Código: PR-SGC-001

Versión: 1
PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS Fecha de emisión: 11 de Abril
del 2018
Página 1 de 5

1. OBJETIVO

Este procedimiento tiene por objeto establecer las actividades necesarias para para la
identificación, almacenamiento, protección y recuperación, el tiempo de retención y la
disposición de los registros del sistema de gestión integrado de Tapetes ECCI S.A.S.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para todos los registros que se utilicen dentro de los procesos
de Tapetes ECCI S.A.S.

3. NORMATIVIDAD
 NTC ISO 9001:2015.
 NTC ISO 14001:2015
 NTC ISO 18001:2007

4. GLOSARIO

ALMACENAMIENTO: Lugar donde se archivan y protegen los registros.

CLASIFICACIÓN: Acción de organizar los registros según unos criterios establecidos para
facilitar su recuperación. Se recomienda que los criterios de clasificación se relacionen con
el producto, el proceso, las actividades y la fecha en que se generen. (Sistemas de Gestión
de Calidad según ISO 9000.)

DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS: Eliminación de documentos que pasaron su vida útil.

DISPOSICIÓN: Acción a tomar cuando se ha cumple el tiempo de retención de los

registros. (Sistemas de Gestión de Calidad según ISO 9000.)

DOCUMENTO: ”es una carta, diploma o escrito que ilustra acerca de un hecho, situación o
circunstancia.”(Julián Pérez Porto y María Merino,2009)

IDENTIFICACIÓN: Acción que permite reconocer los riesgos de calidad y relacionarlos con
el producto, el proceso y/o la actividad que los ha originado. La identificación se logra con
el nombre y/o código. (Sistemas de Gestión de Calidad según ISO 9000.)
 Código: PR-SGC-001
Versión: 1
PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS Fecha de emisión: 11 de Abril
del 2018
Página 2 de 5

PARTE INTERESADA: “es cualquier organización, grupo o individuo que pueda afectar o
ser afectado por las actividades de una empresa u organización de referencia.
”(Asociación Española para la Calidad)

PROCEDIMIENTO: “Forma especificada de llevar a cabo una actividad o un proceso”

(Sistemas de Gestión de Calidad según ISO 9000.)

PROTECCIÓN: Condiciones establecidas para conservar la integridad de los registros,

incluyendo las de uso y consulta. (Sistemas de Gestión de Calidad según ISO 9000.)

RECOLECCIÓN: Acción de recopilar los registros de los sitios donde se originan, con una
frecuencia definida, para su posterior clasificación y almacenamiento. (Sistemas de
Gestión de Calidad según ISO 9000.)

RECUPERACIÓN: Utilizar nuevamente los registros de calidad retenidos con fines de

trazabilidad u otra disposición en los procesos. (Sistemas de Gestión de Calidad según ISO
9000.)

REGISTRO: “Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de

actividades. ”(Sistemas de Gestión de Calidad según ISO 9000.)

RENDIMIENTO: “Medida de lo alcanzado por un individuo, equipo, organización

o proceso”.(Sistemas de Gestión de Calidad según ISO 9000.)

RETENCIÓN: Tiempo durante el cual se considera que el registro es útil, o se va a

conservar para efectos de trazabilidad o consulta. (Sistemas de Gestión de Calidad según
ISO 9000.)

TRAZABILIDAD: “Capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de todo

aquello que está bajo consideración” (Sistemas de Gestión de Calidad según ISO 9000.)

VALIDACIÓN: Confirmación mediante el suministro de evidencia objetiva de que se han

cumplido los requisitos para una utilización o aplicación específica prevista. (Sistemas de
Gestión de Calidad según ISO 9000.)

VERIFICACIÓN: “Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva de que se han

cumplido los requisitos especificados”.(Sistemas de Gestión de Calidad según ISO 9000.)
 Código: PR-SGC-001
Versión: 1
PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS Fecha de emisión: 11 de Abril
del 2018
Página 3 de 5

5. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO (Descripción de las actividades).

Flujograma Actividad Responsable Documento

INICIO

1. Identificar los registros que pertenecen al Listado

Identificar los sistema de gestión integrado de tapetes ECCI Director de maestro de
Registros. S.A.S. calidad. / registros.
Nota: Si se requiere crear, modificar o anular un Dueño del
formato, se debe seguir el Procedimiento de proceso.
Control de Documentos Internos.

Determinar lugar de Director de Listado

2. Determinar el lugar de almacenamiento y el
almacenamiento y acceso.
acceso del personal a los registros. calidad. maestro de
registros.

3. Establecer en el listado maestro de registros el Director de Listado

Establecer tiempo de
retención.
tiempo de retención o conservación de cada uno maestro de
calidad.
de los registros del SGI. registros.
Se debe tener en cuenta de ser necesarias las
disposiciones legales en cuanto al tiempo de
retención para algunos de los registros que
aplique.

Determinar 4. Determinar la disposición a aplicar a cada uno de Listado

Director de
disposición final. los registros una vez haya terminado el tiempo maestro de
calidad.
de retención del registro, registrando esta registros.
información en el listado maestro de registros.

Actualizar listado 5. Actualizar el listado maestro de registros. Dueño del

proceso. Listado
maestro. maestro de
registros.

1
 Código: PR-SGC-001
Versión: 1
PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS Fecha de emisión: 11 de Abril
del 2018
Página 4 de 5

Enviar listado para Dueño del Listado

6. Enviar listado maestro de registros al Director de
revisión. calidad para su revisión. proceso. maestro de
registros.

Revisar listado
7. Revisar listado maestro de registros referente a Director de Listado
maestro. calidad. maestro de
los campos actualizados.
registros.

Aprobar listado 8. Aprobación del listado maestro de registros por Listado

Director
maestro. parte del Director general. maestro de
General.
registros.

9. Divulgación del listado maestro de registros Listado

Director de
Divulgación del listado referente a los campos actualizados a todo el maestro de
calidad.
maestro. personal. registros.

Listado
Publicación del listado Director de
10. Publicación del listado maestro de registros. maestro de
maestro. calidad.
registros.

FIN
 Código: PR-SGC-001
Versión: 1
PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS Fecha de emisión: 11 de Abril
del 2018
Página 5 de 5

6. REGISTROS

● Todos los registros utilizados en los procesos de fabricación de tapetes.

7. CONTROL DE CAMBIOS

No. Vigencia Versión Cambio Responsable

1 2018-04-11 1 Creación del Director de

documento Calidad

Elaboró: Revisó: Aprobó:

Director de Calidad Representante de la Dirección Representante de la Dirección

Fecha: 10/04/2018 Fecha:10/04/2018 Fecha: 10/04/2018