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PROCEDIMIENTO Nº 74

ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS PARA LA EJECUCIÓN DE

LOS PROYECTOS PRODUCTIVOS HAKU WIÑAY/NOA JAYATAI

RUBRO CARGO FIRMA FECHA

Profesional Especialista de la
Elaboración: Unidad de Generación de
Oportunidades Económicas

Jefa de la Unidad de
Planeamiento y Presupuesto

Coordinador de Racionalización,
Revisión:
Organización y Métodos

Jefa de la Unidad de Generación

de Oportunidades Económicas

Aprobación: Director Ejecutivo

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1 OBJETIVO

Establecer el procedimiento de adquisición de bienes y servicios destinados a la ejecución

de los proyectos productivos Haku Wiñay/Noa Jayatai (Vamos a Crecer), que se financian
con recursos del Programa Presupuestal “Acceso de hogares rurales con economías de
subsistencia a mercados locales”- PP 0118.

2 ALCANCE

Se inicia con la presentación por parte del Núcleo Ejecutor Central -NEC, al Jefe de la UT,
de la programación trimestral mensualizada de adquisición de bienes y servicios del
NEC1 y concluye con la entrega de los bienes adquiridos a los hogares usuarios 2 de los
proyectos.

3 RESPONSABLES DEL PROCEDIMIENTO

- Órgano Representativo del Núcleo Ejecutor Central

- Órgano Representativo del Núcleo Ejecutor
- Coordinador del Núcleo Ejecutor Central
- Yachachiq.
- Asistente contable.
- Facilitador financiero
- Jefe de la Unidad Territorial
- Especialista en Proyectos de Desarrollo Productivo de la Unidad Territorial

4 ABREVIATURAS

- ORNEC = Órgano Representativo del Núcleo Ejecutor Central

- ORNE = Órgano Representativo del Núcleo Ejecutor
- JUT = Jefe de la Unidad Territorial
- EPDP = Especialista en Proyectos de Desarrollo Productivo de la Unidad Territorial o
el que haga sus veces.

1
Dicha programación trimestral mensualizada se integra al Plan Operativo del NEC y se elabora sobre la base
de las especificaciones técnicas señaladas en el expediente técnico de los proyectos a cargo del NEC.
2
Incluye también a los hogares usuarios de los grupos de interés de los negocios rurales inclusivos (producto
2 del PP 0118)..
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5 DEFINICIONES

5.1 Bienes. Son los materiales, equipos, herramientas, semovientes,

insumos y otros bienes señalados en el expediente técnico de los proyectos
aprobados por FONCODES, que se utilizan en la ejecución de los proyectos a
cargo de un NEC.

5.2 Proveedor. Persona natural o jurídica, que se desempeña como

ofertante de bienes y servicios, destinados a la ejecución de los proyectos
productivos financiados por FONCODES, cuya participación se rige de acuerdo
al presente procedimiento.

5.3 . Servicios. Para efectos del presente procedimiento, consiste en

actividades realizadas por personas naturales o jurídicas, que son requeridas
por los NEC de acuerdo al presupuesto aprobado por FONCODES, necesarios
para la ejecución de los proyectos Haku Wiñay/Noa Jayatai 3.

6 DOCUMENTOS DE REFERENCIA

6.1 Guía Nº 2-2014-FONCODES/UGOE. Guía de ejecución de proyectos

de desarrollo productivo del Programa Presupuestal “Acceso de hogares
rurales con economías de subsistencia a mercados locales - Haku Wiñay/Noa
Jayatai”.
Aprobada con R.D.E. Nº 067-2014-FONCODES/DE; modificada con R.D.E. Nº
042-2016 - FONCODES/DE, R.D.E. Nº 117-2016 y R.D.E. Nº 133-2017-
FONCODES/DE.

6.2 Programa Presupuestal 0118 “Acceso de hogares rurales con

economías de subsistencia a mercados locales - Haku Wiñay/Noa Jayatai”-
Año 2017.

6.3 R.D.E. Nº 22-2017-FONCODES/DE, mediante el cual la Dirección

Ejecutiva aprobó lo siguiente:
i. Procedimiento de supervisión de los proyectos Haku Wiñay/Noa
Jayatai por la Unidad Territorial.

ii. Procedimiento de supervisión de los proyectos Haku Wiñay/Noa

Jayatai por la UGOE.

6.4 . Guía Nº 9. Elaboración y aprobación de proyectos productivos del

Programa “Acceso de hogares rurales con economías de subsistencia a
mercados locales”- PP 0118. Aprobada con R.D.E. Nº 60-2017-
FONCODES/DE.

3
Por ejemplo, contratación de servicios de impresión de documentos de capacitación para hogares usuarios de los
proyectos y/o para agentes de ejecución de proyectos.
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7 DISPOSICIONES GENERALES

7.1 La adquisición de los bienes y servicios para la ejecución de los proyectos, se

realiza de acuerdo a las especificaciones técnicas detalladas en el expediente
técnico de los proyectos y el Plan Operativo del NEC aprobados por la Unidad
Territorial de FONCODES.

7.2 El Coordinador del NEC, con el apoyo del Asistente Contable, verificará en
forma oportuna, que el expediente técnico de los proyectos y el Plan Operativo
del NEC incluyan la información técnica y financiera requerida para facilitar la
aprobación de programación trimestral mensualizada de adquisición de bienes
y servicios del NEC, en el menor tiempo posible, evitando la innecesaria
demora y costos de gestión atribuible al proceso de adquisición indicado.

7.3 El NEC presenta a la UT su programación trimestral mensualizada de

adquisición de bienes y servicios, que se integra al Plan Operativo del NEC,
hasta el último día útil de la tercera semana del último mes de cada
trimestre4, lo cual se realiza mediante comunicación electrónica y de no ser
factible, mediante comunicación escrita.

7.4 El ORNEC es el responsable de la adquisición de los bienes y servicios, con el

apoyo técnico del coordinador del NEC y asistente contable.

7.5 El coordinador del NEC es el responsable de que los bienes y/o servicios por
adquirir, cumplan con las especificaciones técnicas y de calidad, lo cual debe
estar señalado en el (los) expediente(s) técnico(s) del(los) proyecto(s) del NEC.

La gestión relacionada al presente procedimiento se realiza con el mínimo uso

de documentos físicos, por lo que las comunicaciones del ORNEC,
presidente y tesorero del NEC, coordinador del NEC y de la UT, se
efectúan mediante comunicación electrónica, y de no ser factible,
mediante comunicación escrita. Para tal efecto, el Coordinador del NEC y el
ORNEC comunicarán al JUT sus direcciones electrónicas.

Dichas comunicaciones electrónicas deberán precisar el asunto con claridad y

en forma concisa, adjuntando la información indicada en los formatos que
forman parte del presente procedimiento.

7.6 La gestión relacionada al presente procedimiento, se realiza de acuerdo a

los principios de transparencia, simplificación administrativa 5 y celeridad.

4
Se refiere al trimestre calendario.
5
En general, en las comunicaciones del NEC a la UT y viceversa, no se requiere de la presentación de
documentos físicos, salvo los casos en los que no sea factible efectuar comunicaciones electrónicas.
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7.7 La adquisición de bienes y servicios se realiza a nivel de NEC, evitando el

fraccionamiento innecesario que se presenten en la presentación de las
solicitudes de adquisición.

7.8 En caso se presuma o evidencie irregularidades en el manejo de los recursos

por parte del NEC en relación al proceso de adquisición señalado, el Jefe de la
UT, sobre la base del Informe del Especialista en Proyectos de Desarrollo
Productivo de la UT, solicitará a la entidad bancaria respectiva, la inmovilización
inmediata de los fondos existentes de la cuenta de ahorro del NEC , adoptando
las acciones que correspondan de acuerdo a lo señalado en el convenio
tripartito suscrito entre FONCODES, la municipalidad y el Núcleo Ejecutor
Central.

7.9 El pago a los proveedores de bienes y servicios a cargo del NEC, se

realiza contra entrega del bien adquirido y/o servicio realizado y
comprobante de pago respectivo, mediante la modalidad de
“transferencia de cuentas”, “cheque de gerencia” u otras modalidades del
Sistema Financiero Nacional.

Por lo que, está prohibido efectuar el retiro de dinero en efectivo de la

cuenta bancaria del NEC, para realizar pagos a los proveedores de bienes
y servicios.

7.10 La UGOE, de acuerdo a sus competencias, podrá efectuar las precisiones

necesarias para resolver los casos no previstos relacionados al presente
procedimiento y/o para mejorar su implementación, de ser el caso.
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8 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÒN DE BIENES Y

SERVICIOS. Ver Flujograma Nº 1.

En el Flujograma Nº 1 se precisa el tiempo estimado para realizar las actividades del proceso
de adquisición de bienes y servicios. Al respecto, el JUT podrá disponer las acciones
necesarias, de acuerdo a las características de los proyectos y la zona de intervención, a fin de
optimizar el tiempo requerido para el desarrollo del procedimiento 6.

6
Teniendo en cuenta que algunas actividades del proceso de adquisición indicado podrán realizarse en forma
paralela, luego de cumplirse la actividad que lo precede.
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El procedimiento de adquisición de bienes y servicios, se realiza según se indica a

continuación.

N° RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

Presentan al (la) jefe (a) de la UT (JUT), para su conformidad, la

programación trimestral mensualizada de adquisición de
Presidente, tesorero y bienes y servicios del NEC (que se integra al Plan Operativo
8.1
Coordinador del NEC del NEC) según Formato Nº 1. El JUT solicita la opinión
respectiva del Especialista en Proyectos de Desarrollo Productivo
de la UT-EPDP.

a) Emite opinión de conformidad sobre la programación

trimestral mensualizada de adquisición de bienes y
Especialista en servicios del NEC, verificando la coherencia de las
Proyectos de solicitudes de cotizaciones con las especificaciones técnicas
8.2
Desarrollo Productivo señaladas en los expedientes técnicos de los proyectos a
de la UT cargo del NEC.
b) Comunica su opinión7 al JUT.

Comunica al NEC, su conformidad respecto a la programación

8.3 Jefe (a) de la UT trimestral mensualizada de adquisición de bienes y servicios del
NEC.

El coordinador del NEC, con el apoyo del asistente contable (en

el mes que corresponda, para cada una de las adquisiciones que
cuentan con la conformidad del JUT) solicita a los proveedores
8.4 Coordinador del NEC
potenciales de la zona, la presentación de su cotización de
bienes y/o servicios, en sobre cerrado, según Formato N° 2, en
un plazo de hasta 5 días útiles.
Los proveedores interesados (no menos de 2 proveedores)
Proveedores presentan al NEC, en sobre cerrado, su cotización de bienes y
8.5
interesados servicios (proformas) según el Formato Nº 2.

Comunica al JUT y EPDP, la fecha, hora y lugar donde se

realizará la apertura de los sobres de cotizaciones (proformas) y
8.6 Coordinador del NEC
la selección del proveedor.

El presidente, tesorero y coordinador del NEC, con el apoyo del

8.7 Presidente, tesorero y
asistente contable, efectúan la apertura de los sobres de
Coordinador del NEC cotizaciones de bienes y servicios y la selección del
proveedor, actividad que se realiza según se indica a
continuación8:

7
Si la opinión no es conforme, el JUT solicita al NEC la presentación de la propuesta reformulada de
programación trimestral mensualizada, en el plazo necesario que no implique retraso en las actividades del
NEC.
8
Adicionalmente a lo indicado en 8.7. a) y b) de esta actividad, el JUT podrá disponer las medidas más
convenientes, de acuerdo a sus competencias, a fin de garantizar la transparencia necesaria y poder contar
con elementos de juicio suficientes para su conformidad en las actividades siguientes del proceso de
adquisición.
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N° RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

a) Cuando el valor de las adquisiciones sea menor o igual a

diez (10) UIT, el EPDP podrá participar (si es factible), en
calidad de supervisor de proyectos9.
b) Cuando el valor de las adquisiciones sea mayor a diez
(10) UIT, se realiza con la participación del EPDP, en
calidad de supervisor de proyectos. El EPDP comunica su
conformidad al JUT.
c) Concluida esta actividad, se suscribe el Acta de apertura de
sobres de cotizaciones y selección del proveedor.
d) Comunican la buena pro al proveedor seleccionado10.
e) Presentan al JUT, para su conformidad, el borrador de
contrato de adquisición de bienes y servicios (elaborado de
acuerdo al Formato Nº 3 o Formato Nº 4, según
corresponda).
Comunica al presidente, tesorero y coordinador del NEC, su
conformidad respecto al borrador de contrato de adquisición de
8.8 Jefe (a) de la UT
bienes y servicios.

ORNEC y proveedor Suscriben el contrato de adquisición de bienes y servicios, de

8.9 acuerdo al modelo de contrato aprobado por FONCODES
seleccionado (Formato Nº 3 o Formato Nº 4, según corresponda).
Comunica al JUT y EPDP, el lugar, fecha y hora de recepción de
8.10 Coordinador del NEC
los bienes a cargo del proveedor.
Participan en la recepción de bienes adquiridos, la que se
realiza en la sede del NEC, según se indica a continuación:
a) Cuando el valor de las adquisiciones sea menor o igual a
diez (10) UIT, el EPDP podrá participar (si es factible) en
Presidente, tesorero y calidad de supervisor de proyectos11.
8.11
Coordinador del NEC
b) Cuando el valor de las adquisiciones sea mayor a diez
(10) UIT, se realiza con la participación del EPDP en calidad
de supervisor de proyectos. El EPDP comunica su opinión de
conformidad al JUT.

Comunica al presidente y tesorero NEC12, su autorización para

8.12 Jefe (a) de la UT
que se proceda con el pago al proveedor.

8.13 El presidente y Realizan el pago contra entrega de los bienes y servicios

9
Si no es factible la participación del EPDP, el JUT solicitará la participación de una autoridad local o un
representante de la municipalidad.
10
Con copia al JUT y Especialista en Proyectos de Desarrollo Productivo de la UT.
11
Si no es factible la participación del EPDP, el JUT solicitará la participación de una autoridad local o un
representante de la municipalidad.
12
Sobre la base de la opinión del EPDP (si corresponde a lo indicado en 8.11.b) o la información de la autoridad
local o representante de la municipalidad (si corresponde a lo indicado en 8.11.a).
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N° RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

adquiridos y del comprobante de pago respectivo.

Está prohibido efectuar pagos adelantados o a cuenta,
tesorero del NEC excepto los casos especiales en los que se haya suscrito el
Contrato para la adquisición de bienes y servicios a cargo del
NEC….(Con adelanto de hasta 30 % del total por pagar al
proveedor13). Ver Formato Nº 4.

El presidente, tesorero Almacenan los bienes adquiridos en el local asignado, con el

8.14 y Coordinador del apoyo del yachachiq y asistente contable, llevando un registro de
NEC los ingresos y salida de los bienes adquiridos.

Realizan la entrega de bienes a los hogares usuarios de los

El presidente, tesorero proyectos, con el apoyo del yachachiq, según el Acta de entrega
8.15 y Coordinador del de bienes. Se firmará el Acta de entrega de bienes por parte del
NEC proveedor y de recepción de los mismos por los hogares
usuarios en señal de conformidad. Ver Formato Nº 6.

El ORNEC y proveedor podrán suscribir la Adenda respectiva al

8.16 ORNEC y proveedor mencionado Contrato de adquisición de bienes y servicios, según
el Formato Nº 5, de ser el caso.

9 REGISTROS

9.1. Programación trimestral mensualizada de adquisición de bienes y servicios del

NEC, aprobada por el JUT.

9.2. Contrato Nº Para la adquisición de bienes y/o servicios a cargo del

NEC………., suscrito por el ORNEC y proveedor, de acuerdo al Formato Nº 3 o
Formato Nº 4, según corresponda.

9.3. Acta Nº ……de entrega de bienes por el proveedor y recepción de bienes por
los hogares usuarios del proyecto del Núcleo Ejecutor, debidamente suscrita en
el Formato Nº 6.

10 CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

1.0 1.09.17 Segunda versión

11 ANEXOS

13
Aplicable para ámbitos de selva, incluyendo zonas de frontera, las que presentan dificultades para el
traslado de los bienes adquiridos, donde existen conflictos sociales u otras zonas de sierra con dificultades
similares.
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Formato Nº 1. Programación trimestral mensualizada de adquisición de bienes y

servicios del NEC.

Formato Nº 2. Solicitud de cotización de bienes y servicios.

Formato Nº 3. Contrato Nº Para la adquisición de bienes y servicios a cargo del

NEC…….

Formato Nº 4. Contrato Nº Para la adquisición de bienes y servicios a cargo del

NEC…... (Con adelanto de hasta 30 % del monto total por pagar al
Proveedor aplicable para ámbitos de selva, incluyendo zonas de
frontera, las que presentan dificultades para el traslado de los bienes
adquiridos, donde existen conflictos sociales u otras zonas de sierra
con dificultades similares).

Formato Nº 5. Adenda Nº ….. Al contrato para la adquisición de bienes y servicios a

cargo del NEC.

Formato Nº 6. Acta Nº ……de entrega de bienes por el proveedor y recepción de

bienes por los hogares usuarios del proyecto del Núcleo Ejecutor …..