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PORTAL WEB
PORTAL WEB DE RADICACIÓN
Para dar inicio al proceso de radicación por medio del portal web, se debe ingresar
a la página: https://www.syc.com.co/medimas
Creación de usuarios
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A continuación, se habilitará un formulario, el cual debe diligenciar los datos
requeridos:
Al finalizar del formulario debe adjuntar en formato PDF los siguientes documentos:
Para finalizar, haga clic en el botón “Solicitar”. El sistema mostrará que la solicitud
fue creada con éxito y recibirá la notificación al correo electrónico que diligenció en
el formulario.
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RESTABLECIMIENTO DE CONTRASEÑA
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MÓDULOS DEL PORTAL WEB
1. MONITOR DASHBOARD
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2. MANUALES
3. CARGUE DE ARCHIVOS
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.zip, como se muestra a continuación:
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Informe de Cargue Exitoso: Cuando el plano que se cargó NO tiene errores, el sistema
informará el número de radicado y un mensaje CARGADO EXITOSAMENTE y entregará
un documento .pdf como certificado del cargue realizado, de la siguiente manera.
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Módulo 3.2. Archivos de soporte
Para realizar cargue de las imágenes correspondientes a las facturas que se desean
radicar, el sistema permite que se realice de manera Individual o de manera
Masiva, de la siguiente manera:
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Una vez haya cargado todos los soportes correspondientes a la factura, proceda a
radicarla, dando clic en el botón “Radicar”.
Inactivar Factura: Esta opción sirve para los casos cuando desee inactivar
alguna factura que fue registrada en el archivo plano por error, a la cual NO
desee cargar soportes. El sistema habilitara el siguiente menú de selección,
para identificar el motivo por el cual inactiva la factura:
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factura, si tiene prefijo es necesario incluirlo separándolo con guion bajo,
Ejemplo P_1524059. Los soportes deben estar en formato .pdf nombrados
según el tipo documental que corresponda, el nombre debe ser igual a los
asignados en el módulo Configuración “Tipos Documentales”, Ej.: Factura,
Autorización, etc.
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FACTURAS POR RADICAR
Ingrese al módulo Facturas por radicar y cheque la factura que desea radicar y
seleccione la opción Radicar Seleccionado, de la siguiente manera:
Nota: Para radicar la cuenta debe realizar mínimo el cargue del documento
correspondiente a la factura.
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Módulo 3.3 Cargue Individual:
Este módulo está diseñado para realizar cargue de archivos planos para facturas
de un solo ítem, y el que cumplan las siguientes características:
Los datos que se diligencian en este módulo, corresponden a los mismos campos
(56) del archivo plano IPS entregado en .txt.
Una vez se diligencien los datos, se debe seleccionar la opción ENVIAR, el sistema
mostrará el siguiente mensaje, el cual confirma que el registro del archivo plano fue
cargado con éxito y se puede proceder a radicar la factura:
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Módulo 3.4 Configuración
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4. CONCILIACIÓN CARTERA
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4.1. CARGUE CONCILIACIÓN CARTERA
Para realizar conciliación de cartera, debe diligenciar un archivo con estructura txt.
con los siguientes campos:
ESTRUCTURA DE ARCHIVO:
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Así mismo es importante tener presente los siguientes parámetros y
recomendaciones para un exitoso cargue de la información:
TABLAS DE REFERENCIA
Régimen de la Factura:
Tipo de Contrato:
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Una vez se tenga el archivo comprimido, ingrese al libro de Cargue Conciliación
Cartera, el sistema habilitará el siguiente botón que abrirá una ruta de búsqueda
para seleccionar el archivo .zip, como se muestra a continuación:
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4.2. BANDEJA CONCILIACIÓN CARTERA
En este módulo se pueden consultar todas las facturas que se han cargado para la
conciliación, seleccionando el rango de fechas a filtrar.
A. Descargar Plano: esta opción permite descargar el archivo plano con el que
se cargó la información de la factura.
B. Descargar Certificado: esta opción permite descargar el certificado de
cargue exitoso de la factura.
C. Descargar Resultados: esta opción permite descargar el histórico de todas
las facturas que se han cargado para su conciliación.
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4.3. HISTÓRICO DE CARGUES CC
A. Descargar Plano: esta opción permite descargar el archivo plano con el que
se cargó la información de la factura.
B. Descargar Inconsistencias: esta opción permite descargar el listado de las
inconsistencias del plano para su respectiva corrección.
C. Certificado: esta opción permite descargar el certificado de cargue exitoso
de la factura.
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4.4. BANDEJA INFORME DE PAGOS
En este libro se pueden consultar las facturas que hayan sido pagadas por la EPS,
seleccionando el rango de fechas a filtrar.
Al dar clic encima de la factura, se despliega información adicional del pago como
fechas y valores.
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5. CONSULTAS
Facturas
Certificados de Radicación
Histórico Cargue Planos
Histórico Soportes
Validación Datos Básicos
En este módulo se pueden consultar todas las facturas radicadas ante la EPS. El
sistema muestra el consolidado de facturas por régimen, año y mes, tambien
muestra cada uno de los estados en que se encuentran las facturas, los cuales
corresponden a los siguientes:
En proceso
Rechazadas
Devueltas
Glosadas
Pagadas
Todas
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Para descargar informes de facturas, se tienen dos opciones: Descargar
consolidado anual y descargar facturas (mes). Cualquiera de estos informes
solicitados, son enviados al correo electrónico del usuario, de la siguiente manera:
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Módulo 5.3 Histórico cargue planos
En este módulo se pueden consultar todos los archivos planos IPS y RIPS cargados
de acuerdo al régimen correspondiente. El sistema muestra cuando el cargue fue
errado o exitoso, seleccionando el rango de fecha de los cargues a consultar, de la
siguiente manera:
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Generar Plano IPS desde RIPS
Se tiene habilitada la opción que una vez cargado un archivo RIPS Exitoso, el
sistema permite generar Archivo Plano IPS de las facturas incluidas en el RIPS. La
generación se puede hacer por factura o de manera masiva.
Se habilita una ventana, la cual pide que se registre el rango de facturas que desea
generar en el archivo Plano IPS. Luego debe seleccionar la opción CONFIRMAR.
El sistema generará la descargar del archivo en.zip.
En este módulo se pueden consultar todos los cargues de imágenes que se hayan
realizado de manera masiva. Se debe seleccionar el rango de fecha de los cargues
a consultar, el sistema muestra cuando el cargue fue errado o exitoso de la siguiente
manera:
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Procesado con errores: Cuando se generan errores al cargar los soportes
el sistema los muestra en un archivo Excel la siguiente información:
Este módulo fue diseñado para que el prestador pueda modificar los datos de
radicación de las cuentas médicas que allí se encuentren, estos datos son:
Modalidad
Régimen
Municipio
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NOTA. Tenga en cuenta que sí la modificación que desea realizar es: Municipio,
obligatoriamente debe modificar el Régimen (estos van ligados uno a otro). Las otras dos
opciones (modalidad y régimen) son independientes.
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Generar Consulta CSV: El sistema le generara archivo en .csv, en el cual
los campos que se pueden diligenciar son: Modalidad, Régimen y Municipio.
Para el campo código de municipio se debe diligenciar el habilitado por el
DANE, Ej.: Si el municipio es Chía en el campo municipio se debe diligenciar
25175.
Una vez diligenciado los campos que desea modificar, debe proceder a cargar el
archivo en .csv:
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6. DEVOLUCIONES
Para realizar el reingreso de las facturas, es necesario llevar a cabo los siguientes
pasos:
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Seleccione el año y el mes que desee consultar para reingresar facturas:
NOTA. La consulta realizada por mes, consolida las facturas Devueltas entre el
corte y el periodo de mes consultado. Ejemplo: Las facturas que se visualizan en el
mes mayo 2017, son aquellas que tienen fecha de Devolución entre el 21 de abril
hasta el 20 de mayo de 2017.
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C. Inactivar Devolución: Este botón permite eliminar del listado aquellas
facturas a las que no se les vaya a dar ningún trámite o no se requieran
reingresar. Es decir, el sistema omitirá dicha factura y no se hará ningún
proceso a la misma.
También se cuenta con una opción de Inactivar masivamente las facturas, solo con
chequear la parte lateral de cada una, y dando clic en INACTIVAR
SELECCIONADOS así:
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Los libros que se visualizan son las imágenes que están cargadas en el portal o
pendientes por cargar, las de color blanco corresponden aquellos documentos que
se encuentran digitalizados y los que están de color gris corresponde a los libros
que no tienen imágenes y que podemos entrar a cargar si de soportes se requiere
como, por ejemplo: contestar aquella devolución pendiente por nota crédito, una
orden de servicio, historia clínica etc.
Al dar clic en el libro donde se requiere adjuntar la imagen faltante les traerá la
ventana para adjuntar el documento en formato PDF.
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Al dar clic en Confirmar aparecerá el siguiente mensaje:
Al dar clic en Aceptar, la factura será reingresada con un nuevo número de radicado
y el sistema mostrará el mensaje de radicación exitosa:
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6.1. DEVOLUCIONES INACTIVADAS:
En este libro se podrán consultar todas las facturas que alguna vez estuvieron en
estado Devolución y fueron inactivadas por la IPS.
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7. ACTUALIZAR DIAGNÓSTICO
En este módulo se podrán modificar los diagnósticos de las facturas que se han
radicado y aparecen disponibles en esta bandeja para tal fin.
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Al dar clic en Confirmar, podrá ver el siguiente mensaje:
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7.2. Módulo: Masivo Actualizar Diagnóstico
En este módulo se debe cargar el archivo comprimido en Zip del punto anterior.
En este libro se debe verificar que el archivo comprimido en Zip haya cargado de
manera exitosa; para esto se debe realizar la búsqueda filtrando el rango de fechas
a consultar.
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A. Certificado: esta opción permite descargar el certificado de cargue exitoso
de la factura.
C. Descargar Plano: esta opción permite descargar el archivo plano con el que
se cargó la información de la factura para la actualización del diagnóstico.
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8. SUSTENTACIÓN DE GLOSAS
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Seleccione la pestaña Datos de las Glosas para visualizar las causales de
Glosa asociadas a cada Factura:
Se listarán cada uno de los ítems glosados, en ellos puede hacer las
siguientes acciones según lo requerido:
Acepta ítem
Apelar ítem
Aceptar toda la factura
Apelar toda la factura
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APELAR ÍTEM: Debe chequear la opción Apelar y luego seleccionar la opción
Guardar, el sistema habilitará una ventana en la cual debe exponer porque apela
el ítem. Una vez registrado el motivo seleccione Aceptar.
Es importante tener en cuenta, que no se pueden hacer dos acciones al mismo ítem,
es decir, no es posible Aceptar y Apelar a la vez, si realiza esta selección el sistema
mostrará el siguiente mensaje:
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Cuando haya registrado una observación de Apelación y se desee corregir
antes de finalizar la glosa, dicha corrección la debe realizar de la siguiente
manera:
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ACEPTAR ÍTEM: Cuando seleccione aceptar ítem, debe subir un documento
de aceptación. Este documento puede ser: una nota crédito o un documento
donde especifique porque acepta la glosa.
NOTA. Tenga en cuenta que, para finalizar la glosa, todos los ítems deben tener
una acción Apelación y/o Aceptación de lo contrario el sistema mostrará el siguiente
mensaje:
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ACEPTAR TODAS LA GLOSAS DEL EXPEDIENTE: Cuando requiera
aceptar toda la glosa del expediente, el sistema habilitará una opción para
registrar la observación de aceptación, seguidamente habilitará los módulos
tipos documentales para que cargue el soporte correspondiente a la
aceptación, una nota crédito o un documento donde especifique porque
acepta la glosa. Una vez realice esta acción, proceda a Finalizar
Sustentación. Como se detalla a continuación:
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APELAR TODAS LAS GLOSAS DEL EXPEDIENTE: Cuando requiera
Apelar toda la glosa del expediente, el sistema habilitará una opción para
registrar la observación de Apelación, seguidamente habilitará los módulos
tipos documentales para que cargue el soporte que requiera para
complementar la glosa. Una vez realice esta acción, proceda a Finalizar
Sustentación.
1. Seleccione Apelar todas las glosas del expediente, seguido agregue soportes
para finalizarla:
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