2/10/2017 Usar Access o Excel para administrar los datos - Soporte de Office

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Administración

Usar Access o Excel para administrar

los datos
Se aplica a: Excel 2007, Access 2007

IMPORTANTE:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su
referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Microsoft Access y Microsoft Excel tienen muchas similitudes, lo que pueden dificultar decidir qué
programa debe usar. Por ejemplo, ambos programas pueden almacenar grandes cantidades de datos,
ejecutar consultas eficaces y herramientas de análisis que configura esos datos y realizar cálculos
complejos que devuelven los datos que necesita.

Sin embargo, cada programa tiene ventajas evidentes, según el tipo de datos que se están administrando
y qué desea hacer con esos datos. Por ejemplo, si es el objetivo de mantener la integridad de datos en un
formato que puede tener acceso a varios usuarios, Access es la mejor opción, mientras que Excel es más
adecuado para los datos numéricos complejos que desea analizar en profundidad.

En muchos casos, puede utilizar ambos programas, emplear cada una con el fin de que le sea más
adecuado. En general, es mejor para la administración de datos de Access: ayudar a que mantenerlo
organizado, fáciles de buscar y disponible para varios usuarios simultáneos. Excel es generalmente mejor
para analizar datos: realizar cálculos complejos, explorar posibles y producir gráficos de alta calidad. Si usa
Access para almacenar los datos y Excel para analizarlos, puede obtener los beneficios de ambos
programas.

Antes de decidir qué programa usar, es posible que desee comparar las ventajas de cada uno, aprender
cuándo es mejor usar uno de ellos o el otro, y obtener información sobre cómo trabajar con ambos
programas para lograr exactamente los resultados que desea.

https://support.office.com/es-es/article/Usar-Access-o-Excel-para-administrar-los-datos-09576147-47d1-4c6f-9312-e825227fcaea 1/11
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NOTA: Incluyen de todos los conjuntos de aplicaciones de Microsoft Office Excel, pero no todos los conjuntos de aplicaciones
incluyen acceso...

Comparar las ventajas de cada programa

Seleccionar el programa adecuado es fundamental para acceder y actualizar la información con una
precisión y un rendimiento máximos. Para averiguar qué programa se adapta mejor a las tareas que desea
llevar a cabo, puede ser útil comparar las ventajas que ofrece cada uno con respecto al almacenamiento y
el análisis de los datos, la colaboración multiusuario y la seguridad.

Almacenamiento de datos 

Datos fijos frente a datos relacionales    Para ayudarle a decidir qué programa es mejor para almacenar
los datos, hágase la siguiente pregunta: ¿los datos son relacionales o no? Los datos que se pueden
almacenar de manera eficaz en una sola tabla u hoja de cálculo se denominan datos planos o no
relacionales. Por ejemplo, si desea crear una sencilla lista de clientes, con una sola dirección y persona de
contacto para cada cliente, Excel podría ser la mejor opción. Pero si desea almacenar una lista de clientes
más compleja que contenga las direcciones de facturación y envío para cada cliente, o varias personas de
contacto para cada cliente, Access es la mejor solución.

En una base de datos relacional, la información se organiza en varias tablas. En una base de datos
relacional bien diseñada, cada tabla es plana y contiene información sobre un único tipo de datos. Por
ejemplo, si crea una base de datos de clientes, los nombres de los clientes deben almacenarse en una
tabla, mientras que las direcciones de facturación y envío de los clientes deben almacenarse en una tabla
independiente. Almacenar direcciones de manera independiente a los nombres es una buena idea porque
cada cliente puede tener más de una dirección y es posible que desee poder escribir varias direcciones
para cada cliente sin tener que volver a escribir el nombre del cliente para cada dirección.

Local frente a datos externos    Puede usar Access para conectarse a datos desde una gran variedad de
orígenes de datos externos para que puedan ver, consulta y editar datos sin necesidad de importarlo. Por
ejemplo, Access ofrece comandos para conectarse a los datos existentes en una base de datos de
Microsoft SQL Server, un archivo de dBASE o una carpeta de Outlook, junto con otros orígenes de datos.
Puede usar Excel para conectarse a una amplia variedad de orígenes de datos, incluidos Access, SQL
Server y bases de datos de Analysis Services, texto y archivos XML y los orígenes de datos ODBC y OLE
DB. Sin embargo, no podrá modificar los datos para cambiar el origen de datos a través de la interfaz de
usuario de Excel.

Access y Excel proporcionan comandos para conectarse a datos en listas de Windows SharePoint Services.
Sin embargo, Excel proporciona solo una conexión de solo lectura a listas de SharePoint; mientras que
Access le permite leer y escribir datos en listas de SharePoint.

Integridad de datos frente a flexibilidad    Los identificadores únicos ayudan a mantener la integridad
de los datos y garantizan que no haya dos filas (o registros) que contengan exactamente los mismos
datos. Los identificadores únicos también constituyen la forma más rápida de recuperar datos cuando se
buscan u ordenan. En Access, puede usar el tipo de datos Autonumeración para generar automáticamente
un identificador único para cada registro. Después puede usar estos identificadores para relacionar los
registros en una tabla con uno o varios registros de otra tabla.

https://support.office.com/es-es/article/Usar-Access-o-Excel-para-administrar-los-datos-09576147-47d1-4c6f-9312-e825227fcaea 2/11
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La estructura que Access aplica a los datos le ayuda a garantizar la integridad de los datos. Access puede
requerir que los nuevos registros en una tabla tengan un valor correspondiente existente en una tabla
diferente, por lo que no puede crear registros "huérfanos". Por ejemplo, no desearía tener un pedido que
no incluya información del cliente. Access puede requerir que todos los nuevos registros en la tabla
Pedidos tengan un valor de cliente correspondiente en la tabla Cliente. Esto correspondencia obligatoria
de valores se denomina integridad referencial.

También puede imponer sus propias restricciones y reglas para garantizar que los datos se escriben
correctamente. Excel le permite escribir datos en forma de forma más libre, pero porque Excel no admite
datos relacionales, no es compatible con la integridad referencial. Sin embargo, puede usar el comando
Validación de datos para controlar la entrada de datos en Excel.

Análisis de datos 

Consultar    Si a menudo tiene que ver los datos de varias maneras, dependiendo de condiciones o
eventos cambiantes, Access puede ser la mejor opción para almacenar y trabajar con los datos. Access le
permite usar consultas de Lenguaje estructurado de consulta (SQL) para recuperar rápidamente solo las
filas y columnas de datos que desee, independientemente de que los datos se encuentren en una tabla o
en varias. También puede usar expresiones en consultas para crear campos calculados. El uso de una
expresión en Access es similar al proceso de uso de las fórmulas en Excel para calcular valores. También
puede usar las consultas de Access para resumir datos y presentar valores agregados, como sumas,
promedios y recuentos.

Creación de modelos    En Excel, puede usar herramientas de análisis y si para realizar la previsión del
resultado de un modelo de hoja de cálculo. El análisis de hipótesis le permite ejecutar diferentes
escenarios en los datos, como escenarios de mejor y peor caso, y comparar los datos resultantes de varios
escenarios en un informe de resumen. No hay una característica similar disponible en Access.

Pivoting y gráficos    En ambos programas, puede crear informes de tabla dinámica y gráficos de tabla
dinámica. Sin embargo, Excel proporciona tabla dinámica más avanzada características de gráficos de
Access se encarga de y generación de informes. Si va a crear informes de tabla dinámica extensivo o
proporcionar gráficos de aspecto profesional con regularidad, debe usar informes de tabla dinámica o
tabla dinámica para gráficos en Excel, en lugar de las mismas características en Access.

Colaboración multiusuario 

Access y Excel se pueden usar en entornos de colaboración, como Windows SharePoint Services y
recursos compartidos de archivos de red, pero hay diferencias en la forma en que varios usuarios pueden
acceder los datos.

Acceso de múltiples usuarios a los datos    En condiciones normales de funcionamiento, Access permite
que varios usuarios abran una base de datos al mismo tiempo; esto funciona bien porque Access solo
bloquea los datos que se están editando; como resultado, otros usuarios pueden editar registros
diferentes sin conflictos. En Excel, puede compartir un libro con otros usuarios, pero las funciones de
colaboración multiusuario funcionan mejor cuando los usuarios trabajan en los datos de ese libro en otro
momento en lugar de al mismo tiempo. En la práctica, los usuarios de una base de datos de Access
colaboran en un conjunto de datos y los usuarios de un libro de Excel colaboran en un documento.

Uso de Windows SharePoint Services para colaborar    Ambos programas se integran con las
tecnologías de Microsoft Windows SharePoint Services, como listas de SharePoint y las bibliotecas de
documentos.

https://support.office.com/es-es/article/Usar-Access-o-Excel-para-administrar-los-datos-09576147-47d1-4c6f-9312-e825227fcaea 3/11
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Access proporciona diversas maneras de colaborar con varios usuarios en un sitio de SharePoint. Por
ejemplo, puede cargar una base de datos completa en una biblioteca de documentos de Windows
SharePoint Services, proporcionar formularios e informes como vistas de Windows SharePoint Services y
vincular una base de datos a los datos almacenados en listas de SharePoint.

Excel solo proporciona una forma de colaborar con varios usuarios en un sitio de SharePoint. Puede
cargar un libro en bibliotecas de documentos de Windows SharePoint Services, donde los usuarios
individuales pueden extraer el libro del repositorio para realizar cambios, lo que evita que otros usuarios
modifiquen el libro al mismo tiempo. Los usuarios pueden editar un libro sin extraerlo del repositorio en
la biblioteca de documentos, en cuyo caso deben coordinarse con otros usuarios para evitar conflictos de
datos.

Usar carpetas de red para colaboración    Si una base de datos se almacena en una carpeta de red
compartida, varios usuarios pueden abrir la base de datos y trabajar con sus datos simultáneamente.
Cuando un usuario edite, se bloquean registros individuales. Si guarda un libro de Excel en una carpeta de
red compartida, solo un usuario puede editar el libro a la vez. Para su presentación, varios usuarios
pueden abrir el libro, mientras que otro usuario edita pero los usuarios pueden realizar cambios a los
datos hasta que el usuario que está editando el libro cierra.

Seguridad 

Ambos programas proporcionan características similares, contraseñas y cifrado, que pueden ayudarle a
evitar la pérdida de datos y proteger los datos contra accesos no autorizados. Pero hay algunas
diferencias entre Access y Excel en cuanto al funcionamiento de la protección de datos a nivel de los
usuarios.

Prevención de pérdida de datos    En Access, el trabajo se guarda continuamente para que en caso de
producirse un error inesperado no pierda demasiados datos (en caso de que suceda). Pero como que
Access guarda su trabajo continuamente, también es posible que realice cambios que más adelante
decida que no deseaba confirmar. Para asegurarse de que puede restaurar la base de datos a la forma que
desea, debe crear una copia de seguridad del archivo de base de datos de manera programada y
adaptada a sus necesidades. Puede recuperar una base de datos completa a partir de una copia de
seguridad o puede restaurar solo la tabla o el objeto de base de datos que necesite. Si usa una utilidad de
copia de seguridad del sistema de archivos, también puede usar una copia de una base de datos de una
copia de seguridad del sistema de archivos para restaurar los datos. En Excel, puede guardar información
de autorrecuperación a intervalos específicos mientras actualiza los datos.

Protección de datos a nivel de usuario    En Excel, puede quitar datos críticos o privados de la vista
ocultando columnas y filas de datos, y después proteger la hoja de cálculo para controlar el acceso de los
usuarios a los datos ocultos. Además de proteger una hoja de cálculo y sus elementos, también puede
bloquear y desbloquear las celdas en una hoja de cálculo para evitar que otros usuarios modifiquen
involuntariamente los datos importantes.

Seguridad de nivel de archivo    En el nivel de archivo, puede usar cifrado en ambos programas para
evitar que los usuarios no autorizados vean los datos. También puede requerir que se escriba una
contraseña para abrir un archivo de base de datos o un libro. Además, puede ayudar a proteger un
archivo de base de datos o un libro empleando una firma digital.

Restringir el acceso a datos    En Excel, puede especificar los permisos de usuario para acceder a los
datos o establecer derechos de sólo lectura que impedir que otros usuarios realicen cambios a los datos
que tienen acceso al. Access proporciona características de seguridad por usuarios, pero Access admite el
modelo de seguridad de usuario de un servidor de base de datos que se conecta. Por ejemplo, si crea un
vínculo a una lista de SharePoint, Access heeds los permisos de usuario de la lista de SharePoint. Si desea

https://support.office.com/es-es/article/Usar-Access-o-Excel-para-administrar-los-datos-09576147-47d1-4c6f-9312-e825227fcaea 4/11
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conservar los usuarios no autorizados fuera de los datos de Access, puede establecer una contraseña para
cifrar la base de datos. Los usuarios deben escribir la contraseña para leer los datos de la base de datos,
incluso si acceden con otro programa, como Excel.

Para obtener más información sobre cómo ayudar a proteger los datos, vea Ayudar a proteger una base
de datos de Access 2007 y Protección y seguridad en Excel.

Comparación de características de Access y Excel 

Para obtener una comparación rápida para ayudarle a decidir qué producto elegir, puede usar la siguiente
tabla.

Leyenda:    = Recomendado = Aceptable = No se aplica

Característica Access Excel Comentarios

Administrar
datos

Cantidad de Access y Excel pueden trabajar con millones de filas o registros.

almacenamiento

Variedad de tipos Los dos funcionan bien con texto, números, fechas y otros tipos
de datos de datos comunes.

Validación de Los dos le permiten controlar la entrada de datos. Access ofrece

datos más control y flexibilidad, por ejemplo para especificar máscaras
de entrada de datos.

Seguridad Los dos controlan el acceso de los usuarios a los datos mediante
diferentes características de seguridad, como cifrado,
contraseñas, firmas digitales y protección de datos.

Texto enriquecido Access tiene varias funciones útiles para trabajar con texto
y objetos enriquecido y para almacenar objetos grandes, como
documentos e imágenes.

Varias tablas con Access proporciona herramientas para crear relaciones uno a
relaciones varios y de varios a varios entre las tablas. Puede establecer
reglas basadas en estas relaciones para garantizar la integridad
de los datos.

https://support.office.com/es-es/article/Usar-Access-o-Excel-para-administrar-los-datos-09576147-47d1-4c6f-9312-e825227fcaea 5/11
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Característica Access Excel Comentarios

Uso compartido Access permite que varias personas trabajen simultáneamente

de datos con los mismos datos y proporciona opciones sólidas para
actualizar los datos, como el bloqueo y la resolución de
conflictos.

Recopilación y
consolidación de
datos diferentes

Importar,
exportar y
publicar

Ambos productos importan y exportan datos a una variedad de

Importe y orígenes de datos externos, como texto, XML y otros formatos
exporte de base de datos y de hoja de cálculo.
datos.

Access le permite conectarse a orígenes de datos externos

Puede usando tablas vinculadas y puede actuar como una interfaz de
conectarse a usuario fácil de usar para SQL Server mediante el uso de
datos proyectos de Microsoft Access.
externos para
ver, consultar
y modificar
esos datos.

Puede usar Access y Excel para crear páginas web estáticas y

Publicar en dinámicas. En Excel, puede crear páginas web dinámicas e
páginas web interactivas utilizando Excel Services. Puede usar Access para
leer, crear, actualizar y resolver conflictos con listas de
SharePoint.

Aprovechar las
listas de
SharePoint

Usar formularios
e informes

https://support.office.com/es-es/article/Usar-Access-o-Excel-para-administrar-los-datos-09576147-47d1-4c6f-9312-e825227fcaea 6/11
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Característica Access Excel Comentarios

Exportar a formato
PDF y XPS

Crear y usar Puede usar Access para crear rápidamente informes que filtren,
informes ordenen, agrupen y resuman datos de la forma que desee.

Crear y usar En Access, puede crear formularios para que sea más fácil
formularios agregar, cambiar, eliminar y navegar por los datos.

Crear una
combinación de
correspondencia
para crear
etiquetas de
remite de forma
masiva

Consultar datos

Ordenar y filtrar
datos con facilidad

Crear diferentes
vistas y consultas
complejas

Visualizar datos

Usar gráficos
SmartArt

Crear gráficos

Formato
condicional para
datos

Calcular datos

https://support.office.com/es-es/article/Usar-Access-o-Excel-para-administrar-los-datos-09576147-47d1-4c6f-9312-e825227fcaea 7/11
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Característica Access Excel Comentarios

Realizar análisis de
hipótesis

Usar funciones y
fórmulas

Use vistas de tabla

dinámica y de
gráfico dinámico
para trabajar con
los datos de forma
interactiva.

Ejecute Use Excel si principalmente ejecuta cálculos y comparaciones

sofisticados estadísticas en los datos. Por ejemplo, puede mostrar un análisis
cálculos para de rentabilidad en el presupuesto de su empresa. Excel suele ser
obtener la la mejor opción para realizar cálculos en los datos, en especial si
información que principalmente son datos numéricos; por ejemplo, si desea
desea. mantener un presupuesto financiero para un año determinado.

Principio de página

Cuándo se debería utilizar Access

En términos muy generales, Access es la mejor opción cuando tiene que realizar el seguimiento de datos
y registrarlos con regularidad, y después mostrar, exportar o imprimir subconjuntos de esos datos. Los
formularios de Access ofrecen una interfaz más útil que una hoja de cálculo de Excel para trabajar con los
datos. Puede usar Access para automatizar acciones realizadas con frecuencia y los informes de Access le
permiten resumir los datos en formato impreso o electrónico. Access proporciona una mayor estructura
para los datos; por ejemplo, puede controlar qué tipos de datos y qué valores se pueden introducir, y
especificar cómo se relacionan los datos de una tabla con los datos en otras tablas. Esta estructura le
ayuda a garantizar que solo se escriben los tipos de datos correctos.

Access almacena los datos en tablas que tienen un aspecto muy similar a las hojas de cálculo, pero las
tablas de Access están diseñadas para realizar consultas complejas sobre los datos almacenados en otras
tablas.

Utilice Access cuando:

https://support.office.com/es-es/article/Usar-Access-o-Excel-para-administrar-los-datos-09576147-47d1-4c6f-9312-e825227fcaea 8/11
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Prevea que muchos usuarios van a trabajar en la base de datos y desee opciones sólidas que traten de
manera segura las actualizaciones de los datos, como el bloqueo de registros y la resolución de
conflictos.

Prevea la necesidad de agregar más tablas a un conjunto de datos que se ha originado como una tabla
plana o no relacional.

Desee ejecutar consultas complejas.

Desee crear diferentes informes o etiquetas postales.

Escenarios habituales de uso de Access 

Cuándo se debería utilizar Excel

Como programa de hoja de cálculo, Excel puede almacenar grandes cantidades de datos en libros que
contienen una o más hojas de cálculo. Pero en lugar de actuar como un sistema de administración de
base de datos, como Access, Excel está optimizada para el cálculo y el análisis de los datos. Puede usar
este flexible programa para crear modelos para analizar datos, escribir fórmulas sencillas y complejas para
realizar cálculos en esos datos, dinamizar los datos de la manera que desee y presentarlos en una gran
variedad de gráficos de aspecto profesional.

Utilice Excel cuando:

Necesite una vista plana o no relacional de los datos en lugar de una base de datos relacional que usa
varias tablas, y cuando los datos sean mayoritariamente numéricos.

Ejecute de manera frecuente cálculos y comparaciones estadísticas en los datos.

Desea usar informes de tabla dinámica para ver datos jerárquicos en un diseño compacto y flexible.

Planea crear gráficos con regularidad y desea usar los nuevos formatos de gráficos disponibles en
Office Excel 2007.

Desea enfatizar los datos mediante iconos de formato condicional, barras de datos y escalas de color.

Desea realizar sofisticadas operaciones de análisis de hipótesis en los datos, como análisis estadísticos,
de ingeniería y de regresión.

Desea realizar un seguimiento de los elementos de una lista sencilla, ya sea para uso personal o para
fines de colaboración limitada.

Escenarios habituales de
¿Leuso de Excel
ha sido útil esta información? Sí No  ×

https://support.office.com/es-es/article/Usar-Access-o-Excel-para-administrar-los-datos-09576147-47d1-4c6f-9312-e825227fcaea 9/11
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Uso conjunto de Access y Excel

Puede haber ocasiones en las que se pueda aprovechar de las ventajas que ambos programas ofrecen.
Por ejemplo, ha creado una hoja de cálculo en Excel en la que puede calcular y analizar los datos, pero ha
aumentado en exceso el tamaño y la complejidad de la hoja de cálculo, y otros muchos usuarios necesitan
tener acceso a los datos. En este momento, es posible que desee importar o vincular la hoja de cálculo a
Access y utilizarla como una base de datos en lugar de trabajar con ella en Excel. O bien, puede que tenga
datos en una base de datos de Access para los que desea crear detallados informes de tabla dinámica de
Excel y gráficos de Excel de aspecto profesional.

Independientemente del programa que use en primer lugar, siempre puede transferir los datos de un
programa al otro, donde puede seguir trabajando con ellos. Puede copiar, importar o exportar los datos
para introducirlos en Access desde Excel (y viceversa), con o sin una conexión de datos.

Para más información sobre cómo intercambiar datos entre ambos programas, consulte Intercambiar
datos (copiar, importar, exportar) entre Excel y Access.

Principio de página

NOTA: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema

informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros
idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft.
Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis
o gramática.

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