INSTITUTO MULTITÉCNICO PROFESIONAL

LICENCIATURA EN ESTRATEGIAS ADMINISTRATIVAS Y FINANCIERAS.

AUDITORIA ADMINISTRATIVA
M.A. Hugo Leonel Castro Roca

AUDITORIA ADMINISTRATIVA I
INDICE

Estructura temática y objetivo 2

Introducción 5
CAPITULO I CONCEPTOS BÁSICOS
Conceptos básicos 6
Consideraciones generales 6
Consideraciones normativas 7
Características del auditor 8
Principios básicos de auditoria administrativa 9
Tipos de auditoria
Administrativa 11
Operacional 11
Financiera 13
De resultados de programa 14
De legalidad 14
Integral 14
Interna 14
Externa 15
CAPITULO II AUDITORIA INTERNA EXTERNA
Auditoria administrativa externa 17
Auditoria administrativa interna 18
CAPITULO III MÉTODOS DE DESARROLLO DE AUDITORIAS ADMINISTRATIVAS
Método de William P. Leonard 20
Método del Instituto Americano de Administración 26
Método de la auditoria del control de calidad total 27
Método del premio Deming 28
Método de análisis factorial del Banco de México 30
Método de Fernández Arena 33
Método general 35
CAPITULO IV PLANEACIÓN DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
Puntos a considerar 37
Requisitos elementales 38
Principales instrumentos 39
CAPITULO V OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN
Técnicas de investigación 40
La encuesta 41
Los cuestionarios 41
Las entrevistas 42
Estilos de entrevista 43
Técnicas de entrevista 45
Interpretación de la documentación 46
CAPITULO VI ESCALAS DE MEDICIÓN Y EVALUACIÓN
Del Instituto Americano de Administración 48
Del análisis factorial del Banco de México 50
De la auditoria de la calidad total 50
De José Fernández Arena 52
CAPITULO VII EL INFORME
Presentación y contenido 54
Tipos de presentación 54
Estructura 55
Contenido 55
Tipos de informe 55
Papeles de trabajo 57
Ejemplo 58
CONCLUSION 72
BIBLIOGRAFÍA 73

2
LICENCIATURA EN ESTRATEGIAS ADMINISTRATIVAS Y FINANCIERAS.

AUDITORIA ADMINISTRATIVA

OBJETIVO GENERAL DE LA ASIGNATURA:

Comprender las diferentes teorías de la auditoria para poder realizar un
examen comprensivo y constructivo de la estructura de una empresa o parte de
ella en cuanto a sus planes y objetivos, sus métodos y controles, su forma de
operación, sus facilidades humanas y físicas.

TEMAS Y SUBTEMAS

I. Conceptos básicos
Concepto general de auditoria.
Clasificación de auditoria: financiera, operacional y administrativa.
Objetivos de la auditoria administrativa.
Definición de auditoria administrativa
Auditoria administrativa interna y externa.

II. Auditoria administrativa interna y externa

Auditoria interna de la empresa.
Personal que interviene
auditoria externa de despacho
Personal que interviene
El perfil del auditor administrativo
El auditor como analista, consultor y asesor
Código de ética profesional con relación a la Auditoria Administrativa

III. Métodos para el desarrollo de una auditoria administrativa.

Método del Instituto Americano de Administración.
Método del análisis factorial
Método de la revisión del proceso administrativo.
Método de la auditoria de las funciones de la gerencia
Método de William P. Leonard
Enfoque de José A. Fernández Arena
Metodología General
Planeación
Obtención de información
Evaluación
Informe
Vigilancia

3
IV. Planeación de la auditoria administrativa
Investigación preliminar
Entrevistas previas
Determinación del área
Determinación de los detalles a estudiar
Determinación del tiempo
Evaluación del control interno

V. Obtención de la información
Entrevistas.
Cuestionarios.
Observación directa.
Metodología para obtener información

VI. Escalas de evaluación

5.1 Instituto Americano de Administración.
5.2 Análisis factorial del Banco de México
5.3 Auditorias de la Calidad Total
5.4 José Antonio Fernández Arena.

VII. Informe
Aspecto de forma y fondo
Informe largo
Informe corto
Vigilancia

VIII. Caso Práctico

4
INTRODUCCIÓN.

Se dice que el motor del desarrollo de un país es la productividad, la que hay que buscar
con base en un proceso continuo en el que previamente se establecen objetivos y políticas,
con la idea cambiar la mentalidad actual y tomar conciencia en el empresarios mexicano
tener una visión en función al costo-beneficio bajo procedimientos, métodos, técnicas y
medios que se tienen que se pueden poner a su alcance en forma sencilla y práctica.

El empresario requiere de conocer nuevas alternativas que le orienten a conducir sus

acciones, por lo que se hace muy conveniente que estas situaciones se divulguen, se
conozcan y se consideren en las decisiones fundamentales de la dirección, pues es una
búsqueda de nuevos caminos por lo que hemos de rebasar y superar los procesos actuales y
llagar a otros que sean más satisfactorios.

Para ello se requiere de una apertura al cambio y que sin estancamientos los esfuerzos se
aprovechen y los recursos tengan un destino mejor. Todos los profesionistas tenemos una
misión que cumplir y ésta es una de ellas, por lo que ay que aceptar la incorporación de
nuevos procedimientos para que, en forma más eficiente, se aprovechen los esfuerzos, se
genere riqueza y se coadyuve a que las empresas sean más sustanciales.

México requiere de empresas que atiendan objetivos enfocados a mejorar las situaciones
de algunos sectores de la población. Las empresas son agentes dinámicas del desarrollo; a
ellas les corresponde, como papel principal desarrollar las actividades productivas y
sociales que nuestro país requiere.

Por ello se considera a la auditoria administrativa dentro del control preventivo que debe
ejercer la dirección pues mediante esta técnica revisa objetivos, políticas, programas de
trabajo estructuras orgánicas, controles operativos, sistemas y procedimientos, utilización
de recursos y aprovechamiento del personal, determina objetivamente posibles anomalías
que limitan el funcionamiento de un organismo socia, que le permite, forma oportuna,
considerar en sus decisiones los factores que afectan la operación de la empresa.

El presenta trabajo pretende servir de guía en un proceso administrativo de auditoria,

brindando procedimientos y técnicas de diagnóstico mas usuales, teniendo por objeto
precisar una metodología uniforme que determina puntos vulnerables y plantee medidas
que aseguren una mayor efectividad durante la práctica de auditorias administrativas.

5
CAPITULO I
Conceptos básicos

Consideraciones generales

I.1 PROPOSITO

El objetivo de la Auditoria Administrativa consiste en evaluar el fundamento de la

administración, mediante la localización de irregularidades a anomalías y el planteamiento
de posibles alternativas de solución.

La finalidad primordial es apoyar a los niveles de supervisión a lograr una administración

más efectiva, mediante la presentación de resultados que surjan de la práctica de auditorias.

Durante el desarrollo de la Auditoria Administrativa se podrán realizar diversos estudios

específicos, para determinar a fondo deficiencias que sean causantes de la problemática,
presente o futura. La Auditoria Administrativa proporciona en calidad de consejo, una
opinión profesional e independiente con relación a la administración de las empresas,
como resultado de estudios e investigaciones y evaluaciones de carácter profesional
quedando bajo la responsabilidad de tomador de decisiones aplicar dichas sugerencias.

I.2 ALCANCE

La Auditoria Administrativa puede abarcar una función especifica; o bien, se le puede dar
un enfoque de sistema y puede abarcar una unidad o grupo de unidades que forman un
organismo social.

I.3 CAMPO DE ACCIÓN

Se circunscribe en la universalidad de la administración; esto obedece a que sus principios

son generales y aplicables en cualquier organismo o unidad administrativa.

La función de la Auditoria Administrativa consiste en realizar el análisis y dictamen de las

actividades que lleva a cabo una unidad administrativa para verificar que se ajusten a los
objetivos y políticas establecidas, así como para comprobar la utilización racional de los
recursos técnicos, materiales y financieros, y el aprovechamiento del personal en el
desarrollo operacional, y evaluar las medidas de control que aseguran los resultados
esperados.

I.4 ETAPAS

El proceso de la Auditoria Administrativa requiere, para su desarrollo de cuatro etapas:

• Planeación
• Examen
• Evaluación
• Presentación o informe

6
Consideraciones normativas

II.1 LA ETICA

El auditor debe reflexionar, y tener presente, que en todo trabajo que dirija o ejecute,
deberá apegarse a las normas de ética profesional, a fin de que su manera de conducirse en
el campo de la auditoria, no sólo le prestigie, sino que este prestigio se extienda hacia sus
colegas.

Algunas normas éticas fundamentales a la que se debe apegar el auditor:

La capacidad.
El auditor al hacerse cargo de un trabajo debe estar consciente de que tiene la capacidad de
desempeñarlo eficazmente. Del mismo modo, cuando su personal colaborador desempeñe
funciones en su representación, se cerciorará de su capacidad para ejecutarlas.

La independencia.
El auditor durante el desarrollo de su trabajo deberá estar consciente de que actúa con
entera libertad, sin influencia mental ni material por parte de quienes contratan sus
servicios, ni de cualquier otra persona conectada con la empresa. Sus opiniones,
sugerencias o consejos, deben ser resultado de circunstancias u observaciones personales,
emitidas con imparcialidad.

La equidad.
El auditor debe tener presente que sus consejos al ponerse en práctica, pueden afectar los
intereses del elemento humano, por lo que procurará que sean emitidos con equidad y
protejan los intereses morales y materiales de la comunidad, del trabajador y de la firma
que lo contrato.

La selección de clientes.
El auditor rechazará aquellas proposiciones de trabajo cuya finalidad se oponga a los
lineamientos morales y honestos que debe ostentar en su actuación profesional. Así
mismo, rechazará aquellos trabajos en los que considere no ser de utilidad para su cliente.

El secreto profesional.
El auditor esta obligado a no divulgar, por ningún motivo, hechos, datos y circunstancias
de los que ha tenido conocimiento por su intervención en el desempeño de su trabajo.

7
De sus honorarios.
Estos radicas en el prestigio del auditor, el cobro debe estar estimado en relación directa de
la importancia, responsabilidad, calidad y justa valoración del trabajo.

La retribución del auditor deben ser lo suficientemente justas que le permitan cubrir
dignamente las necesidades de él y de sus colaboradores; por ello el auditor no deberá
incurrir en la reducción de sus honorarios en la disminución de los costos, con menoscabo
de la calidad de sus servicios, así como no deberá incurrir en la prolongación del tiempo y
alcance de los trabajos en perjuicio del cliente.

II.2 CARACTERISTICAS EL AUDITOR.

Dentro de las principales características que debe reunir un auditor están las siguientes:

Imaginación.
Como la capacidad de una persona que le permita idear, crear, apreciar y resolver sobre
determinadas situaciones. Un auditor con imaginación ésta en posibilidades de idear
sistemas y procedimientos y proporcionar soluciones eficaces con mayor rendimiento a
favor de las empresas.

Inteligencia.
Como el don de entender o comprender con agilidad, de ahí que un auditor dotado de
talento, podrá razonar y apreciar con mayor facilidad los problemas y discernir sobre ellos
con acierto encontrando soluciones adecuadas.

Criterio.

Capacidad de discernir y formar juicios con lógica y sentido común, así el auditor estará en
condiciones de atacar los problemas, utilizando las técnicas adecuadas , bajo ciertas
circunstancias a fin de encontrar soluciones sencillas y prácticas.

Iniciativa.
Acción oportuna y razonada de formar planes y tomar decisiones con rapidez y eficacia.
Esta cualidad en manos del auditor lo coloca en situación tal que le permite elegir los
caminos a seguir y encontrar soluciones a los objetivos deseados.

Responsabilidad.
Entendiéndose como el juicio que forma la conciencia, consecuencia de loa actos que
ejecuta una persona. El auditor debe de tener presente la responsabilidad social y de
servicio que representa el aceptar contraer una relación de laboral.

8
PRINCIPIOS BÁSICOS DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA.

Una Auditoria administrativa debe tomar en cuenta lo siguiente:

1. Se debe analizar el criterio a utilizar en la Auditoria, tomando en consideración las

siguientes premisas:
- - Debe ser objetiva
- - Debe tener relación con el presente y el futuro
- - El resultado de la Auditoria debe ser fácil de entender y aplicar.

2. Se deben establecer normas de desempeño, expresadas en términos específicos. Se

deben crear medidas de control para la valoración de los sistemas y procedimientos.

3. Se deben elaborar informes de la Auditoria, mediante un método diseñado con el

propósito de que el auditor pueda dar a conocer los resultados de su trabajo mediante un
informe elaborado de manera sistemática.

Para poder realizar una Auditoria administrativa se deben conocer sus principios básicos,
los cuales son:

1. Sentido de la evaluación.

La Auditoria administrativa se ocupa de evaluar la calidad tanto individual como colectiva

de los administradores y ver si han tomado modelos adecuados que aseguren el buen
control administrativo, es decir, se evalúa que el trabajo cumpla con requisitos
preestablecidos, que se cumplan los objetivos y se sigan los planes y que la aplicación de
recursos se haga de manera eficiente. La Auditoria administrativa no evalúa la capacidad
técnica de Ingenieros, contadores, y demás personal de una organización.

2. Proceso de Verificación.

La Auditoria administrativa debe descubrir lo que realmente se está llevando a cabo a nivel
directivo, administrativo y operativo, lo cual muchas veces resulta que no concuerda con lo
que el responsable del área piensa que se está realizando.

3. Pensar como el Administrador.

El auditor debe ponerse en el lugar del administrador a quién se está auditando y

preguntarse: ¿Qué información necesitaría acerca del trabajo que se está llevando a cabo?,
¿Cómo planear y medir el desempeño alcanzado? ¿Cómo comprobar si el trabajo se realizó
de manera precisa y oportuna?

RELACIÓN ENTRE EL CONTROL Y LA AUDITORÍA

El control es uno de los cinco principios administrativos (planeación, organización,

integración de personal, dirección y control). Este consiste en la medición y la corrección
del desempeño con el fin de asegurar que se cumplan los objetivos de la empresa y se sigan

9
los planes diseñados para alcanzarlos. El control y la planeación, por tanto, están muy
relacionados.
El proceso básico de control comprende tres pasos:

1) Establecer estándares. Estos funcionan como punto de referencia, son criterios de

desempeño que al medirlos, permiten conocer como funcionan ciertos aspectos de la
empresa.
2) Medir ó comparar el desempeño con éstos estándares. Esto debería realizarse
idealmente de manera anticipada y poder evitar las desviaciones antes de que ocurran.
3) Corregir las desviaciones. Los administradores deben saber en donde aplicar las
medidas correctivas, entre las que podemos mencionar los siguientes ejemplos: cambio en
los planes u objetivos, aclaración de tareas, contratación o capacitación de personal y
despido de personal.

El contar con un sistema de control convenientemente estructurado en una organización

debe suministrar información válida, confiable y oportuna. Esto constituye la
retroalimentación por medio de la cual se pueden cambiar los planes, objetivos, políticas
y/o programas, antes de que ocurran problemas costosos.

La aplicación del principio de control preventivo ha provocado el desarrollo del interés en

las Auditorias administrativas, que son formas de evaluación de la administración,
contemplando todo el sistema administrativo de una empresa. Actualmente la Auditoria
administrativa se lleva a cabo por firmas independientes y externas a la empresa a evaluar,
que deben contar con personal calificado para valorar el sistema administrativo de una
compañía y la calidad de sus administradores.

Existe también el concepto de Auditoria interna de la empresa, que consiste en una

evaluación de la empresa en todos sus aspectos, a la luz de su ambiente actual y del medio
que probablemente encuentre en su futuro. Evidentemente es más amplia que la Auditoria
administrativa, ya que evalúa la posición de la compañía dentro de su entorno para
determinar donde se encuentra, hacia donde se dirige con los planes actuales y si deben ser
éstos modificados.

Una organización se fija objetivos o metas, define políticas para guiar el comportamiento
de sus integrantes y traza planes de acción, que se convierten en instrucciones o programas
de operación que deben concretarse en “hechos”. Todo este proceso se lleva a cabo en los
distintos niveles jerárquicos de la empresa, los cuales, se pueden dividir en 3
principalmente: 1) Directivo, 2) Gerencial y 3) Operativo. A pesar de que estos niveles no
están perfectamente delimitados, es necesario identificarlos como elementos separados, ya
que cada uno de los cuales toma decisiones que afectan a la organización como un todo.

La toma de decisiones entre alternativas en distintos niveles y departamentos, genera la

necesidad de ejercer vigilancia sobre éstas y sus consecuencias, es decir, de controlar.

La Auditoria es realmente una técnica de control; aplicando la teoría de sistemas, la

Auditoria se considera como un subsistema dentro del sistema general del control.

10
TIPOS DE AUDITORIA.

AUDITORIA ADMINISTRATIVA.

DEFINCIONES

Distintos autores y estudiosos de la Auditoria han realizado su propia definición de

Auditoria Administrativa. Veamos algunas de éstas:

Norbeck: “La Auditoria administrativa es una técnica de control relativamente nueva que
proporciona a la gerencia un método para evaluar la efectividad de los procedimientos
operativos y los controles internos”.

William P. Leonard: “La Auditoria administrativa puede definirse como un examen

completo y constructivo de la estructura organizativa de una empresa, institución o
departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus métodos de control,
medios de operación y empleo que dé a sus recursos humanos y materiales”.

Instituto Americano de la Administración: “Cualquier empresa, de cualquier índole, tiene

áreas generales sujetas a investigación que permiten obtener una evaluación de la
administración”.

Análisis de la Excelencia de la Revista Fortune: “Apreciación de los ocho atributos

principales que permiten valorar la reputación de una empresa”.

Auditoria del Control de la Calidad Total: “Seguimiento del proceso de control de la

calidad; con un diagnóstico que busca las fallas en la calidad y su corrección.”.

Análisis Factorial del Banco de México: “Una investigación concisa de investigación

industrial la enunciaría como un análisis de potencialidad de la productividad.

José Antonio Fernández Arena: “La Auditoria administrativa es la revisión objetiva,

metódica y completa de la satisfacción de los objetivos institucionales; con base en los
niveles jerárquicos de la empresa; en cuanto a su estructura y la participación individual de
los integrantes de la institución”.

E. Hefferon: “ Es el arte de evaluar independientemente las políticas, planes,

procedimientos, controles y prácticas de una entidad, con el objeto de localizar los campos
que necesitan mejorarse y formular recomendaciones para el logro de esas mejoras”.

Chapman y Alonso: “Es una función técnica, realizada por un experto en la materia, que
consiste en la aplicación de diversos procedimientos, encaminados a permitirle emitir un
juicio técnico”.

11
Auditoria Administrativa es el revisar y evaluar si los métodos, sistemas y procedimientos
que se siguen en todas las fases del proceso administrativo, aseguran el cumplimiento con
políticas, planes programas, leyes y reglamentaciones que puedan tener un impacto
significativo en la operación y en los reportes, y asegurar si las organizaciones los están
cumpliendo y respetando.

El objetivo de la Auditoria Administrativa consiste en evaluar el fundamento de la

administración, mediante la localización de irregularidades o anomalías y el planteamiento
de posibles alternativas de solución.

Proporciona, en calidad de consejo, una opinión profesional independiente con relación a

la administración de las empresas. Quedando bajo la responsabilidad de la persona que
tenga la autoridad del organismo social, la ejecución de las sugerencias que se le
proporcionen.

El proceso administrativo es una corriente que estudia y situa a la administración

desagregándola a través de las fases y elementos que la componen, siendo la postura más
generalmente aceptada la que los clasifica en planeación, organización, integración,
dirección y control desagregando los componentes de la organización en fases o elementos
para su estudio individual y la interacción concurrente entre ellos con el propósito de
alcanzar los objetivos de la propia organización.

La auditorias administrativa puede abarcar una función específica ; o bien, se le puede dar
un enfoque de sistema y puede abarcar una unidad o grupo de unidades que forman un
organismo social.

CAMPO DE APLICACIÓN.

Se circunscribe a la universalidad de la administración; esto obedece a que sus principios

son generales y aplicables en cualquier organismo o unidad administrativa.

La función de la Auditoria Administrativa consiste en realizar el análisis y dictamen de las

actividades que lleva a cabo una unidad administrativa para verificar a que se ajusten a sus
objetivos y políticas establecidas, su ejecución establece las siguientes ventajas:

• Aplicación de conocimientos profesionales con gente de experiencia y capacidad de

determinar áreas específicas.
• Aplicación actualizada de conocimientos, pues el auditor está obligado a conocer
los avances técnicos del área administrativa.
• Tensión específica del problema, en virtud de que el auditor debe dedicarse a un
trabajo concreto y específico, concretar su atención, esfuerzo y tiempo, para lograr
los resultados deseados.

12
AUDITORIA OPERACIONAL

Comprende el examen de la eficiencia obtenida en la asignación y utilización de los

recursos financieros, humanos y materiales, mediante el análisis de la estructura
organizacional, los sistemas de operación y los sistemas de información.

La auditoria operacional es un gran reto a la capacidad y sagacidad profesional del

contador público como auditor operacional.

Comprende el examen de la eficiencia obtenida en la asignación y utilización de los

recursos financieros, humanos y materiales, mediante el análisis de la estructura
organizacional, los sistemas de operación y los sistemas de información. Los aspectos
fundamentales de esta auditoria son determinar si:

1. La estructura organizacional de la dependencia o entidad reúne los requisitos,

elementos y mecanismo necesarios para cumplir con los objetivos y metas que tiene
asignados;
2. Los recursos con que cuenta la dependencia o entidad son suficientes y apropiados
para el logro de sus objetivos;
3. Los sistemas operativos contienen los procedimientos para el desarrollo de las
actividades encomendadas;
4. En la ejecución de los programas se utilizan los recursos en la cantidad y calidad
requerida al menor costo posible;
5. El sistema de información es oportuno, confiable y útil para la adecuada toma de
decisiones; y
6. El sistema de información refleja el efecto físico y financiero de la aplicación de los
recursos.

AUDITORIA FINANCIERA.

La auditoria es el proceso que efectúa un contador público independiente, al examinar los

estados financieros preparados por una entidad económica, para reunir elementos de juicio
suficientes, con el propósito de emitir una opinión profesional, sobre la credibilidad de
dichos estados financieros, opinión que se expresa en un documento formal denominado
“dictamen”.

La vida de cualquier entidad económica depende de las decisiones de quienes las

administran. Las mejores decisiones son las que se toman con base en información
confiable, veraz, oportuna, completa. Mientras más información posea quien toma
decisiones, mayores serán las posibilidades de que adopte las más adecuadas. En materia
de información ésta debe ser la necesaria: demasiada información puede causar tantos
problemas como la muy escasa, de manera que habrá que buscarse la cantidad y calidad
óptima de información que se requiera para satisfacer las necesidades.
La información disponible para quienes toman decisiones se pude clasificar en dos grupos
generales:

• Información Cuantificable
• Información No Cuantificable

13
Su conceptualización se basa en asegurar confiabilidad e integridad de la información
financiera, y la complementaria operacional y administrativa, así como los medios
utilizados para identificar, medir, clasificar y reportar esa información, por lo que su
objetivo principal es examinar de manera total o parcial de información financiera, y la
complementaria operacional y administrativa, con objeto de expresar una opinión para
efectos internos sobre las cuentas, rubros o conceptos examinados.

La auditoria financiera tiene su sustento en la contabilidad ya que ésta es proporciona

información cuantitativa en especial de carácter financiero representada fundamentalmente
en informar cual es la situación financiera de una entidad económica en una fecha dada y
cuales son los resultados de operación por un periodo determinado.

AUDITORIA COMO RESULTADOS DE PROGRAMA..

• Analiza la eficacia y congruencia alcanzada en el logro de los objetivos y metas

establecidos, en relación con el avance del ejercicio presupuestal.

• El análisis de la eficacia se obtendrá revisando que efectivamente se alcanzaron las

metas establecidas en el tiempo, lugar, cantidad y calidad requeridos.

• La congruencia se determinará al examinar la relación lógica que existe entre el

logro de las metas y objetivos de los programas y el avance del ejercicio
presupuestal.

AUDITORIA DE LEGALIDAD.

Su finalidad es revisar si la dependencia o entidad, en el desarrollo de sus

responsabilidades, funciones y actividades, ha observado el cumplimiento de disposiciones
legales que le sean aplicables (leyes, reglamentos, decretos, acuerdos, circulares,
normatividad, entre otras)

AUDITORIA INTEGRAL.

Cuando una misma asignación de auditoria concurran los seis tipos de auditoria recién
descritos, se le denominará auditoria integral. Suele considerarse también auditoria integral
cuando se excluye de la revisión integral al aspecto auditoria de obras en virtud del alto
grado de especialidad que esta reviste y que, por lo general, es otro perfil de auditores
quienes la practican.

AUDITORIA INTERNA.

• La realiza el personal adscrito a la propia dependencia o entidad. Su importancia

radica en que se constituye en el instrumento de control interno que revisa, analiza
diagnostica y evalúa el funcionamiento de otros controles, proporcionando a los
responsables de la dirección y operación, información coadyuvante sobre el
resultado de su gestión y propiciando, en su caso, la adopción de medidas que
tiendan a mejorar la eficiencia en la administración de los recursos, así como la
eficacia en el logro de las metas y objetivos asignados.

14
 • La auditoria interna debe analizar y evaluar los procesos de administración,
aprobación, contabilización y, en general, los que dan origen a la toma de
decisiones, sin intervenir en la ejecución de ellos y cuando, como parte de sus
funciones, participe en actividades específicas como la toma de inventarios físicos,
entrega-recepción de funcionarios, remates, bajas, a testificar u observar algún
evento.

AUDITORIA EXTERNA.

• Es la practicada por contadores públicos independientes a la dependencia o entidad,

con objeto de emitir una opinión sobre la situación financiera y resultados de
operación que guarda el ente auditado.
• Sin embargo, la auditoria externa no solo es esto, ya que en muchas ocasiones se
recurre a especialistas en otras materias para que lleven a cabo exámenes y
revisiones con un criterio imparcial e independiente, y emitan una opinión o
dictamen sobre los resultados de su trabajo.

15
CAPITULO II

Auditoria administrativa interna y externa

La auditoria es una de las aplicaciones de los principios científicos de la contabilidad,
basada en la verificación de los registros patrimoniales de las haciendas, para observar su
exactitud; no obstante, este no es su único objetivo.

Su importancia es reconocida desde los tiempos más remotos, teniéndose conocimientos de

su existencia ya en las lejanas épocas de la civilización sumeria.

Acreditase, todavía, que el termino auditor evidenciando el titulo del que practica esta
técnica, apareció a finales del siglo XVIII, en Inglaterra durante el reinado de Eduardo I.

En diversos países de Europa, durante la edad media, muchas eran las asociaciones
profesionales, que se encargaban de ejecuta funciones de auditorias, destacándose entre
ellas los consejos Londineses (Inglaterra), en 1.310, el Colegio de Contadores, de Venecia
(Italia), 1.581.

La revolución industrial llevada a cabo en la segunda mitad del siglo XVIII, imprimió
nuevas direcciones a las técnicas contables, especialmente a la auditoria, pasando a atender
las necesidades creadas por la aparición de las grandes empresas ( donde la naturaleza es el
servicio es prácticamente obligatorio).

Se preanuncio en 1.845 o sea, poco después de penetrar la contabilidad de los dominios

científicos y ya el "Railway Companies Consolidation Act" obligada la verificación anual
de los balances que debían hacer los auditores.

También en los Estados Unidos de Norteamérica, una importante asociación cuida las
normas de auditoria, la cual publicó diversos reglamentos, de los cuales el primero que
conocemos data de octubre de 1.939, en tanto otros consolidaron las diversas normas en
diciembre de 1.939, marzo de 1.941, junio de 1942 y diciembre de 1.943.

El futuro de nuestro país se prevé para la profesión contable en el sector auditoria es

realmente muy grande, razón por la cual deben crearse, en nuestro circulo de enseñanza
cátedra para el estudio de la materia, incentivando el aprendizaje y asimismo organizarse
cursos similares a los que en otros países se realizan.

Los fines de la auditoria son los aspectos bajo los cuales su objeto es observado. Podemos
escribir los siguientes:

1. Indagaciones y determinaciones sobre el estado patrimonial

2. Indagaciones y determinaciones sobre los estados financieros.
3. Indagaciones y determinaciones sobre el estado reditual.
4. Descubrir errores y fraudes.
5. Prevenir los errores y fraudes
6. Estudios generales sobre casos especiales, tales como:

16
 a. Exámenes de aspectos fiscales y legales
b. Examen para compra de una empresa( cesión patrimonial)
c. Examen para la determinación de bases de criterios de prorrateo, entre
otros.

Los variadísimos fines de la auditoria muestran, por si solos, la utilidad de esta técnica ,
Ahora bien la auditoria puede dividirse de acuerdo a quien la realiza, en ese sentido la
podemos clasificar en INTERNA O EXTERNA.

Auditoria Externa

Aplicando el concepto general, se puede decir que la auditoría Externa es el examen

crítico, sistemático y detallado de un sistema de información de una unidad económica,
realizado por un Contador Público sin vínculos laborales con la misma, utilizando técnicas
determinadas y con el objeto de emitir una opinión independiente sobre la forma como
opera el sistema, el control interno del mismo y formular sugerencias para su
mejoramiento. El dictamen u opinión independiente tiene trascendencia a los terceros, pues
da plena validez a la información generada por el sistema ya que se produce bajo la figura
de la Fe Pública, que obliga a los mismos a tener plena credibilidad en la información
examinada.

La Auditoría Externa examina y evalúa cualquiera de los sistemas de información de una

organización y emite una opinión independiente sobre los mismos, pero las empresas
generalmente requieren de la evaluación de su sistema de información financiero en forma
independiente para otorgarle validez ante los usuarios del producto de este, por lo cual
tradicionalmente se ha asociado el término Auditoría Externa a Auditoría de Estados
Financieros, lo cual como se observa no es totalmente equivalente, pues puede existir
Auditoría Externa del Sistema de Información Tributario, Auditoría Externa del Sistema de
Información Administrativo, Auditoría Externa del Sistema de Información Automático
etc.

La Auditoría Externa o Independiente tiene por objeto averiguar la razonabilidad,

integridad y autenticidad de los estados, expedientes y documentos y toda aquella
información producida por los sistemas de la organización.

Una Auditoría Externa se lleva a cabo cuando se tiene la intención de publicar el producto
del sistema de información examinado con el fin de acompañar al mismo una opinión
independiente que le dé autenticidad y permita a los usuarios de dicha información tomar
decisiones confiando en las declaraciones del Auditor.

Una auditoría debe hacerla una persona o firma independiente de capacidad profesional
reconocidas. Esta persona o firma debe ser capaz de ofrecer una opinión imparcial y
profesionalmente experta a cerca de los resultados de auditoría, basándose en el hecho de
que su opinión ha de acompañar el informe presentado al término del examen y
concediendo que pueda expresarse una opinión basada en la veracidad de los documentos y
de los estados financieros y en que no se imponga restricciones al auditor en su trabajo de
investigación.

17
Bajo cualquier circunstancia, un Contador profesional acertado se distingue por una
combinación de un conocimiento completo de los principios y procedimientos contables,
juicio certero, estudios profesionales adecuados y una receptividad mental imparcial y
razonable.

Auditoría Interna

La auditoría Interna es el examen crítico, sistemático y detallado de un sistema de

información de una unidad económica, realizado por un profesional con vínculos laborales
con la misma, utilizando técnicas determinadas y con el objeto de emitir informes y
formular sugerencias para el mejoramiento de la misma. Estos informes son de circulación
interna y no tienen trascendencia a los terceros pues no se producen bajo la figura de la Fe
Publica.

Las auditorias internas son hechas por personal de la empresa. Un auditor interno tiene a
su cargo la evaluación permanente del control de las transacciones y operaciones y se
preocupa en sugerir el mejoramiento de los métodos y procedimientos de control interno
que redunden en una operación más eficiente y eficaz. Cuando la auditoría está dirigida por
Contadores Públicos profesionales independientes, la opinión de un experto desinteresado
e imparcial constituye una ventaja definida para la empresa y una garantía de protección
para los intereses de los accionistas, los acreedores y el Público. La imparcialidad e
independencia absolutas no son posibles en el caso del auditor interno, puesto que no
puede divorciarse completamente de la influencia de la alta administración, y aunque
mantenga una actitud independiente como debe ser, esta puede ser cuestionada ante los
ojos de los terceros. Por esto se puede afirmar que el Auditor no solamente debe ser
independiente, sino parecerlo para así obtener la confianza del Público.

La auditoría interna es un servicio que reporta al más alto nivel de la dirección de la

organización y tiene características de función asesora de control, por tanto no puede ni
debe tener autoridad de línea sobre ningún funcionario de la empresa, a excepción de los
que forman parte de la planta de la oficina de auditoría interna, ni debe en modo alguno
involucrarse o comprometerse con las operaciones de los sistemas de la empresa, pues su
función es evaluar y opinar sobre los mismos, para que la alta dirección toma las medidas
necesarias para su mejor funcionamiento. La auditoría interna solo interviene en las
operaciones y decisiones propias de su oficina, pero nunca en las operaciones y decisiones
de la organización a la cual presta sus servicios, pues como se dijo es una función asesora.

Diferencias entre auditoria interna y externa:

Existen diferencias substanciales entre la Auditoría Interna y la Auditoría Externa, algunas

de las cuales se pueden detallar así:

• En la Auditoría Interna existe un vínculo laboral entre el auditor y la empresa,

mientras que en la Auditoría Externa la relación es de tipo civil.
• En la Auditoría Interna el diagnóstico del auditor, esta destinado para la empresa;
en el caso de la Auditoría Externa este dictamen se destina generalmente para
terceras personas o sea ajena a la empresa.

18
• La Auditoría Interna está inhabilitada para dar Fe Pública, debido a su vinculación
contractual laboral, mientras la Auditoría Externa tiene la facultad legal de dar Fe
Pública.

19
CAPITULO III
Métodos para el desarrollo de una auditoria administrativa.

Lo que se presentan a continuación es una síntesis de distintos métodos de auditoría

administrativa recopilados de literatura diversa. Para conocer más ampliamente alguno de
éstos métodos, deben consultarse los libros citados en la Bibliografía. Cabe resaltar que
estos métodos pueden funcionar como guía para realizar una Auditoria Administrativa de
manera práctica, sin embargo, el auditor requerirá creatividad para adaptar uno ó varios de
éstos métodos a la situación y características particulares de la organización que
examinará.

MÉTODO DE WILLIAM P. LEONARD

A continuación se presenta una síntesis del método de William P. Leonard que publicó en
su libro: Auditoria Administrativa, Evaluación de los métodos y eficiencia administrativos.
Ed. Diana. 1991. Para conocer a detalle el método, se deberá consultar dicho libro.

La definición que Leonard hace de la auditoria administrativa se presentó en el capítulo II.

Este mismo autor propone que el objetivo primordial de la auditoria administrativa es
descubrir las deficiencias o irregularidades en alguna de las partes de la empresa
examinadas y encontrar sus probables remedios. En el manejo de cualquier organización,
existe una búsqueda constante para mejorar los métodos y el desempeño, disminuir los
costos y mejorar la eficiencia.

La auditoría administrativa puede realizarse de una función específica, un departamento ó

área de la organización ó de un grupo de ellos, de una división o de la empresa completa.

En éste método se propone que antes de implantar un programa general de Auditoria

administrativa, es indispensable contar con la aprobación y apoyo de la dirección. Otros
aspectos fundamentales que deben considerarse al organizar un programa de Auditoria es
la formulación de una política que señale objetivos e indique un plan para su consecución.
En este plan se debe incluir: la selección del personal adecuado, la implantación de un
programa de capacitación que mejore la eficacia de la mano de obra y una base de control
de tiempo y costo.

Los elementos en los métodos de administración y operación que exigen una constante
vigilancia, análisis y evaluación y que además deben conocerse bien ya que componen el
programa de la Auditoria son:

1. Planes y Objetivos.
Se debe examinar y discutir con la dirección el estado actual de los planes y objetivos.

20
2. Organización.
a. Estudiar la estructura de la organización en el área que se evalúa.
b. Comparar la estructura presente con la que aparece en el organigrama (sí es que
hay).
c. Conocer la estimación a los principios de una buena organización,
funcionamiento y departamentalización.
3. Políticas y prácticas. Se deben estudiar para ver si es necesario emprender acciones de
mejoramiento.
4. Reglamentos. Determinar si la organización cumple los reglamentos locales, estatales
y nacionales.
5. Sistemas y procedimientos. Conocer si los sistemas y procedimientos presentan
deficiencias o irregularidades e idear métodos para mejorarlos.
6. Controles. Determinar la eficacia de los métodos de control.
7. Operaciones. Se debe precisar que aspecto de las operaciones requiere un mejor
control, organización ó comunicación para lograr mejores resultados.
8. Personal. Conocer las necesidades del personal y cómo afecta al trabajo en el área
evaluada.
9. Equipo físico y su disposición. Precisar si se pueden llevar a cabo mejoras en la
disposición del equipo para su mayor aprovechamiento.
10. Informe. Preparar un informe con las deficiencias que se encontraron y describir las
soluciones más convenientes.

Leonard establece su programa de auditoria con base en:

PROGRAMA DE LA AUDITORÍA

Deben analizarse aspectos específicos en cada área de estudio:

• Planes y objetivos

¿Garantizan los objetivos la supervivencia, el crecimiento, la contribución económica y las

utilidades de la empresa, así como el cumplimiento de obligaciones sociales?
¿Son suficientemente claros y realistas?
¿Pueden alcanzarse?
¿Contribuyen a lograr mejor guía y dirección de la empresa?
¿Son razonables y lógicos?
¿Especifican qué se espera de los subordinados?
¿Ayudan a guiar al personal de un modo unitario?
¿Se han estipulado los objetivos en términos de operación y resultados?
¿Contribuyen a motivar al personal?
¿Se interrelacionan congruentemente en cuanto a su alcance y tiempo?
¿Dan métodos razonables para controlar al esfuerzo humano?
¿Se evalúan periódicamente?
¿Se han establecido nuevas metas a partir de las realizaciones logradas?

• En cuanto a la estructura pueden observarse los siguientes problemas:

21
La estructura no está de acuerdo con las necesidades de la empresa.
Las funciones no están coordinadas, equilibradas y controladas.
No hay delegación de autoridad.
Personal no calificado ocupa puestos claves.
Faltan dirección y guía a los subordinados.
Existen pugnas entre los jefes departamentales: faltan armonía y espíritu de grupo.
No hay responsabilidad por las realizaciones.
Falta flexibilidad para crear nuevas condiciones de trabajo.
Organización equivocada: exageración en producción y descuido en comercialización.
Los ejecutivos están sobrecargados de trabajo: demasiadas personas les rinden informes.

• En relación con políticas, sistemas y procedimientos de la empresa:

¿Persigue el sistema la promoción y satisfacción de los objetivos? ¿Lo consigue?

¿Opera dentro del marco de la organización?
¿Proporciona los métodos de control que permitan buenos resultados con el mínimo de
inversión en tiempo y esfuerzo?
¿Indica la rutina realizaciones en una secuela lógica?
¿Permiten los sistemas y procedimientos coordinación interdepartamental efectiva?
¿Se han establecido todas las funciones necesarias?
¿Hay suficiente autoridad en cuanto con respecto a la responsabilidad?
¿Es posible realizar cambios que mejoren la efectividad?
¿Se ha colocado bien la función en la estructura?
¿Está capacitado el personal para el trabajo?
¿Existe un programa integral de metas a lograr?
¿Hay productividad suficiente?

• Con relación a los métodos de control.

¿Existe un propósito de control adecuado y factible de realizarse?

¿Indica el método de control el objetivo que persigue?
¿Se especifica cómo, cuándo y quién ejecutará los planes?
• Recursos humanos y físicos en lo relativo a:

Horario de trabajo Servicio médico

Retrasos Plan de retiro

Faltas Cafetería

Vacaciones Recreaciones

22
Sueldos y salarios Reglas de seguridad

Tiempo extra Premios

Vacaciones pagadas Publicaciones de la empresa

Seguro de grupo Boletines

Deducciones tributarias Oportunidad para dar sugerencias

Deducciones por ahorro Espacio para autos

Calificación de méritos Consejos al personal

Promociones y reclasificaciones

RECOLECCIÓN DE LOS DATOS

La obtención de información significa realizar entrevistas, juntar varios tipos de formas,

documentos, procedimientos, cartas, expedientes, diagramas, códigos, y secuelas
relacionados con el área investigada.

La recolección de datos en la Auditoria administrativa demanda el uso de técnicas que

permitan una revisión adecuada. Entre otras técnicas se pueden utilizar las siguientes:

a) Gráficas de organización (de tipo estructural, funcional, departamental, lineal y de

puestos con detalle de actividades)

b) Gráficas de procesos sobre: productos, hombres, flujos, operaciones, formas y

procedimientos.

c) Diagrama de tiempo hombre – máquina.

d) Gráfica de disposición de: Máquinas, equipos, edificios, piso, lugar de trabajo,

instalaciones.

e) Diagramas comparativos, utilizando: Gráficas de Gantt, interrelaciones línea y

asesoramiento.

f) Diagramas de combinación (proceso hombre con proceso forma, etc).

g) Gráficas figurativas (progreso, línea, superficie, barras, mapas)

h) Diagramas de distribución de formas

i) Gráficas misceláneas (carga a las máquinas, tasas, ganancias, equilibrios, tendencias).

j) Estudios de tiempos

k) Películas (estudios de micromovimientos)

23
l) Hojas de datos (entrevistas, estudios de observación, estadísticas)

m) Instrucción, operación y hojas de rutas

n) Listas de operación y programas de trabajo

o) Muestreo y medición del trabajo

p) Simplificación del trabajo

q) Investigación de Operaciones

r) Cuestionarios (operador, requerimientos)

s) Estados, exhibiciones y formas semejantes de presentación

t) Símbolos, claves, plantillas, mesas de dibujo

u) Hojas de trabajo.

ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y SÍNTESIS

De acuerdo con el esquema general, los pasos a realizar son.

1. Estudio de los elementos.

2. Diagnóstico detallado.

3. Determinación de propósito y relación, explicando la causalidad y sus

consecuencias.

4. Localización de deficiencias actuales y potenciales.

5. Realizar un balance analítico de la importancia y valor de cada elemento y unidad

considerados con relación al todo.

6. Comprobación de la eficiencia en cada uno de los factores considerando su

importancia.

7. Buscar problemas: el auditor debe estar pendiente de problemas y deficiencias.

8. Encontrar soluciones a los problemas definidos.

9. Comparar las alternativas que se ofrecen a la solución del problema.

10. Definición de métodos para mejorar la operación, mediante los siguientes pasos:

a. Eliminar trabajo innecesario

b. Mejorar sistemas

24
c. Reducir gastos innecesarios

d. Determinar las decisiones apropiadas

e. Seleccionar los mejores métodos de perfeccionamiento

PRESENTACIÓN DEL INFORME Y SU DISCUSIÓN

El informe de la auditoría puede seguir el siguiente formato:

I. Propósito y alcance

II. Aspectos fundamentales

III. Problemas discutidos con la supervisión

IV. Prácticas comunes (en detalle)

V. Discusión o comentarios

VI. Recomendaciones

VII. Anexos

La presentación y discusión de los resultados encontrados por el auditor son partes

importantes del servicio de la Auditoria.

El auditor actúa en beneficio de la administración y busca aceptación a sus

recomendaciones, generando mejoras y acciones correctivas. Por lo tanto, debe limitar su
presentación a los puntos importantes y deberá ser cuidadoso y diplomático en todo
momento. Una vez discutido el boceto del informe sólo queda la presentación del informe
final, el cual pide: Acción inmediata para eliminar irregularidades y situaciones
inadecuadas.

La idea principal del seguimiento de la auditoría es complementar cualquier asunto

planteado en las recomendaciones que todavía no ha sido acatado. Las revisiones
periódicas son una forma de evaluar resultados. Lo que no pudo lograrse en una Auditoria
se logrará en la siguiente.

25
MÉTODO DEL INSTITUTO AMERICANO DE ADMINISTRACIÓN

El esquema general de la Auditoria varía para los distintos tipos de organizaciones, de

acuerdo a éste método. En cada tipo de organización se evalúan 10 áreas.

PROGRAMA DE LA AUDITORÍA.

Para una organización con fines de lucro, el programa a llevar a cabo sería el siguiente:

1. Función económica. Es difícil precisar la importancia relativa de la actividad

económica, quizás la mejor medida sería preguntarse: ¿qué perderían los individuos y
grupos en caso de que la empresa desapareciera?

2. Estructura formal. La administración adecuada se caracteriza porque existe claridad en

la autoridad y responsabilidad de cada uno de sus miembros, siempre equilibradas para
lograr eficiencia. Para la toma de decisiones, los ejecutivos deben efectuar las
comunicaciones necesarias y prevenir las consecuencias de sus instrucciones. Las técnicas
y manuales de la organización se usan como instrumentos, pero no son los únicos factores,
también se debe tomar en cuenta la organización como un todo.

3. Utilidades. La administración correcta genera buenas utilidades. Para conocerlas, se

utilizan tendencias de tipo estadístico. Las utilidades no deben permanecer estáticas a lo
largo del tiempo, porque significaría un retroceso debido a la pérdida del poder adquisitivo
de la moneda. Los resultados en utilidades deben compararse con los obtenidos por la
competencia, con la capacidad del mercado y las perspectivas del negocio.

4. Atención a los accionistas. Los representantes de los accionistas deben mantener un

equilibrio entre las necesidades que demanda el negocio y las peticiones de los accionistas,
las cuales generalmente incluyen: a) evitar riesgos innecesarios de capital, b) aumentar el
capital contable por medio de reinversión de utilidades, c) obtener dividendos razonables y
d) mantener informado a los accionistas de los 3 puntos anteriores.

5. Investigación y Desarrollo. Esta área proporciona nuevas soluciones a los problemas y

propone la orientación para el futuro de la empresa.

6. Consejo de administración. Este grupo de personas que generalmente son ejecutivos y

gente distinguida que no trabaja en la empresa, analiza los propósitos de la compañía y
garantiza la continuidad de las operaciones.

7. Políticas financieras. Para poder obtener utilidades atractivas, es indispensable el

manejo adecuado del dinero, y generalmente constituye uno de los problemas más
importantes de las empresas. Se deben establecer políticas financieras a largo plazo,
adoptar métodos de depreciación, vigilar estrictamente el presupuesto y evitar el abuso del
crédito.

8. Eficiencia en la producción. La calidad y precio de los productos y servicios que ofrece

la empresa es fundamental para lograr la lealtad de los consumidores. Por lo tanto, es
necesario conocer los mejores métodos para incrementar constantemente la eficiencia y

26
tomar en cuenta los problemas laborales y sueldos de los recursos humanos dentro del área
de producción.

9. Distribución. Esta área representa el motor de las actividades de la empresa y requiere

coordinación perfecta con el resto de las áreas de la organización. Se debe evaluar la
selección y capacitación de vendedores, las operaciones de apoyo a ventas y políticas de
precios.

10. Evaluación de los ejecutivos. El desempeño general de la empresa depende de las

decisiones de su grupo de ejecutivos, en los cuáles interesa conocer principalmente: su
habilidad, su integridad y su dinamismo.

MÉTODO DE LA AUDITORÍA DEL CONTROL DE CALIDAD TOTAL

La auditoría ó diagnóstico de calidad sirve para hacer el seguimiento del proceso de

control. La revisión y vigilancia de que el sistema de calidad se lleva a cabo es una tarea
fundamental para un sistema de calidad. Deming dio a conocer el ciclo de Shewhart ó ciclo
PHVA (Planear, hacer, verificar, actuar), también conocido como ciclo PDCA, por sus
siglas en Inglés, que apoya a la administración en la búsqueda de la mejora continua. El
ciclo es una derivación del método científico, aplicado a procesos y actualmente se utiliza
como una de las herramientas vitales del Control de Calidad Total.

El Planear consiste en establecer planes, determinar metas y objetivos y los métodos para
alcanzarlas para el propósito del negocio o del grupo. El Hacer significa llevar a cabo lo
planeado, dando capacitación y realizando el trabajo. Después, la Verificación ayuda a
conocer si los resultados concuerdan con lo planeado y por último, Actuar consiste en
corregir o eliminar los problemas encontrados en la fase de verificación y emprender la
acción necesaria para que el objetivo o meta lograda se mantenga. La auditoría de calidad
es una revisión que permite que gire el ciclo PDCA. La tendencia más moderna en materia
de auditoría de calidad es hacer una revisión del control total de calidad estudiando todo el
sistema de administración.

TIPOS DE AUDITORÍA DE CALIDAD.

• AUDITORÍA EXTERNA.

Existen distintas categorías de auditoría de calidad realizadas por personas externas a la

organización que se audita. Algunas de éstas son:
- Auditoria de calidad del proveedor por el comprador
- Auditoria de calidad por consultores
- Auditoria de calidad con el propósito de certificación
- Auditoria de calidad para obtener algún premio (premio Deming, premio
Malcolm Baldrige, en México se tiene el Premio Nacional de Calidad y otros estatales).
• AUDITORÍA INTERNA.

Existen 4 tipos de auditorias de calidad que se hacen internamente en las organizaciones.

Éstas son:

27
1. Auditoria realizada por el presidente de la empresa
2. Auditoria realizada por el jefe de la unidad (gerente ó jefe de área ó de sucursal).
3. Auditoria realizada por el personal de control de calidad
4. Auditoria mutua de control de calidad

• PREMIO DEMING

La lista de verificación para el premio Deming (1980) es la siguiente:

1. Políticas y objetivos.

a) Políticas relativas a administración, calidad y control de calidad.

b) Métodos de determinar políticas y objetivos.
c) Corrección y constancia del contenido de los objetivos.
d) Utilización de métodos estadísticos.
e) Difusión y penetración de objetivos.
f) Verificación de objetivos y su ejecución.
g) Relaciones entre planes a largo y corto plazo.

2. La organización y su operación.

a) División clara de responsabilidades.

b) Delegación apropiada del poder.
c) Cooperación entre las divisiones.
d) Actividades de los comités.
e) Utilización del estado mayor.
f) Utilización de actividades de círculos de control de calidad.
g) Auditoria del control de calidad.

3. Educación y su difusión.

a) Plan educativo y su realización práctica.

b) Toma de conciencia sobre calidad y control, comprensión del control de calidad.
c) Educación sobre conceptos y métodos estadísticos y grado de aplicación.
d) Capacidad para entender los efectos.
e) Educación para subcontratistas y organizaciones de fuera.
f) Actividades de círculos de control de calidad.
g) Sistema de sugerencias.

4. Ensamble y difusión de información y su utilización.

a) Ensamble de información de fuera.

b) Difusión de la información entre las divisiones.
c) Rapidez en diseminación de la información (uso de computadoras).
d) Análisis estadístico de la información y su utilización.

28
5. Análisis.

a) Selección de problemas y temas importantes.

b) Conveniencia del método analítico.
c) Utilización de métodos estadísticos.
d) Vinculación con su propia técnica de Ingeniería.
e) Análisis de calidad, análisis de procesos.
f) Utilización de los resultados del análisis.
g) Sugerencias positivas para mejoramiento.

6. Normalización.

a) Sistema de normas.
b) Métodos para fijar, revisar y retirar normas.
c) Realizaciones en la fijación, revisión y retiro de normas.
d) Contenido de las normas.
e) Utilización de métodos estadísticos.
f) Acumulación de tecnología.
g) Utilización de normas.

7. Control.

a) Sistemas de control para la calidad y áreas conexas, por ejemplo costo y cantidad.
b) Puntos de control y renglones de control.
c) Utilización de métodos estadísticos como el cuadro de control, y aceptación general de
los criterios estadísticos.
d) Contribución de las actividades de círculos de control de calidad.
e) Estado actual de las actividades de control.
f) Estado actual del sistema de control.

8. Garantía de calidad.

a) Procedimientos para el desarrollo de nuevos productos.

b) Desarrollo de calidad (análisis de la función de calidad), confiabilidad y revisión de
diseños.
c) Medidas de seguridad y de prevención de responsabilidad legal.
d) Control y mejoramiento del proceso.
e) Capacidad de procesos.
f) Medición e inspección.
g) Control de instalaciones y equipos, subcontratistas, compras, servicios, etc.
h) Sistema de garantía de calidad y su revisión.
i) Utilización de métodos estadísticos.
j) Evaluación y revisión de calidad.
k) Estado práctico de la garantía de calidad.

29
9. Efectos.

a) Medición de los efectos.

b) Efectos visibles tales como: calidad, condiciones de servicio, fechas de entrega, costo,
utilidades, seguridad, ambiente, etc.
c) Efectos invisibles.
d) Compatibilidad entre predicción de efectos y resultados reales.

10. Planes futuros.

a) Comprensión de las condiciones actuales y precisión.

b) Políticas adoptadas para remediar fallas.
c) Planes de promoción para el futuro.
d) Relaciones con los planes a largo plazo de la empresa

MÉTODO DEL ANÁLISIS FACTORIAL DEL BANCO DE MÉXICO.

El método de auditoría que propone el Banco de México consiste en 5 etapas, que a

continuación se mencionan.

PROGRAMA DE LA AUDITORÍA:

Etapa I. Planear la investigación.

- Definir la materia objeto de investigación.

- Definir el propósito final de la investigación.
- Determinar el tiempo disponible para la investigación.
- Planear las fases y el volumen del trabajo.
- Determinar los medios de investigación e información y la facilidad para obtenerlos.
- Obtener la autorización necesaria para la orientación y el programa de la
investigación.

Etapa II. Analizar el tema.

- Objeto de la investigación y su operación.

- Determinar los factores pertinentes al tema y a su operación.
- Averiguar las funciones de cada factor.
- Determinar la información mínima necesaria.
- Recopilar la información.
- Verificarla.
- Asegurarse de que esté completa.

Etapa III. Examinar cada factor.

- ¿Hasta que grado concuerda la operación de los factores con las funciones asignadas a
éstos?
- ¿Qué tendencias se registran en el campo de cada factor?
- ¿Qué evolución ocurre en los campos relacionados?

30
- ¿Cuáles elementos del factor ejercen una influencia limitadora?
- ¿Qué objetivos debieran lograrse en el campo de cada factor?
- ¿De qué medios se dispone para lograr estos objetivos?

ETAPA IV. Combinar los hallazgos para diagnosticar el total de las operaciones

- ¿Cuál parece ser la capacidad óptima de acuerdo con los objetivos de operación?
- ¿Cuál es la ejecución total real?
- ¿Cuáles son los factores limitadores?
- ¿Qué factores deben estudiarse con mayor detalle?
- ¿Qué objetivos pueden alcanzarse con el empleo de los medios disponibles?
- Examinar el total de los hallazgos encontrados en cooperación con otros especialistas

ETAPA V. Presentar el diagnóstico.

- Preparar los documentos necesarios para su presentación y discusión, como por

ejemplo, diagramas.
- Señalar claramente qué hallazgos y diagnósticos están sujetos al juicio de las personas
responsables de la ejecución de las operaciones que se investigan.
- Exponer el desarrollo de los hallazgos.
- Obtener el acuerdo de las diferentes opiniones sobre cada uno de los pasos antes de
avanzar.
- La decisión es prerrogativa de las personas responsables de la ejecución o dirección.

PUNTOS A EVALUAR

Para este método se evalúa: El medio ambiente, política y dirección, productos y procesos,
financiamiento, medios de producción, fuerza de trabajo, suministros, actividad productiva,
mercadeo y contabilidad y estadística. Enseguida se presenta una definición de cada punto,
cuál sería el cumplimiento óptimo de la función, a manera de referencia y ejemplo del
cuestionario.

• MEDIO AMBIENTE.

Es el conjunto de influencias externas que actúan sobre la operación de la empresa. El

cumplimiento óptimo de la función es: La empresa posee la información pertinente acerca
del desarrollo y situación de las condiciones físicas, económicas, políticas y sociales que
atañen a su operación, e informa al exterior, de modo conveniente, sobre sus propias
actividades.

• POLÍTICA Y DIRECCIÓN.

La orientación y el manejo de la empresa mediante la dirección y vigilancia de sus

actividades. El cumplimiento óptimo de la función es: La administración:
1) Ha establecido una política equilibrada que involucra el campo de acción, su
justificación, los medios y los objetivos que persigue.
2) ha instituido y opera una organización coordinada y eficiente.

31
3) mantiene ésta última bajo una vigilancia conveniente.

• PRODUCTOS Y PROCESOS.

Selección y diseño de los bienes que se han de producir y de los métodos usados en la
fabricación de los mismos. El cumplimiento óptimo de la función es mediante procesos
adecuados la empresa:
1) elabora productos que económicamente satisfacen las demandas de los consumidores. 2)
emplea servicios de investigación tecnológica para mejorar sus productos y procesos.

• FINANCIAMIENTO.

El manejo de aspectos monetarios y crediticios. El cumplimiento óptimo de la función es la

empresa, mediante una política consciente con respecto a sus necesidades monetarias y a
las fuentes financieras accesibles;
1) está adecuadamente provista de recursos monetarios en condiciones y a costos óptimos.
2) hace una prudente utilización de los mismos en sus actividades.

• MEDIOS DE PRODUCCIÓN.

Los inmuebles, equipos, maquinaria, herramienta e instalaciones de servicio. El

cumplimiento óptimo de la función es con una política cuidadosa de inversiones y de
reposición que toma en cuenta los servicios externos disponibles, la empresa está dotada de
los servicios internos necesarios, terrenos, edificios, maquinaria y otros bienes de
producción en cantidad suficiente y calidad adecuada para una elaboración eficiente de sus
productos.

• FUERZA DE TRABAJO.

Se refiere al personal ocupado por la empresa el cumplimiento óptimo de la función es:

Teniendo una política consciente en sus relaciones con el personal, la empresa ha
organizado y mantiene en operación dentro de una estructura equilibrada, una fuerza de
trabajo adecuada para la óptima utilización de los bienes de producción, satisfaciéndose así
los objetivos de la empresa en un ambiente de mutua cooperación.

• SUMINISTROS.

Materias primas, materiales auxiliares y servicios el cumplimiento óptimo de la función es,

con una política de compras consciente y con el empleo de métodos apropiados:
1) la empresa provee a sus departamentos de producción de materiales y otros
abastecimientos adecuados en cantidad, calidad, costo y tiempo, conservando inventarios a
un nivel económico.
2) utiliza la investigación para mejorar las condiciones de los abastecimientos.

• ACTIVIDAD PRODUCTIVA.

Transformación de los materiales en productos que pueden comercializarse, el

cumplimiento óptimo de la función es, usando los métodos de transformación apropiados,

32
la empresa ha organizado y mantiene en operación sus departamentos de producción en
condiciones de óptima eficiencia, aprovechando ventajosamente los servicios de la
investigación tecnológica.

• MERCADEO.

Orientación y manejo de la venta y de la distribución de los productos, el cumplimiento

óptimo de la función es; con una política consciente de promoción de ventas y
aprovechando las oportunidades y condiciones que presenta el mercado, la empresa realiza
operaciones de venta en cantidades, precios, plazos y condiciones adecuados a las
necesidades de la negociación, y hace uso de la investigación de mercados con objeto de
mejorar sus actividades de promoción.

• CONTABILIDAD Y ESTADÍSTICA.

Registro e información de las transacciones y operaciones, el cumplimiento óptimo de la

función es; la empresa:
1) tiene una organización eficiente para la elaboración de presupuestos, el registro de las
operaciones financieras y la contabilidad de costos, produciendo informes contables y
estadísticos en lapsos y forma convenientes.
2) asimismo proporciona los medios y facilidades para la auditoría de sus operaciones.

MÉTODO DE JOSÉ ANTONIO FERNÁNDEZ ARENA

Lo que se presenta a continuación es una síntesis del método de José Antonio Fernández
que propone en su libro “La auditoría administrativa” 2ª. Edición. Editorial Diana, México,
1992. Para conocer más ampliamente éste método, debe consultarse dicho libro.

La administración, es una ciencia social que persigue la satisfacción de objetivos

institucionales, por medio de una estructura formal y a través del esfuerzo humano. De esta
definición parten los cuestionarios que propone Fernández Arena para una auditoría
administrativa.

La auditoría administrativa abarca a toda la empresa y busca el conocimiento integral de su

desempeño, busca también conocer hasta que punto se realiza el proceso administrativo en
las diversas áreas y niveles jerárquicos de la organización. Le interesa conocer la
adecuación de sus recursos ahora y en el futuro.

El primer paso de una auditoría es hacer un plan y programa de acción, después procede la
aplicación de cuestionarios a los jefes de departamento, aunque también es indispensable
conocer las opiniones de los directores generales de la empresa. Las preguntas de dichos
cuestionarios, deben permitir referencias cruzadas para comprobar la validez de las
respuestas.

33
Los objetivos institucionales que se persiguen son:

1. Objetivos de servicio: la satisfacción de los consumidores ó usuarios hace necesario

ofrecer productos ó servicios en condiciones apropiadas.
2. Objetivo social: cubre tres aspectos: el gobierno (federal, estatal y municipal ó local),
los colaboradores (vela por sus intereses económicos, personales y sociales) y la sociedad
(acciones de respeto a la comunicad en calidad de buen vecino a través de relaciones
públicas).
3. Objetivos económicos. El objetivo económico de la institución busca el fortalecimiento
económico con la reinversión. Los acreedores permiten la consolidación de los activos y
demandan su devolución con el rendimiento pactado. En cuanto a los inversionistas, los
capitales invertidos deben garantizar el equilibrio de las instituciones y promover la
creación de riqueza.

INFORME FINAL.

El Informe final de la auditoria debe llevar este orden:

1. Apreciación crítica de la coordinación general en cada uno de sus niveles y con base en
los resultados de los cuestionarios.
2. División departamental que permita análisis específico de cada uno de los
departamentos en cuanto a su estructuración y a la participación individual de sus
integrantes.
3. Valuación de la empresa, considerando la escala de apreciación para poder precisar la
calificación que le corresponda.
4. Recomendaciones para la corrección de fallas detectadas en la Auditoria.

Para cada pregunta del cuestionario, el auditor debe evaluar a la empresa según la escala de
evaluación que propone Fernández Arena. El siguiente ejemplo de valuación de la empresa
a través del cuestionario ilustra mejor lo anterior:

1) ¿Se encarga el director general de los planes a largo plazo?

RESPUESTA:
Excelente. La mayoría de los planes se proyectan a un plazo promedio de 5 años para
conocer por anticipado las repercusiones según las diferentes alternativas.

34
MÉTODO GENERAL

La generalidad de la metodología utilizada obedece al estudio de cada uno de las fases del
proceso administrativo, de ahí que sus pasos se guían por cada uno de los objetivos que
persigue los siguientes puntos:

• De Planeación
• De la Organización
• De la Integración
• De la Dirección
• Del Control

PLANEACIÓN

Es llevar a cabo los estudios y toma de decisiones consecuentes relativo a que es lo que
quiere la entidad, divididos en etapas o periodos futuros.

El objetivo total de la planeación parte desde los más altos niveles de decisión así como la
determinación de las principales metas y objetivos desagregados, hasta las estrategias
menores y políticas de soporte.

ORGANIZACIÓN

Visto como un elemento del proceso administrativo, no como entidad, está relacionado con
la división del trabajo dentro de la entidad y como esta división, a su vez, viene a
conformarse como un todo para cumplir con los propósitos de la entidad.

La Organización le dice a cada individuo qué tiene que hacer dentro de la entidad, como lo
tiene que hacer y cómo le puede dirigir y ayudar.

INTEGRACIÓN

Paralelamente a los objetivos de planeación y de la organización está el proceso de

allegarse de todos los recursos necesarios.

Incluye el procurarse del personal necesario idóneo a las tareas y responsabilidades que se
le van a asignar, y obviamente desarrollarlo; hacerse de todos los recursos naturales y
materiales, como son: planta, equipo y todo tipo de materiales y suministros; y contar con
el capital necesario para operar.

DIRECCIÓN

Bien debiera llamarse de administración, en virtud de que en una entidad se administra, no

se dirige aparece una vez que se ha dado efecto los anteriormente apuntados.

Incluye tres diferentes tipos de acciones de soporte y que son básicas para la ejecución de
las tareas asignadas que son: Administración, Coordinación, Liderazgo

35
CONTROL

El ejercicio del trabajo diario inevitablemente se ve afectado por las condiciones

cambiantes y por la variedad de capacidades humanas.

El control es una fase del proceso administrativo que tiene como objetivo el coadyuvar con
el logro de los objetivos de las otras cuatro fases del referido proceso administrativo.

Atendiendo a estos criterios las etapas generales de desarrollo de una auditoria

administrativa son cuatro:

1).- PLANEACIÓN;

a) Definición del estudio a desarrollar

b) Diagnóstico administrativo:
i. Elaboración del programa de auditoria
ii. Aprobación del programa de auditoria
iii. Desarrollo del diagnóstico
c) Definición del objetivo
d) Alcance específico de la auditoria
e) Determinación del personal necesario
f) Programación del tiempo estimado
g) Definición de las técnicas y herramientas a utilizar
h) Aprobación del programa de auditoría

2).- EXAMEN;

a) Entrevistas con los responsables de las áreas involucradas con el objeto de

indicarles el seguimiento a la atención de las áreas de problemática más relevante.
b) Aplicación de técnicas de auditoria administrativa.
c) Captación de la documentación necesaria (organigramas, manuales, instructivos,
formatos, etc.)
d) Revisión, complementación y depuración de la información.
e) Captación de opiniones y sugerencias.

3).- EVALUACIÓN;

a) Análisis y evaluación de la información captada.

b) Jerarquización de observaciones.
c) Planteamiento de las recomendaciones.
d) Discusión de las observaciones.

4).- INFORME;

a) Elaboración del informe final.

b) Presentación del informa final al director general y subdirector de auditoria.
c) Presentación del informe final a los responsables de la unidad auditada.

36
CAPITULO IV
Planeación de la Auditoria Administrativa.

La planeación de la auditoria administrativa es la función donde se define el desarrollo

secuencial de las actividades encaminadas dentro de los programas, así como la
determinación del tiempo requerido para el desarrollo de cada una de sus etapas.

La finalidad de la planeación consiste en poder prever la acción, todos aquellos factores

que se requieran, y que por ausencia de éstos no limiten el curso de acción a seguir en pro
de los objetivos esperados.

En la planeación, el auditor debe considerar, entre otros, los siguientes puntos:

a) Características particulares de la empresa. A fin de que la planeación de los

trabajos se ajusten a ella y puedan obtener resultados satisfactorios.
b) Finalidad de los trabajos. En virtud de que ésta constituye el punto básico para
desarrollar adecuadamente un plan y determine de acuerdo a las circunstancias
existentes, los elementos necesarios para su desarrollo.
c) Secuencia de su desarrollo. En virtud de que los trabajos por ejecutar deberán
seguir un ordenamiento que permita su desarrollo normal, dentro de los límites de
tiempo fijados.
d) Estimación de tiempos, para la estimación de cada trabajo. Precisando la fecha de
iniciación y terminación de los mismos.
e) Determinación del personal que intervenga. Punto por demás importante, pues la
selección de personal apto para intervenir en los trabajos a desarrollar, es de vital
importancia para la realización del trabajo de auditoria.
f) Determinación de las técnicas que se utilizarán. Las cuales se ajustarán a las
características particulares del objetivo, a la capacidad y experiencia del personal
que le auxiliará en el desarrollo de los trabajos y al límite de tiempo disponible para
conocer resultados.
g) Determinación de medios materiales. Que se requerirán en el desarrollo de las
actividades que se van a llevar a cabo.
h) Determinación del apoyo que el organismo social proporcionará. Punto a
precisarse de común acuerdo con la empresa, en función al desarrollo que se
obtendrá de parte de ella y al personal que colaborará en la coordinación de
actividades.

Para contar con elementos suficientes para la elaboración de los programas específicos
de auditoria, es necesario, antes de iniciar la auditoria, recopilar documentación y
recabar información, a fin de tener un conocimiento amplio de la unidad a auditar.

La información se captará por medio de los manuales de organización y operación,

catálogo de formas, proyectos, fundamento legal que norme y regule el desarrollo del
trabajo, planes y programas, informes emitidos por la unidad, etcétera. Todo esto, con
el objeto de contar con elementos que, además de dar un conocimiento general de la
unidad a auditar, sirvan de base para la elaboración del programa específico de
revisión.

37
Concluida la investigación preliminar en la cual se conocieron las características y
condiciones de la unidad a auditar, se procederá a un análisis de la información y
documentación recabada, a fin de detectar el (las) área (s) que pueda (n) representar
alguna problemática y, por consecuencia, necesidad de una revisión más detallada o de
mayor profundidad.

Identificadas las “áreas problema”, se podrá definir la profundidad de la revisión de las

mismas.

El programa específico será elaborado con base en la información obtenida de los

trabajos previos de la auditoria o investigación preliminar, así como por la
determinación de áreas que requieran de revisión más detallada o profunda.

Conocidas las operaciones y objetivos de la unidad, se podrán plasmar, a través de un

programa, los puntos que se deberán cubrir en la revisión. En dicho programa deberán
especificarse los puntos que se cubrirán, con son: qué se va a hacer, cómo se va a
hacer, cuándo se va a hacer.

Los programas específicos son el resultado de la investigación preliminar, puesto que,

sin una adecuada programación de los puntos esenciales que se van a estudiar,
difícilmente se podrá cumplir con los objetivos que se esperan de la auditoria. Una vez
conocido el origen y la magnitud del problema a estudiar, y los objetivos a cumplir,
deberá elaborarse el programa específico, donde se identifiquen concretamente los
puntos que se abarcarán, qué se va a hacer, dónde, cómo, cuándo y quienes lo harán;
además, se deberá precisar el tiempo, responsables y actividades a desarrollar.

Ya definidos los problemas a estudiar, y el alcance de la auditoria que se practicará, se

hace necesario determinar qué personal se requiere para efectuar la auditoria, así como
el perfil en lo relativo a conocimientos y experiencias.

Es importante que se considere que el personal cuente con capacidad y gran madurez
en los problemas que se piensan auditar, y en caso de que surjan aspectos técnicos
especializados, contar con técnicos especializados a nivel de asesoría, para comprender
el problema y obtener resultados concretos.

Serán requisitos elementales, que los auditores cuenten con capacidad en:

- Diseños de sistemas y procedimientos.

- Análisis de puestos.
- Organización y métodos.
- Manejo y control de proyectos.
- Técnicas de investigación.

En la planeación de los trabajos a realizar, el auditor tomará en cuenta la colaboración

personal y material que la empresa le proporcionará. Deberá fijar de común acuerdo
con la empresa las fechas en que ésta ponga a su disposición tal colaboración.

38
Antes de iniciar la auditoria, se diseñarán los instrumentos necesarios que faciliten el
desarrollo del estudio; éstos pueden ser: cuestionarios, guías de entrevistas, listas
checables, etcétera; además de prever qué técnicas auxiliares se podrán utilizar,
principalmente serán las siguientes:

- Organigramas.
- Diagramas de proceso y flujo.
- Gráficas de Gantt.
- Redes de actividades.
- Estadísticas.
- Análisis de tiempos y movimientos.
- Muestreo y pruebas selectivas.
- Rendimiento de trabajo.
- Análisis factorial.
- Auditoria de puestos.
- Papeles de trabajo.
- Análisis funcional.
- Análisis operacional.
- Análisis de la capacidad instalada.
- Análisis de la productividad del trabajo.
- Carpeta de papales de trabajo.
- Análisis de la demanda.
- Análisis de las condiciones de trabajo.
- Cuestionario de auditoria.
- Técnicas de investigación.

Estas técnicas auxiliares solamente se citan a un nivel de ejemplo, puesto que son las
más usuales, pero esto no significa que sean todas.

El auditor precisará cantidades y características de los medios materiales que utilizará

durante el tiempo que requiera la ejecución de los trabajos, tales como papelería,
mobiliario, equipos, etcétera.

Para determinar el tiempo estimado requerido para el desarrollo de la auditoria se

deben considerar tres elementos: primero, la magnitud de los problemas a estudiar; la
amplitud que se le vaya a dar al estudio, de acuerdo con los resultados que se pretenden
obtener, además del personal que se tenga disponible, y, como tercer elemento a
considerar, será la experiencia obtenida en revisiones anteriores, en cuanto a la
participación y facilidades que normalmente brinda el personal del área a auditar.

Con la finalidad de ser más gráfico, es recomendable el empleo de gráficas de Grantt,

ya que permiten que se ajusten desviaciones que puedan surgir durante el desarrollo de
la auditoria, puesto que también funcionan como medidas de control a nivel de
planeación, y aseguran que se progrese en dirección a lo planeado.

39
CAPITULO V
Obtención de la información
Prácticamente en esta etapa es en donde da comienzo la auditoria, puesto que se inicia
con la ejecución de los programas para obtener la información necesaria de las áreas
sujetas al estudio.

El examen se inicia con la presentación que debe hacer el responsable de la unidad, del
personal que participará en la auditoria, planteando el objetivo y alcance del estudio.

En dicha presentación, se debe hacer especial énfasis en los fines y aspectos

constructivos de la auditoria, indicando que el resultado que arroje la revisión,
cualquiera que sea, será en beneficio del área auditada.

Es necesario que en esta entrevista o presentación, se pregunte al director o responsable

de la unidad, si tiene interés que algún área en particular sea revisada con mayor
profundidad o detalle, y el porqué.

En esta etapa (examen) es donde se aplican las técnicas de investigación (encuestas de

opinión, cuestionarios y observación directa), para la capacitación y análisis de la
información, formas y aspectos operativos, a saber:

a) TECNICAS DE INVESTIGACION

La investigación es la fase de los trabajos de auditoria que tiene por objeto encontrar
los elementos precisos y necesarios para que el auditor pueda formarse juicio acerca de
los problemas o situaciones referentes al caso que atiende.

Su manejo consiste en aplicar las técnicas adecuadas, a fin de obtener una descripción
lo más detallada y precisa posible del área a auditar.

Su propósito consiste en conocer la problemática de fondo, y no captar una extensa

variedad de información que desafía cualquier tipo de análisis. En esta etapa de la
auditoria, el auditor debe poner toda su atención para captar la información de utilidad.

A continuación se comentan las técnicas más utilizadas y aceptadas:

Encuestas

- Cuestionarios.
- Entrevistas
Estilos
Técnicas
Interpretación de documentos

- Verificación.
- Observación.

40
Encuesta
Esta técnica se aplica en forma combinada, permitiéndonos captar la información
planteada de los diferentes campos a investigar, mediante los instrumentos previamente
diseñados, los cuales se clasifican en dos tipos: cuestionario y entrevista.

a) Cuestionarios

Esta técnica tiende a obtener información mediante una serie de preguntas escritas,
previamente formuladas.

El empleo de esta técnica ofrece al auditor las siguientes ventajas:

- Obtener la información deseada para cada caso en particular .

- El cuestionario previamente elaborado permite:

Incluir en él todas aquellas preguntas de interés, cuyas respuestas lo capaciten

para formular sus conclusiones.

Elimina la posibilidad de omitir preguntas importantes.

Le permite reflexionar sobre la forma de encauzar las preguntas. Estas deben estar
ordenadas lógicamente y expuestas con claridad y precisión.

El uso de cuestionarios permite al auditor ahorro de tiempo en la investigación, puesto

que simultáneamente pueden ser contestados varios de ellos.

Los cuestionarios, por la clase de respuestas que se desea obtener pueden clasificarse
dentro de estos tres tipos:

- Cuestionarios con respuesta abierta;

- Cuestionarios con respuesta cerrada, y
- Cuestionarios con respuesta selectiva.

La respuesta abierta es la obtenida en función de la pregunta que deja en libertad al ser

interrogado para expresar ampliamente sus apreciaciones.

Este tipo de respuesta proporciona al auditor, en algunos casos, ideas útiles originadas
por la capacidad, inteligencia, experiencia, etcétera, del interrogado. Asimismo, estará
en condiciones de conocer situaciones viciosas o negativas y, consecuentemente, tomar
medidas al respecto.

Este tipo de respuesta no siempre proporciona resultados apetecidos, en vista de que es

frecuente encontrarse con respuestas ilegibles, confusas o que no corresponden a las
preguntas, originando pérdida de tiempo.

La respuesta cerrada es la obtenida en función de la pregunta que obliga al interrogado

a contestar afirmativa o negativamente.

41
Es aconsejable que al preparar el cuestionario, las preguntas se orienten en tal forma
para que las respuestas afirmativas indiquen situaciones correctas o positivas y las
negativas lo contrario, lo que obviamente permite evaluar fácilmente los resultados.

La respuesta selectiva es obtenida en función de la pregunta que deja al interrogado la

libertad de escoger entre varias alternativas. Este tipo de respuesta tiene por objeto
obtener apreciaciones de conformidad con los índices mayoritarios.

Las preguntas que se formulen en los cuestionarios deberán llevar la intención para
conseguir el tipo de respuesta requerida por el auditor.

Los cuestionarios pueden ser, entre otros, los siguientes:

- Cuestionario general de auditoria.

- Cuestionario funcional.
- Cuestionario de análisis de las condiciones de trabajo.
- Cuestionario de análisis de procedimientos.
- Cuestionario de análisis de formas.

Es importante considerar que la información que se obtenga por medio de los

cuestionarios será confiable, en la medida que se verifique; esta verificación se podrá
efectuar por medio de comprobaciones, evidencias en los documentos que se manejan,
con la aplicación de otras técnicas.

b) Entrevista

Esta técnica tiene por objeto obtener información por medio de conversaciones con
aquellas personas que de alguna manera están relacionadas con el caso que se
investiga.

El uso de esta técnica es de gran utilidad en trabajos de investigación.

Es aconsejable que el auditor, al aplicar esta técnica, se posesione de su papel

conciliador de intereses. Para lograrlo, tomará en cuenta las siguientes apreciaciones:

- Su presentación debe inspirar confianza.

- Su actuación debe ser sencilla y sin ostentaciones.
- Su conversación intencionada, encaminada a lograr la información deseada, debe
ser precisa, evitando interpretaciones equivocadas.
- El desarrollo de su conversación estará a la altura con la importancia y cultura de la
persona con quien trata.
- Procurará satisfacer dudas haciendo aclaraciones respectivas. Las conversaciones
deberán desarrollarse en medio de un ambiente cordial y sencillo, que permita
precisar con amplitud el objetivo deseado.

La entrevista se puede aplicar en dos formas: en forma particular y en forma general o

simultánea; ambas tienen sus ventajas y desventajas. La aplicación simultánea tiene la

42
ventaja de la economía y de la rapidez, pero tiene, como desventaja, la falta de
identificación con el personal entrevistado. La aplicación individual tiene la ventaja
del acercamiento, y mayor relación con el personal, lo que conlleva a mejores
resultados; la desventaja consiste en el alto costo y tiempo, que siempre serán mayores
que en la entrevista simultánea.

El uso de esta técnica es la forma más productiva de obtener información. Es por esto
que los resultados que se obtengan dependen, en gran medida, de los conocimientos
con que cuente la persona que haga uso de ella.

Existen una serie de reglas que deben ser consideradas por los auditores durante la
entrevista, y que se comentan a continuación:

- Elaborar, por escrito, los comentarios o impresiones de mayor importancia que se

tengan, para cuando se integre el informe no falten aspectos que puedan ser de
consideración.
- Comprobar las respuestas, ya sea con datos precisos, registros o cualquier aspecto
que respalde la información asentada.
- Anotar las opiniones y/o sugerencias que surjan durante la entrevista, como una
respuesta a las deficiencias administrativas detectadas.

5.2 ESTILOS BASICOS PARA MANEJAR CON ÉXITO LA ENTREVISTA

Dentro de nuestro papel de auditores, nos vamos a tener que enfrentar a diversos
caracteres y actitudes al momento de la entrevista. Es del todo conocido, que no existe
ninguna persona igual a otra; pero, sin embargo, a pesar de que cada persona cuenta
con características propias, también cuenta con rasgos de personalidad comunes,
mismos que nos permiten clasificarlos en cuatro grandes grupos de personalidad.
RASGOS DE LA PERSONALIDAD
Tímido Embustero Manipulador Agresivo

Introvertido Maniático Egocéntrico Sarcástico

Sumiso Simulador Excéntrico Irónico
Sentimental Mentiroso Creativo Cínico
Sugestionable Farsante Flexible Extrovertido
Mediocre Vengativo Autoritario
Nostálgico Líder Impulsivo
Depresivo Político Inestable
Desconfiado Político Autosuficiente
Inseguro Sociable
Seguro
Tomando como base estos cuatro tipos de personalidad, a los cuales nos enfrentaremos
cada día, se requiere contar con los instrumentos que aseguran el éxito de la
información captada durante la entrevista.

Se ha preparado una serie de principios que facilitarán nuestro trabajo, por lo cual se
recomienda se empleen únicamente como herramientas auxiliares.

43
Se considera que durante los 10 primeros minutos de la entrevista, es donde se debe
establecer el rapport para poder definir con qué tipo de personalidad cuenta el
entrevistado y, por consecuencia, donde se determina qué estilo de entrevista se deberá
aplicar.

5.3 ESTILO PARA ENTREVISTAR A UNA PERSONA TIMIDA

Seguramente, la inseguridad con que cuenta en sí mismo, y la incertidumbre hacia

lo desconocido, es lo que los inhibe. La recomendación práctica consiste en apoyar al
entrevistado con preguntas sencillas y concretas, con el fin de crearse un ambiente de
seguridad, hasta que sienta confianza y se acostumbre al auditor.

Es recomendable que, dependiendo del nivel jerárquico, se inicie con temas triviales al
momento de establecer el rapport (lograr la identificación inmediata). Resulta
importante cuidar los pequeños detalles como: el tono de voz que se use, la expresión,
la gesticulación facial y la manera de conducirse, son aspectos proyectivos en la
confianza que se requiere obtener del entrevistado. Es posible que la premura con que
cuente el auditor para concluir con su programa de entrevista, proyecte ansiedad y
tensión en el entrevistado, y, por lo tanto, cohibirlo aún más. Este tipo de personalidad
requiere mucho afecto y sonrisas, para predisponerlo a que esté dispuesto a confiarle al
auditor la problemática de fondo.

5.4 ESTILO PARA ENTREVISTAR A UNA PERSONA EMBUSTERA

Es posible que el nombre del estilo resulta más de lo que realmente es, pero la idea está
ahí implícita, puesto que es un mal que todos padecemos, tenemos tendencia a inflar
los hechos, las cosas, los aspectos de la vida en general un poco más de lo que
realmente son. Como ejemplo, es muy común que a nivel de selección de personal,
específicamente cuando se pregunta sueldos, experiencia, estudios, etcétera, es normal
que atrás de las respuestas afloren sentimientos de inferioridad o problemas de
personalidad, por lo que el auditor debe tener cautela y comprobar, con mayor cuidado,
la información captada.

La técnica de entrevista que más se aplica a esta clasificación, es la confrontación. A

nivel ejemplo se cita:

Si comenta que sus funciones son las de un estadígrafo, que muestre su trabajo.

Cuando el auditor sospeche que está inflando la información, comprobarla, ya sea con
su jefe inmediato o directamente con evidencias que no le permitan respaldar su
versión; por lo tanto, es recomendable solicitar aclaraciones francas, desde un
principio, en aquéllos puntos dudosos; esto motiva una llamada de atención en el
entrevistado y lo obliga a redefinir su actuación más apegada a la realidad.

44
5.5 ESTILO PARA ENTREVISTAR AL MANIPULADOR

Este tipo de personalidad es clásico, y es buen conocedor de que todas las personas
son, por naturaleza, vanidosas y, claro, su herramienta fuerte es la adulación.
Generalmente inician una entrevista en esta forma:

“¿Usted es el famoso licenciado Cabrera? Tenía muchos deseos de conocerle, he oído

hablar mucho de usted. A propósito, el otro día lo vi. en TV. El señor director es amigo
mío y me ha hablado muy bien de usted”, etcétera. Es muy frecuente que el auditor
caiga en el argumento debido a su inexperiencia y juventud, como también sucede que
ni por enterado se da. Concluye la entrevista y piensa. “Qué amble y fina persona, ojala
que todas mis entrevistas fueran así”. Realmente hacer auditorias es muy sencillo.

Este tipo de personas cuentan con una gran capacidad para explotar los encantos de la
gente, y si no los tiene se los crea, expresan muy claro y con una gran franqueza
aparente, parecen un libro abierto, pero eso sí, casi no permiten que se les pregunte, y
ha sucedido que en algunos casos sugieren que se les analice su situación financiera. Su
finalidad principal consiste en desorientar y evitar el acceso al auditor a determinadas
áreas.

Es recomendable que el auditor controle su necesidad de ser adulado y no pierda la

finalidad de la misión que se le ha encomendado, y aplique las técnicas de la entrevista
más apropiadas.

5.6 ESTILO PARA ENTREVISTAR A UNA PERSONA AGRESIVA

Para este tipo de personalidad, se recomienda que la persona sea la que establezca el
rapport, y que éste sea breve, puesto que no requiere de grandes muestras de apoyo de
parte del entrevistador, sino lo que busca es demostrar que es autosuficiente y capaz de
concluir, en forma efectiva, cualquier situación que se le presente. Motivo por el cual
hay que procurar que satisfaga esa necesidad, dejándolo que inicie su exposición.
Como en muchos casos la agresividad será exagerada, y es más aparente que real, es
necesario que se le oriente y conduzca sutilmente a los puntos principales de la
entrevista, o a las áreas que se haya planeado investigar.

5.7 TECNICAS DE LA ENTREVISTA

A continuación se exponen las técnicas que se emplean con más frecuencia en la

entrevista.

Rapport. Su finalidad consiste en disminuir la ansiedad del entrevistado para que hable
con libertad, y su comportamiento sea natural por medio de escuchar con interés, tratar
con cortesía, etcétera.

Eco. Consiste en repetir la última palabra o frase que el entrevistado acaba de decir,
con el fin de que ahonde en el tema. Por ejemplo:

Entrevistado: “Cursé mis estudios en la Universidad de Harvard”.

45
Entrevistador: “Harvard”.

Entrevistado: “Bueno, es que así se llamaba antes la Universidad del Valle de México”.

Silencio. Consiste en no hablar una vez que el entrevistado ha concluido el punto

tratado. El objeto es determinar qué comenta el entrevistado sintiéndose presionado.

Confrontación. Esta técnica es aplicable, principalmente a los entrevistados que tratan

de sorprendernos con exageraciones. Consiste en solicitar respuestas concretas y
objetivas, pruebas, evidencias, etcétera.

Preguntas proyectivas. Consisten en proyectar la respuesta del entrevistado en tercera

persona. Lo que se busca es que el entrevistado sienta mayor libertad al expresarse. Por
ejemplo: “¿Qué opinión cree usted que tengan sus compañeros de su jefe?”.

Preguntas situacionales: Consisten en solicitarle al entrevistado se ubique en una

situación hipotética, y que comente qué haría si la viviese. Por ejemplo: “Si fuera usted
el jefe del departamento, ¿qué haría?”.

Uso del grado. Consiste en gesticular en forma aprobatoria, como dando a entender
que está de acuerdo con lo que comenta el entrevistado. Se usa como una medida de
apoyo.

Uso del desagrado. Consiste en gesticular negativamente, como indicando que no está
correcto. El objeto es medir la seguridad de las palabras del entrevistado.

Presión emocional. Consiste en presionar, a fondo, al entrevistado, con objeto de medir

el grado de control emocional con que cuenta la persona. Por ejemplo: “Según su
versión, todo está bien y no creo que sea cierto. Discúlpeme que lo contradiga, pero no
creo que esté la administración como usted lo comenta”.

Presión de tiempo. Consiste en medir la reacción del entrevistado cuando tiene el

tiempo contado. Por ejemplo: “Le voy a pedir que en cinco minutos exponga usted el
propósito con que cumple su puesto”.

5.8 INTERPRETACION DE DOCUMENTOS

Esta técnica consiste en estudiar los datos y cifras contenidos en documentos con el
objeto de establecer razones y valuar hechos sobre la materia que se investiga.

Para que el auditor pueda hacer uso de esta técnica, es necesario que la gerencia de la
empresa le proporcione la documentación que el auditor estime necesaria o lo faculte
para tener acceso a las fuentes de información indispensables para satisfacer el
objetivo. Tales como: actas, contratos, manuales de organización, gráficas, formas
impresas, estados financieros, presupuestos, estadísticas, informes y otros dentro de la
empresa y fuera de ella, tales como: boletines, revistas, publicaciones,
reglamentaciones, etcétera.

46
5.9 VERIFICACION

Tiene por objeto comprobar físicamente si se cumplen los objetivos, políticas y

procedimientos previamente establecidos.

Esta técnica permite confirmar materialmente las informaciones obtenidas por la

aplicación de otras técnicas; asimismo, le sirve para comprobar la efectividad de datos
y cifras consignados en documentos que estudia.

5.10 OBSERVACION

Esta técnica consiste en observar la forma como se desarrollan materialmente las

operaciones o situaciones a fin de hacer las apreciaciones pertinentes, proporcionando
de inmediato una idea genérica de la parte que se observa, indicándole, según el caso,
el camino a seguir con mayor interés.

Esta técnica, como la de verificación mencionada anteriormente, también es utilizada

para confirmar materialmente las informaciones obtenidas por la aplicación de otras
técnicas.

El auditor, en cualquier tipo de investigación, agotará hasta donde sea posible las
fuentes de información. Asimismo, confirmará los resultados obtenidos mediante el
uso de varias técnicas, a fin de asegurarse plenamente de la veracidad de los datos
obtenidos, ya que éstos constituyen el apoyo de sus conclusiones.

47
CAPITULO VI
Escalas de evaluación y medición
En la Auditoria contable, que es eminentemente cuantitativa, al presentarse un dictamen de
tipo cualitativo, se sabe que está respaldado con cifras. En cambio, en la Auditoria
administrativa se trabaja con un mayor número de elementos cualitativos y se pretende dar
una evaluación cuantitativa, es decir, dar una calificación final de tipo numérico, ya que es
la única manera de unificar criterios de manera universal a cualquier tipo de evaluación.

Actualmente las calificaciones son un tanto empíricas, pero conforme vaya avanzando y
mejorándose esta disciplina se podrán establecer evaluaciones cada vez más objetivas para
tener un sistema de evaluación con mayor aceptación.

A continuación se incluyen algunos ejemplos de escalas de evaluación:

INSTITUTO AMERICANO DE ADMINISTRACIÓN

Esta organización utiliza una escala que va de 7500 a 10000 puntos, repartidos en 10 áreas
distintas, y el total valora a la empresa. La calidad de la administración está determinada de
acuerdo con una calificación numérica sobre una base estándar de las 10 categorías o
factores en que se han agrupado los aspectos más importantes de administración.

Tabla 1. Escala para una organización de tipo religioso

Máximo Mínimo
1. Función social 1000 750
2. Estructura formal 800 600
3. Crecimiento de sus instalaciones 500 375
4. Análisis de membresía 1300 975
5. Programa de desarrollo 800 600
6. Políticas financieras 800 600
7. Análisis del consejo de directores 800 600
8. Eficiencia en la operación 700 525
9. Evaluación administrativa 1200 900
10. Efectividad en la dirección 2100 1575
TOTAL 10000 7500

Tabla 2. Escala para una organización de tipo educativo.

Máximo Mínimo
1. Función académica 1000 750
2. Estructura formal 800 600
3. Crecimiento 500 375
4. Programa de desarrollo 800 600
5. Análisis de los alumnos egresados 1300 975
6. Políticas financieras 800 600
7. Eficiencia en la operación 700 525
8. Análisis del consejo de directores 800 600
9. Evaluación administrativa 1200 900

48
10. Efectividad en la enseñanza 2100 1575
TOTAL 10000 7500
Tabla 3. Escala para un hospital.

Máximo Mínimo
1. Función social 1000 750
2. Estructura formal 800 600
3. Crecimiento de instalaciones 500 375
4. Programa de desarrollo 800 600
5. Cuidado de los pacientes 1300 975
6. Políticas financieras 800 600
7. Eficiencia en la operación 700 525
8. Evaluación del consejo de directores 800 600
9. Evaluación administrativa 1200 900
10. Efectividad en la actividad científica 2100 1575
TOTAL 10000 7500

Tabla 4. Escala para una institución sin fines de lucro.

Máximo Mínimo
1. Función económica 1000 750
2. Estructura formal 500 375
3. Crecimiento 500 375
4. Atención a los donadores 1200 900
5. Investigación y desarrollo 700 525
6. Análisis del consejo de directores 800 600
7. Políticas financieras 800 600
8. Eficiencia en la operación 700 525
9. Servicio al público 1400 1050
10. Evaluación de los ejecutivos 2400 1800
TOTAL 10000 7500

Tabla 5. Escala para una institución con fines de lucro.

Máximo Mínimo
1. Función económica 400 300
2. Estructura formal 500 375
3. Utilidades 600 450
4. Atención a los accionistas 700 525
5. Investigación y desarrollo 700 525
6. Consejo de administración 900 675
7. Políticas fiscales 1100 825
8. Eficiencia en la producción 1300 975
9. Distribución 1400 1050
10. Evaluación de los ejecutivos 2400 1800
TOTAL 10000 7500

49
ANÁLISIS FACTORIAL DEL BANCO DE MÉXICO

Este es otro esfuerzo de evaluación y se realiza mediante un modelo para tabular y

combinar evaluaciones.

Tabla 6. Modelo de Evaluación del Banco de México.

Elementos Clasificación % de % de bxc Áreas de escasa
tentativa de contribución efectividad 100 acción
factores del factor al (c) (d) (e)
(a) total (b)
Política de 4 10 50 5 x
inversión y
reemplazo
Servicios 2 25 90 22.5
extremos y
medios
Servicios 3 15 80 12
internos
Inversión para 1 50 60 30 xx
las operaciones
100 69.5

Procedimiento de tasación:
1) Clasifique en la columna “a” los elementos por orden de importancia.
2) Tase (considerando la columna “a”) la contribución del elemento al total (en %), en la
columna “b”.
3) Tase en la columna “c” la efectividad de la acción de los elementos en porcentaje.
4) Combine en la columna “d” los resultados de “b” y “c”.

Al igual que resulta difícil medir la productividad tanto en microeconomía como en

macroeconomía, la medición del desempeño de las operaciones dentro de una
organización, presenta las mismas dificultades.

AUDITORÍAS DE LA CALIDAD TOTAL

Como se mencionó en el tema de Sistemas de Calidad Total, existen diferentes modelos,

sistemas y normas que se han instituido en diversos países con el fin de que las
organizaciones mejoren la calidad de sus prácticas tanto administrativas como
operacionales.

En Japón se instituyó un premio de calidad, creado en 1951 para conmemorar las

contribuciones que el Dr. W. E. Deming hizo al control de calidad en ese país. Cuando una
empresa hace una solicitud para participar en el concurso, el subcomité del premio envía a
un gran número de expertos en control de calidad a visitar las plantas y sede de la empresa.
Estos expertos examinan el estado actual de la empresa y otorgan calificaciones. Para ser
merecedora de alguno de los premios, la empresa debe alcanzar 70 puntos como un todo, la
alta gerencia debe lograr por lo menos 70 puntos y ninguna de las unidades examinadas
puede obtener menos de 50.

50
En Estados Unidos existe el premio Malcolm Baldrige de Calidad y en México existe el
premio Nacional de Calidad y algunos otros premios a nivel estatal, como por ejemplo, el
Premio Guanajuato a la Calidad, el premio Nuevo León a la Calidad, entre otros. Uno de
los beneficios de estos premios es que han ayudado a que las organizaciones consideren a
los programas de calidad como estrategias aplicables en todos los departamentos de la
compañía con el objetivo de contribuir a la satisfacción del cliente. En la siguiente tabla se
muestran los criterios de puntuación para la evaluación final (versión revisada 1993) del
Premio Nacional de Calidad.

Tabla 7. Criterios de evaluación del Premio Nacional de Calidad.

Categorías y temas específicos Puntos máximos

1.0 Calidad centrada en dar valor superior a los clientes 200
1.1 Conocimiento profundo de los clientes 80
1.2 Sistemas para mejorar el servicio a los clientes o usuarios 60
1.3 Sistemas para determinar los requisitos futuros de los clientes 60
2.0 Liderazgo 150
2.1 Liderazgo mediante el ejemplo y la práctica 80
2.2 Valores de calidad 70
3.0 Desarrollo del personal con enfoque de calidad 150
3.1 Participación inteligente, informada y eficaz del personal 50
3.2 Educación y desarrollo 40
3.3 Desempeño y reconocimiento 30
3.4 Calidad de vida en el trabajo 30
4.0 Información y Análisis 60
4.1 Fuentes y datos 40
4.2 Análisis de la información 20
5.0 Planeación 70
5.1 Planeación estratégica 30
5.2 Planeación operativa 40
6.0 Administración y mejora de procesos 120
6.1 Diseño de productos y servicios 30
6.2 Procesos clave 30
6.3 Procesos en las áreas de apoyo 20
6.4 Proveedores 20
6.5 Evaluaciones de calidad 20
7.0 Impacto en la sociedad 50
7.1 Preservación de ecosistemas 30
7.2 Difusión y promoción de la cultura de la calidad en la comunidad 20
8.0 Resultados de calidad 200
8.1 Mejora de productos y servicios 50
8.2 Mejora de las operaciones y de la productividad 30
8.3 Mejora de las áreas de apoyo y de proveedores 30
8.4 Mejora de los resultados financieros por la calidad 40
8.5 Mejora de los resultados de satisfacción de los clientes 50
TOTAL 1000

51
JOSÉ ANTONIO FERNÁNDEZ ARENA.
Este método propone una escala para cada pregunta formulada, de la siguiente manera:

Tabla 8. Escala de evaluación de José A. Fernández Arena

Apreciación
Puntos Cumplimiento
Excelente 5 90 a 100%
Muy bien 4 80 a 89%
Bien 3 60 a 79%
Regular 2 40 a 59%
Mal 1 20 a 39%
Muy mal 0 0 a 19%

Tabla 9. Ejemplo de evaluación de una empresa hipotética.

Área Preguntas Valor Puntos

Objetivos Institucionales
Servicio a clientes 5 50 250
Social a las autoridades 5 50 250
Social a los colaboradores 10 50 500
Social a la comunidad 5 50 250
Económico de crecimiento 5 50 250
Económico a los acreedores 5 50 250
Económico a los inversionistas 5 50 250
TOTAL 2000

Niveles jerárquicos
Dirección 20 50 1000
Vigilancia 10 50 500
Planeación y Control 10 50 500
TOTAL 2000

Funciones
Su estructura
Su proceso administrativo

Básicas
Producción y servicios 110 5 650
Comercialización 110 5 650
1300

Complementarias
Relaciones humanas 150 5 750
Relaciones públicas 90 5 450
Finanzas 110 5 650
Procesamiento de datos 100 5 500
Investigación 90 5 450
Compras y almacenes 90 5 450
Servicios generales 90 5 450
3700
TOTAL DEL EJEMPLO 10000

52
 Nota: para los objetivos institucionales y los niveles jerárquicos, su valor se multiplicó por
diez, lo cual obedece al convencimiento de que son factores vitales de la empresa y que de
su buen funcionamiento depende en gran medida el éxito de la organización.

Según el resultado del cuestionario de la Auditoria, la administración se considera de la

siguiente forma:

Tabla 10. Tipo de Administración según resultados de la Auditoria.

Rango % Administración
9000 a 10000 90 a 100 Excelente
8000 a 8999 80 a 89 Muy buena
6000 a 7999 60 a 79 Buena
4000 a 5999 40 a 59 Regular
2000 a 3999 20 a 39 Mala
0 a 1999 0 a 19 Muy mala

53
CAPITULO VII

El informe

El Informe es la narración escrita o verbal sobre los resultados que se obtienen de un

encargo.

Los Informes redactados por el auditor deben hacerse por escrito, ya que en esta forma
queda constancia de su labor. Por otra parte, el informe escrito es prácticamente una prueba
de sus sugerencias, acuerdos tomados o resultado de su trabajo.

PRESENTACIÓN Y CONTENIDO

REQUISITOS:

• Debe estar redactado en forma sencilla.

• Las conclusiones deben de estar apoyadas con argumentos razonados y
convincentes, motivando la acción correspondiente.
• Debe estar escrito con limpieza y papel adecuado
• El Informe, según el caso deberá acompañarse de todos aquello documentos
formulados como resultado de los trabajos, tales como: graficas, formas,
observaciones.

La importancia del informe de auditoria radica principalmente en:

1. Representa el medio por el que se comunican los resultados y sugerencias.

2. Será la base para trabajos subsecuentes del auditor interno gubernamental.
3. Producto de nuestro trabajo, por tal constituye la base de eficaces reportes de
observaciones relevantes y seguimientos de medidas correctivas.

El informe de auditoria puede ser de cierto modo la demostración de:

* La calidad del trabajo de la auditoria

* La preparación del cuerpo de auditores.

* El conocimiento que se tiene de la operación, área o servicio auditado.

FORMA DE PRESENTACIÓN DEL INFORME

• Narrativos

• Importancia

• Extractado

54
ESTRUCTURA DEL INFORME

• Consideraciones generales
• Observaciones relevantes
• Observaciones detalladas
• Recomendaciones
• Comentarios
• Anexos

CONTENIDO DEL INFORME DE AUDITORIA

De acuerdo con las normas de auditoria, el informe de auditoria deberá hacer una clara
mención de la naturaleza, objeto y alcance del trabajo desarrollado, señalado en su caso,
las limitaciones que se hubieran enfrentado para el cumplimiento de los objetos
propuestos.

La información que se proporciona a través de los reportes de auditoria acerca de los actos,
hechos o situaciones observados, debe reunir principalmente los siguientes atributos de
calidad

* OPORTUNIDAD. * OBJETIVIDAD
* CONVICCION. * INTEGRIDAD
* COMPETENCIA. * CLARIDAD
* RELEVANCIA. * UTILIDAD

TIPOS DE INFORMES DE AUDITORIA

ATENDIENDO AL TIPO DE AUDITOR QUE LO ELABORA:

* Informes de auditoria interna.

* Informes de auditoria externa.

ATENDIENDO AL TIPO DE AUDITORIA:

* Informe de auditoria financiera.

* Informe de auditoria operacional.
* Informe de auditoria de legalidad.

ATENDIENDO A LA EPOCA EN QUE SE REALIZA:

* Informe previo.
* Informe final.

ATENDIENDO A LA FORMA EN QUE SE ELABORA:

* Informe verbal.
* Informe escrito.

55
ATENDIENDO .A SU EXTENCION:

* Informe corto.
* Informe largo.

Principales aspectos a considerar para los diferentes informes, según se trate de una
auditoria, seguimiento o revisión especial

* QUE SE VA A INFORMAR?
LOS RESULTADOS MAS IMPORTANTES DE LA REVISION.

* COMO SE VA A INFORMAR?
POR MEDIO DEL INFORME DE AUDITORIA
.
* CUANDO SE VA A INFORMAR?
A TIEMPO PARA QUE LAS OBSERVACIONES SEAN ATENDIDAS.

PARTES QUE CONFORMAN EL INFORME DE AUDITORIA

DE IDENTIFICACION:

* Carátula interior.
* Índice.
* Alcance.

DE CONTENIDO:

* Evaluación general.
* Aspectos determinados.

DE COMPLEMENTO:

* Anexos.

PUNTOS RELEVANTES SOBRE LA ESTRUCTURA DEL INFORME DE

AUDITORIA

EVALUACION GENERAL:
Contiene una síntesis de los principales problemas detectados en la revisión, con la
finalidad de atender la atención del titular del área o servicio auditado hacia aquellos
aspectos que requieren mayor esmero para su resolución.

ASPECTOS DETERMINADOS (ELEMENTOS):

* Observación.
* Causa.
* Efecto.
* Recomendación.

56
PAPELES DE TRABAJO SUSTENTACION

Calidad de la evidencia los procedimientos de auditoria deben quedar asentados en papeles

de trabajo, los cuáles son documentos donde se muestra el estudio y evaluación del control
interno; Es el punto de partida para la preparación de los informes y facilitan el desarrollo
de la supervisión.

Los papeles de trabajo por su importancia se clasifican en:

• Resumen
• Analíticas
• De marcas

Los papeles de trabajo deben contener los siguientes requisitos:

a) Clave o índice de la cedula

b) Nombre de la empresa
c) Fecha del trabajo
d) Descripción del trabajo
e) Iniciales de quien preparo y superviso
f) Fecha de preparación

Así mismo estos papeles de trabajo deben de contener las fuentes de obtención de
información tales como:

a) Fuente de los datos asentados en el cuerpo de la cedula

b) Significado de las marcas utilizadas en el caso de que no se elabore cedula especial

A continuación se presenta a manera de ejemplo un informe de auditoria, el cuál contiene

elementos que se han citado.

57
CP Héctor Manuel Sánchez Álvarez.
Director General de Auditorias en Sistemas Administrativos
S.C

“correspondencia confidencial”.

Le informo, que se han analizado los resultados obtenidos en la

revisión efectuada en la auditoria administrativa a la empresa
GRUPO YENNY, y después de comentarlo con el personal a mi
cargo, considero que las situaciones que se mencionan en el informe
como “observaciones”, son aceptables y correctas.

Por tal motivo, me comprometo a solventar las observaciones

determinadas y aplicar las recomendaciones propuestas a corto
plazo, invitando a su empresa a llevar un seguimiento puntual de los
mismos.

ATENTAMENTE.
Colima, col. 27 de Mayo de 2005.

C. Juan Antonio Pérez Solórzano.

Dueño y gerente general de Grupo Yenny.

58
 HOJA
INDICE
DEL AL

Alcance de la revisión AA

Evaluación General EG

Observaciones IA01 IA07

Anexos IA08 IA09

59
 GRUPO YENNY.
AUDITORIA ADMINISTRATIVA. AA
Del 1 de Enero al 30 de Abril de 2005.

ALCANCE DE LA REVISIÓN.

La presente revisión comprendió el período del 1 de enero al 30

de Abril de 2005, realizándose con base en pruebas selectivas y
con el alcance que los auditores determinaron conveniente en
relación a las necesidades de su empresa, plasmadas en el
diagnostico previo de la misma, así como de la entrevista y
documentación proporcionada.

60
 GRUPO YENNY.
AUDITORIA ADMINISTRATIVA. EG
Del 1 de Enero al 30 de Abril de 2005.

EVALUACIÓN GENERAL

De la revisión practicada al Grupo Yenny SA, con el propósito de

verificar los controles internos con base en una auditoria
administrativa, en las áreas de recursos humanos y materiales se
determinan las siguientes observaciones relevantes:

1.-No se tiene implementado un sistema de inventarios que permita

llevar un control en la mercancía.

2.-Expedientes laborales del personal incompletos, y las

prestaciones personales no son equitativas

3.-El inventario de mobiliario y equipo no se tiene actualizado

4.-No se cuenta con un control que permita llevar el registro de

asistencia de personal.

5.-No existen resguardos de mobiliario y equipo

6.-Manuales de organización obsoletos, y carecen de un

organigrama.

7.- Ingresos NO depositados oportunamente.

61
 GRUPO YENNY.
AUDITORIA ADMINISTRATIVA. IA01
Del 1 de Enero al 30 de Abril de 2005.

OBSERVACIÓN RECOMENDACIÓN FECHA DE

SOLVENTA
CIÓN

CORRECTIVA
1.-INVENTARIOS DE Implementar un sistema de inventarios
MERCANCIA que le permita al Gerente tener un
buen control y salvaguarda de sus
SITUACIÓN mercancías, así como poder
determinar en forma rápida y precisa
El Gerente General de GRUPO YENNY, cual es la existencia con que cuenta.
desconoce cual es el costo exacto así como la
existencia total de las mercancías con que
cuenta en cada una de sus sucursales

CAUSA

No se tiene implementado un sistema de

inventarios que permita al gerente tener un
control sobre las mercancías que maneja la
empresa.
.

EFECTO

Existe el riesgo que se sustraiga la mercancía

sin que se pueda detectar el faltante,
ocasionando perdidas para el negocio.

62
 GRUPO YENNY.
AUDITORIA ADMINISTRATIVA. IA02
Del 1 de Enero al 30 de Abril de 2005.

OBSERVACIÓN RECOMENDACIÓN FECHA DE

SOLVENTACIÓN

CORRECTIVA

Registrar a los trabajadores

2.-RECURSOS HUMANOS ante el IMSS, dentro de los
primeros 15 días en que
SITUACIÓN ingresen a la empresa cuando
menos con un salario mínimo.
Al analizar los expedientes personales de los
trabajadores del GRUPO YENNY, se
observaron las siguientes incidencias, 4
trabajadores no reciben las prestaciones que
otorga la ley del seguro social, en forma
adecuada y justa, estos son: Isis Godoy
López, Rosa Maria Frías Medina, Isabel Soto
Barreto y Orlando Gutiérrez Cossio.

CAUSA

Por costumbre, no se da de alta a los

trabajadores de nuevo ingreso hasta que haya
cumplido 3 meses laborando en la empresa.

EFECTO

El Instituto Mexicano del Seguro Social en

el ejercicio de sus facultades de
comprobación puede detectar esta
irregularidad y determinar un capital
constitutivo e la empresa lo cual afectaría su
patrimonio.

63
 GRUPO YENNY.
AUDITORIA ADMINISTRATIVA. IA03
Del 1 de Enero al 30 de Abril de 2005.

OBSERVACIÓN RECOMENDACIÓN FECHA DE

SOLVENTACIÓ
N

3.- MOBILIARIO Y EQUIPO

SITUACION ACTUAL CORRECTIVA

Al verificar en forma física el inventario de mobiliario y
equipo con que cuenta la empresa en cada una de sus Implementar un sistema de control
sucursales se determino que: que le permita mantener
-Existen varias diferencias entre lo registrado en el actualizado su inventario
inventario y lo que realmente se posee (anexo1) registrando automáticamente la
-Se desconoce cual es el verdadero estado físico de los baja o alta de cualquier bien, así
bienes. como conocer cual es el estado
físico real del mobiliario y equipo.
CAUSA
No existe un control que permita mantener actualizado el
inventario de mobiliario y equipo.

EFECTO
Se pueden sustraer bienes sin que se detecte el faltante lo
cual va en detrimento del patrimonio de la empresa.

64
 GRUPO YENNY.
AUDITORIA ADMINISTRATIVA. IA04
Del 1 de Enero al 30 de Abril de 2005.

BSERVACIÓN RECOMENDACIÓN FECHA DE

SOLVENTACIÓN

4.-CONTROL DE ASISTENCIA
CORRECTIVA
SITUACION ACTUAL
Al realizar una inspección física para verificar la Implementar un control de
asistencia y permanencia del personal en su área de asistencia que permita llevar un
adscripción se observó que Yamara Maldonado y registro de las incidencias que se
Rosa María Frias Medina adscritas a la sucursal Plaza presenten.
San Fernando no se presentaron a laborar sin que
mediara justificante alguno.

CAUSA
El no contar con un control que permita llevar el
registro de asistencia.

EFECTO
Provoca que se paguen sueldos no devengados.

65
 GRUPO YENNY.
AUDITORIA ADMINISTRATIVA. IA05
Del 1 de Enero al 30 de Abril de 2005.

OBSERVACIÓN RECOMENDACIÓN FECHA DE

SOLVENTACIÓN

5.-RESGUARDO
CORRECTIVA
SITUACIÓN Implementar la política de
que los trabajadores que
El mobiliario y equipo con que cuenta utilicen de manera
GRUPO YENNY no se encuentra bajo el permanente mobiliario o
resguardo de ningún trabajador. equipo se hagan
responsable del cuadro del
CAUSA mismo, firmando un
resguardo.
No existe un lineamiento en el que se
establezca un procedimiento para que los
bienes queden bajo el cuidado y
responsabilidad del trabajador que los
utilice.

EFECTO

En caso de existir la perdida o extravío de

un bien, no es posible fincarle
responsabilidad al trabajador que lo utiliza
ya que dicho bien no se encuentra bajo su
custodia. Lesionando así, el patrimonio de
la empresa.

66
 GRUPO YENNY.
AUDITORIA ADMINISTRATIVA. IA06
Del 1 de Enero al 30 de Abril de 2005.

OBSERVACIÓN RECOMENDACIÓN FECHA DE

SOLVENTACIÓN

CORRECTIVA

Elaborar un organigrama
en el cual se identifique
claramente la estructura de
6.- ESTRUCTURA la empresa así como, las
ORGANIZACIONAL funciones de cada
empleado y sus cargas de
trabajo y difundirlo entre
SITUACIÓN los trabajadores.
Al analizar la estructura organizacional de la
empresa se observo que GRUPO YENNY S. A. de
C. V. no tiene bien establecidos sus canales
internos de comunicación

CAUSA

No cuenta con un organigrama, ni con un manual

de procedimientos actualizado que se de a conocer
a sus empleados.

EFECTO

Existe un desequilibrio en las cargas de trabajo y

los empleados no tienen clara las funciones de cada
área.

67
 GRUPO YENNY.
AUDITORIA ADMINISTRATIVA. IA07
Del 1 de Enero al 30 de Abril de 2005.

OBSERVACIÓN RECOMENDACIÓN FECHA DE

SOLVENTACIÓN

CORRECTIVA

Apegarse a lo señalado en su
plan de trabajo y realizar los
depósitos, a más tardar el día
7.- Ingresos NO depositados hábil siguiente a aquel en que
oportunamente. ingreso.

SITUACIÓN

Al analizar los ingresos obtenidos durante el mes de

mayo del 2005, se observó que estos no se depositan con
oportunidad, ya que tienen un retrazo de 2 hasta 9 días.

CAUSA

No se apegan a los señalado en el plan de trabajo de

grupo Yenny, el cual señala que los ingresos deben
depositarse diariamente.

EFECTO

Al no depositar los ingresos diariamente se corre el

riesgo de:
• Sean sustraídos de la caja de la empresa.
• Deje de generar rendimientos.
• La SHCP en el ejercicio de sus facultades de
comprobación pueda determinarlo como ingreso
omitido.

68
 GRUPO YENNY.
AUDITORIA ADMINISTRATIVA. IA08
Del 1 de Enero al 30 de Abril de 2005.
ANEXO 1

GRUPO YENNY, S.A. DE C.V.

RELACION DE MOBILIARIO Y EQUIPO
PERÍODO:

DESCRIPCION DEL BIEN CANTIDAD UBICACIÓN FISICA OBSERVACIONES

Sillas 2 Madero Falta 1

Ventilador de pedestal 3 Madero Faltan 2
Ventilador de techo 2 Madero Sobra 1
Maniquies con base 5 Madero Falta 1
Ruedas 2 Madero Sobra 1
Maniquies con gancho 30 Madero Sobran 44
Maniquies bustos 6 Madero No registrado en el inventario
Banco 1 Madero No registrado en el inventario
Parrillas 5 Madero No registrado en el inventario
Escalera de aluminio 5 peldaños 1 Madero No registrado en el inventario
Sillas 3 Morelos Faltan 2
Maniquies con base 5 Morelos sobra 1
Cascada tubular 60 Morelos Sobran 10
Gancho blister 25 Morelos Faltan 19
Maniquie con gancho 30 Morelos Sobran 6
Raquets 6 Morelos Sobran 6
Base maniquie 2 Morelos sobra 1
Banco 1 Morelos No registrado en el inventario
Escalera de aluminio 3 pies 1 Morelos No registrado en el inventario
Enfriador GE 1 Morelos No registrado en el inventario
Muebles con entrepaños de madera 2 Morelos No registrado en el inventario
Maniquies medio 9 Morelos No registrado en el inventario
Pedestales de hierro 4 Morelos No registrado en el inventario
Sillas 2 Soriana Faltan 1
Maniquies completos 3 Soriana Falta 1
Maniquies con base 5 Soriana Sobran 13
Maniquies medio 10 Soriana Sobran 7
Raquets 3 Soriana Falta 1
Ruedas 2 Soriana Sobra 1
Cascada tubular 60 Soriana Sobran 21
Cascada bca 50 Soriana Faltan 25
Maniquies con gancho 30 Soriana Sobran 8
Base maniquie 2 Soriana Falta 1
Maniquies con base 5 Ley san Fernando Sobran 4
Maniquies medio 10 Ley san Fernando Sobran 3
Cascada tubular 60 Ley san Fernando Sobran 12

69
 GRUPO YENNY.
AUDITORIA ADMINISTRATIVA. IA09
Del 1 de Enero al 30 de Abril de 2005.
ANEXO 2

GRUPO YENNY, S.A. DE C.V.

INGRESOS NO DEPOSITADOS OPORTUNAMENTE (ANEXO 2)
OPORTUNIDAD EN LOS DEPÓSITOS, DE LOS INGRESOS OBTENIDOS.
PERÍODO: MAYO DE 2005

FECHA
DIFERENCIA
INGRESOS
EN DIAS
INGRESO DEPÓSITO

$ 3,038.00 2 04/05/05 2

$ 3,400.00 3 04/05/05 1

$ 1,709.00 4 04/05/05 0

$ 4,443.00 5 11/05/05 6

$ 4,896.00 6 11/05/05 5

$ 4,746.00 7 11/05/05 4

$ 1,979.00 8 11/05/05 3

$ 8,284.00 9 11/05/05 2

$ 9,466.00 10 19/05/05 9

$ 3,013.00 11 19/05/05 8

$ 3,482.00 12 19/05/05 7

$ 8,671.00 14 19/05/05 5

$ 2,330.00 15 19/05/05 4

$ 7,406.00 18 22/05/05 4

$ 3,144.00 19 22/05/05 3

$ 4,477.00 20 22/05/05 2

$ 4,242.00 21 22/05/05 1

70
GRUPO YENNY.
AUDITORIA ADMINISTRATIVA. IA10
Del 1 de Enero al 30 de Abril de 2005.
Personal participante

En la presente revisión participaron los siguientes auditores:

Tipo de
Nombre Firma
Auditor
Jefe de
CP Héctor Manuel Sánchez Álvarez
grupo
CP Hugo Leonel Castro Roca Auditor A

Lic. Josefina de la Mora Díaz Auditor A

Lic. Edgar Salvador Gutiérrez Casilla Auditor A

Lic. José Carlos Nande Vázquez Auditor A

71
CONCLUSIÓN.

El auditor es el proceso de acumular y evaluar evidencia, realizando por una persona

independiente y competente acerca de la información cuantificable de una entidad
económica especifica, con el propósito de determinar e informar sobre el grado de
correspondencia existente entre la información cuantificable y los criterios establecidas.

Su importancia es reconocida desde los tiempos más remotos, teniéndose conocimientos de

su existencia ya en las lejanas épocas de la civilización sumeria.

El factor tiempo obliga a cambiar muchas cosas, la industria, el comercio, los servicios
públicos, entre otros. Al crecer las empresas, la administración se hace mas complicada,
adoptando mayor importancia la comprobación y el control interno, debido a una mayor
delegación de autoridades y responsabilidad de los funcionarios.

Debido a todos los problemas administrativos sé han presentado con el avance del tiempo
nuevas dimensiones en el pensamiento administrativo. Una de estas dimensiones es la
auditoria administrativa la cual es un examen detallado de la administración de un
organismo social, realizado por un profesional (auditor), es decir, es una nueva herramienta
de control y evaluación considerada como un servicio profesional para examinar
integralmente un organismo social con el propósito de descubrir oportunidades para
mejorar su administración.

Tomando en consideración todas las investigaciones realizadas, podemos concluir que la

auditoria es dinámica, la cual debe aplicarse formalmente toda empresa,
independientemente de su magnitud y objetivos; aun en empresas pequeñas, en donde se
llega a considerar inoperante, su aplicación debe ser secuencial constatada para lograr
eficiencia.

72
BIBLIOGRAFÍA
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1992.

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Rubio Ragazzoni Víctor M. y Hernández Fuentes Jorge Guía Práctica de Auditoria

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73