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Uno de los principales retos a los que se enfrentan las empresas en el entorno actual
de los negocios es contar con la suficiente liquidez para poder cumplir con sus
compromisos de pagos de manera regular a la vez que se logra crecer la
rentabilidad y tener un uso eficiente de los recursos de la empresa.
Para cumplir con este objetivo, es esencial la eficiente administración del capital
de trabajo el cual se compone de aquellos recursos que requiere la empresa para
poder operar, también es conocido como activo circulante (efectivo,
inversiones a corto plazo, cartera de clientes e inventarios).
Preguntas:
El área de tesorería; ya que debe velar y resguardar por los recursos financieros;
Administrando de manera idónea.
Es clave debido a que nos constituye una fuente de liquidez; la cual nos sirve para
hacer frente a nuestras obligaciones. Es parte de nuestro activo corriente.
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e) ¿Por qué se llama cuentas por cobrar comerciales?
Es llamado así porque son cuentas que se generan producto de las gestiones del área
comercial el cual cierran una venta.
f) ¿Qué diferencia existe entre las cuentas por comerciales y la cuentas por
cobrar al personal y cuentas por cobrar diversas?
Las cuentas comerciales se generan producto de una venta; las cuentas por cobrar al
personal puede ser por que se generó por mercadería y/o servicio que le brindo la
empresa o también puede haberse generado esa cuenta por préstamos que le haya
podido dar la empresa; la cuentas por cobrar diversas hace referencia a cuentas
generadas por actividades que no pertenecen al rubro de la empresa como por ejemplo
que se haya usado el camión de la empresa para trasladar x cosas lo cual se le factura
a otra empresa esto generaría una cuenta por cobrar diversa.
Falta de liquidez.- Esto puede afectar a que la empresa no cumpla a tiempo sus
obligaciones con sus proveedores, tributos, etc.
Cuenta incobrable
Las cuentas por cobrar comerciales representan el crédito que la empresa otorga a
sus clientes a través de una cuenta abierta en el curso ordinario de las
operaciones de un negocio al entregárseles productos o servicios derivados
de una venta.
Las ventas a crédito que dan como resultado las cuentas por cobrar incluyen
condiciones de financiamiento en las que se acuerda que el pago se realizará
dentro de un número de días determinado, estas condiciones pueden variar según
el tipo de empresa, el giro y si se trata de una empresa que vende a otras
empresas o a consumidor final.
Preguntas:
m) ¿El tiempo a otorgarse para el pago de una cuenta por cobrar comerciales
de parte del cliente, de qué depende?
n) ¿Qué finalidad tiene para la empresa vender en condiciones de crédito?
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p) ¿Con la finalidad de contar con más clientes? ¿Es necesario ser flexible con
ellos asumiendo más riesgos la empresa? ¿Qué debe evaluarse?
La empresa si debe asumir ciertos riesgo; sin embargo hay tener presente que antes
de dar créditos considerables debemos evaluar al cliente y más aún se le debe exigir
algún tipo de garantía como carta fianza, hipoteca, letra firmada por el monto del
crédito y sin vencimiento, cheque en garantía, etc.
Primero advertiría cual es la situación del cliente y si aun así gerencia decide aprobar el
crédito solicitaría que toda aprobación de gerencia sea mediante correo esto para tener
un respaldo de las aprobaciones; asimismo generaría un reporte el cual englobe a los
clientes que fueron atendidos por gerencia y que no hayan cumplido con los pagos
establecidos según su plazo y lo presentaría a gerencia para su evaluación; claro está
que aunque se generen estos inconvenientes con dichas cobranzas igual como jefe del
área de cobranzas estaría obligada a recuperar las cuentas.
En los últimos años las finanzas han evolucionado de manera notable como
respuesta a la escasez de recursos con que cuentan los administradores para llevar a
cabo las operaciones de la empresa, siendo el capital de trabajo uno de sus
recursos más importantes al cual debe poner atención y buscar maximizar su
aprovechamiento, y el cual está muy relacionado con las partidas del activo
circulante y el pasivo circulante, principalmente el efectivo, el inventario, las
cuentas por pagar y por cobrar.
Las cuentas por cobrar son importantes ya que representan para la empresa
activos exigibles, derechos con los que cuenta para obtener beneficios por
productos o servicios entregados. Así mismo son un factor crucial para mantener
un flujo de efectivo sano para las operaciones de la empresa.
Es esencial que haya una congruencia entre las políticas de cuentas por cobrar y
las de pago a proveedores ya que este último deberá ser mayor al periodo
promedio de cobranza para no generar un desequilibrio en el capital de
trabajo.
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En sí, al realizarse una venta a crédito, ese financiamiento o apalancamiento
va a tener que ser soportado ya sea por tus proveedores o por los accionistas
de la empresa al tener que invertir más capital.
La administración de las cuentas por cobrar debe ser efectiva ya que influye de
manera importante en la rentabilidad y el riesgo de la empresa, sin un eficiente
proceso controlado de este rubro se provocaría un aumento en el mismo, trayendo a la
empresa menos entradas de efectivo y con esto menor liquidez para cumplir
con sus compromisos financieros.
Como apoyo para la gestión de las cuentas por cobrar, la empresa debe contar con
una política de crédito alineada a la capacidad productiva o nivel de prestación
de servicios, los costos y el margen de utilidad, esta política puede ser flexible
y variable en el tiempo según las necesidades de la empresa y del ambiente
externo.
Para determinar estas políticas se cuentan con dos herramientas muy valiosas:
Una empresa que ofrece financiamiento a sus clientes debe tomar en cuenta que debe
implementar políticas de crédito específicas y bien definidas para un mejor
control de su cartera de clientes, esto puede hacer la diferencia entre una
gestión exitosa y productiva o un descontrol que puede llegar a afectar la liquidez
y capacidad de pago posterior de la empresa.
Preguntas:
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r) ¿Por qué a través de los 2 indicadores precisados líneas arriba, se puede
medir el desempeño del departamento de Créditos y Cobranzas?
s) ¿Cuál es el soporte financiero de las ventas al crédito?
t) Una mala administración de las cuentas por cobrar comerciales, ¿Por qué
influye en la rentabilidad y el riesgo en la empresa?
Las políticas son aquellas reglas internas que tienen las empresas las cuales se deben
cumplir y respetan para un adecuado funcionamiento de la empresa.
Implementar las políticas significa establecer reglas las cuales deben cumplirse a
cabalidad para tener un mayor control de la cartera de clientes por ejemplo:
Si por segunda vez el cliente vuelve a incumplir con los plazos se le quita el
crédito y solo se le atenderá a contado.
Lograr un proceso de cobranza efectivo y sano en la empresa es una tarea ardua que
requiere de atención y de acciones preventivas, siempre será más sencillo cobrar
una cuenta vigente que una vencida, para lograr una gestión más eficiente se
puede recurrir a algunos métodos:
w) ¿Qué resulta de positivo dar un descuento por pronto pago a una cuenta
por vencer y a una cuenta vencida? ¿Cuál es el parámetro a tomar en
cuenta?
Al dar un descuento de pronto pago estamos generando una mayor liquidez y se anula
el riesgo; ya que antes de entregar o brindar el servicio ya nos han pagado; sin
embargo al dar un descuento de pronto pago a una cuenta vencida se puede negociar
con el cliente que ese “descuento de pronto pago se le generaría en una NC la cual
rebajaría a su cuenta antigua; por ello si el cliente siempre compra iría bajando su
cuenta antigua y por ultimo para motivar a nuestro cliente se le diría que una vez
termine cancelando podría ser sujeto de crédito nuevamente.
La acción preventiva se aplica cuando la cuenta esta por vencer, enviando correos con
su estado de cuenta para que tengan presente y programen sus pagos a tiempo, los
números de cuenta al cual abonar, etc. Mientras las acciones correctivas se aplican
cuando las cuentas ya se encuentran vencidas y es ahí cuando se deben enviar cartas
blancas, notariales, llamarlos, programar visitas, etc.
y) Para recordar al cliente que su cuenta está por vencer, ¿Qué acciones debe
realizar la empresa para hacer esta acción antes del vencimiento de la
cuenta por cobrar?
Enviarles sus estados de cuenta, sus números únicos de sus letras a vencer, indicarles
a los RR.VV. que estén atentos a sus cuentas por cobrar de su cartera.
1) Un objetivo.
2) Entradas de información.
3) Métodos, tiempos, procedimientos.
4) Herramientas tecnológicas de apoyo.
5) Personal capacitado en el área.
6) Metas e indicadores definidos y claros.
7) Resultados tanto para la empresa como para el cliente.
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Automatizar el proceso de seguimiento a cartera de clientes y cobranza será de gran
utilidad para tu empresa al reducir el riesgo de perder de vista cuentas
importantes que se tienen que cobrar o no realizar actividad en el momento
oportuno debido al extenso papeleo o múltiples archivos electrónicos.
Las cuentas por cobrar constituyen hoy en día un elemento clave para el desarrollo
exitoso de los negocios, son dinero próximo a tener para la empresa y además el
activo de mayor disponibilidad después del efectivo en caja y bancos.
Contar con una gestión eficiente y oportuna de la cartera de clientes es crucial ya que
afecta directamente a la liquidez de tu empresa y representa el flujo de efectivo
generado por la operación general además de ser la fuente principal de ingresos de la
compañía para establecer compromisos a corto y largo plazo.
Preguntas:
z) ¿Qué significa para usted, Contar con una gestión eficiente y oportuna de
la cartera de clientes?
La gestión eficiente y oportuna se refiere a las acciones que se realizan los encargados
de cobranzas para tener una cartera la cual cumpla con los pagos según su plazo
acordado y por ende traer liquidez a la empresa para que esta pueda asumir sus
responsabilidades y compromisos.
aa) ¿Cuál es más efectivo para su empresa, contar con un área de cobranza,
una agencia de cobranza o automatizar las cobranzas?
Contar con un área de cobranzas; ya que por ser una empresa de consumo masivo las
ventas y acuerdos que hacen los RR.VV. son muy variables por ello el área de
cobranzas debe tener control de esta información.
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1. Entender a las cobranzas como un proceso que inicia con la emisión de la
factura
Muchas empresas comienzan a gestionar sus cobranzas una vez que la factura se
encuentra vencida. Esta es una actitud reactiva que retrasa los plazos para darse
cuenta de los problemas, y por lo tanto alarga los plazos de cobro de la empresa.
Lo primero que debes hacer es analizar los procesos internos de la empresa y asegurar
que se estén cumpliendo los siguientes puntos antes del vencimiento de una factura:
Si alguno de estos puntos no se cumple entonces los plazos para cobrar se alargarán.
Estos avisos / reclamos pueden ser realizados vía email, teléfono, cartas o
personalmente. Recomendamos seguir ese orden a medida que pasa el tiempo.
Monto de la deuda
Antigüedad de la deuda
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Días que transcurrieron desde la última gestión
Esto hace que el trabajo de quienes gestionan las cobranzas sea menos eficiente, ya
que pierden mucho tiempo para recopilar la información que necesitan para gestionar
un cliente.
Se debe utilizar herramientas informáticas que simplifiquen el trabajo diario para que
sea más eficientes, específicamente, estas herramientas debieran ayudar a:
Priorizar los clientes a gestionar.
Acceder rápidamente a los datos de contacto de un cliente, al detalle de su deuda y
al historial de las gestiones que se han realizado con él.
Asignar tareas y enviar recordatorios de las mismas a los responsables.
Además estas herramientas debieran permitir que los distintos miembros del
equipo puedan colaborar entre ellos, es decir que todos puedan ver las
gestiones que otros miembros realizan con clientes y las tareas que tienen
pendientes.
En base a estos indicadores podrás diagnosticar qué tan bien (o mal) están las
cobranzas de la empresa, e identificar las áreas de mejora.
Preguntas:
la gestión de cobranza se inicia una vez que se emite la factura según su condición de
pago; ya que se debe tener en cuenta el medio de pago para gestionar a tiempo la
cobranza.
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Si el cliente tiene condición cheque cobro inmediato o cheque diferido se debe hacer
las consultas con el sectorista y asimismo hacer el seguimiento de esto para no tener
inconvenientes con cheques rebotados, cheques con ctas. Cerradas, etc.
cc)¿En base a que factores se prioriza las cuentas por cobrar comerciales?
Se prioriza en base al monto de la deuda, tiempo que tiene la deuda, etc.; ya que esto
nos indica que acciones tomar para poder presionar al cliente a que cumpla con sus
obligaciones.
Sí; ya que el área de finanzas tiene acceso a información de las centrales de riesgo lo
cual permite de alguna manera evaluar al cliente; asimismo también tienen contacto
con otras empresas las cuales pueden dar referencias de los clientes, etc. Por otro lado
el área comercial tiene contacto directo con el cliente y puede saber realmente cual es
la situación del cliente (ver sus almacenes, su punto de venta, etc.).
Es importante que los indicadores puedan ser calculados en tiempo real y con muy
poco esfuerzo. De poco sirve si se requiere de días de trabajo para recolectar y
procesar la información.
Aquellas empresas que realizan una excelente gestión de cobranzas tienen un PPC
inferior al plazo que otorgan a sus clientes para pagar sus facturas.
Es el indicador por excelencia de las cobranzas, aunque no siempre puede ser medido
ya que si no hay historial de pagos como ocurre en el caso de nuevos clientes, el
indicador no puede calcularse.
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Medir el PPC es muy recomendable en aquellas empresas que cuentan con una
base de clientes recurrentes y sólo una pequeña parte de ellos son nuevos
clientes.
Aquellas empresas que realizan una excelente gestión de cobranzas tienen una
Antigüedad Promedio de la Deuda que es inferior al plazo que otorgan a sus
clientes para pagar sus facturas.
Este indicador es ideal para aquellas empresas que le venden por única vez a sus
clientes (no tienen clientes recurrentes), o aquellas empresas que iniciaron
operaciones hace poco tiempo y aún no tienen suficiente cantidad de facturas que han
sido pagadas por sus clientes.
Este indicador nos ayuda a entender el margen para mejorar que hay en las cobranzas
de la empresa. Si es inferior al 3% entonces el margen para mejorar es
pequeño y será muy costoso conseguir una mejora significativa. Por el
contrario, si es superior al 10% entonces el margen para mejorar puede ser
importante y se podrían conseguir mejoras significativas con poco esfuerzo.
Por ello es que resulta muy importante medir el porcentaje de clientes con
deuda vencida que han sido gestionados hace 30 días o menos.
Para calcular este indicador es necesario llevar registro de las gestiones que se
van realizando con clientes.
Por último, a la hora de medir los indicadores de cobranzas hay dos temas a
tener en cuenta.
La foto nos dice si estamos bien o mal, y la película nos dice si estamos
mejorando o no. Ambos temas son importantes.
El segundo punto tiene que ver con poder medir los indicadores a nivel de toda la
empresa, al nivel de un cliente en particular o a nivel de los clientes de un
vendedor por ejemplo.
De esta forma el análisis que pueda hacerse será mucho más profundo y las decisiones
que se tomen estarán basadas en mejor información.
Después de haber leído las 3 lecturas relacionadas con la administración de las cuentas
por cobrar comerciales, USTED COMO JEFE DE CRÉDITOS O JEFE DE COBRANZA,
PRECISE LAS SITUACIONES QUE ACTUALMENTE SUCEDE EN LA EMPRESA DONDE
LABORA RESPONDIENDO LAS SIGUIENTES PREGUNTAS:
Hasta el momento por más que se le ha dado la información y las recomendaciones del
todos los casos que se han dado; la G.G. aun continua dando autorizaciones NO
APROBADAS por nuestra área.
No, dejaría en manos de los profesionales las acciones a tomar y en casos específicos
revisaría ambas información tanto del área comercial como del área de créditos y
cobranzas y de acuerdo a lo señalado decidiría cual es la mejor opción a tomar.
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