PROVEEDOR NOMBLE DE LA ACTIVIDAD

PROVEEDORES PARTE
INTERESADA RECEPCION DE DOCUMENTOS
GESTOR DEL TALENTO HUMANO

CAUSACION Y REVISION DE LAS ORDENES DE

GESTOR CONTABLE COMPRA
 GENERACION DEL COMPROBANTE DE
GESTOR FINANCIERO EGRESO Y ARCHIVO
 NOMBRE DEL PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA/

NOMBRE DEL SUB PROCESO RECEPCION DE ORDEN

OBJETIVOS DEL PROCESO

Garantizar la efectiva recepcion, causacion y archivo de las ordenes de
generados durante un periodo de tiempo y brindar informacion contabl

ALCANCE El proceso comienza cada vez que ingresa una orden de compra expedid

ENTRADAS PHVA - DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

Conocimiento/Documentos
PLANEAR Se procede a planear la metodología para la recepcion de las ordenes de
Requisitos y Requerimientos credito.

Se procede al recepcionamiento de las entradas del proceso en el caso de las o

HACER compra de materiales, inzumos o equipos previamente requeridos por la organ

 Ordenes de Compra
 Sopoorte de pago de nomina.
 Factura de Venta VERIFICAR Se verifica que las ordenes de compra vengan con sello del proveed
 Recibos Publicos corresponde.

ACTUAR En caso de que exista alguna incongruencia o inquietud se procede a la ret

pedido, mientras se retroalimenta la inquietud con el proveedor.

Conocimiento/Documentos
PLANEAR Se procede a planear la metodología para la causacion de las odenes de
Requisitos y Requerimientos credito.

Se procede a la causacion y registro de las entradas al programa WORLD OF

cual se registra el numero de la factura, el valor correspondiente de esta, la f
HACER de pago si esta fuese a credito y la descripcion de los materiales, insumos
adquiridos.

 Ordenes de Compra
 Sopoorte de pago de nomina. una vez causadas las entradas se procede a la revision de esta, tendiendo en
 Factura de Venta
VERIFICAR plazo maximo para la realizacion del pago, una vez el gestor financiero realice
 Recibos Publicos alguna factura este debera informar al gestor contable para la posterior
causacion.
 Sopoorte de pago de nomina.
 Factura de Venta
 Recibos Publicos

ACTUAR En caso de que exista alguna incongruencia o inquietud se proced

retroalimentacion con el gestor financiero.

Conocimiento/Documentos
PLANEAR Se procede a planear la metodología para la generacion del combrobante de pa
Requisitos y Requerimientos

Una vez generado el pago de las entradas causadas, se procede a la salida de

el posterior archivo de estas, existen situaciones en las cuales algunas entrada
HACER servicios publicos o nominas se pagan de manera inmediata y solo se genera la
para el registro del pago y quede plasmado en el reporte de contabilid
mensual en la parte de egresos efectuados.

 Soportes de pago
VERIFICAR Una vez generados los comprobantes de egreso se procede al archivo de este.

ACTUAR En caso de que exista alguna incongruencia o inquietud se proced

retroalimentacion con el gestor financiero.
TIÓN ADMINISTRATIVA/GESTIÓN CONTABLE RESPONSABLE D

RECEPCION DE ORDENES DE COMPRA FECH

CODI
archivo de las ordenes de compra, ademas de mantener registro de los pagos o egresos
brindar informacion contable para la organización.
VERSI

a orden de compra expedida por un ingreso de materiales, insumos o equipos previamente requeridos por la

E LA ACTIVIDAD SALIDAS DIAGRAMA DE FLUJO

Conocimiento/Documentos
la recepcion de las ordenes de compra a
Requisitos y Requerimientos

das del proceso en el caso de las ordenes de

eviamente requeridos por la organizacion.
RECEPCION DE DOCUMENTOS
 Ordenes de Compra
vengan con sello del proveedor al cual  Sopoorte de pago de nomina.
 Factura de Venta
 Recibos Publicos

a o inquietud se procede a la retencion del

ud con el proveedor.

Conocimiento/Documentos
a la causacion de las odenes de compra a
Requisitos y Requerimientos

entradas al programa WORLD OFFICE, en la

alor correspondiente de esta, la fecha limite CAUSACION Y
pcion de los materiales, insumos o equipos REVISION DE LAS
ORDENES DE
COMPRA
 Ordenes de Compra
a la revision de esta, tendiendo en cuenta el  Sopoorte de pago de nomina.
na vez el gestor financiero realice el pago de  Factura de Venta
estor contable para la posterior salida de  Recibos Publicos
  Sopoorte de pago de nomina.
 Factura de Venta
 Recibos Publicos

ruencia o inquietud se procedera a la

PAGO GENERADO?

Conocimiento/Documentos
generacion del combrobante de pago.
Requisitos y Requerimientos SI

ausadas, se procede a la salida de estas para

ones en las cuales algunas entradas como los
anera inmediata y solo se genera la causacion
ado en el reporte de contabilidad general
GENERACION DEL COMPROBANTE
DE EGRESO Y ARCHIVO

 Comprobante de Egreso
eso se procede al archivo de este.

ruencia o inquietud se procedera a la

 RESPONSABLE DEL PROCESO GESTOR CONTABLE

FECHA 3/29/2017

CODIGO SGC. 05-03-001

VERSION 01

te requeridos por la organización y termina con el archivo del comprobante de egresos del pago generado.

RAMA DE FLUJO RECURSOS RESPONSABLE

INDICADOR

 Los recursos asociados hacen

parte de la infraestructura de la
organización y comprenden
desde los muebles y enseres,
hasta las herramientas y equipos
N DE DOCUMENTOS pertinentes para la actividad GESTOR CONTABLE N/A
correspondida.

 Conocimiento.

 Los recursos asociados hacen

parte de la infraestructura de la
USACION Y organización y comprenden
ISION DE LAS desde los muebles y enseres,
RDENES DE hasta las herramientas y equipos
COMPRA pertinentes para la actividad GESTOR CONTABLE N/A
correspondida.

 Conocimiento.
 NO SE PROCEDE A REALIZAR
O GENERADO? NUEVAMENTE LA REVISION

 Los recursos asociados hacen

parte de la infraestructura de la
organización y comprenden
N DEL COMPROBANTE desde los muebles y enseres,
ESO Y ARCHIVO hasta las herramientas y equipos GESTOR CONTABLE N/A
pertinentes para la actividad
correspondida.

 Conocimiento.
l pago generado.
CONTROL Y SEGUIMIENTO
INDICADOR INDICE FRECUENCIA RIESGOS ASOCIADOS

 No existen riesgos
representativos que afecten con
gran severidad la conformidad
N/A N/A N/A de los requisitos del cliente, ni la
capacidad de la empresa para
cumplirlos en esta etapa del
proceso.

 No existen riesgos
representativos que afecten con
gran severidad la conformidad
N/A N/A N/A de los requisitos del cliente, ni la
capacidad de la empresa para
cumplirlos en esta etapa del
proceso.
 cumplirlos en esta etapa del
proceso.

 No existen riesgos
representativos que afecten con
gran severidad la conformidad
N/A N/A N/A de los requisitos del cliente, ni la
capacidad de la empresa para
cumplirlos en esta etapa del
proceso.
 PROVEEDOR NOMBLE DE LA ACTIVIDAD

GESTOR FINANCIERO RECEPCION DE DOCUMENTOS

CAUSACION Y REVISION DE LAS FACTURAS DE

GESTOR CONTABLE VENTA
 GENERACION DEL RECIBO DE CAJA Y
GESTOR FINANCIERO ARCHIVO
 NOMBRE DEL PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA/

NOMBRE DEL SUB PROCESO RECEPCION DE ORDEN

OBJETIVOS DEL PROCESO

Garantizar la efectiva recepcion, causacion y archivo de las facturas de
generadas, durante un periodo de tiempo y brindar informacion contab

ALCANCE El proceso comienza cada vez que se genera la orden o solicitud de un s

ENTRADAS PHVA - DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

Conocimiento/Documentos
PLANEAR Se procede a planear la metodología para la recepcion de las facturas de venta
Requisitos y Requerimientos

Se procede al recepcionamiento de facturas de venta, de actividades ejectu

HACER ejecutar.

 Factura de Venta VERIFICAR Se verifica que las facturas de venta presenten todos los requisitos minimos y
pago de esta.

ACTUAR En caso de que exista alguna incongruencia o inquietud se procede a la reten

factura, mientras se retroalimenta la inquietud con el gestor financiero.

Conocimiento/Documentos
PLANEAR Se procede a planear la metodología para la causacion de las odenes de
Requisitos y Requerimientos credito.

Se procede a la causacion y registro de las entradas al programa WORLD OF

cual se registra el numero de la factura, el valor correspondiente de esta, la f
HACER de pago si esta fuese a credito y la descripcion de los materiales, insumos
adquiridos.

 Factura de Venta Una vez causadas las entradas se procede a la revision de esta, teniendo en
VERIFICAR plazo maximo para la realizacion del pago, una vez el gestor financiero realice
alguna factura este debera informar al gestor contable para la posterior
causacion.
 Factura de Venta

ACTUAR En caso de que exista alguna incongruencia o inquietud se proced

retroalimentacion con el gestor financiero.

Conocimiento/Documentos
PLANEAR Se procede a planear la metodología para la generacion del combrobante de pa
Requisitos y Requerimientos

Una vez generado el pago de las entradas causadas, se procede a la salida de

HACER el posterior archivo de estas.

 Soportes de pago
VERIFICAR Una vez generados los recibos de caja se procede al archivo de este.

ACTUAR En caso de que exista alguna incongruencia o inquietud se proced

retroalimentacion con el gestor financiero.
TIÓN ADMINISTRATIVA/GESTIÓN CONTABLE RESPONSABLE D

RECEPCION DE ORDENES DE COMPRA FECH

CODI
archivo de las facturas de venta, ademas de mantener registro de los pagos o entradas
brindar informacion contable para la organización.
VERSI

la orden o solicitud de un servicio y la posterior ejecucion de la misma, en la que se genera una factura de ve

E LA ACTIVIDAD SALIDAS DIAGRAMA DE FLUJO

Conocimiento/Documentos
recepcion de las facturas de venta.
Requisitos y Requerimientos

as de venta, de actividades ejectudas o por

RECEPCION DE DOCUMENTOS

en todos los requisitos minimos y el plazo de  Factura de Venta

o inquietud se procede a la retencion de la

ud con el gestor financiero.

Conocimiento/Documentos
a la causacion de las odenes de compra a
Requisitos y Requerimientos

entradas al programa WORLD OFFICE, en la

alor correspondiente de esta, la fecha limite CAUSACION Y
pcion de los materiales, insumos o equipos REVISION DE LAS
FACTURAS DE
VENTA

a la revision de esta, teniendo en cuenta el  Factura de Venta

na vez el gestor financiero realice el pago de
estor contable para la posterior salida de
  Factura de Venta

ruencia o inquietud se procedera a la

PAGO GENERADO?

Conocimiento/Documentos
generacion del combrobante de pago.
Requisitos y Requerimientos SI

ausadas, se procede a la salida de estas para

GENERACION DEL RECIBO DE CAJA Y

ARCHIVO

 Recibo de caja
cede al archivo de este.

ruencia o inquietud se procedera a la

 RESPONSABLE DEL PROCESO GESTOR CONTABLE

FECHA 3/29/2017

CODIGO SGC. 05-03-004

VERSION 01

a una factura de venta, el ingreso de las entradas y termina con el archivo del recibo de caja del pago genera

RAMA DE FLUJO RECURSOS RESPONSABLE

INDICADOR

 Los recursos asociados hacen

parte de la infraestructura de la
organización y comprenden
desde los muebles y enseres,
hasta las herramientas y equipos
N DE DOCUMENTOS pertinentes para la actividad GESTOR CONTABLE N/A
correspondida.

 Conocimiento.

 Los recursos asociados hacen

parte de la infraestructura de la
USACION Y organización y comprenden
SION DE LAS desde los muebles y enseres,
CTURAS DE hasta las herramientas y equipos
VENTA pertinentes para la actividad GESTOR CONTABLE N/A
correspondida.

 Conocimiento.
 NO SE PROCEDE A REALIZAR
O GENERADO? NUEVAMENTE LA REVISION

 Los recursos asociados hacen

parte de la infraestructura de la
organización y comprenden
DEL RECIBO DE CAJA Y desde los muebles y enseres,
ARCHIVO hasta las herramientas y equipos GESTOR CONTABLE N/A
pertinentes para la actividad
correspondida.

 Conocimiento.
aja del pago generado.
CONTROL Y SEGUIMIENTO
INDICADOR INDICE FRECUENCIA RIESGOS ASOCIADOS

 No existen riesgos
representativos que afecten con
gran severidad la conformidad
N/A N/A N/A de los requisitos del cliente, ni la
capacidad de la empresa para
cumplirlos en esta etapa del
proceso.

 No existen riesgos
representativos que afecten con
gran severidad la conformidad
N/A N/A N/A de los requisitos del cliente, ni la
capacidad de la empresa para
cumplirlos en esta etapa del
proceso.
 cumplirlos en esta etapa del
proceso.

 No existen riesgos
representativos que afecten con
gran severidad la conformidad
N/A N/A N/A de los requisitos del cliente, ni la
capacidad de la empresa para
cumplirlos en esta etapa del
proceso.
 PROVEEDOR NOMBLE DE LA ACTIVIDAD

GENERACION DEL LIBRO AUXILIAR DEL MES

GESTOR CONTABLE CORRESPONDIENTE.

CONSOLIDACION Y ELABORACION DEL

GESTOR CONTABLE BORRADOR
 FORMATO 350 Y GENERACION DEL VALOR A
GESTOR FINANCIERO PAGAR
 NOMBRE DEL PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA/

NOMBRE DEL SUB PROCESO ELABORACION Y ENTREGA DE INFORM

OBJETIVOS DEL PROCESO

Garantizar la efectiva elaboracion del informe anual de las retenciones
entrega oportuna a los entes reguladores y la generacion del pago corre

ALCANCE El proceso comienza cada vez que se termina un periodo en el cual se d

ENTRADAS PHVA - DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

Conocimiento/Documentos
PLANEAR Se procede a planear la metodología para la generacion del libro auxiliar corres
Requisitos y Requerimientos al mes.

Se procede a generar el libro auxiliar de cada mes, esto con el fin de ten
HACER informacion necesaria lista, para la elaboracion del informe general.

 Ordenes de Compra
 Sopoorte de pago de nomina.
 Factura de Venta VERIFICAR Se verifica que los valores correspondientes sean adecuados deacuerdo a los
 Recibos Publicos egresos efectuados al mes.

ACTUAR En caso de que exista alguna incongruencia o inquietud se procede a la verifica

entradas y la retroalimentacion con el programa WORL OFFICE.

Conocimiento/Documentos
PLANEAR Se procede a planear la metodología para la consolidacion de los libros a
Requisitos y Requerimientos elaboracion del borrados en la pagina de DIAN.

Se procede a la consolidacion de los libros auxiliares y a la elaboracion del bor

HACER pagina de la DIAN, para la posterior generacion del valor total devengado a pa
conceptos evidenciados en los libros auxiliares.

 Libro Auxiliar
VERIFICAR Se verifica que los valores presentados en el borrador sean los corresponientes
 Libro Auxiliar

ACTUAR En caso de que exista alguna incongruencia o inquietud se procede a la verific

informacion y la retroalimentacion con el programa WORL OFFICE.

Conocimiento/Documentos
PLANEAR Se procede a planear la metodología para el diligenciamiento del formato 350 d
Requisitos y Requerimientos

se procede al diligenciamiento del formato 350, mediante el borrador elabo

HACER etapa anterior, para la posterior generacion de la factura valor a pagar, y
comunica al gestor financiero.

 Borrador
VERIFICAR Una vez generado los comprobantes de egreso se procede al archivo de este.

ACTUAR En caso de que exista alguna incongruencia o inquietud se proced

retroalimentacion con el gestor financiero.
TIÓN ADMINISTRATIVA/GESTIÓN CONTABLE RESPONSABLE D

Y ENTREGA DE INFORME DE RETENCION DE LA FUENTE FECH

CODI
me anual de las retenciones de la fuente efectuadas en todo el año lectivo, ademas de su
a generacion del pago correspondiente.
VERSI

a un periodo en el cual se debe realizar la entrega oportuna del informe al ente regulador (DIAN).

E LA ACTIVIDAD SALIDAS DIAGRAMA DE FLUJO

Conocimiento/Documentos
generacion del libro auxiliar correspondiente
Requisitos y Requerimientos

cada mes, esto con el fin de tener toda la

on del informe general.
GENERACION DEL LIBRO AUXILIAR
DEL MES CORRESPONDIENTE
sean adecuados deacuerdo a los recaudos y
 Libro Auxiliar

o inquietud se procede a la verificacion de las

ma WORL OFFICE.

Conocimiento/Documentos
a la consolidacion de los libros auxiliares y
N. Requisitos y Requerimientos

uxiliares y a la elaboracion del borrador en la

ion del valor total devengado a pagar por los CONSOLIDACION Y
es. ELABORACION DEL
BORRADOR

 Borrador
borrador sean los corresponientes.
  Borrador

o inquietud se procede a la verificacion de la

ograma WORL OFFICE.

ES
SATISFACTORIO?

Conocimiento/Documentos
diligenciamiento del formato 350 de la DIAN.
Requisitos y Requerimientos SI

350, mediante el borrador elaborado en la

n de la factura valor a pagar, y este se le

FORMATO 350 Y GENERACION DEL

VALOR A PAGAR

 Factura valor a pagar

so se procede al archivo de este.

ruencia o inquietud se procedera a la

 RESPONSABLE DEL PROCESO GESTOR CONTABLE

FECHA 3/29/2017

CODIGO SGC. 05-03-004

VERSION 01

(DIAN).

RAMA DE FLUJO RECURSOS RESPONSABLE

INDICADOR

 Los recursos asociados hacen

DEL LIBRO AUXILIAR
ORRESPONDIENTE
parte de la infraestructura de la
organización y comprenden
desde los muebles y enseres,
hasta las herramientas y equipos
pertinentes para la actividad GESTOR CONTABLE N/A
correspondida.

 Conocimiento.

 Los recursos asociados hacen

parte de la infraestructura de la
organización y comprenden
SOLIDACION Y desde los muebles y enseres,
ORACION DEL hasta las herramientas y equipos
ORRADOR pertinentes para la actividad GESTOR CONTABLE N/A
correspondida.

 Conocimiento.
 ES
NO SE PROCEDE A REALIZAR
SFACTORIO? NUEVAMENTE EL PROCESO

 Los recursos asociados hacen

parte de la infraestructura de la
organización y comprenden
0 Y GENERACION DEL desde los muebles y enseres,
OR A PAGAR hasta las herramientas y equipos GESTOR CONTABLE N/A
pertinentes para la actividad
correspondida.

 Conocimiento.
 CONTROL Y SEGUIMIENTO
INDICADOR INDICE FRECUENCIA RIESGOS ASOCIADOS

 No existen riesgos
representativos que afecten con
gran severidad la conformidad
N/A N/A N/A de los requisitos del cliente, ni la
capacidad de la empresa para
cumplirlos en esta etapa del
proceso.

 No existen riesgos
representativos que afecten con
gran severidad la conformidad
N/A N/A N/A de los requisitos del cliente, ni la
capacidad de la empresa para
cumplirlos en esta etapa del
proceso.
 cumplirlos en esta etapa del
proceso.

 No existen riesgos
representativos que afecten con
gran severidad la conformidad
N/A N/A N/A de los requisitos del cliente, ni la
capacidad de la empresa para
cumplirlos en esta etapa del
proceso.