Manual de usuario

Módulo Compromiso Ambiental

Preparado para

Fecha: 27 de Enero 2017

Versión: 2.0
Autores: María José Bustamante
Contenido
1. CONCEPTOS GENERALES ...................................................................................................................... 4

1.1 ¿QUÉ ES MICROSOFT DYNAMICS CRM? .................................................................................. 4

1.2 PROCESO MÓDULO COMPROMISO AMBIENTAL ................................................................... 4

Crear, ingresar información y asignar un compromiso ambiental ............................................................. 4

Cargar y enviar a aprobar un verificador .................................................................................................... 5

Aprobar o rechazar un verificador.............................................................................................................. 6

Creación automática de un plan de acción, al no cumplir la fecha límite de carga de un verificador ....... 6

Traer información financiera ...................................................................................................................... 8

Actualizar plan de acción ............................................................................................................................ 8

Cierre y finalización de un compromiso ambiental .................................................................................... 9

1.3 ACCEDER AL SISTEMA ................................................................................................................ 10

1.4 ENTIDADES DEL MÓDULO ......................................................................................................... 10

1.5 IDENTIFICAR Y NAVEGAR POR EL SISTEMA .......................................................................... 11

1.6 CONSIDERACIONES PARA COMPLETAR FORMULARIOS ..................................................... 15

1.7 CONFIGURACIÓN INICIAL DE OPCIONES PERSONALES ...................................................... 17

2 ÁREA DE MEDIO AMBIENTE .............................................................................................................. 20

2.1 CREAR UN COMPROMISO AMBIENTAL EN EL SISTEMA. .................................................... 20

2.2 BUSCAR UN COMPROMISO AMBIENTAL YA CREADO......................................................... 25

2.3 CREAR VERIFICADORES DE FORMA MANUAL. ..................................................................... 26

2.4 CREAR VERIFICADORES DE FORMA AUTOMÁTICA. ............................................................ 28

2.5 CREAR UN PLAN DE ACCIÓN PARA EL COMPROMISO AMBIENTAL. ............................... 29

2.6 ASIGNAR COMPROMISO AMBIENTAL A SU RESPONSABLE. .............................................. 32

2.7 DEFINIR FECHA LÍMITE DE CARGA DEL VERIFICADOR DE UN PLAN DE ACCIÓN. ........ 35

2.8 ACTUALIZAR UN COMPROMISO AMBIENTAL. ...................................................................... 36

2.9 CERRAR COMPROMISO AMBIENTAL. ..................................................................................... 37

3 RESPONSABLE DE UN COMPROMISO ............................................................................................. 39

 3.1 PANEL DE GESTIÓ DE COMPROMISOS AMBIENTALES. ...................................................... 39

3.2 BUSCAR COMPROMISOS AMBIENTALES................................................................................ 41

3.3 CARGAR DOCUMENTOS A UN VERIFICADOR........................................................................ 43

3.4 ENVIAR VERIFICADOR A VALIDACIÓN. .................................................................................. 47

3.5 COMPLETAR PLAN DE ACCIÓN. ............................................................................................... 48

3.6 ACTUALIZAR INFORMACIÓN FINANCIERA. ........................................................................... 49

4 APROBADOR DE VERIFICADORES DE COMPROMISOS AMBIENTALES ................................... 52

4.1 BUSCAR VERIFICADORES QUE SE DEBEN VALIDAR. ............................................................ 52

4.2 APROBAR UN VERIFICADOR. .................................................................................................... 53

4.3 RECHAZAR UN VERIFICADOR. .................................................................................................. 54

5 BÚSQUEDA AVANZADA ...................................................................................................................... 57

5.1 REALIZAR UNA BÚSQUEDA AVANZADA ................................................................................. 57

5.2 GUARDAR UNA BÚSQUEDA COMO VISTA ............................................................................. 61

5.3 EXPORTAR BÚSQUEDA EN EXCEL ............................................................................................ 63

1. CONCEPTOS GENERALES

1.1 ¿QUÉ ES MICROSOFT DYNAMICS CRM?

CRM = CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGMENT (GESTIÓN DE RELACIÓN CON EL CLIENTE)

Microsoft Dynamics CRM es una suite completa de gestión de relaciones con clientes, con capacidades
de marketing, ventas y servicio, que ayuda a mantener una visión 360º de los clientes en todos los puntos de
contacto con su empresa, desde el primer momento hasta el servicio de postventa.

El sistema tiene la capacidad de adaptarse a necesidades específicas que se requieran en una empresa, en el
caso de Antofagasta Minerals (AMSA) se requirió implementar un módulo de compromisos ambientales, para
la gestión de todos los compromisos ambientales de las distintas compañías de AMSA, esto se configuró como
un nuevo módulo para el sistema, sobre la base del sistema Microsoft Dynamics CRM, en ella se configuraron
los requerimientos establecidos por AMSA.

1.2 PROCESO MÓDULO COMPROMISO AMBIENTAL

El proceso desde que un compromiso es ingresado al sistema, hasta que es respondido, se compone de los
siguientes pasos:

1. Crear, ingresar información y asignar un compromiso ambiental.

2. Cargar y enviar a aprobar un verificador.
3. Aprobar o rechazar un verificador.
4. Creación automática de un plan de acción, al no cumplir la fecha límite de carga de un verificador.

CREAR, INGRESAR INFORMACIÓN Y ASIGNAR UN COMPROMISO AMBIENTAL

Las personas correspondientes del área de medio ambiente, podrán ingresar y asignar al responsable un
compromiso ambiental. Para que el compromiso se encuentre listo para ser asignado debe contar con toda la
información, y además debe tener creados los verificadores del compromiso, los planes de acción del
compromiso, así el responsable podrá dar seguimiento a todos los verificadores que deberá cargar en el
tiempo.
Diagrama 1. Creación y asignación de un compromiso ambiental.

CARGAR Y ENVIAR A APROBAR UN VERIFICADOR

Cuando se acerca la fecha límite de carga de un verificador, el responsable será notificado y deberá cargar el
o los documentos que corresponden al verificador. Luego de cargados los documentos, el responsable deberá
enviar a validar el verificador al aprobador el cual es uno por compañía.

Diagrama 2. Carga de un verificador y envío a validación.

APROBAR O RECHAZAR UN VERIFICADOR

El validador podrá validar o rechazar el verificador. En caso que lo rechace deberá indicar un motivo del
rechazo y el responsable deberá corregir el verificador, y volver a enviarlo a validar.

Diagrama 3. Validación del aprobador.

CREACIÓN AUTOMÁTICA DE UN PLAN DE ACCIÓN, AL NO CUMPLIR LA FECHA LÍMITE DE

CARGA DE UN VERIFICADOR

Cuando se cumple la fecha límite de carga del verificador, y este aún no se ha enviado a validar, el verificador
quedará como no cumplido, y se creará un plan de acción relacionado al verificador. Se enviarán las
notificaciones correspondientes, según

Diagrama 4. Vencimiento de un verificador y notificaciones.

La fecha límite de carga del plan de acción deberá ser definido por el área de medio ambiente, tras esto se
notificará al responsable para que este complete y active el plan de acción.

Diagrama 5. Área de medio ambiente define fecha límite.

Diagrama 6. Responsable completa definición del plan de acción y o activa.

TRAER INFORMACIÓN FINANCIERA

Sí un compromiso ambiental está relacionado con la información financiera de un número de pedido, este
podrá ser traído al compromiso ambiental, así tener como información los valores.

Diagrama 7. Traer información financiera a un compromiso ambiental.

ACTUALIZAR PLAN DE ACCIÓN

Cuando se requiere actualizar un compromiso ambiental, ese se podrá realizar mediante el sistema, tan solo
haciendo clic en el botón actualizar.

Diagrama 8. Actualizar compromiso ambiental.

CIERRE Y FINALIZACIÓN DE UN COMPROMISO AMBIENTAL

Cuando un compromiso ha finalizado, este podrá ser cerrado para que no sea posible su edición, sin embargo,
quedará siempre disponible para reportabilidad.
1.3 ACCEDER AL SISTEMA

Para acceder al sistema se debe ingresar a la siguiente dirección utilizando un navegador de internet, este
puede ser Internet Explorer, Chrome o Firefox, siempre considerando tener actualizado con la última versión.

El sistema no solicitará usuario y clave, ya que se reconocerá de forma automática al usuario que se conecta,
ya que utilizará las credenciales que se solicitan al inicio de sesión del computador.

1.4 ENTIDADES DEL MÓDULO

Dentro del sistema de Microsoft Dynamics se maneja el concepto de Entidades, una entidad no es más que
un tipo de registro que tiene una ficha, en la cual se puede completar información. Estas entidades estarán
relacionadas entre sí.

A continuación, se muestra la lista de entidades del módulo de reclamos:

Nombre entidad Descripción y función

Compromiso Ambiental Ficha que registra toda la información referente a un compromiso

ambiental. El compromiso siempre tendrá un responsable.

Proyecto Registro de información de un proyecto.

Instrumento Registro de información de un instrumento, el cual estará

relacionado a un proyecto.

Verificador Registro de carga de un verificador relacionado directamente a un

compromiso ambiental, a un plan de acción del compromiso
ambiental o a un plan de acción de un verificador vencido.

En el verificador se define el tipo, la descripción y la fecha límite de

carga.

Dentro de la ficha del verificador se cargarán los documentos, y

luego deben ser validados.

Documento Ficha en la cual se cargarán los documentos del verificador. Estos

documento se cargarán desde el sistema, sin embargo quedarán
almacenados en SharePoint.
 Plan de Acción Registro de un plan de acción, el cual puede tener una o más
actividades en las cuales se debe cargar un verificador.

N° de pedido e información N° de pedido registra información referente al N° de pedido, este

financiera podrá tener varia información financiera, la cual traerá información
del sistema SAP, y la almacenará.

1.5 IDENTIFICAR Y NAVEGAR POR EL SISTEMA

A continuación, se identifica cada uno de las secciones del sistema, y se explica su funcionalidad.

1. Menú de navegación: Es el menú principal del sistema, aquí se pueden escoger los distintos
módulos y sus distintas opciones, desde este menú se podrá navegar por todo el sistema.

Módulos Página Inicio Menú del

Módulo
1

1. Módulos: Muestra todos los módulos del sistema.

 2. Página inicio: al hacer clic en este icono, la página se actualizará y mostrará la página de inicio, esta
página puede ser establecida por el usuario, para que cada vez que se abra el sistema muestre el
sitio que definió el usuario.
3. Menú de los módulos: El menú de módulos Reclamo tiene las siguientes opciones.
i. Gestión Compromisos Ambientales: Es un panel en el cual se puede realizar la
gestión de los distintos Compromisos Ambientales.
ii. Compromiso Ambiental: Muestra los compromisos ambientales.
iii. Verificadores: Se muestra la lista de los verificadores.
iv. Planes de Acción: Se muestran todos los planes de acción relacionados a un
compromiso ambiental.
v. Proyectos: Se muestran los registros de proyectos.
vi. Instrumento: Se muestran los registros de instrumentos.
vii. Documentos: Se muestran la lista de documentos creados, y en los cuales se
podrían haber cargado documentos a SharePoint.

2. Opciones del usuario:

Este menú es propio del usuario, entre sus funcionalidades está el abrir la ventana de opciones del usuario,
ver el registro con vista de impresión, e ir al sitio de ayudas.
3. Sub menú del sitio: Las opciones de este menú varían de acuerdo a donde se esté posicionado en
el sistema. Los tres puntos de al final del menú , son para indicar que al hacer clic aparecen
opciones ocultas. Las opciones varían de acuerdo a los privilegios en el sistema.

4. Vistas: No necesariamente este elemento se encuentra en todos los sitios. Las vistas son filtros
aplicados a un conjunto de registros. Existen vistas del sistema y vistas que el mismo usuario puede
ir creando.

5. Búsqueda Simple: Este elemento sirve para realizar la búsqueda simple de un registro, por
ejemplo: se puede buscar a una persona por nombre, apellido o email. Al apretar ENTER, se
faltarán los registros que cumplan con dicha condición.

6. Panel de registros: en esta sección del sistema se visualizarán los registros de las entidades que se
seleccionen.
7. Gráficos: Al seleccionar este elemento, se desplegará el panel de gráficos. Se visualizarán los
gráficos predeterminados para la entidad en la que se encuentre.
1.6 CONSIDERACIONES PARA COMPLETAR FORMULARIOS

Formulario: Se tienen los distintos campos, para ingresar la información al registro, el formulario puede tener
distintos tipos de campos.

2. Campos de Texto: Son campos para ingresar dígitos o texto.

3. Campos lista de opciones: Los campos que al seleccionarlos se despliega una lista de opciones
predeterminadas.

4. Campos Búsqueda: Los campos que tienen una lupa , son de tipo búsqueda, al hacer clic se
abre una pantalla para buscar el registro relacionado.
5. Campos Obligatorios: Cualquier tipo de campo (opciones, texto, búsqueda) puede ser obligatorio,
se reconoce por el asterisco rojo *.

6. Campos Bloqueados: Son campos que se completan automáticamente, o sólo algunos usuarios
tienen privilegios para modificar, se identifican porque tienen un candado .
7. Campos con seguridad de campo: Son campos que solo pueden ser modificados por usuarios que
tengan el privilegio sobre el campo, se identifican porque tienen una llave , en caso que sea un
campo con seguridad al que no se tenga permiso de editar, además aparecerá un candado .
1.7 CONFIGURACIÓN INICIAL DE OPCIONES PERSONALES

Los usuarios que tengan acceso al sistema podrán realizar algunas modificaciones a sus opciones personales.
Para ver la ventana de opciones personales siga los siguientes pasos:

1. Haga clic en la rueda dentada que se encuentra en el costado superior derecho del navegador. Y
seleccione “Opciones”.

2. Se abrirá una ventana, con varias pestañas que agrupan las configuraciones.

3. Definir los siguientes valores:

a. Panel predeterminado: Panel que se visualizará cada vez que se abra la aplicación.

Ir a la pestaña GENERAL, seleccionar el Panel predeterminado y la ficha predeterminada:

 b. Zona Horaria:

Ir a la pestaña GENERAL, y configurar la Zona Horaria.

c. Registros por página: Determine cuantos registros se quiere visualizar por página.

Ir a la pestaña GENERAL, seleccionar cantidad de registros:

 d. Formatos: seleccione el formato de número, divisa, hora y fecha.

Ir a la pestaña FORMATOS, seleccionar formato Español Chile.

 2 ÁREA DE MEDIO AMBIENTE

A continuación, se explican las funcionalidades que tendrá un usuario con privilegios de creador. Sí no se
cuenta con el privilegio de creación no se visualizará la opción de creación.

2.1 CREAR UN COMPROMISO AMBIENTAL EN EL SISTEMA.

Para crear un compromiso ambiental, se deben realizar los siguientes pasos:

1. Ingresar al sistema.
2. Ingresar al módulo de Compromisos Ambientales.

3. Luego ingresar a la opción Compromiso Ambiental.

4. Hacer clic en + Nuevo.

5. Se abrirá una ventana con la ficha del nuevo Compromiso Ambiental, completar los campos con la
información que corresponda, ingresando como mínimo los campos obligatorios, los cuales tienen un
asterisco rojo *.
6. Sí el compromiso tiene proyecto e instrumento, y estos no están creados en el sistema, se deben crear
haciendo clic en la lupa de la opción del proyecto, luego en + Nuevo.

7. Se abrirá una ficha de registro del proyecto, ingresar el nombre del proyecto, y luego hacer clic en Guardar.

8. Luego de guardar el proyecto, hacer clic en la lupa del campo de instrumento, y hacer clic en + Nuevo.
9. Se abrirá una ficha nueva de registro de instrumento, ingresar nombre y tipo de instrumento, luego hacer
clic en Guardar y Cerrar.

10. El instrumento quedará relacionado en la ficha del proyecto. Hacer clic en Guardar y Cerrar de la ficha del
proyecto.
11. En la ficha del compromiso ambiental quedará el nombre del proyecto, hacer clic en la lupa del campo de
instrumento para que aparezca el instrumento creado.

12. Sí en cambio el compromiso ambiental tiene sólo instrumento, hacer clic en la lupa de instrumento, y luego
en + nuevo.
13. Se abrirá la ficha de instrumento, completar con el nombre y tipo, y hacer clic en Guardar.

14. Para completar las fechas sólo se debe escoger primero una fase y luego un instrumento, si el instrumento
tiene definida las fechas de esa fase, se traerán las fechas de forma automática. Estas fechas igualmente
pueden editarse.

15. Para finalizar completar toda la información, mínimo debe estar la obligatoria y luego hacer clic en
Guardar.
16. Al crearse el compromiso, se creará automáticamente el ID del compromiso.

2.2 BUSCAR UN COMPROMISO AMBIENTAL YA CREADO.

Para buscar un compromiso ambiental se deben realizar los siguientes pasos:

1. Ingresar al sistema.
2. Ingresar al módulo de Compromisos Ambientales.

3. Luego ingresar a la opción Compromiso Ambiental.

4. En la búsqueda rápida, que se encuentra en un costado derecho de la página, ingresar el dato de

búsqueda, el cual puede ser por el nombre o el ID de compromiso.
 2.3 CREAR VERIFICADORES DE FORMA MANUAL.

Cuando no se tiene definida la frecuencia de un compromiso ambiental o se requiere definir manualmente

los verificadores, se deben hacer los siguientes pasos:

1. Buscar y abrir el compromiso al cual se le creará el verificador de forma manual.

2. En la ficha del compromiso ambiental, ir a la sección Información de Verificadores, y en la grilla de la
derecha, hacer clic en la opción +.
3. Se abrirá una nueva ventana, con una ficha nueva de verificador. Completar el nombre, descripción y fecha
límite de carga (Se deben tener permisos especiales para editar este campo). La fecha límite de carga debe
encontrarse dentro del rango establecido en las fechas del compromiso, si se coloca una fecha fuera del
rango, se mostrará un mensaje indicando que esta fuera de rango, y para colocar dicha fecha se enviará
una notificación al área medio ambiental. Hacer clic en Guardar y Cerrar.

4. Al volver a la ficha de compromiso ambiental, quedará creado el verificador.

2.4 CREAR VERIFICADORES DE FORMA AUTOMÁTICA.

Cuando se crea un compromiso ambiental, que deba tener un verificador según una periodicidad constante,
por ejemplo, si el compromiso tiene frecuencia mensual, y dura un año, se deberían tener 12 verificadores,
uno por mes. Para estos casos se podrán generar automáticamente los verificadores, de esta forma agilizar el
proceso de creación.

Para crear verificadores de forma automática se deben cumplir los siguientes requisitos:

1. El compromiso ambiental de estar creado.

2. Se debe tener una frecuencia asociada al compromiso.
3. Se debe tener una fecha de inicio y una fecha de fin.

Para crear los verificadores se deben realizar los siguientes pasos:

1. Ingresar al compromiso ambiental, al cual se requiere crear los verificadores.

2. Hacer clic en el botón “CREAR VERIFICADORES”.

3. Sí existiese algún impedimento será notificado a través de una alerta.

4. Los verificadores podrán ser visualizados en la grilla de verificadores. Las fechas de límite para carga
de cada verificador se crean automáticamente, sin embargo, estas pueden ser modificadas y ajustadas
posterior a la creación.
 5. Se debe considerar que los verificadores se podrán crear todas las veces que se presione el botón
“CREAR VERIFICADORES”, es decir, que se podrían generar verificadores duplicados, si no se
comprueba que ya tiene verificadores creados.

2.5 CREAR UN PLAN DE ACCIÓN PARA EL COMPROMISO AMBIENTAL.

Si el compromiso ambiental tiene plan de acción, para definirlos se deben hacer los siguientes pasos:

1. Buscar y abrir el compromiso al cual se le creará el plan de acción.

2. En la ficha del compromiso ambiental, ir a la sección Planes de Acción, y en la grilla, hacer clic en la opción
+.
3. Se abrirá una nueva ventana, con el registro del nuevo Plan de Acción, colocar el nombre, una fecha de
carga del verificador de la primera actividad y la descripción del plan de acción, luego hacer clic en
Guardar.

4. Al momento de guardar el plan de acción, se creará automáticamente una actividad para asociar un
verificador, el que se encontrará en la grilla de abajo, hacer doble clic y editar la información.
5. Por cada actividad que requiera de la carga de un verificador, se debe crear una actividad. Esto permitirá
recibir notificaciones al vencimiento de la carga.
6. Para crear una nueva actividad se debe hacer clic en el símbolo + de la grilla de actividades.

7. Completar la información y guardar.

2.6 ASIGNAR COMPROMISO AMBIENTAL A SU RESPONSABLE.

Tras haber ingresado toda la información del compromiso ambiental, crear sus verificadores y sus planes de
acción, el compromiso debe ser asignado a su responsable, el que finalmente se hará cargo de cargar los
verificadores.

Para asignar un compromiso ambiental, se debe tener los privilegios que corresponden a la asignación, y se
tienen que realizar los siguientes pasos:

1. Buscar el compromiso ambiental que se asignará.

2. Ingresar a la ficha del compromiso ambiental, y hacer clic en la opción Asignar.
3. Se mostrará una ventana en la que se debe marcar si se requiere asignar a uno mismo, o a otro usuario,
colocar el nombre del usuario a asignar (se puede colocar el nombre u apellido si es que no se conoce el
nombre completo), luego hacer clic en la lupa, de esta forma buscará la coincidencia entre nombre y
apellido, y mostrará los usuarios que podrían ser. Seleccionar el usuario y Aceptar.
4. En caso que se le asigne un compromiso a un usuario que no tenga privilegios para visualizar
compromisos, se mostrará el siguiente mensaje:

5. Sí la asignación se realiza de forma correcta el usuario asignar se mostrará como Responsable. Todos los
verificadores y planes de acción se le asignarán igualmente al usuario responsable.
2.7 DEFINIR FECHA LÍMITE DE CARGA DEL VERIFICADOR DE UN PLAN DE ACCIÓN.

Cuando un verificador no se carga dentro de la fecha establecida, se creará automáticamente un plan de

acción, este plan de acción tendrá un nuevo verificador a cargar, por lo tanto, al momento de crearse se
deberá definir una nueva fecha de límite para su carga.

Al momento que se crea un plan de acción, se notificará al área de medio ambiente a través de un correo
electrónico para que se coloque la fecha definitiva de límite de carga del verificador del plan de acción.

En el correo de notificación se tendrá un enlace al verificador y al compromiso, igualmente se puede buscar

en el sistema con el código.

Para modificar la fecha se deben tener permisos exclusivos a la edición del campo. Luego de editar la fecha
hacer clic en Guardar y Cerrar. El responsable será notificado de la actualización de la fecha.
2.8 ACTUALIZAR UN COMPROMISO AMBIENTAL.

Sí un compromiso ambiental antiguo requiere actualizarse, se deben realizar los siguientes pasos:

1. Ingresar al compromiso ambiental que se requiere actualizar.

2. Hacer clic en el botón “ACTUALIZAR” (Sí no se visualizará el botón actualizar, significa que el compromiso
ya ha sido actualizado anteriormente, la actualización solo puede realizarse una sola vez).
3. Esperar a que se actualice la ventana, y se generará un nuevo compromiso que contendrá información
del anterior, esta información puede ser ajustada para el nuevo compromiso.
4. El nuevo compromiso heredará todos los compromisos no vigentes anteriores, y se deshabilitarán todos
los planes de acción y verificadores del compromiso anterior.

2.9 CERRAR COMPROMISO AMBIENTAL.

Cuando un compromiso ya se encuentra finalizado y cumplido, este debe ser cerrado. Para cerrar un
compromiso ambiental, debe encontrarse en estado Cumplido.

Hacer clic en el botón Cerrar.

3 RESPONSABLE DE UN COMPROMISO

A continuación, se explican las funcionalidades que tendrá un usuario con privilegios de responsable.

3.1 PANEL DE GESTIÓ DE COMPROMISOS AMBIENTALES.

En el panel de gestión el responsable tendrá acceso a ver la información de forma organizada, sin tener que
estar navegando dentro del todo el sistema, ya que aquí se encontrará lo necesario para gestionar un
compromiso ambiental.

El panel consta de seis vistas, las cuales se detallan a continuación:

1. Mis Compromisos Ambientales.

2. Mis verificadores.
3. Mis verificadores a vencer próximos 30 días.

4. Mis planes de acción pendientes.

5. Verificadores activos pendientes de aprobación.

6. Verificadores activos Rechazados.

3.2 BUSCAR COMPROMISOS AMBIENTALES.

Para buscar un compromiso ambiental se deben realizar los siguientes pasos:

5. Ingresar al sistema.
6. Ingresar al módulo de Compromisos Ambientales.
7. Luego ingresar a la opción Compromiso Ambiental.

8. En la búsqueda rápida, que se encuentra en un costado derecho de la página, ingresar el dato de

búsqueda, el cual puede ser por el nombre o el ID de compromiso.
3.3 CARGAR DOCUMENTOS A UN VERIFICADOR.

Para cargar documento a un verificador, se deben realizar los siguientes pasos:

1. Ingresar al compromiso ambiental.

2. Ingresar al verificador al cual se quiere cargar el documento.
3. Dentro de la ficha del verificador, hacer clic en el más “+” de la grilla de documentos.

4. Se abrirá una nueva ventana de documentos, en el cual se debe ingresar la información del documento a
cargar, es importante que en el campo TAGS se escriban todas las palabras claves para facilitar la
búsqueda posterior del documento. Hacer clic en Guardar.
5. Al guardar se habilitará un elemento para cargar el documento, hacer clic en Examinar, buscar el
documento y luego clic en subir.
6. Se guardará la dirección URL del SharePoint. Hacer clic en guardar y cerrar.

7. Se debe considerar que, si se vuelve a cargar un archivo, se actualizará la dirección URL. Sí se carga
nuevamente un archivo con el mismo nombre, se actualizará el documento anterior.
8. Para buscar un documento específico se debe ir a una búsqueda avanzada.
9. Hacer clic en Nuevo.

10. En buscar, colocar documento, y buscar en el campo Tags (que contenga).

11. Para ver el resultado hacer clic en Resultados.

12. Se visualizarán todos los documentos que contengan las palabras escritas.

3.4 ENVIAR VERIFICADOR A VALIDACIÓN.

Cuando ya se ha realizado la carga de los documentos para el verificador, estos deben ser validados para que
el verificador quede cumplido.

A continuación, se explica cómo enviar a validar un verificador.

1. Ingresar al verificador al cual ya se cargaron los documentos.

2. En las opciones superiores hay un botón llamado ENVIAR A VALIDAR, al presionar el botón, el verificador
quedará en estado en validación, y se notificará al responsable de aprobar. Cuando el aprobador apruebe
o rechaza se notificará a través del correo electrónico.
3.5 COMPLETAR PLAN DE ACCIÓN.

Cuando no se carga un verificador de un compromiso, o un verificador del plan de acción, el verificador

quedará como no cumplido, y se creará automáticamente un plan de acción que tendrá un nuevo verificador.
Este plan de acción debe ser completado en su descripción por el responsable, y el área de medio ambiente
debe colocar la nueva fecha de límite para cargar.

Para completar esta información, hacer clic en el link del correo electrónico que notifica la creación del plan
de acción, o buscar el compromiso relacionado y buscar en los planes de acción.
Completar con la descripción y el tipo de plan de acción, luego guardar y cerrar.

3.6 ACTUALIZAR INFORMACIÓN FINANCIERA.

Para traer la información financiera referente al compromiso ambiental, se deben realizar los siguientes pasos:

1. Ingresar al compromiso ambiental.

2. Ir a la sección “Información Financiera” y hacer clic en el + de la grilla.

3. Se abrirá una nueva ventana, de la ficha de número de pedido, ingresar el número de pedido, del que se
requiere traer su información financiera, luego guardar.
4. Hacer clic en el botón “TRAER DATOS FINANCIEROS”.

5. Esperar a que se refresque la página, y si el número de pedido es correcto y hay información asociada al
número se traerá la información.
6. En el compromiso ambiental se consolidará toda la información, sumando todos los registros que se
hayan encontrado, o se hayan agregado.
4 APROBADOR DE VERIFICADORES DE COMPROMISOS AMBIENTALES

El aprobador es alguien que tiene la facultad de aprobar o rechazar una solicitud de respuesta, a un reclamo
en particular.

A continuación, se explican las funcionalidades que tendrá un usuario con privilegios de aprobador.

4.1 BUSCAR VERIFICADORES QUE SE DEBEN VALIDAR.

Cuando se solicita la aprobación de un verificador se recibirá una notificación mediante correo electrónico,
en la que se tendrá un link al verificador, de esta forma se podrá acceder de forma rápida para validar. Si se
requiere buscar directamente los verificadores a aprobar en el sistema, se deben realizar los siguientes pasos:

1. Ingresar al sistema.
2. Ingresar al módulo de Compromisos Ambientales.

3. Luego ingresar a la opción Verificadores.

4. Colocar la vista “Verificadores Activos que Debo Aprobar”.

5. Se visualizarán todos los verificadores que deben ser aprobados. Hacer doble clic sobre uno para abror el
registro del verificador.

4.2 APROBAR UN VERIFICADOR.

Tras haber abierto la ficha del verificador, y validar la información, si se quiere aprobar se debe hacer clic en
VALIDAR.
Se mostrará un mensaje de confirmación de la validación, hacer Aceptar.

Al validar el verificador quedará cumplido, y se notificará al responsable.

4.3 RECHAZAR UN VERIFICADOR.

Tras haber abierto la ficha del verificador, y validar la información, si se quiere rechazar se debe hacer clic
RECHAZAR.
Se mostrará un mensaje de confirmación de la validación, hacer Aceptar.

Se solicitará ingresar un comentario de rechazo y volver a hacer clic a rechazar.

Completar el comentario del rechazo y volver a hacer clic en rechazado, y confirmar nuevamente.
El verificador quedará rechazado, para que el responsable lo corrija y vuelva a enviarlo a validar.
5 BÚSQUEDA AVANZADA

La búsqueda avanzada permite a los usuarios del sistema, crear consultas a la medida y exportar los
resultados, o guardar la consulta como una vista.

Las ventajas de la búsqueda avanzada son:

• Se puede buscar en cualquier tipo de registro del sistema.

• Los usuarios pueden crear filtros complejos y consultas basadas en cualquiera de los campos dentro
de o relacionados con el registro que está siendo buscado.
• Se pueden guardar y convertir en vistas personales.
• Los resultados pueden ser exportados en Excel.

5.1 REALIZAR UNA BÚSQUEDA AVANZADA

El siguiente ejemplo muestra como buscar compromisos ambientales del proyecto

1. Ir al módulo de reclamos, y seleccionar casos.

2. Seleccionar búsqueda avanzada en la barra principal, de compromiso ambiental.

3. En el buscar desplegar y seleccionar la entidad que desea consultar: Seleccionar Compromiso
ambiental de la compañía Antucoya creados este mes.

4. Seleccionar Nuevo.
5. Seleccione los criterios de búsqueda. En el área de selección, elija el campo en el que desea realizar
la búsqueda. A continuación, seleccione el operador de consulta (es igual, no es igual a, contiene,
etc.). Introduzca los datos que desea filtrar. Repita para todos los campos que desea filtrar.

1. Ya finalizada la consulta, para ver los resultados hacer clic en “Resultados”.

2. Para volver a modificar la consulta hacer clic en “Búsqueda avanzada”.

3. Sí se requiere agregar o quitar campos a la vista de resultados, se debe seleccionar “Editar columnas”
 4. Se abrirá una nueva ventana, de configuración de la vista de resultados. En la cual se puede configurar
la vista.

5.2 GUARDAR UNA BÚSQUEDA COMO VISTA

Para guardar una búsqueda como una vista se deben realizar los pasos indicados anteriormente y cuando se
tiene lista la consulta, se debe hacer clic en Guardar Como.
Colocar un nombre a la vista y hacer clic en guardar.

Luego se puede cerrar la búsqueda avanzada, y la vista guardada se puede buscar dentro del listado de vistas.
5.3 EXPORTAR BÚSQUEDA EN EXCEL

Para exportar la información a una planilla Excel, primero se debe crear la consulta y definir las columnas en
una búsqueda avanzada, luego se debe guardar como vista y abrir la vista en el sistema. Hacer clic en Exportar
Excel.

Seleccionar hoja de calcula estática con registros de esta página, y luego hacer clic en Exportar.