INDUSTRIAL
TRAINING HANDBOOK

CLUSTER OF APPLIED SCIENCES

AND
RESEARCH AND PROJECT MANAGEMENT UNIT
Updated on 12 March 2018

 
 
  

TABLE OF CONTENT

1.  AN OVERVIEW OF INDUSTRIAL TRAINING ......................................................................................... 3 
1.1  BACKGROUND ................................................................................................................................ 3 
1.2  OBJECTIVE ..................................................................................................................................... 3 
1.3  LEARNING OUTCOMES ..................................................................................................................... 3 
2.  INDUSTRIAL PLACEMENT ................................................................................................................... 4 
1.4  STUDENT’S RESPONSIBILITY .............................................................................................................. 4 
3.  INDUSTRIAL PLACEMENT APPROVAL ................................................................................................. 5 
4.  INDUSTRIAL TRAINING VISIT .............................................................................................................. 5 
5.  INDUSTRIAL TRAINING LOG BOOK ..................................................................................................... 6 
6.  INDUSTRIAL TRAINING REPORT ......................................................................................................... 6 
7.  INDUSTRIAL TRAINING ASSESSMENT ................................................................................................. 7 
8.  COMPLETION OF INDUSTRIAL TRAINING ........................................................................................... 7 
FIGURE 1: REGISTRATION AND COMPLETION OF INDUSTRIAL TRAINING PROCEDURE ............................ 8 
APPENDIX A ‐ REPORT WRITING GUIDELINES ............................................................................................ 9 
APPENDIX B ‐ TRAINING LOG BOOK ......................................................................................................... 12 
APPENDIX C ‐ TRAINING REGISTRATION FORM ....................................................................................... 15 
APPENDIX D ‐ VISITING ADVISOR FORM .................................................................................................. 17 
APPENDIX E ‐ TRAINING SUPERVISOR FORM ........................................................................................... 19 
APPENDIX F ‐ STUDENT FEEDBACK FORM ............................................................................................... 21 
APPENDIX G – ASSESSMENT SUMMARY .................................................................................................. 25 

   

2 
 
  
 

1. An Overview of Industrial Training 
 
1.1 Background 

Industrial  Training  refers  to  students’  work  experience  in  Information  Technology  (IT) 
practice  environment  either  private  or  government  organisation.  In  Open  University 
Malaysia,  all  IT  undergraduate  MUST  complete  at  least  16  weeks  of  Industrial  Training 
course with 6‐credit value, as one of the requirements prior to graduation.   
 
Students should note that Industrial Training is an essential component in the IT   curriculum 
in order to achieve  the programme learning outcomes set by MQA standard.  The training 
provides  exposure  to  IT processes  at  a  practical  level and  helps  developing professional 
skills  required. Many  employers  regard  this  training  as  a  chance  to  assess the growth of 
existing employee after almost completing a programme or to assess potential employees 
for future employment. All IT students should make considerable effort and give sufficient 
thought into obtaining the most effective training for themselves.  
 
Students need to start Industrial Training before Tutorial 1 in current semester registered for 
four  months  (16  weeks).  If  the  student  fails  to  complete  the  Industrial  Training  within  the 
prescribed period or exceeds two semesters, the student will be considered as failing and will 
re‐registered  again.    At  Open  University  Malaysia,  Industrial  Training  is  facilitated  by 
administrative  assistant  from  Research  and  Project  Management  Unit  (RPMU)  and 
coordinated by Industrial Training Advisor from Cluster of Applied Sciences. 
 
1.2 Objective 
 
The objective of this course is to expose the students to real situation of working environment 
so  that  they  can  develop  their  skill  as  an  IT  Professional  and  apply  what  has  been  learnt 
throughout the programme. 

 
1.3 Learning Outcomes 
 
By the end of this course, learners should be able to: 
 Apply systematic approach in solving issues or developing IT solutions 
 Demonstrate expertise in the application of information technology to support or manage 
business problems in a team 
 Communicate effectively with various interest groups and written a good technical report  
 Independently  seek,  acquire  and  manage  a  variety  of  sources  for  continuous  self‐
development and lifelong learning. 
 Behave in accordance with professional ethics, moral values and social responsibilities.   
   

3 
 
  
 

2. Industrial Placement 
 
IT students who expect to undergo Industrial Training at the end of the year need to apply and 
obtain an industrial placement on their own initiative.  If required, an undertaking letter from 
OUM can be obtained from the Administrative Assistant of RPMU to support the application 
for a placement. Once a placement is obtained, students MUST submit a registration form to 
RPMU.  The form is need to be approved by Industrial Training Advisor before student can 
attend for the training. Industrial Training Advisor is an academic staff appointed by Cluster of 
Applied Sciences. 
 
 
Administrative Assistant: 
 
PN. AZNIYANTE BINTI MOHD DAHALAN 
Research and Project Management Unit (RPMU) 
Open University Malaysia  
Kompleks Kelana Centre Point 
Level 9, Blok C, Jalan SS7/19, Kelana Jaya 
47301 Petaling Jaya, Selangor.  
T : 03 ‐ 7801 1815,   F : 03 ‐ 7803 0745 
email: azniyante@oum.edu.my. 
 
Industrial Training Advisor: 
 
Dr. Hazalina Hashim  
Cluster of Applied Sciences 
Email: hazalina@oum.edu.my 
 
 
1.4  Student’s Responsibility 
 
It is strictly required that the student is responsible for obtaining an industrial placement for a 
minimal period of 16 working weeks (consecutively) and 640 working hours. 
 
In a situation without any public holidays and leaves taken by the student during the training 
period,  the  requirement  above  should  normally  be  fulfilled  according  to  the  following 
calculation: 
 
Working hours:   8.30am to 5.30pm = 9hrs – 1hr lunch = 8hrs 
Working days:                Monday to Friday 
Total hours:     16 weeks x 5 days x 8 hours = 640 hours 
 
However, if there are any public holidays and leaves taken by the student during the training 
period, they should not be counted as working hours. 
 

4 
 
  
 
Therefore, in this case, the student must compensate any shortage of working hours in order 
to fulfil the minimal period of 16 working weeks (consecutively) and the 640 working hours as 
required above. 
 

3. Industrial Placement Approval 
 
For  an  Industrial  Training  to  be  recognised  and  valid,  the  proposed  placement  must  be 
registered  and  approved  by  the  Industrial  Training  Advisor  BEFORE  the  training  starts.  The 
approval is judged based on the relevance of industry, duration of training and training content 
or programme.  
 
Thus,  students  shall proceed the  Industrial  Training  placement  by submitting the  TRAINING 
REGISTRATION  FORM  as  in  APPENDIX  C  a  week  before  Tutorial  1  begins  on  the  academic 
calendar of the University to the Administrative Assistant from RPMU via email. The RPMU will 
process the form by getting the Advisor for the approval.  RPMU will notified the student about 
the status of the registration via email to the student. Do refer to Figure 1. for further details 
of Registration procedure. 
 
IMPORTANT NOTE:  
Student has to inform the administrative assistant of RPMU immediately if their placement is 
different from the registration form. 
 

4. Industrial Training Visit  
 
Visit by Advisor(s) will be conducted during the industrial training period. The students and the 
organisation will be informed on the date and time of the visit by the Advisor. Normally the 
visit will be conducted in the 15th or 16th week of the training. Presentation by the student and 
discussion with the training supervisor will be held during the visit.  
 
The purposes of the Advisor visit to the training place are as follows:  
 To assess student presentation during the visit, as part of the industrial training 
assessment  
 To obtain feedback on training programme, student performance and training 
progress through discussion with training supervisor(s).  
 To establish industrial relations between the University and the organisation.  
 
IMPORTANT NOTE: 
Advisor need to fill up VISITING ADVISOR FORM as in APPENDIX D during the visit. 
Advisor need to discuss and collect the filled‐up TRAINING SUPERVISOR FORM as in APPENDIX 
E from the supervisor during the visit and submit to RPMU for record keeping. 
 
 
 
 

5 
 
  
5. Industrial Training Log Book 
 
Students  should  refer  to  TRAINING  LOG  BOOK  as  given  in  APPENDIX  B.    All  the  training 
content/activities need to be recorded on a daily basis. The log book is kept as:  
 
 A reflection of the student’s learning and experience during the industrial training;  
 Training records and evidences for supervisor and Advisor reference.  
 Part of professional practice in IT profession where incidence and evidence are 
recorded in proper documentation.  
 Source of reference to prepare the Industrial Training Report. The log book must be 
submitted together with the Industrial Training Report.  
 
IMPORTANT NOTE:  
The log book should be signed by the training supervisor on a weekly basis.  
The log book should be recorded on a daily basis. 
 
 

6. Industrial Training Report 
 
An industrial training report should be prepared upon completion of training. The report is a 
compiled  writing  that  demonstrates  student’s  learning  and  development  in  technical 
knowledge, practises and skills through the industrial experience. The training report should 
also reflect a student’s ability in communicating IT context such as design, processes, evaluation 
and decision making in a clear and concise manner through technical reports.  
 
Students should seek advice from their employers to ensure that no confidential materials are 
included in the report. The student should be able to present the report to the employers if 
needed. Any references made in preparation of the report should be recognised using standard 
APA 6th referencing formats.  Students are advised to give a serious consideration in writing 
their report. The report must be written in good quality which explain all industrial experience 
and knowledge gained.  
 
Student should refer to the REPORT WRITING GUIDELINE as given in APPENDIX A to prepare 
their  report.  A  copy  of  the  Industrial  Training  Report  and  Training  Log  Book  (bind  together) 
should  be  submitted  to  the  Administrative  Assistant  of  RPMU  TWO  WEEKS  after  industrial 
training completed. Students should also retain a personal copy of the report. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

6 
 
  
7. Industrial Training Assessment 
 
The industrial training performance assessment will be based on the following: 
1. Training Supervisor Report (20%)  
2. Industrial Training Report (60%)  
  ‐  Assessed by Advisor  
3. Industrial Training Presentation (20%)  
‐  Assessed by Visiting Advisor (10%) + Training Supervisor (10%) 
 
IMPORTANT NOTE:  
Advisor need to fill up the ASSESSMENT SUMMARY as in the APPENDIX G and submit to RPMU 
once all required document received. 
 

8. Completion of Industrial Training 
 
Upon  completion  of  a  training  period,  STUDENT  FEEDBACK  FORM  as  in  APPENDIX  F  and 
INDUSTRIAL TRAINING REPORT need to be submitted to the Administrative Assistant of RPMU.  
 
Students need to send a 'comb binding' report along with the softcopy of the report in the form 
of ‘thumb drive’. The thumb drive should be label with student name and matrix no.   Industrial 
Training Advisor will finalised all the marks and submit to RPMU. Once ready, the marks will be 
updated into OUM system.  Do refer to Figure 1. for further details of Completion procedure. 
 
 

7 
 
  
 

  Registration for Industrial Training 
 

  Student submit  Approved  RPMU issue 

Enrollment for  Student seeks  Advisor confirm  confirmation letter 
CBIT4106 / CDIT4106  the Training 
  and obtained  the Registration  on the Training 
(Industrial Training)  Registration Form 
placement (*)  status to RPMU  Registration to the 
  to RPMU 
student 
 

  Rejected 

                 (*) Student can obtain a copy of Letter of Undertaking from Admin Assistant of RPMU to support the placement request 

  Completion of Industrial Training 

 
Student submits to RPMU 
  Student completes a   Student Feedback  Advisor  
min. continuous 16 weeks  Form  finalised the 
  of training and 640   Training Report +     Assessment 
working hours 
        Log book 
 

Figure 1: Registration and Completion of Industrial Training Procedure  

 
 
 
 

8 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
 
 
APPENDIX A ‐ Report Writing Guidelines 
   

 
 
  
APPENDIX A

REPORT WRITING GUIDELINES

 
  No    Item       Pages 
 
   1.  Cover page 
 Title 
 Student Name 
 Students ID 
 Programme 
 Training Period: 
 Training Organisation: 

   2.   Table of Content  xx 

 Acknowledgement
xx 
  CHAPTER 1: INTRODUCTION 
    3.  xx 
 
 1.1 Organisation Background 
 Organisation Core Business 
 History 
 Organizational Chart 
 
1.2 Student’s Placement/Department 
 Department Organizational Chart 
 Function of unit assign and its contribution to the organization 
 Students Main Role 

   
     
    4.   CHAPTER 2: TASK PERFORMED  xx 
 
  2.1 Overview 
 Objectives 
 Scope 
 Duration 
 Summary of Task (1,2,3 …) 
 2.2 Task 1 
  Overview of the task carried out 
  Responsibility (Individual/Team) 
  Detail Process/Steps Taken 
  Problem/Constraints Encountered 
 Problems solving process, approach 
 Hardware and Software Used (If applicable) 
 System/Tools/Software Architecture (If applicable) 
  2.3 Task 2  
  2.4 Task 3 

10 
 
  
     
 5.   CHAPTER 3: CONCLUSION  xx 
 
 Describe the experience/observation throughout the training 
 Benefit to the company 
 Benefit to the student 
 Meeting the objective of the training program 
 Ability to relates the training to courses taught in the university         
 Suggestion/Recommendation 

   
    APPENDIX (where applicable)  xx 
     6.   
 Business Rules/Business Process 
 Process Modelling: Context Diagram/Data Flow Diagram 
 Gantt Chart 
 Current And Proposed User Interfaces 
 Current & Proposed Systems Architecture 
 Organizational Chart/ Photo Gallery 
 Statistical Data 
 User/System Manual 
 Storyboard 
 Sketches 
 Network Diagram 

 
   

11 
 
  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

APPENDIX B ‐ TRAINING LOG BOOK 
   

12 
 
  

APPENDIX B

TRAINING LOG BOOK

 
Personal Details 
 
Student Name  :     
 
Student Matrix No  :     
 
Address  :     
 
       
 
Email  :     
 
Programme  :     
 
Year/Semester of Study  :     
 
Training Start Date  :     
 
Training End Date  :     
 
Company Details 
 
Company Name  :     
 
Company Address  :     
 
 
 
 
Contact Person  :     
 
Contact Number  :     
 
   

13 
 
  
TRAINING LOG BOOK 
 
 
Training Week:       
 

(please specify training information by descriptive statement, tables, sketches, figures and etc) 
     
Date  Time  Entry 

     

Note: Please include attachment whenever necessary 
 
Declaration 
 
 
I hereby declare that all information provided above is true. 
 
 
 
 
Signed by Trainee                                     Date                                           Signed by Supervisor 

 
14 
 
  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

APPENDIX C ‐ TRAINING REGISTRATION 
FORM 
   

15 
 
  
APPENDIX C

TRAINING REGISTRATION FORM

 
1.  Student Name 
 
 
2.  Student Matrix No 
 
3.  Programme 
 
4.  Student Mailing Address: 
 
 
 
 
 
 
Tel :  Email: 
 
5.  Training Organization Address: 
 
 
 
 
 
 
Tel :  Email : 
                     
     6.           Details or Scope of Training Plan to be conducted: 
                    
 
 
 
 
 
 
 
       7.       Training Supervisor Name 
 
Supervisor Signature                                                   Student Signature 
 
 
 
                   Office use only 
 
               Name of Advisor: 
 
 
                      Status of Registration: 
                    
 
 Signature of Advisor:       Date: 
 
 
Note: Please return the  completed form  to  Puan Azniyante Binti Mohd Dahalan,  
T : 03 ‐ 7801 1815,  F : 03 ‐ 7803 0745,  Email: azniyante@oum.edu.my 

16 
 
  
 
 
 
 
 
 
 

 
 
 
 
APPENDIX D ‐ VISITING ADVISOR FORM 
   

17 
 
  
APPENDIX D

VISITING ADVISOR REPORT

 

1. Student Name: 
 
2. Student Matrix No: 
 
3.  Date of Visit:   Time: 

4.  Name and Address of Training Organization 
 

 
 
 
 

     5.         Student Presentation Marks:                      /10 

  
     6.          Comment / Suggestion: 
 

       7.      Visiting Advisor’s Name:  

  Signature          Date 

               
 

Note: Please return the  completed form  to  Puan Azniyante Binti Mohd Dahalan,  

T : 03 ‐ 7801 1815,  F : 03 ‐ 7803 0745,  Email: azniyante@oum.edu.my 
 

   
 
 
 
 

18 
 
  
 
   
 
 
 
 

   

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

APPENDIX E ‐ TRAINING SUPERVISOR 
FORM 
   

19 
 
  
APPENDIX E

TRAINING SUPERVISOR FORM

 
1. Trainee Name: 
 
2. Overall evaluation of the trainee performance during the industrial training. 
Please tick (√) whichever that is appropriate from Very weak (1) to Excellent (5) for 
each of the criteria below and calculate the total score given. 
 
Description  Very weak Weak  Fair  Good  Excellent
(1)  (2)  (3)  (4)  (5) 
Teamwork           
Problem solving skill           
ICT skill           
Creative thinking           
Critical thinking           
Self‐ confidence           
Self‐motivation           
Time management           
Leadership skill           
Dependability           
Presentability           
Oral Communication           
Written Communication           
 
    Total Score of Trainee Performance          / 65      Trainee Presentation         / 10 
 
3. Please give comments or suggestions on the present industrial training as 
practiced by Open University Malaysia for future improvement. 
 
 
 
 
 
 
 
4. Name of Training Supervisor 
 
 
 
 
Signature and Date  Stamp of Organisation 
 
 
 
 
 

20 
 
  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

APPENDIX F ‐ STUDENT FEEDBACK FORM 

21 
 
  
APPENDIX F

STUDENT FEEDBACK FORM

 
1. Student Name: 
 
 
2. Student Matrix No: 
 
3. Training Start Date & End : 
 
4. Student Background: 
       
Age   

Gender   

Program Enrolled   

Year of work experience   

Highest qualification   

 
5. Supervisor & Organisation Details: 
 
Name   

Gender   

Position   

Unit/Department   

Number of Organisation staff   

Main business of the 
 
organisation 

 
 
Organisation Address 
 
 
 
   

22 
 
  
 
6. Evaluation of your performance during the industrial training. 
Please tick (√) whichever that is appropriate from Very weak to Excellent  for each of 
the criteria below: 
 
  Description  Very weak Weak  Fair  Good  Excellent
  Teamwork           
  Problem solving skill           
 
ICT skill           
 
  Creative thinking           
  Critical thinking           
  Self‐ confidence           
  Self‐motivation           
  Time management           
  Leadership skill           
 
Dependability           
 
  Presentability           
  Oral Communication           
  Written Communication           
 
 
7.    Evaluation on your capacity meeting the course learning outcome. 
Please tick (√) whichever that is appropriate from Very weak to Excellent for each of 
the criteria below: 
 
Course Outcome  Very weak Weak  Fair  Good  Excellent
Apply  systematic  approach  in  solving  issues  or           
developing IT solutions  
Demonstrate  expertise  in  the  application  of           
information technology to support or manage business 
problems in a team 
Communicate  effectively  with  various  interest  groups           
and written a  technical report 
Independently  seek,  acquire  and  manage  a  variety  of           
sources  for  continuous  self‐development  and  lifelong 
learning. 
Behave  in  accordance  with  professional  ethics,  moral           
values and social responsibilities.   
 
     
 
 
 
 
 
       
 

23 
 
  
 
8. Benefit /experiences gained from the industrial training: 
 
 
 
 
 
 
9. Challenges/problems encountered during the industrial training: 
 
 
 
 
 
 
10. Comments/suggestions on the present industrial training as practiced by Open 
University Malaysia for future improvement. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
     Student Signature              Date 
 
 
 
 
 
 
 
Note     Submit this form with your Training Report to  Puan Azniyante Binti Mohd Dahalan,                 
T : 03 ‐ 7801 1815,  F : 03 ‐ 7803 0745,  Email: azniyante@oum.edu.my 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

24 
 
  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

APPENDIX G – ASSESSMENT SUMMARY 
 
   

25 
 
  
APPENDIX G

SUMMARY OF THE ASSESSMENT

 

1. Student Name:  
 
 
2. Student Matrix No: 
 

Assessment Component  Weightage  Marks 

Training Supervisor Report  20   
Industrial Training Report  60   
Industrial Training Presentation  20   
TOTAL  100%   
 

3. Advisor Name 
 
 
 
 
Signature   Date 
 
 
 

Note: Please return the  completed form  to  Puan Azniyante Binti Mohd Dahalan,  

T : 03 ‐ 7801 1815,  F : 03 ‐ 7803 0745,  Email: azniyante@oum.edu.my 
 

 
 

26