Gestión y documentación

Implantación del sistemas gestión integrado

CLASE 7

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Gestión y documentación

1. Estructura documental de un sistema de gestión

Intenciones y dirección generales de una organización
relacionadas con su desempeño de la SST, como las ha
expresado formalmente la alta dirección.
POLÍTICA
Documento que describe a la organización y
a sus sistema de gestión.
MANUAL
Documentos que complementa el Manual y que
describen como se realiza un proceso. Responde a
las preguntas: ¿Qué? ¿Quién? ¿Cómo? ¿Cuándo?
PROCEDIMIENTOS ¿Dónde?

Documentos en los que se describe el

modo de realizar una actividad.
INSTRUCCIONES
Documentos que evidencian el
desarrollo de actividades. Incluye:
Formatos, matrices, indicadores,
REGISTROS documentos externos, acuerdos,…

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Contenidos que debe incluir el manual de gestión
integrada

I. Índice del manual

II. Control de modificaciones del manual
III. Introducción
IV. Objeto y campo de aplicación
V. Normas para consulta
VI. Definiciones
VII. Política integrada
VIII. Compromiso de la dirección
IX. Planificación
X. Funciones, responsabilidades y autoridad
XI. Revisión por la Dirección
XII. Relación de procedimientos del sistema de gestión integrada
XIII. Relación de instrucciones técnicas de trabajo
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XIV. Relación de registros del sistema de gestión integrada
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 COMO: Integrando los tres referenciales
Al integrar los sistemas ambiental, riesgos y calidad, se logra sinergia

C-A-SST:
 Auditorías internas

Negocio  No Conformidades
 Acciones Correct / Prev.
 Planificación
 Control de documentación
 Control de registros
GSST  Revisión Gerencial
 Objetivos y metas, programas
GC C-SST  Requisitos legales
 Capacitación
C-A-  Comunicaciones (int/ext)
 Eval/Seguim proved. y contrat.
C-A SST  Gestión de compras
A-SST  Control operacional
 Med/Seguim procesos y prods.

A-SSO:
 Ident/Eval Riesg/Aspts Amb
 Planes de emergencia

GA A-C:
 Control equipos Med/Seguim

C-SSO:
 Señaliz/Ident/Trazab

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Procedimientos genéricos desde el punto de vista
del proceso de mejora continua

ACCIÓN DE
REQUISITO DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
MEJORA

Identificación y
Establecer y mantener un procedimiento para identificar continuamente
evaluación de
los peligros, evaluar los riesgos y determinar los controles necesarios.
riesgos

Identificación y Establecer la sistemática para identificar y tener acceso a los requisitos

acceso a legales y otros requisitos que la organización suscriba sobre seguridad y
requisitos salud en el trabajo y en relación con sus aspectos medioambientales. Las
legales y otros empresas suelen utilizar formatos independientes para el listado de
Planificación
requerimientos requisitos legales y para definir las fichas de registro de requisitos.

Necesidad de que la organización establezca y mantenga documentados

Establecimiento los objetivos y programas para alcanzar tales objetivos.
de objetivos y Lo recomendable es integrar tales requerimientos en un solo
planificación de procedimiento donde se fijen los objetivos y metas para los tres ámbitos,
la actividad tanto generales como específicos, así como las actividades, recursos,
responsabilidades y plazos para alcanzarlos.

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 ACCIÓN DE
REQUISITO DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
MEJORA

Competencia,
Cualquier persona que trabaje con ella será competente tomando como base la concienciación, educación, formación
formación y toma
o experiencia adecuados.
de conciencia

Establecer un procedimiento para comunicar a todas las partes interesadas todo lo relacionado con la política y el
Comunicación, sistema de gestión integrada, los requisitos de calidad a cumplir, los peligros para la seguridad y salud, y los aspectos
participación y medioambientales y sus actuaciones en los tres ámbitos.
También, debe disponerse de procedimientos para definir los mecanismos de consulta a los trabajadores y promover
consulta
su participación en los temas que tienen que ver con su seguridad y salud.

Coordinación de actividades de calidad, medio ambiente y seguridad y salud laboral.

Control Control de compras. Gestión del mantenimiento de instalaciones, máquinas y equipos de trabajo. Entrega,
Implantación almacenamiento, conservación y manipulación de materiales y productos. Identificación y control de maquinaria,
operacional
y operación equipos, productos químicos, materiales y sustancias peligrosas.
Inspecciones ambientales y de seguridad y salud laboral.

Gestión de
situaciones de Establecer la sistemática para identificar posibles situaciones de emergencia que puedan tener impactos en el medio
emergencia y ambiente y en la seguridad y salud de los trabajadores, preparar las medidas preventivas para evitar que ocurran y
definir las medidas de respuesta a tales situaciones.
control del Por su parte, el estándar de calidad determina que la empresa debe asegurarse que el producto que no sea conforme
producto no con los requisitos, se identifica y controla para prevenir su uso o entrega no intencionados.
conforme

Gestión de Contemplar un procedimiento para describir el sistema documental implantado para la aprobación, revisión y
documentos y actualización, identificación, distribución, control y difusión de los documentos y registros del sistema de gestión
registros integrada (procedimiento de gestión de documentos y registros).

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 ACCIÓN DE
REQUISITO DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
MEJORA

El sistema de gestión integrada deberá establecer procedimientos para incluir las

Seguimiento actividades que requieran seguimiento o medición, por ser relevantes al estar asociadas a
y medición los requisitos del producto y de los procesos, a los objetivos y metas del sistema o a
requisitos legales y otros requisitos suscritos.

El sistema de gestión integrado deberá definir el modo empleado por la empresa para el
tratamiento de las no conformidades (potenciales y reales) y para poner en práctica las
Seguimiento, correspondientes acciones correctoras y/o preventivas.
medición y Gestión de no
Pueden contemplarse procedimientos y formatos sobre tratamiento de las no
conformidades
acciones conformidades, informes de no conformidad, investigación de accidentes, incidentes,
correctoras enfermedades, control del producto no conforme, siniestralidad, acciones preventivas y
correctoras y registro de evaluación de la efectividad de las acciones adoptadas.

El sistema de gestión integrada contemplará un procedimiento para describir la

metodología para realizar periódicamente las auditorías, con el fin de determinar si el
sistema es conforme con los requisitos del mismo, si se ha implantado y si se mantiene de
Auditorías manera eficaz.
El procedimiento puede incluir varios formatos sobre un plan o programa de auditorías,
informes de auditoría, listas de comprobación, registro de comunicación de los resultados
de la auditoría a la dirección y otros órganos implicados.

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 ACCIÓN DE
REQUISITO DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
MEJORA

Para asegurar que el sistema de gestión integrado es

conveniente, adecuado y eficaz, y que satisface los
Revisión por requisitos de los estándares y legales en materia ambiental y
la Dirección de seguridad y salud laboral, se puede contemplar un
procedimiento de revisión por la Dirección, que incluya un
formato de acta de revisión del sistema.

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Gestión y documentación
2. Información mínima de los documentos
1. TIPO DE DOCUMENTO
2. NOMBRE DEL DOCUMENTO
3. CODIFICACIÓN
4. EDICIÓN
5. VERSIÓN
6. FECHA
7. RESPONSABLE DE ELABORACIÓN: nombre, función, firma y fecha
8. RESPONSABLE DE REVISIÓN: nombre, función, firma y fecha
9. RESPONSABLE DE APROBACIÓN: nombre, función, firma y fecha
10.HISTÓRICO DE REVISIONES
11.DISTRIBUCIÓN
12.TIPO DE COPIA: CONTROLADA / NO CONTROLADA

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Procesos y procedimientos
3. Procedimiento (I)

 Forma específica de llevar a cabo una actividad. En muchos caso,

los procedimientos se expresan en documentos que contienen:
 El objeto
 El campo de aplicación de una actividad
 Qué debe hacerse y quién debe hacerlo
 Cuándo, dónde, cómo se debe llevar a cabo
 Qué materiales, equipos y documentos deben utilizarse
 Cómo debe registrarse, controlarse y mejorarse

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Gestión y documentación
4. Procedimientos
 Un posible índice de contenidos de los procedimientos sería:
1. OBJETO ha originado el procedimiento.
2. ALCANCE: Personas, roles, departamentos o funciones sobre os que aplica
el documento.
3. REFERENCIAS
4. DEFINICIONES
5. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD: Lista de roles, personas,
departamentos o funciones que deben intervenir en el desarrollo del
procedimiento, describiendo con detalle cuál es la responsabilidad exacta de
cada uno dentro del proceso.
6. DESARROLLO: Descripción en detalle de cómo debe realizarse el proceso u
operación. Recomendable la utilización de DIAGRAMA DE FLUJO. La
descripción detallada de operaciones o actividades concretas dentro del
proceso se elaborará mediante INSTRUCCIONES.
7. ANEXOS: Información adicional necesaria para entender de forma clara el
proceso descrito. Registros, plantillas,…
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 Procedimientos

TESIS

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Gestión y documentación
Falta
Modelo A

¿Proveedor no
Buscar proveedor Homologar
homologado?
sí
Pedir presupuesto

no
¿Aceptable?

sí
Hacer pedido

Recepcionar

no Reclamación
¿Correcto? Devolución
proveedor
sí
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Almacén FIN
 TALLER 5
1. Instrucciones del Taller

2. Diagrama de Flujo

3. Formato del Procedimiento

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