MEMORIA

¿Qué es?
Es un texto que describe con detalle actividades y proyectos que se van a
realizar en un futuro, o bien los que ya han sido realizados. En el primer caso,
se describe lo que un profesional o un equipo de profesionales proyectan llevar
a cabo en el desarrollo de su actividad profesional (memoria-proyecto). En el
segundo, se trata de un texto en el que se resumen y detallan las actividades
ya realizadas por parte de una asociación o de un determinado grupo,
normalmente a lo largo de un periodo de tiempo concreto que suele ser de un
año (memoria-informe). Es decir, en un caso se detallan proyectos futuros (por
ejemplo, en las memorias arquitectónicas), y en el otro se detallan proyectos y
actividades llevados a cabo anteriormente, para que quede constancia de ellos
(en este caso, son un ejemplo claro las memorias de las empresas, las
entidades o las instituciones que, como tales, están obligadas a rendir cuentas
de sus actividades anualmente).

Sean de un tipo u otro, las memorias son textos normalmente extensos, en los
que el tipo de lenguaje puede coincidir en parte con el que veíamos en el
informe. Son textos expositivos y descriptivos, detallados y razonados.

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¿Para qué sirve?

La memoria se utiliza en muchos ámbitos profesionales, tanto para describir
detalladamente los proyectos y hechos futuros como los pasados. Por ejemplo,
en el ámbito académico y en la investigación científica se utilizan para solicitar
becas y proyectos de investigación (en este caso, como futuribles). Los
proyectos arquitectónicos son una buena muestra de lo que estamos diciendo:
todo proyecto arquitectónico se acompaña de una memoria en la que se
explica detallada y razonadamente el alcance de las obras, analizando y
justificando tanto los factores dignos de consideración en la fase de la
redacción y del diseño, como los que se tendrán en cuenta durante la ejecución
de la obra.

En el caso de las memorias como detalle de las actividades ya realizadas, nos

encontramos ante un tipo de texto bastante parecido a los informes. Una
memoria, en este sentido, sería como un informe de las actividades que se han
llevado a cabo. Sin embargo, existe una diferencia: el informe se dirige al lector
con el objetivo de que éste pueda tomar una decisión al respecto de un
determinado tema, mientras que la memoria pretende sólo recoger la relación
de actividades y de proyectos ya realizados, para que queden documentados,
para que "queden en la memoria".

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¿Cómo se hace?
a. La memoria como detalle de un proyecto (memoria-proyecto)
La memoria debe recoger todos los aspectos relevantes en cuanto a un
proyecto futuro (una beca, un proyecto de investigación, una construcción,
etc.). Por ello, en su redacción habrá que tener en cuenta lo siguiente:

a) En primer lugar, es imprescindible pensar en todos los elementos que van a

ser de interés en cuanto a ese proyecto.
b) Después hay que recogerlos en un primer borrador.
c) Finalmente, es necesario ordenarlos de una forma lógica y razonada.

En una memoria es muy importante dar todos los detalles que vayan a ser
necesarios, con el máximo de ciudado que sea posible, pero al mismo tiempo
ordenados de forma coherente y razonada. Las memorias de proyectos suelen
ser textos básicamente descriptivos y expositivos, pero también podemos
encontrar en ellos características de los textos instructivos, según el ámbito de
especialidad de la memoria (ver ejemplo del bloque de textos en catalán).

b. La memoria como resumen o recopilación de actividades (la memoria-

informe)

En este caso, la memoria debe recoger toda la información sobre lo que un

determinado organismo ha elaborado, organizado, producido y proyectado a lo
largo de un periodo de tiempo que suele ser anual. Por lo tanto, habría que
proceder así:

a) Es necesario en primer lugar recoger toda la información disponible, que

deberá ser muy amplia y precisa, con las fechas concretas y todos los datos
referidos tanto a los hechos recogidos en el texto como a las personas que han
intervenido en ellos.
b) Después será necesario ordenar esa información temáticamente, de manera
que las actividades queden organizadas en bloques coherentes y lógicos,
siempre atendiendo al ámbito en el que se elabora la memoria.

No se posible plantear un único esquema para las memorias, puesto que sus
elementos o partes constituyentes dependen mucho del ámbito en el que se
inscriban. En las memorias muy breves no suele haber apartados
independientes, aunque evidentemente se puede observar una estructura
similar a la de las memorias extensas.

Con todo, una estructura básica de las memorias descriptivas de un proyecto

sería más o menos la siguiente:

-Presentación del proyecto.

- Plan de trabajo: tareas que se proponen como objetivos fundamentales.
- Desarrollo explicativo y razonado de esas tareas y de esos objetivos.

Para las memorias como resumen o recopilación:

- Presentación de la entidad, empresa, institución u organismo, con sus

objetivos como grupo, la relación de sus participantes, etc. (A veces esta
información está al final).
- Relación de las actividades realizadas, muchas veces con la finalidad de
justificar la necesidad de mantener vigente el proyecto de la entidad o grupo.
- Relación y valoración de los resultados concretos, si los hay.
- Breves conslusiones y exposición de las líneas futuras de trabajo (proyectos
futuros).

La memoria recopilatoria (o memoria-informe) no suele llevar ningún apartado

de recomendaciones orientativas, porque, como ya hemos indicado, no se
pretende con ella influir en la decisión del interlocutor, sino informar amplia,
ordenada y sistemáticamente de los acontecimientos y proyectos pasados. Lo
que sí que aparece en este tipo de memorias es un cierto grado de valoración;
por lo tanto, el lenguaje puede ser un poco más modalizado y subjetivo que en
las memorias de proyectos, en las que suele ser muy neutro.

La redacción será clara, rigurosa, concisa; la estructura, lógica y coherente. Los

párrafos serán cortos, con frases también cortas y de estructura sencilla. Hay
que eliminar todo lo que sea irrelevante, la redacción debe ser sintética. En
algunos casos, la información aparece sin desarrollar, en forma de ítems
enumerados.

En las memorias de proyectos aparecerá la primera persona del singular o del

plural según sean uno o varios los participantes en el proyecto. En las
memorias-informe, se suele utilizar la primera persona del plural, ya que se
suele hablar en nombre de todos los miembros del grupo como conjunto.

REPORTE

Es un documento escrito que tiene el propósito de dar a conocer algo:

Presentando hechos y datos obtenidos y elaborados, su análisis e
interpretación, indicando los procedimientos utilizados y llegando a ciertas
conclusiones y recomendaciones. debe ser facil de leer debe estructurarse de
una manera logica y redactado con claridad el texto principal del informe
requiere estar organizado de tal manera que el lector pueda ver y entender con
claridad las conexiones y enlaces inherentes. debe ser coherente facilita la
ectura conectando las ideas de una manera lógica organizado de una manera
conocida cada párrafo tenga su propio enfoque o idea concordancia *es un
medio gramatical de relación interna de palabras:

-concordancia entre sustantivo y adjetivo

-la igualdad de numero y persona el ritmo -le confiere el movimiento de vida
-debe ser motivador y sugerente
-varia segun el tipo de escrito
-el lector crea sus propias expectativas es la manera de concluir una
investigación

El informe es la forma expositiva que tiene como propósito transmitir la

información precisa respecto de un asunto específico, no admite otras formas
de expresión lingüística como podrían ser la argumentación, la descripción
literaria y la narración.

El informe tiene como propósito transmitir la información precisa respecto de un

asunto específico. Responde a las preguntas: ¿qué?, ¿quién?, ¿dónde?,
¿cuándo? y ¿cómo? Su extensión es variable según el fin que persiga.

El reporte no presenta una hipótesis ni una opinión personal, en consecuencia

no puede intentar persuadir. El informe exige, por lo general, la exclusión de
cualquier juicio sobre los hechos (los datos), y la presentación escueta y
ordenada de todo aquello pertinente para lograr la clara comprensión del
asunto. En caso de que el informe requiera, por la índole del asunto, de
algunos comentarios sobre los hechos en él asentados, éstos deberán
subordinarse a los datos.

Las partes que integran el informe son:

Texto central
Título: indica el tema
Propósito: se recomienda escribirlo en el primer párrafo o en la introducción,
según la extensión del informe, para orientar la lectura del mismo.
Método: siempre ayudará a comprender y valorar mejor la información
contenida en un informe, si se precisa el modo en que se llevó a cabo la
obtención y el registro de los datos.
Resultado: se ordena toda la información. Considerar la convivencia de incluir
información adicional (gráficas, cuadros, apéndices, etc.) que explique mejor la
información central.
Conclusiones: parte muy importante, pues en ella se interpretan los datos
obtenidos y se efectúan los comentarios respecto de los resultados obtenidos.

Características
En un informe se aprecian las siguientes:
Se describe un problema, las recomendaciones, conclusiones y posibles
soluciones.
Casi siempre se dirige a un superior jerárquico.
Puede ser de diverso tamaño o contenido.
Es de carácter interno.
Puede ir acompañado de anexos: cuadros, fotografías, dibujos, mapas, planos,
etc.

Redacción y Estilo
La redacción de un informe suele ser impersonal, directa y para que éste sea
eficaz ha de dirigirse en el informante un gran esfuerzo de atención, objetividad
y probidad profesional. Deberá ser sobrio, evitar frases largas y gramática
complicada, ser objetivo, mencione el mayor número de datos posibles, y si
éste fuera muy largo, deberá subdividirse.

Requisitos del Informe

Un informe para que sea eficaz ha de reunir los requisitos siguientes:
Claridad
Concreción
Asociación de ideas
Objetividad
Cuentan sólo los hechos y no las opiniones
Presentar, no convencer

Presentación
No existe un guión-tipo que sea válido para todos los casos, pero aún así, a
título de ejemplo se sugiere el siguiente esquema:
Cubierta o carátula.
Título del informe. Debe comprender una página relacionada con el trabajo de
que se trate y el nombre del autor.
Presentación del informe, en la que deben exponerse sucintamente sus
objetivos, método empleado, fuentes de información y los aspectos más
relevantes del mismo. Índice o contenido.
Informe propiamente dicho, que a su vez comprende:

Introducción.
Texto, subdividido en epígrafes, si fuera muy extenso.
Conclusiones.
Sugerencias o recomendaciones.
Apéndices.
Bibliografía.

OFICIOS

El oficio es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones,

consultas, órdenes, informes, o también para llevar a cabo gestiones de
acuerdos, de disposiciones, de felicitación, de colaboración, de agradecimiento,
etc. Estas redacciones se utilizan en instituciones como: ministerios,
embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos y oficinas de
gobierno, entre otros.

Tipos de oficios
Oficio múltiple
Es un documento que se usa cuando un mismo tema o texto va dirigido a más
de un destinatario, y por esta razón las instituciones o dependencias incluyen el
número de oficio, dejando puntos suspensivos para escribir el nombre y el
cargo , para especificarlo cuando el caso lo requiera. Esto sirve, además, para
agilizar el proceso que dure la documentación.

El texto de este tipo de documento se basa en la emisión de órdenes,

instrucciones, recomendaciones, sugerencias o informaciones a diferentes
oficinas o despachos simultáneamente.
El trato que se considera en el oficio múltiple es vertical descendente y
horizontal. Es decir, va dirigido a subordinados, o entre jefes de instituciones
del mismo nivel o jerarquía.

La estructura del oficio múltiple, básicamente, es igual que la del oficio simple,
no obstante lo cual es importante recordar que:

el número de oficio es el mismo para todos los ejemplares que se van a

distribuir; en el oficio múltiple, necesariamente, se escribe la palabra
distribución, que viene a ser la última parte de este tipo de oficio (véase
ejemplo).
Oficio de transcripción
La palabra transcripción nos indica la finalidad de este tipo de redacción: es un
documento que sirve para transcribir el contenido del oficio tal como se da en el
original, íntegramente y sin ninguna alteración. Todo el fragmento o párrafo
transcrito debe ir entre comillas y fiel al original.

Mediante este documento se emiten: resoluciones, circulares, directivas u otros

casos del mismo oficio.

El tipo de trato y/o relación que se cumple por medio de este documento es el
de autoridad a subordinados o entre autoridades del mismo nivel, dentro y
fuera. Este documento servirá para transcribir informes relevantes e
importantes.

Partes del oficio

Membrete
Es el primero. Todas las empresas tienen membrete, lo cual es muy importante
para un oficio.
Nombre del Año
Es la denominación que se le da al año actual.
Lugar y fecha
Es la primera parte, en la que se escribe: el lugar de donde se envía, el día, el
mes y el año en curso.
Numeración
En esta parte se escriben los tres datos, al igual que el memorándum; la
palabra oficio con mayúsculas, seguida del número de expedición y separada
por una línea oblicua y, a continuación, las siglas de la oficina de procedencia
con letras mayúsculas, separada por una línea oblicua y el año en curso.
Destinatario
Es la parte que abarca cuatro líneas o más, según lo requerido. Aquí se
escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar de la persona a quien se dirige.
Asunto
Es la cuarta parte y se escribe con mayúsculas la palabra ASUNTO, seguida
de dos puntos y luego, en resumen, se indica con claridad el mensaje del texto,
que se explicará en el cuerpo.
Referencia
Es la quinta parte que se usa, sólo cuando es necesario mencionar la
numeración del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se
quiere dar respuesta. Esta palabra también se escribe con mayúscula y debajo
del asunto.
En algunos casos esta parte del oficio se usa para mencionar decretos,
resoluciones, directivas o convenios.
Cuerpo o texto
Es la parte central del documento, donde se dará a conocer el mensaje de la
comunicación, en forma clara y precisa y muy brevemente.
"Tengo a bien comunicarle..."
"Me es muy grato comunicarle..."
"Tengo el honor de dirigirme..."

Despedida
En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesía.
Firma y posfirma
Firma:- Se escribe la rúbrica a mano.
Posfirma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el
documento, y a su vez el cargo que le distingue, más el sello respectivo.
Iniciales
Al igual que en el memorándum, las iniciales del remitente se escriben con
letras mayúsculas y, en minúsculas, las de la persona que mecanografió el
documento.
Anexo
Aquí se indica la documentación que se adjunta al oficio, como catálogos,
revistas, tarjetas, programas, etc.
Un anexo es una página que constituye un tipo de información de soporte
enciclopédico, que aporta información relacionada con artículos, pero que no
es un artículo en sí mismo. Este tipo de páginas utilizan el espacio de nombres
específico Anexo:, y se categorizan en la Categoría:Anexos.

Distribución
Se usa, generalmente, en los oficios múltiples; aquí se menciona a las
personas y las dependencias a quienes va dirigido el oficio.

CIRCULARES

1) ¿Qué es la circular? "es un escrito que se emplea para comunicar

simultáneamente un mismo asunto a varias personas a quienes por igual
interesa".

La circular es un escrito que por igual se emplea en la tramitación de asuntos

oficiales, mercantiles o industriales.

El estilo en la redacción de la circular ha de adecuarse al modelo de la carta,

sobresaliendo en su redacción la claridad y la sencillez ya que se trata de
escritos destinados a personas de muy diverso nivel.

Existen dos tipos de circular, que son: LAS VOLUNTARIAS y LAS

OBLIGATORIAS
La circular Voluntaria, es aquella que tiene la función principal de promover
productos, empresas o personas y como ejemplo de ello son:

Ofrecer los servicios de algún negocio

Dar a conocer un nuevo producto

Enviar lista de productos y precios

Remisión de catálogos

Avisos al personal (internos)

Invitaciones, etc.

La circular Obligatoria, es aquella que la ley establece que debemos dar los
avisos necesarios para evitarnos problemas en cuanto a la relación comercial
con nuestros clientes, por ejemplo:

Apertura de negocio

Cambio de domicilio

Establecimiento de una sucursal

Nombramiento de apoderado

Designación, ratificación o remoción de apoderado

Nombramiento de distribuidores

Traspaso de negocio

Clausura

Liquidación o quiebra de empresa

Constitución de una sociedad

Dar a conocer el nombre de los administradores

Convocatoria de asamblea de accionistas, ordinaria o extraordinaria

Aumento o disminución de capital

Entre otros, por lo cual debemos saber cuales son los requisitos para dar a
conocer los avisos necesarios que establece la ley mediante una circular.
Dentro de la empresa o industria los temas que pueden contener las circulares
son de dos tipos: de aviso y de trasmisión de órdenes.

Los elementos de la CIRCULAR son los mismos que la carta comercial, solo le
agregamos el orden numérico que llevamos en nuestro control en la parte
superior derecha y el asunto abreviado que vamos a tratar, así como el
destinatario lo manejamos regularmente con destinos generales (Plurales).
Aunque existen ocasiones en las que personalizamos el mensaje, pero éste
será el mismo para varias personas.