MINERA YANACOCHA S.R.L.

May 01, 2003

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Revision:1
Loss Prevention Manual Procedure No: PP 13.01

AUDITORIAS Y VALORACIONES
AUDITS AND ASSESSMENTS

1.0 PURPOSE 1.0 PROPOSITO

Ensure the establishment and implementation of safety
and health systems, so that practices and standards
used will meet legal and corporate regulations in force,
so as to prevent accidents.
Asegurar que se hayan establecido e implementado
sistemas de seguridad y salud de manera que las
prácticas y estándares empleados cumplan las
regulaciones legales y corporativas vigentes de
manera que se pueda prevenir la ocurrencia de
accidentes.

2.0 DEFINITIONS 2.0 DEFINICIONES

Audit Auditoria
 Systematic review of the Loss Prevention  Revisión sistemática del programa de
program to determine any deviations from Prevención de Pérdidas para determinar las
standards and procedures. desviaciones de los estándares y
procedimientos.

Assessment Valoración (Assessment)

 Activity to monitor the main indicators of Loss  Actividad de monitoreo de de los indicadores
Prevention performance. fundamentales en el desempeño de
Prevención de Pérdidas.

3.0 RESPONSIBILITIES 3.0 RESPONSIBILIDADES

Senior Manager / Managers Senior Manager/managers
- Participate in opening and closing ceremonies. - Participar en las reuniones de apertura y
- In coordination with Loss Prevention, implement clausura.
the necessary corrective actions and - Implantar en coordinación con Prevención de
recommendations. pérdidas las acciones correctivas y
recomendaciones del caso.

All personnel Todo el personal

- Know of the existence of the auditing system and - Conocer la existencia del sistema de auditorías y
its objectives. sus objetivos.
- Cooperate with the audits in a proactive manner. - Colaborar durante la realización de la misma de
manera proactiva.

Loss Prevention Prevención de Pérdidas

- Inform managers of this process.
- Actively participate during its development.
- Coordinate with managers on the application and
follow-up on the necessary corrective actions and
recommendations.
- Keep a file with reports for each of the processes.
- Informar a las gerencias del proceso.
- Participar activamente durante su desarrollo.
- Coordinar con las gerencias la aplicación y
seguimiento de las acciones correctivas y
recomendaciones del caso.
- Mantener un archivo con los informes de cada
uno de los procesos.

4.0 PROCEDURE / GUIDELINE 4.0 PROCEDIMIENTO /GUIA

1. A detailed and objective measurement system
to carry out internal audits will be established.
2. Internal audits will be conducted at least twice
a year in critical areas.
3. The audits and assessments will include
fulfillment of standards, performance and
systems, in accordance with legal and
corporate regulations.
4. Internal audits and assessments must be
based on specific internal dangers and risks.
5. The process will involve interviews, document
reviews and field checks, to ensure that the
systems have been implemented.
1.Se contará con un sistema detallado y objetivo de
medida para realizar auditorías internas.
2.Se practicarán auditorías internas al menos
2veces al año en áreas críticas.
3.Las auditorías y valoraciones cubrirán el
cumplimiento de estándares, performance y
existencia de sistemas de acuerdo con los
requerimientos legales y corporativos.
4.Las auditorías y valoraciones internas deberán
basarse en los peligros y riesgos específicos
internos.
5.El proceso involucrará entrevistas, revisión de
documentos y verificaciones de campo para
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AUDITORIAS Y VALORACIONES
AUDITS AND ASSESSMENTS
6. Any observations must be documented and all
corrective actions must be taken within an
appropriate term.
7. Adequate training must be provided for the
personnel who will be conducting the audits.
8. An assessment must be carried out at least
quarterly, of the key indicators of the Loss
Prevention program, such as: Inspections,
Group Meetings, Induction Sessions, Personal
Protective Equipment, Training, Permits,
Industrial Hygiene Monitoring, and other
relevant aspects.
9. The audits and assessments must follow the
steps described below:
- Pre-Process Meeting: The Process
Group must meet with the managers
selected by the General Manager. The
process itself will be explained and the
persons involved will be introduced. The
meeting must not last more than 30 minutes.
- Familiarization: Subsequently, during
approximately 2 or 3 hours, the general plans
will be reviewed. The facilities will be visited,
to provide the group a general idea of the
operation, equipment and risks.
- The Process itself: a) Review of
policies, regulations, procedures, systems
and work practices; b) Review of records; c)
Working conditions; d) Level of
understanding by personnel about the Loss
Prevention program and their role in the
program; e) Verification interviews to the
supervision and workers line.
- Scoring: Based on a pre-established
questionnaire.
- Post-Process Meeting: This meeting
must be held to distribute preliminary results.
A draft of all critical suggestions about the
program will be submitted.
- Final Report: The Final Report will be
prepared and submitted to management
within 45 days following the process.
Version/Versión Date/Fecha Description/Descripción
Borrador 01.05.03 First Draft
01 05-06.03 Final
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Procedure No: PP 13.01
asegurar que los sistemas están implementados.
6.Las observaciones deben ser documentadas y
las acciones correctivas deben tomarse en un
plazo apropiado.
7.Debe proporcionarse entrenamiento adecuado al
personal que vaya a practicar una auditoría.
8.Cada trimestre como mínimo deben evaluarse
indicadores claves del programa de Prevención
de Pérdidas como son: Inspecciones, Reuniones
Grupales, Inducciónes, EPP, Entrenamiento,
Permisos, Monitoreo de Higiene Industrial, entre
otros que se consideren relevantes.
9.Las Auditorías y Valoraciones deben seguir los
siguientes pasos:
- Reunión de Pre-Proceso. Del grupo del
Proceso a realizarse con las gerencias que la
gerencia general estime conveniente. Se
explicará el proceso en sí y se presentarán los
involucrados. No debe durar más de 30
minutos.
- Familiarización. A continuación, durante unas 2
a 3 horas se revisarán los planos generales y
se visitarán las instalaciones para darle al
grupo una idea general de la operación,
equipos y riesgos.
- Proceso en sí. a)Revisión de políticas, normas,
procedimientos, sistemas y prácticas de
trabajo; b) Revisión de registros; c) Condiciones
de trabajo; d) Calidad del entendimiento del
personal sobre el programa de Prevención de
pérdidas y su rol en el mismo; e) Entrevistas de
verificación a la línea de supervisión y
trabajadores.
- Puntuación. En base a un cuestionario pre
establecido.
- Reunión de Post-Proceso. A fin de dar los
resultados preliminares. Se entregará un
borrador de las sugerencias críticas sobre el
programa
- Informe Final. Se evacuará y entregará a la
gerencia dentro de los 45 días siguientes al
proceso.
Author/Autor Approved/Aprobado
Larry Ray
Bob Arnold