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CONTRALORÍA MUNICIRAL DE ARMENIA
MORALIZACIÓN Y MOOERNIZ ACIÓN OEl. CONTROL FISCAL
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Ciudad y fecha: A r m e n i a 3 de febrero de 2014

MEMORANDO DE ASIGNACION No. 001

PAULA ANDREA OSSA SANTA

Directora de Vigilancia Fiscal

PARA: LUZ E S T E L L A J I M É N E Z C R U Z
Profesional Especializada
Coordinador de la auditoria

Gloria Alvarez Loaiza

Profesional Universitaria

Carolina Lizeth Mesa

Técnico Administrativo

Contratistas
A n d r é s Mauricio Guerra A g u i l a r ^
Sandra Lorena Martínez Giraldo
Cristian David Pulecio Gómi
Manuel Conrado Murillo
Laura Marcela Hoyos Mondi

ASUNTO: A s i g n a c i ó n de Auditoría

En desarrollo del Plan General de Auditoría de la vigencia 2014, me permito

comunicarles que han sido asignados para realizar Auditoría Modalidad
Regular Vigencia 2013 al Municipio de A r m e n i a , bajo los siguientes
parámetros:

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MORALIZACIÓN V MODERNIZACIÓN DFI. CONTROL FISCAL
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1. O B J E T I V O G E N E R A L D E L A A U D I T O R Í A

Realizar un d i c t a m e n integral c o n f o r m a d o por la opinión de los estados

contables y el concepto sobre la gestión y los resultados, emitiendo a d e m á s
el pronunciamiento sobre el fenecimiento o no de la cuenta, en desarrollo de
la Guía de Auditoria Territorial.

2. C O M P O N E N T E S Y F A C T O R E S

Los c o m p o n e n t e s y factores a evaluar en la Auditoría Modalidad Regular

Vigencia 2013 al Municipio de A r m e n i a , se relacionan en el siguiente cuadro
en el q u e se tienen en cuenta a d e m á s los principios de la Ley 42 de 1993 a
los cuales d e b e apuntar el desarrollo de cada uno:

COMPONENTE PRINCIPIOS FACTORES

Gestión Contractual
Economía, Rendición y revisión de la cuenta
Eficiencia,
Legalidad
Eficacia y
Control de Gestión Gestión Ambiental
Valoración de
Tecnologías de la Información
Costos
m Ambientales
Plan de Mejoramiento
Control Fiscal Interno
Eficiencia,
Control de Resultados Eficacia, Equidad Planes, Programas y Proyectos
y Efectividad
Economía, Estados Contables
Control Financiero Eficiencia, Gestión Presupuestal
Eficacia Gestión Financiera

' lí-

LáS variables a evaluar con respecto a cada factor d e b e n corresponder a las

establecidas en la Guía de Auditoria Territorial y a las propuestas por los
integrantes del equipo auditor.

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MORALIZACIÓN Y MODERNIZACIÓN DEL CONTRO. FISCAL
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3. O B J E T I V O S E S P E C I F I C O S

F a s e de Planeación de la Auditoria

-Conocer la dinámica de la Entidad a auditar, mediante la consulta de la

información disponible tanto en la Contraloría Municipal c o m o en el Municipio
de A r m e n i a frente a: Plan de Desarrollo, Plan de A c c i ó n , Plan Indicativo por
secretarias, Plan Operativo A n u a l de Inversión - P O A I , Informes de
seguimiento y evaluación del Plan de Desarrollo elaborado por la secretaria
respectiva del Municipio, Plataforma o direccionamiento estratégico,
naturaleza jurídica vigente, procesos, procedimientos y actividades, controles
establecidos, informes de auditorías anteriores, funciones de advertencia,
d e m a n d a s en contra de la Entidad, fallos de procesos de responsabilidad
fiscal, plan d e mejoramiento vigente, informes de la oficina de control interno,
mapa de riesgos, entre otros.

-Realizar el estudio a la cuenta e informes rendidos.

-Identificar y priorizar los riesgos de la Entidad a fin de focalizar los aspectos

a evaluar frente al control fiscal interno.

-Evaluar y conceptuar sobre el control fiscal interno Primera calificación,

aplicando las pruebas de recorrido a que haya lugar.

-Establecer la materialidad partiendo del análisis en detalle realizado a la

entidad y la revisión de la rendición de la cuenta, tales c o m o programas y
proyectos establecidos en el Plan de Desarrollo, partidas de los estados
financieros, etc.

-Diseñar y seleccionar el total de la muestra de auditoría distribuido por cada

c o m p o n e n t e a evaluar (gestión, resultados, financiero), teniendo en cuenta lo
establecido d e s d e la materialidad dejando específicamente lo relacionado
con contratos, cuentas, procesos, facturas, entre otros; detallando para cada
caso los d o c u m e n t o s seleccionados que deberán hacer parte del Plan de
Trabajo y Programa de Auditoria.
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M O R A L I Z A C I Ó N Y M O D E R N I Z A C I Ó N DEL C O N T R O L FISCAL

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-Determinar la estrategia de auditoria mediante la cual se definan el alcance,

el c ó m o y d ó n d e se desarrollará la auditoria, q u e d a n d o registro de esto en el
Plan de Trabajo.
-Consultar el procedimiento de elaboración de informes macrofiscales del
cual se d e b e considerar el contenido para desarrollar en el C o m p o n e n t e
Financiero, a ser c o n t e m p l a d o en el Plan de Trabajo y Programa de
Auditoria.

-Elaborar el Plan de Trabajo c o m o carta de navegación del proceso auditor

para las fases de ejecución e informe de la auditoria, el cual debe incluir los
elementos d a d o s en la Guía de Auditoria Territorial, especialmente el
cronograma de actividades para las fases señaladas.

-Elaborar el Programa de Auditoria que consolide el e s q u e m a de trabajo para

el equipo auditor a desarrollar en la Fase de Ejecución, incluyendo los
elementos definidos en la Guía de Auditoria Territorial y los c o m p o n e n t e s y
factores definidos en el numeral 2 del presente M e m o r a n d o de Asignación.

-Identificar dentro del Plan de Trabajo y Programa de Auditoria, los tiempos

proyectados para el trabajo de c a m p o de la coordinadora de la auditoria.

-Levantar papel de trabajo o d o c u m e n t o que permita evidenciar el desarrollo

de esta etapa, incluyendo el procedimiento e información consultada para el
conocimiento que se tiene de la Entidad a auditar.

-Aplicar en todo caso el procedimiento de Auditoria Regular establecido en el

Sistema de Gestión dé Calidad para esta fase.

H
F a s e de Ejecución de la Auditoria

-Desarrollar el Plan de Trabajo y Programa de Auditoria para los

c o m p o n e n t e s y factores anteriormente definidos, en aras de establecer las
observaciones y hallazgos que sean del caso, aplicando los sistemas de
control fiscal.
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MORALIZACIÓN y MODERNIZACIÓN DFl CONTRCH FlSCAl
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-Aplicar los procedimientos, técnicas y pruebas de auditoria con el fin de

obtener evidencia que den cuenta del e x a m e n de los c o m p o n e n t e s y factores
a evaluar.

-Analizar integralmente la gestión y resultados de la Entidad a partir de los

factores definidos, lo cual será objeto de calificación en la Matriz de Gestión
Fiscal.

-Evaluar el control Fiscal Interno segunda calificación.

-Identificar y analizar la estructura del Plan de Desarrollo del Municipio en sus

Programas, Proyectos, Metas, Indicadores, entre otros.

-Conceptuar sobre el nivel de cumplimiento del Plan de Desarrollo del

Municipio a partir de la estructura analizada y con base en los informes de
seguimiento y evaluación elaborados por la Administración Municipal.

-Enmarcar los resultados de la evaluación de la muestra de auditoria

(observaciones y hallazgos), en las metas e indicadores del Plan de
Desarrollo Municipal.

-Analizar la pertinencia y ejecución de los Contratos de Empréstito que se

encuentren vigentes.

-Verificar y analizar los Informes de Austeridad del Gasto presentados por la

Oficina de Control Interno del Municipio.

-Analizar el m a n e j o dado a las áreas de cesión y espacio público del

Municipio de A r m e n i a .

-Verificar el control ejercido por la Administración Municipal frente a la

ejecución de obras que fueron aprobadas mediante licencias por las
Curadurías Urbanas.

-Revisar frente a contratos que tengan por objeto proveer personal para el
desarrollo de actividades de mantenimiento y vigilancia de infraestructura de
propiedad del Municipio, elementos c o m o los siguientes: provisiones
mensuales de las prestaciones sociales pagadas por el Municipio al
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MORALIZACIÓN Y MODERNIZACIÓN DEL CONTROL FISCAL
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contratista para el personal; liquidación de la nómina y pago al personal por

parte del contratista; ingreso base de cotización con respecto al valor pagado
al personal; existencia de personal fijo y valor fijo d e pagos y su
correspondencia con la necesidad del Municipio; manejo del anticipo si lo
hay; pagos al sistema de seguridad social y aportes parafiscales confrontado
con los pagos efectuados por este concepto a las entidades.

- C o m p r o b a r con respecto a las T I C S la existencia en la página w e b de la

Entidad de: un link de quejas, sugerencias y reclamos de fácil acceso para
que los c i u d a d a n o s realicen sus comentarios; publicación del Plan de
A c c i ó n , Informe de gestión y Presupuesto d e s a g r e g a d o , así c o m o las
modificaciones a este o a su desagregación; publicación del informe
pormenorizado del estado de control interno de conformidad a Ley 1474 de
2011 en sus artículos 76, 74 y artículo 9 numeral 4 modificado por el Decreto
19 de 2 0 1 2 artículo 2 3 1 .

-Evaluar lo relacionado con el software contable.

-Evidenciar la existencia de autorización de afectaciones presupuéstales

para c o m p r o m e t e r vigencias futuras teniendo en cuenta los siguientes
elementos: fecha autorización, año inicial y final, requerimiento de concepto
previo, coherencia con el Plan de Desarrollo, A c u e r d o Municipal que lo
autorizó, monto apropiado, monto ejecutado en la vigencia auditada, saldo
por comprometer.

-Conformar para la gestión ambiental de la vigencia auditada, los proyectos

ambientales definidos por el Municipio considerando su valor, la
cuantificación de los impactos ambientales positivos y negativos, valor de las
obras de mitigación de los mismos; así c o m o , la materialización de los
mismos.

-Analizar el c o m p o n e n t e control financiero para la Entidad a partir de los

factores definidos, lo cual será objeto de calificación en la Matriz de Gestión
Fiscal, y t e n i e n d o en cuenta el procedimiento para elaboración de informes
macrofiscales.

-Revisar las conciliaciones bancarias de las cuentas del municipio de

A r m e n i a con los registros contables respectivos y sus soportes

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-Comprobar frente al patrimonio cultural el presupuesto apropiado y

ejecutado total, d e s a g r e g a n d o sus componentes y realizar la evaluación
respectiva.
lili
-Verificar con respecto a regalías los recursos transferidos y realizar la
evaluación pertinente.

-Constatar los recursos transferidos frente a resguardos

.% 3
indígenas,
desagregado por los diferentes conceptos y realizar el respectivo análisis.
-Evaluar la aplicación de controles respecto del recaudo y uso de los
recursos destinados al Fondo de Seguridad Territorial - F O N S E T , y la
utilización de los recursos a través de este Fondo en concordancia con lo
estipulado en la Ley 418 de 1997 prorrogada por la Ley 548 de 1999 y la Ley
1421 de 2 0 1 0 .

-Establecer la existencia de contratos de fiducias y su pertinencia.

-Realizar la opinión de los estados financieros c o n f o r m e a los resultados del

procedimiento auditor, así: sin salvedades o limpia, con salvedades, Adversa
o Negativa, Abstención de Opinión. En este sentido, establecer
subestimaciones, sobrestimaciones o incertidumbres contables.

-Realizar el pronunciamiento sobre el fenecimiento o no d e la cuenta fiscal

rendida, aplicando los criterios técnicos en la matriz de evaluación de la
gestión fiscal y la Ley 42 de 1993.

-Hacer el seguimiento a las denuncias, derechos de petición y quejas

instauradas en la Contraloría Municipal de A r m e n i a que s e a n incluidas en el
proceso auditor, dentro de las cuales se encuentran los asuntos de
competencia de este Ente de Control de los derechos de petición DP-013-
0 0 0 1 , D P - 0 1 3 - 0 0 3 7 , DP 013-0042, Denuncia D - 014 - 0 0 0 1 .

-Hacer seguimiento a las Funciones de Advertencia comunicadas al

Municipio de A r m e n i a en la vigencia 2013 y las que correspondan a la

% ¡I vigencia 2 0 1 2 .

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MORA.. ZACIOf. MODERNIZACIÓN DEL CCNT-C- RSCA.
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-Determinar las observaciones de auditoria que se produzcan en el ejercicio

de la auditoria y configurar hallazgos una vez validado en el comité
respectivo, especialmente los que tenga connotación fiscal pues éstos se
encuentran f u n d a m e n t a d o s en los conceptos derivados del proceso auditor.

-Identificar los Beneficios de Control que sean del caso.

F a s e de Informe de Auditoría

-Elaborar el Informe Preliminar de la Auditoria Regular del cual hagan parte

las observaciones de auditoria siguiendo el formato incluido en el sistema de
gestión de calidad de la Contraloría Municipal.

-Conformar el Informe Final de la Auditoria Regular incluyendo las

consideraciones del ente de control a la contradicción realizada por el
Municipio de A r m e n i a y los hallazgos finalmente determinados.

-Levantar los traslados para remitir a las instancias competentes y a

Responsabilidad Fiscal de la Contraloría Municipal de A r m e n i a , si es el caso.
• *ltli!p.
-Elaborar los reportes de Beneficios de Control en el formato establecido en
el Sistema de Gestión de Calidad de la Entidad, c u a n d o sea aplicable.

-Proyectar las Funciones de Advertencia en el caso de que sean

consideradas.

4. T E R M I N O S D E R E F E R E N C I A

4.1 D U R A C I O N

El proceso auditor se iniciará a partir del 3 de febrero de 2014 y culminará el

31 de octubre de 2014 con la aprobación del respectivo informe.
fllj l¡ffi**
f

Las fechas para cada fase son:

Fase de Planeación ( 2 0 % ) : inicia el 3 de febrero de 2014 y termina el 25 de

marzo de 2 0 1 4 .

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Fase de Ejecución (60%): inicia el 26 de marzo de 2014 y termina el 9 de

septiembre de 2014.
Fase de Informen (20%): inicia el 10 de septiembre de 2014 y termina el 31
de octubre de 2 0 1 4 .
Actividades d e Cierre (Comunicación informe de auditoría, elaboración de
traslados, diligenciamiento de reporte de Beneficios de Control, elaboración
de Función de Advertencia, evaluación del proceso auditor, entrega de
expediente de Auditoria): inicia el 4 de noviembre de 2014 y termina el 28 de
noviembre de 2 0 1 4 .

4.2 A L C A N C E

Durante este proceso auditor se evaluaran las siguientes variables:

FACTOR
Gestión Contractual
Rendición y revisión de la cuenta
Legalidad
Gestión Ambiental
Tecnologías de la Información
Plan de Mejoramiento
Control Fiscal Interno
Planes, Programas y Proyectos
VARIABLES
Especificaciones técnicas en la ejecución de
los contratos
Deducciones de ley
Objeto contractual
Labores de interventoría, supervisión y
seguimiento
Liquidación de los contratos
Oportunidad en la Rendición de la cuenta
Suficiencia y calidad de la información
rendida
Cumplimiento de normas internas y externas
Gestión e inversión ambiental
Sistemas de información
Cumplimiento del plan de mejoramiento y
efectividad de las acciones
Calidad y efectividad de los controles
Cumplimiento de las metas establecidas en
términos de cantidad, calidad, oportunidad,
resultados, satisfacción e impacto de la
población beneficiada y coherencia con los

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objetivos misionales
Estados Contables Cuentas de los estados contables
Programación, elaboración, presentación,
Gestión Presupuestal
aprobación, modificación y ejecución
Gestión Financiera Indicadores Financieros

En todo caso para lo relacionado con las variables de los factores de estados
contables, gestión presupuestal y gestión financiera, se tendrá en cuenta el
procedimiento d e elaboración de informes macrofiscales en lo atinente al
Fiscal y Financiero.

5. V I G E N C I A O P E R Í O D O A A U D I T A R

En el marco d e la Auditoria Regular se evaluará la vigencia 2013; no

obstante, en el evento que sea requerido por el equipo auditor frente a casos
específicos se podrá analizar información de vigencias anteriores a la antes
citada para incluir dentro de la evaluación.,

6. V I G E N C I A D E L PLAN G E N E R A L D E AUDITORÍA TERRITORIAL -

PGAT

La presente auditoría corresponde al P G A T del año 2 0 1 4 .

7. T É R M I N O S Y A P R O B A C I Ó N D E L P L A N D E T R A B A J O

La coordinadora en conjunto con el equipo auditor establecerá los roles y

responsabilidades frente a la evaluación de cada uno de los c o m p o n e n t e s de
la gestión fiscal, q u e d a n d o evidencia de ello en el Plan de Trabajo o
Programa de Auditoria.

Los objetivos de la fase de ejecución y de la fase de informe deben ser

tenidos en cuenta en el programa d e auditoría.

C o m o soporte de la determinación de la muestra de auditoria, debe incluirse

c o m o papel de trabajo en la fase de planeación el m o d e l o del aplicativo de
muestreo diligenciado correspondiente a la Guía de Auditoria Territorial; el
cual puede ser d e s c a r g a d o de la plataforma Drive, D o c u m e n t o s compartidos.

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C o m o evidencia de los papeles de trabajo para cada una de las fases de

planeación y ejecución, deberá incluirse en C D la Matriz de Gestión Fiscal
diligenciada.

Teniendo en cuenta la operación de la plataforma C O V I , esta debe ser objeto

de consulta para la generación de estadísticas, cruce de información entre
las d e p e n d e n c i a s de la Entidad, información de proyectos y su
materialización, entre otros aspectos.

Para el desarrollo del presente M e m o r a n d o de Asignación es necesario tener

en cuenta los lineamientos de la Guía de Auditoria Territorial y el
procedimiento de Auditoria Regular establecido en el Sistema de Gestión de
Calidad; así c o m o , los formatos que lo conforman.

T e n i e n d o en cuenta las actividades de capacitación y bienestar que son

programadas para la Contraloría Municipal, es importante considerarlas
dentro de la programación de la auditoria.

La construcción de las observaciones y hallazgos que tengan connotación

fiscal o que corresponda a traslado a otras instancias, deberán corresponder
a los lineamientos de la Guía de Auditoria, y deberán ser levantados por el
integrante del equipo auditor que detecte la irregularidad, revisados por la
coordinadora de la auditoria y el abogado que se encuentre asignado a la
entidad auditada o el adscrito a la Dirección de Vigilancia Fiscal.

En caso de que se genere Función de Advertencia, esta deberá ser

construida por el integrante del equipo auditor que detecte la situación que la
origine, revisada por la coordinadora de la auditoria y el abogado que se
encuentre asignado a la entidad auditada o el adscrito a la Dirección de
Vigilancia Fiscal.

Frente a los hallazgos, funciones de advertencia y beneficios de control que

sean detectados por la coordinadora, estos surtirán el filtro del abogado
incluido en el proceso auditor o el adscrito a la Dirección de Vigilancia Fiscal.

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Quienes consideren tener impedimentos o conflictos de interés de los

determinados e n / las disposiciones legales respecto al ente a auditar,
d e b e r á n informar por escrito de esta situación a la mayor brevedad posible.

/
PAULA A NDREA OSSA SANTA
Directora Vigilancia Fiscal
v

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