que trae por defecto el valor definido en la lista de Documentos
como consecutivo a utilizar. Recuerde: Dependiendo el tipo de configuración establecido
para el documento el sistema dejara modificar o no el consecutivo del documento.
Fecha: Campo de texto que permite definir la fecha en que se realiza el movimiento del
documento seleccionado.
Para ingresar al formato del documento, el usuario debe presionar la tecla ENTER en el atributo
FECHA o en el último campo.
NOTA: El sistema despliega un nuevo atributo conocido como Afectar, encargado de listar los
tipos reconocimiento contable Local y/o NIIF que serán utilizados en el documento. Este objeto
está presente en casi todos los documentos disponibles.
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El sistema dispone del siguiente tipo de formato a utilizar en movimientos contables que
involucren transacciones de reconocimiento tanto Local como NIIF. El formato dispone de las
siguientes columnas encargadas de la captura de información de reconocimiento Local:
CUENTA: Campo de texto que permite definir las cuentas de la Cartilla de Cuentas Local
que van a ser afectadas por el movimiento. Para visualizar la cuentas, presione la
combinación de teclas CTRL + ENTER o el icono que se encuentra al final del campo de
texto. De inmediato el sistema desplegara una ventana sobrepuesta a la interfaz que
contiene todas las cuentas de la Cartilla. Para seleccionar una cuenta presione tecla ENTER
o doble clic.
CONCEPTO: Captura un valor tipo texto encargado de especificar el concepto o razón de la
utilización de la cuenta. El sistema toma por defecto el nombre de la cuenta invocada al
saltar a la otra columna mediante la tecla ENTER.
BENEFICIARIO: Campo que permite definir el beneficiario de la transacción en proceso.
Para definir un beneficiario, presione la combinación de teclas CTRL + ENTER, de
inmediato se desplegara la lista de registros de Terceros que maneje la empresa en una
ventana sobrepuesta a la interfaz. Para seleccionar un tercero presione la tecla ENTER o
doble clic.
DEBITO/CREDITO: Campo de texto encargado de la captura de un valor numérico
correspondiente a la naturaleza de la cuenta.
CENTRO: Campo de texto encargado de la captura del centro de costo manejado por la
cuenta. El sistema permite seleccionar un centro de costo mediante la combinación de
teclas CTRL + ENTER o el icono que se encuentra al final del campo. El sistema despliega la
Lista de Centros de Costo que se encuentran creados en el sistema para su debida
selección mediante la tecla ENTER o doble clic.
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RECUERDE: Al finalizar cada línea de registros, el sistema pedirá los datos de la transacción en
Reconocimiento NIIF. Para efectuar esta acción el usuario debe realizar algunas de las acciones
anteriores en la ventana sobrepuesta a la interfaz denominada “Transacciones NIIF”. Para finalizar
el movimiento, el usuario debe presionar la tecla ENTER en la última fila del documento que no
contenga una transacción o hasta visualizar en la interfaz un mensaje de confirmación “Termino el
Documento” que debe ser confirmado en caso de estar seguro del proceso.
El sistema permite invocar funciones o acciones mediante el menú desplegado con clic derecho:
Llamar de la Librería: Opción que permite invocar un registro de una librería o documento
guardado con anterioridad.
Enviar a Librería: Opción que permite almacenar el avance de un documento en el
software. Al seleccionar esta opción el sistema desplegara una ventana sobrepuesta que
lista todos los registros guardados en la librería y permite definir el nombre del registro a
ser almacenado.
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Reemplazar Conceptos: Opción que permite realizar una modificación de texto de manera
global a todas las transacciones que se han efectuado en el documento pertenecientes a la
columna Concepto. Al seleccionar esta función, el sistema despliega una ventana
sobrepuesta a la interfaz encargada de capturar el valor a modificar con el atributo
“Buscar” y el valor por el cual va a ser remplazado en el atributo “Remplazar”. Para
confirmar los cambios presione el botón Aceptar.
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El sistema permite efectuar otros documentos como Captura de Provisiones que maneja un
proceso de ejecución diferente al anterior. El usuario debe realizar los siguientes pasos para
provisionar un documento:
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Puntual: Para realizar una provisión Puntual, el usuario debe presionar el botón SI
de la ventana emergente. De inmediato el sistema listara todos los documentos
que cumplen con las características básicas para aplicar la provisión.
Al seleccionar un documento, el usuario puede definir los valores o cálculos
porcentuales a provisionar. Este proceso se invoca mediante clic derecho opción
Captura de Provisión en Porcentajes. De inmediato se despliega una ventana de
configuración que permite la captura de valores numéricos que serán calculados
para efectuar la provisión del documento tanto en Contabilidad Local como NIIF.
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Automática: Para evocar esta acción, debe presionar el botón NO del mensaje de
confirmación. De inmediato el sistema listara los centros de costo para la
respectiva selección de un registro mediante la tecla ENTER o doble clic.
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NOTA: El sistema almacenara los valores provisionados en las cuentas asignadas en los
Parametros Particulares/Cuentas por Cobrar/Provisiones según el reconocimiento
contable que manejen (Local o NIIF).
El sistema permite ejecutar el documento Cambio de Política Contable, que permite efectuar el
cambio de una política contable que se encuentre insertada por parte de la empresa en
Administrador/Opciones NIIF/Administración de Notas y Revelaciones. Al iniciar la interfaz, el
sistema despliega un formulario de inserción asignado para la definición de cuentas NIIF mediante
la columna CUENTA con la combinación de teclas CTRL + ENTER y completar los datos siguientes
como lo son Concepto, Beneficiario, Debito y/o Crédito.
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Para confirmar el documento, presione el botón Aceptar luego de asignar el remplazo. Para más
información respecto al Cambio de Política Contable diríjase al documento Modulo
Administrador/Opciones NIIF/Administración de Notas y Revelaciones/Políticas Contables.
Recuerde: Las políticas Contables son ejecutadas únicamente para los Estados Financieros NIIF.
Esta opción no es aplicable en Contabilidad Local.
El sistema permite realizar un documento tipo Interés corriente para re contabilizar los intereses
aplicados a movimientos contables relacionados con las ventas pertenecientes a una Cartera
creada en específico. Recuerde: Para efectuar esta acción el usuario debe tener aplicado el valor
de Interés Corriente a la cartera a utilizar, para efectuar esta acción ingrese a Parametros
Particulares/Cuentas por Cobrar/Conexiones y Tipos de Cartera.
Al intentar correr el proceso, el sistema requiere un valor numérico para el interés corriente que
se debe definir al costado derecho de la interfaz en el campo % de Usura del Mes (Interés
Corriente) y presionar la tecla ENTER, este valor solo será calculado para las carteras que apliquen
Interés Corriente por Usura, en caso de manejar o seleccionar otro tipo de Porcentaje Sugerido, el
usuario puede efectuar la modificación de los valores pertenecientes a la % MIN/USU/PAC/MAX
traída por defecto (Valor establecido en Cartera).
MIN= Mínimo.
USU= Usura.
PAC= Pactado.
MAX= Máximo.
Luego de establecer los datos necesarios, presione el botón ENTER en la última columna de la
última transacción. De inmediato, se desplegara una ventana sobrepuesta a la interfaz, que
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permite confirmar la contabilización de los intereses calculados. Para continuar Marque el botón
SI.
Recuerde: Los valores contabilizados serán almacenados en las cuentas establecidas para Interés
Corriente en Parametros Particulares/Cuentas por Cobrar/Cuentas de Uso Específico.
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AMORTIZACION Y DEPRECIACION
Procedimiento que permite ejecutar el proceso de Amortización de los Intangibles adquiridos por
la empresa, de cualquier clase (Seguros, Licencias, Contratos, Otros Intangibles) y el proceso de
Depreciación aplicada a cada placa de Activo que se encuentre en uso o marque Depreciación
según el método establecido por el usuario. Este proceso del documento se realiza internamente
por el sistema.
BAJA DE ACTIVO
Documento que permite al usuario cambiar de estado de la Placa de un Activo ha Dado de Baja.
Este caso se puede presentar cuando dicho activo ha sido robado, se encuentra obsoleto, por
daño, por pérdida u otros. Para incluir más aspectos de Baja para una Placa de Activo diríjase a
Parametros Particulares/Activos Fijos/Concepto de Bajas.
El sistema desplegara una ventana sobrepuesta a la interfaz listando todas las placas
disponibles a la fecha con el reconocimiento contable establecido. Esta ventana está
compuesta por dos columnas:
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Al arrastrar los activos, el sistema desplegara una ventana que permite seleccionar un
registro de la Lista de Concepto Dados de Baja. Luego, se debe establecer el Concepto
de Baja para la Placa Activo.
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NOTA: Para finalizar el movimiento del documento de baja, el usuario debe presionar
la tecla ENTER en el último registro. En caso de manejar Contabilidad NIIF el sistema
desplegara el respectivo formato para las Normas Internacionales de Información
Financiera.
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COMPRA DE ACTIVO
Procedimiento que permite realizar la inserción de placas de Activos y Activos de Intangibles. Para
efectuar este documento, el usuario debe seleccionar el tipo de activo a insertar, la ubicación a la
cual pertenece y en caso de tener conexión en línea con el software Helisa Satélite Activos Fijos
para definir la respectiva ubicación (solo aplica para Placas de Activos). Para más información
remítase al documento, Modulo Activos Fijos procedimiento Hojas de Vida.
NOTA: En caso de realizar la inserción del Activo por documento en este módulo, el sistema
contabiliza todos los movimientos tanto en el Modulo Activos Fijos como Modulo de Contabilidad.
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CAMBIO DE ESTADO
Documento que permite cambiar el estado de una Placa de Activo Fijo que ha sido insertada en el
sistema y que contiene cualquier estado. Para efectuar esta acción se deben seguir los siguientes
pasos:
PLACA: Columna que permite desplegar la Lista de Placas de Activos que se encuentran
insertadas en el sistema. Para desplegar la ventana, presione la combinación de teclas
CTRL + ENTER o el icono que se encuentra al final de la columna. Para seleccionar la PLACA
a cambiar de estado presione doble clic o la tecla ENTER.
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CONCEPTO: Columna que captura un valor, que indica el motivo del cambio de estado de
la Placa de Activo.
Para finalizar el Documento, presione la tecla ENTER en un registro en una transacción en blanco y
confirme la finalización del documento.
CONTEO FISICO
Documento que permite realizar la importación de un archivo generado mediante los
procedimientos de conteo efectuados por el software o aplicación móvil HeConteo. Este
documento permite verificar a nivel físico la existencia de Placas de Activos adquiridos por la
empresa. Para realizar este procedimiento de manera exitosa, tenga presente los siguientes pasos:
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Helisa NIIF Asentar Libros
En esta interfaz, el sistema listara todos los activos encontrados en el conteo Físico
efectuado por HeConteo. Para esta interfaz el sistema dispone de las siguientes
columnas de información:
Placa.
Nombre.
Ubicación Libros.
Ubicación Conteo.
Nota.
El sistema permite realizar las siguientes funciones para cada activo listado que se
encuentre tanto en el conteo Físico realizado como en Helisa NIIF. Para utilizar
estas opciones se debe presionar clic derecho sobre la Placa de Activo y
desplegara las siguientes opciones:
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Helisa NIIF Asentar Libros
NOTA GENERAL: Para más información correspondiente del proceso de Conteo Físico mediante el
software He Conteo, diríjase al documento Manual de Usuario HeConteo Activos Fijos.
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CANCELACION DE INTANGIBLES
Documento que permite al usuario Cancelar algún Activo Intangible o diferido perteneciente a
cualquier clase (Seguro, Contrato, Licencia, Otros Intangibles). Para efectuar esta acción de
manera adecuada, el usuario debe realizar los siguientes pasos:
El sistema desplegara una ventana sobrepuesta a la interfaz encargada de listar todas las
clases de intangibles, para su respectiva selección.
El sistema despliega una ventana que lista todos los registros encontrados relacionados a
la clase de intangible o diferido seleccionado. Para seleccionar un intangible o diferido en
específico presione la tecla ENTER o doble clic.
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El sistema listara el formato contable para su respectivo ajuste de acuerdo con el tipo de
reconocimiento manejado Local y/o NIIF.
Para realizar el documento, presione la tecla ENTER en una fila de transacción en blanco y
confirme el mensaje desplegado en la interfaz.
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CAMBIO DE USUARIO
Documento que permite cambiar el usuario y ubicación de una Placa de Activo especifica. Para
efectuar este documento se deben efectuar los siguientes pasos:
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CONCEPTO: Campo de texto que permite definir el motivo o razón por la cual se
efectúa el cambio de usuario de la Placa de Activo seleccionada.
Para ejecutar el documento Cambio de Usuario, se debe presionar ENTER en una fila de
transacción en blanco y confirmar el mensaje desplegado en la interfaz.
El sistema despliega una ventana sobrepuesta a la interfaz que permite definir la acción a
ejecutar:
Mejora: Valor invertido al Activo.
Desmejora: Valor descontado del Activo.
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De inmediato el sistema despliega una nueva ventana conformada por dos columnas:
Activos Disponibles, son todos los activos que se encuentran insertados o creados
en el sistema, para marcar un activo en específico presione la tecla CTRL + flechas
o clic de mouse.
Activos a Mejorar/Desmejorar: En esta columna se listan todas las Placas de
Activos que se han seleccionado para aplicar una mejora/desmejora.
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Para continuar el proceso presione el botón Aceptar ubicado en la parte inferior derecha.
Luego de establecer las Placas de Activos y valores correspondientes para la
mejora/desmejora. El sistema despliega el formato de movimiento contable del
documento, para realizar y efectuar el proceso de ajuste tanto en Contabilidad Local como
NIIF según tipo de reconocimiento de los activos seleccionados. Para finalizar el
documento presione la tecla ENTER en el último registro del movimiento y confirme el
mensaje desplegado.
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documento Compra de Activos, el sistema no permite efectuar este procedimiento. Para realizar la
definición correspondiente de Saldos de Placas de Activos, proceda con los siguientes pasos:
Luego de seleccionar el grupo, el sistema listara todas las ubicaciones disponibles del
sistema para definir la ubicación a utilizar. Recuerde: Se debe seleccionar una ubicación
mediante la tecla ENTER o doble clic que no contenga subniveles.
De inmediato el sistema listara todas las Placas de Activos insertadas o creadas a la fecha
perteneciente al Grupo de Activo seleccionado y la Ubicación definida anteriormente. El
sistema permite al usuario seleccionar el activo a definir saldos iniciales, para este fin
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dispone de una pequeña ventana sobrepuesta a la interfaz por activo para establecer los
valores correspondientes a las siguientes características:
Método de Depreciación.
Vida Útil.
Inicio de Depreciación.
Depreciación Acumulada.
Meses Ya Depreciados.
Valor Salvamento.
Valor Reposición.
TRANSLADO DE ACTIVOS
Documento que permite al usuario realizar el cambio de ubicación de una placa de Activo
insertada o creada en el sistema a la fecha. Para realizar esta gestión el sistema dispone de las
siguientes columnas:
PLACA: Columna que permite definir el activo a que va a ser trasladado de ubicación. Para
seleccionar una Placa de Activo presione la combinación de teclas CTRL + ENTER o pulse el
icono que se encuentra al final del campo para desplegar la lista de registros de Placas
Activos. Para seleccionar un Activo, presione la tecla ENTER o doble clic.
NOMBRE: Permite visualizar el nombre del activo seleccionado.
UBICACIÓN ACTUAL: Columna que lista el nombre de la Ubicación que contiene el activo a
la fecha.
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Para almacenar el Documento Traslado de Activo, presione la tecla ENTER sobre una fila de
transacción en blanco y confirme la ventana desplegada.
UNIDADES A DEPRECIAR
Documento que permite determinar de modo periódico las Unidades a Depreciar por activo que
manejen método de Depreciación por Unidades Producidas. El usuario dispone del siguiente
formato para establecer la configuración y verificar la información por Placa de Activo:
VIDA UTIL: Columna que informa de la Vida Útil del Activo en unidades.
UNIDADES YA DEPRECIADAS: Columna que informa de las unidades ya Depreciadas para
las Placas de Activos.
UNIDADES A DEPRECIAR: Campo de texto que captura un carácter numérico, que será
utilizado por el programa para descontarlo de la vida útil de la Placa Activo.
UNIDADES SIN DEPRECIAR: Campo que informe de las unidades que restan por depreciar
de la Vida útil de la Placa del Activo.
Para ejecutar el documento Unidades a Depreciar presione el botón Aceptar ubicado en la parte
inferior de la interfaz.
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NOTA: El sistema despliega automáticamente todos los activos que manejen Depreciación por
Unidades. En caso de intentar depreciar un activo que no tiene suficiente vida útil el sistema
desplegara un icono de Advertencia en la placa en la última columna y no permitir ejecutar el
documento.
Debe seleccionar los activos que serán vendidos que se encuentran disponibles para
efectuar esta acción. Para marcar los activos se debe presionar la tecla CTRL acompañada
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de las fechas o clic, y se deben arrastrar al costado izquierdo de la interfaz que los
contiene, es decir a la columna Activos a Vender.
Al arrastrarlos a la columna Activos a Vender, se debe definir el concepto por el cual se
desea realizar la venta de los activos seleccionados. Para este fin se dispone de una
ventana sobrepuesta a la interfaz que captura esta información.
Luego de confirmar las Placas de Activos a vender, se debe establecer el asiento contable
de los mismos, tanto en reconocimiento Local como NIIF en caso de ser requerido.
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Serie de documentos que permiten utilizar o afectar las existencias del inventario en
procedimientos de ventas de los mismos por parte de la empresa. Algunos documentos gestionan
movimiento contable, por tal motivo algunas acciones deben estar configuradas para
reconocimiento Local o NIIF según las necesidades y requerimientos de la empresa. Recuerde: En
estos documentos podrá realizar acciones de Venta de registros de artículos, kits, ensambles y/o
servicios, dependiendo los datos ingresados al sistema.
Cada documento requiere la asignación o ser dirigido a un cliente en específico, por tal motivo
todos los documentos manejan una interfaz de selección de clientes mediante la tecla ENTER o
doble clic. Recuerde: En esta interfaz el usuario también puede crear un registro de cliente
mediante la tecla INSERT. Más información respecto de la gestión de Clientes diríjase al
documento Modulo Cuentas por Cobrar procedimiento Administrar Hojas de Vida.
Hojas de Vida: Al seleccionar esta opción o invocarla mediante la tecla F2, el sistema
despliega la información de la Hoja de Vida del Cliente marcado en modo detalle.
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Notas de Buzón: Opción que permite desplegar la ventana de gestión de las Notas
Efectuadas o dirigidas al cliente seleccionado. El sistema permite llamar esta opción
pulsando la tecla F4.
Cambiar Lista de Precios: Procedimiento que permite desplegar una ventana que lista
todas las listas de precios que se encuentren insertadas en el sistema para asignar una
nueva a los Artículos y/o servicios. Esta opción también puede ser invocada mediante la
tecla F5. Para más información diríjase al documento Manual de Usuario Helisa NIIF
proceso Parametros Particulares procedimiento Listas de Precios.
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Ajustar Columnas: Opción que permite ajustar la longitud de las columnas de la tabla que
lista los clientes al ancho de la longitud de caracteres de los mismos.
Aplicar Retención CREE: Opción que permite aplicarle la Retención CREE al usuario
seleccionado. El sistema tiene en cuenta el valor porcentual estipulado mediante la
selección de la Actividad Económica de la empresa al momento de la creación. Dicha
retención es gestionable en el procedimiento Parametros Particulares/ Impuestos,
Descuentos y Valores. Más información Documento Manual de Usuario Helisa NIIF
proceso Parametros Particulares procedimiento Impuestos, Descuentos y Valores. El
sistema realiza la modificación de la utilización de la Retención CREE al cliente en la Hoja
de Vida correspondiente a este campo al marcar/Desmarcar el cuadro de chequeo. Más
información documento Modulo Cuentas por Cobrar procedimiento Administración de
Hojas de Vida. Esta opción puede ser invocada mediante la selección de la opción del
menú o pulsando la combinación de teclas CTRL + R.
Ordenar: El sistema permite utilizar tres opciones de ordenar los clientes:
Por Identidad. Combinación de teclas CTRL + I.
Por Nombre. Combinación de teclas CTRL + N.
Por Ciudad. Combinación de teclas CTRL + C.
NOTA: Los cambios o modificaciones aplicadas mediante las opciones anteriores, estarán
disponibles para todos los documentos del módulo Gestión Ventas.
El modulo Asentar Libros permite realizar los siguientes documentos relacionados al módulo
Gestión Ventas:
COTIZACION
Documento utilizado por la empresa para generar un informe de los valores o costos de venta de
los diferentes artículos y/o servicios que manejan. Este documento no presenta movimiento que
afecte la contabilidad ni los inventarios, es decir es únicamente de carácter informativo para un
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Helisa NIIF Asentar Libros
tercero Cliente creado con anterioridad. En pocas palabras con este documento solo se informa el
valor de artículos y servicios a un cliente.
Para ejecutar este documento de manera adecuada se deben seguir los siguientes pasos:
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Helisa NIIF Asentar Libros
Nombre del Servicio: Columna que permite al usuario seleccionar los Servicios
que harán parte del Pedido. Para desplegar la lista de Servicios presione la
combinación de teclas CTRL + ENTER.
En esta ventana sobrepuesta a la interfaz, el sistema despliega la información de
los registros por columnas encontrados de modo informativo:
Lista de Servicios.
Tipo.
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Helisa NIIF Asentar Libros
Lista de Precios.
Comisión.
Márgenes.
Bodega.
Formula.
Para agregar otro artículo/servicio al final de los campos obligarlos presione ENTER y
repita el procedimiento.
El sistema dispone de una serie de funciones y acciones desplegadas con clic derecho
sobre la columna Nombre de Articulo:
Servicios Base para Servicios Comisión: Esta opción puede ser invocada mediante
la tecla F6, y permite al usuario vendedor realizar la asignación de servicios en
cotización presentes en el documento un Servicio tipo comisión que se encuentre
insertado o creado en el sistema. Para esta acción el sistema despliega la lista de
servicios al costado derecho de la interfaz para ser marcados por el usuario
mediante la tecla INSERT o doble clic, o en caso opuesto pulsando la tecla SUPR.
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Helisa NIIF Asentar Libros
Imagen 07 Gestión Ventas: Servicios que hacen Base para Servicios tipo Comisión.
Artículos Base para Servicios Comisión: Esta opción puede ser invocada mediante
la tecla F9, y permite al usuario vendedor realizar la asignación de artículos
presentes en el documento cotización en creación un servicio tipo comisión
creado o insertado en el sistema con anterioridad. Para efectuar esta acción el
sistema despliega la lista de artículos incorporados en el documento de cotización
en creación al costado derecho de la interfaz para la respectiva selección mediante
la tecla INSERT o doble clic, en caso opuesto la tecla SUPR para desmarcar los
registros.
Imagen 08 Gestión Ventas: Lista de Artículos que hacen Base para servicio por Comisión.
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Helisa NIIF Asentar Libros
Al finalizar el proceso, presione la tecla ENTER en una fila en blanco. En caso de tener
Centros de Costo asociados, el sistema desplegara una ventana sobrepuesta que los lista
para la respectiva selección mediante la tecla ENTER.
Recuerde: En la parte inferior de la interfaz, se pueden visualizar todos los datos en modo
visualización respecto de las transacciones ejecutadas, se puede conocer esta parte como
Resumen del Pedido.
NOTA: El sistema permite realizar una cotización de Artículos y Servicios, para tal objetivo
se debe cambiar la estructura luego de seleccionar el vendedor mediante la tecla TAB o
clic derecho opción Cambiar a….
PEDIDO
Documento que permite efectuar un pedido u orden de artículos/servicios a adquirir posiblemente
por parte del cliente seleccionado. Este documento no afecta el módulo de Contabilidad ni las
existencias de los artículos en las ventas, este documento es únicamente informativo para un
cliente en específico. Para efectuar el pedido de manera adecuada se deben tener en cuenta los
siguientes pasos:
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Helisa NIIF Asentar Libros
Nombre del Artículo: Columna que permite al usuario seleccionar los artículos
que harán parte del Pedido. Para desplegar la lista de Artículos presione la
combinación de teclas CTRL + ENTER.
De inmediato el sistema despliega una interfaz sobrepuesta con las siguientes
características:
Lista de Artículos.
Referencia.
Formula.
Código.
Luego de seleccionar el artículo a ingresar en la cotización, el sistema despliega en
la parte inferior derecha la selección de la bodega mediante la tecla ENTER o TAB.
Nombre del Servicio: Columna que permite al usuario seleccionar los Servicios
que harán parte del Pedido. Para desplegar la lista de Servicios presione la
combinación de teclas CTRL + ENTER.
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Helisa NIIF Asentar Libros
Para agregar otro artículo/servicio al final de los campos obligarlos presione ENTER y
repita el procedimiento.
El sistema dispone de una serie de funciones y acciones desplegadas con clic derecho
sobre la columna Nombre de Articulo (algunas son aplicables para servicios):
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Helisa NIIF Asentar Libros
Eliminar: Opción que permite al usuario eliminar una transacción o fila del pedido
en proceso. Para continuar el proceso se debe confirmar una ventana desplegada
sobrepuesta a la interfaz.
Enviar/Llamar de Librería: Opción que permite guardar los avances realizados por
parte del usuario en el documento de pedido o realizar una copia de seguridad.
Esta opción, permite la completa gestión de los datos almacenados, es decir luego
de realizar la copia se puede importar o abrirla y continuar en el punto guardado.
Servicios Base para Servicios Comisión: Esta opción puede ser invocada mediante
la tecla F6, y permite al usuario vendedor realizar la asignación de servicios en
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Helisa NIIF Asentar Libros
Imagen 13 Gestión Ventas: Servicios que hacen Base para Servicios tipo Comisión.
Artículos Base para Servicios Comisión: Esta opción puede ser invocada mediante
la tecla F9, y permite al usuario vendedor realizar la asignación de artículos
presentes en el documento pedido en creación un servicio tipo comisión creado o
insertado en el sistema con anterioridad. Para efectuar esta acción el sistema
despliega la lista de artículos incorporados en el documento de pedido en creación
al costado derecho de la interfaz para la respectiva selección mediante la tecla
INSERT o doble clic, en caso opuesto la tecla SUPR para desmarcar los registros.
Imagen 14 Gestión Ventas: Artículos que hacen Base para Servicios tipo Comisión.
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Helisa NIIF Asentar Libros
Al finalizar el proceso, presione la tecla ENTER en una fila en blanco. En caso de tener
Centros de Costo asociados, el sistema desplegara una ventana sobrepuesta que los lista
para la respectiva selección mediante la tecla ENTER.
Recuerde: En la parte inferior de la interfaz, se pueden visualizar todos los datos en modo
visualización respecto de las transacciones ejecutadas, se puede conocer esta parte como
Resumen del Pedido.
NOTA: El sistema permite realizar un Pedido de Artículos y Servicios, para tal objetivo se
debe cambiar la estructura luego de seleccionar el vendedor mediante la tecla TAB o clic
derecho opción Cambiar a….
REMISION
Documento que permite realizar el parte de las existencias definidas por el usuario para cada
artículo seleccionado. El sistema disminuye las existencias del inventario para asegurar que el
cliente obtendrá los artículos y no serán vendidos a otros terceros. Documento Remisiones solo
afecta el módulo de Inventarios directamente y el módulo de contabilidad únicamente cuando se
realiza el documento de Inventarios Traslado a Contabilidad. Para ejecutar de manera exitosa este
documento tenga presente los siguientes pasos:
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Helisa NIIF Asentar Libros
Nombre del Servicio: Columna que permite al usuario seleccionar los Servicios
que harán parte de la Remisión. Para desplegar la lista de Servicios presione la
combinación de teclas CTRL + ENTER.
En esta ventana sobrepuesta a la interfaz, el sistema despliega la información de
los registros por columnas encontrados de modo informativo:
Lista de Servicios.
Tipo.
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Helisa NIIF Asentar Libros
Para agregar otro artículo/servicio al final de los campos obligarlos presione ENTER y
repita el procedimiento.
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Helisa NIIF Asentar Libros
El sistema dispone de una serie de funciones y acciones desplegadas con clic derecho
sobre la columna Nombre de Articulo (algunas son aplicables para servicios):
Traer Pedido: Opción que permite listar todos los pedidos realizados por la
empresa al cliente anfitrión de la Remisión en proceso. Para utilizar la información
efectuada en los documentos Pedido, presione la tecla F3 o la opción
correspondiente del menú desplegado con clic derecho. El sistema desplegara una
ventana sobrepuesta que lista todos los documentos de pedidos realizados a la
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Helisa NIIF Asentar Libros
Servicios Base para Servicios Comisión: Esta opción puede ser invocada mediante
la tecla F6, y permite al usuario vendedor realizar la asignación de servicios en la
Remisión presentes en el documento un Servicio tipo comisión que se encuentre
insertado o creado en el sistema. Para esta acción el sistema despliega la lista de
servicios al costado derecho de la interfaz para ser marcados por el usuario
mediante la tecla INSERT o doble clic, o en caso opuesto pulsando la tecla SUPR.
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Helisa NIIF Asentar Libros
Imagen 20 Gestión Ventas: Servicios que hacen Base para Servicios Tipo Comisión.
Artículos Base para Servicios Comisión: Esta opción puede ser invocada mediante
la tecla F9, y permite al usuario vendedor realizar la asignación de artículos
presentes en el documento Remisión en creación un servicio tipo comisión creado
o insertado en el sistema con anterioridad. Para efectuar esta acción el sistema
despliega la lista de artículos incorporados en el documento de Remisión en
creación al costado derecho de la interfaz para la respectiva selección mediante la
tecla INSERT o doble clic, en caso opuesto la tecla SUPR para desmarcar los
registros.
Imagen 21 Gestión Ventas: Artículos que hacen Base para Servicio tipo Comisión.
Al finalizar el proceso, presione la tecla ENTER en una fila en blanco. En caso de tener
Centros de Costo asociados, el sistema desplegara una ventana sobrepuesta que los lista
para la respectiva selección mediante la tecla ENTER.
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Helisa NIIF Asentar Libros
Recuerde: En la parte inferior de la interfaz, se pueden visualizar todos los datos en modo
visualización respecto de las transacciones ejecutadas, se puede conocer esta parte como
Resumen de la Remisión.
NOTA: El sistema permite realizar una Remisión de Artículos y Servicios, para tal objetivo
se debe cambiar la estructura luego de seleccionar el vendedor mediante la tecla TAB o
clic derecho opción Cambiar a….
FACTURA DE VENTA
Documento que permite efectuar el descuento de existencias del inventario y efectuar un manejo
básico de contabilidad según las cuentas parametrizado para el documento en la Cartilla de
Grupos y en algunos procedimientos de Parametros Particulares como Gestión Ventas,
Contabilidad, Terceros e Impuestos, Cuentas por Cobrar, entre otros. Para efectuar la elaboración
de este documento de manera correcta debe cumplir los siguientes pasos:
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Helisa NIIF Asentar Libros
Nombre del Artículo: Columna que permite al usuario seleccionar los artículos
que harán parte de la Factura de Venta. Para desplegar la lista de Artículos
presione la combinación de teclas CTRL + ENTER.
De inmediato el sistema despliega una interfaz sobrepuesta con las siguientes
características:
Lista de Artículos.
Referencia.
Formula.
Código.
Luego de seleccionar el artículo a ingresar en la Factura de Venta, el sistema
despliega en la parte inferior derecha la selección de la bodega mediante la tecla
ENTER o TAB.
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Helisa NIIF Asentar Libros
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Helisa NIIF Asentar Libros
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Helisa NIIF Asentar Libros
Nombre del Servicio: Columna que permite al usuario seleccionar los Servicios
que harán parte de la Factura de Venta. Para desplegar la lista de Servicios
presione la combinación de teclas CTRL + ENTER.
En esta ventana sobrepuesta a la interfaz, el sistema despliega la información de
los registros por columnas encontrados de modo informativo:
Lista de Servicios.
Tipo.
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Helisa NIIF Asentar Libros
Para agregar otro artículo/servicio al final de los campos obligarlos presione ENTER y
repita el procedimiento.
El sistema dispone de una serie de funciones y acciones desplegadas con clic derecho
sobre la columna Nombre de Articulo (algunas son aplicables para servicios):
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Helisa NIIF Asentar Libros
Traer Pedido: Opción que permite listar todos los pedidos realizados por la
empresa al cliente anfitrión de la Factura de Venta en proceso. Para utilizar la
información efectuada en los documentos Pedido, presione la tecla F3 o la opción
correspondiente del menú desplegado con clic derecho. El sistema desplegara una
ventana sobrepuesta que lista todos los documentos de pedidos realizados a la
fecha de la Factura de Venta en proceso en la parte superior para ser
seleccionados, y en la parte inferior de la ventana, listara los artículos y/o servicios
que se pidieron por documento. Para utilizar un registro en específico, márquelo
mediante el cuadro de chequeo ubicado al final de cada artículo y/o servicio del
documento Pedido seleccionado y presione el botón Continuar ubicado en la
parte inferior derecha. Recuerde: El sistema permite modificar el número de
unidades a traer al documento Factura de Venta.
Traer Remisiones: Opción que permite listar todas las Remisiones realizadas por el
cliente definido a ejecutar el documento Factura de Venta. Para utilizar la
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Helisa NIIF Asentar Libros
Servicios Base para Servicios Comisión: Esta opción puede ser invocada mediante
la tecla F6, y permite al usuario vendedor realizar la asignación de servicios en la
Factura de Venta presentes en el documento un Servicio tipo comisión que se
encuentre insertado o creado en el sistema. Para esta acción, el sistema despliega
la lista de servicios al costado derecho de la interfaz para ser marcados por el
usuario mediante la tecla INSERT o doble clic, o en caso opuesto pulsando la tecla
SUPR.
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Helisa NIIF Asentar Libros
Imagen 34 Gestión Ventas: Servicios que hacen Base para Servicios tipo Comisión.
Artículos Base para Servicios Comisión: Esta opción puede ser invocada mediante
la tecla F9, y permite al usuario vendedor realizar la asignación de artículos
presentes en el documento Factura de Venta en creación un servicio tipo comisión
creado o insertado en el sistema con anterioridad. Para efectuar esta acción, el
sistema despliega la lista de artículos incorporados en el documento de Factura de
Venta en creación al costado derecho de la interfaz para la respectiva selección
mediante la tecla INSERT o doble clic, en caso opuesto la tecla SUPR para
desmarcar los registros.
Imagen 35 Gestión Ventas: Artículos que hacen base para Servicios tipo Comisión.
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Helisa NIIF Asentar Libros
Recuerde: En la parte inferior de la interfaz, se pueden visualizar todos los datos en modo
visualización respecto de las transacciones ejecutadas, se puede conocer esta parte como
Resumen de la Factura de Venta.
Cuentas: Opción que permite visualizar las cuentas asignadas a cada Modalidad de
Pago disponible a ejecutar por parte del vendedor para un cliente específico. El
sistema despliega una pestaña de selección con las posibles cuentas a definir para
cada modalidad. En caso de estar establecidas mediante los parámetros de
Gestión Ventas el sistema las listara por defecto. Para invocar esta función,
selecciónela del menú de opciones o pulse la combinación de teclas CTRL + C.
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Helisa NIIF Asentar Libros
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Helisa NIIF Asentar Libros
NOTA: Estas modalidades de Pago son de Contado. Por tal motivo no se podrán
realizar pago a cuotas. El sistema permite listar una nueva ventana en caso de
presentar una cuenta correspondiente a Bancos definida en los Parametros
Particulares/Contabilidad/Cuentas a Utilizar en alguna de las modalidades de pago.
Esta ventana sobrepuesta cuenta con los siguientes atributos:
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Helisa NIIF Asentar Libros
Cuenta Bancaria: Persiana de única selección que permite definir la cuenta que
almacenara los valores de la factura de venta a cancelar. Recuerde: El usuario
debe haber creado las cuentas Bancarias por anterioridad mediante el
Administrador/Banco/Cartilla de Cuentas Bancarias. Más información
documento Modulo Administrador proceso Bancos procedimiento Cartilla de
Cuentas Bancarias.
Número de la Operación: Campo de texto que permite definir el consecutivo o
identificación de la operación en proceso de cancelación.
Recibí de: Campo de texto que trae por defecto el nombre del cliente al cual se
está vendiendo los artículos y/o servicios. El sistema permite modificar esta
información.
Realizado por: Persiana de única selección que permite definir el modo en que va
a realizar el pago el cliente. Para esta acción se disponen de las siguientes
opciones:
Oficina.
Cheque.
Cajero Electrónico.
Transferencia.
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Helisa NIIF Asentar Libros
Para establecer las cuotas de pago de la Factura de Venta por parte del cliente, el usuario
debe establecer los siguientes valores al costado derecho de la interfaz (en caso de no ser
calculados por el sistema):
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Helisa NIIF Asentar Libros
Tasa a Aplicar: Persiana que permite definir el VPN a utilizar para el documento
Factura de Venta en proceso. Recuerde: El sistema listara los registros creados o
insertados en el sistema. Más información documento Manual de Usuario Helisa
NIIF proceso Parametros Particulares procedimiento Contabilidad función Tasas
de Valor Presente Neto.
Valor Futuro: Área que informa del valor total de la Factura de Venta en proceso.
Tasa Efectiva de Interés: Campo de texto que permite modificar la Tasa de Interés
del registro VPN seleccionado en la parte superior. Sobre este valor porcentual se
realizara el cálculo del documento Factura de Venta en proceso.
Clase de Periodos: Opción que permite definir el intervalo de tiempo en que se va
a ejecutar esta acción.
Número de Periodos: Campo de texto que permite al usuario definir el número de
periodos en que se calculara el Valor Presente Neto de la Factura de Venta en
gestión.
Redondear a: Persiana de única selección, que permite al usuario identificar el
tipo de redondeo a utilizar para el resultado del cálculo del Valor Presente Neto en
la Factura de Venta en gestión.
Valor Presente: Área que informa del valor calculado según los datos concretados
anteriormente.
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Helisa NIIF Asentar Libros
Luego de esta acción se debe confirmar la inserción del documento Factura de Venta.
NOTA: El sistema permite realizar una Factura de Venta de Artículos y Servicios, para tal objetivo
se debe cambiar la estructura mediante la tecla TAB o clic derecho opción Cambiar a….
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Helisa NIIF Asentar Libros
Devolución Factura de Venta el módulo de Contabilidad. Para ejecutar de manera adecuada este
procedimiento se deben tener en cuenta las siguientes acciones:
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Helisa NIIF Asentar Libros
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Helisa NIIF Asentar Libros
Serie de documentos que permiten afectar de una manera directa e indirecta el módulo de
inventarios teniendo en cuenta la configuración efectuada para el módulo de Gestión Compras en
los Parametros Particulares y Globales que le apliquen y correspondan a la empresa en proceso.
Para dichas acciones se han ofrecido acciones y procesos que pueden ser aplicados tanto por el
módulo de Gestión Compras como al momento de asentar un libro relacionado. Un ejemplo claro
de la descripción anterior, es la asociación y aplicación de descuentos condicionados a las
diferentes Facturas de Compra de artículos y/o servicios que se piensan adquirir por parte de la
empresa. Recuerde: En estos documentos se podrán realizar acciones de solicitudes de Compras,
confirmación de compras y cancelación de Compras de registros pertenecientes al inventario,
como lo son artículos, kits y Ensambles o a la Cartilla de Servicios, siempre que se tenga habilitadas
las características de configuración establecidas por el sistema.
En el punto de lista de proveedores, el software Helisa NIIF dispone al usuario una lista de
opciones invocadas mediante clic derecho o con alguna tecla o combinación de teclas, para
visualizar o configurar algunas características del proveedor o la empresa en gestión:
Notas de Buzón: Opción que permite al usuario desplegara la lista de notas que han sido creadas
para el proveedor seleccionado. Recuerde: El usuario puede realizar la gestión (crear, actualizar,
eliminar) de Notas al Buzón por medio de esta opción. Para invocar esta opción basta con
presionar la tecla F2.
Cambiar Actividad Económica ReteCREE: Opción que permite al usuario cambiar la Actividad
Económica de la empresa en gestión para la asignación de la nueva actividad y el porcentaje de
aplicación Retención CREE que le compete. Esta opción también puede ser invocada mediante la
combinación de teclas CRTL + R, que despliega la lista de Actividades Económicas a seleccionar
(ENTER).
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Helisa NIIF Asentar Libros
NOTA: Las acciones de modificación efectuadas en este procedimiento, aplicaran para todos los
documentos de Gestión Compras.
El modulo Asentar Libros permite ejecutar los siguientes documentos de afectación al módulo
Inventarios pertenecientes a Gestión Compras:
ORDEN DE COMPRA
Documento que permite al usuario efectuar una solicitud de artículos y/o servicios que maneje la
empresa en gestión a un determinado proveedor establecido en el procedimiento anterior.
Recuerde: Este documento no afecta ni el inventario ni la contabilidad de la empresa. En esta
acción, se realiza el documento Orden de Compra de manera directa.
Nota: Este documento también se puede efectuar desde el módulo de Gestión Compras
procedimiento Sugerido de Compras General y Sugerido de Compras por Artículo.
Para correr el documento de modo adecuada, se deben seguir o tener presentes los siguientes
pasos:
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Helisa NIIF Asentar Libros
Bodega: En esta columna el sistema listara la bodega seleccionada (en caso de ser
Artículo). Para modificar esta variable, despliegue la persiana de opciones y seleccione
la nueva Bodega a utilizar mediante doble clic o tecla ENTER.
Valor Unitario: Campo que lista el valor unitario traído por defecto por el sistema,
para ser modificado o establecido por el usuario para la compra de artículos/servicios
que se deseen incluir en la Orden de Compra. Recuerde: El comprador debe definir un
valor Unitario según el valor permitido de margen de negociación para el usuario en
gestión. Para más Información diríjase al documento Manual de Usuario Helisa NIIF
proceso Parametros Globales procedimiento Lista de usuarios pestaña Ventas opción
Margen de Negociación.
Valor Total: Campo que se encarga de listar el valor correspondiente a los valores
sostenidos unitarios por la cantidad de artículos/servicios a incluir en la Orden de
Compra. Este campo es modificable.
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Helisa NIIF Asentar Libros
% IVA.
Valor IVA.
% Consumo.
Valor Consumo.
Valor Descuento Total.
Valor Base.
Comisión.
Márgenes.
Formula.
Para agregar otros artículos y/o servicios, presione la tecla ENTER en la última columna
modificable (Valor Total). El sistema dispone de una serie de Funciones que se pueden invocar
mediante clic derecho o alguna combinación de teclas en específico. Estas opciones se
despliegan en la columna Nombre de Articulo.
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Helisa NIIF Asentar Libros
ENTRADA DE MERCANCIA
Documento que permite al usuario realizar una entrada o utilización de artículos y/o servicios en
el módulo Inventario de la empresa. Este documento no presenta ni ofrece movimiento en
Contabilidad. El documento Entrada de Mercancía por medio del módulo Gestión Compras maneja
un funcionamiento similar o parecido al documento Entrada de Mercancía por Inventario. El
sistema no permite efectuar esta acción desde modulo Gestión Compras, toca directamente por el
modulo Asentar Libros.
Para ejecutar el documento Entrada de Mercancía por Gestión Compras de manera adecuada,
debe seguir los siguientes pasos:
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Helisa NIIF Asentar Libros
Al iniciar el formulario de Entrada de Mercancía por Gestión Compras, el sistema despliega las
siguientes columnas para configurar y visualizar:
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Helisa NIIF Asentar Libros
Bodega: En esta columna el sistema listara la bodega seleccionada (en caso de ser
Artículo). Para modificar esta variable, despliegue la persiana de opciones y seleccione
la nueva Bodega a utilizar mediante doble clic o tecla ENTER.
Valor Unitario: Campo que lista el valor unitario traído por defecto por el sistema,
para ser modificado o establecido por el usuario para la compra de artículos/servicios
que se deseen incluir en la Entrada de Mercancía. Recuerde: El comprador debe
definir un valor Unitario según el valor permitido de margen de negociación para el
usuario en gestión. Para más Información diríjase al documento Manual de Usuario
Helisa NIIF proceso Parametros Globales procedimiento Lista de usuarios pestaña
Ventas opción Margen de Negociación.
Valor Total: Campo que se encarga de listar el valor correspondiente a los valores
sostenidos unitarios por la cantidad de artículos/servicios a incluir en la Entrada de
Mercancía. Este campo es modificable.
% IVA.
Valor IVA.
% Consumo.
Valor Consumo.
Valor Descuento Total.
Valor Descuento Total Adicionado.
Valor Neto.
Valor Base.
Lista de Precios.
Comisión.
Márgenes.
Bodega.
Formula.
Para agregar otros artículos y/o servicios, presione la tecla ENTER en la última columna
modificable (Valor Total).
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Helisa NIIF Asentar Libros
El sistema dispone de una serie de Funciones que se pueden invocar mediante clic derecho o
alguna combinación de teclas en específico. Estas opciones se despliegan en la columna
Nombre de Articulo.
Enviar/Llamar de Librería: Opción que permite guardar los avances realizados por
parte del usuario en el documento Entrada de Mercancía o realizar una copia de
seguridad. Esta opción, permite la completa gestión de los datos almacenados.
Al finalizar el proceso, presione la tecla ENTER en una fila en blanco. En caso de tener
Centros de Costo asociados, el sistema desplegara una ventana sobrepuesta que los lista
para la respectiva selección mediante la tecla ENTER.
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Helisa NIIF Asentar Libros
Recuerde: En la parte inferior de la interfaz, se pueden visualizar todos los datos en modo
visualización respecto de las transacciones ejecutadas, se puede conocer esta parte como
Resumen de la Entrada de Mercancía.
Luego de esta acción se debe confirmar la inserción del documento Entrada de Mercancía.
NOTA: El sistema permite realizar una Entrada de Mercancía de Artículos y Servicios, para
tal objetivo se debe cambiar la estructura luego de seleccionar el vendedor mediante la
tecla TAB o clic derecho opción Cambiar a ….
FACTURA DE COMPRA
Documento encargado de capturar artículos y/o servicios provenientes de Órdenes de Compra o Entradas
de Mercancías para ser cancelados mediante las formas de pago estipuladas por el usuario y afectando las
cuentas contables establecidas en la configuración del documento, de los terceros y las recurrentes a las
formas de Pago.
Para ejecutar de manera adecuada el documento Factura de Compra, el usuario gestor debe realizar los
siguientes pasos:
Luego de establecer el Documento Factura de Compra a utilizar, se debe seleccionar un tercero tipo
Proveedor encargado de permitir utilizar una serie de artículos y/o servicios que se encuentren
asociados al registro, para utilizarlos en el documento. Para más información diríjase al documento
Modulo Cuentas por Pagar procedimiento Administrar Hojas de Vida. Para marcar o utilizar un
proveedor en específico, presione la tecla ENTER o doble clic.
Luego de esta acción, el sistema ofrece un formulario de inserción y cálculo de información que será
utilizada y generada en la Factura de Compra realizada al proveedor anteriormente seleccionado. Las
columnas del formulario son de edición y visualización:
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Helisa NIIF Asentar Libros
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Helisa NIIF Asentar Libros
Bodega: En esta columna el sistema listara la bodega seleccionada (en caso de ser
Artículo). Para modificar esta variable, despliegue la persiana de opciones y seleccione
la nueva Bodega a utilizar mediante doble clic o tecla ENTER.
Valor Unitario: Campo que lista el valor unitario traído por defecto por el sistema,
para ser modificado o establecido por el usuario para la compra de artículos/servicios
que se deseen incluir en la Factura de Venta. Recuerde: El comprador debe definir un
valor Unitario según el valor permitido de margen de negociación para el usuario en
gestión. Para más Información diríjase al documento Manual de Usuario Helisa NIIF
proceso Parametros Globales procedimiento Lista de usuarios pestaña Ventas opción
Margen de Negociación.
Valor Total: Campo que se encarga de listar el valor correspondiente a los valores
sostenidos unitarios por la cantidad de artículos/servicios a incluir en la Factura de
Venta. Este campo es modificable.
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Helisa NIIF Asentar Libros
% IVA.
Valor IVA.
% Consumo.
Valor Consumo.
Valor Descuento Total.
Valor Base.
Comisión.
Márgenes.
Formula.
Para agregar otros artículos y/o servicios, presione la tecla ENTER en la última columna
modificable (Valor Total).
El sistema dispone de una serie de Funciones que se pueden invocar mediante clic derecho o
alguna combinación de teclas en específico. Estas opciones se despliegan en la columna
Nombre de Articulo.
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Helisa NIIF Asentar Libros
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Cuenta Bancaria: Persiana de única selección que permite definir la cuenta que
almacenara los valores de la factura de Compra a cancelar. Recuerde: El usuario
debe haber creado las cuentas Bancarias por anterioridad mediante el
Administrador/Banco/Cartilla de Cuentas Bancarias. Más información
documento Modulo Administrador proceso Bancos procedimiento Cartilla de
Cuentas Bancarias.
Número de la Operación: Campo de texto que permite definir el consecutivo o
identificación de la operación en proceso de cancelación.
Número del Cheque: Campo de texto que permite definir el identificador único del
cheque.
Fecha del Cheque: Campo de captura de variable tipo fecha que será utilizada
para la utilización del cheque.
Páguese a la Orden de: Campo de texto que trae el nombre del proveedor
seleccionado inicialmente, este campo es modificable a gusto de la empresa.
Cheque.
Cajero Electrónico.
Transferencia.
El sistema dispone de una última Modalidad de Pago, encargada de permitir al usuario
establecer la forma de pago que va a utilizar para cancelar la Factura en proceso, teniendo
en cuenta los registros creados en los Parametros Globales procedimiento Formas de
Pago. Al definir un valor en esta casilla, el sistema despliega de manera automática una
ventana sobrepuesta a la interfaz con las siguientes columnas de configuración:
Forma de Pago: Persiana de única selección que permite decidir al usuario de
Helisa el tipo de forma de pago que va a utilizar para cancelar la factura de
Compra para cancelarla. Recuerde: Se deben crear las formas de Pago con
anterioridad para ejecutar esta acción. Más información documento Manual de
Usuario Helisa NIIF proceso Parametros Globales procedimiento Formas de Pago.
Reservar: Campo de texto que permite la captura de un valor que será utilizado
para definirlo en la última cuota a pagar por parte del cliente. Recuerde: Este
campo no tiene efecto en la Forma de Pago Manual.
Aplicar Valor Presente Neto: Casilla de selección que al estar habilitada se encarga
de recalcular el Valor Presente Neto al total de la Factura. Para ejecutar esta
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Helisa NIIF Asentar Libros
Nombre del Articulo: Columna que permite al usuario utilizar invocar los artículos a
seleccionar y definir los saldos iniciales para cada uno de los seleccionados. Para invocar
esta acción, presione la combinación de teclas CTRL + ENTER o pulsando el icono al final
del campo. El sistema despliega una ventana sobrepuesta que lista todos los artículos que
se encuentran creados o insertados para su respectiva selección y asignación a las bodegas
correspondientes. Para confirmar un artículo y bodega presione la tecla ENTER o doble
clic.
Precio Unitario Local: Columna que permite definir el valor unitario de compra en
Contabilidad de Reconocimiento Local.
Precio Unitario NIIF: Columna que permite definir el valor unitario de la compra en
Contabilidad de Reconocimiento NIIF.
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Helisa NIIF Asentar Libros
Para confirmar la transacción del artículo, presione la tecla ENTER. Si desea realizar de nuevo el
proceso anteriormente descrito. Para finalizar el documento Saldos Iniciales de Inventario
presione ENTER sobre una transacción en blanco y confirme el mensaje desplegado.
NOTA: Este documento solo se debe realizar una vez en la empresa Al intentar ejecutarlo de
nuevo, el sistema lo tomara como una modificación teniendo en cuenta las transacciones descritas
y ejecutadas con anterioridad por el usuario. No se cambiara de consecutivo.
ENTRADA DE MERCANCIA
Documento que permite al usuario agregar una serie de existencias de artículos pertenecientes al
inventario para la gestión y comercialización en la empresa. Para ejecutar esta acción de manera
adecuada, se deben seguir los siguientes pasos:
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Helisa NIIF Asentar Libros
Nombre de Articulo: Columna que permite al usuario utilizar invocar los artículos a
seleccionar y definir las existencias para cada uno de los seleccionados. Para invocar
esta acción, presione la combinación de teclas CTRL + ENTER o pulsando el icono al
final del campo. El sistema despliega una ventana sobrepuesta que lista todos los
artículos que se encuentran creados o insertados para su respectiva selección y
asignación a las bodegas correspondientes. Para confirmar un artículo y bodega
presione la tecla ENTER o doble clic.
Bodega: Para definir una nueva bodega de ubicación del artículo de entrada de
existencias de la mercancías. Presione la combinación de teclas CTRL + ENTER para
desplegar las bodegas de la empresa pertenecientes al inventario y seleccione la
correspondiente a almacenar la cantidad de existencias por artículos productos de la
entrada de mercancía.
Valor Unidad Local: Campo de texto que trae un valor de un artículo para establecerlo
o modificarlo según las necesidades y requerimientos de Entrada de Mercancía
efectuada por el usuario.
Recuerde: Los valores por unidad ingresados solo aplican para el reconocimiento en la
Contabilidad Local en la empresa.
Para insertar el documento, el usuario presionar la tecla ENTER en una transacción en blanco y
confirmar el mensaje de inserción desplegado mediante una ventana.
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Helisa NIIF Asentar Libros
Sugerencia: Para comprobar los datos realice una Consulta del módulo
Inventarios. Más información documento Modulo Inventarios.
Para ejecutar el documento presione la tecla ENTER y el sistema de inmediato
despliega el siguiente formato por columnas:
Nombre de Articulo: Para seleccionar un artículo a Devolver de manera
global, el usuario debe presionar la combinación de teclas CTRL + ENTER y
seleccionar de la Lista de Artículos el registro a utilizar con la tecla ENTER
o doble clic. El sistema despliega la lista de bodegas para ser seleccionada
de manera automática.
Lista de Bodegas: Para desplegar la lista de Bodegas de Inventario del
sistema presione la combinación de teclas CTRL + ENTER y selecciónela
con la tecla ENTER o doble clic.
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Helisa NIIF Asentar Libros
Recuerde: El valor que aquí se digita no debe ser mayor al número de Entradas de
mercancía. En caso de establecer el valor de unidades a devolver de todos los
artículos presione la tecla ENTER y acepte el mensaje de confirmación del
documento. Sugerencia: Si desea verificar las existencias devueltas, realice una
Consulta de Inventarios. Más información documento Modulo Inventarios.
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Helisa NIIF Asentar Libros
Para dicha modificación de datos de existencias, el sistema despliega un formulario con las
siguientes columnas:
Nombre de Articulo: Columna que permite listar mediante una ventana sobrepuesta a
la interfaz los registros de artículos que se encuentran creados en la Cartilla de
Artículos de la empresa en gestión, para ser seleccionados y definir el número de
existencias resultantes del conteo físico efectuado por la empresa. Recuerde: Esta
acción solo afectara el artículo en una bodega determinada. No se realiza de manera
global. Para desplegar la lista de Artículos, presione la combinación de teclas CTRL +
ENTER y luego seleccione el articulo a definir el nuevo valor de conteo físico y presione
la tecla ENTER o doble clic.
Conteo Físico: Campo que permite definir el valor de existencias del articulo
seleccionado en la bodega establecida resultante del conteo físico efectuado.
Costo Local: Campo que informa del valor costo del artículo en
reconocimiento Local.
Costo NIIF: Campo que informa del valor costo del artículo en reconocimiento
NIIF.
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Helisa NIIF Asentar Libros
AJUSTE AL COSTO
Documento que permite al usuario cambiar el valor de costo de un artículo en reconocimiento
Local o NIIF por medio de diferentes acciones de actualización, ya sea por ítem (registro de
articulo), Grupo de Inventario, documento de SII (Saldos Iniciales de Inventario), EM (Entrada de
Mercancía), o de forma Automática.
Para ejecutar de manera adecuada este documento se deben tener presentes las siguientes
acciones:
Se despliegan una serie de objetos gráficos para la selección y adecuación del modo de
ejecución de la Actualización del ajuste al Costo de artículos que manejen reconocimiento
NIIF o Local. Para tal acción, se disponen los siguientes objetos:
Efectuar por: Persiana de única selección que permite decidir al usuario el modo en
que se va a efectuar o ejecutar la actualización del costo según reconocimiento de los
diferentes artículos que sean requeridos y necesarios por la empresa anfitriona de la
información.
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Helisa NIIF Asentar Libros
Grupo: Al marcar esta opción, se realiza un Ajuste al Costo de todos los artículos
pertenecientes a un Grupo de Inventario en específico. Es decir, se desea realizar
un ajuste al Costo del 3% de manera Incremental, esto implica que todos los
artículos se les implementara un aumento de costo del 3 % de los pertenecientes
al grupo seleccionado. Para ejecutar esta acción de manera adecuada se deben
tener en cuenta los siguientes pasos:
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Helisa NIIF Asentar Libros
Recuerde: En cada modo de efectuar la acción, el sistema requiere que le definir el tipo de
reconocimiento contable que va a tener el artículo, que se realiza mediante el atributo
Realizar en, que ofrece dos opciones:
Local.
NIIF.
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Helisa NIIF Asentar Libros
Nota: Los Ajustes Integrales, pueden ser calculados, en caso de no haberlos definido en
parámetros Globales o recalculados en caso de ya encontrarse definidos y se requiere una
variación porcentual. Se recomienda realizar este documento a final de cada mes en Orden
consecutivo (Enero, Febrero, Marzo…).
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Helisa NIIF Asentar Libros
Para saltar de línea presione la tecla ENTER. En caso de requerir trasladar otro artículo,
realice el proceso anterior. Si desea finalizar el documento, presione la tecla ENTER en una
transacción en blanco y confirme el mensaje desplegado.
SALIDA DE MERCANCIA
Documento que permite al usuario efectuar una modificación de manera directa a las existencias
de los artículos que aquí se determinan y así mismos afectar las cuentas reconocidas y
relacionadas para cada uno de ellos en Contabilidad. Este documento, se utiliza para marcar
salidas de mercancía del inventario e igualmente afectar los costos de los artículos de manera
contable. Recuerde: Para afectar de manera contable mediante este documento el usuario debe
tener definidas las cuentas correspondientes al documento Salida de Mercancía en el Grupo de
Inventario. Más información documento Manual de Usuario Helisa NIIF proceso Inventarios
procedimiento Grupos de Inventario.
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Helisa NIIF Asentar Libros
Sugerencia: En caso de requerir verificar la acción efectuada, realice una consulta Global de
Inventarios.
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Helisa NIIF Asentar Libros
El proceso registra las diferencias por cada cuenta contable según los valores registrados
en el módulo inventarios (En caso de descuadre entre Contabilidad e Inventarios, el
sistema siempre le dará prioridad a la información Inventarios). Los nuevos registros, de
ser necesario, se guardaran con el Tipo de Documento y Número de Documento asignado
previamente (documentos realizados anteriormente).
Este proceso determina las diferencias de los documentos entre los módulos de Inventario
y Contabilidad reconstruyendo los asientos contables de acuerdo a los costos registrados
en el movimiento de Inventarios. Los registros contables se guardaran con el mismo
Número, Tipo y Fecha que aparecen en el Inventario las Conciliaciones y Traslados a
Contabilidad efectuados en este periodo serán remplazados por los documentos
generados en este proceso.
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Helisa NIIF Asentar Libros
ORDEN DE COMPRA
Documento que permite realizar una Orden de Compra por Importación de diferentes artículos
por parte de la empresa anfitriona. Para efectuar este documento de manera exitosa el usuario
debe tener parametrizado el modulo Importaciones en los Parametros Particulares y algunas
opciones de Parametros Globales. Más información documento Manual de Usuario Helisa NIIF.
COMPRADO A (*): Campo de texto que permite al usuario gestor establecer el tercero al
cual se le va a adquirir el artículo que se desea importar. Para efectuar esta acción, se
debe presionar la combinación de teclas CTRL + ENTER o pulsar el icono , para desplegar
la lista de Terceros que se encuentran creados o insertados a la fecha en el sistema. Al
desplegarse la lista de Terceros, seleccione el registro del proveedor mediante la tecla
ENTER o doble clic. Recuerde: Si desea más información correspondiente a la gestión de
terceros, diríjase al documento Modulo Administrador pestaña Terceros e Impuestos
procedimiento Cartilla de Nits y/o Cedulas.
COMPRADO EN (*): Persiana de selección que permite al usuario establecer el lugar de
ubicación donde se van a adquirir los artículos parte de la importación. Para esta acción el
sistema despliega todos los registros de la Lista de países gestionados mediante los
Parametros Globales. Recuerde: Para más información de la gestión de países diríjase al
documento Manual de Usuario Helisa NIIF pestaña Parametros Globales procedimiento
Lista de Países.
IMPORTADO DESDE (*): Persiana de única selección en donde se debe establecer el país
desde donde se importan los artículos. El sistema despliega todos los registros de países
ingresados en la Lista de Países de los Parametros Globales.
CONDICIONES (*): Campo de texto que permite definir las diferentes características y
cualidades de la Orden de Compra que se utilizaran para la importación. Para completar
de manera satisfactoria las condiciones se debe establecer los siguientes atributos:
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DOCUMENTO DE IMPORTACION
Documento que se debe elaborar de manera inicial para marcar el comienzo de una importación a
realizar por parte de la empresa anfitriona. En este documento se deben establecer los diferentes
valores y características de la importación de artículos a efectuar. Recuerde: Este documento no
realiza ingreso de información al módulo Inventarios pero si afecta el módulo de Contabilidad.
Al seleccionar el Documento de Importación a utilizar, el usuario debe completar los siguientes
atributos:
COMPRADO A (*): Campo que permite al usuario desplegar la lista de Terceros que se
encuentran creados o insertados en la empresa, para determinar el proveedor de los
artículos a importar. Para desplegar los terceros, el usuario debe presionar la combinación
de teclas CTRL + ENTER o pulsar el icono ubicado al final del campo de texto. Para
marcar el tercero se debe presionar la tecla ENTER o doble clic. Recuerde: Si desea más
información correspondiente a la gestión de terceros, diríjase al documento Modulo
Administrador pestaña Terceros e Impuestos procedimiento Cartilla de Nits y/o Cedulas.
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COMPRADO EN (*): Persiana de única selección que permite definir el país donde se
encuentra ubicado el tercero seleccionado en el campo Comprado a. Recuerde: Para más
información de la gestión de países diríjase al documento Manual de Usuario Helisa NIIF
pestaña Parametros Globales procedimiento Lista de Países.
IMPORTADO DESDE (*): Persiana de única selección que permite al usuario definir el país
de donde se va a importar los diferentes productos que se encuentran en gestión por
parte de la empresa. Recuerde: Para más información de la gestión de países diríjase al
documento Manual de Usuario Helisa NIIF pestaña Parametros Globales procedimiento
Lista de Países.
PUESTO EN: Campo de texto que permite al usuario digitar el nombre de un lugar donde
van a llegar los artículos que se desean importar.
AGENTE DE ADUNA: Campo de texto que permite definir el nombre del tercero
correspondiente que se ha encargado de ser el agente de aduana de la importación que se
encuentra en proceso de creación. Para desplegar la lista de terceros presione la
combinación de teclas CTRL + ENTER o seleccione el icono ubicado al final del objeto.
MONEDA DE COMPRA (*): Persiana de selección que permite establecer el tipo de
moneda de negociación que será utilizada para la compra de los artículos mediante el
documento de Importación que se encuentra en proceso de creación. El sistema establece
en esta pestaña de selección, todos los registros gestionados por el usuario en Monedas y
Tasas de Cambio. Más información, documento Manual de Usuario Helisa NIIF pestaña
Parametros Particulares procedimiento Monedas y Tasas de Cambio.
TRM (*): Campo de texto que permite establecer el valor de la Tasa Representativa del
Mercado de la moneda seleccionada en el objeto anterior. Solo permite la captura de
texto de caracteres numéricos, que serán utilizados para establecer el equivalente en
pesos de la moneda seleccionada.
FECHA ENTREGA: Campo de texto donde se debe establecer el valor tipo fecha en el cual
se efectuara la entrega de los artículos establecidos en el Documento de Importación.
OBSERVACIONES: Área de texto que permite determinar unas observaciones
correspondientes con el documento de Importación.
Luego de establecer los valores anteriores, el usuario debe presionar la tecla ENTER para modificar
los valores correspondientes de los Conceptos de importación utilizados mediante la INCOTERM
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Abrir Librería: Opción que despliega una ventana de navegación de directorios para la
selección de las simulaciones realizadas en el módulo de Importaciones e incluirlas en el
documento de Importación en gestión. Más información de las simulaciones, diríjase al
documento Modulo Importaciones procedimiento Simulador.
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Luego de establecer la distribución de valores de los Conceptos por artículos, el usuario debe
establecer los centros de Costo que contendrán la información del documento que se encuentra
en gestión. Por ejemplo: se debe asignar la cuenta de afectación para el centro de costo de
Inventarios, y Gastos de Importación.
Al establecer los Centros de Costo para cada cuenta afectada en el Documento de Importación, el
sistema despliega la información Contable correspondiente con los datos establecidos mediante el
Documento de Importación, donde se debe establecer el Ajuste correspondiente.
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Para finalizar el documento seleccione el botón ENTER y confirme la ventana desplegada. Esta
interfaz es de manera Local, para la información NIIF se debe efectuar de igual manera, realizando
el ajuste de Débitos y Créditos. Presione la tecla ENTER en el último registro efectuado y confirme
el mensaje desplegado en la ventana sobrepuesta para el reconocimiento del movimiento del
Documento de Importación.
CAUSACIÓN
La utilización del Documento de Causación, depende en gran forma del método de importación
utilizado por parte de la empresa como compradora de un artículo en específico por importación.
Para adecuar este documento, el usuario debe tener en cuenta los siguientes factores:
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VALOR: Campo de texto que permite definir y distribuir el valor a pagar del Concepto de
Importación seleccionado entre los diferentes Documentos de Importación.
IMPORTACIONES: Columna que contiene una persiana de selección que permite repartir
el valor establecido en el atributo anterior entre los diferentes Documentos de
Importación que se encuentran registrados a la fecha en el sistema que involucran el
Concepto de Importación a causar.
DOC FUENTE: Campo de texto donde se debe asignar el nombre único del documento
Fuente utilizado para efectuar la acción.
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Recuerde: En caso de manejar centros de costo, el usuario debe definirlos para cada cuenta
afectada mediante este proceso.
El sistema desplegara la información contable local para realizar el ajuste de créditos y débitos
afectados mediante la acusación de Conceptos de Importación.
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Luego de establecer la información Local a afectar, el sistema despliega la información NIIF para
realizarle el mismo ajuste. Para finalizar el documento presione la tecla ENTER en una transacción
en blanco y confirme el mensaje desplegado mediante una ventana sobrepuesta a la interfaz.
NACIONALIZACIÓN
Documento de carácter obligatorio utilizado por el usuario para realizar los registros de los
procesos de nacionalización de todos y cada uno los artículos a importar mediante los documentos
de Importación para retirarlos de la aduana. Lo que realmente le interesa al programa son los
costos que se causan mediante el documento de Nacionalización como el valor del Arancel y el
valor del Impuesto al Valor Agregado, en caso de que se utilice. Hasta el momento todo lo que se
ha causado mediante los documentos de Importación y Causación son los conceptos e información
relevante de impuestos en las diferentes cuentas establecidas por el usuario de los grupos de
Inventario para las mercancías en tránsito. La contrapartida es la establecida por el usuario, ya sea
porque ocurrió un pago de mercancía, o se debe causar con una cuenta por pagar o cruzar contra
la cuenta correspondiente para los anticipos.
El sistema despliega una interfaz que lista todos los registros de Documentos de Importación que
se hayan efectuado anteriores de la fecha de realización del documento de Nacionalización. En la
parte inferior de la ventana, luego de seleccionar el documento, el sistema visualizara las
características (conceptos y artículos) que le conforman. Para utilizar un documento, el usuario
debe seleccionarlo y pulsar el botón Aceptar.
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El sistema de inmediato despliega la configuración básica que se debe efectuar para el debido
establecimiento de la nacionalización de los artículos pertenecientes al Documento de
Importación Seleccionado. Para configurar la Nacionalización de la Importación se deben
completar los siguientes atributos:
Cambiar de “Moneda” a “Dólares” con esta TRM: Cuadro de chequeo que permite
habilitar el campo de texto para modificar el valor TRM que se va a utilizar para la
nacionalización de la Importación seleccionada. Este campo no es obligatorio. Todas las
importaciones en el caso de Colombia deben ser establecidas en Dólares.
Valor TRM (*): Campo de texto que permite definir el nuevo valor TRM de la moneda a
utilizar por parte del usuario en la nacionalización que será el nuevo equivalente en pesos
de la moneda de negociación.
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Contabilizar a (*): Campo que permite establecer el tercero encargado de colaborar con la
nacionalización de la importación en gestión. Para desplegar la lista de Terceros, el usuario
debe pulsar la combinación de teclas CTRL + ENTER o pulsar el icono . De inmediato se
listaran todos los registros de terceros ingresados en la empresa. Más información diríjase
al documento Modulo Administrador pestaña Terceros e Impuestos procedimiento
Cartilla de Nits y/o Cedulas.
Luego de establecer los valores de monedas y terceros, el usuario debe establecer los valores
correspondientes para las siguientes filas de articulos incluidos en el documento de Importacion
que se van a nacionalizar.
Artículo: Columna que lista el nombre de todos los artículos incluidos en el documento de
Importación seleccionado a Nacionalizar. No modificable.
Disponible para Nacionalizar: Columna que muestra la cantidad establecida en el
Documento de Importación que hace parte de la negociación y la nacionalizada. No
modificable.
Cantidad a Nacionalizar: Columna que permite definir un valor inferior de cantidad de
artículos a importar, teniendo en cuenta el valor establecido en el documento de
Importación (visualizado en la columna anterior al costado derecho).
Valor Unitario: Columna que lista el valor unitario de cada artículo a importar que se ha
establecido en el Documento de Importación. No modificable.
Valor Total: Calculo total establecido entre la cantidad de artículos a importar y el valor
unitario de artículo. No modificable.
Arancel: Campo de texto que permite establecer el porcentaje de Arancel que será
cobrado al comprador en la Nacionalización de la Importación en proceso. Este valor se
debe establecer para cada artículo/producto a incluir en la nacionalización. Todos los
productos deben manejar la misma base arancelaria.
IVA: Columna que informa del valor porcentual del Impuesto al Valor Agregado que será
cobrado por cada producto incluido en el documento de nacionalización.
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En caso de manejar Centros de Costo, el sistema desplegara la lista de centros para asignar a cada
cuenta afectada en el proceso de Nacionalización, como lo son impuestos, aranceles y conceptos
afectados.
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En caso de manejar Información Contable NIIF, el usuario debe realizar la respectiva contrapartida
para el ajuste del documento y presionar la tecla ENTER en una transacción en blanco y confirmar
la ventana sobrepuesta a la interfaz.
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NOTA: La única columna modificable es “Entrada”, las demás son de carácter informativo, dicha
información es establecida únicamente en el Documento de Importación.
Para confirmar la Entrada de mercancía de algunos productos, el usuario debe presionar el botón
Aceptar ubicado en la parte inferior derecha o por el contrario, el botón Cancelar o tecla ESC
(Escape) para abortar el procedimiento.
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Al presionar el botón Aceptar, el sistema despliega la lista una ventana sobrepuesta a la interfaz
que permite definir la bodega destino de los artículos que van a ingresar por importación.
Recuerde: La gestión de bodegas se realiza mediante la Lista de Bodegas. Más información,
documento Manual de Usuario Helisa NIIF pestaña Parametros Particulares proceso Inventarios
procedimiento Lista de Bodegas.
Ingresar a: Persiana de selección que lista todos los registros de bodegas que se
encuentren creados o insertados en el sistema para asignar en cual se van a almacenar los
artículos en Entrada por Importación en proceso. El sistema permite dos maneras de
asignar cantidad a las bodegas:
Bodega Específica: El usuario selecciona una bodega en específico y en dicha
bodega, se debe almacenar la cantidad correspondiente de artículos a ingresar
mediante la Entrada por Importación en gestión.
Múltiples Bodegas: Al seleccionar esta opción de la persiana, el sistema permite al
usuario distribuir la cantidad de artículos en varias bodegas de la empresa,
siempre que la sumatoria sea exactamente la cantidad total de la entrada de
Importación.
Recuerde: Sea cual sea la selección de Ingreso a, el usuario debe definir la cantidad
artículo por artículo.
Como el documento afecta también la contabilidad, el usuario debe seleccionar el centro de costo
correspondiente para las cuentas utilizadas.
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CIERRE DE IMPORTACION
Documento que permite finalizar todo el proceso de Importación para el software Helisa NIIF. Al
realizar el Documento Cierre de Importación, el sistema simplemente cerrara y costeara la
mercancía con la información cargada mediante los demás documentos o si es el caso como
cuando se contrata con una SIA, se podrá cargar toda la información de conceptos de Importación
ocurridos durante todo el proceso de este documento para poder costear la mercancía.
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Para modificar la acusación de Conceptos, el usuario debe dirigirse a la parte inferior de la interfaz
y seleccionar un Concepto de Importación mediante doble clic. De inmediato se desplegara una
ventana sobrepuesta a la interfaz que permite modificar los costos y gastos (Local/NIIF) utilizados
en el documento. Para confirmar los cambios realizados presione el botón Aceptar ubicado en la
parte inferior derecha de la ventana.
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permite configurar el nuevo Concepto a Incluir. Para agregar el concepto, el usuario debe
presionar el botón Aceptar ubicado en la parte inferior derecha.
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Para continuar a la siguiente interfaz presione el botón Siguiente ubicado en la parte inferior
derecha. El sistema desplegara la Distribución de Costos NIIF ejecutada por la empresa en los
diferentes Documentos tipo Entrada de Importación Parcial y los que no han sido reconocidos en
la Entrada de Mercancía, en este punto se podrán efectuar modificaciones de Conceptos de
Importación por cada artículo perteneciente al documento.
Para continuar el proceso, el usuario debe presionar el botón Siguiente ubicado en la parte
inferior derecha de la interfaz.
En este punto, el sistema despliega una ventana sobrepuesta a la interfaz que permite asignar las
cantidades correspondientes de artículos a bodegas de Inventario específicas de la empresa. Para
confirmar la agrupación de artículos por bodegas presione el botón Aceptar ubicado en la parte
inferior derecha de la ventana.
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Luego de establecer debidamente las cantidades por bodega, el sistema despliega la información
Contable Local que será afectada mediante este movimiento. Para finalizar el movimiento de
Cierre de Importación, el usuario debe presionar la tecla ENTER en una transacción en blanco, y
confirmar la ventana sobrepuesta a la interfaz.
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Serie de documentos que permiten al usuario realizar una completa gestión sobre el módulo de
Presupuesto Privado. Esta condición, (privado o público) se define en la creación de la empresa
anfitriona. Para efectuar la acción de manera adecuada, es decir ingresar y gestionar la
información que se halle y corresponda al presupuesto privado, el usuario debe tener configurada
todas las opciones presentes en el Modulo Presupuesto y las establecidas en Parametros
Particulares Presupuesto. Recuerde: En este punto, el sistema utilizara las estructuras definidas
por parte del usuario los diferentes procedimientos, por ejemplo, Centros Presupuestales.
Nota: Más información correspondiente a la configuración, diríjase al documento Manual de
Usuario Helisa NIIF proceso Parametros Particulares procedimientos Presupuesto.
Toda la gestión de información de Presupuesto Privado se realiza mediante este módulo (Asentar
Libros). En el módulo Presupuesto, el sistema solo listara procedimientos de configuración y
visualización de consultas e informes de la información gestionada por este medio.
Tenga en cuenta, que los documentos se deben realizar en un orden específico para no
comprometer la integridad del presupuesto.
DEFINICION PRESUPUESTAL
Documento que permite realizar la debida asignación de los valores correspondientes a los rubros
que van a ser afectados por parte de la empresa en un periodo de tiempo determinado. Este
documento se puede realizar varias veces.
Para realizar de manera exitosa el documento Definición Presupuestal, el usuario debe establecer
la configuración establecida en el Modulo de Presupuesto.
Para iniciar la gestión del documento, el sistema ofrece dos opciones de tipo de Captura para el
ingreso de presupuesto:
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Luego de visualizar y aprender de los tipos de Captura ofrecidos para la definición Presupuestal, el
usuario debe realizar la Distribución de Valores en los periodos requeridos o necesarios.
Nota: La distribución de Valores aplica de igual manera para ambos tipos de Captura.
Al definir una cantidad en la columna valor y pulsar la tecla ENTER, el sistema desplegara una
ventana sobrepuesta a la interfaz que tiene por función la definición de los Periodos que se van a
afectar mediante el valor establecido anteriormente. La ventana está compuesta por los siguientes
atributos, tanto informativos como de configuración:
Recuerde: El valor distribuido en los meses debe ser igual al Valor Afectado establecido en la
interfaz principal, en caso de no ser así, el sistema informara del acontecimiento. Para invocar el
valor diferencia en un mes correspondiente presione la tecla D.
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El sistema también permite realizar la definición del Valor Afectado de manera automática, para
ejecutar esta acción el usuario debe presionar clic derecho en la parte inferior de la ventana
sobrepuesta y seleccionar la opción Asignar Valores en Serie.
De inmediato se despliega una ventana de configuración para los valores en serie, que contiene los
siguientes atributos:
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Para confirmar los cambios realizados, presione el botón Aceptar ubicado en la parte inferior
derecha de la pantalla.
Nota: Este procedimiento se debe realizar para cada rubro que se desee incluir en la Definición
Presupuestal.
Recuerde: En caso de realizar una Definición de Presupuesto sobre rubros que ya se les ha
realizado el proceso, el sistema despliega la distribución en la parte inferior de la ventana, como se
muestra a continuación.
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El sistema no permite la modificación del presupuesto, en este caso nos desplegara un mensaje de
error, informando de la existencia de la distribución de Valor Efectuado del rubro.
En caso de establecer el Valor a Afectar, a un rubro mayor, el sistema desplegara una pequeña
ventana que contiene todos los rubros afectables para realizar la debida distribución del valor
como se explicó anteriormente.
Nota: En el costado derecho parte inferior, el sistema lista en cualquiera de los dos tipos de
captura el valor total del documento, es decir el valor efectuado que se despliega en la columna
Valor de cada rubro. El sistema realiza una sumatoria general de todos los rubros que se hayan
visto afectados por el documento en gestión.
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Para finalizar el documento presione el botón Grabar ubicado en la parte inferior derecha de la
interfaz principal de la Definición de Presupuesto y confirme el mensaje desplegado.
ADICION PRESUPUESTAL
Documento que permite agregar un valor especifico a un rubro determinado que será utilizado
para ser presupuestado como un total. El documento de Adición Presupuestal se realiza cuando un
rubro y su valor presupuestal estipulado no cubren o requiere un valor mayor para cumplir con el
objetivo planteado. El usuario debe tener presente los rubros a realizar la adición presupuestal,
estos valores los puede visualizar mediante las consultas e informes ofrecidos por el modulo
Presupuesto. Más información documento Modulo Presupuesto.
Recuerde: Este documento se puede efectuar en cualquier momento desde que ya se haya
realizado el documento Definición Presupuestal.
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Luego de visualizar y aprender de los tipos de Captura ofrecidos para la Adición Presupuestal, el
usuario debe realizar la Distribución de Valores en los periodos requeridos o necesarios.
Nota: La distribución de Valores aplica de igual manera para ambos tipos de Captura.
Al definir una cantidad en la columna valor y pulsar la tecla ENTER, el sistema desplegara una
ventana sobrepuesta a la interfaz que tiene por función la definición de los Periodos que se van a
afectar mediante el valor establecido anteriormente para adicionar. La ventana está compuesta
por los siguientes atributos, tanto informativos como de configuración:
Recuerde: El valor distribuido en los meses debe ser igual al Valor Afectado establecido en la
interfaz principal, en caso de no ser así, el sistema informara del acontecimiento. Para invocar el
valor diferencia en un mes correspondiente presione la tecla D.
El sistema también permite realizar la definición del Valor Afectado de manera automática, para
ejecutar esta acción el usuario debe presionar clic derecho en la parte inferior de la ventana
sobrepuesta y seleccionar la opción Asignar Valores en Serie.
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De inmediato se despliega una ventana de configuración para los valores en serie, que contiene los
siguientes atributos:
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Nota: Este procedimiento de asignación de valores a adicionar por periodos, se debe realizar para
todos los rubros que se deseen gestionar en el documento Adición Presupuestal.
Para finalizar el documento diríjase a la parte inferior derecha y presione el botón Grabar, acción
que despliega una ventana de confirmación que debe ser aceptada en caso de estar seguro de
ejecutar la acción.
REDUCCION PRESUPUESTAL
Documento que permite disminuir un valor especifico a un rubro determinado que será utilizado
para ser presupuestado como un total. El documento de Reducción Presupuestal se realiza cuando
un rubro y su valor presupuestal no son requeridos o necesarios para cumplir con el objetivo
planteado. El usuario debe tener presente los rubros a realizar la reducción presupuestal, estos
valores los puede visualizar mediante las consultas e informes ofrecidos por el modulo
Presupuesto. Más información documento Modulo Presupuesto.
Recuerde: Este documento se puede efectuar en cualquier momento desde que ya se haya
realizado el documento Definición Presupuestal.
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Luego de visualizar y aprender de los tipos de Captura ofrecidos para la Reducción Presupuestal, el
usuario debe realizar la Distribución de Valores en los periodos requeridos o necesarios.
Nota: La distribución de Valores aplica de igual manera para ambos tipos de Captura.
Al definir una cantidad en la columna valor y pulsar la tecla ENTER, el sistema desplegara una
ventana sobrepuesta a la interfaz que tiene por función la definición de los Periodos que se van a
afectar mediante el valor establecido anteriormente para adicionar. La ventana está compuesta
por los siguientes atributos, tanto informativos como de configuración:
Recuerde: El valor distribuido en los meses debe ser igual al Valor Afectado establecido en la
interfaz principal, en caso de no ser así, el sistema informara del acontecimiento. Para invocar el
valor diferencia en un mes correspondiente presione la tecla D.
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El sistema también permite realizar la definición del Valor Afectado de manera automática, para
ejecutar esta acción el usuario debe presionar clic derecho en la parte inferior de la ventana
sobrepuesta y seleccionar la opción Asignar Valores en Serie.
De inmediato se despliega una ventana de configuración para los valores en serie, que contiene los
siguientes atributos:
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Nota: Este procedimiento de asignación de valores a adicionar por periodos, se debe realizar para
todos los rubros que se deseen gestionar en el documento Adición Presupuestal.
Para finalizar el documento diríjase a la parte inferior derecha y presione el botón Grabar, acción
que despliega una ventana de confirmación que debe ser aceptada en caso de estar seguro de
ejecutar la acción.
TRASLADO PRESUPUESTAL
Documento que permite trasladar cierto valor de un rubro determinado para ser utilizado en otro
rubro. Para efectuar este traspaso de presupuesto entre rubros, el sistema ofrece al usuario la
posibilidad de realizar una adición y disminución de presupuesto automáticamente, ya que al
realizar traslados el sistema debe descontar de un rubro para adicionar a otro. Para ejecutar el
documento el usuario debe seleccionarlo y luego de esto, configurar las siguientes columnas del
formato del documento:
Rubro: Columnas que permiten definir el rubro tanto de origen como destino que será
utilizado para la disminución y aumento presupuestal, respectivamente. Para desplegar el
Árbol Presupuestal que contiene los rubros, el usuario debe presionar la combinación de
teclas CTRL + ENTER o el icono ubicado al final del campo. El usuario puede seleccionar
el rubro a utilizar mediante la tecla ENTER o doble clic. Recuerde: Este procedimiento se
debe realizar tanto para el Rubro Origen como el Rubro Destino.
Centro Presupuestal: Columna visual que informa del nombre de Centro de Costo que se
encuentra ligado con el rubro seleccionado. Recuerde: Para gestionar los Centros de Costo
diríjase al documento Modulo Administrador pestaña Centros de Costo. Luego de crear
los Centros de Costo, el usuario los debe asignar a cada Rubro, más información
Documento Modulo Presupuesto Privado procedimiento Árbol Presupuestal (Estructura
de Presupuesto) opción Asociar a… pestaña Centros.
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Luego de establecer los dos rubros a ser afectados, el usuario debe establecer el Valor a trasladar
en la columna Valor. En este momento, el sistema despliega la ventana de distribución con las
siguientes características:
Recuerde: El valor distribuido en los meses debe ser igual al Valor Afectado establecido en la
interfaz principal, en caso de no ser así, el sistema informara del acontecimiento. Para invocar el
valor diferencia en un mes correspondiente presione la tecla D.
El sistema también permite realizar la definición del Valor Afectado de manera automática, para
ejecutar esta acción el usuario debe presionar clic derecho en la parte inferior de la ventana
sobrepuesta y seleccionar la opción Asignar Valores en Serie.
De inmediato se despliega una ventana de configuración para los valores en serie, que contiene los
siguientes atributos:
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Nota: Este procedimiento de asignación de valores a trasladar por periodos, se debe realizar para
todos los rubros que se deseen gestionar en el documento Traslado Presupuestal.
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Para finalizar el documento Traslado Presupuestal, el usuario debe dirigirse a una fila o transacción
en blanco y pulsar la tecla ENTER.
INGRESO DE APROPIACIONES
Documento que permite realizar y establecer la apropiación a un rubro en un periodo de tiempo
determinado en meses por parte del usuario en la distribución. Al realizar un ingreso de
apropiaciones, el sistema toma el valor establecido para el rubro y lo almacena, pero igualmente
dicho valor aún no ha sido apropiado, es decir que todavía puedo utilizar el valor total de mi rubro.
Para iniciar la gestión del documento Ingreso de Apropiaciones, el usuario debe establecer el tipo
de Captura que utilizara para llevar a cabo la gestión de la apropiación:
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Luego de visualizar y aprender de los tipos de Captura ofrecidos para la Ingreso de Apropiaciones,
el usuario debe realizar la Distribución de Valores en los periodos requeridos o necesarios.
Nota: La distribución de Valores aplica de igual manera para ambos tipos de Captura.
Al definir una cantidad en la columna valor y pulsar la tecla ENTER, el sistema desplegara una
ventana sobrepuesta a la interfaz que tiene por función la definición de los Periodos que se van a
afectar mediante el valor establecido anteriormente para adicionar. La ventana está compuesta
por los siguientes atributos, tanto informativos como de configuración:
Recuerde: El valor distribuido en los meses debe ser igual al Valor Afectado establecido en la
interfaz principal, en caso de no ser así, el sistema informara del acontecimiento. Para invocar el
valor diferencia en un mes correspondiente presione la tecla D.
El sistema también permite realizar la definición del Valor Afectado de manera automática, para
ejecutar esta acción el usuario debe presionar clic derecho en la parte inferior de la ventana
sobrepuesta y seleccionar la opción Asignar Valores en Serie.
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De inmediato se despliega una ventana de configuración para los valores en serie, que contiene los
siguientes atributos:
Para finalizar el documento, el usuario debe presionar el botón Grabar ubicado en la parte inferior
derecha en el tipo de Captura por Estructura, en caso de manejar un tipo de Captura
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Transaccional, el usuario debe seleccionar una línea o transacción en blanco y presionar la tecla
ENTER, en este momento en ambos tipos de captura, el sistema desplegara un mensaje de
confirmación.
LEGALIZACION APROPIACIONES
Documento que permite apartar o hacer aplicable el Ingreso de Apropiación realizado mediante el
documento anterior que afectan los rubros establecidos en el mismo. Para ejecutar el documento
Legalización Apropiaciones, el usuario o empresa debe tener creado al menos un documento de
Ingreso de Apropiación. Para iniciar el proceso de Legalización de Apropiación, el sistema dispone
de dos tipos de captura:
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Para realizar la Legalización de las apropiaciones, se deben seguir los siguientes pasos:
Luego de establecer el valor a legalizar para todos los rubros requeridos, el usuario debe
dirigirse a la parte inferior derecha y presionar el botón Grabar en caso de manejar tipo de
Captura Estructural, en caso de manejar tipo de Captura Transaccional, el usuario debe
dirigirse a la última fila o transacción y pulsar la tecla ENTER.
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En este punto, el sistema despliega un mensaje de confirmación que debe ser aceptado en
caso de estar seguro de realizar la Legalización de la Apropiación.
LIBERACION DE APROPIACIONES
Documento que permite liberar una apropiación legalizada a un rubro específico. Este documento
permite utilizar de nuevo el valor establecido de apropiación de un rubro legalizado. Recuerde: El
usuario o empresa debe haber realizado por lo menos un documento de Legalización de
Apropiaciones para poder realizar la liberación de un rubro que se encuentre incluido en este
documento. Para iniciar el proceso de Liberación de apropiaciones, el sistema dispone de dos tipos
de captura de información:
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Para realizar la Liberación de las apropiaciones, se deben seguir los siguientes pasos:
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Luego de establecer el valor a liberar para todos los rubros requeridos, el usuario debe
dirigirse a la parte inferior derecha y presionar el botón Grabar en caso de manejar tipo de
Captura Estructural, en caso de manejar tipo de Captura Transaccional, el usuario debe
dirigirse a la última fila o transacción y pulsar la tecla ENTER.
En este punto, el sistema despliega un mensaje de confirmación que debe ser aceptado en
caso de estar seguro de realizar la Liberación de la Apropiación.
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