Código: ST-P-04

PROCEDIMIENTO
ADMINISTRACION DE COPIAS DE RESPALDO Versión: 5
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1. OBJETIVO

Realizar las copias de respaldo de la información almacenada en los servidores y equipos de la

Orquesta Filarmónica de Bogotá y el acopio y custodia de las mismas, con el fin de restaurar la
información en caso de ser necesario.

2. ALCANCE

Inicia con la solicitud del back up o con la programación que se tenga establecida y termina con
el envío de correo electrónico al técnico encargado de la administración de copias de respaldo,
informando el recibo a satisfacción de la información requerida.

3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES

Copia de respaldo o Backup: copia de la información en un medio magnético que se

1
almacena en un lugar seguro.
2
DVD: medio magnético utilizado para el almacenamiento de la información.

Previsualización: mecanismo de comprobación que permite acceder a los contenidos de una

cinta de respaldo. 3

Restauración: mecanismo de comprobación que permite acceder a los contenidos de una

cinta de respaldo.4

Servidor: una computadora cuyo propósito es proveer datos de modo que otras computadoras
puedan utilizar esos datos.5

4. CONDICIONES GENERALES

El responsable de sistemas debe definir junto con el usuario los parámetros del back up.

Se debe dar cumplimiento a los parámetros establecidos de back up, definida por el área de
sistemas.

Configuración del software que realiza las copias de seguridad donde se establecen
parámetros como: hora, frecuencia, contenido, tipo, entre otros, o en los casos establecidos se
realiza en forma manual. (Automática y/o manual)

COPIAS DE SEGURIDAD
Revisado por Aprobado por
Juan Carlos Quintero F. Paola Ximena Fonseca Caro
Profesional Responsable Sistemas y Tecnología Subdirectora Administrativa y Financiera
Fecha: Septiembre de 2014 Fecha: Septiembre 26 de 2014
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Servidores: El Área de Sistemas realizará copias de la información crítica (bases de datos,

aplicativos, carpetas compartidas, archivos de configuración) almacenadas en los servidores de
la entidad.

Computadores: Para los computadores de escritorio y portátiles se realizará una copia

trimestral de la información allí registrada ubicadas en una carpeta específica (sólo con
información institucional) y acordada con el área de sistemas para facilitar así la toma del
mismo en horarios no laborales. Para ello el Backups o copia de seguridad se realizará de
acuerdo a lo establecido en este procedimiento.

TRANSFERENCIA DE INFORMACIÓN

Al terminar un contrato, desvinculación de un funcionario o traslado, tanto los archivos

residentes en la estación de trabajo, como el archivo físico deben ser revisados por el jefe
inmediato o supervisor para determinar quién (es) deberán proteger dichos archivos y/o los
métodos apropiados para su transferencia. Se deben reasignar de forma inmediata los
deberes de dicho usuario, con el fin de delegar responsabilidad sobre la información residente
en el computador. Una vez se dé el retiro o desvinculación del funcionario o contratista para el
borrado de todos los archivos mantenidos en sus directorios. En todo caso es deber del jefe
inmediato o supervisor notificar al área de sistemas sobre la desvinculación del funcionario o
contratista, mediante la utilización del formato ST-FO-05 Solicitud de Servicios de Gestión de
Sistemas y Tecnologías

5. NORMATIVIDAD – REQUISITOS

 Acuerdo 489 de 2012

 Resolución 305 de 2008
 Directiva 002 de 2002
 Directiva 005 de 2005
 Resolución interna 149 de 2009
 Resolución interna 0251 de 2010
 Resolución interna 0273 de 2011
 NTC-ISO/IEC 27001

6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

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BACK UP O COPIA DE SEGURIDAD.

Documento o Punto de Control

Nº Actividad Descripción Responsable
Registro
1 Solicitar Se hace la solicitud con la Usuario. Correo Verificar que la
copia de información necesaria para Electrónico de solicitud tenga los
respaldo. agregar en la herramienta solicitud de datos básicos para
de copias de respaldo. copia de realizar el back up.
respaldo
2 Recibir Se configura y agrega en la Profesional de Herramienta
solicitud. herramienta de sistemas y/o Backup
administración de copias de técnico de
respaldo el nuevo sistemas.
requerimiento o programa la
realización del back up.

3 Realizar Si el back up a realizar es Técnico de Formato ST-F- Registro en la

back up. No programado: sistemas. 04 Bitácora de bitácora.
Backups.
- Se determina la
pertinencia de la solicitud.
- Se analiza quién solicita,
motivo, destino de la copia.

- Se realiza back up o la
copia de seguridad para
mitigar el riesgo de la
perdida de información de
los usuarios que lo soliciten.

- Se marcan y entregan los

medios al usuario que
solicitó la copia.

Si el back up es
programado:

-
- Trimestralmente se realiza
el back upde la información
que el usuario tiene en la
carpeta Mis documentos y
en la carpeta Escritorio de
cada uno de los usuarios,
para mitigar el riesgo de la
perdida de información.

- Se marcael medio (cinta,

DVD, CD) en el que se
tomó el backup
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4 Clasificar, Una vez se toma el backup Técnico de Formato ST-F- Verificar que se
almacenar y , éste se clasifica y sistemas. 04 Bitácora de registre en la
registrar la almacena en el medio Backups. bitácora y y en el
cinta, DVD o correspondiente. Formato GD- formato Unico de
CD. realizadas.. F-03 Formato Inventario
Unico de Documental cada
Inventario cinta, DVD o CD
Documental donde se saca
copia

 RESTAURACION BACK UP O COPIA DE SEGURIDAD

Documento Punto de
Nº Actividad Descripción Responsable
o Registro Control
1 Solicitar Se envía la solicitud de restauración Usuario. Correo
restauración con la información necesaria (fecha Electrónico
de un back del back up, usuario, equipo, etc). de solicitud
up copia de de copia de
seguridad. respaldo

2 Validar fecha Se valida si la información a Técnico de Formato ST- Validar fecha

de la solicitud recuperar está disponible en las sistemas. F-04 de la solicitud
de medios almacenados y registrados Bitácora de de
recuperación en ST-F-04 BITACORA DE Backups. recuperación
de la BACKUPS o en el formato GD-F-03 Formato de la y
información Formato Unico de Inventario GD-F-03 ubicación
Documental. Formato información.
Unico de
Inventario
Documental
3 Realizar Se realiza la restauración de la Técnico de Formato ST-
recuperación. información solicitada, a través de sistemas. F-04
la opción de “restauración” de la Bitácora de
herramienta. Backups.
Formato
Se verifica si la restauración ha sido GD-F-03
exitosa y se comunica al usuario Formato
solicitante la ubicación de la misma. Unico de
Inventario
Documental

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4 Recibir Se envía correo electrónico al Técnico de Correo Verificar que

confirmación usuario informando el proceso sistemas. Electrónico se restauró
de realizado y registrar el recibo a De correctamente
recuperación satisfacción en el formato ST-F-03 confirmación la
de la SOPORTE TECNICO. de restauración.
información. recuperación
de
información
FIN DEL PROCEDIMIENTO

Anexo 1. Control de Cambios

Versión Fecha Aprobación Naturaleza del Cambio

0-1 Diciembre de 2008
13 de diciembre de
2 tareas de backup, que es objeto de este procedimiento.
2010
3 Diciembre de 2012
4 Octubre de 2013
5 Septiembre de 2014
Documento original.
Se requiere eliminar el procedimiento denominado:
Manejo de Información, básicamente hace referencia a
Se establece el nuevo nombre al procedimiento.
Se modificó el nombre del documento de gestión de back
up y restauración de información, se ajusto el objetivo del
procedimiento, se adicionan términos y definiciones, se
aclaran las actividades en el desarrollo del procedimiento
para realización de back ups y restauración de back up.
Se incluyeron puntos de control.
Ajustes en objetivo, alcance, condiciones generales,
actividades del procedimiento normatividad y se incluyen
puntos de control.
Ajuste de actividades, registros y condiciones generales

Las definiciones y términos contenidos en este documento fueron extraídos textual o

parcialmente de:
1
http://www.quindio.gov.co/home/docs/items/item_100/P-SAD-75Copiasdeseguridad.pdf
2
http://es.wikipedia.org/wiki/Medio_de_almacenamiento_(computaci%C3%B3n)
3
http://www.alcaldiabogota.gov.co/docsig/documentos/Proceso39/2213200-PR-109.pdf

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4
http://www.alcaldiabogota.gov.co/docsig/documentos/Proceso39/2213200-PR-109.pdf
5
http://www.alcaldiabogota.gov.co/docsig/documentos/Proceso39/2213200-PR-109.pdf

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