Professional Documents
Culture Documents
Los archivos son documentos que conserva una persona o empresa pública o
privada en el desarrollo de sus actividades, dichos documentos son de suma
importancia en el momento de toma de decisiones, ya que en ellos hay
información valiosa, que se puede requerir a la hora realizar un trámite; en los
archivos encontramos variedad de documentos y formatos (escritos,
fotográficos, gráficos, sonoros, digitales y análogos).
Diversas culturas han aportado al desarrollo del archivo, entre ellas está
Egipto, se han encontrado abundantes documentos de esta civilización, el uso
del papiro como material para la escritura, facilitó tener gran cantidad de
documentos en poco espacio, además emplearon trozos de cerámica o tablillas
de arcilla para la correspondencia diplomática. Los romanos utilizaban dos
tipos de tabletas de madera para sus escritos, de alba para los documentos
que requerían uso indefinido y ceratas para escritos que no eran necesarios
preservar. En Grecia empleaban tablillas de arcilla para documentación
económica, además emplearon el papiro y tablillas de madera para
documentos de uso frecuente, emplearon también piedra de mármol para la
información de interés público. Los arcadios, sumerios y babilónicos, fueron los
pueblos más destacados de la civilización mesopotámica, Los elamitas fundan
Marí que fue la ciudad más moderna de la época y construyeron una biblioteca
con 21.000 tablillas escritas en sumerio y en acadio, en las que se plasmó toda
la riqueza cultural de esta civilización, además se han hallado escritos en
pieles, en madera y mármol con implementos metálicos.
Todos los demás archivos europeos inician su andadura en el siglo XI, cuando
se consolidan los reinos europeos. Los reyes montan sus archivos para guardar
sus documentos. Los archivos no son fijos, van con el rey. Por ello se pierden
muchos documentos. En la época visigoda aparece el thesaurus, que era el
lugar en el cual se guardaban los documentos del rey, los códigos y los
tratados internacionales.
La práctica de los registros se extiende por el resto de Europa. Juan sin Tierra,
es el primer rey inglés que pide que se le registren sus cartas. En la Península
Ibérica, los primeros registros importantes son los de la Corona de Aragón.
Entre los siglos XIII y XIV se comienzan a crear archivos de entes locales,
archivos eclesiásticos con una red estructurada y organizada y archivos
privados.
El archivo en el antiguo régimen
En el siglo XV, se empiezan a montar archivos reales con una sede fija.
Recuperan documentos de manos privadas y buscan lugares seguros para
depositar el archivo. Nombran archiveros casi profesionales. El primer archivo
serio, se lo debemos a Maximiliano I de Habsburgo. Quería centralizarlo en
Innsbruck. Los Reyes Católicos ordenan la concentración de sus archivos en la
Chancillería de Valladolid.
Crecen los archivos privados por la creación de las distintas Leyes de Archivos.
Un carácter importante de los archivos en el siglo XX, es el carácter que le da
la legislación. Identifica que es un documento de archivo. Las necesidades de
la administración obligan a la profesión a replantearse sus presupuestos, ya
que abarcan desde las oficinas hasta la conservación definitiva.
Hasta el comienzo del siglo XX, los archivos estaban aislados porque
funcionaban por libre. Con la llegada del siglo XX, se acaba el aislamiento de
los archivos, ya que se creen redes de cooperación y sistemas de archivos.
Clases de archivos
Según el uso.
Archivo Activo.
Son aquellos que regularmente son vistos por las personas, dada la relevancia
de la información que contienen y guardan, siendo necesario que los mismos
sean de fecha reciente, sino lo son en su creación lo son en su modificación
motivo suficiente para que sean considerados importantes.
Archivo Semiactivo.
Este comprende información que puede ser de relevancia pero cuya consulta
no se realiza de forma frecuente, es decir, son archivos que
contienen información importante pero que los mismos no resultan de
observancia cotidiana.
Archivo inactivo.
Aquellos que pueden ser de vieja data, pero a pesar de guardan una relevancia
por un periodo de tiempo, tal es el caso, que se amerite hacer una auditoria y
se necesite revisar los estados o bien informes de un lapso de tiempo pasado.
Según su organización.
Centralizada.
Son aquellos que pueden ser ubicados en una sola estructura, es decir, sin
mediar el departamento que haya emitido la documentación, todos
estos archivos son resguardados en un solo organizador con la finalidad de que
los mismos puedan ser ubicados con facilidad en un solo espacio.
Descentralizado.
Histórico
Público
Privado
Territorialidad
Entonces ¿Qué son las tecnologías de la información? son todas aquellas que
permiten la descripción y automatización de cada uno de los procesos
relacionados con la documentación y que están basadas en la informática y los
nuevos soportes electrónicos. La aplicación de estas tecnologías representa
ventajas indiscutibles para la gestión administrativa, el control de
transferencias, de préstamos y consultas, control de expurgo, el
almacenamiento y conservación de la documentación, para el tratamiento y
recuperación de la información, para la difusión de los fondos y, en definitiva,
para aumentar la eficacia y efectividad de los servicios del archivo. A
continuación tratare de exponer los principales recursos tecnológicos
existentes que de una manera general conocemos, sin embargo, es necesario
conocerlos profundamente para determinar sus posibilidades de aplicación en
el mundo de los archivos.