TRABAJO PRACTICO ACTAS PARA LA CITACION A UN EVENTO

DAYANNA MARYETH AMEZQUITA V

TEGNOLOGO EN GESTIÓN EMPRESARIAL

FICHA: 11312707 – 2
CENTRO AGROEMPRESARIAL Y DESARROLLO PECUARIO DEL HUILA
GARZON-HUILA
2017
 TRABAJO PRACTICO ACTAS PARA LA CITACION A UN EVENTO

PRESENTADO POR: DAYANNA MARYETH AMEZQUITA VILLANUEVA

PRESENTADO A: RAFAEL IGNACIO GAMBOA M.

TEGNOLOGO EN GESTIÓN EMPRESARIAL

FICHA: 11312707 – 2

CENTRO AGROEMPRESARIAL Y DESARROLLO PECUARIO DEL HUILA

GARZON-HUILA
2017
Garzón – Huila 03 de abril del 2017

CONVOCATORIA DE REUNIÓN
Pos - evento cultural

Señores
Comités organizadores
Empresaria Sonia Chaverra P.

Cordial Saludo

La Coordinadora del Evento Cultural del Restaurante Sabor Pacifico, los convoca por
medio de la presente a la reunión extraordinaria pos-evento para el día 5 de abril de
2017, a las 08:00 de la mañana en las instalaciones de la microempresa. Con el fin de
discutir los siguientes puntos;

Saludo a los asistentes

Confirmación asistencia
Informe de cada comité
Felicitaciones
Puntos a mejorar
Conclusión
Varios u otros

Se espera puntual asistencia de los convocados, gracias por la atención prestada.

Sin más preámbulo, les pido el favor de confirmar asistencia al siguiente correo:
Yayakagil93@gmail.com.

Cordialmente;

Eliana Alexandra Sepúlveda

SECRETARIA:
RESTAURANTE ASABOR VERSIÓN: 000-1
PACIFICO
CÓDIGO: 1131707-2

PÁGINA: 1 DE 3

ACTA DE REUNIÓN EXTRAORDINARIA - POS EVENTO CULTURAL

Comité o Grupo:
Organizador y coordinación del evento. Acta No 000-1

Citada por: Coordinadora; evento cultural realizado

en el restaurante sabor pacifico. Fecha: 5 de abril del 2017

Coordinadora:
Yackeline Ramirez Gonzales Hora inicio: 8:00am Fin: 11:00am

Secretaria: Lugar: Centro Agro Empresarial y

Eliana Alexandra Sepúlveda Desarrollo Pecuario del Huila.

CONVOCADOS
No. Nombre Cargo Teléfono
1 Eliana Alexandra Sepúlveda Comité Técnico 322736879

2 Dayanna Amezquita Comité seguridad 320112587

3 Luisa Vieda Comité Logística 325169875

4 Angie Ascencio Comité Contabilidad 325874691

5 Leidy Ordoñez Comité Bienvenida 320587964

6 Yackeline Ramirez Coordinadora 310298787

ORDEN DEL DIA

1 Saludo a los asistentes
2 Confirmación asistencia de los Comités del evento
3 Informe de cada comité
4 Felicitaciones
5 Puntos a mejorar
6 Conclusión
7 varios u otros

DESARROLLO DE LA REUNIÓN

Siendo las 8:30 de la mañana del miércoles 5 de abril del 2017, en las instalaciones del
Restaurante Sabor Pacifico, como;

Primer punto;
Se saluda cordialmente a todos los asistentes a la reunión.

Segundo punto;
Se confirma la asistencia de todos los comités encargados del desarrollo del evento y la
empresaria Sonia Chaverra Perea, se da inicio a la reunión pos-evento que se realizó el
día martes 4 de abril en el mismo lugar.

Tercer punto; Informe de cada comité.

Comité Técnico Eliana Alexandra Sepúlveda

Angie Ascencio
El comité técnico fue dirigido por Angie Ascencio y quien les hable Eliana Sepúlveda,
quienes fuimos las encargadas de organizar en conjunto del comité de logística todo lo
relacionado con el sonido y proyección tecnológica del evento, lo cual se realizó el día
antes y se verifico con antelación al inicio del evento para evitar retrasos en el
desarrollo del evento y garantizar un buen sonido. Gracias por su atención.

Comité seguridad Dayanna Amezquita

Por parte de este comité que estuvo bajo mi responsabilidad puedo decir que el evento
transcurrió en total orden sin ningún contratiempo de seguridad, por lo tanto les informo
que fue un éxito, todo lo que refiere en cuanto a seguridad, muchas gracias por su
atención.

Comité Logística Luisa Vieda

Por parte de este comité del cual soy responsable les informo que todo fue
debidamente organizado en conjunto de los otros comités, se realizó el montaje y
desmontaje de los equipos técnicos ubicación de mesas, sillas entre otros, se coordinó
el tiempo del desarrollo del evento, se brindó apoyo a los comités en sus labores,
estando así pendientes de que el evento se desarrollará sin contratiempo alguno,
también se le solicito al comité de presupuesto el dinero requerido según las
cotizaciones que se realizó con el comité técnico, por lo cual tengo que decir que el
evento fue realizado según lo planeado.
Comité Presupuesto Yackeline Ramirez
Coordinadora Yackeline Ramirez

Primero que todo les voy hablar sobre el presupuesto que fue requerido para el evento,
por solicitud del comité de logística con soporte de las cotizaciones que realizaron los
diferentes comités fueron aprobados $523.000= para el montaje, decoración,
preparación de alimentos, etc. Con el fin de apoyar el excelente evento con la mayor
calidad en el desarrollo del mismo.
Seguidamente como Coordinadora del evento tengo que decir que el evento se realizó
dentro de lo planeado inicialmente.

Cuarto punto; Felicitaciones

Empresaria Sonia Chaverra Perea

La empresaria felicito principalmente a la coordinadora del evento y a los diferentes
comités por la excelente labor realizada, en la planeación y ejecución del evento que
tuvo gran éxito, gracias y felicidades.

Coordinadora evento Yackeline Ramirez

Se le dio las gracias a la empresaria Sonia Chaverra Perea por su colaboración,
disposición y apoyo para la realización del evento, también a los diferentes comités que
estuvieron prestos y apoyándonos en el desarrollo de dicho evento.

Quinto pinto; Puntos a mejorar

En este caso los puntos a mejorar solo se puedo decir que son detalles mínimos que
no son redundantes para ser estipulados, es todo por el momento y nuevamente le
agradezco a todos por su compromiso, la responsabilidad que tuvieron en cuanto al
desarrollo del evento.

Sexto punto; Conclusión

Al final el evento se realizó según lo planeado con anterioridad.

Despedida: Tengan todos un buen resto de día.

Eliana Alexandra Sepúlveda Yackeline Ramirez Gonzales

Secretaria: Coordinadora:
CASO PRÁCTICO; TIPO DE REUNIÓN

Una secretaria debe organizar una reunión, se trata del comité de nuevas
tecnologías, que se encarga de asegurar el uso de las últimas tecnologías en el
desarrollo de la empresa. Este comité se reúne habitualmente en el primer martes de
cada mes.

 La secretaria debe resolver las siguientes cuestiones con respecto a esta

reunión:
 ¿Se trata de una reunión ordinaria o extraordinaria?
 Ordinaria, ya que tiene estipulado ser realizada el primer martes de cada mes.

 ¿Requiere de convocatoria?
 Si, toda reunión requiere convocatoria, en este caso será por parte del gerente
de la organización recordar sobre la reunión a los jefes de área, tarea que fue
asignada a la secretaria, aunque ya se tiene conocimiento del evento ya que este
se encuentra estipulado en los estatutos de la organización.

 ¿En la convocatoria debe fijar la hora de finalización?

 Si toda convocatoria debe tener por obligación hora de finalización para que los
asistentes organicen su tiempo y sus calendarios de actividades para no contar
con ningún percance o incumplimiento a otras actividades.

 ¿Requiere orden del día?

 Si, este punto es muy importante para saber cuál es el objetivo de la
convocatoria, Generalmente, la agenda se distribuye a los participantes de una
reunión antes de ella, para que estén enterados de los temas que se discutirán y
puedan prepararse. En este caso llevar ideas para presentar propuestas de
innovación que ayuden al crecimiento de la empresa TELECOMUNICACIONES
CLARO SUCURSAL GARZON

 ¿Hay que levantar acta de la reunión?

 Sí, siempre en una reunión Ordinaria o extraordinaria hay que realizar un acta ya
que este es el documento escrito que registra los temas tratados y los acuerdos
adoptados en la reunión, con la finalidad de certificar lo acontecido y dar validez
a lo acordado.
CONVOCATORIA CASO 1:

Sábado 3 de junio del 2017

“TELECOMUNICACIONES CLARO SEDE GARZON”.

Convoca; Gerente General

Señores;
Comité de Nuevas Tecnologías

Cordial saludo,
El Gerente General de la empresa TELECOMUNICACIONES CLARO SEDE GARZON,
los convoca por medio de la presente a la reunión ordinaria programada para el primer
martes de cada mes, que se llevara a cabo el día 3 de Junio de 2017, a las 10:00 de la
mañana en las instalaciones de la empresa. Con el fin de asegurar el uso de las últimas
tecnologías en el desarrollo de la Empresa, con el siguiente orden del día:

Saludo a los asistentes

Confirmación asistencia
Lectura y aprobación del Acta anterior
Informe del Comité de Nuevas Tecnologías
Felicitaciones
Puntos a mejorar
Conclusión
Varios u otros

Se espera puntual asistencia de los convocados, gracias por la atención prestada.

Sin más preámbulo, les pido el favor de confirmar asistencia al siguiente correo:
Andrea2107gmail.com

Cordialmente
Andrea Ramírez Guerrero
SECRETARIA
ACTA DE LA REUNIÓN CASO 1:

VERSIÓN: 000-1

CÓDIGO:
123456789
TELECOMUNICACIONES CLARO SEDE
GARZON PÁGINA: 1 DE 3

ACTA DE REUNIÓN ORDINARIA – “Comité Nuevas Tecnologías”

Comité o Grupo:
TELECOMUNICACIONES CLARO Acta No 000- 1
Citada por:
Gerente General Fecha: 3 de junio del 2017
Gerente General:
LUIS EDUARDO YEPEZ Hora inicio:10:00am Fin:11:00am
Secretaria: Lugar: Instalaciones de la empresa
Andrea Ramirez Guerrero “salón de juntas”

CONVOCADOS
No. Nombre Cargo Teléfono
Dayanna Maryeth Amezquita
Valentina Aguirre vidarte Comité Nuevas Tecnologías 322736879
1
Daniela vaquiro villegas

2 Luis Eduardo yepez Gerente General 320112587

6 Andrea Ramirez Guerrero Secretaria 310298787

ORDEN DEL DIA

1 Saludo a los asistentes
2 Confirmación asistencia
3 Lectura y aprobación del acta anterior
4 Informe del comité de Nuevas Tecnologías
5 Felicitaciones
6 Puntos a mejorar
7 Conclusión
8 varios u otros

DESARROLLO DE LA REUNIÓN

Siendo las 10:00 de la mañana del martes 3 de Junio del 2017, en las instalaciones de
la empresa, SERVICIOS ELECTRONICOS DE CALIDAD como;

Primer punto; se saluda cordialmente a todos los asistentes a la reunión.

Segundo punto; se confirma la asistencia y se da inicio a la reunión ordinaria

Tercer punto; lectura y aprobación del acta anterior.

Se dio lectura y se aprobó lo estipulado en el acta del mes anterior con la aceptación
del 100% de los interesados, dando así por terminado este punto.

Cuarto punto; Informe del Comité de Nuevas Tecnologías.

Comité Nuevas Tecnologías integrado por Dayana Maryeth Amezquita, Valentina

Aguirre vidarte y Daniela vaquiro Villegas , dieron a conocer a la junta los nuevos
avances que ha tenido la empresa debido a la implementación de nueva tecnología en
ella, como lo es la mejora de los aires acondicionados que se encontraban dañados, así
como también la implementación de software de contabilidad para la realización de
inventarios de bodega fuese llevado con más exactitud y veracidad y por último la
instalación de antivirus a los equipos que hacen que los computadores sean más
rápidos y mejoren el servicio al cliente.

Quinto punto; Felicitaciones

Gerente General, Luis Eduardo Yépez

El Gerente General felicito al Comité de Nuevas Tecnologías por la excelente labor

realizada, en la actualización de los equipos y programas tecnológicos para la evolución
de la empresa, muchas gracias y felicidades.
Comité Nuevas Tecnologías
Da las gracias a la empresa por su colaboración, disposición y apoyo para la realización
de dichas actualizaciones y actividades para el avance tecnológico de la empresa,
también al Gerente General por su apoyo y acompañamiento en este proceso.

Sexto pinto; Puntos a mejorar

En este punto, se dijo es que hay que seguir de la mano de la tecnología e innovar
junto con ella, para que la empresa siga teniendo un alto nivel de competitividad.
Séptimo punto; Conclusión
Por último se dijo, que la empresa va por buen camino ya que se actualiza en el día a
día, y probando las nuevas tecnologías aprobadas en el mercado.

Octavo punto; proposiciones y varios.

No hubo.

Despedida: Tengan todos un buen día, gracias por su colaboración y su tiempo.

Andrea Ramirez Guerrero Luis Eduardo Yépez

Secretaria: Gerente General:
CASO PRACTICO: CONVOCATORIA DE REUNION

Luisa Estévez es la secretaria de la Dirección General, tiene que redactar el orden del
día para el Comité de Dirección. A este comité que convoca el Director General, asisten
todos los Directores de la compañía, se celebra mensualmente y tiene como objetivo
revisar la marcha de la empresa durante el mes anterior. La reunión tiene una serie de
puntos que son fijos; análisis de los resultados económicos, información de la actividad
comercial y proyectos en curso.
El Comité de Dirección acordó en su momento que la reunión se convoque con una
semana de antelación y solamente traten los asuntos que figuren en la agenda, por lo
que cada uno de los miembros de la dirección debe presentar las cuestiones que desee
que se debatan, con la suficiente antelación para que se puedan introducir en esta.
El Director General estará ausente hasta la fecha en que se ha de celebrar la reunión
del Comité. Luisa se pone en contacto con todas las secretarias para recordarles que la
convocatoria se va a enviar en breve y que si sus Directivos quieren añadir algún punto
a la agenda, deberán hacerlo llegar con la mayor brevedad. La secretaria del Área
Comercial informa que su jefe está ausente y no estará de regreso hasta el día del
Comité. Sin embargo, añade su secretaria, quiere discutir un asunto o dos, por lo que
será mejor que Luisa empiece a preparar la convocatoria, al regreso del Director
Comercial.
Luisa debe tomar algunas decisiones puesto que como el Director General esta fuera,
no pude consultar… Sabe que él no le gusta que se incumplan las normas y si retrasa
la convocatoria, ella estará incumpliéndolas. Ha valorado la posibilidad de retrasar el
envió de la convocatoria pero no considera que sea la mejor opción, para ello, propone
a su compañera que intente comunicarse con el Director Comercial. No hace falta
interrumpirle, puede enviarle un mensaje corto al teléfono móvil, y cuando el este libre,
podría enviarle los puntos que quiere tratar por ese mismo medio. De otro modo, ella
tendrá curso a la convocatoria sin añadir ningún otro punto al orden del día.
Valora la decisión tomada por la secretaria y además realiza la convocatoria de la
reunión incluyendo el orden del día. Inventa todos los datos que necesites para la
convocatoria, incluyendo nombre y logo de la empresa y el nombre del Director
General.

DECISIÓN DE LA SECRETA
La secretaria Luisa Esteves tomo la decisión de enviarle un mensaje de texto al teléfono
móvil de Robert Salazar; Director de Área Comercial donde le informaba sobre la
reunión prevista y a su vez le preguntaba cuál era su punto a tratar en la misma, ella
espero a que el Director General le respondiera, al día siguiente él le respondió diciendo
que su punto a discutir seria demostrar la viabilidad de los nuevos puntos de venta
ubicados en la Ciudad Capital.
ORDEN DEL DIA
1 análisis de los resultados económicos
2 informaciones de la actividad comercial
3 proyectos en curso
4 Viabilidad Nuevos puntos de venta de la Ciudad Capital.
CONVOCATORIA CASO 2:

Sábado 1 de junio del 2017

“grupo éxito”
Convoca; Director General

Señores;
Directivos de áreas

Cordial Saludo,
Estimados directivos de área, por medio de la presente me permito notificarles que el
próximo 8 de junio a las 9:00 am, se convoca a la reunión Ordinaria No 002, que se
llevara a cabo en la sala de juntas y tendrá una duración de 2 horas aproximadamente,
con el fin de tratar los resultados obtenidos en el mes anterior en cada una de las áreas
de nuestra empresa “grupo éxito” así como también analizar sobre la posibilidad de
abrir un nuevo punto en el municipio de Garzón Huila.
Reunión que tendrá el siguiente Orden del Día:

Análisis de los resultados económicos

Informaciones de la actividad comercial
Proyectos en curso
Viabilidad Nuevos puntos de venta en los municipios

Les pido de la manera más atenta, puntual asistencia ya que es de suma importancia su
participación para la compañía, gracias por la atención prestada.
Sin más preámbulo, les pido el favor de confirmar asistencia al siguiente correo:
Robert123@gmail.es

Cordialmente;

Luisa Estévez CRISTIAN NAVIA QUINTERO

SECRETARIA: DIRECTOR GENERAL:
ACTA DE LA REUNIÓN CASO 1:

VERSIÓN: 000-2
GRUPO EXITO
CÓDIGO:
987654321

PÁGINA: 1 DE 3

ACTA DE REUNIÓN ORDINARIA – “Directivos”

Comité o Grupo:
GRUPO EXITO Acta No 000- 2

Citada por:
Director General Fecha: 8 de junio del 2017

Director General:
CRISTIAN NAVIA QUINTERO Hora inicio: 9:00am Fin:11:00am

Secretaria: Lugar: Instalaciones de la empresa

Luisa Estévez “sala de juntas”

CONVOCADOS
No. Nombre Cargo Teléfono
1 Cristian Navia quintero Director General 3227368796

2 Luisa Esteves Secretaria 3201125876

3 Robert Salazar Director Comercial 3251698758

4 Valentina Aguirre Secretaria 3258746915

5 Luis ángel rojas Director Producción 3205879645

6 Milena López Secretaria 3102987875
7 Sergio Alejandro rojas Director de calidad 3203560304
8 Luisa Fernanda Villegas Secretaria 3213415895
9 Cristian Camilo Segura Director de contabilidad 3215879642
10 Dayana Maryeth Amezquit Secretaria 3215987463
11 Johan Andrés Sánchez Director Gestión Humana 3125489631
12 Carolina Gómez prieto Secretaria 3254896472
ORDEN DEL DIA
1 Saludo a los asistentes
2 Confirmación asistencia
3 Lectura y aprobación del acta anterior
Discusión de los siguientes puntos:
análisis de los resultados económicos
4 informaciones de la actividad comercial
proyectos en curso
Viabilidad Nuevos puntos de venta de la Ciudad Capital.
5 Felicitaciones
6 Puntos a mejorar
7 Conclusión
8 varios u otros

DESARROLLO DE LA REUNIÓN

Siendo las 10:00 de la mañana del martes 3 de Junio del 2017, en las instalaciones de
la empresa, Grupo ÉXITO ;

Primer punto; se saluda cordialmente a todos los asistentes a la reunión.

Segundo punto; se confirma la asistencia y se da inicio a la reunión ordinaria –

“Directivos” que se realiza cada mes, en las instalaciones de la empresa.

Tercer punto; lectura y aprobación del acta anterior.

Se dio lectura y se aprobó lo estipulado en el acta anterior con la aceptación del 100%
de los interesados, dando así por terminado este punto.

Cuarto punto; Discusión de los siguientes puntos:

• análisis de los resultados económicos

• informaciones de la actividad comercial
• proyectos en curso
• Viabilidad Nuevos puntos de venta de la Ciudad Capital
Quinto punto; Felicitaciones

El Director General felicito a los directivos por medio de un video en vivo por la
excelente labor realizada, también a su secretaria luisa Esteves quien siguió sus
órdenes y llevo a cabo la reunión sin necesidad de contar con la presencia de él.
Sexto pinto; Puntos a mejorar
En este punto, se dijo es que hay que seguir con los ajustes de las propuestas de
presupuestos de rentabilidad que traería para este municipio la apertura de uno de
nuestros puntos de venta. para que el alcalde del municipio de garzón haga un pedido
monetario justo por el terreno donde se pretende construir una sucursal de nuestro
grupo éxito

Séptimo punto; Conclusión

Por último se dijo, que la empresa va por buen camino ya que cuenta con personal
calificado que garantiza la calidad de del servicio de la misma

Octavo punto; proposiciones y varios.

No hubo.

Despedida: Tengan todos un buen día, gracias por su colaboración y su tiempo.

Luisa Esteves Roselin Mosquera

Secretaria: Gerente General: