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Sistema de Administración y Control de Proyectos Web

Descripción:
El orden y transparencia frente a la gran cantidad de
proyectos que se desarrollan al interior de una
institución son requisitos fundamentales y prioritarios. La
desorganización, unida a la falta de datos y
descentralización de la información relativa a un
proyecto, terminan por alargar los tiempos de
respuesta a la hora de conocer el estado de estos.

Por ello, CAS-CHILE® ha desarrollado el Sistema de

Administración de Proyectos Web, que tiene por
objetivo llevar un control exhaustivo de cada una de las
etapas que involucra el desarrollo de un proyecto,
permitiendo dar respuesta a todo el procedimiento
administrativo y su trazabilidad.

Con la utilización de este Sistema online de administración, será posible visualizar, controlar y
almacenar de una manera organizada y automatizada todos los planes institucionales,
permitiendo conocer su evolución, sus fuentes de su financiamiento, ejecución, situación
(pendiente, en proceso de adjudicación, con observaciones, aprobado, etc.).

Aspectos Técnicos:

Lenguaje de Programación: Active Server Page - ISS

Plataforma Cliente: Windows XP
Windows 2.000
Windows 7
Modalidad de Ejecución: Multi Usuario
Motor de la Base de Datos: MS SQL Server 2000 o superior
Navegador de Internet: Internet Explorer 6.0 o superior
Impresoras: Inyección de Tinta
Láser

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Ventas: v entas@caschile.cl /Casilla de Reclamos: reclamos@caschile.cl
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Características:

El sistema contempla todo tipo de proyectos, ya sea aquellos que se originan de los
agentes locales (juntas de vecinos, clubes deportivos, centros de madres, etc.), como los
que nacen de la misma Municipalidad. De igual manera, tanto las iniciativas de menor
tamaño, como las de mayor envergadura, necesitan de un sistema que realice
seguimiento, control y otorgue conocimiento sobre su evolución.

Asimismo, el Sistema de Administración y Control de Proyectos Web requiere de la

participación activa de la Secretaría de Planificación y Desarrollo, ya que posee un papel
fundamental en cuanto a la creación y administración de una cadena de
responsabilidades e información entre las diferentes direcciones involucradas.

De esta manera, a través de la web y por medio de alertas vía e-mail que el mismo sistema
produce, será posible articular y mantener informados a todos los departamentos que
posean alguna relación (directa o indirecta) con la ejecución de un proyecto (Secretaría
Municipal, Administración y Finanzas, Jurídico, etc.), otorgando transversalidad, orden y
coordinación.

Por su parte, Alcaldía y Administración Municipal, direcciones que constantemente deben

manejar muchos datos y a las que generalmente se les realizan consultas sobre estados
de proyectos, podrán estar informadas en detalle y con exactitud de la situación de estos.

Por medio de Internet y desde cualquier dispositivo móvil, el Alcalde podrá acceder a las
diversas planificaciones para consultar y visualizar su estado, junto con todos los
documentos relacionados (desde la evaluación ex – ante, licitación, gasto real,
ejecución, hasta su evaluación ex – post).

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Módulos:

Módulo Etapa de Evaluación:

 Evaluación Ex – Ante.
 Evaluación Ex – Post. (término)

Módulo de Administración:

 Administración de Proyectos.

Módulo de Evaluación de TTR:

 Antecedentes de la Licitación.

Módulo Etapa de Ejecución:

 Proceso Ejecución Física.

 Proceso de Ejecución Financiera.

Módulo Informes.

Módulo Administración de Usuarios.

Módulo de Transacciones.

Módulo de Mantenedores.

Usuarios que Intervienen:

Formulador.

Secplan.

Comisión Evaluadora.

Secretario Municipal.

Jurídico.

Finanzas.

Unidad Técnica.

Cada usuario Interviene en el proceso administrativo del proyecto, que describiremos a

continuación.

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Cómo funciona:

Formulador:

Realiza el ingreso al sistema adjuntando todos los datos del proyecto en la ficha
Ex - Ante. Luego, deberá grabar la información y el software enviará
automáticamente un correo electrónico que dará aviso a Secplan, que deberá
revisar y gestionar la información creada.

Módulo Etapa Evaluación:

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Ficha Evaluación Ex – Ante:

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 Secplan:

Deberá dar el OK al proyecto ingresado por el Formulador. Luego de realizado este

paso, el estado de proyecto cambiará a “aprobado” en la etapa de Formulación.
Luego de grabar los datos nuevamente, Secplan deberá ingresar este proyecto al
Módulo Administración.

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Módulo de Administración:

Ficha de Proyectos:

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 Comisión Evaluadora:

Deberá dar el OK a los TTR. Al dar la conformidad (todos integrantes) se enviará un

correo dando aviso a Secplan para que cambie el estado del proyecto a
“Licitación”. Automáticamente, se generará un correo a Secretaría Municipal
quién deberá ingresar al Módulo de Licitaciones y llenar la ficha de la licitación,
además de ingresar distintos decretos asociados, con su fecha correspondiente.

Posteriormente, Secplan se encargará de llenar los datos de la ficha de licitación,

de acuerdo a los estados en que se encuentra el proyecto. Dependiendo de estos
estados, intervendrá el Secretario Municipal para generar los decretos necesarios.
En el caso de que ya haya sido adjudicado, se detonará un correo a Jurídico para
que ingrese la fecha de inicio y de término de contrato.

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Módulo Licitación:

Ficha de Licitación:

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 Jurídico:

Ingresará los datos de la ficha de Licitación y Secplan deberá cambiar el estado

del proyecto a “Ejecución Física / Financiera”.

Módulo Etapa Ejecución:

Unidad Técnica:

En el Módulo de Ejecución la Unidad Técnica deberá llena la ficha física.

Dependiendo si es que tiene o no ampliación de obra o de plazos, intervendrá
nuevamente el usuario Secplan, aprobando los plazos. Si esto es efectivo, Secplan
dará paso a la intervención del Secretario Municipal y del Jurídico para colocar los
decretos respectivos y la modificación del contrato.

En el caso de que no se ampliaran los plazos, la Unidad Técnica deberá grabar los
datos ingresados y se enviará e-mail a usuario Finanzas para que llene la ficha
financiera.

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Ficha Física:

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 Finanzas:

Deberá ingresar al Módulo de Ejecución y llenar los datos de la ficha financiera.

Luego, Secplan deberá cambiar el estado del proyecto a “Terminado”.

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Unidad Técnica:

Deberá Ingresa al Módulo de Evaluación, opción Ex Post y llenar la ficha incluyendo el el

informe final.

Módulo Etapa de Evaluación:

Ficha Ex –Post:

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Otras Vistas:

Pantalla de Acceso al Sistema.

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Módulo de Informes.

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Opción para graficar.

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Módulo Mantenedores:

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