TO:    Rockingham County Board of Commissioners 

FROM:    Lance L. Metzler, County Manager 
RE:    Budget Message – Fiscal Year 2018‐2019 
DATE:    May 21, 2018 
 
 
 
 
I am pleased to present my recommended Rockingham County Fiscal Year 2018‐2019 Budget in the amount of $125,965,740, 
with  the  General  Fund  constituting  $88,467,328.  This  marks  the  lowest  General  Fund  Budget  since  FY  2014/15,  and  a 
reduction  of  $3,963,552  over  the  current  years’  adopted  General  Fund  budget.  The  budget  is  balanced  and  in  compliance 
with the North Carolina Local Government Budget and Fiscal Control Act, Generally Accepted Accounting Principles (GAAP), 
and aligned with the priorities and direction given by the Board of Commissioners.  
 
The purpose of the County’s annual budget process is to develop a fiscally responsible plan that enables the organization to 
accomplish  the  priorities  established  by  the  Board  of  County  Commissioners.  The  Board’s  current  vision,  mission,  and 
strategic focus areas are outlined as follows: 
 
Vision: Provide the best quality of life educationally, economically, and environmentally. 
 
Mission: Rockingham County Government will strive to provide the highest quality of life and the opportunities to achieve it. 
 
Strategic Focus Areas: 
 
 Economic Development 
 Organizational Efficiency and Effectiveness 
 Public Safety 
 Citizen Engagement / Communication 
 County Appearance / Environmental Enhancement 
 Quality of Life 
 Education 
 
FISCAL YEAR 2018/19 BUDGET 
 
Next fiscal year’s budget presented many challenges requiring difficult decisions and creative problem solving. My primary 
goals were to present a balanced budget that included no tax increase, preserved high quality service delivery to citizens, and 
met as many goals of the Board of Commissioners as funding would allow. 
 
After  initial  budget  requests  were  submitted  by  departments  and  outside  agencies  to  the  budget  team,  we  arrived  at  a 
General Fund budget deficit of approximately $6.6 million or the equivalent of 9.2 cents of property tax rate. Driving factors 
behind this deficit were: 
 
 A $3.1 million requested increase in funding for Rockingham County Schools. 
 A $910,000 requested increase in Information Technology. 
 A $350,000 requested increase for Engineering and Public Utilities 
 A $200,000 requested increase for retiree health insurance coverage. 
 A $480,000 requested increase for EMS 
 A $900,000 requested increase for Sheriff and Jail 
 An $850,000 requested increase for Rockingham Community College. 
 An $180,000 requested increase in General Fund dollars sent to the Water and Sewer Funds. 
 
Balancing the budget in light of these requests required thorough analysis of the County’s revenue streams and departmental 
budgets. Details on my recommendations are found in the following pages. 
 

 
REVENUES  Property Tax Rate Change between FY 2009/10 and FY 2017/18
  71
ALAMANCE (+6 cents)
Ad Valorem (Property Tax)   ALEXANDER (+18.5 cents)
  ALLEGHANY (+8.25 cents)
The Recommended Budget includes no property tax increase,  ASHE (+1.8 cents)
AVERY (+16 cents)
keeping the County tax rate flat at $0.696 per $100 valuation.   BERTIE (+5 cents)
th
If approved, this would mark the 9  consecutive year with no  BLADEN (+8 cents)
County  property  tax  increase.  This  is  a  significant  BRUNSWICK (+18 cents)
BUNCOMBE (+1.4 cents)
achievement,  as  71  counties  in  North  Carolina  have  BURKE (+17.5 cents)
experienced an increase in their property tax rate between FY  CABARRUS (+7 cents)
CAMDEN (+13 cents)
2009/10 and FY 2017/18 while only 18, including Rockingham, 
CARTERET (+8 cents)
have decreased.  CASWELL (+11.69 cents)
  CATAWBA (+4 cents)
CHATHAM (+2.59 cents)
The projected County tax base for Fiscal Year 2018/19 is $7.33 
CHEROKEE (+13.5 cents)
billion, comprised of real and personal property values of $5.7  CHOWAN (+5.5 cents)
billion, public utility values of $850 million, and motor vehicle  CUMBERLAND (+3.3 cents)
CURRITUCK (+16 cents)
values of $775 million. This is a 2.4 percent increase over the  DARE (+21 cents)
current  year’s  adopted  tax  base.  This  increase  is  driven  DAVIE (+10.8 cents)
primarily  by  growth  in  public  utility  values,  which  more  than  DUPLIN (+0.5 cents)
DURHAM (+5.98 cents)
offsets  losses  in  personal  property.  Changes  in  values  EDGECOMBE (+9 cents)
compared  to  the  current  year  adopted  budget  are  described  FORSYTH (+4.95 cents)
below:  FRANKLIN (+2.25 cents)
  GASTON (+3.5 cents)
GATES (+12 cents)
 Real  property  value  is  projected  to  increase  0.94  GRAHAM (+0.5 cents)
percent  or  $46.7  million  next  year,  driven  by  GRANVILLE (+5.5 cents)
experience in the current year and normal growth.  GREENE (+3 cents)
HALIFAX (+10 cents)
 Personal property value is projected to decrease 1.03  HARNETT (+1.5 cents)
percent  or  $7.4  million,  driven  by  additional  value  HAYWOOD (+7.1 cents)
HENDERSON (+10.3 cents)
losses  from  the  closing  of  the  MillerCoors  and  Ball 
HOKE (+5 cents)
Metal plants.   HYDE (+21 cents)
 Public  Utilities  value  is  projected  to  increase  13.02  IREDELL (+8.25 cents)
JACKSON (+9 cents)
percent  or  $97.9  million.  This  is  largely  a  budgetary  JONES (+14 cents)
true  up,  with  next  years’  projected  values  LEE (+4.5 cents)
representing  a  much  smaller  2  percent  increase  LENOIR (+3.5 cents)
LINCOLN (+4.1 cents)
($16.65  million)  when  compared  to  the  final  actual  MACON (+8.49 cents)
value in the current year. Public Utility values are set  MADISON (+1 cents)
by  the  State  and  not  provided  to  the  County  until  MARTIN (+12 cents)
MITCHELL (+14 cents)
August of each year, making them difficult to project  NEW HANOVER (+11.75 cents)
for budget purposes.  NORTHAMPTON (+14 cents)
 Motor vehicles revenue continues to be strong, with  ONSLOW (+8.5 cents)
PASQUOTANK (+18.5 cents)
the  Recommended  Budget  projecting  a  4.4  percent  PENDER (+3.5 cents) 18
increase  or  $32.7  million  from  the  current  year  PERQUIMANS (+16 cents) ANSON (‐9.3 cents)
PITT (+3.1 cents) BEAUFORT (‐5 cents)
adopted values.  
POLK (+0.94 cents) CALDWELL (‐2.99 cents)
 
RANDOLPH (+9.75 cents) CLAY (‐5 cents)
The  Recommended  Budget  applies  a  tax  collection  rate  of  ROWAN (+6.75 cents) COLUMBUS (‐1 cents)
98.27 percent to real property, personal property, and public  RUTHERFORD (+7.7 cents) CRAVEN (‐7.06 cents)
STOKES (+6 cents) 11 GUILFORD (‐0.69 cents)
utilities  in  accordance  with  the  North  Carolina  Local 
SWAIN (+3 cents) CLEVELAND (0 cents) HERTFORD (‐7 cents)
Government  Budget  and  Fiscal  Control  Act.  This  is  a  0.04  TRANSYLVANIA (+11.61 cents) DAVIDSON (0 cents) MECKLENBURG (‐2.3 cents)
percentage  point  decrease  from  the  98.31  percent  rate  that  TYRRELL (+16 cents) JOHNSTON (0 cents) ORANGE (‐2.03 cents)
was budgeted in the current fiscal year. A tax collection rate of  UNION (+11.6 cents) MCDOWELL (0 cents) PAMLICO (‐2.75 cents)
VANCE (+10.8 cents) MONTGOMERY (0 cents) RICHMOND (‐2 cents)
100 percent is applied to all motor vehicle property.  WAKE (+8.1 cents) MOORE (0 cents) ROBESON (‐3 cents)
   WARREN (+16 cents) NASH (0 cents) ROCKINGHAM (‐1.9 cents)
From  this  growth  in  tax  base,  total  current  year  ad  valorem  WASHINGTON (+6.5 cents) PERSON (0 cents) SAMPSON (‐2 cents)
WATAUGA (+4 cents) STANLY (0 cents) SCOTLAND (‐1 cents)
revenues  are  projected  to  be  $50,230,057  or  an  increase  of  WILKES (+10 cents) SURRY (0 cents) WAYNE (‐10.05 cents)
$1,147,272  from  FY  2017/18.  Of  this  total  current  year  ad  YANCEY (+15 cents) WILSON (0 cents) YADKIN (‐8 cents)
Increase No Change Decrease

 
valorem revenue, $3,442,490 is dedicated to the County’s capital improvement plan and transferred to the General Capital 
Reserve Fund.  
 
Following these changes, the value of a penny of the property tax rate increases to $721,696 from the current year adopted 
value of $705,212. 
 
Sales Tax  
 
Rockingham County currently receives 2 cents of the total sales tax rate of 6.75 cents per one dollar spent. The County shares 
proceeds  from  these  2  cents  with  the  municipalities  on  a  per  capita  basis.  A  portion  of  this  revenue  is  also  restricted  by 
General Statute specifically for school capital needs and is therefore recorded directly in the County’s Schools Capital Reserve 
Fund  for this purpose.  The  remaining  amount  is unrestricted  revenue and  represents  the  County’s  second  most significant 
source of discretionary funding.   
 
Sales tax revenue growth has been stagnant in the current year, with July through March collections growing only 0.3 percent 
when  compared  to  the  same  period  the  year  before.  To  remain  conservative,  the  recommended  General  Fund  budget 
therefore leaves this revenue virtually flat with the current year’s budget ($9.477 million projected next year compared to 
$9.479 million in the current year. 
 
Quarter Cent Sales Tax 
 
Voters in the May 8, 2018 primary election approved the local option quarter‐cent sales tax by a margin of 55.5% to 44.5%. 
Before this can be implemented, the Board of Commissioners must first provide 10 days public notice of its intent to adopt a 
resolution to levy this tax. This means that the earliest the Board can consider this resolution is at its June 4, 2018 meeting, 
and revenue estimates are therefore not included in this Recommended Budget. If the Board approves the resolution, and 
following notice to the NC Department of Revenue, this tax will become effective as of October 1, 2018. The proceeds from 
this tax will be dedicated exclusively to Rockingham Community College and can be allocated by the Board of Commissioners 
during the fiscal year. 
 
Other Key Revenue Changes 
 
Key revenue changes outside property and sales tax are detailed below. 
 
General Fund 
 
 Building Inspection Fees (decrease of $40,000) – This revenue is decreased next year based on actual collections to 
date in the current year. While new housing starts are up 13.5 percent when comparing 2017 to 2016, commercial 
development  has  shown  a  sharp 
decline.  Based  on  current  calendar  If the current trend continues, calendar year 2018 will be an 89 
year‐to‐date  permits  through  April,  percent drop in commercial construction cost compared to 2013. 
the construction value of commercial   25,000,000
projects  (which  the  building  permit 
fee  is  based  on)  will  be  the  lowest  it   20,000,000 20,102,145 
has been for at least the last 5 years. 
Commercial  construction  cost   15,000,000 14,106,367 
estimates  between  January and April 
2018  were  only  approximately  10,288,255 
 10,000,000 8,405,420 
$688,000.  Using  an  average  of  past  7,836,116 
year’s  monthly  revenue  collection 
history,  if  this  trend  continues  the   5,000,000 1,530,912 

County is projected to have only $2.2 
 ‐ 687,801 
million  in  commercial  construction 
2013 2014 2015 2016 2017 2018
cost  in  2018.  This  is  only  11  percent 
of  the commercial  construction costs  Actual Estimated Construction Cost Projected for Remainder of Year
in 2013. 

 
 In recent years, the County has experienced commercial development projects such as several solar farms, an urgent 
care, a veterinary office, and the new Bethany Community School that have helped this revenue stream remain fairly 
steady. Commercial development can be sporadic, however, and it is staff’s hope that this lull will not be sustained 
and commercial construction will pick up again.  
 
 Social Services ‐ Child Care Subsidy Revenue (decrease of $3,558,645) – Funding for Child Care vouchers no longer 
flows through the County (now processed through NC FAST), and this revenue is therefore reduced to only $100,000 
for small carryover cases. This reduction in revenue is matched with a reduction in expense in DSS Public Assistance.  
 
 Social  Services  ‐  Medicaid  Transportation  Reimbursement  (decrease  of  $1,705,557)  –  Similar  to  the  Child  Care 
Subsidy revenue described above, the County no longer receives and distributes these funds. Therefore, the revenue 
is reduced with a corresponding reduction in expense. 
 
 911 Services Revenues ($56,200) – The State of North Carolina assesses a fee on every landline and mobile phone 
bill.  It  then  distributes  a  portion  of  the  revenue  from  this  fee  to  county  and  city  Public  Safety  Answering  Points 
(PSAPs)  to  maintain  a  911  telephone  system.  The  County  accounts  for  this  revenue  separately  from  the  General 
Fund, and the expenses that can be charged to these revenues are limited and prescribed by the State.  
 
The County currently has two positions, a 911 Database Coordinator and a GIS Manager, which are fully paid for by 
the General Fund but perform work eligible to be paid out of the State 911 funds. Therefore, 85 percent of the salary 
and  benefits  for  the  911  Database  Coordinator  and  5  percent  of  the  salary  and  benefits  for  the  GIS  Manager  are 
charged to the 911 Fund and shown as a revenue to the General Fund. These positions must expense specific tasks 
they  complete  in  order  to  receive  reimbursement,  however  these  percentages  are  believed  to  be  conservative 
estimates of the time they currently dedicate to eligible tasks.  
 
 Elections  Fees  (decrease  of  $38,570)  –  There  are  no  municipal  elections  scheduled  in  FY  2018/19.  Therefore,  this 
revenue from the municipalities is not budgeted next year. 
 
 Youth  Services  revenue  (decrease  of  $152,073)  –  This  is  due  to  eliminating  the  standalone  Alternatives  to 
Commitment Program and the associated revenue from the State, as well as changing how MOE funds pay for Youth 
Services’  Substance  Abuse  Prevention  Program.  With  the  Alternatives  to  Commitment  program,  the  number  of 
intakes into Juvenile Court decreased approximately 50 percent between FY 2011/12 and FY 2016/17, and this sharp 
decline in juvenile offenders eliminated the need for this program. Youth Services has a similar program with NCDPS 
to serve this specific juvenile population, but the county did not have the juvenile offender population needed to 
fund  two  programs.  With  the  Substance  Abuse  Prevention  Program,  in  the past  the  County  has  provided  Cardinal 
Innovations with MOE funding each year, which Cardinal then used a portion of to fund this program. To simplify this 
process, the revenue from Cardinal Innovations for this program is eliminated next year and an equivalent expense 
reduction is made in the County’s MOE funding for Cardinal as well.  
 
 Library Bookmobile Grant (reduction of $100,000) – In the current year, the Library received a Library Services and 
Technology  Act  (LSTA)  grant  for  $100,000  to  purchase  a  new  bookmobile.  This  was  a  one‐time  revenue,  and  it  is 
therefore eliminated next year.   
 
 Transfer from Landfill Fund ($457,582) – In January 2018, the Board of Commissioners awarded a contract to timber 
approximately  259  acres  at  the  County’s  Landfill,  with  the  goal  of  generating  revenue  for  future  projects.  After 
removing the sale expenses and estimated reseeding costs, this sale netted the County $457,582. Since this revenue 
was  not  generated  by  user  fees  and  is  above  and  beyond  the  amount  required  to  operate  the  Landfill,  the 
Recommended Budget transfers these timber proceeds from Landfill Fund Balance to the General Fund, where they 
are budgeted to go into the County’s fund balance.  
 

 
  Interest  Earned  (increase  of  Revenue from interest earned is growing significantly due to rising 
$105,000)  –  The  county  is  achieving  interest rates and changes in the County's investment strategy. 
more  revenue  in  interest  earnings  in 
the  current  year  due  to  the  multiple   $200,000
$175,620 
increases  in  the  federal  funds  rate   $180,000
approved  by  the  Federal  Reserve   $160,000 $150,061 
Board  over  the  past  year  (75  basis   $140,000
points since March 2017), as well as a   $120,000
change  in  the  County's  investment   $100,000 $83,404 
philosophy  that  has  increased  its   $80,000 $65,536 

utilization  of  US  Agencies  and  US   $60,000 $40,697 

$30,260  $34,910 
Treasury  in  the  investment   $40,000
 $20,000
portfolio.   The  investment  policy 
 $‐
provides  for  a  conservative  amount  FY 2012 FY 2013 FY 2014 FY 2015 FY 2016 FY 2017 FY 2018
to  be  invested  in  commercial  paper,  July ‐ March July ‐ March July ‐ March July ‐ March July ‐ March July ‐ March July ‐ March
a  typically  higher  rate  investment 
option, and  after  reaching  that  maximum  the  remaining  funds  were  historically  invested  in  shorter  term,  lower 
earning  investment  products.   By  increasing  the amount invested  in  longer  term  options  provided by  US  Agencies 
and  US  Treasury,  the  county  has  been  able  to  increase  its  investment  earnings  while  also  achieving  a  greater 
diversification of the portfolio with low credit risk investment products.  
 
 General Fund Fund Balance (decrease of $81,605 or 3.2 percent) –The recommended General Fund Fund Balance 
appropriated in the FY 2018/19 budget is $2,479,170, which is comprised of the following: 
 
o $2.5  million  in  expected  unspent  funds  (surplus)  due  to  the  nature  of  budgeting.  Rockingham  County 
projects revenues conservatively to ensure they are realized, as well as fully budgets items like salaries and 
DSS allocations that may not be totally expended at year‐end. To ensure the County does raise taxes or cut 
expenditures  only  to  then  add  significant  amounts  to  fund  balance  each  year,  staff  annually  projects  the 
amount  the  County  as  a  whole  will  over‐collect/underspend  based  on  actual  history.  This  is  then 
appropriated each year as a “plug” of fund balance that is necessary to balance the budget, but expected 
not to be needed, during the fiscal year. 
o $137,131 in anticipated unearned Duke Energy incentive dollars that are budgeted but not expected to be 
paid out.  
o $260,700  in  one‐time  funds  used  to  purchase  a  badge  printer  and  software  ($2,200),  a  camera  system 
upgrade  in  the  Jail  ($115,000),  replacing  the  recording  system  in  the  Sheriff’s  Office  interrogation  rooms 
($50,000), replacing the existing Sheriff’s Office body camera system ($80,000), and purchasing a new fleet 
pool  vehicle  to  be  used  by  all  county  employees  ($13,500).  These  items  are  discussed  more  in  the 
expenditures section of this budget.  
o $85,093  in  Public  Health  escrow  funds  to  be  used  in  the  Dental  Clinic  and  Obstetrics  Care  Management 
(OBCM)  /  Care  Coordination  for  Children  (CC4C)  programs.  By  law,  the  County  must  reserve  any 
insurance/client  payment  revenue  that  is  not  needed  in  the  year  it  was  earned  for  future  use  in  the 
program  that  earned  it.  For  next  fiscal  year,  these  dollars  will  be  used  to  make  the  Dental  Clinic  self‐
sufficient (no County funds) as well as to hire a 20 hour per week Public Health Nurse II in the OBCM/CC4C 
areas. 
o Reduction of $503,754 due to  One‐Time Revenue  –  This  represents  the  amount  planned  to  be  added to 
Fund Balance at the end of next fiscal year. This amount comes primarily from the $457,582 in one‐time 
timber revenue discussed earlier in this message. 
 
Other Funds 
 
 General Capital Reserve Fund ‐ Fund Balance (Reduction of $433,417) – In FY 2006/07, the Board of Commissioners 
approved a 5‐cent tax increase, referred to as the CIP tax rate. This increase was necessary to repay the debt on a 
new  planned  Justice  Center.  To  keep  the  tax  increase  as  minimal  as  possible,  the  County  banked  the  first  several 
years of revenue from this increase before debt was issued to build a reserve. Then, with the annual debt service 

 
 payment declining each year, these banked proceeds would be drawn down and combined with the yearly‐earned 
revenue to meet the annual payment.  
 
Next year the amount needed to make up this planned shortfall is only $83,583, which is an approximately $430,000 
reduction  from  the  current  year.  Following  one  more  year  of  a  projected  small  shortfall,  this  dedicated  revenue 
should be  enough  to  make  the  debt payment  and any  excess  revenues  moving  forward  can be directed  for  other 
capital projects or debt. 
 
 General Insurance Deductible Fund (increase of $679,220) – During the current fiscal year, an accounting change 
was  made  so  that  the  amount  charged  to  each  county  department  for  property,  liability  and  vehicle  insurance  is 
transferred to the General Insurance Fund where all related invoices for insurance premiums or deductibles are paid 
from. This does not represent a new expense or revenue, but only changes the accounting treatment to mirror the 
county's other self‐insured funded programs such as the health insurance and worker's compensation. 
 
One‐Time General Fund Balance Above 18 Percent 
 
At  its  June  15,  2015  meeting,  the  Board  of  Commissioners  approved  a  Fund  Balance  policy  to  maintain  a  prudent  level  of 
financial reserves and to guard citizens against service disruption in the event of unexpected revenue shortfalls or necessary 
expenditures. This policy mandated that the County maintain at least a 16 percent in unassigned General Fund fund balance. 
Any funds in excess of 18 percent, however, could by drawn down for several purposes. One of these purposes is “one‐time 
expenditures that do not increase recurring operating costs that cannot be funded through current revenues”.  
 
The Finance Office estimates there is approximately $950,000 in one‐time fund balance above the 18 percent available for 
appropriation  with  next  year’s  budget.  To  fund  several  one‐time  projects  described  later  in  this  message,  $260,700  is 
recommended in this additional fund balance. This leaves a balance of approximately $691,000 in these one‐time funds that 
could be used for one‐time projects next year or in future years.  
 
EXPENDITURES 
 
Personnel 
 
Position Changes 
 
The Recommended Budget includes funding for only one new position (0.5 FTE), detailed below. This is a significant decrease 
from the 9 new Social Services positions approved in the current year’s budget. 
 
 1 Part‐Time Public Health Nurse II (20 hours per week) – This position is needed to address an increase in substance 
affected  infants/newborns  in  the  County.  This  position  will  provide  the  complex  care  necessary  for  substance 
affected newborns as well as provide referral, coordination, and support services as needed. This position is funded 
by Public Health escrow funds (partnership for community care) that were earned in past years and designated for 
these programs. These escrow funds, combined with existing revenue streams, will support this position without the 
need for County funding for the foreseeable future. 
 
Employee Pay 
 
In  FY  2016/17,  the  County  enacted  the  recommendations  of  the  Springsted  Classification  and  Compensation  Study.  This 
consisted  of  revamping  the  County’s  existing  pay  plan,  bringing  pay  ranges  in  line  with  comparable  jurisdictions,  and 
providing  an  increase  based  on  years  of  service  to  employees  to  eliminate  salary  compression.  This  was  a  significant 
commitment to the workforce that righted Rockingham County’s employee compensation, thereby improving the ability to 
recruit and keep talented employees.  
 
One of the recommendations of the Springsted Study was to “implement the performance evaluation system currently being 
developed  and  provide  adequate  funding  for  performance  based  merit  increases  awarded  on  the  anniversary  date  of  the 
employees hire or promotion.” The County has re‐implemented a performance evaluation system since this time, however 
we have not yet implemented any pay increase tied to these performance appraisals. These appraisals offer weighted scores 

 
between  1  and  5  in  all  areas  of  job  performance,  including  ethics  and  integrity,  communication,  job  knowledge,  quality  of 
work, and many others.  
 
Given the significant effort and commitment to fair compensation several years ago, the organizational need to avoid future 
salary  compression,  and  the  desire  to  reward  employees  for  good  performance,  I  recommend  a  2  percent  performance 
increase  for  all  permanent  employees  who  score  an  overall  average  of  3.25  or  above  on  their  annual  performance 
evaluation, to be awarded on their anniversary date. This performance increase will remain with the employee and not the 
position,  thereby  separating  high  performing  employees  from  new  hires  in  the  same  position.  Based  on  performance 
evaluation data, approximately 65 percent of rated employees scored an overall of 3.25 or higher in 2017.  
 
Due to offering this merit increase on the employee’s anniversary date, not all who qualify will receive a full year increase. 
Therefore,  half  of  the  total  county  net  cost  (total  expense  less  any  revenue  available  to  offset)  of  this  merit  increase  is 
budgeted next year ($312,000), with the full annual net county cost of approximately $624,000 realized in FY 2019/20.  
 
Capital 
 
Funding  capital  needs  (purchases  of  significant  value  that  have  a  useful  life  of  greater  than  one  year)  is  an  aspect  of  the 
budget  that  demands  careful  consideration  during  the  review  process.  Some  capital  needs  are  predictable  based  upon 
normal  life  cycles  for  items  like  vehicles  and  computers.  Others  can  be  large  one‐time  expenses  such  as  significant  facility 
repairs or large technology purchases. It is common to see fluctuations in capital from year to year and many capital requests 
are typically not funded. In recent years, I have requested departments present all of their capital needs in an effort to build a 
more predictable cycle overall. This in turn allows the County to make the best possible decision on an annual basis rather 
than reactively appropriating funds mid‐year.  
 
Departments  requested  approximately  $2.6  million  in  capital  for  next  year’s  General  Fund  budget.  After  careful  review, 
approximately $1.4 million is recommended. Significant capital expenditures affecting the General Fund are discussed below: 
 
Information Technology  

 Computer/Associated Hardware Replacement ($56,950) – This funding is to maintain the County’s annual desktop 
and  laptop  replacement  cycle.  This  also  includes  associated  items  such  as  monitors  and  docking  stations  as 
necessary. 
  
 Jail Camera System Upgrade ($115,000, paid from one‐time fund balance) – The County began the conversion of 
the Jail’s aging analog camera system to a new IP based system in the current year. This amount is to complete the 
back‐end  conversion,  which  includes  replacing  the  analog  matrix  switch  that  only  accepts  analog  signals.  This  will 
allow  future  camera  replacements  to be  IP  based  (currently have 188 total  cameras),  ensure  the  reliability  of  this 
critical system, as well as make it supportable and configurable.  
 
 Core Infrastructure Replacement ($200,000) –  This new funding is recommended to be a continual set‐aside each 
year to replace key components of the County’s network infrastructure (servers, switches, power backups, etc). As 
Rockingham  County  increasingly  implements  front‐facing  technology  to  increase  efficiency  and do more  with  less, 
the back‐end infrastructure that keeps everything running must be maintained as well. For next year, this set aside 
will be used to replace the production servers and storage that virtually runs all County systems. This will allow the 
current out‐of‐date system to become a redundant backup and add much needed storage capacity. As a result of 
replacing these outdated servers, the County’s service and maintenance will be reduced approximately $40,000 in 
future years.  
 
 AV Improvements in Board of Commissioners Room ($7,500) – These funds would be used to improve the sound 
quality in Board of Commissioner meetings so all citizens in the room can hear what is discussed.  
 
Emergency Medical Services 
 
 Two ambulances ($331,290) ‐ This funding will be used to allow EMS to replace two ambulances (one projected to 
have  193,000  miles  and  one  projected  to  have  188,000  miles  by  the  end  of  this  fiscal  year).  The  replacements 

 
 include one new ambulance and one remount ambulance as well as a new stretcher and cardiac monitor for the new 
ambulance (existing cardiac monitor and stretcher will be saved from the remount).  
 
Sheriff’s Office  
 
 Replace Interrogation Room Recording System ($50,000, paid from one‐time fund balance) – The current Sheriff’s 
Office interrogation recording system is 7 years old and has reached its end of life. North Carolina general statutes 
require  law  enforcement  agencies  to  have  an  electronic  record  of  custodial  interrogation  to  eliminate  future 
disputes. As of early May, this system has stopped working entirely and all interrogations are now being held in the 
Reidsville Police Station to remain compliant with the law. 
 
 Replace  Body  Camera  System  ($80,000,  paid  from  one‐time  fund  balance)  –  Body  cameras  offer  a  source  of 
protection  for  both  the  officers  and  the  public  they  serve.  The  current  Sheriff’s  Office  body  camera  system  is 
reaching end of life, and this upgrade is recommended to provide a permanent solution for video storage as well as 
enhancement of body cameras themselves. The current storage system for camera footage is not server based and 
there are no security roles within the software. Since it is not server based, there have been incidents where hard 
drive failure resulted in data being lost that could not be recovered.  

Vehicle Replacements 

 Central  Services  Kia  Rio  ($13,500,  paid  for  by  one‐time  Fund  Balance)  –  Over  the  past  year  the  County  has 
dedicated  significant  resources  to  thoroughly  reviewing all  travel  requests  and  directing  employees  to  use  County 
vehicles  whenever  possible  to  avoid  travel  reimbursements.  Central  Services  currently  has  four  pool  vehicles,  all 
with varying degrees of mechanical issues. Most of these were former front line patrol vehicles, and were therefore 
subject to significant wear and tear and frequently have the check engine light on. The recommended vehicle, a Kia 
Rio,  is  more  fuel‐efficient  than  the  existing  pool  cars  (32  mpg  combined)  and  comes  with  a  10‐year  powertrain 
warranty. 
 
 Building  Maintenance Ford F‐250  4X4  ($36,480)  –  This vehicle  will  replace  a 2007 Ford F‐150  that  is  projected to 
have 180,000 miles by the end of this fiscal year. In addition to its mileage, the existing vehicle is 2WD and does not 
have a towing package, which limits its use in pulling mowing trailers and traveling to clear county facilities during 
inclement weather. The recommended cost also includes the purchase of a service body for storing tools and other 
needed equipment.  
 
 Emergency  Services  Administration  Dodge  Ram  ($29,284)  –  This  funding  is  to  replace  an  existing  2007  Dodge 
Durango that is projected to have approximately 193,000 miles at the end of this fiscal year. This vehicle, which was 
formerly used by Code Enforcement, has experienced numerous mechanical issues and has a 4” rust hole on the left 
rear quarter panel. 
 
 Fire Marshal Ford F‐250 ($39,549) – This vehicle is to replace a 2006 Ford F‐250 that is projected to have 206,000 
miles by the end of this fiscal year. This funding includes costs for a bed cover, light bar, radio console, and other 
associated equipment.   
 
 Sheriff’s  Office  ($268,324)  ‐  This  will  allow  the  Sheriff’s  Office  to  purchase  9  vehicles  to  maintain  a  sustainable 
replacement cycle for this critical fleet. 8 of these will go to replace front‐line patrol vehicles, with those replaced 
then  going  to  other  non‐patrol  drivers  in  the  department  such  as  SROs.  The  remaining  vehicle  is  to  replace  a 
Detectives Narcotics vehicle. 
 
 Environmental Health Ford F150 4X4 ($29,663) – This vehicle is recommended to replace a 2001 Dodge Ram that is 
in  poor  mechanical  condition  and  projected  to  have  approximately  175,000  miles  by  the  end  of  this  fiscal  year. 
Maintaining an active 4X4 vehicle is important for Environmental Health due to regularly driving on muddy lots for 
well/septic system inspections.  
 
 Social  Services  ($40,167  total  cost,  net  County  cost  $20,084)  –  This  adds  a  2018  Ford  Fusion  and  2018  Dodge 
Journey to the DSS pool fleet. DSS operates a pool fleet rather than assigning vehicles to specific drivers based on 

 
 the nature of their work. Currently, this pool has 8 vehicles that are projected to be over 170,000 miles at the end of 
this fiscal year. These two new vehicles will provide additional reliable options for DSS workers, especially those who 
are traveling into potentially volatile situations. Note: These two vehicles are budgeted at 50 percent reimbursement 
from State/Federal sources.  

Significant capital expenditures in other Funds are discussed below as well. 

Landfill Fund  

 Caterpillar  Compactor  ($800,000)  –  Compactors  are  arguably  the  most  important  equipment  at  the  County’s 
Landfill. These large machines compact trash in the active cells and ensure the most efficient use of space, thereby 
extending the Landfill’s life. The Landfill currently has two compactors, one newer 2016 model and one 2003 model. 
This older model is no longer reliable, therefore one additional compactor is recommended to ensure a compactor is 
available in the event the 2016 model breaks down or is taken out of service for maintenance.  

Sheriff’s Office MDT/AVL 
 
To  allow  for  officers  to  complete  reports  in  the  field,  access  information  without  the  assistance  of  the  911  Center,  and  to 
improve dispatching capabilities, the Sheriff’s Office requested mobile data terminals and automatic vehicle locators for road 
patrol and other key vehicles. The total one‐time cost for this project is $400,000, with the on‐going cost (new position in IT, 
software maintenance, etc.) totaling approximately $100,000. While this project is not included in the proposed budget, this 
is an area we should continue to explore in the future. 
 
Sheriff’s Office School Resource Officers (SRO’s) 
 
The  Rockingham  County  Sheriff’s  office  currently  employs  five  school  resource  officers  to  serve  the  schools  in  the 
unincorporated areas of the County. Three of these officers are assigned to the middle and high schools (1 at McMichael High 
School, 1 at Rockingham High School, and 1 at Rockingham Middle School), while the remaining two officers rotate within the 
County’s  7  elementary  and  charter  schools.  To  increase  the  SRO  presence  in  the  unincorporated  elementary  schools,  the 
Sheriff’s Office requested four additional school resource officers at a total year one expense of $378,172, detailed below: 
  
 
Item  Cost Year 1 Cost Year 2 
Salary and Benefits (4)  $217,660 $217,660 
Uniforms, Equipment, Duty Gear $4,083 $0 
Radios (4)  $35,600 $0 
Vehicle (4)  $120,829 $0 
Total $378,172 $217,660 
 
 
School resource officers in all schools has become a topic of discussion at the State and Federal level. The Sheriff’s Office is 
currently pursuing several outside funding options possible for these positions. Given the possibility of these funding streams, 
these four SRO positions are not included in the Recommended Budget. If in fact funding becomes available, I recommend 
the Board of Commissioners consider funding these positions’ salary and benefits at up to 17 percent if necessary to stay in 
line with current county funding and not set a precedent of funding SROs at 100 percent. 
 
Cooperative Extension Shared Positions 
 
For the past several years, Rockingham County partnered with Guilford County to share a Livestock Agent position as well as 
a Family and Consumer Sciences Agent position. Following employee turnover in these areas, however, Guilford decided to 
hire  these  positions  full‐time  rather  to  continue  to  split.  With  all  surrounding  counties  already  splitting  these  positions, 
Rockingham is left with having to bring these positions to full‐time in house as well.  
 
This occurred with the Livestock Agent position in the current year, and continues next year with the currently vacant Family 
and  Consumer  Sciences  Agent  position.  This  position  reaches  a  large  number  of  citizens  through  programming  such  as 

 
ServSafe  and  NC  Safe  Plates  (safe  food  handling),  food  preparation  and  preservation,  and  healthy  lifestyles  and  disease 
reduction.  North  Carolina  State  University  funds  17  percent  of  this  position,  and  the  Cooperative  Extension  Director  is 
hopeful that this outside funding will grow larger in future years.  
 
Emergency Services Budget Changes 
 
In August 2017 the County’s 911 Director, Rodney Cates, was promoted to Emergency Services Director over all divisions of 
Emergency  Services.  To  reflect  this  change,  all  expenses  for  this  position  are  moved  into  the  Emergency  Services 
Administration  department  from  911  Communications.  Additionally,  Emergency  Services  Performance  Grant  (EMPG)  funds 
previously accounted for in Emergency Services Administration are moved to their own new cost center. All of these changes 
are for transparency and accounting purposes and do not have a net impact on the budget.  
 
Mental Health MOE Funding 
 
NCGS 122C‐115 requires counties to maintain funding for mental health programs. This funding is therefore referred to as 
maintenance of effort funding or MOE funding for short. Historically, Rockingham County dedicates $700,000 in MOE funding 
annually ‐ $600,000 in dollars and $100,000 as in‐kind for Cardinal Innovation’s use of the County owned Daymark facility. A 
portion of these dollars are managed by Cardinal Innovations (the County’s MCO), while the remaining portion is managed by 
the County for local programming. For next year, the locally managed portion of this MOE is $268,200. Funds are included in 
the budget to support the following programs from this allocation: 
 
 Youth Service Substance Abuse Prevention Program ‐ $69,200 
 Youth Service Trauma Focused Cognitive Behavioral Therapy ‐ $15,000 
 Sheriff’s Office Stepping Up Program ‐ $60,000 
 Integrated Health contract employee ‐ $27,000 
 
The remaining $97,000 in locally managed MOE dollars will be dedicated to programs throughout the year such as Narcan kits 
for law enforcement, training for EMS paramedics, and DSS placements. The total amounts needed for these programs is not 
yet complete, and therefore funding for these efforts will be moved from the Mental Health cost center to the cost center 
where they are needed during the year as the programs are finalized. 
 
General Fund Transfers to Water and Sewer Funds 
 
The County operates a water and sewer system, which currently has 452 customers for water and 146 customers for sewer. 
Expenses and revenues for this system are accounted for in two enterprise funds, a Water Fund and a Sewer Fund. The goal 
of enterprise funds is for the fees charged for service to meet the expenses for providing the service. However, with the small 
number of customers currently served and the County still making debt service payments on much of the water and sewer 
infrastructure, these Funds require a transfer from the General Fund to balance.  
 
For next year, these transfers from the General Fund total approximately $882,000, which is an $80,000 decrease from the 
current year adopted budget. This is due to a combination of declining debt payments, a reduction in capital expenses in the 
Water Fund, as well as increasing revenue projections for both water and sewer. It is our hope that as revenues continue to 
increase  and  the  debt payments  decline,  these  two Funds  will  need  progressively  less  money  from  the  General  Fund  each 
year to remain solvent. 
 
Contingency  
 
The Budget includes a contingency amount of $200,000. These funds are used when things occur during the year that cannot 
be anticipated and require immediate attention. They also cover items we delay now to address in future years but discover 
during the year they have to be addressed earlier than expected.  
 
 
 
 
 

 
EDUCATION 
 
Rockingham County Schools 
 
Annual Local Appropriation 
 
The  Rockingham  County  Board  of  Education 
Rockingham County Schools continues to experience declining 
requested  a  6.3  percent  increase  ($1,000,000)  in  enrollment, with its month 6 (latest data) 2017‐18 ADM 11 percent less 
its  current  expense  allocation  and  a  239  percent  than the final ADM in 2011‐12.
increase  ($2,109,533)  in  capital  outlay  funding.    I   13,500
am  recommending  current  expense  and  capital  13,388 
outlay  funding  remain  the  same  as  the  current   13,000 13,179 
13,013 
year at $15,834,840 and $882,525 respectively. 
 12,500 12,807 
 
Lottery Funding Available 
 12,000 12,296 
 
A  portion  of  the  State  Lottery  proceeds  is  11,943 
earmarked  for  schools  capital  and  held  by  the   11,500
State until it is requested for eligible projects. This 
lottery  funding  has  been  used  in  recent  years  to   11,000
2011‐12 2012‐13 2013‐14 2014‐15 2016‐17 2017‐18
meet  existing  school’s  debt  obligations,  however  (Month 6)
with  school’s  debt  declining,  a  balance  is 
beginning to grow at the State level for undertaking projects. While next year’s actual lottery allocation amount is not known, 
assuming $800,000 based on past years collections this Lottery balance would be between $1.7 and $1.8 million dollars at the 
end of next fiscal year.  
 
Given  this  growing  balance,  we  requested  for  School  administration  to  provide  a  prioritized  list  of  capital  projects  and 
received  two  projects  for  consideration  (upgraded  door  locking  driveway/parking  lot  repaving).  These  projects  were  just 
recently submitted, and therefore only $12,757 of this lottery funding is included in the Recommended Budget to meet the 
shortfall  between  the  projected  school’s  dedicated  sales  tax  and  existing  schools  debt  payments.  Information  on  these 
requested projects is included in the budget document for consideration.  
 
Rockingham Community College 
 
Rockingham Community College (RCC) requested a 5 percent increase ($108,223) to its current expense allocation and a 438 
percent  increase  ($740,407)  to  its  capital  outlay  funding.  I  recommend  maintaining  both  current  expense  and  capital 
funding at their current year appropriations of $2,164,473 and 169,091 respectively.  
 
As  previously  discussed  in  this  message,  voters  approved  a  new  quarter‐cent  local  option  sales  tax  in  the  May  8th  primary 
election. If this new tax is approved by the Board of Commissioners, all revenue generated will be dedicated exclusively to 
Rockingham  Community  College.  With  this  process  not  yet  complete,  however,  no  new  revenue  is  included  in  this 
Recommended Budget but can be appropriated during the fiscal year by the Board of Commissioners.  
 
FIRE DISTRICTS 
 
Three fire districts requested to increase their fire tax rates, detailed below. All are included in the Recommended Budget. 
 
 Draper  (increase  from  $0.05  to  $0.07)  –  Draper  is  requesting  this  increase  to  offset  losses  from  the  closing  of 
MillerCoors, as well as to continue trying to lower their ISO rating. They are currently rated a 6 for residential, which 
is the lowest ISO residential rating in the County.  
 
 Pelham (initial tax rate ‐ $0.0614) ‐ At its April 17, 2017 meeting, the Board of Commissioners established a new 
Pelham Fire Protection Service District. This represents the first tax rate requested by this district, and is requested 
at this level to match what the Pelham Fire District receives in Caswell County.  
 

 
  Yanceyville (increase from $0.07 to $0.09) – Yanceyville Road Volunteer Fire Department requests this increase to 
replace  air  bottles  nearing  their  end  of  life,  turnout  gear  that  does  not  meet  NFPA  guidelines,  and  for  future 
renovations to their fire station.   
 
CONCLUSION 
 
Next year’s budget presented significant challenges as well as significant opportunities. This Recommended Budget maintains 
the high quality of service Rockingham County citizens expect, awards employees for good performance, and makes strategic 
investments  in  high  priority  services,    all  while  maintaining  a  tax  rate  that  has  not  increased  in  nine  years.  I  would  like  to 
thank  the  Board  of  Commissioners  for  providing  valuable  direction  to  the  staff  in  the  development  of  this  Recommended 
Budget, and I look forward to working with each of you to develop a final budget for Fiscal Year 2018/19 that will meet the 
service needs and expectations of our citizens and communities. 
 
 
Respectfully submitted, 
 
 
 
 
 
Lance L. Metzler, County Manager