MANEJO DE

PROBLEMAS EN LA
PLANEACIÓN DE
UN CENTRO DE
INFORMÁTICA
ACC
INTRODUCCIÓN
• La mayoría de las personas relacionadas con sistemas de información,
inclusive los gerentes de informática no controlan su propia planificación.
Las planificaciones se transmiten como los “10 Mandamientos”, desde
arriba, ya sea esto la gerencia general, el gerente financiero, el de
marketing, etc.

• Lo más grave es que estos “jefes”, por considerar únicamente sus fines sin
conocer las limitaciones que puedan sufrirse suelen plantear planificaciones
imposibles. Y estas planificaciones son el mayor problema del área de
informática.

• Otro problema que se afronta es que, al no estar el centro de informática

familiarizado con la actividad de planeación, se suele incurrir en
significativas pérdidas de tiempo en actividades perjudiciales e
improductivas, produciendo retrasos difíciles de justificar ante los que
exigen resultados al área de informática.
COMO MANEJAR LAS
PLANIFICACIONES IMPOSIBLES
• La mayoría de las actividades del
centro de informática se desarrollan
bajo un concepto de proyecto, y
generalmente el área que solicita el
proyecto desea que el mismo se
desarrolle “lo más pronto posible” .

• Casi siempre, la demanda del

desarrollo rápido de una tarea en
informática llega procedente de los
usuarios o clientes o desde los altos
cargos. Todos ellos son “clientes” del
centro de informática y pueden
aplicar una enorme presión para
hacer que un proyecto informático se
desarrolle más rápido, pero en
ocasiones lo que necesitan realmente
es un menor costo o un menor riesgo.
Simplemente no saben como pedir las
cosas o no saben que esas cosas no
están ligadas con la velocidad máxima
de desarrollo.
Refinamiento de Requerimientos
(Razones ocultas)
Evitar retrasos.
•Lo que el cliente desea realmente es asegurarse de que el proyecto terminará ajustándose a los plazos y
presupuestos previsto. La solución no está en “correr”, sino en aplicar una mejor gestión de riesgos, hacer una
estimación realista de los tiempos y recursos a utilizar y mantener un permanente control sobre las
actividades.
Predecibilidad.
•En muchos casos los clientes desean coordinar la parte de desarrollo de software de un proyecto con
previsiones de beneficios, marketing, planificación del personal y, quizás, otros proyectos de software. Aunque
pueden pedir “máxima velocidad” al centro de informática lo que realmente están demandando es una
predecibilidad suficientemente buena para poder coordinar los esfuerzos relacionados. En este caso, en lugar
de sacrificar la planeación y forzar el desarrollo del proyecto, se debe centrar esfuerzos en lograr un desarrollo
eficiente y hacer hincapié en los métodos que reduzcan los riesgos, para no incurrir en retrasos.

Menor Coste.
•No es raro que los clientes quieran minimizar el costo del proyecto informático. En estos casos hablarán de
terminar pronto el proyecto, pero, en realidad, harán énfasis en su preocupación por el presupuesto y no en la
planificación. Aunque resulte lógico suponer que la planificación corta del proyecto es también la más barata,
los métodos que minimizan el costo y la planificación son diferentes. Alargar un poco la planificación por
encima de la inicial y disminuir el tamaño del equipo puede reducir el costo total de un proyecto.
Refinamiento de Requerimientos
(Razones ocultas)
Fecha fija de pérdida de valor.
•Hay ocasiones en que el beneficio a obtener del desarrollo de un proyecto informático desciende paulatinamente
a lo largo del tiempo, y en ocasiones desciende precipitadamente pasado un cierto tiempo. Piénsese por ejemplo
en una compañía de ventas de servicio de telefonía satelital queriendo implantar su sistema automatizado de
ventas y servicio al cliente antes que lo haga la competencia y que esta acapare los clientes importantes. Si
existe un punto en el que el valor o beneficio de un proyecto desciende precipitadamente , parece lógico decir:
“Necesitamos toda la velocidad posible de desarrollo para estar seguros de que entregaremos el producto antes
de ese punto”. Sin embargo, la necesidad de acelerar el desarrollo depende realmente del tiempo que se tenga
para realizar el proyecto, y del tiempo necesario para desarrollarlo eficientemente. Si se puede completar el
proyecto antes de la fecha de perdida de valor, utilizando métodos eficientes, en lugar de métodos acelerados,
hay que hacerlo, centrándose en la reducción de riesgos y no en la velocidad de desarrollo. Esto ofrece una mayor
posibilidad de terminar el proyecto a tiempo.

Deseo de horas extras gratuitas.

•No es muy frecuente, pero en algunas ocasiones el interés del cliente o directivo por acelerar un proyecto
informático enmascara el deseo de obtener una ganancia económica en forma de tiempo extra gratuito del
personal de informática. Esta circunstancia es fácil de distinguir, ya que el cliente insistirá en la importancia de
la planeación y, simultáneamente, se negará a ofrecer el soporte necesario para mejorar la velocidad de
desarrollo por cualquier otro medio que no sean las horas extras sin remunerar. El cliente no insistirá en tener
más personal, mejorar las herramientas de hardware y software u otros tipos de soporte. En verdadero caso de
necesidad de reducir el tiempo del proyecto el cliente estará dispuesto a considerar cualquier medio para reducir
la planificación.
Equilibrio de factores en la
planificación
• La solución para manejar, o mejor dicho evitar,
las planificaciones imposibles, consiste en lograr
el perfecto equilibrio de tres factores: la
planificación, el costo y el producto.

• Un triángulo de equilibrio entre planificación,

costo y producto es algo básico para la gestión de
proyectos en el centro de informática. En el
extremo del producto se incluyen la calidad y
todos los atributos relacionados con el producto,
incluyendo prestaciones, complejidad, usabilidad,
facilidad de modificación, mantenimiento, tasa
de errores y demás.

• Lograr ese equilibrio es una tarea difícil ya que,

como acertadamente lo dice Watts Humphrey
“Con raras excepciones, la estimación de
recursos y la planificación iniciales son
inaceptables. Esto no se debe a que el personal
de informática sea irresponsable, sino a que,
generalmente, los usuarios desean más de lo que
pueden abarcar. Si el trabajo no entra en la
planificación y recursos disponibles, tiene que
reducirse, o bien tienen que incrementarse el
tiempo y los recursos”.
COMO GANAR
TIEMPO EN UNA
PLANIFICACIÓN
DE
ACTIVIDADES
DEL CENTRO DE
INFORMÁTICA
Estudios hechos en Estados Unidos
demuestran que las áreas de
informática tienen una eficiencia
menor al 50%. El tiempo restante se
gasta en actividades improductivas ,
como el uso de herramientas de
productividad que no funcionan, la
reparación de módulos desarrollados
de forma descuidada, trabajo perdido
debido a la falta de control de
configuración, entre otras causas.
¿Dónde se puede ahorrar tiempo?
Trabajo repetido.
• Repetir requerimientos, diseño y código defectuoso puede consumir generalmente de un 40 a un
50% del costo total de un proyecto informático. La corrección temprana de defectos, cuando
resultan menos costosos de corregir y cuando las correcciones evitan una repetición posterior del
trabajo ofrece una oportunidad potente para reducir el tiempo.

Cambio de prestaciones del producto.

• El cambio de prestaciones puede deberse a cambios en los requerimientos por parte del cliente o
meticulosidad por parte del informático. Un proyecto normal experimenta al menos un 25% de
cambios a lo largo de su desarrollo, lo que añade al menos un 25% más de esfuerzo. No limitar los
cambios en los requerimientos a los estrictamente necesarios es un error clásico que afecta
enormemente el tiempo de la planificación. Eliminar o minimizar el cambio de prestaciones ayuda
mucho a eliminar los retrasos globales en la planificación.

Especificación de requerimientos.
• Esta actividad se da antes del inicio formal de proyecto, al menos antes de la participación fuerte
de Informática en el mismo, y es más abierta que el resto, por lo que es posible desperdiciar
grandes cantidades de tiempo en ella. Un moderado sentido de urgencia durante la recopilación de
requerimientos puede evitar una sensación total de pánico al final del proyecto.
¿Dónde se puede ahorrar tiempo?
El El tiempo total necesario para desarrollar
un proyecto informático va desde el punto en
“inicio
que el proyecto es solo una “visión” en la
mente de alguien hasta que el producto
terminado está en manos del cliente. Algún
difuso”. tiempo después de que el proyecto es una
“visión” se toma la decisión de “comenzar”.
El tiempo entre ambos eventos puede ser
muy largo, y, sin embargo,, en la mente del
cliente es tiempo puede formar parte del
tiempo previsto para el proyecto. Esto es un
“inicio difuso” el cual puede consumir gran
parte del tiempo destinado para el proyecto.
Como no se realizan controles formales (no
hay planificación, ni presupuesto, ni metas,
ni objetivos) durante este período el
progresos es difícil de controlar. En el “inicio
difuso” se puede perder tiempo por estas
razones:
Nadie tiene asignada la responsabilidad del desarrollo del proyecto.
No existe sensación de urgencia para tomar la decisión de
comenzar/no comenzar el proyecto.
Los aspectos clave en la viabilidad del proyecto no pueden ser
explorados hasta que se apruebe el presupuesto del proyecto.
El proyecto debe esperar un ciclo anual de aprobación de proyectos y
presupuestos.El equipo que desarrolla el proyecto no es el mismo que
trabajó para su aprobación. Al preparar el equipo de desarrollo,
familiarizarlo con el producto y encargarle la tarea se pierde tiempo y
empuje.
El esfuerzo empleado en el inicio de un proyecto suele ser bajo, pero el
costo del retraso puede ser alto. La única forma de recuperar un mes
perdido en el “inicio difuso” es acortar en un mes el desarrollo del
proyecto en su fase final, y hacer esto al final cuesta más que hacerlo
al inicio.
Aprovechar el tiempo al inicio del proyecto representa una de las
oportunidades más económicas y efectivas ganar tiempo en la
planificación de proyectos informáticos.