Manual de Normas Procesos y Procedimientos Direccion Compras Enero 2016

TOMO III
GERENCIA MUNICIPAL
Quinta Edición
Actualícese Anualmente
Enero, 2016
ÍNDICE
CONTENIDO PÁGINA
I. Introducción 1
II. Objetivo del Manual 2
III. Campo de Aplicación 3
IV. Simbología Utilizada 4
V. Nomenclatura 5
VI. Procesos y Procedimientos de la Gerencia Municipal
6.1. Dirección de Compras y Contrataciones 6
 Procedimiento Plan de Compras y Contrataciones 7
 Proceso Constitución y Manejo de Caja Chica o Fondo Rotativo 14
 Proceso Rendición Final de Caja Chica o Fondo Rotativo 44
 Procedimiento Entrega de Vales de Combustible 57
 Procedimiento Liquidación de Vales de Combustible 63
 Procedimiento Control de Consumo de Vales de Combustible 73
 Procedimiento Emisión de Vales de Combustible 78
6.1.1. Departamento de Compras 86

 Proceso Compra Directa de Hasta Noventa Mil Quetzales (Q90, 000.00) 87
 Procedimiento Ingreso de Galones de Combustible al Sistema 125
6.1.2. Departamento de Contrataciones 135

 Proceso Compra o Contratación por Cotización Pública 136
 Proceso Compra o Contratación por Licitación Pública 166
 Proceso Compra por Caso de Excepción 194
 Proceso Compra por Contrato Abierto 214
 Proceso Compra Directa por Fideicomiso (Transparencia en el uso de fondos
públicos artículo 54) 232
 Proceso Concurso de Cotización por Fideicomiso (Transparencia en el uso de
fondos públicos artículo 54) 248
 Proceso Concurso de Licitación por Fideicomiso (Transparencia en el uso de
fondos públicos artículo 54) 272
 Procedimiento de Revisión y Trámite Para el Pago de Servicios Básicos de
Forma Mensual 297
 Procedimiento de Trámite Para el Pago de Servicios Técnicos y Profesionales de
Forma Mensual 306
 Proceso de Trámite y Pago de Servicios de Arrendamientos 314
VII. Control de Modificaciones 323

VIII. Hoja de Aplicación 324
IX. Fecha de Vigencia 325
I. INTRODUCCIÓN
El uso de procesos y procedimientos administrativos como rutina, ocasiona su
modificación en el desempeño de las tareas diarias y las acciones del trabajo por lo cual,
se hace necesario el uso de una herramienta que establezca y facilite la definición de
lineamientos en el desarrollo de cada actividad dentro de una Institución.
Los Manuales Administrativos pueden considerarse como una herramienta de consulta y

comunicación en una Institución, ya que facilitan la interacción de los distintas unidades
administrativas, a través del flujo de información que tienen como objetivo el logro de
determinadas actividades, en la reducción de errores en el logro de eficacia y eficiencia
de las actividades del personal, y en las políticas de la Institución, con lo cual se
garantiza un eficiente control administrativo, proporcionando una mejor y más rápida
inducción a los servidores públicos en los puestos de trabajo.
La efectiva utilización de los Manuales Administrativos radica en la metodología diseñada

y su contenido, logrando con ello, que el usuario evite consultar a los niveles superiores
y disponga de la información que requiera para realizar una determinada tarea de forma
permanente.
Es por ello, que la Municipalidad de Mixco presenta el “MANUAL DE NORMAS,

PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA MUNICIPALIDAD DE MIXCO”, cuyo fin es la
establecer los lineamientos de aplicación general a seguir, que permitan mejorar el
desempeño de las tareas documentales en cada una de las Gerencias, Direcciones,
Departamentos y Secciones, además de servir como guía, fuente de consulta, parámetro
o estándar en cuanto a la medición de resultados por parte de la Unidad Organizativa a
cargo, sobre los procesos y procedimientos asignados.
El presente Manual, se encuentra dividido en los aspectos generales y la descripción de

los procesos y procedimientos de las diferentes unidades administrativas de la
Municipalidad de Mixco, debiéndose velar por su implementación, cumplimiento y
continuidad, lo cual contribuye al éxito de la administración municipal en cuanto a
implementación de procesos y procedimientos sistematizados y tendientes a la
certificación de normas de calidad.
1
II. OBJETIVOS DEL MANUAL
GENERAL
Describir e integrar en un documento, los procesos y procedimientos administrativos

estandarizados de acuerdo a la legislación vigente, siendo una guía y fuente de
consulta que facilite al recurso humano la optimización de los procesos y
procedimientos de las diferentes Gerencias, Direcciones, Departamentos y Secciones de
la Municipalidad de Mixco, permitiendo cumplir con las funciones asignadas de forma
eficiente.
ESPECÍFICOS
1. Contar con un documento de base para el cumplimiento de las funciones por puesto
de trabajo.
2. Facilitar las labores de control, auditoría, evaluación y seguimiento de las funciones
asignadas.
3. Controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo.
4. Contar con una base de datos para el análisis posterior del trabajo y el
mejoramiento de los procedimientos.
2
III. CAMPO DE APLICACIÓN
El presente Manual de Normas, Procesos y Procedimientos es de aplicación obligatoria

para todos los funcionarios, directivos, servidores públicos y consultores que trabajan
en la Municipalidad de Mixco, según la estructura organizacional.
3
IV. SIMBOLOGÍA UTILIZADA PARA
PROCEDIMIENTOS
Para una mayor comprensión de los procedimientos, a continuación se representa
gráficamente la simbología utilizada en el levantamiento de los mismos:
Figuras Utilizadas en la Diagramación Administrativa, Normas ANSI

American National Standards Institute (Instituto Americano de Estándares Nacionales)
Símbolo Descripción
Iniciador
Inicio o término. Indica el principio o el fin del flujo, puede

ser acción o lugar, además se usa para indicar una unidad
administrativa o persona que recibe o proporciona
información
Inicio o fin. Indica el inicio o fin del diagrama. Puede

Actividad
Actividad. Describe
identificar las funciones
a una unidad que desempeñan
administrativa o persona. las
personas involucradas en el procedimiento
Documento
Documento. Representa un documento en general que

entre, se utilice, se genere o salga del procedimiento
Documento
Multiparte
Documentos Multiparte. Para representar

un documento con copias
<Function>
Decisión o alternativa. Indica un punto dentro del flujo en

Decisión
donde se debe tomar una decisión entre dos o más

alternativas
Archivo. Indica que se guarda un documento en forma

Archivo
temporal o permanente
Conector
Conector. Representa una conexión o enlace de una parte

del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo
Conector De página. Representa una conexión o enlace

Conector
Conector o enlace de una parte del diagrama a otra en la

con otra hoja diferente, en la que continúa el diagrama de
misma página.
flujo
4
V. NOMENCLATURA
01.02.05.02 GERENCIA MUNICIPAL
01.02.05.02.03 DIRECCIÓN DE COMPRAS Y CONTRATACIONES

01.02.05.02.03.01 Procedimiento Plan de Compras y Contrataciones
01.02.05.02.03.03 Proceso Constitución y Manejo de Caja Chica o Fondo Rotativo
01.02.05.02.03.04 Proceso Rendición Final de Caja Chica o Fondo Rotativo
01.02.05.02.03.05 Procedimiento Entrega de Vales de Combustible
01.02.05.02.03.06 Procedimiento Liquidación de Vales de Combustible
01.02.05.02.03.07 Procedimiento Control de Consumo de Vales de Combustible
01.02.05.02.03.08 Procedimiento Emisión de Vales de Combustible
01.02.05.02.03.01 DEPARTAMENTO DE COMPRAS

01.02.05.02.03.01.01 Proceso Compra Directa de hasta Noventa Mil Quetzales
(Q90, 000.00)
01.02.05.02.03.01.02 Procedimiento Ingreso de Galones de Combustible al
Sistema
01.02.05.02.03.02 DEPARTAMENTO DE CONTRATACIONES

01.02.05.02.03.02.01 Proceso Compra o Contratación por Cotización Pública
01.02.05.02.03.02.02 Proceso Compra o Contratación por Licitación Pública
01.02.05.02.03.02.03 Proceso Compra por Caso de Excepción
01.02.05.02.03.02.04 Proceso Compra por Contrato Abierto
01.02.05.02.03.02.05 Proceso Compra Directa por Fideicomiso (Transparencia
en el uso de fondos públicos artículo 54)
01.02.05.02.03.02.06 Proceso Concurso de Cotización por Fideicomiso
(Transparencia en el uso de fondos públicos artículo 54)
01.02.05.02.03.02.07 Proceso Concurso de Licitación por Fideicomiso
01.02.05.02.03.02.08 Procedimiento de Revisión y Trámite para el pago de
Servicios Básicos de Forma Mensual
01.02.05.02.03.02.09 Procedimiento de Trámite para el pago de Servicios
Técnicos y Profesionales de Forma Mensual
01.02.05.02.03.02.10 Proceso de Trámite y Pago de Servicios de
Arrendamientos
5
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Municipalidad de Mixco
01.02.05.02.03 DIRECCIÓN DE COMPRAS Y

CONTRATACIONES
No. CONTENIDO
1 01.02.05.02.03.01 Procedimiento Plan de Compras y Contrataciones
2 01.02.05.02.03.03 Proceso Constitución y Manejo de Caja Chica o Fondo Rotativo
3 01.02.05.02.03.04 Proceso Rendición Final de Caja Chica o Fondo Rotativo
4 01.02.05.02.03.05 Procedimiento Entrega de Vales de Combustible
5 01.02.05.02.03.06 Procedimiento Liquidación de Vales de Combustible
6 01.02.05.02.03.07 Procedimiento Control de Consumo de Vales de Combustible
7 01.02.05.02.03.08 Procedimiento Emisión de Vales de Combustible
6
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Dirección:
Manual
Departamento: Sección: de Normas, Procesos y Procedimientos
ÁREA/UNIDAD ADMINISTRATIVA
Gerencia: Dirección: Departamento: Sección:

Municipal Compras y Contrataciones Ninguno No Aplica
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

Plan de Compras y Contrataciones
Código Proceso Código Procedimiento Fecha: Páginas: Tiempo Estimado
01.02.05.02.03.01 X Febrero, 2013 3 D H M S
13 3 31 0
Descripción General:
Es el procedimiento que tiene por objeto especificar los pasos a seguir en un plan de compras y contrataciones.
Fundamento Jurídico:
a. Código Municipal.
b. Ley de Contrataciones del Estado.
c. Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.
Normas:
a. Normas Generales de Control Interno Gubernamental de la Contraloría General de Cuentas.
Usuarios:
 Empleados de la Administración Municipal.
 Funcionarios de la Administración Municipal.
Requisitos previos:
Ninguno.
Definiciones:
a. DAFIM:
Es la Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal.
b. SICOIN GL:
Es el Sistema de Contabilidad Integrado del MINFIN siendo una herramienta informática con que se lleva el control de
la ejecución presupuestaria, registrando Ingresos y el gasto de los programas y proyectos.
c. MINFIM:
Ministerio de Finanzas Públicas.
d. Día Hábil:
Jornada laboral de 8 horas.
e. Normas Generales de Control Interno Gubernamental:
Son el elemento básico que fija los criterios técnicos y metodológicos para diseñar, desarrollar e implementar los
procedimientos para el control, registro, dirección, ejecución e información de las operaciones financieras, técnicas y
administrativas del sector público.
7
TIEMPO ÁREA DOCUMENTO
No. DESCRIPCIÓN SECUENCIAL D H M S
RESPONSABLE RESPONSABLE REQUERIDO
Analiza necesidades anuales de

suministros, bienes o servicios
1. 2 0 0 0
de su área a partir del mes de
Septiembre de cada año.
Establece necesidades de
2. 4 0 0 0  Cuadro de
compra anual. Gerente/ Director o
Área Solicitante Proyección
Elabora Cuadro de Proyección Jefe del interesado
Anual de
3. Anual de Compras de su área 1 0 0 0 Compras
por año.
Traslada Cuadro de Proyección
Anual de Compras al Asistente
4. 1 0 0 0
de Contrataciones a partir del
mes de Octubre de cada año.
Recibe Cuadro de Proyección
5. Anual de Compras de las 1 0 0 0
diferentes áreas. Dirección de
Auxiliar de
Elabora Plan Anual de Compras Compras/
6. 3 0 0 0 Compras/Auxiliar de
y Contrataciones. Contrataciones
Departamento de
Traslada Plan Anual de Contrataciones
Compras y Contrataciones al
7. 1 0 0 0
Director de Compras y
Contrataciones.
Recibe Plan Anual de Compras
8. 0 0 5 0
y Contrataciones.
Revisa Plan Anual de Compras
9. 0 1 0 0
y Contrataciones.
Determina según diferencias, la
Dirección de
compra de suministros, bienes Director de Compras  Cuadro de
10. 0 1 0 0 Compras y
o servicios para inventario y Contrataciones
Contrataciones Proyección
mínimo. Anual de
Compras
Traslada Plan Anual de
 Plan Anual de
Compras y Contrataciones a la Compras y
11. Autoridad Administrativa 0 0 2 0 Contrataciones
Superior durante el mes de
Octubre de cada año.
12. 0 0 10 0
y Contrataciones.
Si está de acuerdo firma Autoridad
13. 0 0 2 0 Gerencia Municipal o
aprobando. Administrativa
Alcaldía Municipal
Traslada Plan Anual de Superior
Compras y Contrataciones al
14. 0 0 20 0
Contrataciones.
15. 0 0 2 0
y Contrataciones aprobado.
Traslada una copia del Plan
Dirección de
Anual de Compras a DAFIM Director de Compras
Compras y
para ser presupuestado en el y Contrataciones
16. 0 0 10 0 Contrataciones
siguiente año.  Formulario de
Solicitud de
Compra y/o
8
Define modalidad de compra y Servicios
 Plan Anual de
17. contratación de bienes, 0 0 10 0
Compras y
suministros o servicios. Contrataciones
Traslada Formulario de
Solicitud de Compra y/o
18. Servicios firmada según 0 0 2 0 Director de Compras
modalidad al Jefe del y Contrataciones
Departamento de Compras. Dirección de
Compras y
Completa Plan Anual de
Compras y Contrataciones.
Envía Plan Anual de Compras y
20. Contrataciones al Ministerio de 0 0 5 0
Finanzas Públicas.
Recibe Formulario de Solicitud
21. 0 0 2 0 Jefe del
de Compra y/o Servicios.
Departamento de
Continúa con el procedimiento Compras
22. 0 0 1 0
de Compra según modalidad.
Elaborado por: Revisado por: Autorizado por:

Fecha: Febrero, 2013 Febrero, 2013 Julio, 2013
Nombre: Fidel Navarijo Arq. Ana Beatriz Méndez Lic. Otto Pérez Leal
Puesto: Técnico de Organización Asesora de Alcaldía Alcalde Municipal
y Métodos
Tipo de Descripción Área
Modificación: Secuencial Responsable
Fecha Diciembre, 2014  Departamento de
Modificación: Organización y Métodos
Contenido de la Reajuste del Procedimiento  Asesoría Alcaldía
Modificación: Reajuste de Documentos de Soporte
Documentos requeridos anexos
No. Identificación Nombre del documento: Cantidad de páginas:
1. Cuadro de Proyección Anual de Compras 1
2. Plan Anual de Compras y Contrataciones 1
3. Formulario de Solicitud de Compra y/o Servicios 1
9
Cuadro de Proyección Anual de Compras
10
Plan Anual de Compras y Contrataciones
11
Formulario de Solicitud de Compra y/o Servicios
12
Gerencia:
Plan de Compras y Contrataciones

Auxiliar de Compras/
Gerente/ Director o Director de Compras y Autoridad Jefe del Departamento
Auxiliar de
Jefe del interesado Contrataciones Administrativa Superior de Compras
Contrataciones
Inicio Recibe Plan Anual

de Compras y
Contrataciones
Analiza necesidades
anuales de suministros,
bienes o servicios de su
área a partir del mes de
Septiembre de cada año Revisa Plan Anual
de Compras y
Contrataciones
Recibe Cuadro de
Establece
Proyección Anual de
necesidades de Recibe Plan Anual de
Compras de las
compra anual Determina según Compras y
diferentes áreas diferencias, la compra de
Contrataciones.
suministros, bienes o
servicios para inventario
mínimo
Elabora Cuadro de
Elabora Plan Anual de
Proyección Anual de
Compras y
Compras de su área
Contrataciones Si esta de acuerdo
por año Traslada Plan Anual de
Compras y Contrataciones a la firma aprobando.
Autoridad Administrativa
Superior durante el mes de
Octubre de cada año
Traslada Cuadro de Traslada Plan Anual de

Proyección Anual de Compras
Compras y Contrataciones
al Asistente de Contrataciones Recibe Plan Anual de Traslada Plan Anual de
a partir del mes de Octubre al Director de Compras y
Contrataciones Compras y Compras y Contrataciones
de cada año
Contrataciones al Director de Compras y
aprobado Contrataciones.
Traslada una copia del

Plan Anual de Compras a
DAFIM para ser
presupuestado en el
siguiente año
Define modalidad de
compra y contratación
de bienes, suministros
o servicios
Traslada Formulario de
Solicitud de Compra y/o
Servicios firmada según
modalidad al Jefe del
Departamento de Compras
Recibe Formulario de
Solicitud de Compra y/
o Servicios
Completa Plan
Anual de Compras y
Contrataciones
Continúa con el
procedimiento de
Compra según
Envía Plan Anual de modalidad
al Ministerio de Finanzas
Públicas
Fin
13
Gerencia:
Dirección:
Departamento: Manual
Sección: de Normas, Procesos y Procedimientos

Municipal Compras y Contrataciones No Aplica No Aplica
NOMBRE DEL PROCESO

Constitución y Manejo de Caja Chica o Fondo Rotativo
01.02.05.02.0 X Febrero, 2013 7 D H M S
3.03 18 9 5 0
Es el proceso que tiene por objeto especificar los pasos a seguir en la constitución y manejo de fondo rotativo o caja chica.
b. Reglamento de Fondo Rotativo o Caja Chica.
Normas:
b. Manual de Administración Financiera Integrada Municipal (MAFIM):
Con relación al grupo 300, esta Municipalidad no realiza compras del grupo descrito con fondos de caja chica debido
a que en el presupuesto la fuente de financiamiento para estas compras es de IUSI, inversión y el fondo constituido
para caja chica es con fondos propios.
A continuación se detalla los renglones mencionados:
 Grupo 300 Propiedad Planta y Equipo, 322 Equipo de oficina (calculadoras, archivadores, ventiladores, escritorios, sillas
y otros muebles de oficina).
 324 Equipo educacional, cultural y recreativo (estantes, vitrinas, equipos deportivos, cámaras fotográficas y otros.
 326 Equipo para comunicaciones (teléfono, radios, televisión), 328 Equipo de cómputo.
 329 Otras maquinarias y equipos (otras maquinarias que no estén incluidas en otros renglones de este subgrupo).
Usuarios:
Requisitos previos:
Ninguno.
Definiciones:
a. DAFIM:
b. Fondo Rotativo o Caja Chica:
Es un monto asignado a una unidad de la Municipalidad de Mixco para la adquisición de bienes y servicios o
suministros inherentes a las actividades que son de su competencia.
14
c. SICOIN GL:
d. MINFIN:

No. DESCRIPCIÓN SECUENCIAL RESPONSABLE RESPONSABLE REQUERIDO
D H M S
Revisa asignaciones
1. 0 0 10 0
presupuestarias.
Solicita quince mil quetzales
2. (Q15, 000.00) para Fondo 0 0 10 0
Director de
Rotativo o Caja Chica. Administración
Dirección de
Administración
Elabora Solicitud de Constitución Financiera
Financiera Integrada
del Fondo Rotativo o Caja(s) Integrada
Municipal
Municipal
3. Chica(s) indicando el (los) 0 0 10 0
nombre(s) de o los
responsable(s) para su manejo.
Traslada a Autoridad
4. 0 0 5 0
Administrativa Superior.
Recibe Solicitud de Constitución  Solicitud de
5. del Fondo Rotativo o Caja 0 0 5 0 Constitución del
Chica. Fondo Rotativo o
Caja Chica
Firma de Vo.Bo. la Solicitud de
Autoridad  Proyecto de
6. Constitución de Fondo Rotativo o 0 0 2 0
Administrativa
Gerencia Municipal o Acuerdo de
Caja Chica. Superior
Alcaldía Municipal Constitución del
Traslada Solicitud de Fondo Rotativo o
Caja Chica
Constitución de Fondo Rotativo o
7. 0 0 10 0
Caja Chica firmada, al Director
de DAFIM.
Recibe la Solicitud de
8. Constitución de Fondo Rotativo o 0 0 5 0
Caja Chica.
Director de
Elabora Proyecto de Acuerdo de Dirección de
Administración
Administración
9. Constitución de Fondo Rotativo o 0 1 0 0 Financiera
Caja Chica. Integrada
Municipal
Municipal
Traslada Proyecto de Acuerdo de
10. 0 0 10 0
Caja Chica a secretaría
Municipal.
Recibe Proyecto de Acuerdo de
11. Constitución de Fondo Rotativo o 0 0 5 0  Certificación de
Secretaría Acuerdo de
Caja Chica. Secretaría Municipal
Municipal Constitución de
Certifica de aprobado el Acuerdo Fondo Rotativo o
12. de Constitución de Fondo 0 0 5 0 Caja Chica
Rotativo o Caja Chica.
15
Traslada al Responsable del
Fondo Rotativo una copia de la  Certificación de
Certificación del Acuerdo Secretaría Acuerdo de
Secretaría Municipal
13. aprobado debidamente firmado 0 0 10 0 Municipal Constitución de
y sellado, y la Solicitud de Fondo Rotativo
o Caja Chica
Caja Chica.
Recibe copia de Solicitud

14. Caja Chica y el Acuerdo de 0 0 1 0
Caja Chica aprobado. (Expediente)
Ingresa datos en el sistema Responsable del Dirección de Compras  Copia del
SICOIN GL para la generación Fondo Rotativo y Contrataciones Acuerdo de
15. 0 1 0 0 Constitución de
del Comprobante Único de Fondo Rotativo o
Registro (CUR). Caja Chica
Aprueba Expediente en el Aprobado
16. 0 0 5 0  Copia de Solicitud
sistema.
de Constitución
Traslada Expediente a Tesorero de Fondo
17. 0 0 5 0
Municipal. Rotativo o Caja
18. Recibe Expediente. 0 0 1 0 Chica
Debidamente
19. Revisa Expediente. 0 0 10 0 Firmada y Sellada
20. Aprueba el pago en el sistema. 0 0 5 0 Dirección de  Cheque
Imprime el Cheque a nombre del Tesorero Municipal Administración
21. 0 0 2 0 Financiera Integrada
Responsable del Fondo Rotativo. Municipal
Entrega Cheque al Responsable
22. 0 0 3 0
del Fondo Rotativo.
23. Recibe el Cheque. 0 4 0 0
24. Hace efectivo el Cheque. 0 4 0 0 Responsable del Dirección de Compras
Resguarda el efectivo en un Fondo Rotativo y Contrataciones  Cheque
25. lugar seguro para compras 0 0 5 0
menores.
Solicita Formulario de Gastos
26. 0 0 5 0
por Caja Chica.
Elabora Solicitud de Compra por
Interesado
27. la cantidad requerida y el 0 0 10 0
nombre del Área Solicitante.
Traslada Solicitud de Compra a
28. 0 0 10 0
Jefe inmediato.  Formulario de
Gastos por Caja
29. Recibe Solicitud de Compra. 0 0 2 0 Área Solicitante
Chica
Verifica datos de la Solicitud de  Solicitud de
30. 0 0 5 0
Compra. Compra
Firma si la Solicitud de Compra Gerente/ Director o
31. 0 0 1 0
esta correcta. Jefe del interesado
Traslada Solicitud de Compra a
32. 0 0 10 0
Encargado de Inventarios.
Si no está correcta solicita a
33. 0 0 10 0
Interesado lo corrija.
Encargado de Dirección
34. Recibe Solicitud de Compra. 0 0 5 0
Almacén Administrativa
 Formulario de
16
Verifica existencia de los Gastos por Caja
35. 0 0 10 0 Chica
materiales en Almacén.
 Formulario
Certifica la inexistencia de lo Solicitud de
solicitado estampando un sello 7 Encargado de Dirección Compra y/o
36. 0 0 5 0
Servicios
que tiene la leyenda “NO HAY Almacén Administrativa
EXISTENCIA EN ALMACÉN”.
Traslada Solicitud de Compra
37. certificada a Responsable del 0 0 5 0
Fondo Rotativo.
38. Recibe Solicitud de Compra. 0 0 1 0
Verifica si existen fondos
39. suficientes para sufragar la 0 4 0 0
compra solicitada.
Elabora el Vale anotando la
40. fecha de entrega del efectivo al 0 0 30 0
Responsable del Dirección de Compras
Interesado. Fondo Rotativo y Contrataciones
Brinda información al interesado
que tiene tres días hábiles para
41. liquidar el efectivo y que no se le 0 0 5 0
entregara otro Vale hasta que
este sea liquidado.
Entrega el efectivo al
42. 0 0 1 0
Interesado.
Firma Vale por el efectivo
43. 0 0 1 0
recibido.
Recibe el efectivo y lo resguarda
44. 0 0 1 0
en un lugar seguro.
Realiza compra o adquisición del
45. 1 0 0 0
bien.
46. Paga al Proveedor. 0 4 0 0
 Vale
47. Recibe los bienes o suministros. 0 4 0 0
Acepta los bienes o suministros
48. 0 0 30 0 Interesado
si está conforme. Área Solicitante
Si no está conforme regresan los
bienes o suministros al
49. 0 0 30 0
proveedor para gestionar su
reclamo.
50. Solicita la Factura respectiva. 0 0 1 0  Factura
Revisa que todos los datos estén
51. 0 0 5 0
correctos.
Anota razonamiento en la parte
52. 0 0 10 0
posterior de la Factura.
Traslada Factura a su Jefe
53. Inmediato para firma de Visto 0 0 10 0 Interesado
Bueno.  Factura Razonada
54. Recibe Factura. 0 0 2 0

Área Solicitante
Firma de conformidad el
55. 0 0 1 0 Gerente/Director o
razonamiento en la Factura. Jefe del interesado
Devuelve Factura con el Visto
56. 0 0 10 0
Bueno del gasto al Interesado.
57. Recibe la Factura. 0 0 2 0 Interesado
17
Solicita a Encargado de
Inventarios sello y firma así
58. 0 0 15 0
como sello de inventariable o no Interesado Área Solicitante
inventariable.
Traslada la Factura a Encargado
59. 0 0 10 0  Factura
de Inventarios.
Razonada
60. Recibe la Factura. 0 0 2 0
Sella y firma en la parte de atrás
61. 0 0 15 0 Encargado de Dirección
de la Factura. Inventarios Administrativa
Traslada la Factura al
62. 0 0 10 0
Interesado.
63. Recibe la Factura. 0 0 2 0
Adjunta otros documentos
64. 0 0 2 0
soporte de la compra. (Expediente)
Entrega el Expediente de compra  Solicitud de
Constitución del
al Responsable del Fondo Fondo Rotativo
Rotativo (Factura razonada, Interesado Área Solicitante
o Caja Chica
sellado y firmado por el  Certificación de
65. 1 0 0 0
Acuerdo de
Encargado de Inventarios,
Constitución de
Recibo de Caja si corresponde y
Fondo Rotativo
Formulario de Gastos por Caja o Caja Chica
Chica).  Formulario de
66. Recibe Expediente. 0 4 0 0 Gastos por Caja
Chica
Estampa en las Facturas el sello  Formulario de
fechador que identifica a la Solicitud de
67. 0 4 0 0
oficina y que dice “PAGADO CON Compra y/o
Servicios
CAJA CHICA”.  Vale para
Ingresa los datos de la(s) Entrega de
Factura(s) al módulo de Fondo Efectivo
Rotativo generando el registro  Fondo en
68. 2 0 0 0 Avance Rotativo
diario. (esto se genera cada seis  Expediente de
Responsable del
mil quetzales Q6,000.00 Fondo Rotativo Regularización
aproximadamente) del Gasto (Libro
Genera el documento Fondo en Mayor Auxiliar
69. 1 0 0 0 Dirección de Compras de Cuentas)
Avance Rotativo en SICOIN GL. y Contrataciones  Facturas
Imprime el documento de Fondo Originales
70. 1 0 0 0 Razonadas
en Avance Rotativo.
 Recibo de Caja
(si procede)
Adjunta los documentos

originales y todos aquellos
71. documentos que autorizaron la
1 0 0 0
compra. Esta se realiza al tener
pre comprometido un 50% del
monto total del Fondo Rotativo.
Responsable del
Fondo Rotativo
72. Revisa Expediente. 1 0 0 0
Registra en el Módulo de Fondo

73. Rotativo los datos de la 2 0 0 0
liquidación ingresados.
18
Compara con el formulario
74. impreso y firmado, si todo esta 1 0 0 0
(Expediente)
correcto.  Solicitud de
75. Aprueba en el sistema. 0 4 0 0 Constitución del
Fondo Rotativo
Genera en forma automática el
o Caja Chica
76. Expediente de Regularización del 0 4 0 0  Certificación de
Gasto. Acuerdo de
Elabora la instrucción de pago Constitución de
77. 0 4 0 0 Fondo Rotativo
en el sistema SICOIN GL. o Caja Chica
78. Aprueba Expediente tipo FRR. 0 4 0 0  Formulario de
Genera automáticamente el Gastos por Caja
Dirección de Compras Chica
Expediente Contable de Responsable del  Formulario de
y Contrataciones
Reposición de Fondo Rotativo o 0 4 0 0
Fondo Rotativo Solicitud de
79.
Caja Chica al contar con el 40% Compra y/o
gastado. Servicio
 Vale para
Traslada el Expediente a la Entrega de
80. Unidad de Auditoría Interna para 0 4 0 0 Efectivo
identificar hallazgos.  Fondo en
Recibe Expediente de Auditoría Avance Rotativo
81. 0 0 1 0  Expediente de
Interna con correcciones. Regularización
Verifica que el Expediente este del Gasto (Libro
82. 0 2 0 0
completo. Mayor Auxiliar
de Cuentas)
Elabora la instrucción de pago
83. 0 5 0 0  Facturas
en el sistema SICOIN GL. Originales
Traslada Expediente al Tesorero Razonadas
84. 0 1 0 0
 Recibo de Caja
Municipal.
(si procede)
85. Recibe Expediente. 0 0 1 0
86. Imprime Cheque 0 0 5 0
Gestiona firmas para reposición Dirección de
87. 2 0 0 0 Administración
de Fondo Rotativo. Tesorero Municipal
Ingresa datos del Cheque en el Municipal
88. 0 0 5 0
sistema.
Entrega Cheque físicamente a
89. 0 0 5 0
Responsable del Fondo Rotativo.
90. Recibe el Cheque. 0 0 5 0
91. Hace efectivo el Cheque. 1 0 0 0
Resguarda el efectivo en un
92. lugar seguro para compras 0 0 5 0
menores. Responsable del Dirección de Compras
Ingresa los datos de las Facturas Fondo Rotativo y Contrataciones
pagadas al módulo de Fondo
 Facturas
Rotativo generando el registro
93. 2 0 0 0 Originales
diario, que corresponde a todo Razonadas
los Fondos Rotativos liquidados
durante el año.
Genera nuevo ciclo de Rendición
de Caja Chica o Fondo Rotativo
94. aproximadamente cada semana 1 0 0 0
Fondo Rotativo y Contrataciones
o cada seis mil quetzales (Q6,
000.00).
19
Puesto: Técnico de Organización y Asesora de Alcaldía Alcalde Municipal
Métodos
No. Identificación Nombre del documento: Cantidad de
páginas:
1. Solicitud de Constitución del Fondo Rotativo o Caja Chica 1
2. Certificación de Acuerdo de Constitución de Fondo 1
Rotativo o Caja Chica
3. Formulario de Gastos por Caja Chica 1
4. Formulario de Solicitud de Compra y/o Servicio 1
5. Vale para Entrega de Efectivo 1
6. Expediente de Regularización del Gasto (Libro Mayor 1
Auxiliar de Cuentas)
7. Facturas Originales Razonadas 1
8. Recibo de Caja (si procede) 1
20
Solicitud de Constitución del Fondo Rotativo o Caja Chica
Ciudad de Mixco ____ de ________________ del ________

Oficio No. ____________
Señores
Comisión de Finanzas
Del Concejo Municipal
Su Despacho
Estimados Señores:
Respetuosamente me dirijo a ustedes para solicitar su aprobación, en trasladar ante el honorable Concejo
Municipal, la solicitud de autorización de la Constitución de Fondo Rotativo o Caja Chica para darle
cumplimiento a lo establecido en el Manual de Administración Financiera Integrada Municipal (MAFIM),
numeral 4.1. Solicito se autorice la Constitución del Fondo Rotativo o Caja Chica para el año ________por
el valor de ______________________________________________ (Q___________.00) Para lo cual
propongo al señor ________________________________________________________ con el cargo
de__________________________________ para que a partir de la presente fecha sea encargado de la
designación, custodia y administración del Fondo Rotativo o Caja Chica.
Agradeciendo su atención a la presente, me suscribo de ustedes.
Agradeciendo su atención a la presente, me suscribo de ustedes.
Firma __________________
Firma __________________
Sello ___________________
Sello ___________________
Director de Administración Financiera

Integrada Municipal Secretaría Municipal
CC. Archivo.
21
Certificación de Acuerdo de Constitución de Fondo Rotativo o Caja Chica
El infrascrito Secretario Municipal de la Municipalidad de Mixco, Departamento de Guatemala------------

CERTIFICA: Que en el punto ________ del acta número ________________________________, de la
Sesión Pública Ordinaria del honorable Concejo Municipal de Mixco, Departamento de Guatemala,
celebrada el ___________________________________________ el cual en su parte conducente dice: El
honorable Consejo Municipal por UNANIMIDAD de votos; Acuerda: 1- Rectificar el acuerdo Municipal
contenido en el punto ______________ del acta _________________________de la Sesión Pública
Extraordinaria celebrada el ___________________________________________________por el honorable
Concejo Municipal, en donde se autorizo en la constitución del Fondo Rotativo o Caja Chica por un valor de
__________________________________________ (Q____________.00) debiéndose rectificar para que
sea la cantidad de ___________________________________ (Q_____________.00) quedando lo demás
con los mismos efectos legales; 2.- Qué Secretaría Municipal certifique el presente acuerdo para notificar
a quien corresponda. Y para los usos legales que al interesado convenga, se extiende la presente
Certificación en una hoja de papel bond, impresa únicamente en su lado anverso, la cual firmo y sello en el
Municipio de Mixco, Departamento de Guatemala, el _________________________________________.
Firma __________________
Sello ___________________
Secretario Municipal
CC. Archivo.
22
Formulario de Gastos por Caja Chica

Oficio No. ____________
Señor
Dirección de Compras y Contrataciones
Presente:
Señor
Director de Compras y Contrataciones:
Por este medio me dirijo a usted enviando el presente Formulario de Solicitud de Compra de Caja Chica de
lo siguiente.
Monto en
CANTIDAD UNIDAD MATERIAL / ESPECIFICACIONES
Quetzales
Q
TOTAL Q
Lo anterior será utilizado para: _____________________________________________________________

______________________________________________________________________________________
Agradeciendo su colaboración, me suscribo cordialmente.
Firma __________________
Sello ___________________
Gerente o Director Área Solicitante
CC. Archivo.
23
Formulario de Solicitud de Compra y/o Servicio
24
Vale para Entrega de Efectivo
Vale por: Q_______________________________
Valor en Letras_______________________________
Departamento Solicitante______________________
F. F.
_________________ ____________________
Vo.Bo._____________________________________
Concepto: _________________________________
__________________________________________
Fecha de entrega____________________________
Hora de entrega_____________________________
Nota: La fecha y hora de entrega se pone al momento de
Retirar el efectivo.
Este vale debe liquidarse en menos de 24 horas.
25
Expediente de Regularización del Gasto (Libro Mayor Auxiliar de Cuentas)
26
Facturas Originales Razonadas
27
Recibo de Caja (si procede)
28
Gerencia:
Constitución y Manejo
de Fondo Rotativo o Caja
Chica
Director de
Administración
Municipal
Inicio
Revisa asignaciones
presupuestarias
Solicita quince mil

quetzales (Q15,
000.00) para Fondo
Rotativo o Caja Chica
Elabora Solicitud de
Constitución del Fondo
Rotativo nombrando a los
responsable para su
manejo
Traslada a Autoridad
Administrativa
Superior
29
Gerencia:
Constitución y Manejo de Fondo Rotativo o

Caja Chica
Director de
Administración Autoridad
Financiera Integrada Administrativa Superior
Municipal
Recibe Solicitud de
Constitución del Fondo
Rotativo
Firma de Vo.Bo, la
Solicitud de
Constitución de Fondo
Rotativo
Recibe la Solicitud de Traslada Solicitud de

Constitución de Fondo Constitución de Fondo
Rotativo Rotativo firmada
Elabora Proyecto de
Acuerdo de
Constitución de Fondo
Rotativo
30
Gerencia:
Constitución y Manejo de Caja Chica o Fondo

Rotativo
Director de
Administración
Secretaria Municipal
Municipal
Traslada Proyecto de
Recibe Proyecto de
Acuerdo de caja chica
Acuerdo de Caja Chica
al Concejo Municipal
Certifica de aprobado
el Acuerdo
Traslada copia del

Acuerdo y Solicitud de
Constitución de Caja
Chica
31
Gerencia:
Constitución y Manejo de
Caja Chica o Fondo
Rotativo
Responsable del
Fondo Rotativo
Recibe documentos
Ingresa datos en el
sistema SICOIN GL para
la generación del
Comprobante Único de
Registro
Aprueba Expediente
en el sistema
32
Gerencia:
Constitución y Manejo de Fondo Rotativo o

Caja Chica
Jefe del Departamento Responsable del Fondo

de Almacén Rotativo
Recibe Solicitud de
Compra
Verifica existencia de
los materiales en
Almacen
Certifica la inexistencia de
lo solicitado estampando
un sello que tiene la
leyenda “NO HAY
EXISTENCIA EN BODEGA”
Traslada Solicitud de
Compra certificada a Recibe Solicitud de
Responsable del Fondo Compra
Rotativo
Verifica si existen
fondos suficientes
para sufragar la
compra solicitada
Elabora el Vale
anotando la fecha de
entrega del efectivo al
Interesado
33
Gerencia:
Responsable del Fondo Gerente/ Director o

Interesado
Rotativo Jefe del interesado
Resguarda el
Solicita Formulario
efectivo en un lugar
de Gastos por Caja
seguro para
Chica
compras menores
Compra por la cantidad
requerida y el nombre
área solicitante
Traslada Solicitud
Recibe Solicitud de
de Compra a Jefe
Compra
inmediato
Verifica datos de la
Solicitud de Compra
Solicitud
correcta
NO SI
Solicita a
interesado Firma
lo corrija
Traslada Solicitud
de Compra
34
Gerencia:

Rotativo
Encargado Responsable del Fondo

de Almacén Rotativo
Recibe Solicitud de
Compra
Verifica existencia de
los materiales en
Almacen
Certifica la inexistencia de lo
solicitado estampando un
sello que tiene la leyenda “NO
HAY EXISTENCIA EN
ALMACÉN”
Traslada Solicitud de
Compra certificada a Recibe Solicitud de
Responsable del Fondo Compra
Rotativo
Verifica si existen
fondos suficientes
para sufragar la
compra solicitada
Elabora el Vale
anotando la fecha de
entrega del efectivo al
Interesado
35
Gerencia:

Rotativo
Responsable del Fondo

Interesado
Rotativo
G
Firma Vale por el
efectivo recibido
Brinda información al
interesado que tiene
tres días hábiles para
liquidar el efectivo
Recibe el efectivo
y lo resguarda en
Entrega el un lugar seguro
efectivo al
Interesado
Realiza compra o
adquisición del bien
Paga al Proveedor
Recibe los bienes

o suministros
Esta
Conforme
NO SI
Regresa los Acepta los

bienes al bienes o
proveedor suministros
36
Gerencia:

Rotativo
Gerente/Director o Jefe
Interesado
del interesado
Solicita la Factura
respectiva
Revisa que todos

los datos estén
correctos
Anota razonamiento
en la parte posterior
de la Factura
Traslada Factura a su
Jefe Inmediato para
Recibe Factura
firma de Vo.Bo.
37
Gerencia:
Gerente/Director o Jefe Encargado de

Interesado
del interesado Inventarios
Firma de
conformidad el
razonamiento en la
Factura
Devuelve Factura con

el Vo.Bo del gasto al Recibe Factura
Interesado
Solicita a Encargado
de Inventarios sello y
firma de inventariable
o no inventariable
Traslada Factura Recibe la Factura
Sella y firma en la
parte de atrás de la
Factura
Recibe Orden de
Traslada Factura
Compra
Adjunta otros
documentos soporte
de la compra
38
Gerencia:

Rotativo

Interesado
Rotativo
Entrega el Expediente
de compra al
Responsable del
Fondo Rotativo
Recibe Expediente
Estampa en las Facturas

el sello fechador que
identifica a la oficina y
que dice “PAGADO CON
CAJA CHICA”
Ingresa los datos de la(s)

Factura(s) al módulo de
Fondo Rotativo
generando el registro
diario.
Genera el
documento Fondo
en Avance Rotativo
en SICOIN GL
Imprime el
documento de
Fondo en Avance
Rotativo
Adjunta los documentos

originales y todos
aquellos documentos que
autorizaron la compra.
39
Gerencia:
Caja Chica o Fondo
Rotativo

Rotativo
Revisa Expediente
Registra en el Módulo
de Fondo Rotativo los
datos de la liquidación
ingresados
Compara con el
formulario impreso y
firmado, si todo esta
correcto
Aprueba en el
sistema
Genera en forma
automática el
Expediente de
Regularización del
Gasto
Elabora la instrucción
de pago en el sistema
SICOIN GL
40
Gerencia:
Caja Chica o Fondo
Rotativo

Rotativo
Aprueba Expediente
tipo FRR
Genera
automáticamente el
Expediente Contable
de Reposición de
Fondo Rotativo
Traslada el Expediente
a la Auditoría Interna
para identificar
hallazgos
Recibe Expediente
de Auditoria Interna
con correcciones
Verifica que el
Expediente este
completo
Elabora la
instrucción de pago
en el sistema
SICOIN GL
41
Gerencia:

Rotativo

Tesorero Municipal
Rotativo
Traslada Expediente al
Tesorero Municipal
Recibe Expediente
Imprime Cheque
Gestiona firmas
para reposición de
Fondo Rotativo
Ingresa datos del

Cheque en el
sistema
Entrega Cheque
físicamente a
Responsable del
Fondo Rotativo
42
Gerencia:
Caja Chica o Fondo
Rotativo

Rotativo
Recibe Cheque
Hace efectivo el
Cheque
Resguarda el efectivo
en un lugar seguro
para compras menores
Ingresa los datos de las

Facturas pagadas al
módulo de Fondo
Rotativo generando el
registro diario
Genera nuevo ciclo

de Rendición de
Caja Chica o Fondo
Rotativo
Fin
43
Gerencia:
Dirección:
Manual

Municipal Compras y Contrataciones No aplica No Aplica
NOMBRE DEL PROCESO

Rendición Final de Caja Chica o Fondo Rotativo
01.02.05.02.0 X Febrero, 2013 3 D H M S
3.04 8 1 48 0
Es el proceso que tiene por objeto especificar los pasos a seguir en la rendición final de fondo rotativo o caja chica.
b. Reglamento de Fondo Rotativo o Caja Chica.
Normas:
Usuarios:
Requisitos previos:
Ninguno.
Definiciones:
a. DAFIM: Es la Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal.
b. Fondo Rotativo o Caja Chica: Es un monto asignado a una unidad de la Municipalidad de Mixco para la
adquisición de bienes y servicios o suministros inherentes a las actividades que son de su competencia.
c. SICOIN GL: Es el Sistema de Contabilidad Integrado del MINFIN siendo una herramienta informática con que se
lleva el control de la ejecución presupuestaria, registrando ingresos y el gasto de los programas y proyectos.
d. MINFIN: Ministerio de Finanzas Públicas.
e. Normas Generales de Control Interno Gubernamental: Son el elemento básico que fija los criterios técnicos
y metodológicos para diseñar, desarrollar e implementar los procedimientos para el control, registro, dirección,
ejecución e información de las operaciones financieras, técnicas y administrativas del sector público.

D H M S
Realiza la Liquidación Final del
1. Fondo Rotativo o Caja Chica en 1 0 0 0
el sistema SICOIN GL.
Fondo Rotativo y Contrataciones
Deposita el efectivo restante en
2. 1 0 0 0
cuenta bancaria que generó el
44
Cheque inicial, antes del 31 de Responsable del Dirección de Compras
Diciembre. Fondo Rotativo y Contrataciones
Aprueba la liquidación en el
3. 0 4 0 0
sistema SICOIN GL.
Genera en forma automática el
Expediente de Regularización
4. del Gasto por Fondo Rotativo 0 4 0 0
(Libro Mayor Auxiliar de
Cuentas).
Elabora la instrucción de
liquidación del Fondo Rotativo o
Caja Chica en el Expediente de
Regularización del Gasto por
5. Fondo Rotativo (Libro Mayor 2 0 0 0
Auxiliar de Cuentas) con base
en la Boleta de Depósito, por el Responsable del Dirección de Compras
monto enterado en cuenta Fondo Rotativo y Contrataciones
monetaria de la DAFIM.
Elabora cuenta Deudores de la
Municipalidad con nombre y
número de empleado del
6. Responsable del Fondo Rotativo 1 0 0 0
 Expediente de
o Caja Chica. (Esto en caso de
Regularización del
la existencia de saldos Gasto por Fondo
pendientes de liquidar). Rotativo (Libro
Reproduce copia del Expediente Mayor Auxiliar de
7. Cuentas)
completo.  Boleta de Depósito
Traslada Expediente original al
8. Jefe del Departamento de 0 4 0 0
Contabilidad.
Recibe Expediente de
Liquidación Final de Fondo
9. 0 0 1 0
Rotativo o Caja Chica y
documentación original adjunta.
Verifica que cumplan con todas
10. 0 0 5 0
las normativas vigentes.
Revisa en Expediente de Jefe del Dirección de
Regularización del Gasto por Departamento de Administración
11. Fondo Rotativo (Libro Mayor 0 0 5 0 Contabilidad Financiera Integrada
Municipal
Auxiliar de Cuentas) los datos
ingresados en la liquidación.
Traslada Expediente completo
al Tesorero Municipal (Esto en
12. 0 0 1 0
caso de la existencia de saldos
pendientes de liquidar).
13. Recibe Expediente. 0 0 5 0 Tesorero Municipal (Expediente)
45
 Formulario de
Revisa con el Jefe del Gastos por Caja
Departamento de Contabilidad Chica
 Fondo en Avance
los registros en el mayor
Rotativo
14. auxiliar para corroborar que no 0 4 0 0  Facturas Originales
existan saldos pendientes de Razonadas
liquidar y que las cuentas de  Recibo de Caja (si
procede)
orden estén con saldo cero.
 Boleta de Depósito
 Expediente de
Levanta Acta en caso de existir Regularización del
saldos pendientes de liquidar no Gasto por Fondo
15. reintegrados por el Encargado 1 0 0 0 Tesorero Municipal Dirección de Rotativo (Libro
del Fondo Rotativo al finalizar el Administración Mayor Auxiliar de
Financiera Integrada Cuentas)
año. Municipal  Acta de Saldos
Traslada Acta al Jefe del Pendientes (si
16. 0 0 10 0
Departamento de Contabilidad. procede)
Envía copia del Acta al Jefe del
Departamento de Contabilidad y
17. al Director de Recursos 0 0 10 0
Humanos, en caso de existir
saldos pendientes.
Traslada Expediente al Jefe del
18. 0 0 60 0
Departamento de Contabilidad.
19. Recibe Expediente. 0 0 1 0 Jefe del
Departamento de
20. Archiva el Expediente. 0 0 10 0 Contabilidad

Puesto: Técnico de Organización y Asesora de Alcaldía Alcalde Municipal
Métodos
Fecha
Modificación:
Contenido de la
Modificación:
páginas:
1. Formulario de Gastos por Caja Chica 1
2. Facturas Originales Razonadas 1
4. Boleta de Depósito 1
5. Expediente de Regularización del Gasto por Fondo 1
Rotativo (Libro Mayor Auxiliar de Cuentas)
6. Acta de Saldos Pendientes (si procede) 1
46
Formulario de Gastos por Caja Chica
47
Facturas Originales Razonadas
48
49
Boleta de Depósito
50
Expediente de Regularización del Gasto por Fondo Rotativo (Libro Mayor Auxiliar de
Cuentas)
51
Acta de Saldos Pendientes (si procede)
52
Gerencia:
Rendición Final de Caja

Chica o Fondo Rotativo

Rotativo
Inicio
Realiza la
Liquidación Final del
Fondo Rotativoen el
sistema SICOIN GL
Deposita el efectivo
restante en cuenta
bancaria
Aprueba la
liquidación en el
sistema SICOIN GL
Genera Expediente
de Regularización
del Gasto
Elabora la liquidación
del Fondo Rotativo en
el Expediente de
Regularización de
Gastos
Elabora cuenta
Deudores de la
Municipalidad
Reproduce copia del

Expediente
completo
53
Gerencia:
Rendición Final de Caja Chica o Fondo

Rotativo
Responsable del Fondo Jefe del Departamento

Rotativo de Contabilidad
Recibe Expediente
Traslada Expediente
Original
Verifica que
cumplan con todas
las normativas
vigentes
Revisa en
Expediente los
datos ingresados en
la liquidación
Traslada Expediente
54
Gerencia:
Rendición Final de Caja

Chica o Fondo Rotativo
Tesorero Municipal
Recibe Expediente
Original
Revisa con el Jefe

de Contabilidad
que las cuentas
estén a saldo cero
55
Gerencia:
Rendición Final de Caja Chica o Fondo Rotativo
Jefe del Departamento

Tesorero Municipal
de Contabilidad
Cuentas
saldo cero
NO
Levanta
Acta
Traslada a
jefe del SI
Depto. de
Contabilida
d
Envía copia
del Acta al
Director de
Rec.
Humanos
Traslada Expediente Recibe Expediente
Archiva Expediente
Fin
56
Gerencia:
Dirección:
Manual


Entrega de Vales de Combustible
01.02.05.02.03.05 X Abril, 2013 2 D H M S
0 1 25 0
Este procedimiento tiene por objeto describir cada uno de los pasos a seguir para llevar el control de entrega de vales de
combustible, para la asignación de la cantidad de galones de combustible a cada vehículo propiedad de la Municipalidad.
Normas:
a. La entrega de la cantidad de vales semanales de combustible parte del Director de Compras y Contrataciones se
realizará el día viernes de 8:00 a 12:00.
Usuarios:
Requisitos previos:
a. Vales de Combustible.
b. Procedimiento Planificación de Consumo de Combustible.
Definiciones:
Ninguna.

D H M S
Recibe Nómina General de
Abastecimiento de Combustible  Nómina General de
Semanal por parte de EMIXTRA Abastecimiento de
1. 0 0 5 0 Director de Compras Combustible
y Anual por parte de la Dirección de Compras
Semanal
Municipalidad (de la Dirección y Contrataciones y Contrataciones
 Nómina General de
Administrativa). Abastecimiento de
Combustible Anual
2. Recibe datos del proveedor que 0 0 25 0
57
brindara el servicio, nóminas y
la cantidad total de vales. Director de Compras Dirección de Compras
Traslada nóminas y vales a y Contrataciones y Contrataciones
3. 0 0 5 0
Auxiliar de Compras.
Recibe nóminas, Vales e
4. 0 0 5 0
instrucciones.
Firma y sella Vales originales y  Nómina General de
Abastecimiento de
copias amarillas de la cantidad
5. 0 0 15 0 Combustible Semanal
de Vales que corresponden  Nómina General de
semanalmente. Abastecimiento de
Departamento de Combustible Anual
6. Imprime Vales. 0 0 15 0 Auxiliar de Compras
Compras  Vales
Traslada Nómina General de
Abastecimiento de Combustible
Semanal y Anual así como Vales
7. 0 0 15 0
diarios de combustible al Auxiliar
de Combustibles de la Dirección
Administrativa.
Continúa Procedimiento
Planificación de Consumo de
Combustible.

Fecha: Abril, 2013 Abril, 2013 Julio, 2013
Nombre: Maritza Vásquez Arq. Ana Méndez Lic. Otto Pérez Leal
Puesto: Analista de Organización y Asesora de Alcaldía Alcalde Municipal
Métodos
páginas:
1. Nómina General de Abastecimiento de Combustible 1
Semanal
2. Nómina General de Abastecimiento de Combustible 1
Anual
3. Vale 1
58
Nómina General Para Abastecimiento de Combustible Anual
Por este medio me dirijo a usted haciendo de su conocimiento que esta será la programación de Abastecimiento de
Combustible para el año siguiente.
Este control debe ser revisado periódicamente por el responsable de la flotilla y verificar cualquier anormalidad en los
consumos, las cuales pueden ser indicio de problemas mecánicos o de manejo inadecuado de los abastecimientos.
REQUISICIÓN PARA LA ASIGNACIÓN DE COMBUSTIBLE

Requisitos para Asignación de combustible.
Fecha de elaboración:
 Día, mes y año en que se solicita la asignación de combustible.
Características del Vehículo:

 Tipo, marca, modelo y placas del vehículo.
 Nombre del tipo de vehículo.
 Nombre de la marca del vehículo.
 Modelo.
 Número de placas de circulación del vehículo.
 Kilometraje Final Cantidad de kilómetros recorridos.
 Cantidad de litros de gasolina solicitados.
 Persona que autoriza el abastecimiento de combustible y/o vehículo.
Fecha de llenado Kilometraje Cantidad de Combustible Tipo de combustible Promedio consumo (litro/km)
Firma __________________ Firma __________________ Firma __________________
Sello ___________________ Sello ___________________ Sello ___________________
Jefe de Servicio Servicios Generales Director de Compras y Contrataciones Director Administrativo
CC. Archivo
59
Nómina General para Abastecimiento de Combustible Semanal
Por este medio me dirijo a usted haciendo de su conocimiento que esta será la programación de
Abastecimiento de Combustible para el año siguiente.
Este control debe ser revisado periódicamente por el responsable de la flotilla y verificar cualquier
anormalidad en los consumos, las cuales pueden ser indicio de problemas mecánicos o de manejo
inadecuado de los abastecimientos.
REQUISICIÓN PARA LA ASIGNACIÓN DE COMBUSTIBLE

Requisitos para Asignación de combustible.
Fecha de elaboración:
 Día, mes y año en que se solicita la asignación de combustible.
Características del Vehículo:

 Tipo, marca, modelo y placas del vehículo.
 Nombre del tipo de vehículo.
 Nombre de la marca del vehículo.
 Modelo.
 Número de placas de circulación del vehículo.
 Kilometraje Final Cantidad de kilómetros recorridos.
 Cantidad de litros de gasolina solicitados.
 Persona que autoriza el abastecimiento de combustible y/o vehículo.
Fecha de llenado Kilometraje Cantidad de Combustible Tipo de combustible Promedio consumo (litro/km)
Firma __________________ Firma __________________ Firma __________________
Sello ___________________ Sello ___________________ Sello ___________________
Jefe de Servicio Servicios Generales Director de Compras y Contrataciones Director Administrativo
60
Vale
61
Gerencia:
Entrega de Vales de Combustible
Contrataciones Auxiliar de Compras
Inicio
Recibe Nómina General de

Semanal por parte de EMIXTRA y
Anual por parte de la Municipalidad
(de la Dirección Administrativa)
Recibe datos del

proveedor que brindara el
servicio, nominas y la
cantidad total de vales
Traslada nominas y Recibe nominas,

vales a Auxiliar de vales e
Compras instrucciones
Firma y sella vales originales y

copias amarillas de la cantidad
de vales que corresponden
semanalmente
Imprime vales
Traslada Nómina General de

semanal y Anual así como vales
diarios de combustible al Auxiliar de
Combustibles de la Dirección
Administrativa
Fin
Nota: Continúa Procedimiento Planificación de Consumo de Combustible.
62
Gerencia:
Dirección:
Manual


Liquidación de Vales de Combustible
01.02.05.02.03.06 X Abril, 2013 2 D H M S
0 2 41 0
Este procedimiento tiene por objeto describir los pasos en la liquidación de vales de combustible.
Usuarios:
Requisitos previos:
a. Procedimiento Control de Consumo de Vales de Combustible.
Definiciones:
Ninguna.

D H M S
Recibe Factura y los Vales
(originales de la semana
1. 0 0 15 0
vencida) por parte de la
Gasolinera.
 Factura
Traslada Factura a Auxiliar de  Vales (originales)
Combustible para su
2. razonamiento y que adjunte la 0 0 5 0
documentación de liquidación de Auxiliar de Compras Departamento de
vales de combustible. Compras
Recibe por parte del Auxiliar de  Factura Razonada
Combustible Factura Razonada,  Oficio de Solicitud de
oficio de solicitud de pago, Pago
 Vales de
3. copias amarillas de Vales de 0 0 5 0
Combustible
combustible y Reporte Semanal  Reporte Semanal de
de Liquidación de Vales de Liquidación de Vales
Combustible firmado. de Combustible
63
Verifica que Vales (originales) y
copias de Vales (amarillos)
coincidan con los datos del
Reporte Semanal de Liquidación
4. 0 0 30 0
de Vales de Combustible y el
monto de la Factura, No. de
placa, galones abastecidos,
monto y firmas respectivas.
Ingresa al sistema en el Módulo
5. 0 0 1 0
de vehículos y combustible.
Ingresa en la Opción
Combustible, opción compras,
opción reportes, opción
6. liquidación semanal aparecerá la 0 0 1 0
ventana Reporte Semanal de
Liquidación de Vales de
Combustible.
Imprime Reporte Semanal de
7. 0 0 1 0
Combustible para confrontación
de datos.
Elabora Reporte de Asignación
Presupuestaria de Consumo de
8. Combustible por Gerencia y 0 0 30 0
Auxiliar de Compras Departamento de
oficio de solicitud de pago Compras
dirigido al Director de la DAFIM.
Firma Reporte de Asignación
9. Presupuestaria de Consumo de 0 0 1 0
Combustible por Gerencia.
Traslada Reporte de Asignación
10. Combustible por Gerencia a otro 0 0 5 0  Reporte de
Auxiliar de Compras para Asignación
verificación de datos. Presupuestaria de
Consumo de
Recibe reporte de asignación
Combustible por
11. presupuestaria de consumo de 0 0 5 0 Gerencia
combustible por Gerencia.  Oficio de Solicitud de
Verifica datos del Reporte de Pago Dirigido a
Director de DAFIM
Asignación Presupuestaria de
12. 0 0 20 0
Consumo de Combustible por
Gerencia.
13. Firma reporte por verificación. 0 0 1 0
Traslada Oficio de Solicitud de
Pago y Reporte de Asignación
14. Combustible por Gerencia con 0 0 5 0
documentación de respaldo a
Contrataciones.
Recibe Oficio de Solicitud de Director de Compras Dirección de Compras
 Oficio de Solicitud de
15. Pago y Reporte de Asignación 0 0 5 0
y Contrataciones y Contrataciones
Pago Dirigido a
Director de DAFIM
64
Presupuestaria de Consumo de  Reporte de
Asignación
Combustible por Gerencia con
Presupuestaria de
documentación de respaldo. Consumo de
16. Revisa expediente. 0 0 15 0 Combustible por
Firma Oficio de Solicitud de Gerencia
 Factura Razonada
Pago y autoriza con Visto Bueno Director de Compras  Oficio de Solicitud de
Dirección de Compras
el Reporte de Asignación y Contrataciones y Contrataciones Pago
17. 0 0 1 0
Presupuestaria de Consumo de  Vales de
Combustible por Gerencia para Combustible
 Reporte Semanal de
trámite de pago. Liquidación de Vales
Traslada a Auxiliar de compras de Combustible
18. Oficio de Solicitud de Pago y 0 0 5 0
expediente.
Recibe Oficio de Solicitud de
19. 0 0 5 0
Pago y expediente.
Traslada Oficio de Solicitud de
Pago y expediente de
Departamento de
liquidación de combustibles a Auxiliar de Compras
Compras
20. DAFIM para asignación de 0 0 5 0
partidas en el Sistema SICOIN
GL, registro contable y emisión
de cheque.

Fecha: Abril, 2013 Abril, 2013
Nombre: Mónica Florián Arq. Ana Méndez Lic. Otto Pérez Leal
Puesto: Analista de Organización Asesora de Alcaldía Alcalde Municipal
y Métodos
páginas:
1. Vale 1
2. Reporte Semanal de Liquidación de Vales de Variable
Combustible
3. Oficio de Solicitud de Pago Dirigido a Director de 1
4. Reporte de Asignación Presupuestaria de Consumo de Variable
Combustible por Gerencia
5. Oficio de Solicitud de Pago Dirigido al Director de 1
Administración Financiera Integrada Municipal
65
Vale
66
Reporte Semanal de Liquidación de Vales de Combustible
67
Oficio de Solicitud de Pago Dirigido a Director de Compras y Contrataciones
Guatemala _____ de __________ del_______

Oficio No. ________
Licenciado
__________________
Director de Compras y Contrataciones
Presente:
Reciba un cordial, saludo, por este medio solicito el pago del servicio
de:_____________________________________________________________.
Adjunto liquidación de vales de combustible.
Agradeciendo la atención brindada.
Atentamente:
Firma Firma
__________________ __________________
Sello Sello
___________________ ___________________
Director de Área Unidad Secretaria, Asistente de

Dirección/Gerencia
CC. Archivo
68
Reporte de Asignación Presupuestaria de Consumo de Combustible por Gerencia
69
Oficio de Solicitud de Pago dirigido Director de Administración Financiera Integrada
Municipal
Guatemala _____ de __________ del_______

Oficio No. ________
Licenciado
__________________
Director de Administración Financiera Integrada Municipal
Presente:
Reciba un cordial, saludo, por este medio le remito un (1) expediente integrado por
(No.__) Vales por un monto de _________; para el pago por consumo de
________________correspondiente al mes de _____ del año ___.
El pago esta siendo solicitado por la Dirección de Área/Unidad, para su conocimiento y

efectos correspondientes.
Atentamente,
Firma Firma
__________________ __________________
Sello Sello
___________________ ___________________
Auxiliar de Compras Vo. Bo. Director de Compras

y Contrataciones
CC. Archivo
70
Gerencia:
Liquidación de Vales
de Combustible
Auxiliar de Compras
Inicio
Recibe factura y los

vales (originales de la
semana vencida) por
parte de la Gasolinera
Traslada factura a Auxiliar de

Combustible para su
razonamiento y que adjunte a
la documentación de
liquidación de vales de
combustible
Verifica que vales (originales) y copias de

vales (amarillos) coincidan con los datos del
reporte semanal de liquidación de vales de
combustible y el monto de la factura, No. De
placa, galones abastecidos, monto y firmas
respectivas
Ingresa al sistema
en el módulo de
vehículos y
combustible
Imprime reporte semanal

de liquidación de vales de
combustible para
confrontación de datos de
datos
Elabora reporte de asignación

presupuestaria de consumo
de combustible por gerencia y
oficio de solicitud de pago
dirigido al Director de la
DAFIM
Firma reporte de
asignación presupuestaria
de consumo de
combustible por gerencia
Traslada reporte de
asignación presupuestaria de
consumo de combustible por
gerencia a otro Auxiliar de
Compras para verificación de
datos
71
Gerencia:
Liquidación de Vales de Combustible
Auxiliar de Compras
Contrataciones
Recibe reporte de
asignación presupuestaria
de consumo de
combustible por gerencia
Verifica datos del reporte

de asignación
presupuestaria de
consumo de combustible
por gerencia
Firma reporte por

verificación
Traslada oficio de solicitud de pago Recibe oficio de solicitud de

y reporte de asignación pago y reporte de asignación
presupuestaria de consumo de
presupuestaria de consumo
combustible por gerencia con
documentación de respaldo a de combustible por gerencia
Director de Compras y con documentación de
Contrataciones respaldo
Revisa expediente
Firma oficio de solicitud de

pago y autoriza con Visto
Bueno el reporte semanal
asignación presupuestaria por
consumo de combustibles por
gerencia para tramite de pago
Recibe oficio de Traslada a Auxiliar de

compras oficio de
solicitud de pago y solicitud de pago y
expediente expediente
Traslada oficio de solicitud de pago

y expediente de liquidación de
combustibles a DAFIM para
asignación de partidas en el sistema
SICOIN GL, registro contable y
emisión de cheque
Fin
Nota: Para realizar este Procedimiento debe de haberse efectuado el

Procedimiento Control de Consumo de Vales de Combustible
72
Gerencia:
Dirección:
Manual


Control de Consumo de Vales de Combustible
01.02.05.02.03.07 X Abril, 2013 2 D H M S
0 3 40 0
Es el procedimiento que tiene por objeto llevar a cabo el control de vales de combustible asignados a los vehículos
municipales.
Usuarios:
Requisitos previos:
a. Procedimiento Abastecimiento de Combustible.
Definiciones:
Ninguna.

D H M S
Recibe los Vales (originales) de
la semana vencida físicamente
por parte de la Gasolinera
adjuntando listado con los datos
siguientes:
 Número de Vale
1.  Fecha 0 0 15 0
 Vale (copias
 Dirección Director de Compras Dirección de Compras
amarillas)
 Nombre del piloto
 Placa del vehículo / Chapa
 Tipo de combustible
 Valor en quetzales
 Firma de recibido del piloto
Recibe Reporte Diario de Vales
2. 0 0 5 0
Entregados y las copias
73
amarillas de los Vales de la
semana vencida y documentos
de liquidación por parte del
Director de Compras Dirección de Compras
Auxiliar de Combustibles.
Traslada documentación a
3. 0 0 5 0
4. Recibe documentación. 0 0 5 0
Verifica los datos contenidos en

5. cada uno de los Vales y 0 0 15 0
documentación de liquidación.
Coloca el sello en la parte
6. posterior de los vales originales 0 0 10 0
como constancia de utilización.
Clasifica los Vales originales por
7. orden de área y número 0 1 30 0
correlativo.  Vale (copias
Coteja la información los Vales amarillas)
8. originales contra las copias 0 0 20 0
amarillas.
Coloca los Vales originales y las Auxiliar de Compras
Departamento de
9. copias amarillas en orden 0 0 20 0 Compras
correlativo.
Verifica que no falten los
siguientes datos en el sello:
 Dependencia del Vehículo/
Placa
10. 0 0 15 0
 Kilometraje
 Firma del piloto. (continúa
Proceso de Abastecimiento
de Vales de Combustible).
Traslada documentación a otro
11. Auxiliar de Compras para nueva 0 0 5 0
verificación.
12. Realiza nueva verificación. 0 0 15 0
De no haber ninguna
modificación completa continua
con el Procedimiento de
Combustible.
74
Nombre: Maritza Vásquez Arq. Ana Méndez Lic. Otto Pérez Leal
y Métodos
Modificación:
1. Vale (copias amarillas) 1
75
Vale
76
Gerencia:
Control de Consumo de Vales de Combustible
Auxiliar de Compras
Contrataciones
Inicio
Recibe
documentación
Recibe los vales (originales)

de la semana vencida
físicamente por parte de la
Gasolinera adjuntando listado Verifica los datos
con los datos contenidos en cada uno
de los vales y
documentación de
liquidación
Recibe Reporte Diario de Vales

Entregados y las copias amarillas de
los vales de la semana vencida y
documentos de liquidación por parte Coloca el sello en la parte
del Auxiliar de Combustibles
posterior de los vales
originales como
constancia de utilización
Traslada
documentación a Clasifica los vales
Auxiliar de Compras originales por orden
de área y número
correlativo
Coteja la información
los vales originales
contra las copias
amarillas
Coloca los vales

originales y las copias
amarillas en orden
correlativo
Verifica que no falten los siguientes

datos en el sello:
(Dependencia del Vehículo/ Placa,
Kilometraje, Firma del piloto)
Continúa Proceso de Abastecimiento
de Vales de Combustible
Traslada documentación
a otro auxiliar de
Compras para nueva
verificación
Realiza nueva
verificación
Fin
Nota: Para realizar este Procedimiento debe haberse efectuado el

Procedimiento Abastecimiento de Combustible al finalizarlo continua
el Procedimiento Liquidación de Vales de Combustible
77
Gerencia:
Dirección: Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
Departamento: Sección:

NOMBRE DEL PROCESO
Emisión de Vales de Combustible
01.02.05.02.03.08 x Marzo, 2014 2 D H M S
0 2 0 10
Este procedimiento tiene por objeto describir cada uno de los pasos a seguir para llevar el control de la emisión y entrega
de vales de combustible, para la asignación de cantidad de galones de combustible a cada vehículo propiedad de la
Municipalidad.
Normas:
a. La entrega de la cantidad de vales semanales de combustible parte del Director de Compras y Contrataciones se
realizara los días viernes de 8:00 a 12:00.
b. Todos los lunes se sellaran y firmaran los vales a ser utilizados.
Usuarios:
Requisitos previos:
a. Vales de Combustible.
b. Procedimiento Ingreso de Galones de Combustible al Sistema.
Definiciones:
Ninguna.

No. DESCRIPCIÓN SECUENCIAL RESPONSABLE
D H M S RESPONSABLE REQUERIDO
Ingresa al Sistema en el Módulo de
Combustible y Vehículos opción
1. 0 0 1 0
combustible, opción compras, opción
Ingreso de Vales.
Auxiliar de Departamento de
En la ventana Ingreso de Vales Compras Compras
ingresar: Código del vehículo, se
2. 0 0 0 30
despliegan los datos del vehículo,
empleado, número de vale.
78
Verificar que el No. de Vale sea el
que le corresponde según
3. 0 0 0 30
correlativo. (si no le corresponde se
modifica).
4. Ingresa los galones a utilizar por día. 0 0 0 30
Seleccionar la opción guardar o

5. presionar F10 para guardar los datos 0 0 0 30
ingresados.
6. Imprime Vales. 0 0 1 0
Auxiliar de Departamento de  Vales
Continúa el procedimiento según los Compras Compras
7. 0 1 30 0
Vales del día.
Una vez ingresados, ingresa al
sistema en la opción combustible,
8. 0 0 1 0
opción compras, opción reportes,
opción entrega de Vales diarios.
En la ventana Report Parameters
9. 0 0 0 10
ingresar la fecha.
En el Sistema graba el reporte de
10. 0 0 1 0
vales de combustible.  Reporte
Entrega Vales impresos con firma y
11. sello y sus respectivas copias 0 0 3 0
amarillas, al Auxiliar de Combustible.
Recibe Vales impresos y copias
12. 0 0 1 0
amarillas. Auxiliar de Dirección
Verifica que el reporte en el Sistema Combustible Administrativa
13. 0 0 20 0
coincida con los Vales recibidos.
Nota: El cálculo del tiempo para la emisión de vales está estimado aproximadamente para la
emisión de 130 vales de combustible.
Elaborado por: Revisado por: Actualizado por:

Fecha: Marzo, 2014 Marzo, 2014
Nombre: Mónica Florián Arq. Ana Méndez Lic. Otto Pérez Leal
Puesto: Analista de Organización y Asesora de Alcaldía Alcalde Municipal
Métodos
Cuadro de Control de Modificaciones
Contenido de la Se Ajusto el Procedimiento al Nuevo Sistema  Asesoría de Alcaldía
Modificación:
1. Vale 1
2. Reporte Variable
79
80
81
82
83
Gerencia:
Emisión de Vales de
Combustible
Auxiliar de Compras
Inicio
Ingresa al Sistema en el
Modulo de Combustible y
vehículos opción combustible,
opción compras, opción
ingreso de vales
En la ventana Ingreso de
vales ingresar: Código del
vehículo, se despliegan los
datos del vehículo, empleado,
número de vale
Verificar que el No. De Vale

sea el que le corresponde
según correlativo. (si no le
corresponde se modifica)
Ingresa los galones

a utilizar por día
Seleccionar la opción
guardar o presionar F10
para guardar los datos
ingresados
Imprime vales
Continúa el
procedimiento
según los vales del
día
Una vez ingresados ingresa al

sistema en la opción
combustible, opción compras,
opción reportes, opción
entrega de vales diarios
84
Gerencia:
Emisión de Vales de Combustible
Auxiliar de Compras Auxiliar de Combustible
En la ventana
Report Parameters
ingresar la fecha
En el sistema graba
el reporte de vales
de combustible
Entrega vales impresos

con firma y sello y sus Recibe vales
respectivas copias impresos y
amarillas, al Auxiliar de
Combustible
copias amarillas
Verifica que el reporte

en el sistema coincida
con los vales recibidos
Fin
Nota: El cálculo del tiempo para la emisión de vales está estimado

aproximadamente para la emisión de 130 vales de combustible.
85
01.02.05.02.03.01. DEPARTAMENTO DE COMPRAS
No. CONTENIDO
1 01.02.05.02.03.01.01 Proceso Compra Directa de Hasta Noventa Mil Quetzales
(Q90,000.00)
2 01.02.05.02.03.01.02 Procedimiento Ingreso de Galones de Combustible al
Sistema
86
Gerencia:
Dirección:
Manual

Municipal Compras y Contrataciones Compras No Aplica
NOMBRE DEL PROCESO
Compra Directa de Hasta Noventa Mil Quetzales (Q90, 000.00)
01.02.05.02. X Febrero, 2013 10 D H M S
03.01.01 11 1 8 0
Es el proceso que se refiere a la contratación que se efectúa en un solo acto, con una misma persona y por un precio de
hasta noventa mil Quetzales (Q.90,000.00) y se realizará bajo la responsabilidad y autorización previa de la Autoridad
Administrativa Superior de la entidad interesada, tomando en cuenta el precio, calidad, plazo de entrega y demás
condiciones que favorezcan los intereses del Estado, sus entidades descentralizadas y autónomas, siguiendo el
procedimiento que establezca dicha autoridad. Según Art. 43 Ley de Contrataciones del Estado.
c. a. Código Municipal.
d. b. Ley de Contrataciones del Estado.
e. c. Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.
Normas:
Usuarios:
Requisitos previos:
a. Solicitud de Compra.
Definiciones:
a. DAFIM:
Es la Dirección la Administración Financiera Integrada Municipal.
b. SICOIN GL:
c. Formulario 1H:
Formulario utilizado para dar ingreso de suministros a Almacén.
d. MINFIN:
87
D H M S
1. 0 0 2 0
Revisa Formulario de Solicitud
de Compra y/o Servicios
2. (documentación completa 0 0 15 0
firmada y sellada por Director
de Compras y Contrataciones). Jefe del
Departamento de
Ingresa Formulario de Solicitud Compras  Formulario de
de Compra y/o Servicios al Solicitud de Compra
3. 0 1 0 0
sistema interno del y/o Servicios
Departamento de Compras.
Traslada el Formulario de
Solicitud de Compra y/o Departamento de
4. 0 0 1 0
Servicios al Auxiliar de Compras
Compras.
5. 0 0 1 0
Identifica a tres Proveedores
que dentro de su giro ordinario
6. 1 0 0 0
esté el suministro, bien o
servicio solicitado. Auxiliar de Compras
Elabora 3 Solicitudes de
Cotización con las
7. 0 1 0 0
especificaciones técnicas,  Solicitudes de
cantidad y descripción exacta. Cotización
Traslada Solicitudes de  Cotización
8. 0 1 0 0
Cotización.
Recibe Solicitudes de
9. 0 0 15 0
Cotización.
10. Elabora Cotización solicitada. 0 1 0 0 Proveedor Proveedor
Envía Cotización a Dirección de
11. 0 0 15 0
12. Recibe Cotizaciones. 0 0 5 0
Revisa que cada Cotización
cumpla con haber cotizado el
suministro, bien o servicio
solicitado según Formulario de
Solicitud de Compra, así como
13. 0 1 0 0  Formulario de
precio, unitario, total, tiempo
Solicitud de Compra
de entrega, forma de pago, y y/o Servicios
que las Cotizaciones estén en Departamento de
Auxiliar de Compras  3 Cotizaciones
Compras
hojas membretadas en original  Cuadro Comparativo
así como debidamente selladas. de Cotizaciones
Si no incluyen lo especificado
en el numeral anterior, solicita
14. 0 0 15 0
al proveedor que corrija la
Cotización.
Elabora Cuadro Comparativo de
15. 0 2 0 0
Cotizaciones.
16. Firma Cuadro Comparativo de 0 0 1 0
88
Cotizaciones.
Traslada Cuadro Comparativo
de Cotizaciones al Jefe del
Auxiliar de Compras
17. 0 0 15 0
adjuntando las 3 cotizaciones y
Solicitud de Compra.
(Expediente).
18. Recibe expediente. 0 0 2 0
Revisa que los datos de cada
cotización coincidan con los Departamento de
19. 0 1 0 0
datos consignados en el Cuadro Compras
Comparativo de Cotizaciones.
Si no está correcto solicita a Jefe del
20. Auxiliar de Compras que corrija 0 0 5 0 Departamento de
los datos incorrectos. Compras
Si esta correcta la información
21. 0 0 5 0
remarca a proveedor sugerido.
22. Firma y sella dando Vo.Bo. 0 0 1 0
Traslada el Expediente al
23. Director de Compras y 0 0 2 0
Contrataciones.
25. Revisa expediente. 0 0 30 0
Analiza la sugerencia
planteada, si no está de
acuerdo selecciona un nuevo
26. 0 0 15 0
proveedor y solicita corrección
al Jefe del Departamento de Dirección de Compras
Director de Compras
Compras. y Contrataciones y Contrataciones
Si está de acuerdo con el
proveedor sugerido firma y
27. 0 0 1 0
sella el Cuadro Comparativo de
Cotizaciones dando Vo.Bo.
Traslada expediente a
28. Autoridad Administrativa 0 0 15 0
Superior.
Analiza Cuadro Comparativo de
Cotizaciones así como la
30. 0 1 0 0
documentación soporte incluida
en el expediente. Autoridad
Gerencia Municipal o
Aprueba o no aprueba la Administrativa
Alcaldía Municipal
compra del bien, suministro o Superior
31. servicio según sugerencia en el 0 0 1 0
Cuadro Comparativo de
Cotizaciones, firma y sella.
Traslada expediente al Director
32. 0 0 15 0
de Compras y Contrataciones.
34. Revisa expediente. 0 0 15 0 Director de Compras Dirección de Compras
35. Verifica si la compra del bien, 0 0 5 0
89
suministro o servicio fue
aprobada o no. Director de Compras Dirección de Compras
Traslada expediente a Jefe del y Contrataciones y Contrataciones
36. 0 0 1 0
37. Recibe el expediente. 0 0 1 0
Identifica si fue aprobada o no
la compra del bien, suministro
38. 0 0 5 0
o servicio en el Cuadro
Comparativo de Cotizaciones. Jefe del Departamento de
Si la compra o servicio no fue Departamento de
Compras
39. aprobada se notifica al Área 0 0 15 0 Compras
Solicitante.
Si la compra o servicio fue
aprobada traslada expediente a
40. 0 0 10 0
Auxiliar de Presupuesto con
Libro de Conocimientos.
42. Revisa expediente. 0 1 0 0
Asigna Renglón Presupuestario
43. 0 0 20 0
que será afectado.
Verifica que el Renglón
44. Presupuestario cuente con 0 0 5 0
disponibilidad presupuestaria.
Si existe disponibilidad en la
Dirección de
Partida Presupuestaria, asigna
Auxiliar de Administración
por medio de un sello con Presupuesto Financiera Integrada
todos los datos de la Municipal
45. 0 0 1 0
Asignación Presupuestaria en
el Cuadro Comparativo de
Cotizaciones con firma y sello
de aprobado.
Si no existe disponibilidad en la
46. Partida Presupuestaria realiza 0 0 5 0
anotación en el expediente.
Devuelve expediente al Jefe del
47. 0 0 10 0
Verifica si fue asignada la
49. 0 0 2 0
Partida Presupuestaria. Jefe del .
Si fue asignado o no la Partida Departamento de
Compras (Expediente)
Presupuestaria traslada
50. 0 0 1 0  Cuadro Comparativo
Expediente a Auxiliar de de Cotizaciones
Compras. Departamento de  Formulario de
51. Recibe expediente. 0 0 1 0 Compras Solicitud de Compra
 3 Cotizaciones
Si no fue asignada Partida  Oficio de Solicitud de
Presupuestaria, elabora Oficio Trasferencia o
Auxiliar de Compras Creación de Partida
52. de Solicitud de Transferencia o 0 0 10 0
Presupuestaria
creación de Partida  Orden de Compra
Presupuestaria.
53. Recopila firmas y sellos. 1 0 0 0
90
Traslada expediente y Oficio de
Solicitud de Trasferencia o
creación de Partida
54. Presupuestaria con firmas y 0 0 10 0
sellos al Jefe del
para reiniciar en paso 35.
Si fue asignada Partida
55. Presupuestaria genera Orden 1 0 0 0
de Compra en SICOIN GL. Auxiliar de Compras
56. Imprime Orden de Compra. 0 0 15 0
57. Firma y sella Orden de Compra. 0 0 1 0 Departamento de
Compras
Solicita aprobación en el
sistema de la Orden de Compra
58. 0 0 1 0
con firma y sello al Jefe del
Solicita al Jefe del
Departamento de Compras que
59. 0 0 1 0
firme y selle la Orden de
Compra.
60. Recibe Orden de Compra. 0 0 1 0
Aprueba Orden de Compra en
61. 0 0 20 0
el sistema. Jefe del
62. Firma y sella Orden de Compra. 0 0 1 0 Departamento de
Compras
Traslada Orden de Compra a
Contrataciones.
65. Firma y sella Orden de Compra. 0 0 1 0
Traslada Orden de Compra a Director de Compras Dirección de Compras
Jefe del Departamento de y Contrataciones y Contrataciones
66. 0 0 1 0
Presupuesto, con Libro de
Conocimientos.
Aprueba Orden de Compra en
68. 0 0 2 0 Dirección de
SICOIN GL. Jefe del
Administración
Traslada Orden de Compra con Departamento de
Presupuesto
firma y sello a Jefe del Municipal
69. 0 0 15 0
Departamento de Compras con
Libro de Conocimientos.
70. Recibe Orden de Compra. 0 0 1 0 Jefe del
Traslada Orden de Compra a Departamento de
71. 0 0 1 0 Compras
72. Recibe Orden de Compra. 0 0 1 0 Departamento de
Adjunta Orden de Compra Compras (Expediente Completo)
73. 0 0 15 0  Copia de la Orden
original al Expediente. Auxiliar de Compras de Compra
Reproduce copia de Orden de  Factura Original
74. 0 0 30 0  Copia de la Factura
Compra. Original
91
Si la forma de pago es contra
entrega o anticipada se envía
75. copia de Orden de Compra a 0 0 15 0
Proveedor y a Almacén y se
continúa con paso 118.
Si la forma de pago es al
crédito coordina la recepción o Auxiliar de Compras Departamento de
76. entrega de los suministros, 0 1 0 0 Compras
bienes o servicios a Almacén,
continua paso 78.
Si la compra es un producto
perecedero se le informa al
77. proveedor el lugar donde debe 0 0 15 0
entregar el producto y continúa
con el paso 98.
Recibe copia de Orden de
78. 0 0 1 0
Compra.
Revisa copia de Orden de
79. 0 0 1 0
Compra.
Realiza la recepción de los
suministros, bienes o servicios
80. 0 4 0 0
conforme a la copia de la
Orden de Compra.
Solicita Factura original de la
81. 0 0 2 0
compra al Proveedor.
Firma y sella de recibido en la
82. parte de atrás de la Factura 0 0 1 0
original.
Reproduce una copia de la
83. 0 0 2 0
Factura original.
Devuelve Factura original a Dirección
84. 0 0 1 0
Administrativa
Proveedor.
Elabora Formulario 1H de
85. 0 0 20 0 Encargado de
Ingreso a Almacén. Almacén
Completa firmas y sellos en el
86. 1 0 0 0
Formulario 1H original.  Formulario H1
Adjunta fotocopia de la Factura  Copia de la Factura
87. 0 0 2 0 original
al Formulario 1H original.
Traslada Formulario 1H original
88. y copia de la Factura al Jefe del 0 0 15 0
Envía copia de Formulario 1H
color Celeste al Jefe del
Departamento de Contabilidad
89. 0 0 10 0  Copias Celeste y
para reporte a Contraloría y Rosada del
copia Rosada para archivo. Formulario 1H
 Copia Verde del
Envía copia Verde de Formulario 1H
 Copia Amarilla de
90. Formulario 1H al Encargado de 0 0 10 0
Formulario 1H
Dirección
Almacén para archivo. Administrativa
Envía copia Amarilla de
91. 0 0 10 0
Formulario 1H al Encargado de
92
Inventarios para archivo.
92. Recibe Formulario 1H original. 0 0 1 0
Revisa que el Formulario 1H
93. contenga información 0 1 0 0 Jefe del
Departamento de  Formulario H1
requerida. Departamento de
Compras
Compras
94. Firma y sella el Formulario 1H. 0 0 1 0
Adjunta Formulario 1H al
95. 0 0 2 0
Expediente original.
Entrega Factura original al Jefe
96. 0 0 2 0 Proveedor Proveedor
del Departamento de Compras.
Recibe Factura original de la
97. 0 0 1 0
compra.
Envía la Factura original al Área Jefe del
Departamento de
Solicitante con sello de Departamento de
Compras
98. razonamiento en la parte 0 0 15 0 Compras
posterior de la misma con
Oficio.
99. Recibe Factura original. 0 0 1 0
Completa todos los datos del
sello de razonamiento
100. obligatoriamente a máquina 0 0 10 0
en la parte posterior de la
Interesado Área Solicitante
Factura y firma.
Sella en la parte de atrás de la
101. 0 0 1 0
Factura original.
Traslada la Factura original al
102. 0 0 10 0
Encargado de Inventarios.  Factura
103. Recibe la Factura original. 0 0 1 0
Dirección de
104. Sella y firma la Factura original. 0 0 1 0 Encargado de Administración
Devuelve la Factura original al Inventarios Financiera Integrada
105. 0 0 10 0 Municipal
Área Solicitante con Oficio.
106. Recibe Factura original. 0 0 2 0
Traslada la Factura al Jefe del Interesado Área Solicitante
107. 0 0 10 0
108. Recibe la Factura original 0 0 1 0
Adjunta Factura original al
109. 0 0 1 0
Expediente.
Traslada Expediente original al
110. 0 0 10 0
Departamento de
111. Recibe Expediente. 0 0 1 0 Auxiliar de Compras
Compras
Realiza recepción del bien,
112. suministro o servicio en SICOIN 0 4 0 0
GL.
Reproduce copia del
113. 0 0 20 0
Expediente.
Traslada expediente original al
Jefe del Departamento de
114. 0 0 10 0
Contabilidad con Libro de Auxiliar de Compras Departamento de
 Cheque
Conocimientos. Compras
Informa al Jefe del

115. 0 0 2 0
Departamento de Compras del
93
traslado del Expediente.
116. Recibe expediente original. 0 0 5 0
Revisa que el expediente este
117. completo y contenga los 0 0 5 0
documentos requeridos.
Jefe del
Si no está completo devuelve a
Departamento de
Jefe del Departamento de Contabilidad
118. 1 0 0 0
Compras para que complete
documentos que se indique.
Si el expediente está completo
119. lo Traslada a Tesorero 0 0 1 0
Municipal.
121.
Revisa expediente. 0 0 5 0
Verifica en el sistema SICOIN

122. GL la disponibilidad de saldo en 0 0 5 0
la Partida Presupuestaria.
Si tiene disponibilidad, asigna
123. Cheque en el sistema SICOIN 0 0 1 0
GL. Tesorero Municipal
Dirección de
Si no tiene saldo disponible, Administración
queda en espera de que se Financiera Integrada
124. 0 0 1 0
generen ingresos en la Partida Municipal
Presupuestaria asignada.
125. Imprime Cheque. 0 0 1 0
Coloca clave de seguridad y
126. 0 0 1 0
sellos.
Traslada Cheque a Director de
127. 0 0 1 0
DAFIM.
128. Recibe Cheque. 0 0 1 0
129. Firma Cheque. 0 0 1 0 Director de
Administración
Traslada el expediente y Financiera Integrada
Cheque para firma de Municipal
130. 0 0 5 0
Superior.
131. Recibe expediente y Cheque. 0 0 1 0
132. Verifica expediente y Cheque. 0 0 5 0
133. Si está correcto, firma Cheque. 0 0 1 0
Devuelve expediente y Cheque Autoridad
134. 0 0 5 0
Administrativa
a Director de DAFIM. Alcaldía Municipal
Superior
Si el Expediente o Cheque no
están correctos, devuelve al
135. Director de DAFIM para 0 0 5 0
correcciones.

Director de Dirección de
137. Verifica correcciones indicadas. 0 0 5 0 Administración Administración
 Cheque
Traslada expediente y Cheque Financiera Integrada Financiera Integrada
Municipal Municipal
138. al Tesorero Municipal con las 0 0 1 0
correcciones indicadas si
94
existieran.
Si el expediente y Cheque no
tienen correcciones traslada
139. Expediente a Tesorero 0 0 5 0
Municipal con Vo.Bo, y Cheque
firmado.
Recibe expediente y Cheque
140. 0 0 1 0
firmado.
141. Elabora reporte de pago. 2 0 0 0
Envía reporte de pago al Jefe Tesorero Municipal
del Departamento de Compras
142. con copia al Director de 0 0 15 0
Compras y Contrataciones y al
143. Recibe reporte de pago. 0 0 2 0
Departamento de
Informa a Proveedor que su Auxiliar de Compras
Compras
144. pago estará listo según fecha 0 0 15 0
indicada.
Entrega Cheque de pago a
145. 0 0 5 0
Proveedor.
Solicita firma de recibido del
146. 0 0 5 0
Cheque en el Voucher.
Tesorero Municipal
Solicita el Recibo de Caja si
 Recibo de Caja (si
147. corresponde según tipo de 0 0 2 0
procede)
Factura.
Traslada expediente a Auxiliar
148. 0 0 1 0
de Egresos.
Dirección de
149. Recibe expediente. 0 0 1 0 Administración
Traslada expediente a Auxiliar Auxiliar de Egresos Financiera Integrada
150. 0 0 5 0 Municipal
de Contabilidad.
152. Revisa el expediente. 0 0 10 0 Auxiliar de
Contabilidad
Archiva el Expediente en forma
153. 0 0 5 0
cronológica.
95
Fecha: Febrero, 2013. Marzo, 2013. Julio, 2013
Nombre: Fidel Navarijo. Arq. Ana Beatriz Méndez. Lic. Otto Pérez Leal
Puesto: Técnico de Organización Asesora de Alcaldía. Alcalde Municipal
y Métodos.
Contenido de la Reajuste de Documentos de Soporte  Asesoría Alcaldía
Modificación:
1. Formulario de Solicitud de Compra y/o Servicios 1
2. Solicitud de Cotización 1
3. Cotizaciones 3
4. Cuadro Comparativo de Cotizaciones 1
5. Orden de Compra 1
6. Solicitud de Transferencia 1
7. Factura Original 1
8. Formulario 1H 1
9. Cheque 1
96
Formulario de Solicitud de Compra y/o Servicios
97
Solicitud de Cotización
Señor:
_____________________
Empresa:
_____________________
Por este medio me dirijo a usted enviando la presente Solicitud de Cotización de lo siguiente.
MATERIAL / SERVICIO
CANTIDAD UNIDAD
(ESPECIFICACIONES)
Por favor indicar tiempo de entrega, forma de pago y tiempo de validez de la oferta, en hoja membretada con teléfono,
nombre del contacto y numero de NIT de la empresa, la cual debe presentarse sellada y firmada.
Firma __________________ Firma __________________
Sello ___________________
Sello ___________________
Director de Compras y Contrataciones Auxiliar de Compras
CC. Archivo
98
Cotizaciones
VEN-FO-001/2
Proyecto Fecha
Señores: No. De Cotización:
Contacto Ejecutiva de Ventas:
E-mail: Teléfono:
Ítem Cantidad Descripción P. Unitario Valor Tiempo de Fotos de

Total Entrega muestra
TOTAL
Condiciones Generales
Forma de Pago: Emitir cheque a
Validez de la oferta: nombre de:
Lugar de entrega: Horario de atención:
Observaciones:
99
Cuadro Comparativo de Cotizaciones
100
Orden de Compra
DIRECCION ADMINISTRATIVA FINANCIERA INTEGRADA MUNICIPAL -DAFIM-
ORDEN DE COMPRA
Fecha:
No. Expediente: NIT: Orden de Compra No.:
LA TESORERIA MUNICIPAL PAGARA A:

N.I.T. DEL PROVEEDOR: TELEFONO DEL PROVEEDOR:
DIRECCION DEL PROVEEDOR:
LA SUMA EN QUETZALES DE:
ESTRUCTURA PRECIO (Q)

DESCRIPCION DEL GASTO CANTIDAD
PRESUPUESTARIA UNITARIO TOTAL
TOTAL:
DIRECTOR DEPARTAMENTO DE COMPRAS ELABORA ORDEN DE COMPRA JEFE DE COMPRAS
NOMBRE NOMBRE NOMBRE
FIRMA FIRMA FIRMA
FIRMA FIRMA FIRMA
101
Solicitud de Transferencia
Oficio_______
Señor:
______________________________
Cargo:
______________________________
Gerencia/Dirección Solicitante
Presente
Por este medio me dirijo a usted para hacer de su conocimiento que el Departamento de
Presupuesto devolvió el siguiente Expediente ya que no se cuenta con suficiente saldo
presupuestario para realizar la compra, por lo que solicita envié la presente solicitud de
Transferencia o Creación de Partida Presupuestaria.
Cantidad Detalle de lo Área Que Lo Solicita Empresa y Renglón Sin

Solicitado Monto Saldo
Agradeciendo su atención, me suscribo cordialmente.
Firma __________________
Sello ___________________
Gerente o Director Área Solicitante
CC. Archivo.
102
Factura Original
103
Formulario 1H
104
Cheque
105
106
Gerencia:

Auxiliar de Compras Proveedor
de Compras
Inicio
o Servicios
Revisa formulario de
Solicitud de Compra
y/o Servicios
(documentación
completa)
Ingresa Formulario de
o Servicios al sistema
o Servicios
interno
Traslada el Formulario
Identifica a tres
de Solicitud de
Proveedores
Compra y/o Servicios
Elabora 3 Solicitudes
de Cotización con las
especificaciones
técnicas
Traslada Solicitudes de
Cotización
Cotización
Elabora cotización
solicitada
107
Gerencia:

Jefe del
Proveedor Auxiliar de Compras Departamento de
Compras
Envía cotización Recibe cotizaciones
Revisa que cada

cotización cumpla con
haber cotizado el
suministro
Incluye lo
especificado,
NO
Solicita a
proveedor
SI
que corrija
la cotización
Elabora Cuadro
Comparativo de
Cotizaciones
Firma Cuadro Recibe Expediente

Comparativo de
Cotizaciones
Revisa Cuadro
Traslada Cuadro Comparativo de
Comparativo de Cotizaciones
Cotizaciones
108
Gerencia:
Compra Directa de Hasta Noventa Mil Quetzales

(Q90, 000.00)
Jefe del Departamento Director de Compras

de Compras y Contrataciones
Esta correcto la
informaciòn
NO
Solicita a
Auxiliar de
SI
Compras
que corrija
Remarca a Proveedor
sugerido
Recibe Expediente
Firma y sella dando

Vo.Bo
Revisa Expediente
Esta de acuerdo
con el proveedor
NO
SI
Selecciona Firma y
un nuevo sella dando
Proveedor Vo.Bo.
109
Gerencia:

(Q90, 000.00)
Autoridad
Director de Compras
Administrativa
y Contrataciones
Superior
Traslada el Expediente Recibe Expediente
Analiza Cuadro
Comparativo de
Cotizaciones y
documentaciòn
Aprueba o no aprueba
la compra
Recibe expediente
Revisa Expediente
Verifica si la compra
fue aprobada o no
110
Gerencia:

Jefe del
Director de Compras Auxiliar de
Departamento de
y Contrataciones Presupuesto
Compras
Traslada el Expediente Recibe Expediente
Identifica si fue
aprobada o no la
compra en el Cuadro
Comparativo
Compra
Aprovada
NO SI
Se notifica
Traslada
al Área
expediente
Solicitante Recibe Expediente
Revisa Expediente
Asigna Renglón
Presupuestario que
será afectado
111
Gerencia:

Jefe del
Auxiliar de
Departamento de Auxiliar de Compras
Presupuesto
Compras
Verifica que el
Renglón
Presupuestario cuente
con disponibilidad
Existe
disponibilidad
NO SI
Realiza
Asigna por
anotación
medio de
en el
un sello
Expediente
Recibe Expediente
Devuelve Expediente
Verifica si fue
asignada la Partida
Presupuestaria
Si fue asignado o no
Recibe Expediente
traslada Expediente
112
Gerencia:
Compra Directa de Hasta

Noventa Mil Quetzales
(Q90, 000.00)
Auxiliar de Compras
Asignada Partida
Presupuestaria
NO SI
Crea Genera
Solicitud de Orden de
Transferen Compra en
cia SICOIN GL
Recopila
firmas y
sellos
Traslada
Expediente al Jefe
del Depto. de
Compras para
reiniciar en paso
35
Imprime Orden de
Compra
Firma y sella Orden de

Compra.
Solicita aprobación de
Compra al Jefe del
Departamento de
Compras.
113
Gerencia:

Jefe del Jefe del
Director de Compras
Auxiliar de Compras Departamento de Departamento de
y Contrataciones
Compras Presupuesto
Solicita al Jefe del

Depto. de Compras Recibe Orde de
firma y sello en Orden Compra
de Compra
Aprueba Orden de
Compra en el
sistema
Firma y sella
Orden de Compra
Traslada Orden de
Compra a Director de Recibe Orden de
Compras y Compra
Contrataciones
Firma y sella
Orden de Compra
Traslada Orden de
Recibe Orde de
Compra a Jefe del
Depto. de Presupuesto Compra
114
Gerencia:

Jefe del Jefe del
Encargado de
Departamento de Departamento de Auxiliar de Compras
Almacén
Presupuesto Compras
Aprueba Orden de
Compra en
SICOIN GL
Recibe Orden de
Compra
Traslada Orden de
Compra con firma y Recibe Orden de
sello al Jefe del Depto. Compra
de Compras Adjunta Orden de
Compra original al
Expediente
Traslada Orden de
Compra a Auxiliar de
Compras Reproduce copia
de Orden de
Compra
Forma de
Pago
Contra entrega
o anticipada
Envía copia
de Orden de Credito
Compra a
Proveedor a
Almacén
Recibe copia de
Coordina la recepción
de los suministros, Orden de Compra
bienes o servicios a
Almacén
Si la compra es un
producto perecedero I
informa al proveedor
el lugar donde debe
entregar el producto
115
Gerencia:
Compra Directa de Hasta

Noventa Mil Quetzales
(Q90, 000.00)
Encargado de
Almacén
Revisa copia de
Orden de Compra
Realiza la
recepción de los
suministros
Solicita Factura
original de la compra
al Proveedor
Firma y sella de
recibido en la parte de
atrás de la Factura
original
Reproduce una
copia de la
Factura original
116
Gerencia:

Jefe del
Encargado de
Departamento de Proveedor
Almacén
Compras
Devuelve Factura
original a Proveedor
Elabora Formulario 1H
de Ingreso a Almacén.
Completa firmas y
sellos en el Formulario
Recibe Formulario 1H
1H original
original
Completa firmas y
sellos en el Formulario
1H original
Revisa que el
Formulario 1H
contenga información
requerida
Adjunta fotocopia de
la Factura al
Formulario 1H original.
Firma y sella el
Traslada Formulario 1H Formulario 1H
original y copia de la
Factura al Jefe del
Departamento de
Compras.
Adjunta Formulario 1H
Envía copia de Formulario al Expediente original
1H color Celeste al Jefe
del Departamento de
Contabilidad
Entrega Factura
Envía copia Verde de Recibe Factura original
original al Jefe del
Formulario 1H al de la compra
Depto. de Compras
Encargado de Almacén
para archivo
Envía copia Amarilla de K

Formulario 1H al
Encargado de Inventarios
para archivo
117
Gerencia:

Jefe del
Encargado de
Departamento de Interesado
Inventarios
Compras
Envía la Factura
Recibe Factura
original al Área
original
Solicitante
Completa todos los

datos del sello de
razonamiento y firma
Sella en la parte
de atrás de la
Factura original
Traslada la Factura
Recibe Factura
original al Encargado
de Inventarios original
Sella y firma la
Factura original
Devuelve la Factura
Recibe Factura
original al Área
original Solicitante con Oficio
118
Gerencia:
Jefe del
Interesado Departamento de Auxiliar de Compras
Compras
Traslada la Factura al
Recibe Factura
de Compras original
Adjunta Factura
original al
Expediente
Traslada Expediente
original al Auxiliar Recibe Expediente
de Compras
Realiza recepción del

bien, suministro o
servicio en SICOIN GL
Reproduce copia
del Expediente
119
Gerencia:

Jefe del
Auxiliar de Compras Departamento de Tesorero Municipal
Contabilidad
Traslada Expediente
original al Jefe del
Depto. de Contabilidad
Informa al Jefe del

Departamento de
Compras del traslado
Recibe Expediente
del Expediente
Revisa que el
Expediente este
completo
Expediente
completo
NO
Devuelve a Jefe del Recibe Expediente

Departamento de
Compras para que SI
complete
Revisa Expediente
Si el Expediente esta
completo lo Traslada a
Tesorero Municipal N
120
Gerencia:

(Q90, 000.00)
Tesorero Municipal Director de (DAFIM)
Verifica en el sistema
SICOIN GL la
disponibilidad de saldo
en la Partida
Presupuestaria
Tiene
disponibilidad
de saldo
NO
Queda en espera de que

se generen ingresos en la SI
Partida Presupuestaria
asignada
Asigna Cheque en el
sistema SICOIN GL
Imprime Cheque
Recibe Cheque
Coloca clave de
seguridad y sellos
Firma Cheque
Traslada Cheque
a Director de
(DAFIM)
121
Gerencia:

(Q90, 000.00)
Autoridad
Director de (DAFIM) Administrativa
Superior
Recibe Expediente
y Cheque.
Firma Cheque
Verifica
Expediente y
y Cheque para firma Cheque
de Autoridad
Administrativa
Superior
Cheque
esta
correcto
NO SI
Devuelve al
Director de
Firma
(DAFIM)
para Cheque
correcciones.
Devuelve Expediente y
Cheque a Director de
(DAFIM)
Recibe expediente
122
Gerencia:

(Q90, 000.00)
Director de (DAFIM) Tesorero Municipal
Verifica correcciones
indicadas si existieran
Traslada Expediente y
Cheque al Tesorero
Municipal con las
correcciones indicadas
si existieran
Si el Expediente y
Cheque estan bien
traslada Expediente a
Tesorero Municipal
Recibe Expediente y
Cheque firmado
Elabora reporte
de pago
123
Gerencia:
Auxiliar de
Tesorero Municipal Auxiliar de Compras Auxiliar de Egresos
contabilidad
Envía reporte de
Recibe reporte de
pago al Auxiliar
pago
de Compras
Entrega Cheque Informa a Proveedor

que su pago estará
de pago a listo según fecha
Proveedor indicada
Solicita firma de
recibido del Cheque en
el Voucher
Solicita el Recibo de Recibe Expediente Recibe Expediente

Caja si corresponde
según tipo de Factura
auxiliar de Revisa Expediente
Traslada Expediente a contabilidad
Auxiliar de Egresos
Archiva el expediente
de forma cronologica
Fin
124
Gerencia:
Dirección: Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
Departamento: Sección:

Municipal Compras y Contrataciones Compras No Aplica
NOMBRE DEL PROCESO
Ingreso de Galones de Combustible al Sistema
01.02.05.02.03.01.02 x Marzo, 2014 3 D H M S
0 0 42 40
Este procedimiento tiene por objeto describir cada uno de los pasos para ingresar la cantidad de galones de combustible al
sistema para que los vehículos municipales puedan abastecerse de combustible.
Ninguno.
Usuarios:
Requisitos previos:
a. Solicitudes de las Áreas.
Definiciones:
Ninguna.

No. DESCRIPCIÓN SECUENCIAL RESPONSABLE
D H M S RESPONSABLE REQUERIDO
Recibe solicitudes de galones
1. mensuales de las diferentes 0 0 10 0
dependencias Municipales.
2. Firma y sella de recibido la solicitud. 0 0 3 0
Ingresa al sistema en el Módulo de

3. 0 0 1 0
vehículos y combustible. Auxiliar de Departamento de
 Ninguno
Si el vehículo a ingresar esta registrado Compras Compras
en el sistema ingresa en la opción
4. 0 0 0 30
vehículos, la opción galones por
vehículo.
En la ventana Galones por Vehículo
5. 0 0 1 0
ingresar el código del vehículo al
125
momento aparecerá la placa modelo y
color e ingresar los galones asignados
al vehículo en la opción galones
mensual.
ingresados. Compras Compras
Si el vehículo no esta ingresado en el
sistema en el modulo de vehículos y
combustible, solicita a la Sección de
7. 0 0 5 0
Vehículos que ingrese el vehículo al
sistema en la opción vehículos, opción
ingreso de vehículo.
En la ventana Ingreso de Vehículo
ingresar placa, línea, color, tipo,
modelo, No. De Chasis, No. De motor,
8. 0 0 10 0
cilindros cúbicos, combustible que usa, Técnico de
Dirección
valor de la unidad, si es maquinaria o Mantenimiento
Administrativa
vehículo y unidad asignada (Gerencia). de Vehículos
 Ninguno
ingresados.
Si el piloto no esta ingresado en el
sistema en el Módulo de vehículos y
combustible seleccionar la opción Auxiliar de Departamento de
10. 0 0 5 0
combustible, solicita a la Sección de Compras Compras
Vehículos que ingrese piloto al sistema
en la opción asignación de piloto.
Ingresa al sistema Módulo de vehículos
y combustible, opción combustible,
11. 0 0 1 0
opción vehículos, opción asignación de
vehículo.
En la ventana asignación de piloto
ingresar: Fecha, piloto, tipo de
Técnico de
12. Licencia, No. De Licencia, No. De 0 0 5 0 Dirección
Mantenimiento
Piloto, se despliega la placa modelo y de Vehículos
Administrativa
color.
presionar F10 para guardar los datos
13. ingresados. (Continua los pasos del 3 0 0 0 30
al 6). Para poder asignarle al vehículo
combustible.
126
Elaborado por: Revisado por: Actualizado por:
Fecha: Marzo, 2014 Marzo, 2014
Nombre: Mónica Florián Arq. Ana Beatriz Méndez. Lic. Otto Pérez Leal
Puesto: Analista de Organización y Asesora de Alcaldía. Alcalde Municipal
Métodos
Cuadro de Control de Modificaciones
Modificación:
Ninguno
127
128
129
130
131
132
Gerencia:
Ingreso de Galones de
Combustible al Sistema
Auxiliar de Compras
Inicio
Galones Mensuales de las
diferentes dependencias
Municipales
Firma y sella de
recibido la solicitud
Ingresa al sistema
en el modulo de
vehículos y
combustible
Si el vehículo a ingresar esta

registrado en el sistema
ingresa en la opción
vehículos, la opción galones
por vehículo
En la ventana Galones por Vehículo

ingresar el código del vehículo al
momento aparecerá la placa modelo
y color e ingresar los galones
asignados al vehículo en la opción
galones mensual
Seleccionar la opción
guardar o presionar F10
para guardar los datos
ingresados
Si el vehículo no esta ingresado en

el sistema en el modulo de vehículos
y combustible, solicita a la Sección
de vehículos que ingrese el vehículo
al sistema en la opción vehículos,
opción ingreso de vehículo
133
Gerencia:
Ingreso de Galones de Combustible al

Sistema
Técnico de
Mantenimiento de Auxiliar de Compras
Vehículos
En la ventana
Report Parameters
ingresar la fecha
El sistema graba
reporte de vales de
combustible
En la ventana Ingreso de Vehículo

Entrega vales impresos y ingresar placa, línea, color, tipo,
modelo, No. De Chasis, No. De
sus respectivas copias motor, cilindros cúbicos,
amarillas, firma y sello al combustible que usa, valor de la
Auxiliar de Combustible unidad, si es maquinaria o vehículo
y unidad asignada (Gerencia)
Si el piloto no esta ingresado en el

sistema en el modulo de vehículos y Seleccionar la opción
combustible seleccionar la opción guardar o presionar F10
combustible, solicita a la Sección de
vehículos que ingrese piloto al para guardar los datos
sistema en la opción asignación de ingresados
piloto
Ingresa al sistema modulo de

vehículos y combustible,
opción combustible, opción
vehículos, opción asignación
de vehículo
En la ventana asignación de
piloto ingresar: Fecha, piloto,
tipo de Licencia, No. De
Licencia, No. De Piloto, se
despliega la placa modelo y
color

presionar F10 para guardar los
datos ingresados. (Continua los
pasos del 3 al 6). Para poder
asignarle al vehículo combustible
Fin
134
01.02.05.02.03.01. DEPARTAMENTO DE CONTRATACIONES
No. CONTENIDO
1 01.02.05.02.03.02.01 Proceso Compra o Contratación por Cotización Pública
2 01.02.05.02.03.02.02 Proceso Compra o Contratación por Licitación Pública
3 01.02.05.02.03.02.03 Proceso Compra por Caso de Excepción
4 01.02.05.02.03.02.04 Proceso Compra por Contrato Abierto
5 01.02.05.02.03.02.05 Proceso Compra Directa por Fideicomiso (Transparencia en
el uso de fondos públicos artículo 54)
6 01.02.05.02.03.02.06 Proceso Concurso de Cotización por Fideicomiso
7 01.02.05.02.03.02.07 Proceso Concurso de Licitación por Fideicomiso
8 01.02.05.02.03.02.08 Procedimiento de Revisión y Trámite para el pago de
Servicios Básicos de Forma Mensual
9 01.02.05.02.03.02.09 Procedimiento de Trámite para el Pago de Servicios
Técnicos y Profesionales de Forma Mensual
10 01.02.05.02.03.02.10 Proceso de Trámite para el Pago de Servicios de
Arrendamiento
135
Gerencia:
Dirección:
Manual

Municipal Compras y Contrataciones Contrataciones No Aplica
NOMBRE DEL PROCESO

Compra o Contratación por Cotización Pública
01.02.05.02.03.02.01 X Marzo, 2013 18 D H M S
70 0 32 0
Este proceso tiene por objeto especificar los pasos a seguir en la compra o contratación por cotización pública
hasta novecientos mil quetzales (Q900, 000.00).
Normas:
b. Normativa uso del Sistema Guatecompras.
Usuarios:
 Funcionarios de la Administración.
Requisitos previos:
Ninguno.
Definiciones:
a. Plicas:
Son los expedientes que ingresan a junta de cotización y poder participar para adjudicación.
Es un arreglo por el cual un tercero desinteresado, llamado el tenedor de las Plicas retiene documentos legales y
también los fondos a favor de un comprador y un vendedor los distribuye de acuerdo con las instrucciones del
comprador y del vendedor.
b. Guatecompras:
Es el Sistema de Contrataciones y Adquisiciones del Estado de Guatemala.
c. LCE:
Es la Ley de Contrataciones del Estado.
d. RLCE:
Es el Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.
procedimientos para el control, registro, dirección, ejecución e información de las operaciones financieras,
136
técnicas y administrativas del sector público.
DESCRIPCIÓN TIEMPO ÁREA DOCUMENTO

No. RESPONSABLE RESPONSABLE REQUERIDO
SECUENCIAL D H M S
Llena Formato de
Solicitud de Pedido del
bien o servicio o
ejecución de obra que
se requiere,
incluyendo las
1. 0 0 15 0
especificaciones
necesarias, (Art. 15 y
16 del Reg. LCE)
oficio de justificación
de la compra ( Art 39
LCE) Jefe / Gerente o
Área Solicitante
Director Solicitante
Elabora
Especificaciones
Técnicas del producto
2. 0 1 0 0
o servicio con
Términos de
Referencia. (Expediente)
Adjunta Perfil del
Proyecto de  Formato de Solicitud
3. 0 0 5 0 de Pedido
Planificación  Especificaciones
Autorizado. Técnicas
4. Traslada Expediente. 0 0 5 0  Términos de
Referencia
5. Recibe Expedinete. 0 0 5 0  Perfil del Proyecto
de Planificación
6. Verifica Expediente. 0 1 0 0 Autorizado
 Justificación de la
Asigna número Compra
7. correlativo a la 0 0 3 0
Solicitud de Pedido. Asistente de
Departamento de
Ingresa datos al Contrataciones
Contrataciones
sistema de control
8. 0 0 10 0
interno de la Direccion
de Compras.
Contrataciones.
Revisa que la
documentación
contenga los
11. 0 0 30 0
requisitos necesarios Director de Compras Dirección de
según Art.15 del y Contrataciones Compras y
Contrataciones
RLCE.
Visa el Formato de
12. 0 0 15 0
Solicitud de Pedido.
Elabora Oficio  Oficio
13. 0 0 10 0
indicando a Jefe de
137
Contrataciones iniciar
elaboración y registro
de proyecto de bases Director de Compras Dirección de
en Guatecompras. y Contrataciones Compras y
Adiciona Oficio al Contrataciones
14. 0 0 3 0
Expediente.
15. Traslada Expediente. 0 0 5 0

Coordina publicación Jefe del
de proyecto de bases Departamento de
17. en el portal de 0 0 20 0 Contrataciones/
Guatecompras. Usuario Comprador
Hijo Operador de
Revisa portal Bases para
Guatecompras para Publicación en el
ver si existen Sistema
18. 0 0 15 0
Guatecompras
observaciones
coordina las
respuestas.
Revisa si cuenta con
19. estimación de precios.
0 0 10 0
 Proyecto de Bases
Revisa Proyecto de Departamento de Generales de
Cotización
20. Bases Generales de 0 0 20 0 Contrataciones
 Formulario de
Cotización. Cotización de
Revisa Formulario de Precios y Aprobación
21. 0 0 20 0
de Pedido
Cotización de Precios.
Revisa anexos e Jefe del
22. 0 0 10 0
Departamento de
integra Expediente.
Solicita con base a la Contrataciones
estimación del gasto,
Constancia de
Disponibilidad  Solicitud de
23. Presupuestaria y 0 0 10 0 Disponibilidad
Constancia de Presupuestaria
Disponibilidad
Financiera al Director
de DAFIM.
24. Recibe Solicitud. 0 0 5 0
Emite Respuesta de
Constancia de
Disponibilidad
25. Presupuestaria y 0 0 10 0
 Respuesta de
Constancia de Director de
Dirección de Constancia de
Disponibilidad Administración Disponibilidad
Administración
Financiera. Financiera Integrada
Financiera Integrada Presupuestaria
Municipal Municipal  Constancia de
Traslada Constancias Disponibilidad
a Jefe del Financiera
Departamento de
26. Contrataciones para 0 0 5 0
que adjunte a
Expediente.
138
Reproduce copia del Jefe del
Departamento de
27. Expediente. 0 0 15 0 Departamento de
Contrataciones
Contrataciones
Elabora Oficio de
Solicitud de Dictamen
Jurídico sobre los
aspectos legales del
28. proceso de compra, 0 0 10 0 Jefe del  Oficio de Solicitud
de Dictamen
bases y documentos Departamento de Departamento de
Jurídico
relacionados y Contrataciones Contrataciones
elaboración del
proyecto de contrato.
Traslada Oficio con
29. copia del Expediente a 0 0 5 0
Asesor Legal.
Recibe copia del
30. 0 0 5 0
Expediente.
Evalúa el proyecto de  Proyecto de Bases
Generales de
31. Bases Generales de 0 3 0 0
Cotización
Cotización.
Elabora Proyecto de  Proyecto de
32. 0 3 0 0
Contrato. Contrato
Emite Dictamen
Jurídico favorable o no
favorable con las Asesor Legal Asesoría Jurídica
33. observaciones y 0 4 0 0
correcciones en los
documentos si ese
 Dictamen Jurídico
fuera el caso.
Adjunta Dictamen
34. 0 0 3 0
Jurídico al Expediente.
Traslada Expediente a
35. Jefe de 0 0 5 0
Contrataciones.
Recibe y reproduce
 Especificaciones
copia de
36. 0 0 15 0 Técnicas
Especificaciones
Técnicas
Solicita al Área
Solicitante y/o Jefe del
37. 0 0 10 0
Competente emitir el Departamento de Departamento de
Dictamen Técnico. Contrataciones Contrataciones
Envía Solicitud de
Dictamen Técnico y
copia de  Solicitud de
38. 0 0 5 0
Especificaciones Dictamen Técnico
Técnicas Aprobadas al
Área Solicitante.
Recibe Solicitud de
Dictamen Técnico y
Jefe / Gerente o
39. copia de 0 0 5 0
Área Solicitante
Especificaciones
Técnicas Aprobadas.
139
Evalúa si los
documentos contienen
40. todas las 1 0 0 0
especificaciones de lo
solicitado.
Emite Dictamen
Técnico favorable o no Jefe / Gerente o
Área Solicitante
favorable indicando Director Solicitante
41. 0 4 0 0
observaciones y
 Dictamen Técnico
correcciones si ese
fuera el caso.
Traslada Dictamen
42. Técnico a Jefe de 0 0 5 0
Contrataciones.
Recibe Dictamen
43. Técnico del Área 0 0 5 0
Solicitante.
Recibe Dictamen
Jurídico con
44. 0 0 5 0
Expediente del Asesor
Legal.  Dictamen Técnico
Si existen  Dictamen Jurídico
observaciones o
correcciones en los
Dictámenes procede a
45. 0 2 0 0
efectuar las
correcciones y regresa
al paso que
corresponda.
Recibe Constancia de
 Constancia de
Disponibilidad Disponibilidad
Presupuestaria y Jefe del Presupuestaria
46. 0 0 5 0

Constancia de Departamento de Departamento de
Constancia de
Disponibilidad
Disponibilidad Contrataciones Contrataciones
Financiera
Financiera.
Notifica al Área
Solicitante por medio
de un Oficio si no
existe Disponibilidad
Presupuestaria y
queda a la espera de  Oficio de
47. confirmación de 0 0 10 0 Notificación
Disponibilidad
Presupuestaria o
anulación de la
Solicitud de Pedido del
bien, servicio o
ejecución de obra.
Adjunta documentos a
48. 0 0 3 0
Expediente original.  Expediente Original
Reproduce copia del
49. Expediente completo. 0 0 15 0
140
Traslada Expediente
original a Director de
Compras y
Jefe del
Contrataciones si
Departamento de Departamento de
50. todos los Dictámenes 0 0 5 0
Contrataciones Contrataciones
son favorables y si
existiera
Disponibilidad
Presupuestaria.
Recibe Expediente
51. 0 0 5 0
original.
Revisa Expediente Director de Compras Dirección de
52. 0 1 0 0
original. y Contrataciones Compras y
53. Firma de Visto Bueno. 0 0 1 0 Contrataciones
54. 0 0 5 0
Secretaría Municipal.
Autoridad Secretaría Municipal Secretaría Municipal
56. 0 0 5 0
Administrativa
Superior.
Recibe y revisa el
57. 1 0 0 0
Expediente.
Procede a conocer
ciertos proyectos, a
los que se adjuntan
los documentos
relacionados.
(Bases Generales de
Cotización,
Especificaciones
58. Técnicas Disposiciones 5 0 0 0
Especiales, Modelo de
Contrato, Formulario
de Cotización de
Precios, Disponibilidad Autoridad
Presupuestaria, y Administrativa
Alcaldía Municipal
Superior  Documentos
Dictámenes Jurídico y Relacionados
Técnico) Art. 18, 19,
20 y 21 LCE.
Proceden a aprobar el
concurso público y
59. 0 0 20 0
documentos de
Cotización.
Nombra a los
miembros que
60. integraran la Junta de 0 0 20 0
Cotización. Art. 9
Numeral 5.1.
Aprueban Bases
61. Generales de 1 0 0 0
Cotización,
141
Especificaciones
Técnicas Disposiciones
Especiales, Modelo de
Contrato, Formulario
de Cotización de Autoridad
Precios, Disponibilidad Administrativa
Alcaldía Municipal
Presupuestaria, y Superior
Dictámenes Jurídico y
Técnico).
62. 0 0 5 0
Secretario Municipal.
Emite Certificación de
64. 1 0 0 0
Punto Resolutivo.  Certificación de
Adjunta Certificación Punto de Acta
65. de Punto resolutivo a 0 0 3 0 Secretario Municipal Secretaría Municipal
Expediente.
Contrataciones.
Recibe Expediente
67. 0 0 5 0
para Iniciar Concurso. Dirección de
Director de Compras
Traslada Expediente al y Contrataciones
Compras y
68. Jefe del Departamento 0 0 5 0 Contrataciones
de Contrataciones.
Recibe y traslada
Expediente a Usuario
Comprador Hijo Jefe del
69. Operador de Bases 0 0 5 0 Departamento de
para Publicación en el Contrataciones
Sistema
Guatecompras.
Recibe y revisa
70. 0 0 5 0
Expediente.
Prepara el concurso
71. en el Sistema 0 0 20 0 Usuario Comprador
Hijo Operador de
Guatecompras.
Bases para
Escanea y anexa Publicación en el Departamento de
documentos a Sistema
publicación en Guatecompras
Guatecompras.
73. Jefe de 0 0 5 0
Contrataciones.
Usuario Comprador
Jefe del
Hijo Autorizante de Departamento de
75. Bases de Publicación 0 0 20 0 Contrataciones
en el Sistema
Guatecompras para
recepción de ofertas.
142
Autoriza y publica
77. concurso en el Portal 0 0 5 0
de Guatecompras.
Imprime Constancia
78. 0 0 15 0
de Publicación.  Constancia de
Adiciona Constancia Publicación
79. de Publicación al 0 0 5 0
Expediente. Usuario Comprador
Revisa en Hijo Autorizante de
Departamento de
Guatecompras si Bases de Publicación
Contrataciones
en el Sistema
existen preguntas
80. 0 0 3 0 Guatecompras
para coordinar las
respuestas que se
publicarán.
Coordina respuestas Si
81. 0 1 0 0
existen preguntas.
Junta de cotización
82. 0 4 0 0
para la recepción de
Plicas.
Recibe y revisa
83. 0 0 5 0
Expediente.
Proceden a
constituirse en el
lugar, fecha y hora
establecidos en las
84. 0 0 30 0
Bases Generales, para
la recepción de
Ofertas. (Art. 24, 25,
26) LCE.
Transcurridos 30
minutos proceden a la
85. 0 0 30 0
Apertura de Plicas. Art
24 LCE.
Elabora Acta de
Recepción de Ofertas Miembros  Acta de Recepción
Junta de Cotización
y Apertura de Plicas Nombrados de Ofertas y
86. indicando todo lo 0 1 0 0 Apertura de Plicas
actuado. (Art. 25, 26,
30, 32, 80 LCE. Y 10
de RLCE)
Elabora Lista de  Lista de Oferentes
87. 0 1 0 0
Oferentes.
Adiciona documentos
88. 0 0 30 0
al Expediente.
Traslada Acta de
Recepción de Ofertas  Acta de Recepción
de Ofertas y
y Apertura de Plicas y
Apertura de Plicas
89. Listado de Oferentes a 0 0 5 0  Notificación
Usuario Comprador  Lista de Oferentes
Hijo Autorizante de
Bases.
143
Recibe Notificación y
90. 0 0 5 0
documentos.
Publica en el Sistema
de Guatecompras el
Acta de Recepción de
91. 1 0 15 0
Ofertas y Apertura de
Plicas y Listado de
Oferentes. Usuario Comprador Departamento de
Imprime Constancia 0 0 5 0 Hijo Autorizante de Contrataciones  Constancia de
92. de Publicación. Bases Publicación
Traslada Acta de
Recepción de Ofertas
 Acta de Recepción
y Apertura de Plicas, de Ofertas y
93. 0 0 5 0
Listado de Oferentes y Apertura de Plicas
Constancia de  Constancia de
Publicación
Publicación.
Recibe documentos e
94. 0 0 5 0
integra a Expediente.
Durante el plazo
establecido, la junta
procederá a solicitar
las aclaraciones,
95. muestras y efectuar 15 0 0 0
las Calificación de las
ofertas Art. 27, 28,
30, 31 Y 32 LCE y Art
12 RLCE.
Adjudica Oferente.
96. 1 0 0 0
Art. 10 LCE.
Levantan Acta de  Acta de Calificación
Calificación y si y si Procede
Procede Adjudicación Adjudicación
una vez transcurrido
97. 0 0 30 0 Miembros Junta de
el plazo establecido en Nombrados Cotización
las Bases de
Cotización en Art 33
de LCE y 12 RLCE.
Notifica al Usuario
Comprador Hijo
(Autorizante)/Jefe del
Departamento de
Contrataciones para
98. que publique en el 0 0 15 0
 Notificación
Portal de
GUATECOMPRAS el
Acta de Calificación y
si Procede
Adjudicación.
Traslada el Acta de  Acta de Calificación
99. Calificación y si 0 0 5 0 y si Procede
Procede Adjudicación Adjudicación
144
y Notificación de  Notificación de
Miembros Publicación
Publicación. (Art. 35 Nombrados
LCE).
Recibe Acta de
Calificación y si
100. Procede Adjudicación 0 0 5 0
y Notificación de
Publicación.
Publica el Acta de
Calificación y si
101. Procede Adjudicación 0 1 0 0
en el portal de
Guatecompras.
Imprime Constancia
102. 0 0 5 0
de Publicación.
Remite Constancia de
103. Publicación a la Junta 0 0 5 0 Usuario Comprador
Hijo Autorizante de
de Cotización. Departamento de
Bases/ Jefe del
Revisa dentro del Contrataciones
Departamento de
plazo de 5 días Contrataciones  Constancia de
calendario después de Publicación
la publicación del Acta
104. de Calificación y si 5 0 0 0
procede Adjudicación
en Guatecompras si
existen
inconformidades.
Notifica a la Junta de
Cotización para que
respondan a las
105. 5 0 0 0
inconformidades en
Guatecompras (Art.
35 LCE).
106. Recibe Notificación. 0 0 5 0
Responde las  Notificación
inconformidades
presentadas, las que
deberán ser
107. publicadas en un 0 5 0 0
Miembros
plazo que no puede Nombrados
exceder de 5 días
calendario (Art. 35
LCE).
Traslada Oficio de
108. Respuestas de las 0 0 5 0
Inconformidades.
Recibe respuestas.  Oficio de Respuestas
109. 0 0 5 0
Jefe del de las
Departamento de Inconformidad
Publica respuestas de Departamento de
Contrataciones/Usuar
Contrataciones
las inconformidades io Comprador Hijo
110. 1 0 0 0
Autorizante de Base
de la Junta de
Cotización.
145
Imprime Constancia
111. de Publicación de 0 0 5 0  Documentos de
Respuestas. Jefe del Respuestas
Departamento de  Constancia de
Traslada Documentos Departamento de
Contrataciones/Usuar Notificación de
de Respuesta y Contrataciones
io Comprador Hijo Respuestas
112. Constancia de 0 0 5 0 Autorizante de Base
Publicación de
Respuestas.
Recibe Documentos
de Respuesta y
Constancia de
113. 0 0 5 0
Publicación de
Respuestas y adjuntan
a Expediente.
Transcurrido el plazo
legal para Miembros
presentación de Nombrados Junta de Cotización
inconformidades y
114. 2 0 0 0  Informe
habiendo sido
respondida, elabora
Informe adjunto a
Expediente.
Autoridad
115. 0 0 5 0
Administrativa
Superior.
Recibe y analiza
116. 0 4 0 0
Expediente.
Autoridad
Administrativa
117. Superior 0 1 0 0
Aprueba/Imprueba lo
actuado.
Si aprueba lo actuado Autoridad
118. 0 0 5 0 Gerencia Municipal o
continua paso 124. Administrativa
Alcaldía Municipal
Si Imprueba lo Superior
actuado traslada
Expediente a la Junta
de Cotización para su
119. 0 0 5 0
revisión con las
observaciones
formuladas si las
hubiera. (Art. 36) LCE.
121. Revisa lo actuado. 5 0 0 0
Miembros
La Junta de Cotización Nombrados
122. con base a las 0 1 0 0
146
observaciones
formuladas por la
Autoridad
Administrativa
Superior, podrá
confirmar o modificar
su decisión original en
forma razonada. Art.
36 LCE.
Adjudica conforme a
Miembros
la Ley y las Bases Junta de Cotización
123. 0 0 30 0 Nombrados
Generales que
correspondan.
la Autoridad
Administrativa
Superior para que
124. 0 0 5 0
apruebe la decisión o
prescinda de la
negociación. (Art 36
de LCE)
Recibe y analiza
125. 0 0 5 0
Expediente.
Autoridad
Secretario Municipal Gerencia Municipal o
Administrativa
para que elabore Alcaldía Municipal
126. 0 0 5 0 Superior
Resolución y
Certificación de Punto
Resolutivo.
 Resolución
Elabora Resolución y
 Certificación de
Certificación de Punto Punto Resolutivo
128. 0 4 0 0 Secretario Municipal Secretaría Municipal
Resolutivo y adjunta a
Expediente.
Publica Certificación
de Punto Resolutivo y
Notifica Jefe del Punto Resolutivo
electrónicamente el Departamento de
131. 0 0 20 0 Departamento de
resultado del Evento Contrataciones/Usuar
Contrataciones
io Comprador Hijo
en el portal de
Autorizante de Bases
Guatecompras. (Art 36
LCE).
132. 0 0 5 0
Notifica a Asesoría
Jurídica para que sea Secretario Municipal Secretaría Municipal
134. 0 0 20 0
suscrito el Contrato
correspondiente.
135. Recibe Expediente. 0 0 5 0 Asesor Legal Asesoría Jurídica
147
Suscribe el Contrato
10 días a partir de
136. 10 0 0 0
adjudicación
definitiva. Art 47 LCE.
Solicita Fianza de Asesor Legal Asesoría Jurídica
Cumplimiento de
137. Contrato a Empresa 0 0 10 0
Adjudicada en el
Evento.
Cumple con Fianza
requerida por el
138. 1 0 0 0
cumplimiento de
Contrato.
Empresa Adjudicada Empresa Adjudicada
Traslada Fianza de
Cumplimiento de  Contrato
139. 0 2 0 0
Contrato a Asesor  Fianza de
Legal. Cumplimiento de
Contrato
Recibe Fianza de
Cumplimiento de
140. 0 0 5 0
Contrato por parte de
Empresa Adjudicada.
Asesor Legal Asesoría Jurídica
Traslada Expediente
con Contrato y Fianza
141. 0 0 5 0
a Secretaría Municipal
para su aprobación.
Somete a
consideración de la
Autoridad Superior Secretario Municipal Secretaría Municipal
143. 0 0 20 0
para que proceda a la
aprobación del
Contrato (Art. 48 LCE)
Aprueba el Contrato.  Aprobación de
144. 1 0 0 0
Contrato
Autoridad Superior Concejo Municipal
145. Emite Resolución. 0 0 30 0
146. Recibe Expediente. 0 0 5 0  Resolución
Elabora Resolución y  Certificación de
Punto Resolutivo
147. Certificación de Punto 0 1 0 0
Resolutivo.
Notifica la Aprobación
148. del Contrato a la 0 0 20 0
Empresa Adjudicada.
Reproduce copia de
 Notificación de
149. Contrato Aprobado y 0 0 5 0 Secretario Municipal Secretaría Municipal
Aprobación de
Aprobación. Contrato
Envía copia del  Contrato
Contrato Aprobado a
150. 0 0 20 0
Contraloría General de
Cuentas.
Adiciona Contrato a
151. 0 0 3 0
Expediente.
148
Publica en
Guatecompras Jefe del
154. 0 0 20 0 Departamento de
Contrato y Aprobación
Contrataciones/Usuar Departamento de
de Contrato. io Comprador Hijo Contrataciones
Traslada Expediente y Autorizante de Bases
Contrato aprobado a
155. 0 0 5 0
Contrataciones.
Notifica al Área
Solicitante del
proyecto para que se Dirección de
Director de Compras
nombre Supervisor y Contrataciones
Compras y
para el inicio de la  Notificación
ejecución de lo
contratado Si se
tratase obras.
Propone al Supervisor
(cuando se trata de
159. 1 0 0 0
obras) Art 30 Y 35
RLCE y 55 de LCE.  Oficio de Solicitud de
Solicita Oficio de la Supervisor de la
160. en la cual nombra al 0 0 15 0
Jefe / Gerente o Área Solicitante
Supervisor Residente Director Solicitante
(cuando son obras).
Solicita a Autoridad
Superior el
Nombramiento de
161. Supervisor y de la 0 0 15 0
 Solicitud
Comisión Receptora y
Liquidadora. Art. 30
RLCE.
Nombra al Supervisor
y a la Comisión
163. 0 0 20 0
Receptora y
Liquidadora. Autoridad Superior Concejo Municipal  Resolución
 Punto Resolutivo
Traslada a Secretario
Municipal para que Nombramientos
164. 0 0 5 0
elabore Resolución y  Nombramientos
Punto Resolutivo.
165. 0 1 0 0 Secretario Municipal Secretaría Municipal
Punto Resolutivo.
149
Si la Cotización es por
bienes o materiales
Notifica de los
166. Nombramientos al 0 0 20 0
Supervisor y a la
Liquidadora.
Traslada copia de Secretaría Municipal Secretaría Municipal
Notificación de
Nombramientos y
Nombramientos a
167. 0 0 5 0
Contrataciones para
que integre a
Expediente.
Reciben
168. 0 0 5 0
Nombramientos.
Los Funcionarios
nombrados se Supervisor de la
169. presentan en el lugar 0 0 20 0 Municipalidad de Supervisores de la
y fecha acordada para Mixco/Comisión Municipalidad de
la recepción. Receptora y Mixco
Liquidadora
Proceden a la
recepción de los
170. 1 0 0 0
bienes, materiales o
suministros.
Faccionan Acta para
constancia de
 Faccionamiento de
171. recepción satisfactoria 0 0 30 0
Acta
si se tratasen de
materiales.
Si están de acuerdo,
reciben bienes,
172. 0 4 0 0
materiales o
suministros.
Si no están
conformes, solicitan
Miembros Comisión Receptora
173. que se realicen los 0 0 10 0
Nombrados y Liquidadora
cambios o trabajos
extras y otorga plazo.
Si están de acuerdo
indican al Encargado
de Almacén que
puede proceder a la
174. recepción de bienes, 0 0 5 0
materiales o
suministros en caso
de ser tangibles y o
fungibles.
Recibe los bienes,
materiales o Encargado de Dirección
175. 0 4 0 0
suministros.
150
Se emite Formulario
176. 1H de ingreso a 0 0 15 0
 Formulario 1H
Almacén.
Liquidadora integra el Miembros Comisión Receptora
177. 0 0 20 0
Expediente de Nombrados y Liquidadora
solicitud de pago.
Si la Cotización es
para Contratación de
178. Obras Notifica del 0 0 20 0
Nombramiento al
Supervisor.
Traslada copia de
Notificación de Secretario Municipal Secretaría Municipal  Notificación de
Nombramiento
Nombramiento y  Nombramiento
Nombramiento a
179. 0 0 5 0
Contrataciones para
que integre a
Expediente.
180. Recibe Nombramiento. 0 0 5 0
Solicita a la Empresa Supervisor de la Supervisor de la
Adjudicada que inicie Municipalidad de Municipalidad de
181. 0 0 10 0 Mixco Mixco
con lo establecido en
el Contrato.
Coordinan la Solicitud
de Autorización para
la Contraloría General
de Cuentas de la o las
bitácoras
correspondientes del
proyecto. (Oficio de Supervisores de la Supervisores de la
la empresa y del Municipalidad de Municipalidad de
182. 0 0 10 0
Supervisor del Mixco y de la Mixco y de la  Solicitud
proyecto, adjunta
constancia de
Colegiado activo,
copia de contrato y
aprobación de
Contrato. Si se
tratasen de obras).
Emite Oficio de la
entidad contratista en
184. la cual expresa su 0 0 15 0
anuencia en cuanto al Empresa Adjudicada Empresa Adjudicada
inicio del Contrato.
Traslada Oficio a
Supervisor de la  Oficio
185. 0 0 20 0
Municipalidad de
Mixco.
186. Recibe Oficio. 0 0 5 0
Supervisor de la Supervisor de la
Municipalidad de Municipalidad de
151
Mixco Mixco
Dejan en Acta
187. constancia del inicio 0 0 20 0 Supervisores de la Supervisores de la
de los trabajos. Mixco y de la Mixco y de la
 Acta
Supervisa ejecución Empresa Adjudicada Empresa Adjudicada
188. 1 0 0 0
de la obra.
Tramita Estimaciones Supervisor de la Supervisor de la
 Estimaciones de
189. de Pago. 0 0 30 0 Municipalidad de Municipalidad de
Pago
Mixco Mixco
Si la Cotización es
para Contratación de
190. Servicios Notifica del 0 0 20 0
Nombramiento al
Supervisor.
Traslada copia de  Notificación de
Notificación de Secretario Municipal Secretaría Municipal Nombramiento
Nombramiento a
191. 0 0 5 0
Contrataciones para
que integre a
Expediente.
192. Recibe Nombramiento. 0 0 5 0  Nombramiento
Adjudicada que inicie Municipalidad de Municipalidad de
con lo establecido en
el Contrato.
Coordinan la Solicitud
de Autorización para
la Contraloría General Supervisores de la Supervisores de la  Solicitud
de Cuentas del Libro Municipalidad de Municipalidad de
194. 0 0 10 0
de Actas si Mixco y de la Mixco y de la
corresponde según el
tipo de servicio
contratado.
Emite Oficio de la
entidad contratista en
196. la cual expresa su 0 0 15 0
anuencia en cuanto al Empresa Adjudicada Empresa Adjudicada
inicio del Contrato.
Traslada Oficio a
Supervisor de la
197. 0 0 20 0
Municipalidad de  Oficio
Mixco.
Recibe Oficio. Supervisor de la Supervisor de la
198. 0 0 5 0 Municipalidad de Municipalidad de
Mixco Mixco
Supervisa ejecución
Supervisores de la Supervisores de la
del Contrato.
199. 1 0 0 0
Mixco y de la Mixco y de la
 Contrato
152
Tramita Estimaciones
de Pago y rinde Supervisor de la Supervisor de la
 Estimaciones de
200. Informes a la 0 0 30 0 Municipalidad de Municipalidad de
Pago
Autoridad que lo Mixco Mixco
 Informes
nombro.

Fecha: Marzo, 2013. Abril, 2013. Julio, 2013
Nombre: Fidel Navarijo. Arq. Ana Beatriz Méndez. Lic. Otto Pérez Leal
Puesto: Técnico de Asesora de Alcaldía. Alcalde Municipal
Organización y
Métodos.
Modificación: Organización y
Contenido de la Reajuste del Procedimiento Métodos
Modificación: Fundamento Jurídico  Asesoría Alcaldía
Normas
153
Gerencia:

Jefe / Gerente o Asistente de Director de Compras y de Contrataciones/ Jefe del Departamento
Director Solicitante Contrataciones Contrataciones Usuario Comprador Hijo de Contrataciones
Operador de Bases
Inicio
Llena Formato de Solicitud de

Pedido del bien o servicio o Revisa si cuenta
ejecución de obra que se requiere, Recibe Recibe Recibe
incluyendo las especificaciones con estimación de
necesarias, (Art. 15 y 16 del Reg. Expedinete. Expediente. Expediente.
LCE) oficio de justificación de la
compra ( Art 39 LCE)
precios.
Elabora Especificaciones Revisa que la Revisa Proyecto de

Coordina publicación de
Técnicas del producto o Verifica documentación contenga
proyecto de bases en el Bases Generales de
servicio con Términos de Expediente. los requisitos necesarios
portal de Guatecompras. Cotización.
Referencia. según Art.15 del RLCE.
Adjunta Perfil del Asigna número

Visa el Formato Revisa portal Revisa Formulario
Proyecto de correlativo a la Guatecompras para ver si
de Solicitud de existen observaciones de Cotización de
Planificación Solicitud de
Pedido. coordina las respuestas. Precios.
Autorizado. Pedido.
Ingresa datos al Elabora Oficio indicando a

Jefe de Contrataciones Revisa anexos e
Traslada sistema de control
iniciar elaboración y integra
Expediente. interno de la Direccion registro de proyecto de
de Compras. bases en Guatecompras.
Expediente.
Solicita con base a la

Traslada Expediente estimación del gasto,
al Director de Adiciona Oficio al Constancia de Disponibilidad
Compras y Expediente. Presupuestaria y Constancia
de Disponibilidad Financiera al
Contrataciones. Director de DAFIM.
A
Traslada
Expediente.
154
Gerencia:

Director de
Administración Jefe del Departamento Jefe / Gerente o
Asesor Legal
Financiera Integrada de Contrataciones Director Solicitante
Municipal
Emite Respuesta de
Constancia de Disponibilidad Reproduce copia Recibe copia del
Presupuestaria y Constancia
de Disponibilidad Financiera.
del Expediente. Expediente.
Elabora Oficio de Solicitud de

Traslada Constancias a Dictamen Jurídico sobre los Evalúa el proyecto
Jefe del Departamento de aspectos legales del proceso de
Contrataciones para que compra, bases y documentos de Bases Generales
adjunte a Expediente.
relacionados y elaboración del
de Cotización.
Traslada Oficio con

copia del Elabora Proyecto
Expediente a Asesor de Contrato.
Legal.
Emite Dictamen Jurídico

favorable o no favorable con
las observaciones y
correcciones en los
documentos si ese fuera el
caso.
Recibe y reproduce Adjunta Dictamen Recibe Solicitud de

copia de Dictamen Técnico y copia
Jurídico al
Especificaciones de Especificaciones
Técnicas. Expediente. Técnicas Aprobadas.
Solicita al Área Traslada Expediente Evalúa si los documentos

Solicitante y/o contienen todas las
Competente emitir el
a Jefe de
Dictamen Técnico. Contrataciones. solicitado.
Envía Solicitud de Emite Dictamen Técnico

Dictamen Técnico y copia favorable o no favorable
de Especificaciones indicando observaciones y
Técnicas Aprobadas al correcciones si ese fuera el
Área Solicitante. caso.
Recibe Dictamen Traslada Dictamen

Técnico del área Técnico a Jefe de
solicitante. Contrataciones.
155
Gerencia:
Jefe del Departamento Director de Compras y Autoridad

Secretario Municipal Concejo Municipal
de Contrataciones Contrataciones Administrativa Superior
Recibe Dictamen
Jurídico con Recibe Expediente Recibe y revisa el
Recibe Expediente.
Expediente del original. Expediente.
Asesor Legal.
Si existen observaciones o Traslada Expediente Procede a conocer ciertos

correcciones en los
Dictámenes indica a Área
Revisa Expediente a Autoridad proyectos, a los que se
correspondiente que proceda original. Administrativa adjuntan los documentos
relacionados.
a efectuar correcciones. Superior.
Disponibilidad Firma de Visto concurso público y
Presupuestaria y
Constancia de Bueno. documentos de
Cotización.
Disponibilidad Financiera.
Notifica al Área Solicitante por medio de un

Traslada Nombra a los miembros
Oficio si no existe Disponibilidad
Presupuestaria y queda a la espera de Expediente a Recibe que integraran la Junta
Secretaría Expediente. de Cotización Art. 9
confirmación de Disponibilidad Presupuestaria
o anulación de la Solicitud de Pedido del
bien, servicio o ejecución de obra. Numeral 5.1.
Municipal.
Aprueban Bases Generales de

Adjunta Emite Certificación de Cotización, Especificaciones
Técnicas Disposiciones Especiales,
documentos a Punto de Acta para Modelo de Contrato, Formulario de
Cotización de Precios, Disponibilidad
Expediente original. dar Inicio al Proyecto. Presupuestaria, y Dictámenes
Jurídico y Técnico).
Reproduce copia Adjunta Traslada Expediente

del Expediente Certificación de Acta al Secretario
completo. al Expediente. Municipal.
Traslada Expediente original a

Recibe Expediente Traslada Expediente
Contrataciones si todos los al Director de
Dictámenes son favorables y si para Iniciar
existiera Disponibilidad Compras y
Presupuestaria. Concurso. Contrataciones.
Recibe y traslada Expediente

a Usuario Comprador Hijo Traslada Expediente al
Operador de Bases para Jefe del Departamento
Publicación en el Sistema de Contrataciones.
Guatecompras.
156
Gerencia:
Usuario Comprador Hijo Jefe del Departamento Usuario Comprador Hijo

Miembros Nombrados
Operador de Bases de Contrataciones Autorizante de Bases
Recibe y revisa Recibe Recibe y revisa

Recibe Expediente.
Expediente. Expediente. Expediente.
Prepara el Traslada Expediente a Usuario Autoriza y publica Proceden a constituirse en el

lugar, fecha y hora
concurso en el Comprador Hijo Autorizante
de Bases de Publicación en el
concurso en el establecidos en las Bases
Sistema Sistema Guatecompras para Portal de Generales, para la recepción
de Ofertas. (Art. 24, 25, 26)
recepción de ofertas.
Guatecompras. Guatecompras. LCE.
Transcurridos 30
Escanea y anexa Imprime
documentos a publicación minutos proceden
Constancia de
en el Sistema a la Apertura de
Guatecompras. Publicación.
Plicas. Art 24 LCE.
Elabora Acta de Recepción de

Traslada Expediente Adiciona Constancia Ofertas y Apertura de Plicas
a Jefe de de Publicación al indicando todo lo actuado.
(Art. 25, 26, 30, 32, 80 LCE. Y
Contrataciones. Expediente. 10 de RLCE)
Revisa en
GUATECOMPRAS si Elabora Lista de
existen preguntas para
coordinar las respuestas Oferentes.
que se publicarán.
Adiciona
Existen
preguntas documentos al
Expediente.
SI NO
Traslada
Expediente Traslada Acta de Recepción
Coordina
para la de Ofertas y Apertura de
respuestas recepción de Plicas y Listado de Oferentes
Plicas a Usuario Comprador Hijo
Autorizante de Bases.
Recibe Acta de
Recepción de
Ofertas y Apertura
de Plicas.
157
Gerencia:
Usuario Comprador Hijo

Miembros Nombrados
Recibe
Notificación y
documentos.
Publica en el Sistema de
Guatecompras el Acta de Recibe documentos
Recepción de Ofertas y e integra a
Apertura de Plicas y Expediente.
Listado de Oferentes.
Imprime Durante el plazo establecido, la

junta procederá a solicitar las
Constancia de aclaraciones, muestras y efectuar

las Calificación de las ofertas Art.
Publicación. 27, 28, 30, 31 Y 32 LCE y Art 12

RLCE.
Traslada Acta de Recepción Adjudica

de Ofertas y Apertura de
Plicas, Listado de Oferentes y Oferente. Art. 10
Constancia de Publicación. LCE.
Recibe Acta de Levantan Acta de Calificación

Calificación y si Procede y si Procede Adjudicación una
vez transcurrido el plazo
Adjudicación y establecido en las Bases de
Notificación de Cotización en Art 33 de LCE y
Publicación. 12 RLCE.
Notifica al Usuario Comprador Hijo

Publica el Acta de (Autorizante)/Jefe del Departamento
Calificación y si Procede de Contrataciones para que
publique en el Portal de
Adjudicación en el portal GUATECOMPRAS el Acta de
de Guatecompras. Calificación y si Procede
Adjudicación.
Traslada el Acta de
Imprime Calificación y si Procede
Constancia de Adjudicación y
Notificación de
Publicación. Publicación (Art. 35 LCE).
Publicación a la Junta
de Cotización.
Revisa dentro del plazo de 5 días

calendario después de la publicación
del Acta de Calificación y si procede
Adjudicación en Guatecompras si
existen inconformidades.
158
Gerencia:

Usuario Comprador Hijo de Contrataciones/ Autoridad
Miembros Nombrados
Autorizante de Bases Usuario Comprador Hijo Administrativa Superior
Cotización para que Recibe y analiza
respondan a las Recibe notificación. Recibe respuestas.
inconformidades en Expediente.
Guatecompras (Art. 35 LCE).
Responden las
inconformidades presentadas,
Publica respuestas de Autoridad
las que deberán ser las inconformidades Administrativa
publicadas en un plazo que no de la Junta de Superior Aprueba/
puede exceder de 5 días
calendario (Art. 35 LCE).
Cotización. Imprueba lo actuado.
Traslada Oficio de Imprime Constancia

Respuestas de las de Publicación de
Inconformidades. Respuestas. Aprueba
NO SI
Recibe Documentos de
Traslada Documentos de
Respuesta y Constancia
de Publicación de
de Publicación de
Respuestas y adjuntan a Traslada
Respuestas. Si aprueba lo
Expediente. Expediente a la
actuado continua
Junta de Licitación
paso 124.
para su revisión
Transcurrido el plazo legal

para presentación de
inconformidades y habiendo
sido respondida, elabora
Informe adjunto a Expediente.
Traslada Expediente
a Autoridad
Administrativa
Superior.
Recibe Expediente.
Revisa lo actuado.
159
Gerencia:

Autoridad de Contrataciones/
Miembros Nombrados Secretario Municipal Asesor Legal
Administrativa Superior Usuario Comprador Hijo
La Junta de Cotización con base a

las observaciones formuladas por la Recibe y analiza
Autoridad Superior, podrá confirmar Recibe Expediente. Recibe Expediente.
o modificar su decisión original en
forma razonada. Art. 36 LCE
Expediente.
Adjudica conforme Traslada Expediente a

Elabora Acta y Publica Certificación de Punto
a la Ley y las Bases Secretario Municipal para que Certifica Punto Resolutivo y Notifica
electrónicamente el resultado
Generales que elabore Acta y Certifique
Punto Resolutivo.
Resolutivo y adjunta a del Evento en el portal de
correspondan. Expediente. Guatecompras. (Art 36 LCE).
Traslada Expediente a la
Traslada Expediente
Autoridad Administrativa Traslada
Superior para que apruebe la a Secretario
decisión o prescinda de la Expediente. Municipal.
negociación. (Art 36 de LCE).
Recibe
Expediente.
Jurídica para que sea Recibe
suscrito el Contrato Expediente.
correspondiente.
adjudicación definitiva.
Art 47 LCE.
Solicita Fianza de
cumplimiento de Contrato
a Empresa Adjudicada en
el Evento.
160
Gerencia:

de Contrataciones/
Empresa Adjudicada Asesor Legal Secretario Municipal Concejo Municipal
Cumple con Fianza Recibe Fianza de

requerida por el Cumplimiento de Recibe Aprueba el
cumplimiento de Contrato por parte de Expediente. Contrato.
Contrato. Empresa Adjudicada.
Traslada Fianza de Traslada Expediente con

Somete a consideración
de la Autoridad Superior
Cumplimiento de Contrato y Fianza a
para que proceda a la Emite Resolución.
Contrato a Asesor Secretaría Municipal para
aprobación del Contrato
su aprobación.
Legal. (Art. 48 LCE).
Recibe
Expediente.
Resolutivo.
del Contrato a la
Empresa Adjudicada.
Reproduce copia de
Contrato Aprobado
y Aprobación .
Recibe Expediente.
Envía copia del
Contrato Aprobado
a Contraloría
General de Cuentas.
Publica en
Guatecompras
de Contrato.
Adiciona Contrato
a Expediente.
Contrato aprobado a
Contrataciones.
Traslada
Expediente.
H
161
Gerencia:
Director de Compras y Jefe / Gerente o

Concejo Municipal Secretario Municipal
Contrataciones Director Solicitante
Recibe
Recibe Notificación.
Expediente.
Notifica al Área Solicitante del Propone al Supervisor

proyecto para que se nombre
(cuando se trata de
Supervisor para el inicio de la
ejecución de lo contratado Si obras) Art 30 Y 35
se tratase obras. RLCE y 55 de LCE.
Solicita Oficio de la
Empresa Adjudicada en la
cual nombra al Supervisor
Residente (cuando son
obras).
Solicita a Autoridad Superior

el Nombramiento de la
Comisión Receptora y Recibe la solicitud.
Liquidadora. Art. 30 RLCE.
y a la Comisión
Receptora y
Liquidadora.
Traslada a Secretario Elabora

Municipal para que
elabore Resolución y Resolución y
Punto Resolutivo. Punto Resolutivo.
Si la Cotización es por bienes

o materiales Notifica de los
Nombramientos al Supervisor
y a la Comisión Receptora y
Liquidadora.
Traslada copia de Notificación

de Nombramientos y
Nombramientos a Director de
para que integre a
Expediente.
162
Gerencia:
Supervisores de la
Municipalidad de Mixco Supervisor de la
Miembros Nombrados Encargado de Almacén Secretario Municipal
y de la Empresa Municipalidad de Mixco
Adjudicada
Reciben
Nombramientos.
Faccionan Acta para

Los Funcionarios
constancia de recepción
nombrados se presentan
satisfactoria si se tratasen
en el lugar y fecha
de materiales.
acordada para la
recepción.
Proceden a la recepción Están de

de los bienes, materiales
acuerdo
o suministros.
SI NO
Reciben
Solicitan que
bienes, se realicen los
materiales cambios o
trabajos extras
o
y otorga plazo.
suministros
Indican al Encargado de
Almacén que puede proceder Recibe los bienes,
a la recepción de bienes,
materiales o suministros en materiales o
caso de ser tangibles y o suministros.
fungibles.
Se emite Formulario
1H de ingreso a
Almacén.
Si la Cotización es para
Contratación de Obras
Liquidadora integra el
Notifica del
Recibe
Expediente de solicitud de
pago.
Nombramiento al Nombramiento.
Supervisor.

de Nombramiento y Solicita a la Empresa
Nombramiento a Director de Adjudicada que inicie con
Compras y Contrataciones lo establecido en el
para que integre a Contrato.
Expediente.
163
Gerencia:
Supervisores de la
Municipalidad de Mixco Supervisor de la Supervisor de la
Empresa Adjudicada Secretario Municipal
y de la Empresa Municipalidad de Mixco Municipalidad de Mixco
Adjudicada
Coordinan la Solicitud de
Autorización para la
Cuentas de la o las bitácoras Recibe Solicitud.
proyecto.
Emite Oficio de la entidad

contratista en la cual
expresa su anuencia en
cuanto al inicio del
Contrato.
Traslada Oficio a
Supervisor de la
Recibe Oficio.
Municipalidad de
Mixco.
Dejan en Acta
constancia
Liquidadora delel
integra
iniciodedesolicitud
Expediente los de
pago.
trabajos.
Supervisa Tramita
ejecución de la Estimaciones de
obra. Pago.
Contratación de Servicios
Notifica del
Nombramiento al
Supervisor.

de Nombramiento y
Nombramiento a Director de Recibe
para que integre a
Nombramiento.
Expediente.
Solicita a la Empresa
Adjudicada que inicie con
lo establecido en el
Contrato.
164
Gerencia:
Supervisores de la
Empresa Adjudicada
Adjudicada
Cuentas del Libro de Actas si Recibe Solicitud.
corresponde según el tipo de
servicio contratado.

Contrato.
Traslada Oficio a
Supervisor de la
Municipalidad de
Mixco.
Recibe Oficio.
Supervisa Tramita Estimaciones de

Pago y rinde Informes a
ejecución del la Autoridad que lo
contrato. nombro.
Fin
165
Gerencia:
Dirección:
Manual

NOMBRE DEL PROCESO

Compra o Contratación por Licitación Pública
01.02.05.02.03.02.02 X Marzo, 2013 16 D H M S
77 6 57 0
Este proceso que tiene por objeto especificar los pasos a seguir en la compra o contratación por licitación pública mayor a
novecientos mil quetzales (Q900,000.00).
Normas:
Usuarios:
Requisitos previos:
Ninguno.
Definiciones:
a. Plicas:
b. Guatecompras:
c. LCE:
d. RLCE:
166

D H M S
Llena Formato de Solicitud
de Pedido del bien o
servicio o ejecución de
obra que se requiere,
incluyendo las
1. 0 0 15 0
especificaciones
necesarias, (Art. 15 y 16
del Reg. LCE) oficio de
justificación de la compra Jefe / Gerente o
( Art 39 LCE) Área Solicitante
Elabora Especificaciones
Técnicas del producto o
2. 0 1 0 0
servicio con Términos de
Referencia. (Expediente)
Adjunta Perfil del Proyecto  Formato de Solicitud
3. de Planificación 0 0 5 0 de Pedido
Autorizado.  Especificaciones
Traslada Expediente. Técnicas
4. 0 0 5 0
 Términos de
5. Recibe Expedinete. 0 0 5 0 Referencia
 Perfil del Proyecto de
6. Verifica Expediente. 0 1 0 0 Planificación
Autorizado
Asigna número correlativo  Justificación de la
7. 0 0 3 0
a la Solicitud de Pedido. Asistente de Compra
Departamento de
Ingresa datos al sistema Contrataciones
Contrataciones
8. de control interno de la 0 0 10 0
Direccion de Compras.
Contrataciones.
Revisa que la
documentación contenga
11. 0 0 30 0
los requisitos necesarios
según Art.15 del RLCE.
Visa el Formato de
12. 0 0 15 0
Solicitud de Pedido. Director de Compras y
Elabora Oficio indicando a Contrataciones
y Contrataciones
Jefe de Contrataciones
13. iniciar elaboración y 0 0 10 0
 Oficio
registro de proyecto de
bases en Guatecompras.
Adiciona Oficio al
14. 0 0 3 0
Expediente.
16. Recibe Expediente. 0 0 5 0 Jefe del Departamento de
167
Coordina publicación de Departamento de Contrataciones
17. proyecto de bases en el 0 0 20 0 Contrataciones/
Usuario Comprador
portal de Guatecompras.
Hijo Operador de
Revisa portal
Bases para
Guatecompras para ver si Publicación en el
18. existen observaciones 0 0 15 0
Sistema
coordina las respuestas. Guatecompras
Revisa si cuenta con
19. 0 0 10 0
estimación de precios.
 Proyecto de Bases
Revisa Proyecto de Bases Generales de
20. 0 0 20 0
Generales de Licitación. Licitación.
Revisa Formulario de  Formulario de
21. 0 0 20 0 Cotización de Precios
Cotización de Precios.
y Aprobación de
Revisa anexos e integra Jefe del Pedido
22. 0 0 10 0
Expediente. Departamento de
Solicita con base a la Contrataciones
estimación del gasto,
Constancia de
Disponibilidad  Solicitud de
23. 0 0 10 0 Disponibilidad
Presupuestaria y Presupuestaria
Constancia de
Disponibilidad Financiera
al Director de DAFIM.
Emite Respuesta de
Constancia de
 Respuesta de
Disponibilidad Director de
25. 0 0 10 0 Dirección de Constancia de
Presupuestaria y Administración Disponibilidad
Administración
Constancia de Financiera Integrada
Financiera Integrada Presupuestaria
Disponibilidad Financiera. Municipal Municipal  Constancia de
Disponibilidad
Traslada Constancias a Financiera
26. 0 0 5 0
Contrataciones para que
Reproduce copia del
27. 0 0 15 0
Expediente.
Elabora Oficio de Solicitud
de Dictamen Jurídico
sobre los aspectos legales
Jefe del
28. del proceso de compra, 0 0 10 0
Departamento de
Departamento de
 Oficio de Solicitud de
bases y documentos Contrataciones
Contrataciones
Dictamen Jurídico
relacionados y elaboración
del proyecto de contrato.
Traslada Oficio con copia
29. del Expediente a Asesor 0 0 5 0
Legal.
Recibe copia del
30. 0 0 5 0
Expediente.
Evalúa el proyecto de Asesor Legal Asesoría Jurídica  Proyecto de Bases
Generales de
31. Bases Generales de 0 3 0 0
Licitación
Licitación.
32. Elabora Proyecto de 0 3 0 0 Asesor Legal Asesoría Jurídica  Proyecto de Contrato
168
Contrato.
favorable o no favorable
con las observaciones y
33. 0 4 0 0
correcciones en los
documentos si ese fuera
 Dictamen Jurídico
el caso.
Adjunta Dictamen Jurídico
34. 0 0 3 0
al Expediente.
35. 0 0 5 0
Jefe de Contrataciones.
Recibe y reproduce copia  Especificaciones
36. de Especificaciones 0 0 15 0 Técnicas
Técnicas.
Solicita al Área Solicitante
37. y/o Competente emitir el 0 0 10 0 Jefe del
Departamento de
Dictamen Técnico. Departamento de
Contrataciones
Envía Solicitud de Contrataciones
Dictamen Técnico y copia
38. de Especificaciones 0 0 5 0  Solicitud de Dictamen
Técnicas Aprobadas al Técnico
Área Solicitante.
Recibe Solicitud de
Dictamen Técnico y copia
39. 0 0 5 0
de Especificaciones
Técnicas Aprobadas.
Evalúa si los documentos
contienen todas las
40. 1 0 0 0
solicitado. Jefe / Gerente o
Área Solicitante
Emite Dictamen Técnico Director Solicitante
favorable o no favorable
41. indicando observaciones y 0 4 0 0
correcciones si ese fuera  Dictamen Técnico
el caso.
Traslada Dictamen
42. Técnico a Jefe de 0 0 5 0
Contrataciones.
Recibe Dictamen Técnico
43. 0 0 5 0
del área solicitante.
Recibe Dictamen Jurídico
44. con Expediente del Asesor 0 0 5 0
Legal.
 Dictamen Técnico
Si existen observaciones o  Dictamen Jurídico
Jefe del
correcciones en los Departamento de
Departamento de
Dictámenes indica a Área Contrataciones
Contrataciones
45. 0 2 0 0
correspondiente que
proceda a efectuar
correcciones.
Recibe Constancia de  Constancia de
46. Disponibilidad 0 0 5 0 Disponibilidad
Presupuestaria y Presupuestaria
169
Constancia de  Constancia de
Disponibilidad
Disponibilidad Financiera.
Financiera
Notifica al Área Solicitante

por medio de un Oficio si
no existe Disponibilidad
Presupuestaria y queda a
la espera de confirmación
 Oficio de Notificación
47. de Disponibilidad 0 0 10 0
Presupuestaria o
anulación de la Solicitud
Jefe del
de Pedido del bien,
Departamento de Departamento de
servicio o ejecución de Contrataciones Contrataciones
obra.
Adjunta documentos a
48. 0 0 3 0
Reproduce copia del
49. 0 0 15 0
Expediente completo.
Traslada Expediente
original a Director de
50. si todos los Dictámenes 0 0 5 0
son favorables y si
existiera Disponibilidad
Presupuestaria.
Recibe Expediente  Expediente Original
51. 0 0 5 0
original.
Revisa Expediente
52. 0 1 0 0 Director de Compras y Dirección de Compras
original. Contrataciones y Contrataciones
53. Firma de Visto Bueno. 0 0 1 0
54. 0 0 5 0
Traslada Expediente a Secretaría Municipal Secretaría Municipal
Superior.
Recibe y revisa el
57. 0 0 20 0
Expediente.
Procede a conocer ciertos
proyectos, a los que se
adjuntan los documentos
relacionados.
(Bases Generales de
Autoridad
Licitación, Especificaciones Gerencia Municipal o
Administrativa
Técnicas Disposiciones Alcaldía Municipal  Documentos
58. 5 0 0 0 Superior
Especiales, Modelo de Relacionados
Contrato, Formulario de
Cotización de Precios,
Disponibilidad
Presupuestaria, y
Técnico) Art. 18, 19, 20 y
170
21 LCE.
Presenta Expediente al
59. 0 0 5 0
Concejo Municipal.
Concejo Municipal entra a
conocer los proyectos y
60. 1 0 0 0
documentos de cada
proyecto en el Expediente.
61. concurso público y 0 0 20 0
documentos de licitación.
Nombra a los miembros
que integraran la Junta de
63. 0 0 20 0
Licitación. Art. 9 Numeral
5.2. Autoridad Superior Concejo Municipal
Aprueban Bases Generales
de Licitación,
Especificaciones Técnicas
Disposiciones Especiales,
Modelo de Contrato,
64. 1 0 0 0
Formulario de Cotización
de Precios, Disponibilidad
Presupuestaria, y
Técnico).
65. 0 0 5 0
Emite Certificación de
 Certificación de Punto
67. Punto de Acta para dar 1 0 0 0
de Acta
Inicio al Proyecto.
Adjunta Certificación de Secretario Municipal Secretaría Municipal
68. 0 0 3 0
Acta al Expediente.
Contrataciones.
Recibe Expediente para
70. 0 0 5 0
Iniciar Concurso.
Director de Compras y Dirección de Compras
Traslada Expediente al Contrataciones y Contrataciones
Contrataciones.
Recibe y traslada
Expediente a Usuario Jefe del
Comprador Hijo Operador Departamento de
72. 0 0 5 0
de Bases para Publicación Contrataciones
en el Sistema Departamento de
Guatecompras. Contrataciones
Recibe y revisa Usuario Comprador
73. 0 0 5 0
Expediente. Hijo Operador de
Prepara el concurso en el Bases para
74. 0 0 20 0 Publicación en el
Sistema Guatecompras.
171
Escanea y anexa Sistema
documentos a publicación Guatecompras
75. en el Sistema 0 0 20 0
Guatecompras.
76. 0 0 5 0
Jefe de Contrataciones.
Coordina la publicación en
el Diario Oficial mediando
78. un plazo no mayor de 5 0 0 20 0
días calendario entre
Jefe del
ambas publicaciones. Departamento de
Traslada expediente a Contrataciones
79. 0 0 5 0
Publicación en el Sistema
Guatecompras para
Departamento de
recepción de ofertas. Contrataciones
Autoriza y publica
81. concurso en el Portal de 0 0 15 0
Guatecompras.
Imprime Constancia de
82. 0 0 5 0  Constancia de
Publicación.
Publicación
Adiciona Constancia de
83. 0 0 3 0
Usuario Comprador
Publicación al Expediente.
Hijo Autorizante de
Revisa en Bases de Publicación
GUATECOMPRAS si en el Sistema
84. existen preguntas para 0 1 0 0 Guatecompras
coordinar las respuestas
que se publicarán.
Coordina respuestas Si
85. 0 4 0 0
existen preguntas.
86. Junta de Licitación para la 4 0 0 0
recepción de Plicas.
Recibe y revisa
87. 0 3 0 0
Expediente.
Proceden a constituirse en
el lugar, fecha y hora
establecidos en las Bases
88. 0 0 30 0
Generales, para la
recepción de Ofertas. Miembros Nombrados Junta de Licitación
(Art. 24, 25, 26) LCE.
Transcurridos 30 minutos
89. proceden a la Apertura de 0 0 30 0
Plicas. Art 24 LCE.
90. Elabora Acta de Recepción 0 1 0 0
172
 Acta de Recepción de
Plicas indicando todo lo
Ofertas y Apertura de
actuado. (Art. 25, 26, 30, Plicas
32, 80 LCE. Y 10 de
RLCE)
Elabora Lista de
91. 0 1 0 0
Oferentes.  Lista de Oferentes
Adiciona documentos al Miembros Nombrados Junta de Licitación
92. 0 0 30 0
Expediente.
Traslada Acta de
Recepción de Ofertas y
Apertura de Plicas y
93. 0 0 5 0
Listado de Oferentes a
Usuario Comprador Hijo  Acta de Recepción de
Autorizante de Bases. Ofertas y Apertura de
Plicas
Recibe Notificación y 
94. 0 0 5 0 Notificación
documentos.  Listado de Oferentes
Guatecompras el Acta de
95. Recepción de Ofertas y 0 0 15 0
Apertura de Plicas y
Listado de Oferentes. Usuario Comprador Departamento de
Imprime Constancia de 0 0 5 0 Hijo Autorizante Bases Contrataciones  Constancia de
96.
Publicación. Publicación
Traslada Acta de
 Acta de Recepción
Recepción de Ofertas y de Ofertas y
97. Apertura de Plicas, Listado 0 0 5 0 Apertura de Plicas
de Oferentes y Constancia  Listado de
de Publicación. Oferentes
 Constancia de
Recibe documentos e Publicación
98. 0 0 5 0
Durante el plazo
establecido, la junta
procederá a solicitar las
aclaraciones, muestras y
99. 15 0 0 0
efectuar las Calificación de
las ofertas Art. 27, 28,
30, 31 Y 32 LCE y Art 12
RLCE.
Adjudica Oferente. Art. 10
100. 1 0 0 0 Miembros Nombrados Junta de Licitación
LCE.
Levantan Acta de
Calificación y si Procede
Adjudicación una vez  Acta de Calificación y
101. transcurrido el plazo 0 0 30 0 si Procede
establecido en las Bases Adjudicación
de Licitación en Art 33 de Publicación
LCE y 12 RLCE.
Notifica al Usuario
102. Comprador Hijo 0 0 15 0
173
(Autorizante)/Jefe del
Departamento de
GUATECOMPRAS el Acta
de Calificación y si
Procede Adjudicación. Miembros Nombrados Junta de Licitación
Traslada el Acta de
103. Adjudicación y Notificación 0 0 5 0
de Publicación (Art. 35
LCE).  Acta de Calificación y
Recibe Acta de Calificación si Procede
Adjudicación
y si Procede Adjudicación 
104. 0 0 5 0 Notificación de
y Notificación de Publicación
Publicación.
Publica el Acta de
105. 0 1 0 0
Adjudicación en el portal
de Guatecompras.
106. 0 0 5 0
Publicación.
107. Publicación a la Junta de 0 0 5 0 Usuario Comprador
Hijo Autorizante de
Licitación. Departamento de
Bases/Jefe del  Constancia de
Revisa dentro del plazo de Contrataciones
Departamento de Publicación
5 días calendario después Contrataciones
de la publicación del Acta
108. de Calificación y si 5 0 0 0
procede Adjudicación en
Guatecompras si existen
inconformidades.
Licitación para que
respondan a las
109. 5 0 0 0
inconformidades en  Notificación
Guatecompras (Art. 35
LCE).
Responden las
inconformidades
presentadas, las que
111. deberán ser publicadas en 5 0 0 0
un plazo que no puede
exceder de 5 días Miembros Nombrados Junta de Licitación  Oficio de Respuestas
calendario (Art. 35 LCE). de las Inconformidad
Traslada Oficio de
112. Respuestas de las 0 0 5 0
Inconformidades.
113. Recibe respuestas. 0 0 5 0
174
Publica respuestas de las
114. inconformidades de la 1 0 0 0
Junta de Licitación.
Jefe del
Imprime Constancia de Departamento de
115. Publicación de 0 0 5 0 Contrataciones/Usuari Departamento de
Respuestas. o Comprador Hijo Contrataciones
Traslada Documentos de  Documentos de
Respuesta y Constancia Respuestas
de Publicación de
Notificación de
Respuestas. Respuestas
117. de Publicación de 0 0 5 0
Respuestas y adjuntan a
Expediente.
para presentación de Miembros Nombrados Junta de Licitación
inconformidades y
118. 2 0 0 0  Informe
habiendo sido respondida,
elabora Informe adjunto a
Expediente.
119. 0 0 5 0
Autoridad Superior.
Recibe y analiza
120. 0 4 0 0
Expediente.
Autoridad Superior
121. Aprueba/Imprueba lo 0 1 0 0
actuado.
Si aprueba lo actuado
122. 0 0 5 0
continua paso 128. Autoridad Superior Concejo Municipal
Si Imprueba lo actuado
traslada Expediente a la
Junta de Licitación para su
123. revisión con las 0 0 5 0
observaciones formuladas
si las hubiera. (Art. 36)
LCE
125. Revisa lo actuado. 5 0 0 0
La Junta de Licitación con
base a las observaciones
formuladas por la
126. Autoridad Superior, podrá 0 1 0 0
Miembros Nombrados Junta de Licitación
confirmar o modificar su
decisión original en forma
razonada. Art. 36 LCE.
Adjudica conforme a la
127. Ley y las Bases Generales 0 0 30 0
que correspondan.
175
Autoridad Superior para
que apruebe la decisión o
128. 0 0 5 0 Miembros Nombrados Junta de Licitación
prescinda de la
negociación. (Art 36 de
LCE).
Recibe y analiza
129. 0 0 5 0
Expediente.
Secretario Municipal para Autoridad Superior Concejo Municipal
130. que elabore Acta y 0 0 5 0
Certifique Punto
Resolutivo.
Elabora Acta y Certifica
132. Punto Resolutivo y 0 4 0 0 Secretario Municipal Secretaría Municipal
adjunta a Expediente.
134. Recibe Expediente. 0 0 5 0  Acta
Publica Certificación de  Certificación de
Punto Resolutivo
Punto Resolutivo y
Notifica electrónicamente Jefe del
Departamento de
135. el resultado del Evento en 0 0 20 0
Contrataciones/Usuari
Departamento de
el portal de Contrataciones
o Comprador Hijo
Guatecompras. (Art 36 Autorizante de Bases
LCE).
136. 0 0 5 0
Notifica a Asesoría Jurídica
138. para que sea suscrito el 0 0 20 0 Secretario Municipal Secretaría Municipal
Contrato correspondiente.
Suscribe el Contrato 10
días a partir de
140. 10 0 0 0
adjudicación definitiva. Art
47 LCE.
Solicita Fianza de
Cumplimiento de Contrato
141. 0 0 10 0
el Evento.  Contrato
Cumple con Fianza  Fianza de
142. requerida por el 1 0 0 0 Cumplimiento de
Contrato
cumplimiento de Contrato.
Traslada Fianza de
143. Cumplimiento de Contrato 0 2 0 0
a Asesor Legal.
Recibe Fianza de
Cumplimiento de Contrato
144. 0 0 5 0 Asesor Legal Asesoría Jurídica
por parte de Empresa
Adjudicada.
176
Traslada Expediente con
Contrato y Fianza a
Secretaría Municipal para
su aprobación.
de la Autoridad Superior Secretario Municipal Secretaría Municipal
147. para que proceda a la 0 0 20 0
(Art. 48 LCE).
148. 1 0 0 0
Contrato
149. Emite Resolución. 0 0 30 0
150. Recibe Expediente. 0 0 5 0  Resolución
Elabora Resolución y  Certificación de Punto
Resolutivo
Resolutivo.
Notifica la Aprobación del
152. Contrato a la Empresa 0 0 20 0
Adjudicada.
Reproduce copia de
Secretario Municipal Secretaría Municipal
153. Contrato Aprobado y 0 0 5 0
Aprobación.
Envía copia del Contrato
154. Aprobado a Contraloría 0 0 20 0
General de Cuentas.
Adiciona Contrato a  Notificación de
155. 0 0 3 0 Aprobación de
Expediente.
Contrato
156. Traslada Expediente. 0 0 5 0  Contrato
Publica en Guatecompras Jefe del
158. Contrato y Aprobación de 0 0 20 0 Departamento de
Contrato. Contrataciones/Usuari Departamento de
Traslada Expediente y o Comprador Hijo Contrataciones
Contrato aprobado a
159. 0 0 5 0
Contrataciones.
Notifica al Área Solicitante
del proyecto para que se
Director de Compras y Dirección de Compras
nombre Supervisor para el Contrataciones y Contrataciones
161. 0 0 15 0
inicio de la ejecución de lo
contratado Si se tratase
obras.  Notificación
Propone al Supervisor
(cuando se trata de obras)
163. 1 0 0 0 Jefe / Gerente o Área Solicitante
Art 30 Y 35 RLCE y 55 de
LCE.
Solicita Oficio de la  Oficio de Solicitud
164. Empresa Adjudicada en la 0 0 15 0 de Supervisor de la
Empresa Adjudicada
177
obras).
Solicita a Autoridad Jefe / Gerente o Área Solicitante
Superior el Nombramiento Director Solicitante
165. de Supervisor y de la 0 0 15 0
Liquidadora. Art. 30 RLCE.
166. Recibe la Solicitud. 0 0 5 0  Solicitud
Nombra al Supervisor y a
167. la Comisión Receptora y 0 0 20 0
Liquidadora. Autoridad Superior Concejo Municipal
Traslada a Secretario
Municipal para que
168. 0 0 5 0
elabore Resolución y
Punto Resolutivo.
169. 0 1 0 0
Punto Resolutivo.
Si la licitación es por  Resolución
bienes o materiales  Punto Resolutivo
Notifica de los  Notificación de
170. 0 0 20 0 Nombramientos
Nombramientos al
 Nombramientos
Supervisor y a la Comisión
Receptora y Liquidadora. Secretario Municipal Secretaría Municipal
Traslada copia de
Notificación de
Nombramientos y
171. Nombramientos a Director 0 0 5 0
de Compras y
integre a Expediente.
172. Reciben Nombramientos. 0 0 5 0
Los Funcionarios
nombrados se presentan Supervisores de la
173. en el lugar y fecha 0 0 20 0 Municipalidad de Supervisores de la
acordada para la Mixco/Comisión Municipalidad de
recepción. Receptora y Mixco
Liquidadora
Proceden a la recepción
174. de los bienes, materiales o 1 0 0 0
suministros.
Faccionan Acta para
constancia de recepción  Faccionamiento de
175. satisfactoria si se tratasen 0 0 30 0
Acta
de materiales.
Si están de acuerdo,
Miembros Comisión Receptora y
176. reciben bienes, materiales 0 4 0 0 Nombrados Liquidadora
o suministros.
Si no están conformes,
solicitan que se realicen
177. 0 0 10 0
los cambios o trabajos
extras y otorga plazo.
178
Si están de acuerdo
indican al Encargado de
Almacén que puede
Miembros Comisión Receptora y
178. proceder a la recepción de 0 0 5 0
Nombrados Liquidadora
bienes, materiales o
suministros en caso de ser
tangibles y o fungibles.
Recibe los bienes,
179. 0 4 0 0
materiales o suministros. Encargado de Dirección
Se emite Formulario 1H Almacén Administrativa
180. 0 0 15 0  Formulario 1H
de ingreso a Almacén.
181. 0 0 20 0 Miembros Nombrados Comisión Receptora y
Expediente de solicitud de Liquidadora
pago.
Si la licitación es para
182. 0 0 20 0
Notifica del Nombramiento
al Supervisor.
Traslada copia de
Notificación de Secretario Municipal Secretaría Municipal  Notificación de
Nombramiento
183. Nombramiento a Director 0 0 5 0
de Compras y
Solicita a la Empresa Supervisor de la Supervisor
Adjudicada que inicie con Municipalidad de de la Municipalidad de
Contrato.
Cuentas de la o las
bitácoras
correspondientes del Supervisores de la Supervisores de la
186. proyecto. (Oficio de la 0 0 10 0
Mixco y de la Empresa Mixco y de la Empresa  Solicitud
empresa y del Supervisor Adjudicada Adjudicada
del proyecto, adjunta
constancia de Colegiado
activo, copia de contrato y
aprobación de Contrato. Si
se tratasen de obras).
188. expresa su anuencia en 0 0 15 0
cuanto al inicio del Empresa Adjudicada Empresa Adjudicada
 Oficio
Contrato.
Traslada Oficio a
189. Supervisor de la 0 0 20 0
Municipalidad de Mixco.
179
Mixco Mixco
Dejan en Acta constancia Supervisores de la Supervisores de la
191. 0 0 20 0
del inicio de los trabajos. Municipalidad de Municipalidad de
 Acta
Supervisa ejecución de la Mixco y de la Empresa Mixco y de la Empresa
192. 1 0 0 0 Adjudicada Adjudicada
obra.
Tramita Estimaciones de Supervisor de la Supervisor de la
193. Pago. 0 0 30 0 Municipalidad de Municipalidad de  Estimaciones de Pago
Mixco Mixco
Si la Licitación es para
194. 0 0 20 0
Notifica del Nombramiento
al Supervisor.
Traslada copia de  Notificación de
Notificación de Secretario Municipal Secretaría Municipal Nombramiento
195. Nombramiento a Director 0 0 5 0
de Compras y
Adjudicada que inicie con Municipalidad de Municipalidad de
Contrato.
Supervisores de la Supervisores de la  Solicitud
198. Cuentas del Libro de Actas 0 0 10 0
Mixco y de la Empresa Mixco y de la Empresa
si corresponde según el Adjudicada Adjudicada
tipo de servicio
contratado.
200. expresa su anuencia en 0 0 15 0
cuanto al inicio del Empresa Adjudicada Empresa Adjudicada
Contrato.
Traslada Oficio a
201. Supervisor de la 0 0 20 0  Oficio
Mixco Mixco
Supervisa ejecución del Supervisores de la Supervisores de la
203. Contrato. 1 0 0 0  Contrato
Mixco y de la Empresa Mixco y de la Empresa
Adjudicada Adjudicada
Tramita Estimaciones de Supervisor de la Supervisor de la  Estimaciones de
204. Pago y rinde Informes a la 0 0 30 0 Municipalidad de Municipalidad de Pago
Autoridad que lo nombro. Mixco Mixco  Informes
180
Fecha: Marzo, 2013. Abril, 2013. Julio, 2013
Puesto: Técnico de Organización Asesora de Alcaldía Alcalde Municipal
y Métodos.
Modificación: Fundamento Jurídico
Normas
páginas:
181
Gerencia:

Jefe / Gerente o Asistente de Director de Compras y de Contrataciones/ Jefe del Departamento
Director Solicitante Contrataciones Contrataciones Usuario Comprador Hijo de Contrataciones
Operador de Bases
Inicio
Llena Formato de Solicitud de

Pedido del bien o servicio o Revisa si cuenta
ejecución de obra que se requiere, Recibe Recibe Recibe
incluyendo las especificaciones con estimación de
necesarias, (Art. 15 y 16 del Reg. Expedinete. Expediente. Expediente.
LCE) oficio de justificación de la
compra ( Art 39 LCE)
precios.
Elabora Especificaciones Revisa que la Revisa Proyecto de

Coordina publicación de
Técnicas del producto o Verifica documentación contenga
proyecto de bases en el Bases Generales de
servicio con Términos de Expediente. los requisitos necesarios
portal de Guatecompras. Licitación.
Referencia. según Art.15 del RLCE.
Adjunta Perfil del Asigna número

Visa el Formato Revisa portal Revisa Formulario
Proyecto de correlativo a la Guatecompras para ver si
de Solicitud de existen observaciones de Cotización de
Planificación Solicitud de
Pedido. coordina las respuestas. Precios.
Autorizado. Pedido.
Ingresa datos al Elabora Oficio indicando a

Jefe de Contrataciones Revisa anexos e
Traslada sistema de control
iniciar elaboración y integra
Expediente. interno de la Direccion registro de proyecto de
de Compras. bases en Guatecompras.
Expediente.
Solicita con base a la

Traslada Expediente estimación del gasto,
al Director de Adiciona Oficio al Constancia de Disponibilidad
Compras y Expediente. Presupuestaria y Constancia
de Disponibilidad Financiera al
Contrataciones. Director de DAFIM.
A
Traslada
Expediente.
182
Gerencia:

Director de
Administración Jefe del Departamento Jefe / Gerente o
Asesor Legal
Financiera Integrada de Contrataciones Director Solicitante
Municipal
Emite Respuesta de Reproduce copia

Constancia de Disponibilidad Recibe copia del
del Expediente.
Presupuestaria y Constancia
de Disponibilidad Financiera.
Expediente.

Traslada Constancias a Dictamen Jurídico sobre los Evalúa el proyecto
Jefe del Departamento de aspectos legales del proceso de
Contrataciones para que compra, bases y documentos de Bases Generales
relacionados y elaboración del
de Licitación.
Traslada Oficio con

copia del Elabora Proyecto
Expediente a Asesor de Contrato.
Legal.

favorable o no favorable con
las observaciones y
correcciones en los
documentos si ese fuera el
caso.
Recibe y reproduce Adjunta Dictamen Recibe Solicitud de

copia de Dictamen Técnico y copia
Jurídico al
Especificaciones de Especificaciones
Técnicas. Expediente. Técnicas Aprobadas.
Solicita al Área Traslada Expediente Evalúa si los documentos

Solicitante y/o contienen todas las
Competente emitir el
a Jefe de
Dictamen Técnico. Contrataciones. solicitado.
Envía Solicitud de Emite Dictamen Técnico

Dictamen Técnico y copia favorable o no favorable
de Especificaciones indicando observaciones y
Técnicas Aprobadas al correcciones si ese fuera el
Área Solicitante. caso.
Recibe Dictamen Traslada Dictamen

Técnico del área Técnico a Jefe de
solicitante. Contrataciones.
183
Gerencia:
Jefe del Departamento Director de Compras y Autoridad

de Contrataciones Contrataciones Administrativa Superior
Recibe Dictamen
Jurídico con Recibe Expediente Recibe y revisa el
Recibe Expediente. Recibe Expediente.
Expediente del original. Expediente.
Asesor Legal.
Si existen observaciones o Traslada Expediente Procede a conocer ciertos Concejo Municipal entra a
correcciones en los
Dictámenes indica a Área
Revisa Expediente a Autoridad proyectos, a los que se conocer los proyectos y
correspondiente que proceda original. Administrativa adjuntan los documentos documentos de cada proyecto
en el Expediente.
relacionados.
a efectuar correcciones. Superior.
Recibe Constancia de Proceden a Aprobar

Disponibilidad Presenta Expediente
Firma de Visto el concurso público
Presupuestaria y al Consejo
Constancia de Bueno. Municipal.
y documentos de
Disponibilidad Financiera. licitación
Notifica al Área Solicitante por medio de un

Traslada
Oficio si no existe Disponibilidad
Expediente a Recibe
Presupuestaria y queda a la espera de
Recibe Expediente.
Secretaría Expediente.
confirmación de Disponibilidad Presupuestaria
o anulación de la Solicitud de Pedido del
bien, servicio o ejecución de obra.
Municipal.
Adjunta Emite Certificación de Nombra a los miembros

que integraran la Junta
documentos a Punto de Acta para de Licitación. Art. 9
Expediente original. dar Inicio al Proyecto. Numeral 5.2.
Aprueban Bases Generales de

Reproduce copia Adjunta Licitación, Especificaciones Técnicas
Disposiciones Especiales, Modelo de
del Expediente Certificación de Acta Contrato, Formulario de Cotización
de Precios, Disponibilidad
completo. al Expediente. Presupuestaria, y Dictámenes
Jurídico y Técnico).
Traslada Expediente original a

Recibe Expediente Traslada Expediente
Director de Compras y Traslada Expediente
Contrataciones si todos los al Director de
Dictámenes son favorables y si para Iniciar al Secretario
Compras y
existiera Disponibilidad
Concurso. Municipal.
Presupuestaria.
Contrataciones.
Recibe y traslada Expediente

a Usuario Comprador Hijo Traslada Expediente al
Operador de Bases para Jefe del Departamento
Publicación en el Sistema de Contrataciones.
Guatecompras.
184
Gerencia:
Usuario Comprador Hijo Jefe del Departamento Usuario Comprador Hijo

Miembros Nombrados
Operador de Bases de Contrataciones Autorizante de Bases
Recibe y revisa Recibe Recibe y revisa

Recibe Expediente.
Expediente. Expediente. Expediente.
Prepara el Coordina la publicación en el Autoriza y publica Proceden a constituirse en el

lugar, fecha y hora
concurso en el Diario Oficial mediando un
plazo no mayor de 5 días
concurso en el establecidos en las Bases
Sistema calendario entre ambas Portal de Generales, para la recepción
de Ofertas. (Art. 24, 25, 26)
publicaciones.
Guatecompras. Guatecompras. LCE.
Transcurridos 30
Escanea y anexa Traslada expediente a Usuario
Imprime
documentos a publicación Comprador Hijo Autorizante minutos proceden
de Bases Publicación en el Constancia de
en el Sistema Sistema Guatecompras para a la Apertura de
Guatecompras. recepción de ofertas. Publicación.
Plicas. Art 24 LCE.

Traslada Expediente Adiciona Constancia Ofertas y Apertura de Plicas
a Jefe de de Publicación al indicando todo lo actuado.
(Art. 25, 26, 30, 32, 80 LCE. Y
Contrataciones. Expediente. 10 de RLCE)
Revisa en
GUATECOMPRAS si Elabora Lista de
existen preguntas para
coordinar las respuestas Oferentes.
que se publicarán.
Adiciona
Existen
preguntas documentos al
Expediente.
SI NO
Traslada
Expediente Traslada Acta de Recepción
Coordina
para la de Ofertas y Apertura de
respuestas recepción de Plicas y Listado de Oferentes
Plicas a Usuario Comprador Hijo
Recibe
Notificación y
documentos.
185
Gerencia:

Miembros Nombrados
Guatecompras el Acta de Recibe documentos
Recepción de Ofertas y e integra a
Apertura de Plicas y Expediente.
Listado de Oferentes.
Imprime Durante el plazo establecido, la

junta procederá a solicitar las
Constancia de aclaraciones, muestras y efectuar

las Calificación de las ofertas Art.
Publicación. 27, 28, 30, 31 Y 32 LCE y Art 12

RLCE.
Traslada Acta de Recepción Adjudica

Plicas, Listado de Oferentes y Oferente. Art. 10
Constancia de Publicación. LCE.
Recibe Acta de Levantan Acta de Calificación

Calificación y si Procede y si Procede Adjudicación una
vez transcurrido el plazo
Adjudicación y establecido en las Bases de
Notificación de Licitación en Art 33 de LCE y
Publicación. 12 RLCE.
Notifica al Usuario Comprador Hijo

Publica el Acta de (Autorizante)/Jefe del Departamento
Calificación y si Procede de Contrataciones para que
Adjudicación en el portal GUATECOMPRAS el Acta de
de Guatecompras. Calificación y si Procede
Adjudicación.
Traslada el Acta de
Imprime Calificación y si Procede
Constancia de Adjudicación y
Notificación de
Publicación. Publicación (Art. 35 LCE).
Publicación a la Junta
de Licitación.

186
Gerencia:

Usuario Comprador Hijo de Contrataciones/
Miembros Nombrados Concejo Municipal
Autorizante de Bases Usuario Comprador Hijo
Licitación para que respondan Recibe y analiza
Recibe notificación. Recibe respuestas.
a las inconformidades en
Guatecompras (Art. 35 LCE).
Expediente.
Responden las
inconformidades presentadas,
Publica respuestas de Autoridad Superior
las que deberán ser las inconformidades
publicadas en un plazo que no de la Junta de
Aprueba/Imprueba
puede exceder de 5 días
Licitación. lo actuado.
calendario (Art. 35 LCE).
Traslada Oficio de Imprime Constancia

Respuestas de las de Publicación de
Inconformidades. Respuestas. Aprueba
NO SI
de Publicación de
de Publicación de
Respuestas y adjuntan a Traslada
Respuestas. Si aprueba lo
Expediente. Expediente a la
actuado continua
paso 128.
para su revisión

Informe adjunto a Expediente.
Traslada Expediente
a Autoridad
Superior.
Recibe Expediente.
Revisa lo actuado.
187
Gerencia:

de Contrataciones/
Miembros Nombrados Concejo Municipal Secretario Municipal Asesor Legal
La Junta de Licitación con base a las

observaciones formuladas por la Recibe y analiza
Autoridad Superior, podrá confirmar Recibe Expediente. Recibe Expediente.
o modificar su decisión original en
forma razonada. Art. 36 LCE
Expediente.
Adjudica conforme Traslada Expediente a

Elabora Acta y Publica Certificación de Punto
a la Ley y las Bases Secretario Municipal para que Certifica Punto Resolutivo y Notifica
Generales que elabore Acta y Certifique
Punto Resolutivo.
Resolutivo y adjunta a del Evento en el portal de
correspondan. Expediente. Guatecompras. (Art 36 LCE).
Traslada Expediente
Autoridad Superior para que Traslada
apruebe la decisión o a Secretario
prescinda de la negociación. Expediente. Municipal.
(Art 36 de LCE).
Recibe
Expediente.
Jurídica para que sea Recibe
suscrito el Contrato Expediente.
correspondiente.
adjudicación definitiva.
Art 47 LCE.
Solicita Fianza de
cumplimiento de Contrato
el Evento.
188
Gerencia:

de Contrataciones/
Empresa Adjudicada Asesor Legal Secretario Municipal Concejo Municipal
Cumple con Fianza Recibe Fianza de

requerida por el Cumplimiento de Recibe Aprueba el
cumplimiento de Contrato por parte de Expediente. Contrato.
Contrato. Empresa Adjudicada.
Traslada Fianza de Traslada Expediente con

de la Autoridad Superior
Cumplimiento de Contrato y Fianza a
para que proceda a la Emite Resolución.
Contrato a Asesor Secretaría Municipal para
su aprobación.
Legal. (Art. 48 LCE).
Recibe
Expediente.
Resolutivo.
del Contrato a la
Empresa Adjudicada.
Reproduce copia de
Contrato Aprobado
y Aprobación .
Recibe Expediente.
Envía copia del
Contrato Aprobado
a Contraloría
General de Cuentas.
Publica en
Guatecompras
de Contrato.
Adiciona Contrato
a Expediente.
Contrato aprobado a
Contrataciones.
Traslada
Expediente.
H
189
Gerencia:
Director de Compras y Jefe / Gerente o

Concejo Municipal Secretario Municipal
Contrataciones Director Solicitante
Recibe
Recibe Notificación.
Expediente.
Notifica al Área Solicitante del Propone al Supervisor

proyecto para que se nombre
(cuando se trata de
Supervisor para el inicio de la
ejecución de lo contratado Si obras) Art 30 Y 35
se tratase obras. RLCE y 55 de LCE.
Solicita Oficio de la
Empresa Adjudicada en la
obras).
Solicita a Autoridad
Administrativa Superior el
Nombramiento de la Comisión Recibe la solicitud.
Receptora y Liquidadora. Art.
30 RLCE.
y a la Comisión
Receptora y
Liquidadora.
Traslada a Secretario Elabora

Municipal para que
elabore Resolución y Resolución y
Punto Resolutivo. Punto Resolutivo.
Si la licitación es por bienes o

materiales Notifica de los
Liquidadora.

de Nombramientos y
Nombramientos a Director de
para que integre a
Expediente.
190
Gerencia:
Supervisores de la
Miembros Nombrados Encargado de Almacén Secretario Municipal
Adjudicada
Reciben
Nombramientos.
Los Funcionarios Faccionan Acta para

nombrados se presentan constancia de recepción
en el lugar y fecha satisfactoria si se tratasen
acordada para la de materiales.
recepción.
Proceden a la recepción
de los bienes, materiales Están de
o suministros. acuerdo
SI NO
Reciben
Solicitan que
trabajos extras
o
y otorga plazo.
suministros
Indican al Encargado de
Almacén que puede proceder Recibe los bienes,
a la recepción de bienes,
materiales o suministros en materiales o
caso de ser tangibles y o suministros.
fungibles.
Se emite Formulario
1H de ingreso a
Almacén.
Notifica del
Recibe
Expediente de solicitud de
pago.
Nombramiento al Nombramiento.
Supervisor.

de Nombramiento y Solicita a la Empresa
Nombramiento a Director de Adjudicada que inicie con
Compras y Contrataciones lo establecido en el
para que integre a Contrato.
Expediente.
191
Gerencia:
Supervisores de la
Municipalidad de Mixco Supervisor de la Supervisor de la
Empresa Adjudicada Secretario Municipal
y de la Empresa Municipalidad de Mixco Municipalidad de Mixco
Adjudicada
Cuentas de la o las bitácoras Recibe Solicitud.
proyecto.

Contrato.
Traslada Oficio a
Supervisor de la
Recibe Oficio.
Municipalidad de
Mixco.
Dejan en Acta
constancia
Liquidadora delel
integra
iniciodedesolicitud
Expediente los de
pago.
trabajos.
Supervisa Tramita
ejecución de la Estimaciones de
obra. Pago.
Notifica del
Nombramiento al
Supervisor.

de Nombramiento y
Nombramiento a Director de Recibe
para que integre a
Nombramiento.
Expediente.
Adjudicada que inicie con
Contrato.
192
Gerencia:
Supervisores de la
Empresa Adjudicada
Adjudicada
Cuentas del Libro de Actas si Recibe Solicitud.

Contrato.
Traslada Oficio a
Supervisor de la
Municipalidad de
Mixco.
Recibe Oficio.
Supervisa Tramita Estimaciones de

ejecución del la Autoridad que lo
contrato. nombro.
Fin
193
Gerencia:
Dirección:
Sección: de Normas, Procesos Y Procedimientos.

Municipal Compras y contrataciones Contrataciones Ninguna
NOMBRE DEL PROCESO

Compra por Caso de Excepción
01.02.05.02.03. X Marzo, 2013 10 D H M S
02.03 47 4 31 0
Este proceso tiene por objeto especificar los pasos a seguir en una compra por casos de excepción.
a. Ley de Contrataciones del Estado, Decreto No.57-92 Articulo 44 y su reglamento.
b. Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, Acuerdo Gubernativo No. 1056-92.
c. Reformas a la Ley de Contrataciones del Estado, Decreto No. 27-2009 del Congreso de la República.
d. Resolución No. 11-2010 Ministerio de Finanzas (normas para el uso del sistema de información de contrataciones y
adquisiciones del Estado de Gutecompras).
Usuarios:
Requisitos previos:
Ninguno.
Definiciones:
a. POA: Plan operativo anual.

b. SIGES: Sistema de Gestión.
c. DNCAE: Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.

D H M S
Compras y/o Servicio
justificando la compra o
 Solicitud de Compra
1. contratación del producto o 0 1 0 0
y/o Servicio
servicios, describiendo y Jefe División/Unidad
Gerente/Director
Solicitante
especificando lo que se
requiere.
Elabora Especificaciones  Especificaciones
2. Técnicas del Producto o 0 1 0 0 Técnicas del
Producto o Servicio
194
Servicio con Términos de con Términos de
Referencia
Referencia.
Adjunta Perfil del Proyecto
3. 0 0 10 0
autorizado.  Perfil del Proyecto
Jefe División/Unidad
Traslada Solicitud de Solicitante
Gerente/Director  Solicitud de Compra
4. Compra y/o Servicio y Perfil 0 0 5 0 y/o Servicio
del Proyecto.
5. Recibe documentos. 0 0 5 0
6. Verifica documentos. 0 0 5 0
Asigna número correlativo
para crear Expediente y
7. 0 0 5 0
registra en sistema de
Asistente de Departamento de
control interno. Contrataciones Contrataciones
Registra el número en el
8. 0 0 3 0
Cuadro de Control Interno.
Contrataciones.
Establece el Caso de
11. 0 0 5 0
Excepción que corresponda.
Solicita a Presupuesto
12. constancia de disponibilidad 0 0 10 0
presupuestaria.
De no haber disponibilidad
presupuestaria solicita al
13. 0 0 5 0
área solicitante que realice
la gestión de transferencia.
Si hay disponibilidad
presupuestaria continua
proceso de Compra por Caso Dirección de
14. 0 0 5 0 Director de Compras
de Excepción con Proveedor y Contrataciones
Compras y
Contrataciones
Único con pasos del 15 al
63.
En base a las
especificaciones técnicas o
términos de referencia del
producto o servicio
15. 0 0 10 0  Invitación de
solicitado, se elabora la Manifestación de
Invitación de Manifestación Interés y
de Interés y Lineamientos Lineamientos para
para Ofertar. Ofertar
Envía Expediente a Asesoría
16. Jurídica solicitando Dictamen 0 0 5 0
Jurídico.
17. Recibe y analiza Expediente. 0 0 5 0
Elabora y firma Dictamen
18. Jurídico con opinión 0 0 5 0
(favorable o desfavorable). Asesor Legal Asesoría Jurídica  Dictamen Jurídico
Traslada Dictamen Jurídico a
Contrataciones.
195
Recibe y revisa Dictamen
20. Jurídico adjuntándolo a 0 0 5 0
Dirección de
expediente. Director de Compras
Compras y
Traslada Expediente a y Contrataciones
Contrataciones
21. consideración de Autoridad 0 0 5 0
Administrativa Superior.
Recibe, revisa y analiza
22. 0 0 5 0
Expediente.
Aprueba o imprueba
23. procedimiento de compra y 0 0 30 0
documentos relacionados.
Autoridad Autoridad
Designa Comisión Receptora Administrativa Administrativa
24. para Manifestación de 0 0 10 0 Superior Superior
Interés.
Remite Expediente para
emisión de resolución
25. 0 0 5 0
correspondiente, a
26. Recibe Expediente 0 0 5 0
27. Certifica Punto Resolutivo. 0 0 10 0
Remite certificación de
punto resolutivo con
Expediente a Director de Secretaría Municipal Secretaría Municipal
28. Compras y Contrataciones 0 0 5 0
para que continúe con el
proceso de compra con
proveedor único.
29. Recibe y revisa Expediente. 0 0 5 0
Dirección de
Traslada Expediente a Jefe Director de Compras
Compras y
y Contrataciones  Certificación de
30. del Departamento de 0 0 5 0 Contrataciones Punto Resolutivo
Contrataciones.
Coordina publicación en los
32. 0 0 20 0
diarios. Jefe del
Departamento de
Traslada Expediente a Departamento de
Contrataciones
Contrataciones
Auxiliar de Contrataciones
33. 0 0 5 0
para gestión de pagos por
publicaciones.
Realiza la gestión de pago a
34. 0 0 20 0
los diarios.
Elabora Oficios de Auxiliar de Departamento de
Notificación y traslado a Contrataciones Contrataciones
35. 0 0 5 0
Junta Nombrada con
expediente.
Recibe Oficios de  Oficios de
36. 0 0 5 0
Notificación y expediente. Notificación
Se reúnen en el lugar y
fecha acordada terminado el
37. 0 0 30 0 Junta Nombrada Junta Nombrada
plazo de acuerdo a
notificación.
Concluido el plazo
38. 0 0 10 0  Acta
196
determinado procede a
suscribir Acta
correspondiente.
Junta Nombrada Junta Nombrada
Trasladan Expediente a
Superior para resolución.
Recibe y revisa Expediente y
40. 3 0 0 0 Autoridad Autoridad
emite resolución.
Administrativa Administrativa
Traslada Expediente a Superior Superior
41. 0 0 5 0
Recibe Expediente y Certifica
42. 0 0 15 0
Punto Resolutivo.
Remite Certificación de
Secretaría Municipal Secretaría Municipal
Punto Resolutivo con
43. 0 0 5 0
Expediente a Director de
Compras y Contrataciones.  Certificación de
44. Recibe Expediente. 0 0 5 0 Punto Resolutivo
Dirección de
Notifica a proveedor único Director de Compras
Compras y
45. para que presente Oferta y 0 0 5 0 y Contrataciones
Contrataciones
documentación legal.
46. Presenta Oferta. 1 0 0 0 Proveedor Único Proveedor Único
Recibe Oferta y adjunta a
47. 0 0 3 0
Expediente.
Dirección de
Traslada Expediente a Director de Compras
Compras y  Oferta
Secretaría Municipal para y Contrataciones
faccionamiento y suscripción
de contrato.
Traslada a Asesor Legal para Secretaría Municipal Secretaría Municipal
50. elaboración de Minuta de 0 0 5 0
Contrato.
Elabora Minuta de Contrato
51. y lo remite a Secretaría 0 0 20 0 Asesor Legal Asesoría Jurídica
Municipal para revisión.
Recibe y revisa Minuta de
Contrato faccionado, si esta
bien indica a Asesor Legal  Minuta de Contrato
52. 4 0 0 0 Secretaría Municipal Secretaría Municipal
que suscriba Contrato o que
realice correcciones antes de
la suscripción.
Recibe Minuta de Contrato
para modificación o
53. suscripción de Contrato 0 0 5 0 Asesor Legal Asesoría Jurídica
según corresponda y remite
a Secretaría Municipal.
Remite Contrato con
54. Expediente a Director de 0 0 5 0 Secretaría Municipal Secretaría Municipal  Contrato
Dirección de
Solicita Fianza de Director de Compras
Compras y
 Fianza de Cumpliento
56. Cumpliento de Contrato a 0 0 10 0 y Contrataciones de Contrato
Contrataciones
Contratista.
197
Entrega Fianza de
57. 1 0 0 0 Contratista Contratista
Cumpliento de Contrato.
Recibe Fianza y remite a Dirección de de Contrato
Director de Compras
58. Secretaría Municipal para 0 0 5 0
y Contrataciones
Compras y
aprobación de Contrato. Contrataciones
Gestiona aprobación de
Contrato y remite a Director
de Compras y
59. Contrataciones de 2 0 0 0 Secretaría Municipal Secretaría Municipal
conformidad con Artículo 45
de la Ley de Compras y
Contrataciones.
Recibe aprobación de Dirección de
Director de Compras
60. Contrato con Expediente y 0 0 5 0
y Contrataciones
Compras y
publica en Guatecompras. Contrataciones
Traslada una copia de
 Contrato
Contrato y Certificación de  Certificación de
61. Aprobación de Contrato a la Aprobación de
0 5 0 0
Unidad de Registro de Contrato
Constancia de
Contrato de la Contraloría
Envió de Contrato
General de Cuentas.
Secretaría Municipal Secretaría Municipal
Traslada una Copia de la
Constancia de Envío de
62. Contrato a Director de
0 0 5 0
para publicar en
Guatecompras.
Recibe Copia de la Director de Compras
Dirección de
Compras y
63. Constancia de Envío de y Contrataciones/
0 0 5 0 Contrataciones/Jefe
Contrato para publicación en Jefe de
del Departamento de
Contrataciones
presupuestaria y se
establece que el Caso de
64. Excepción es Arrendamiento
0 0 5 0
Con o Sin Opción de Compra
de Inmuebles, Maquinaria y
Equipo continuar pasos 65 al
Dirección de
82. Director de Compras
Compras y
Revisa que Expediente y Contrataciones
Contrataciones
incluya la documentación
con las condiciones,
65. terminos de referencia y
0 0 20 0
documentación legal para
elaboración de Contrato y
traslada a Jefe de
Contrataciones.
66. Recibe y revisa Expediente.
0 0 10 0
Jefe del
Remite Expediente a Departamento de
Departamento de
67. Secretaría Municipal para Contrataciones
Contrataciones
0 0 5 0
de Contrato.
198
68. Recibe y revisa Expediente.
0 0 5 0

69.
elaboración de Minuta de 0 0 5 0
Contrato.
70.
y lo remite a Secretaría 0 0 20 0 Asesor Legal Asesoría Jurídica
Contrato faccionado, si esta  Minuta de Contrato
71. bien indica a Asesor Legal
4 0 0 0 Secretaría Municipal Secretaría Municipal
la suscripción.
72.
suscripción de Contrato 0 0 20 0 Asesor Legal Asesoría Jurídica
según corresponda y remite
a Secretaría Municipal.
Remite Contrato con
73.
Expediente a Director de 0 0 5 0 Secretaría Municipal Secretaría Municipal  Contrato
74. Recibe Expediente.
0 0 5 0
Dirección de
Director de Compras
Solicita Fianza de y Contrataciones
Compras y
75. Contrataciones
Cumpliento de Contrato a 0 0 10 0
Contratista.  Fianza de Cumpliento
76. Entrega Fianza de de Contrato
1 0 0 0 Contratista Contratista
Recibe Fianza y remite a Dirección de
Secretaría Municipal para 0 0 5 0
y Contrataciones
Compras y
de Compras y
78.
Contrataciones de 5 0 0 0 Secretaría Municipal Secretaría Municipal  Contrato
Contrataciones.
79. Contrato con Expediente y Director de Compras
0 0 5 0 Compras y
y Contrataciones

Contrato y Certificación de
80. Aprobación de Contrato a la  Contrato
5 0 0 0
Unidad de Registro de  Certificación de
Contrato de la Contraloría Aprobación de
Contrato
General de Cuentas. Secretaría Municipal Secretaría Municipal
 Constancia de
Traslada una Copia de la Envió de Contrato
81.
Contrato a Director de 0 0 5 0
para publicar en
199
Guatecompras.
Recibe Copia de la Director de Compras
Dirección de
Compras y
82. Constancia de Envío de y
0 0 5 0 Contrataciones/Depa
Contrato para publicación en Contrataciones/Jefe
rtamento de
de Contrataciones
presupuestaria y se
establece que el Caso de
Excepción es Contratación
83.
de Estudios, Diseños, 0 0 5 0
Director de Compras Dirección de
Supervisión de Obras y
y Contrataciones Compras y
Contratación de Servicios Contrataciones
Técnico continuar pasos 84
al 131.
Traslada Expediente a Jefe
84.
del Departamento de 0 0 5 0
Contrataciones.
En base a los requerimientos

y terminios de referencia del
86. servicio a contratar
0 0 2 0
procedera con caso
autorizado según Artículo 22 Jefe de Departamento de
Ley de Contrataciones. Contrataciones Contrataciones
Envía Expediente a Asesor
Legal y solicita Dictamen
87. Jurídico sobre aspectos
0 0 5 0
legales del proceso de
constratación según sea el
caso.
Elabora y firma Dictamen
Jurídico con opinión 0 0 20 0
(favorable o desfavorable). Asesor Legal Asesoría Jurídica
Traslada Dictamen Jurídico a  Dictamen Jurídico
Contrataciones.
Recibe y revisa Dictamen
90. Jurídico adjuntándolo a 0 0 20 0
Expediente.
Dirección de
Compras y
consideración de Autoridad y Contrataciones
Contrataciones
91. Administrativa Superior para 0 0 5 0
aprobación y designación de
comisión.
Recibe, revisa y analiza
92. 1 0 0 0
Expediente.
Aprueba o imprueba Autoridad Autoridad
93. procedimiento de compra y 0 0 30 0
Superior Superior
94. Designa comisión receptora 0 0 30 0
200
para manifestación de
interés.
Autoridad Autoridad
Remite Expediente para Administrativa Administrativa
emisión de resolución Superior Superior
95. 0 0 5 0
correspondiente, a
96. 0 0 15 0
Punto Resolutivo.
Remite Certificación de
Punto Resolutivo con
Expediente a Director de Secretaría Municipal Secretaría Municipal
97. Compras y Contrataciones 0 0 5 0
Punto Resolutivo
para que continúe con el
proceso de contratación
según sea el caso.
Dirección de
Traslada Expediente a Jefe Director de Compras
Compras y
99. del Departamento de 0 0 5 0 y Contrataciones
Contrataciones
Contrataciones.
Coordina publicaciones que
101. correspondan según sea el 0 0 20 0
caso. Jefe del
Traslada Expediente a Departamento de
Contrataciones
Auxiliar de Contrataciones
102. para gestión de pagos por 0 0 5 0
Departamento de
publicaciones según sea el Contrataciones
caso.
Realiza la gestión de pago a
103. 0 0 20 0
los diarios.
Elabora Oficios de Auxiliar de
Notificación y traslado a Contrataciones  Oficios de
104. 0 0 5 0
Junta Nombrada con Notificación
Expediente.
Recibe Oficio de Notificación
105. 0 0 5 0
y Expediente.
Se reúnen en el lugar y
fecha acordada para
106. 0 0 30 0
recepción y/o calificación de
los oferentes.
Concluido el plazo
Junta Nombrada Junta Nombrada  Acta
determinado procede a
107. suscribir Acta 0 0 10 0
correspondiente y adjuntan
a Expediente.
Recibe y revisa Expediente y
109. emite resolución.
3 0 0 0 Autoridad Autoridad
Traslada Expediente a Superior Superior
110. Secretaría Municipal.
0 0 5 0
201
111. 0 0 15 0
Punto Resolutivo.
Remite Certificación de Secretaría Municipal Secretaría Municipal  Certificación de
Punto Resolutivo con Punto Resolutivo
112. 0 0 5 0
Dirección de
Notifica a proveedor único Director de Compras
Compras y
114. para que presente oferta y 0 0 5 0 y Contrataciones
Contrataciones
115. Presenta Oferta. 1 0 0 0 Proveedor Único Proveedor Único
Recibe Oferta y adjunta a  Oferta
116. 0 0 3 0
Expediente.
Dirección de
Compras y
Secretaría Municipal para y Contrataciones
de Contrato.
119. elaboración de Minuta de 0 0 5 0
Contrato.
120. y lo remite a Secretaría 0 0 20 0 Asesor Legal Asesoría Jurídica
Contrato faccionado, si esta  Minuta de Contrato
bien indica a Asesor Legal
121. 4 0 0 0 Secretaría Municipal Secretaría Municipal
la suscripción.
suscripción de Contrato
según corresponda.
Remite Contrato con
123. Expediente a Director de 0 0 5 0 Secretaría Municipal Secretaría Municipal  Contrato
Dirección de
Solicita Fianza de Director de Compras
Compras y
125. Cumpliento de Contrato a 0 0 10 0 y Contrataciones
Contrataciones
Contratista.
Entrega Fianza de de Contrato
126. 1 0 0 0 Contratista Contratista
Recibe Fianza y remite a Dirección de
Director de Compras
127. Secretaría Municipal para 0 0 5 0
y Contrataciones
Compras y
de Compras y
128. 5 0 0 0 Secretaría Municipal Secretaría Municipal  Contrato
Contrataciones de
202
Contrataciones.
Director de Compras
129. Contrato con Expediente y 0 0 5 0
y Contrataciones
Compras y
130. Aprobación de Contrato a la
0 5 0 0
Unidad de Registro de
General de Cuentas.
Secretaría Municipal Secretaría Municipal  Contrato
Traslada una Copia de la  Certificación de
Constancia de Envío de Aprobación de
131. Contrato a Director de Contrato
0 0 5 0  Constancia de
Envió de Contrato
para publicar en
Guatecompras.
Recibe una copia de la
Dirección de
132. Constancia de Envío de Director de Compras
0 0 5 0 Compras y
Contrato y publica en y Contrataciones
Contrataciones
Guatecompras.

Nombre: Natali Caal Arq. Ana Beatriz Méndez Lic. Otto Pérez Leal
Puesto: Técnico de Asesora de Alcaldía Alcalde Municipal
Organización y Métodos
páginas:
203
Gerencia:
Compra por Casos de Excepción
Jefe División/Unidad Asistente de Director de Compras y

Asesor Legal
solicitante Contrataciones Contrataciones
Inicio
Recibe y analiza
Recibe documentos. Recibe Expediente.
expediente.
Elabora Solicitud de Compras
y/o Servicio justificando la
compra o contratación del
producto o servicios,
describiendo y especificando
lo que se requiere. Establece el caso de Elabora y firma dictamen
Verifica jurídico con resolución
excepción que
documentos. (favorable o
corresponda. desfavorable).
Elabora especificaciones
técnicas del producto ò
servicio con términos de
referencia. Asigna número correlativo Solicita a Presupuesto Traslada dictamen a
para crear expediente y constancia de Director de
registra en sistema de disponibilidad Compras y
control interno. presupuestaria. Contrataciones.
Elabora Oficio de Justificación
y documento de
Especificación detallando la
compra o contratación de los
bienes, suministros, obras o
servicios Registra el número A
en el Cuadro de
Control Interno.
Adjunta perfil del

proyecto
autorizado. Traslada expediente
a Director de Disponibilidad
Compras y Presupuestaria
Contrataciones. SI NO
Traslada solicitud
de compra y/o Continua Solicita al área
servicio y perfil del proceso de solicitante que
proyecto. compra con
proveedor
realice la
gestión de
único transferencia.
En base a las especificaciones

técnicas o términos de referencia
del producto o servicio solicitado,
se elabora la invitación de
manifestación de interés y
lineamientos para ofertar.
Envía expediente a
Asesoría Jurídica
solicitando dictamen
jurídico.
204
Gerencia:
Director de Compras y Autoridad Jefe Departamento de Auxiliar de

Secretaría Municipal
Contrataciones Administrativa Superior Contrataciones Contrataciones
Recibe, revisa
Recibe Expediente y Realiza la gestión
dictamen Recibe, revisa y Recibe y revisa
certifica punto de pago a los
adjuntándolo a analiza expediente. expediente.
resolutivo. diarios.
expediente.
Traslada expediente a Aprueba o imprueba Coordina Elabora oficios de

consideración de procedimiento de Certifica Punto notificación y traslado a
Publicación en los
Autoridad Administrativa copra y documentos Resolutivo. Junta Nombrada con
Superior. relacionados. diarios. expediente.
B
Designa comisión Remite certificación de punto
resolutivo con expediente a Traslada expediente a
receptora para Director de Compras y Auxiliar de Contrataciones
manifestación de Contrataciones para que para gestión de pagos por
continúe con el proceso de publicaciones.
interés. compra con proveedor único.
Remite expediente para

emisión e resolución
correspondiente a
Recibe y revisa
expediente.
Traslada expediente
a Jefe del
Departamento de
Contrataciones.
205
Gerencia:
Autoridad Director de Compras y

Junta Nombrada Secretaría Municipal
Administrativa Superior Contrataciones
Recibe oficio de Recibe Y revisa Recibe Expediente y

notificación y expediente y emite certifica punto Recibe expediente.
expediente. aprobación. resolutivo.
Se reúnen en el lugar Traslada Expediente Remite certificación de punto

Notifica a proveedor
y fecha acordada resolutivo con expediente a único para que
terminado el plazo de
a Secretaría Director de Compras y presente oferta y
acuerdo a notificación. Municipal. Contrataciones.
Concluido el plazo C
determinado Procede
a suscribir acta
correspondiente.
Trasladan expediente a
Autoridad
Administrativa Superior
para aprobación.
206
Gerencia:
Proveedor Único Director de Compras y Secretaría Municipal Asesor Legal Contratista

Contrataciones
Recibe oferta y
Presenta Oferta. adjunta a
Recibe expediente.
expediente.
Traslada expediente a Traslada a Asesor Elabora minuta de

Secretaría Municipal para Legal para contrato, lo susbribe y
faccionamiento y elaboraciòn de lo remite a Secretaría
suscripción de contrato. Municpal.
Minuta de contrato.

bien indica a Asesor Legal que
suscriba Contrato o que
la suscripción.

suscripción de Contrato según
corresponda y remite a
Remite Contrato con

Recibe Expediente. Compras y
Contrataciones.
Solicita Fianza de
Entrega Fianza de
Cumpliento de
Cumpliento de
Contrato a
Contrato.
Contratista.
Recibe Fianza y remite a

aprobación de Contrato.
de conformidad con Artículo
45 de la Ley de Compras y
Contrataciones.
Recibe aprobación de
Contrato con
Expediente y publica
en Guatecompras.
207
Gerencia:
Secretaría Municipal Director de Compras y Jefe de Contrataciones Secretaría Municipal
Contrataciones/Jefe de
Contrataciones
Contrataciones
Traslada una copia de Revisa que expediente incluya la

Contrato y Certificación de Recibe Copia de la
Aprobación de Contrato a la Constancia de Envío de
documentación con las condiciones,
terminos de referencia y Recibe y revisa Recibe y revisa
Contrato para publicación documentación legal para
elaboración de Contrato y traslada a Expediente. Expediente.
en Guatecompras. Jefe de Contrataciones.
General de Cuentas.

Constancia de Envío de Remite Expediente a Traslada a Asesor
Contrato a Director de Secretaría Municipal para Legal para elaboración
Compras y Contrataciones faccionamiento y de Minuta de
para publicar en suscripción de Contrato.
Guatecompras. Contrato.
208
Gerencia:
Asesor Legal Secretaría Municipal Contratista Contrataciones/Jefe de
Contrataciones
Contratacioes

Elabora Minuta de Contrato faccionado, si esta
Contrato y lo remite a bien indica a Asesor Legal que
Secretaría Municipal para suscriba Contrato o que Recibe Expediente.
revisión. realice correcciones antes de
la suscripción.
Recibe Minuta de Contrato Solicita Fianza de

Entrega Fianza de
para modificación o Cumpliento de
suscripción de Contrato según Cumpliento de
corresponda y remite a Contrato a
Contrato.
Secretaría Municipal. Contratista.
Remite Contrato con Recibe Fianza y remite

Expediente a Director a Secretaría Municipal
de Compras y para aprobación de
Contrataciones. Contrato.
de conformidad con Artículo
45 de la Ley de Compras y
Contrataciones.
Contrato con expediente
y publica en
Guatecompras.

Aprobación de Contrato a la
General de Cuentas.

Constancia de Envío de Recibe Copia de la
Contrato a Director de Constancia de Envío de
Compras y Contrataciones Contrato para publicación
para publicar en en Guatecompras.
Guatecompras.
Si hay disponibilidad presupuestaria

y se establece que el Caso de
Excepción es Contratación de
Estudios, Diseños, Supervisión de
Obras y Contratación de Servicios
Técnico continuar pasos 84 al 131.
209
Gerencia:
Director de Compras y Jefe Departamento de Autoridad

Asesor Legal
Contrataciones Contrataciones Administrativa Superior
Recibe y revisa Recibe y analiza
de Contrataciones. expediente. Expediente.
Envía Expediente a Asesor

Legal y solicita Dictamen
Elabora y firma
Jurídico sobre aspectos Dictamen Jurídico con
legales del proceso de opinión (favorable o
constratación según sea el
caso.
desfavorable).
Recibe y revisa Traslada Dictamen

Dictamen Jurídico Jurídico a Director
adjuntándolo a de Compras y
expediente. Contrataciones.
consideración de Autoridad
Recibe, revisa y
Administrativa Superior para analiza
aprobación y designación de
comisión. Expediente.
Aprueba o imprueba
procedimiento de
compra y documentos
relacionados.
Designa comisión
receptora para
manifestación de
interés.
Remite Expediente
para emisión de
resolución
correspondiente, a
210
Gerencia:
Director de Compras y Jefe del Departamento Auxiliar de

Secretaría Municipal Junta Nombrada
Contrataciones de Contrataciones Contrataciones
Recibe Expediente y Realiza la gestión Recibe Oficio de

Recibe y revisa Recibe y revisa
Certifica Punto de pago a los Notificación y
Expediente. Expediente. Expediente
Resolutivo. diarios.
Remite Certificación de Punto Traslada Expediente Coordina Elabora Oficios de Se reúnen en el lugar y
Resolutivo con Expediente a
Director de Compras y a Jefe del publicaciones que Notificación y traslado a fecha acordada para
Contrataciones para que continúe
con el proceso de contratación Departamento de correspondan según Junta Nombrada con recepción y/o calificación
Expediente. de los oferentes.
según sea el caso. Contrataciones. sea el caso.
Traslada Expediente a Concluido el plazo

Auxiliar de Contrataciones determinado procede a
para gestión de pagos por suscribir Acta
publicaciones según sea correspondiente y
el caso. adjuntan a Expediente.
211
Gerencia:
Autoridad Director de Compras y

Secretaría Municipal Proveedor Único Asesor Legal
Administrativa Superior Contrataciones
Recibe y revisa Recibe Expediente y

Expediente y emite Certifica Punto Recibe Expediente.
resolución. Resolutivo.
Remite Certificación de Notifica a proveedor

Traslada Expediente Punto Resolutivo con
único para que
a Secretaría Expediente a Director de
presente oferta y
Presenta Oferta.
Compras y
Municipal. Contrataciones. documentación legal.
Recibe Oferta y
adjunta a
Expediente.
Recibe Expediente. faccionamiento y
suscripción de Contrato.
Traslada a Asesor Elabora Minuta de

Legal para elaboración Contrato y lo remite a
de Minuta de Secretaría Municipal
Contrato. para revisión.

bien indica a Asesor Legal que
suscriba Contrato o que
la suscripción.
Recibe Minuta de
Contrato para
modificación o suscripción
de Contrato según
corresponda.
Remite Contrato con

Expediente a Director
de Compras y
Contrataciones.
Recibe Expediente.
212
Gerencia:
Director de Compras y Director de Compras y

Contratista Secretaría Municipal
Contrataciones Contrataciones
Solicita Fianza de
Cumpliento de
Contrato a
Contratista.
Entrega Fianza de
Cumpliento de
Contrato.
Recibe Fianza y remite a

aprobación de Contrato.
Gestiona aprobación de Contrato y

remite a Director de Compras y
Contrataciones de conformidad con
Artículo 45 de la Ley de Compras y
Contrataciones.Recibe aprobación
de Contrato con Expediente y
publica en Guatecompras.
Contrato con
Expediente y publica
en Guatecompras.

Aprobación de Contrato a la
General de Cuentas.

Contrato a Director de
para publicar en
Guatecompras.
Recibe una copia de la

Contrato y publica en
Guatecompras.
Fin
213
Gerencia:
Dirección:

NOMBRE DEL PROCESO

Compra por Contrato Abierto
01.02.05.02. X Marzo, 2013 6 D H M S
03.02.04 3 3 32 0
Este proceso tiene por objetivo describir cada uno de los pasos a seguir en la compra por contrato abierto.
Normas:
Usuarios:
Requisitos previos:
a. Verificación de que el producto solicitado exista en el catálogo de Guatecompras.
b. Que el Contrato Abierto esté vigente.
Definiciones:
a. Guatecompras:
b. LCE:
c. RLCE:
d. Normas Generales de Control Interno Gubernamental:
e. SICOIN GL:
la ejecución presupuestaria, registrando ingresos y el gasto de los programas y proyectos.
214
D H M S
Elabora Solicitud de Compra
y/o Servicios justificando la
compra o contratación de los
1. 0 0 30 0
bienes, suministros o servicios,
describiendo y especificando lo
Gerente / Director
que se requiere. Área Solicitante
Área Solicitante
Adjunta Perfil del Proyecto
2. 0 0 20 0
autorizado.
Traslada Solicitud Compra y/o
3. Servicios y Perfil del Proyecto 0 0 5 0
autorizado.
5. Verifica documentos. 0 0 5 0
Asigna número correlativo para Asistente de Departamento de
6. crear Expediente y registra en 0 0 5 0 Contrataciones Contrataciones
Sistema de Control Interno.
Verifica documentación y
asigna modalidad de compra
Dirección de
9. (compra directa o concurso de 0 0 10 0 Director de Compras  Solicitud de Compra
Compras y
contratación) para que se inicie y Contrataciones y/o Servicio
Contrataciones
 Perfil del Proyecto
la gestión de orden de compra.
Autorizado
Traslada a Jefe de Compras o  Listado de Precios
10. 0 0 5 0
Contrataciones. del Contrato Abierto
Consulta Portal de
Guatecompras que lo solicitado
13. 0 0 20 0
está en el Catálogo de
Contrato Abierto.
Revisa que las condiciones de
14. compra sea la requerida y 0 0 20 0 Jefe de Compras o Departamento de
mejor opción. Jefe de Compras/Contratacio
Contrataciones nes
Imprime constancia del
proveedor y productos,
15. adjunta a Expediente y Listado 0 0 5 0
de Precios de contrato abierto
para adjuntar al Expediente.
Traslada Expediente Auxiliar
16. 0 0 5 0
de Compras o Contrataciones.
17. Recibe el Expediente. 0 0 5 0
Traslada Expediente al Jefe
Departamento de
Departamento de Presupuesto Auxiliar de Compras
Compras o
20. debidamente firmado y sellado 0 0 10 0 o Auxiliar de
Contrataciones
Contrataciones
con copia del listado de precios
del Contrato Abierto.
Dirección de
Jefe Departamento Administración
21. Recibe Expediente. 0 0 5 0  Ninguno
de Presupuesto Financiera Integrada
Municipal
215
De no existir disponibilidad
presupuestaria, se notificará al
Compras las acciones
pertinentes.
Confirma la disponibilidad para
la asignación presupuestaria Dirección de
Jefe Departamento Administración
colocando sello de asignación de Presupuesto Financiera Integrada
presupuestaria o elaborando Municipal
23. 0 0 10 0
oficio de asignación
presupuestaria Dirigido al
Contrataciones.
Traslada Expediente al Auxiliar
24. 0 0 10 0
Recibe expediente con
25. 0 0 2 0
asignación presupuestaria.
26. Elabora Orden de Compra. 0 0 15 0
Traslada orden de compra (en o Auxiliar de Compras o
etapa de recepción) y Contrataciones Contrataciones
27. Expediente al Departamento 0 0 2 0
de Presupuesto para
aprobación.
Recibe Orden de Compra a y
28. 0 0 2 0
Expediente.
Aprueba Orden de Compra (en
29. etapa de recepción) en el 0 0 5 0
sistema SICOIN GL. Jefe del
Departamento de
Firma y sella la Orden de Departamento de
30. 0 0 2 0 Presupuesto
Presupuesto
Compra.
Envía Orden de Compra y
Expediente a Jefe de
31. 0 0 5 0  Orden de Compra
Departamento de Compras o
Contrataciones.
Recibe Orden de Compra con
32. 0 0 5 0
Expediente.
Confirma la compra de los
33. bienes, suministros o servicios 0 0 20 0
al proveedor adjudicado. Jefe de Compras o Departamento de
Inicia gestión de pago al Jefe de Compras o
proveedor por la adquisición Contrataciones Contrataciones
34. 0 1 0 0
de bienes, suministros o
servicios.
Traslada Expediente a Director
35. 0 0 10 0
36. Recibe Expediente. 0 0 5 0 Dirección de
Director de Compras
Traslada el Expediente Auxiliar y Contrataciones
Compras y
38. Recibe el Expediente. 0 0 5 0 Auxiliar de Compras Departamento de
o Auxiliar de Compras o
39. Revisa en el SICOIN GL si la 0 1 0 0 Contrataciones Contrataciones
216
orden de compra en la etapa
de compromiso se encuentra
aprobada.
Reproduce 1 copia del
40. 0 0 15 0
Expediente.
para aprobación (cuando el
41. 0 0 10 0 o Auxiliar de Compras o
pago va a ser al contado, si Contrataciones Contrataciones
hay crédito Compras retiene
original).
Traslada copia de la Orden de
Compra al Encargado de
42. Almacén para la recepción de 0 0 10 0
bienes, suministros o servicios,  Orden de Compra
cuando corresponda.
43. Entrega los bienes, suministros
0 2 0 0 Proveedor Proveedor
o servicios.
Recibe copia de la Orden de
44. 0 0 10 0
Compra.
Recibe los bienes o
45. 0 2 0 0
suministros.
Revisa los bienes o
46. 0 1 0 0
Suministros.
Solicita Factura original de la
47. 0 0 2 0
compra al Proveedor.  Factura
Firma y sella de recibido en la
48. parte de atrás de la Factura 0 0 2 0
original.
Reproduce una copia de la
49. 0 0 2 0
Factura original.
Devuelve Factura original a
50. 0 0 1 0
Proveedor.
Elabora Formulario 1H de
51. 0 0 5 0
Ingreso a Almacén. Encargado de Dirección
Completa firmas y sellos en el Almacén Administrativa
52. 1 0 0 0
Formulario 1H original.
Adjunta fotocopia de la Factura  Formulario 1 H
53. 0 0 5 0
al Formulario 1H original.
Traslada Formulario 1H original
y copia de la Factura al Jefe
54. 0 0 10 0
del Departamento de Compras
o Contrataciones.
Envía copia de Formulario 1H
55. Departamento de Contabilidad 0 0 10 0
para reporte a Contraloría y
copia Rosada para archivo.  Formulario 1 H
Envía copia Amarilla de
56. Formulario 1H al Encargado de 0 0 10 0
Inventarios para archivo.
57. Archiva copia Verde de 0 0 10 0
217
Formulario 1H en la Sección de Encargado de Dirección
Almacén. Almacén Administrativa
58. Recibe Formulario 1H original. 0 0 5 0
Revisa que el Formulario 1H
59. contenga información 0 0 10 0 Jefe de Compras o Departamento de
requerida. Jefe de Compras o
60. Contrataciones Contrataciones
Firma y sella el Formulario 1H. 0 0 2 0
Adjunta Formulario 1H al
61. 0 0 2 0
Entrega Factura Original al
62. Jefe del Departamento de 0 0 2 0 Proveedor Proveedor
Compras o Contrataciones
Recibe Factura Original de la
63. 0 0 2 0
compra.
Traslada la Factura Original al Jefe de Compras o Departamento de
Área Solicitante para que anote Jefe de Compras o
64. razonamiento en la parte 0 0 10 0 Contrataciones Contrataciones
posterior de la misma con
Oficio.
Recibe Factura razonada
65. 0 0 5 0
original.
66. Razona Factura Original. Gerente / Director
Área Solicitante
Traslada Factura razonada Área Solicitante
67. original a Encargado de 0 0 15 0
Inventario.  Factura Original
Recibe Factura razonada
68. 0 0 2 0
original.
Coloca sello de inventariadle o
69. 0 0 2 0 Encargado de Dirección
no inventariadle. Inventarios Administrativa
Traslada Factura Original con
70. sello de inventario al área 0 0 5 0
solicitante.
Recibe Factura Original con
71. 0 0 5 0
sello de inventario.
Gerente / Director
Envía Factura Original Área Solicitante
Área Solicitante
72. razonada y con sello de 0 0 5 0
inventario.
Recibe Factura razonada y con
73. 0 0 5 0
sello de inventario.
74. Adjunta Factura a Expediente. 0 0 2 0
Elabora en el SICOIN GL, la
75. orden de compra en etapa de 0 1 0 0
Auxiliar de Compras
recepcionado. o Auxiliar de  Orden de Compra
Registra en el SICOIN GL la Departamento de
Contrataciones
Compras o
76. orden de compra con 0 1 0 0
Contrataciones
expediente.
Traslada Expediente al Jefe del
77. Departamento de Compras o 0 0 10 0
Contrataciones
Jefe de Compras o
78. Recibe Expediente. 0 0 2 0 Jefe de
Contrataciones
218
79. Revisa el Expediente. 0 0 5 0
80. Firma de Visto Bueno. 0 0 5 0
Traslada el Expediente original Jefe de Compras o Departamento de
al Departamento de Jefe de Compras o
81. 0 0 10 0 Contrataciones Contrataciones
Contabilidad para trámite de
pago.
Verifica compromiso ó gestión
83. 0 1 0 0
de pago en el SICOIN GL.
Aprueba el compromiso ó Dirección de
84. Jefe del
gestión de pago en el SICOIN 0 1 0 0 Administración
Departamento de
GL. Contabilidad
Municipal
Traslada el Expediente a
85. Tesorero Municipal para 0 0 10 0
emisión de Cheque.

Fecha: Marzo, 2013 Marzo, 2013 Julio, 2013
Puesto: Técnico de Asesora de Alcaldía Alcalde Municipal
Contenido de la Reajuste del Procedimiento  Asesoría de Alcaldía
No Identificación Nombre del documento: Cantidad de
páginas:
1. Solicitud de Compra y/o Servicio 1
2. Perfil del Proyecto Autorizado 3
3. Listado de Precios del Contrato Abierto 1
4. Orden de Compra 1
5. Factura 1
6. Formulario 1H 1
219
Solicitud de Compra y/o Servicio
220
Perfil del Proyecto
221
222
Listado de Precios del Contrato Abierto
223
Orden de Compra
DIRECCION ADMINISTRATIVA FINANCIERA INTEGRADA MUNICIPAL -DAFIM-
ORDEN DE COMPRA
Fecha:
No. Expediente: NIT: Orden de Compra No.:
LA TESORERIA MUNICIPAL PAGARA A:

N.I.T. DEL PROVEEDOR: TELEFONO DEL PROVEEDOR:
DIRECCION DEL PROVEEDOR:
LA SUMA EN QUETZALES DE:
ESTRUCTURA PRECIO (Q)

DESCRIPCION DEL GASTO CANTIDAD
PRESUPUESTARIA UNITARIO TOTAL
TOTAL:
DIRECTOR DEPARTAMENTO DE COMPRAS ELABORA ORDEN DE COMPRA JEFE DE COMPRAS
FIRMA FIRMA FIRMA
FIRMA FIRMA FIRMA
224
Factura
225
Formulario 1H
226
Gerencia:
Auxiliar de Compras o
Gerente / Director Área Asistente de Director de Compras y Jefe de Compras o
Auxiliar de
Solicitante Contrataciones Contrataciones Contrataciones
Contrataciones
Inicio
Recibe Recibe
Recibe expediente. Recibe Expediente.
documentos. expediente.
Elabora Solicitud compra y/o
servicios justificando la compra o
contratación de los bienes,
suministros o servicios,
describiendo y especificando lo Consulta Portal de Traslada Expediente al Jefe
que se requiere. Verifica documentación y asigna
Guatecompras que lo Departamento de Presupuesto
Verifica modalidad de compra (compra
debidamente firmado y
directa o concurso de solicitado está en el
documentos. contratación) para que se inicie Catálogo de Contrato
sellado con copia del listado
la gestión de orden de compra. de precios del Contrato
Abierto. Abierto.
Adjunta perfil del

proyecto
autorizado. Asigna número correlativo Revisa que las
Traslada a Jefe de A
para crear expediente y condiciones de compra
registra en Sistema de
Compras o sea la requerida y
Control Interno. Contrataciones. mejor opción.
Traslada Solicitud
compra y/o servicios y
perfil del proyecto
autorizado. Imprime Constancia del
Traslada Proveedor y Productos,
adjunta a Expediente y listado
expediente. de precios de contrato abierto
para adjuntar al expediente.
Traslada Expediente
a Auxiliar de
Compras o
Contrataciones.
227
Gerencia:

Jefe Departamento de Auxiliar de Compras o Director de Compras y
de Compras o
Presupuesto Contrataciones Contrataciones
Contrataciones
Recibe expediente Recibe Orden de

Recibe Expediente con asignación compra con Recibe Expediente.
presupuestaria. expediente.
Confirma la compra de los Traslada el

Elabora orden de bienes, suministros o Expediente Auxiliar
Disponibilidad
compra. servicios al proveedor de Compras o
adjudicado.
Contrataciones.
NO SI
Se notificará al Confirma la
Jefe del disponibilidad Traslada orden de compra (en Inicia gestión de pago al
Departamento presupuestaria etapa de recepción) al proveedor por la B
de Compras las para la Departamento de Presupuesto adquisición de bienes,
acciones asignación para aprobación. suministros o servicios.
pertinentes presupuestaria
Traslada Expediente
Traslada Expediente al a Director de
Auxiliar de Compras o Compras y
Contrataciones.
Contrataciones.
Recibe orden de
compra y
expediente.
Aprueba orden de
compra (en etapa
de recepción) en el
sistema SICOIN GL.
Firma y sella la
orden de compra.
Envía orden de compra y

expediente a Director de
Compras y
Contrataciones.
228
Gerencia:
Auxiliar de Compras o Encargado de la Sección

Proveedor
Contrataciones de Almacén
Recibe el Recibe copia de la

Expediente. orden de Compra.
Revisa en el SICIN-GL si
la orden de compra en Recibe los bienes o
la etapa de compromiso suministros.
se encuentra aprobada.
Reproduce 1 copia Revisa Los bienes o

del Expediente. Suministros.
Traslada Expediente al Solicita Factura

Departamento de Contabilidad para
aprobación. (cuando el pago va a
original de la
ser al contado, si hay crédito compra al
Compras retiene original).
Proveedor.
Entrega los Firma y sella de

Traslada copia de la Orden de recibido en la parte
Compra al Encargado de Almacén bienes,
para la recepción de bienes, de atrás de la
suministros o servicios, cuando
corresponda.
suministros o Factura original.
servicios.
Reproduce una
copia de la Factura
origina.
Devuelve Factura
original a
Proveedor.
Elabora Formulario
1H de Ingreso a
Almacén.
Completa firmas y
sellos en el
Formulario 1H
original.
229
Gerencia:

Jefe Departamento de Gerente / Director Encargado de
de Compras o Proveedor
Almacén Área Solicitante Inventarios
Contrataciones
Adjunta fotocopia
de la Factura al
Formulario 1H
original.
Traslada Formulario 1H
original y copia de la
Recibe Formulario
Factura al Jefe del
Departamento de 1H original.
Compras.
Envía copia de Formulario 1H Revisa que el

Formulario 1H
para reporte a Contraloría y contenga información
copia Rosada para archivo. requerida.
Archiva copia Verde de Recibe factura

Formulario 1H en el Firma y sella el Recibe Factura
original para
Departamento de Formulario 1H. razonada original.
Almacén. razonamiento.
Envía copia Amarilla de Entrega Factura

Adjunta Formulario Coloca sello de
Formulario 1H al original al Jefe del Razona factura
1H al Expediente inventariadle o no
Encargado de Inventarios Departamento de original.
para archivo original. inventariadle.
Compras.
Traslada Factura Traslada factura

Recibe Factura
razonada original a original con sello de
original de la
Encargado de inventario al área
compra.
Inventario. solicitante.
Traslada la Factura original al

Área Solicitante para que
Recibe factura
anote razonamiento en la original con sello
parte posterior de la misma
con Oficio. de inventario.
Envía factura
original razonada
y con sello de
inventario.
230
Gerencia:

Auxiliar de Compras o Jefe del Departamento
de Compras o
Contrataciones de Contabilidad
Contrataciones
Verifica
Recibe factura
compromiso ò
razonada y con sello Recibe Expediente.
gestión de pago en
de inventario.
el SICOIN-GL.
Aprueba el
Adjunta factura a Revisa el compromiso ò
expediente. Expediente. gestión de pago en
el SICOIN-GL.
Elabora en el
Traslada el Expediente a
SICOIN GL, la orden Firma de Visto
Tesorero Municipal para
de compra en etapa Bueno. emisión de cheque.
de recepcionado.
Registra en el Traslada el expediente original Fin

SICOIN GL la orden al Departamento de
de compra con Contabilidad para trámite de
pago.
expediente.
Compras o
Recibe Expediente.
Contrataciones.
231
Gerencia:
Dirección:

NOMBRE DEL PROCESO

Compra Directa por Fideicomiso (Transparencia en el uso de fondos públicos artículo 54)
01.02.05.02. X Junio, 2013 9 D H M S
03.02.05 13 1 3 0
Este proceso se refiere a compra o contratación directa por fideicomiso (transparencia en el uso de fondos públicos
artículo 54), y se realizará bajo la responsabilidad y autorización previa de la Autoridad Administrativa Superior de la
entidad interesada, tomando en cuenta el precio, calidad, plazo de entrega y demás condiciones que favorezcan los
intereses del Estado, sus entidades descentralizadas y autónomas, siguiendo el procedimiento que establezca dicha
autoridad. Según Art. 43 Ley de Contrataciones del Estado.
d. Reglamento de Administración de Fideicomiso FIDEMIXCO.
Normas:
Usuarios:
 Comité Técnico de Fideicomiso FIDEMIXCO.
Requisitos previos:
a. Solicitud de Pedido.
Definiciones:
a. DAFIM:
b. SICOIN GL:
Es el Sistema de Contabilidad Integrado del MINFIN siendo una herramienta informática con que se lleva el control
de la ejecución presupuestaria, registrando ingresos y el gasto de los programas y proyectos.
c. Formulario 1H:
Formulario utilizado para dar ingreso de suministros a Almacén.
d. MINFIN:
232
f. RAF FIDEMIXCO:
Reglamento de Administración del Fideicomiso FIDEMIXCO.

D H M S
Elabora Oficio de Solicitud de  Oficio de Solicitud
1. Compra o Contratación y 0 0 30 0 de Compra o
Justificación. Contratación
Presenta Solicitud y Jefe / Gerente o
Área Solicitante
Justificación de Compra a Director Solicitante
2. Director Técnico de 0 0 5 0
Planificación solicitando Perfil  Justificación
del Proyecto.
Coordina la elaboración de
Perfil del Proyecto con
4. 10 0 0 0  Perfil del Proyecto
documentación de respaldo y
anexos.
Director de Dirección
Gestiona Constancia de Dirección Técnica de
Técnica de
5. 1 0 0 0 Planificación
Asignación Presupuestaria. Planificación
Integra Expediente con Perfil
6. del Proyecto y Constancia de 0 0 30 0  Constancia de
Asignación Presupuestaria. Asignación
Presupuestaria.
Traslada Expediente al Área
7. 0 0 5 0
Solicitante para revisión.
Revisa que Perfil del Proyecto

cumpla con las condiciones y
9. 0 0 30 0
especificaciones de lo Jefe / Gerente o
Área Solicitante
requerido. Director Solicitante
Traslada Expediente revisado a
 Perfil del Proyecto
Director Técnico de
10. 0 0 5 0
Planificación para que continue
proceso.
Elabora Especificaciones
12. Técnicas y documentos 0 0 30 0
relacionados.
 Especificaciones
Integra a Expediente Director de Dirección Técnicas
Dirección Técnica de
Especificaciones Técnicas y Técnica de
Planificación
13. 0 1 0 0 Planificación
documentos relacionados
físicamente y en digital (CD).
Traslada Expediente del
proyecto físico y digital a  Expediente Físico y
14. 0 0 5 0
Autoridad Administrativa Digital
Superior.
233
Recibe y revisa Expediente
15. 0 1 0 0
físico y digital.
Traslada Expediente a Autoridad
Secretario Municipal, Administrativa
Alcaldía Municipal
16. solicitando sea elevado a 0 0 5 0 Superior
Consideración de Autoridad
Superior.
Agenda en sesión del Concejo

Municipal para que este
18. 0 0 10 0
considere la aprobación del
proyecto.
Concejo Municipal conoce el o
19. los proyectos presentados y su 1 0 0 0
documentación de respaldo.
Aprueba el o los proyectos y la
20. Modalidad de Compra para 0 5 0 0
realizarla por Fideicomiso.
Instruye a Secretario Municipal
para que emita Resolución y
21. 0 5 0 0
certifique el o los puntos
resolutivos.
Emite Resolución y Certificación
22. 0 3 0 0
de Puntos Resolutivos.  Resolución
Traslada Expediente a Secretario Municipal Secretaría Municipal  Certificación de
23. Presidente de Comité Técnico 0 0 5 0 Puntos Resolutivos
de Fideicomiso FIDEMIXCO.
Agenda en sesión del Comité Presidente de Comité
Técnico para dar a conocer los Técnico
25. 0 0 10 0
proyectos aprobados por el
Concejo Municipal.
Entran a conocer los proyectos
26. aprobados por el Concejo 1 0 0 0
Municipal.
Aprueban realizar el o los
27. proyectos por medio de 0 5 0 0
Comité Técnico
Fideicomiso.
Instruye a Secretario Adjunto FIDEMIXCO
de Fideicomiso para que emita
28. 0 5 0 0
Resolución, certifique el o los
puntos resolutivos.
Emite Resolución, Certificación
de Puntos Resolutivos y
29. 0 3 0 0
Notificación y adjunta a Secretario Adjunto  Resolución
Expediente. de Fideicomiso  Certificación de
Remite Expediente a Comité Puntos Resolutivos
30. 0 0 20 0  Notificación
Técnico.
31. Recibe Expediente. 0 0 5 0 Comité Técnico
234
Coordina la obtención de
ofertas firmes de forma directa
de empresas dedicadas y
autorizadas para comercializar
32. los productos requeridos de 0 0 20 0
forma directa (Acción que
puede realizarce a traves de
Guatecompras o de forma
directa).
33. Reciben Ofertas presentadas. 1 0 0 0
Revisan que la Ofertas cumplan
34. con las caracteristicas técnicas 0 3 0 0
de lo solicitado.
Califican las Ofertas deacuerdo
a la conveniencia del precio
35. unitario y total, calidad, 0 2 0 0
entrega y demas condiciones Comité Técnico
de compra.
Intengran las Ofertas a
36. 0 0 30 0  Ofertas
Expediente.
37. Adjudica la compra directa. 0 0 10 0
Autoriza la contratación directa
38. 0 0 10 0
con la Empresa Adjudicada.
Remiten Expediente a
Secretario Adjunto de
Fideicomiso para emisión de FIDEMIXCO
39. 0 0 5 0
Acta de Resolución y
Resolutivo.
Intruye a Secretario adjunto
para que coordine publicación
40. 0 0 30 0
en Guatecompras, y Gestione  Ninguno
Contrato si Fuere aplicable.
Emite Acta de Resolución y
 Resolución
42. 0 3 0 0  Certificación de
Resolutivo y adjunta a Secretario Adjunto Puntos Resolutivos
Expediente. de Fideicomiso
Notifica a Usuario Comprador
43. Hijo y traslada Expediente para 0 0 5 0
publicación.
Recibe notificación,
 Notificación
44. documentos y Expediente 0 0 5 0
digital.
Ingresa con su usuario al
45. 0 0 5 0
Usuario Comprador
46. Efectua Publicación Solicitada. 0 1 0 0
Hijo
47. Publicación del Sistema 0 0 5 0
 Constancia de
Guatecompras. Publicación
48. Traslada Expediente y 0 0 5 0
235
Constancia de Publicación del Usuario Comprador
Sistema Guatecompras. Hijo
Recibe Expediente y Constancia  Constancia de
49. 0 0 5 0
de Publicación adjunta. Publicación
Notifica a Asesoría Jurídica para
que sea suscrito el Contrato Si FIDEMIXCO
Secretario Adjunto
fuere aplicable. Si no fuere de Fideicomiso
50. aplicable suscripción de 0 0 20 0
contrato, traslada Expediente a  Notificación
Comité Técnico y continua
proceso en paso 75.
Recibe Notificación y
51. 0 0 5 0
Expediente.
Suscribe el Contrato dentro del
plazo de 5 días hábiles
contados a partir de la
52. aprobación de la adjudicación 5 0 0 0
definitiva por el Comité Asesor Legal Asesoría Jurídica
Técnico de Fideicomiso. (ART.
33 RAF FIDEMIXCO)
Solicita Fianza de Cumplimiento
de Contrato a Empresa
53. 0 0 10 0
Adjudicada en el Evento. (ART.
50 RAF FIDEMIXCO)
Cumple con Fianza requerida  Contrato
 Fianza de
54. por el cumplimiento de 1 0 0 0
Cumplimiento de
Contrato. Contrato
Traslada Fianza de
55. Cumplimiento de Contrato a 0 0 5 0
Asesor Legal.
Recibe Fianza de Cumplimiento
56. de Contrato por parte de 0 0 5 0
Empresa Adjudicada.
Traslada Expediente con Asesor Legal Asesoría Jurídica
Contrato y Fianza a Secretario
57. 0 0 5 0
Adjunto de Fideicomiso para su
aprobación.
Somete a consideración del
Secretario Adjunto
Comité Técnico para que de Fideicomiso
59. 0 4 0 0
proceda a la aprobación del  Aprobación de
Contrato. Contrato
60. Aprueba el Contrato. 0 0 15 0
61. Dicta Resolución. 1 0 0 0

FIDEMIXCO
Instruye a Secretario Adjunto
de Fideicomiso que Elabore
Resolución y Certificación de Comité Técnico
 Resolución
Punto Resolutivo y gestione
62. 0 0 30 0  Certificación de
Nombramiento de Supervisor Punto Resolutivo
del proyecto por parte de la
Autoridad Superior de la
Municipalidad de Mixco (si se
236
tratase de obras).
Elabora Resolución Dictada y  Nombramiento
Resolutivo.
Gestiona Nombramiento de
65. 0 1 0 0
Supervisor del proyecto.
Secretario Adjunto
Adjudicada. de Fideicomiso
Reproduce copia de Contrato
67. 0 0 5 0
Aprobado y Aprobación.
Envía copia del Contrato
Aprobación de
68. Aprobado a Contraloría General 0 0 20 0 Contrato
de Cuentas.  Contrato
Adiciona Contrato a  Nota de Envió de
69. 0 0 5 0 Contrato a
Expediente. Contraloría General
FIDEMIXCO de Cuentas
Recibe Expediente.
71. 0 0 5 0
Publica en Guatecompras
Contrato y Aprobación de
72. Contrato y Nota de Envió de 0 0 20 0
Contrato a la Contraloría Usuario Comprador
General de Cuentas. Hijo
 Constancia de
73. Publicación y adjunta a 0 0 5 0
Publicación
Expediente.
Traslada Expediente a Comité
74. 0 0 5 0
Técnico de Fideicomiso.
Si la Compra es por bienes o
materiales Notifica a la Comité Técnico
76. 0 0 20 0
Empresa Adjudicada para la
entrega del bien o suministro.
77. Reciben Notificación. 0 0 5 0 Empresa Adjudicada Empresa Adjudicada  Notificación
Se presentan en el lugar y
Comité Técnico FIDEMIXCO
78. fecha acordada para la 0 0 20 0
/Empresa Adjudicada /Empresa Adjudicada
recepción.
Proceden a la recepción de los
79. bienes, materiales o 0 0 30 0
suministros.
Faccionan Acta para constancia  Faccionamiento de
80. 0 0 30 0
de recepción satisfactoria. Acta
Si están de acuerdo, reciben Comité Técnico FIDEMIXCO
suministros.
Si no están conformes, solicitan
82. que se realicen los cambios o 0 0 10 0
trabajos extras y otorga plazo.
237
Si están de acuerdo indican al
Encargado de Almacén que
83. 0 0 5 0 Comité Técnico FIDEMIXCO
puede proceder a la recepción
de bienes, materiales.
Recibe los bienes, materiales o
84. suministros con el formulario 0 4 0 0
respectivo.  Factura
Reciben Factura e integran
85.
Expediente de Pago.
86. Director de DAFIM para gestión 0 0 20 0
de Pago.
Si la contratación es por obras
87. la Compra Directa sera por 0 0 10 0
ausencia de Ofertas.
88. Reciben Ofertas Presentadas. 1 0 0 0
Analizan aspectos relevantes de
las msimas: Propuesta técnica,
metodología de trabajo,
capacidad economica,
89. 0 3 0 0
financiemiento, equipo a
utilizar, precio unitario y total y
demas criterios de calificación Comité Técnico FIDEMIXCO
que aplique.
Adjudica la contrataciòn
90. 0 0 10 0
directa.
Autoriza la contratación directa
91. 0 0 10 0
con la Empresa Adjudicada.
Fideicomiso para emisión de
92. 0 0 5 0
Acta de Resolución y
Resolutivo.
para que gestione Contrato y
93. efectuar pasos del 50 al 75 y 0 0 10 0
notifique del Nombramiento al
Supervisor.
Notifica del Nombramiento al Secretario Adjunto
94. 0 0 20 0 FIDEMIXCO  Notificación
Supervisor. de Fideicomiso
Supervisor de la Supervisores
Solicita a la Empresa Municipalidad de de la Municipalidad
96. Adjudicada que inicie con lo 0 0 10 0 Mixco de Mixco
establecido en el Contrato.
Autorización para la Contraloría Supervisores de la Supervisores de la  Solicitud
General de Cuentas de la o las Municipalidad de Municipalidad de
97. 0 0 20 0
bitácoras correspondientes del
proyecto. (Oficio de la
238
empresa y del Supervisor del
proyecto, adjunta constancia Supervisores de la Supervisores de la
de Colegiado activo, copia de Municipalidad de Municipalidad de
contrato y aprobación de Mixco y de la Mixco y de la  Solicitud
Contrato. Si se tratasen de
obras).
contratista en la cual expresa
99. 0 0 15 0
su anuencia en cuanto al inicio Empresa Adjudicada Empresa Adjudicada
del Contrato.
 Oficio
Traslada Oficio a Supervisor de
100. 0 0 20 0
la Municipalidad de Mixco.
Mixco Mixco
Dejan en Acta constancia del Supervisores de la Supervisores de la
102. 0 0 20 0
inicio de los trabajos. Municipalidad de Municipalidad de
 Acta
103. Supervisa ejecución de la obra. 1 0 0 0 Empresa Adjudicada Empresa Adjudicada
Tramita Expediente de Anticipo Supervisor de la Supervisor de la
 Estimaciones de
104. y Estimaciones de Pago. 0 0 30 0 Municipalidad de Municipalidad de
Pago
Mixco Mixco
Si la Compra es para
105. 0 0 20 0
Notifica del Nombramiento al
Secretario Adjunto
FIDEMIXCO
Traslada copia de Notificación  Notificación de
106. de Nombramiento al área 0 0 5 0 Nombramiento
solicitante.  Nombramiento
Solicita a la Empresa Municipalidad de Municipalidad de
108. Adjudicada que inicie con lo 0 0 10 0 Mixco Mixco
Autorización para la Contraloría Supervisores de la Supervisores de la  Solicitud
109. General de Cuentas del Libro 0 0 10 0
de Actas si corresponde según Empresa Adjudicada Empresa Adjudicada
el tipo de servicio contratado.
111. 0 0 15 0
su anuencia en cuanto al inicio Empresa Adjudicada Empresa Adjudicada
del Contrato.
112. 0 0 20 0
la Municipalidad de Mixco.  Oficio
Mixco Mixco
Supervisan ejecución del Supervisores de la Supervisores de la
Tramita Estimaciones de Pago Supervisor de la Supervisor de la
 Estimaciones de
115. y rinde Informes a la Autoridad 0 0 30 0 Municipalidad de Municipalidad de
Pago
Mixco Mixco
239
que lo nombro.  Informes
Al concluir, para la recepción y Supervisor de la Supervisor de la

liquidación de la obra o Municipalidad de Municipalidad de
116. servicio, rinde Informe 0 1 0 0 Mixco Mixco
Pormenorizado a la
 Informe
Municipalidad de Mixco. Pormenorizado
117. Recibe Informe Pormenorizado. 0 0 5 0
Notifica a Funcionarios de la Autoridad Superior Concejo Municipal
118. Comisión Receptora y 0 0 20 0
Liquidadora.
119. Reciben Nombramiento. 0 0 5 0  Nombramiento
Elaboran Informe
120. Pormenorizado y Acta de 0 3 0 0
Finalización.
Procede a realizar la liquidación Miembros Comisión Receptora y  Informe
del contrato según lo Nombrados Liquidadora Pormenorizado
establecido en el capítulo 7 Acta de Finalización
121. 1 0 0 0
Recepción y Liquidación y
capítulo 8 Pagos del RAF
FIDEMIXCO.

Fecha: Junio, 2013 Junio, 2013 Julio, 2013
Nombre: Maritza Vásqez Arq. Ana Beatriz Méndez Lic. Otto Pérez Leal
y Métodos
Contenido de la Rediseño del Procedimiento  Asesoría Alcaldía
Normas
240
Gerencia:
Jefe / Gerente o Director de Dirección Autoridad

Director Solicitante Técnica de Planificación Administrativa Superior
Concejo Municipal conoce

Recibe y revisa
Recibe Recibe el o los proyectos
Expediente físico presentados ysu
Inicio documentos. Expediente. documentación de
y digital.
respaldo
Elabora Oficio de Coordina la elaboración Traslada Expediente a Agenda en sesión del Aprueba el o los
Secretario Municipal,
Solicitud de Compra o de Perfil del Proyecto con Concejo Municipal para proyectos y la Modalidad
solicitando sea elevado a
Contratación y documentación de Consideración de Autoridad que este considere la de Compra para realizarla
Justificación. respaldo y anexos. Superior. aprobación del proyecto. por Fideicomiso.
Presenta Solicitud y Gestiona Instruye a Secretario

Justificación de Compra a Emite Resolución y
Constancia de Municipal para que emita
Director Técnico de Certificación de Resolución y certifique el
Planificación solicitando Asignación Puntos Resolutivos. o los puntos resolutivos.
Perfil del Proyecto. Presupuestaria.
Integra Expediente con Traslada Expediente a

Perfil del Proyecto y Presidente de Comité
Constancia de Asignación Técnico de Fideicomiso
Presupuestaria. FIDEMIXCO.
Traslada Expediente A
Recibe
al Área Solicitante
Expediente. para revisión.
Revisa que Perfil del

Proyecto cumpla con las
condiciones y
Recibe
especificaciones de lo Expediente.
requerido.
Traslada Expediente
revisado a Director Elabora Especificaciones
Técnico de Planificación Técnicas y documentos
para que continue relacionados.
proceso.
Integra a Expediente
Especificaciones Técnicas y
físicamente y en digital (CD).

proyecto físico y digital a
Superior.
241
Gerencia:
Compra Directa por Fideicomiso (Transparencia en el uso de
fondos públicos artículo 54)
Presidente de Comité Secretario Adjunto de

Comité Técnico
Técnico Fideicomiso
Entran a conocer los

Recibe proyectos aprobados
Expediente. por el Concejo
Municipal.
Aprueban realizar el
Agenda en sesión del Comité
Técnico para dar a conocer o los proyectos por
los proyectos aprobados por
el Concejo Municipal.
medio de
Fideicomiso.

de Fideicomiso para que emita Emite Resolución,
Resolución, certifique el o los Certificación de Puntos
puntos resolutivos y notifique Resolutivos y Notificación
a los Miembros de la Junta de y adjunta a Expediente.
Licitación.
Remite
Recibe
Expediente a
Expediente.
Comité Técnico.
Recibe Constancia
de Publicación e
integra a
Expediente.
Coordina la obtención de ofertas

firmes de forma directa de
empresas dedicadas y autorizadas
para comercializar los productos
requeridos de forma directa (Acción
que puede realizarce a traves de
Guatecompras o de forma directa).
Reciben Ofertas
presentadas.
Revisan que la Ofertas

cumplan con las
caracteristicas técnicas de
lo solicitado.
242
Gerencia:
Comité Técnico Usuario Comprador Hijo Asesor Legal Empresa Adjudicada
Fideicomiso
Trasladan respuestas a
Usuario Comprador Hijo Recibe notificación, Recibe
Recibe
Operador de Bases para documentos y Notificación y
que se publique en Expediente. Expediente digital.
Guatecompras.
Expediente.
Califican las Ofertas

deacuerdo a la conveniencia
Emite Acta de Resolución Ingresa con su Suscribe el Contrato dentro del
plazo de 5 días hábiles contados a
y Certificación de Punto
del precio unitario y total,
Resolutivo y adjunta a usuario al Sistema partir de la aprobación de la
adjudicación definitiva por el Comité
calidad, entrega y demas
condiciones de compra. Expediente. Guatecompras. Técnico de Fideicomiso. (ART. 33
RAF FIDEMIXCO)
Notifica a Usuario Solicita Fianza de Cumple con Fianza

Intengran las Efectua Cumplimiento de Contrato
Comprador Hijo y requerida por el
Ofertas a traslada Expediente
Publicación a Empresa Adjudicada en
cumplimiento de
el Evento. (ART. 50 RAF
Expediente. para publicación. Solicitada. FIDEMIXCO) Contrato.
Imprime Constancia Recibe Fianza de Traslada Fianza de

Adjudica la de Publicación del Cumplimiento de Contrato Cumplimiento de
compra directa. Sistema por parte de Empresa Contrato a Asesor
Guatecompras. Adjudicada.
Legal.
Autoriza la Recibe Expediente Traslada Expediente y

Traslada Expediente con
contratación directa Contrato y Fianza a
y Constancia de Constancia de Publicación Secretario Adjunto de
con la Empresa Publicación del Sistema Fideicomiso para su
Adjudicada. Guatecompras. aprobación.
adjunta.
Notifica a Asesoría Jurídica para que
Secretario Adjunto de sea suscrito el Contrato Si fuere
Fideicomiso para emisión de aplicable. Si no fuere aplicable
Acta de Resolución y suscripción de contrato, traslada
Certificación de Punto Expediente a Comité Técnico y
Resolutivo. continua proceso en paso 75.

para que coordine publicación Recibe
en Guatecompras, y Gestione
Contrato si Fuere aplicable.
Expediente.

Aprueba el Comité Técnico para que
Contrato. proceda a la aprobación del
Contrato.
243
Gerencia:
Compra Directa por Fideicomiso (Transparencia en el uso de
fondos públicos artículo 54)
Comité Técnico Usuario Comprador Hijo
Fideicomiso
Recibe Recibe
Dicta Resolución. Expediente. Expediente.
Instruye a Secretario Adjunto de Fideicomiso
que Elabore Resolución y Certificación de Elabora Resolución Contrato y Aprobación de
Punto Resolutivo y gestione Nombramiento
de Supervisor del proyecto por parte de la Dictada y Certificación Contrato y Nota de Envió de
Contrato a la Contraloría
Autoridad Superior de la Municipalidad de
Mixco (si se tratase de obras). de Punto Resolutivo.
General de Cuentas.
Gestiona
Imprime Constancia
Nombramiento de
de Publicación y
Supervisor del adjunta a Expediente.
proyecto.
Notifica la Aprobación Traslada Expediente a

del Contrato a la Comité Técnico de
Empresa Adjudicada. Fideicomiso.
Reproduce copia de D
Contrato Aprobado y
Aprobación.
Envía copia del

Contrato Aprobado a
Cuentas.
Adiciona Contrato
a Expediente.
Traslada
Expediente.
244
Gerencia:
Compra Directa por Fideicomiso (Transparencia en el uso de fondos públicos

artículo 54)
Comité Técnico/
Comité Técnico Empresa Adjudicada Encargado de Almacén
Empresa Adjudicada
Se presentan en
Reciben el lugar y fecha
Recibe Expediente
Notificación. acordada para la
recepción.
Si la Compra es por bienes o

materiales Notifica a la
Empresa Adjudicada para la
entrega del bien o suministro.
Proceden a la
recepción de los
bienes, materiales
o suministros.
Faccionan Acta para

constancia de
recepción
satisfactoria.
Están de
acuerdo
SI NO
Reciben
Solicitan que
trabajos extras
o
y otorga plazo
suministros
Si están de acuerdo Recibe los bienes,

indican al Encargado de
materiales o
Almacén que puede
proceder a la recepción suministros con el
de bienes, materiales. formulario respectivo.
Reciben Factura e
integran Expediente
de Pago.
245
Gerencia:
Supervisores de la
Secretario Adjunto de Supervisor de la Municipalidad de Mixco
Comité Técnico Empresa Adjudicada
Fideicomiso Municipalidad de Mixco y de la Empresa
Adjudicada
Trasladan Expediente Notifica del Autorización para la
Recibe Contraloría General de
Técnico para que apruebe la
a Director de DAFIM Nombramiento al Recibe Solicitud.
decisión o prescinda de la
para gestión de Pago. Nombramiento. Cuentas de la o las bitácoras
negociación. (Art 30
Supervisor. correspondientes del
proyecto.
Reglamento de Fideicomiso)
Si la contratación es Emite Oficio de la entidad

por obras la Compra Adjudicada que inicie con
Directa sera por lo establecido en el
ausencia de Ofertas. Contrato.
Contrato.
Traslada Oficio a
Reciben Ofertas Supervisor de la
Recibe Oficio.
Presentadas. Municipalidad de
Mixco
Analizan aspectos relevantes de las

msimas: Propuesta técnica,
Dejan en Acta
metodología de trabajo, capacidad
economica, financiemiento, equipo a
constancia del
utilizar, precio unitario y total y
demas criterios de calificación que
inicio de los
aplique.
trabajos.
Si la Compra es para
Adjudica la Contratación de Servicios Tramita Expediente de Supervisa
contrataciòn Notifica del Anticipo y ejecución de la
Nombramiento al Estimaciones de Pago.
directa. Supervisor.
obra.
Autoriza la Traslada copia de

Notificación de Recibe Recibe Solicitud.
contratación directa
con la Empresa Nombramiento al Nombramiento.
Adjudicada. área solicitante.
Coordinan la Solicitud de Emite Oficio de la entidad

Remiten Expediente a Solicita a la Empresa Autorización para la contratista en la cual
Secretario Adjunto de Adjudicada que inicie con Contraloría General de
Fideicomiso para emisión de expresa su anuencia en
lo establecido en el Cuentas del Libro de Actas si
Acta de Resolución y corresponde según el tipo de cuanto al inicio del
Contrato.
Certificación de Punto servicio contratado. Contrato.
Resolutivo.
Traslada Oficio a
Intruye a Secretario adjunto Supervisor de la
para que gestione Contrato y Recibe Oficio.
efectuar pasos del 50 al 75 y Municipalidad de
notifique del Nombramiento al Mixco.
Supervisor.
Supervisan
ejecución del
Contrato.
246
Gerencia:
Compra Directa por Fideicomiso (Transparencia en el uso
de fondos públicos artículo 54)
Supervisor de la
Autoridad Superior Miembros Nombrados
Tramita Estimaciones de
Pago y rinde Informes a Recibe Informe Reciben
la Autoridad que lo
nombro.
Pormenorizado. Nombramiento.
Al concluir, para la recepción Notifica a Funcionarios Elaboran Informe

y liquidación de la obra o de la Comisión Pormenorizado y
servicio, rinde Informe
Pormenorizado a la Receptora y Acta de
Municipalidad de Mixco. Liquidadora. Finalización.
Procede a realizar la
liquidación del contrato según
lo establecido en el capítulo 7
FIDEMIXCO.
Fin
247
Gerencia:
Dirección:
Manual

Municipal Compras y Contrataciones Contrataciones No aplica
NOMBRE DEL PROCESO

Concurso de Cotización por Fideicomiso (Transparencia en el uso de fondos públicos artículo 54)
01.02.05.02.03. X Marzo, 2013 13 D H M S
02.06 66 4 57 0
Este proceso tiene por objeto especificar los pasos a seguir en el concurso de cotización por fideicomiso (transparencia en
el uso de fondos públicos artículo 54).
d. Reglamento de Administración del Fideicomiso FIDEMIXCO.
Normas:
Usuarios:
Requisitos previos:
Ninguno.
Definiciones:
a. Plicas:
Es un arreglo por el cual un tercero desinteresado, llamado el tenedor de las Plicas, retiene documentos legales y
también los fondos a favor de un comprador y un vendedor los distribuye de acuerdo con las instrucciones del comprador
y del vendedor.
b. Guatecompras:
c. LCE:
d. RLCE:
e. RAF FIDEMIXCO:
248
f. Normas Generales de Control Interno Gubernamental:

D H M S
Elabora Oficio de Solicitud de  Oficio de
Solicitud de
1. Compra o Contratación y 0 0 30 0
Compra o
Área Solicitante
 Justificación
Planificación solicitando Perfil
del Proyecto.
Perfil del Proyecto con  Perfil del
4. 10 0 0 0
documentación de respaldo y Proyecto
anexos.
5. 1 0 0 0 Técnica de
Planificación
Asignación
Asignación Presupuestaria.
Presupuestaria
7. 0 0 5 0
9. 0 0 30 0
especificaciones de lo Jefe / Gerente o
requerido. Área Solicitante
Traslada Expediente revisado a  Perfil del
Director Técnico de Proyecto
10. 0 0 5 0
Planificación para que continue
proceso.
Elabora Bases Generales y

12. 0 0 30 0
Integra a Expediente Bases  Bases
Generales y documentos Director de Dirección Generales
Dirección Técnica de
relacionados físicamente y en Planificación
Planificación
digital (CD).
proyecto físico y digital a  Expediente
14. 0 0 5 0
Autoridad Administrativa Físico y Digital
Superior.
Recibe y revisa Expediente Autoridad Gerencia Municipal o
15. 0 1 0 0
físico y digital. Administrativa Alcaldía Municipal
249
Traslada Expediente a Superior
16. solicitando sea elevado a 0 0 5 0
Superior.
Municipal para que este Secretario Municipal Secretaría Municipal
18. 0 0 10 0
proyecto.
19. los proyectos presentados y 1 0 0 0
su documentación de respaldo.
realizarla por Fideicomiso.
21. 0 5 0 0
resolutivos.
Emite Resolución y
22. Certificación de Puntos 0 3 0 0  Resolución
Resolutivos.  Certificación de
Traslada Expediente a Puntos
23. Resolutivos
Presidente de Comité Técnico 0 0 5 0
Presidente de
Técnico para dar a conocer Comité Técnico
25. 0 0 10 0
los proyectos aprobados por el
Concejo Municipal.
Municipal.
Fideicomiso.
Comité Técnico
Instruye a Secretario Adjunto FIDEMIXCO
28. 0 5 0 0
puntos resolutivos y notifique a  Resolución
los Miembros de la Junta de
Puntos
Cotización. Resolutivos
Emite Resolución, Certificación  Notificación
29. 0 3 0 0
Notificación y adjunta a Secretario Adjunto
Expediente. de Fideicomiso
Notifica a Usuario Comprador
30. 0 0 20 0
Hijo Operador de Bases para
250
que publique en Fase de
Proyecto de Bases en
Secretario Adjunto
Guatecompras y le remite de Fideicomiso
Expediente digital (bases
digitales).
Recibe documentos y
31. Expediente digital (bases 0 0 5 0
digitales).
 Expediente
32. 0 0 5 0 Físico y Digital
Crea bases y publica proyecto
33. 0 1 0 0 Usuario Comprador
de bases.
Hijo Operador de
Imprime Constancia de Bases
Guatecompras.
Traslada Constancia de
Publicación del Sistema  Constancia de
35. 0 0 5 0
Guatecompras a Comité Publicación
36. Publicación e integra a 0 0 5 0 Comité Técnico
Expediente.
Revisa en Guatecompras
durante el plazo para
37. 5 0 0 0
presentación de
observaciones. FIDEMIXCO
Usuario Comprador
Notifica a Comité Técnico para
38. 0 0 20 0 Hijo Operador de
que coordine respuesta. Bases
De no haber observaciones
notifica a Comité Técnico para
39. 0 0 5 0
que continúe proceso con paso
47.
Conoce observaciones y
41. 1 0 0 0
coordina respuestas.
Comité Técnico
Trasladan respuestas a Usuario
 Notificación
Comprador Hijo Operador de
42. 0 1 0 0
Bases para que se publique en
Guatecompras.
Publica documentación de
43. 0 1 0 0
respuestas.
Imprime Constancias de
44. Publicación de respuestas del 0 0 5 0 Usuario Comprador
Sistema Guatecompras. Hijo Operador de
Traslada Constancia de Bases
Publicación del Sistema  Constancia de
45. 0 0 5 0
Guatecompras a Comité Publicación
Expediente.
251
Autoriza el inicio del
47. 0 0 20 0
procedimiento.
Aprueba todos los documentos
48. 0 0 20 0
relacionados al proyecto.
Solicita Usuario Comprador Comité Técnico
Hijo Operador de Bases
49. preparar y adjuntar 0 0 10 0
documentos digitales en el
Recibe Solicitud y expediente
50. digital CD (bases definitivas y 0 0 5 0  Solicitud
documentos digitales).
Ingresa al NOG determinado
51. 0 0 5 0
en el Sistema Guatecompras.
Adjunta bases definitivas y
52. Usuario Comprador
documentos digitales en el 0 1 0 0
Hijo Operador de
Sistema Guatecompras. Bases
Indica a Usuario Comprador
Hijo Autorizante que se
adjuntaron documentos y que
53. 0 0 5 0
las bases en el Sistema de
Guatemompras se encuentran
en fase de bases preparadas. FIDEMIXCO
54. 0 0 5 0
Revisa en el sistema que
55. documentos publicados 0 0 30 0
correspondan.
Publica concurso público para
56. 0 1 0 0
presentación de ofertas. Usuario Comprador
Imprime Constancia de Hijo Autorizante de
57. Publicación de Concurso en el 0 0 5 0 Bases
Publicación de Concurso a  Constancia de
58. Secretario Adjunto de 0 0 5 0 Publicación de
Fideicomiso para integrar a Concurso
Expediente.
59. Publicación de Concurso e 0 0 5 0
Secretario Adjunto
Notifica a Miembros de Junta
de Fideicomiso
60. de Cotización para la recepción 0 0 20 0
de ofertas.
61. Remite Expediente. 0 0 5 0
 Notificación
62. Reciben y analizan Expediente. 0 4 0 0
Se reunén en el lugar, fecha y
63. hora indicada para la recepción 0 0 30 0
Miembros
de oferta. Junta de Cotización
Nombrados
De existir ausencia de ofertas  Acta
64. la Junta suscribirá el Acta 0 3 0 0 correspondient
e
252
Correspondiente y lo hará del
conocimiento del Comité
Técnico de Fideicomiso para
prorrogar el plazo. Art. 28 RAF
FIDEMIXCO
Transcurrido el plazo de 30
65. minutos proceden a la 0 0 30 0
Apertura de Plicas. Art 24 LCE.
Elabora Acta de Recepción de  Acta de
Recepción de
Ofertas y Apertura de Plicas
66. 0 3 0 0 Miembros Ofertas y
indicando todo lo actuado. Junta de Cotización Apertura de
Nombrados
(Art. 19 RAF FIDEMIXCO) Plicas
67. Elabora Lista de Oferentes. 0 1 0 0
 Lista de
Adiciona documentos al Oferentes
68. 0 0 30 0
Expediente.
Remite Acta de Recepción de
Ofertas y Apertura de Plicas a  Acta de
Recepción de
69. 0 0 20 0 Ofertas y
Autorizante de Bases para Apertura de
publicarla en el Sistema Plicas
Guatecompras.
Recibe Acta de Recepción de
70. Ofertas y Apertura de Plicas y 0 0 5 0  Acta de
Listado de Oferentes. Recepción de
Ofertas y
Publica en el Sistema de Apertura de
Guatecompras el Acta de Plicas
71. Recepción de Ofertas y 0 1 0 0  Listado de
Apertura de Plicas y Listado de Usuario Comprador Oferentes
Oferentes. Hijo Autorizante de FIDEMIXCO
Imprime Constancias de 0 0 15 0 Bases  Constancias de
72.
Publicaciones efectuadas. Publicaciones
Traslada Acta de Recepción de  Acta de
Recepción de
Ofertas y Apertura de Plicas,
Ofertas y
73. Listado de Oferentes y 0 0 10 0 Apertura de
Constancia de Publicación a Plicas
Junta de Cotización.  Listado de
Oferentes
Recibe documentos e integra a
Expediente. Publicación
Durante el plazo establecido, la
Junta procederá a solicitar las
75. aclaraciones, muestras y 15 0 0 0
efectuar la Calificación de las
ofertas.
76. Adjudica Oferente. 1 0 0 0 Miembros Junta de
Nombrados Cotización
Faccionan Acta de Calificación  Acta de
y si Procede Adjudicación en el Calificación y si
77. plazo establecido en las Bases 0 0 30 0 Procede
de Cotización e integra a Adjudicación
Expediente.
Notifica al Usuario Comprador
78. Hijo (Autorizante) para que 0 0 30 0
Publicación
253
GUATECOMPRAS el Acta de
Adjudicación. Miembros Junta de
Traslada Expediente completo Nombrados Cotización  Expediente
79. a Usuario Comprador Hijo 0 0 5 0 completo
Recibe Notificación y  Notificación
80. 0 0 5 0
Publica el Acta de Calificación y  Acta de
Calificación y si
81. si Procede Adjudicación en el 0 0 15 0
Procede
portal de Guatecompras. Adjudicación
82. 0 0 5 0
Publicación.  Constancia de
Remite Constancia de Publicación
83. Publicación a la Junta de 0 0 5 0
Cotización. Usuario Comprador
Revisa dentro del plazo de 5 Hijo Autorizante de FIDEMIXCO
Bases
días calendario después de la
publicación del Acta de
84. 5 0 0 0
Calificación y si procede
Adjudicación en Guatecompras
si existen inconformidades.
Notifica a la Junta de  Notificación
Cotización para que respondan
85. a las inconformidades en 0 0 20 0
Guatecompras (Art. 29 RIF
FIDEMIXCO).
Responde las inconformidades  Oficio de
Respuestas de
presentadas, las que deberán
las
87. ser publicadas en el plazo 1 0 0 0 Inconformidad
Miembros
establecido del RAF Nombrados
Junta de Cotización  Documentos
FIDEMIXCO Art. 29. de
Respuestas
Traslada Oficio de Respuestas  Constancia de
88. de las Inconformidades y 0 0 5 0 Publicación de
Documentos de Respuestas. Respuestas
Recibe Oficio de Respuestas y
89. 0 0 5 0
Documentos de Respuestas.
90. inconformidades en 1 0 0 0
Guatecompras.
Imprime Constancia de Usuario Comprador
91. 0 0 5 0 Hijo Autorizante de FIDEMIXCO
Publicación de Respuestas. Bases
Traslada Documentos de  Documentos de
Respuestas
92. Respuesta y Constancia de 0 0 5 0
 Documentos de
Publicación de Respuestas. Respuestas
Respuesta y Constancia de Miembros
93. 0 0 5 0 Nombrados
Publicación de Respuestas y
adjuntan a Expediente.
254
94. 0 1 0 0 Miembros
Nombrados Junta de Cotización  Informe
Informe y adjunta a
Expediente.
95. 0 0 5 0
Presidente de Comité Técnico.
Somete Expediente a Presidente de
97. Consideración de Comité 0 0 5 0 Comité Técnico
Técnico.
Comité Técnico
98. 0 5 0 0
Aprueba/Imprueba lo actuado.
Si aprueba lo actuado continua
99. 0 0 5 0 FIDEMIXCO
paso 106.
Si Imprueba lo actuado Comité Técnico
traslada Expediente a la Junta
de Cotización para su revisión
100. 0 0 5 0
con las observaciones
formuladas. (Art. 30 RAF
FIDEMIXCO)
102. Revisa la Evaluación. 0 5 0 0
La Junta de Cotización con
base a las observaciones
formuladas por el Comité
103. Técnico, podrá confirmar, 0 1 0 0
revocar o modificar su decisión
original en forma razonada.
(Art. 30 RAF FIDEMIXCO).
Adjudica conforme a lo Miembros
Nombrados
establecido en las Bases
104. 0 0 30 0
Generales y RAF FIDEMIXCO
que correspondan.
Suscriben Acta y coordinan su  Acta
105. 0 3 0 0
publicación en Guatecompras.
Traslada Expediente Comité
Técnico para que dicte la
106. resolución que en derecho 0 0 5 0
corresponda. (Art. 30 RAF
FIDEMIXCO).
108. Dicta la resolución. 0 1 0 0
Secretario Adjunto de Comité Técnico
109. Fideicomiso para que elabore 0 0 5 0 FIDEMIXCO
Acta y Certifique Punto
Resolutivo.
Secretario Adjunto
111. Elabora Acta y Certifica Punto 0 3 0 0 de Fideicomiso  Acta
255
Resolutivo y adjunta a
Secretario Adjunto  Certificación de
Expediente.
de Fideicomiso Punto Resolutivo
Publica Certificación de Punto
Resolutivo y Notifica
del Evento en el portal de Hijo Autorizante de
Guatecompras. (Art 15 y 30 Bases FIDEMIXCO
RAF FIDEMIXCO).
115. Secretario Adjunto de 0 0 5 0
Fideicomiso.
Notifica a Asesoría Jurídica Secretario Adjunto
117. para que sea suscrito el 0 0 20 0 de Fideicomiso
Contrato correspondiente.  Notificación
Suscribe el Contrato dentro
del plazo de 5 días hábiles
 Contrato
definitiva por el Comité
Técnico de Fideicomiso. (ART. Asesor Legal Asesoría Jurídica
33 RAF FIDEMIXCO)
Solicita Fianza de
Cumplimiento de Contrato a
120. Empresa Adjudicada en el 0 0 10 0
Evento. (ART. 50 RAF
FIDEMIXCO)
Cumple con Fianza requerida
121. por el cumplimiento de 1 0 0 0
Contrato.
Traslada Fianza de
 Fianza de
Cumplimiento de
Asesor Legal. Contrato
Empresa Adjudicada.
124. 0 0 5 0
Adjunto de Fideicomiso para
su aprobación.
Somete a consideración del Secretario Adjunto

126. 1 0 0 0
proceda a la aprobación del FIDEMIXCO
 Aprobación de
Contrato. Contrato
127. Aprueba el Contrato. 0 0 15 0
Comité Técnico
256
de Fideicomiso que gestione
Nombramiento de Supervisor
129. 0 0 30 0 Comité Técnico
Gestiona Nombramiento de  Nombramiento
131. 1 0 0 0
Elabora Resolución y  Resolución
Punto
Resolutivo. Resolutivo
Secretario Adjunto
Adjudicada. de Fideicomiso
134. 0 0 5 0
Envía copia del Contrato Aprobación de
135. Aprobado a Contraloría 0 0 20 0 Contrato
General de Cuentas.  Contrato
Adiciona Contrato a
136. 0 0 5 0
Expediente.
137. Traslada Expediente. 0 0 5 0 FIDEMIXCO
139. Contrato y nota de envió de 0 0 20 0
General de Cuentas. Hijo Autorizante de
Bases
Expediente.  Constancia de
Traslada Expediente a Comité Publicación
141. 0 0 5 0
Traslada Expediente a Comité Técnico
Fideicomiso para Notificación.
Notifica al Área Solicitante del

Secretario Adjunto
proyecto para que se coordine de Fideicomiso
145. con el Supervisor nombrado el 0 0 20 0
inicio de la ejecución del  Notificación
contrato.
Jefe / Gerente o
Solicita Oficio de la Empresa Director Solicitante/  Oficio de
Área Solicitante
Supervisor de la Solicitud de
Adjudicada en la cual nombra
147. 0 0 10 0 Municipalidad de Supervisor de
al Supervisor Residente Mixco la Empresa
(cuando son obras). Adjudicada
257
Tratándose de compra de
bienes solicita a Comité Jefe / Gerente o
Director Solicitante/
Técnico la gestión de Área Solicitante
148. 0 0 10 0 Supervisor de la
Nombramiento de Supervisor y Municipalidad de
de la Comisión Receptora y Mixco
Liquidadora.
Gestiona el Nombramiento de
 Nombramiento
Liquidadora y remite a Comité Técnico FIDEMIXCO
150. 0 0 20 0 s
Fideicomiso para su
notificación.
Si la Cotización es por bienes o
materiales Notifica de los
Secretario Adjunto
151. Nombramientos al Supervisor y 0 0 20 0 FIDEMIXCO
de Fideicomiso
a la Comisión Receptora y
Liquidadora.
Los Funcionarios nombrados
se presentan en el lugar y Supervisor de la Supervisores de la
fecha acordada para la Mixco/Comisión Mixco/ Comisión
recepción. Receptora y Receptora y
Proceden a la recepción de los Liquidadora Liquidadora
suministros.
Faccionan Acta para
155. constancia de recepción 0 0 30 0
satisfactoria.
Si están de acuerdo, reciben
suministros.
Si no están conformes, Miembros Comisión Receptora  Faccionamiento
solicitan que se realicen los Nombrados y Liquidadora de Acta
157. 0 0 10 0
cambios o trabajos extras y
otorga plazo.
158. 0 0 5 0
Recibe los bienes, materiales
159. o suministros con el formulario 0 4 0 0
respectivo.
Comisión Receptora y Miembros Comisión Receptora
Liquidadora integra el Nombrados/ y Liquidadora/  Notificación de
160. Expediente de solicitud de 0 0 20 0 Supervisor de la Supervisor de la Nombramiento
pago conjuntamente con el Municipalidad de Municipalidad de  Nombramiento
Mixco Mixco
Supervisor.
Contratación de Obras Notifica Secretario Adjunto
161. 0 0 20 0 FIDEMIXCO
del Nombramiento al de Fideicomiso
Supervisor.
258
Contraloría General de Cuentas
de la o las bitácoras
correspondientes del proyecto. Supervisores de la Supervisores de la
164. (Oficio de la empresa y del 0 0 20 0
Supervisor del proyecto, Mixco y de la Mixco y de la
 Solicitud
adjunta constancia de
Colegiado activo, copia de
contrato y aprobación de
obras).

166. 0 0 15 0 Empresa Adjudicada Empresa Adjudicada
su anuencia en cuanto al inicio
del Contrato.
 Oficio
167. Traslada Oficio a Supervisor de 0 0 20 0
Mixco Mixco
Dejan en Acta constancia del Supervisores de la Supervisores de la
169. 0 0 20 0
 Acta
170. Supervisa ejecución de la obra. 1 0 0 0 Empresa Adjudicada Empresa Adjudicada

 Estimaciones de
Pago
Mixco Mixco
172. 0 0 20 0
Notifica del Nombramiento al  Notificación de
Secretario Adjunto
FIDEMIXCO Nombramiento
Traslada copia de Notificación  Nombramiento
173. de Nombramiento al área 0 0 5 0
solicitante.
Autorización para la Supervisores de la Supervisores de la
Contraloría General de Cuentas Municipalidad de Municipalidad de  Solicitud
176. 0 0 10 0
del Libro de Actas si Mixco y de la Mixco y de la
177. Recibe Solicitud. 0 0 5 0 Empresa Adjudicada Empresa Adjudicada
259
178. 0 0 15 0
del Contrato.
179. 0 0 20 0  Oficio
Mixco Mixco
Tramita Estimaciones de Pago  Estimaciones de
182. y rinde Informes a la Autoridad 0 0 30 0 Pago
Al concluir para la recepción y Municipalidad de Municipalidad de
liquidación de la obra rinde Mixco Mixco  Informe
183. 0 1 0 0
Informe Pormenorizado a la Pormenorizado
184. Recibe Informe
0 0 5 0
Pormenorizado.
185. Comisión Receptora y 0 0 20 0  Nombramiento
Liquidadora.
186. Reciben Nombramiento. 0 0 5 0
Elaboran Informe
Finalización.
Miembros Comisión Receptora  Informe
Procede a realizar la Nombrados y Liquidadora Pormenorizado
liquidación del contrato según Acta de
188. lo establecido en el capítulo 7 1 0 0 0 Finalización
FIDEMIXCO.

Fecha: Mayo, 2013 Mayo, 2013 Julio, 2013
Nombre: Maritza Vásquez Arq. Ana Beatriz Méndez Lic. Otto Pérez Leal
y Métodos
Modificación: Organización y
Contenido de la Rediseño del Procedimiento Métodos
Modificación: Fundamento Jurídico  Asesoría Alcaldía
Normas
páginas:
260
Gerencia:
Concurso de Cotización por Fideicomiso (Transparencia en el uso de fondos públicos artículo

54)

Recibe
Inicio documentos.
Recibe y revisa
Recibe el o los proyectos
Expediente. documentación de
Elabora Oficio de Coordina la elaboración
y digital.
respaldo
Solicitud de Compra o de Perfil del Proyecto con
Contratación y documentación de
Justificación. respaldo y anexos.
Traslada Expediente a Agenda en sesión del Aprueba el o los

Concejo Municipal para proyectos y la Modalidad
Consideración de Autoridad que este considere la de Compra para realizarla
Presenta Solicitud y Gestiona Superior. aprobación del proyecto. por Fideicomiso.
Justificación de Compra a
Constancia de
Planificación solicitando Asignación
Emite Resolución y Instruye a Secretario
Municipal para que emita
Certificación de Resolución y certifique el
Puntos Resolutivos. o los puntos resolutivos.
Integra Expediente con
Perfil del Proyecto y
Constancia de Asignación
Presupuestaria.
Presidente de Comité
Técnico de Fideicomiso
FIDEMIXCO.
Traslada Expediente
Recibe

condiciones y
Recibe
requerido.
Traslada Expediente
Elabora Bases
revisado a Director
Técnico de Planificación
Generales y
para que continue documentos
proceso. relacionados.
Bases Generales y
fisicamente y en digital
(CD).

Superior.
261
Gerencia:
Concurso de Cotización por Fideicomiso (Transparencia en el uso de fondos
públicos artículo 54)
Presidente de Comité Secretario Adjunto de Usuario Comprador Hijo

Comité Técnico
Técnico Fideicomiso Operador de Bases
Entran a conocer los Emite Resolución, Recibe documentos

Recibe proyectos aprobados Certificación de Puntos
y Expediente digital
Expediente. por el Concejo Resolutivos y Notificación
(bases digitales).
Municipal. y adjunta a Expediente.
Agenda en sesión del Comité Notifica a Usuario Comprador Hijo Ingresa con su
Técnico para dar a conocer o los proyectos por Operador de Bases para que
publique en Fase de Proyecto de usuario al Sistema
los proyectos aprobados por medio de Bases en Guatecompras y le remite
el Concejo Municipal. Expediente digital (bases digitales). Guatecompras.
Fideicomiso.

de Fideicomiso para que emita Crea bases y
puntos resolutivos y notifique publica proyecto
a los Miembros de la Junta de
Cotización.
de bases.
Imprime Constancia
de Publicación del
Sistema
Guatecompras.
Recibe Constancia Traslada Constancia de

de Publicación e Publicación del Sistema
integra a Guatecompras a Comité
Expediente.
presentación de
observaciones.
Notifica a Comité
Recibe Técnico para que
Notificación. coordine
respuesta.
Conoce De no haber
observaciones y observaciones notifica a
Comité Técnico para que
coordina continue proceso con
respuestas. paso 47.
262
Gerencia:
Usuario Comprador Hijo Usuario Comprador Hijo Secretario Adjunto de

Comité Técnico Miembros Nombrados
Operador de Bases Autorizante de Bases Fideicomiso
Trasladan respuestas a Recibe Constancia Ingresa al NOG Recibe Constancia de Reciben y

de Publicación e determinado en el Publicacion de
Operador de Bases para analizan
que se publique en integra a Sistema Concurso e integra a
Guatecompras. Expediente. Guatecompras. Expediente. Expediente.
Publica Autoriza el inicio Revisa en el sistema Notifica a Miembros de Se reunén en el lugar,

que documentos Junta de Cotización fecha y hora indicada
documentación de del publicados para la recepción de para la recepción de
respuestas. procedimiento. correspondan. ofertas. oferta.
Imprime Constancias Aprueba todos los Publica concurso De existir ausencia de ofertas la
de Publicación de documentos público para Remite Junta suscribirá el Acta

respuestas del Sistema relacionados al presentarcion de Expediente. conocimiento del Comité Técnico de
Fideicomiso para prorrogar el plazo.
Guatecompras.
proyecto. ofertas. Art. 28 RAF FIDEMIXCO
Traslada Constancia de Solicita Usuario Comprador Imprime Constancia de Transcurrido el plazo

Hijo Operador de Bases de 30 minutos
Publicación del Sistema Publicacion de Concurso
preparar y adjuntar
Guatecompras a Comité documentos digitales en el en el Sistema proceden a la Apertura
Técnico de Fideicomiso. Sistema Guatecompras. Guatecompras. de Plicas. Art 24 LCE.
Recibe Solicitud y Traslada Constancia de

Publicacion de Concurso a
expediente digital CD Ofertas y Apertura de Plicas
(bases definitivas y indicando todo lo actuado.
Fideicomiso para integrar a
(Art. 19 RAF FIDEMIXCO)
documentos digitales). Expediente.
Ingresa al NOG Recibe Acta de Recepción

determinado en el de Ofertas y Apertura de Elabora Lista de
Sistema Plicas y Listado de Oferentes.
Oferentes.
Guatecompras.
Adjunta bases definitivas

Adiciona
y documentos digitales en Recepción de Ofertas y documentos al
Apertura de Plicas y Listado
el Sistema Guatecompras.
de Oferentes. Expediente.
Indica a Usuario Comprador Hijo

Imprime
Autorizante que se adjuntaron
documentos y que las bases en el
Constancias de Ofertas y Apertura de Plicas a
Usuario Comprador Hijo Autorizante
Sistema de Guatemompras se
encuentran en fase de bases
Publicaciones de Bases para publicarlas en el
preparadas. efectuadas.
263
Gerencia:
Concurso de Cotización por Fideicomiso
(Transparencia en el uso de fondos

Miembros Nombrados
Recibe
documentos e
C
integra a
Expediente.
Durante el plazo establecido,

la Junta procederá a solicitar
Traslada Acta de Recepción las aclaraciones, muestras y
de Ofertas y Apertura de efectuar la Calificación de las
Plicas, Listado de Oferentes y ofertas.
Constancia de Publicación a
Junta de Cotización.
Recibe
Notificación y Adjudica
Expediente Oferente.
completo.
Faccionan Acta de Calificación

Publica el Acta de
y si Procede Adjudicación en
Calificación y si Procede el plazo establecido en las
Adjudicación en el portal Bases de Cotización e integra
de Guatecompras. a Expediente.
Imprime Notifica al Usuario Comprador

Hijo (Autorizante) para que
Constancia de publique en el Portal de
Publicación. Calificación y si Procede
Adjudicación.
Remite Constancia de Traslada Expediente

Publicación a la Junta completo a Usuario
de Cotización. Comprador Hijo

Recibe
Notificación.
Responde las inconformidades

Licitación para que respondan
ser publicadas en el plazo
establecido del RAF
Guatecompras. (Art. 29 RIF
FIDEMIXCO Art. 29.
FIDEMIXCO)
264
Gerencia:

Usuario Comprador Hijo Presidente de Comité

Miembros Nombrados Comité Técnico
Autorizante de Bases Técnico
Publica Comité Técnico

Traslada Oficio de Aprueba/
respuestas de las Recibe y analiza
Respuestas de las Imprueba lo
inconformidades Expediente.
Inconformidades. actuado.
en Guatecompras.
Somete
Imprime Constancia Expediente a
Recibe
de Publicación de Consideración de
respuestas. Respuestas. Aprueba
Comité Técnico.
NO SI
Respuesta y Constancia Traslada
de Publicación de Expediente a la Si aprueba lo
de Publicación de Junta de actuado continua
Respuestas y adjuntan a
Respuestas. Cotización para su paso 106.
Expediente. revisión

Informe y adjunta a
Expediente.
Traslada Expediente
a Presidente de
Comité Técnico.
Recibe
Expediente.
Revisa la
Evaluación.
La Junta de Cotización con base a

las observaciones formuladas por el
Comité Técnico, podrá confirmar,
original en forma razonada. (Art. 30
RAF FIDEMIXCO).
265
Gerencia:
Secretario Adjunto de Usuario Comprador Hijo

Miembros Nombrados Comité Técnico Asesor Legal
Fideicomiso Autorizante
Adjudica conforme a lo establecido Traslada Expediente a Comité

en las Bases Generales y RAF
FIDEMIXCO que Recibe y analiza Técnico para que apruebe la
Recibe Expediente Recibe Expediente Recibe
decisión o Expediente
prescinda de la
correspondan.Suscriben Acta y
coordinan su publicación en Expediente. negociación. (Art 30
Guatecompras. Reglamento de Fideicomiso)

Traslada Expediente Comité Elabora Acta y Resolutivo y Notifica
resolución que en derecho
Dicta la Certifica Punto electrónicamente el resultado
partir de la aprobación de la
corresponda. (Art. 30 RAF resolución. Resolutivo y adjunta a del Evento en el portal de

Guatecompras. (Art 15 y 30
Técnico de Fideicomiso. (ART. 33
FIDEMIXCO). Expediente. RAF FIDEMIXCO).
RAF FIDEMIXCO)
Traslada Expediente a Solicita Fianza de

Secretario Adjunto de Traslada Expediente Cumplimiento de Contrato
Traslada
Fideicomiso para que a Secretario Adjunto a Empresa Adjudicada en
elabore Acta y Certifique Expediente. de Fideicomiso. el Evento. (ART. 50 RAF
Punto Resolutivo. FIDEMIXCO)
F
Recibe
Expediente.
Jurídica para que sea
correspondiente.
266
Gerencia:

Empresa Adjudicada Asesor Legal Comité Técnico
Recibe Fianza de
Cumplimiento de Contrato Recibe Recibe
F por parte de Empresa Expediente. Expediente.
Adjudicada.
Cumple con Fianza Traslada Expediente con Publica en Guatecompras

Contrato y Fianza a Aprueba el Contrato y Aprobación de
requerida por el del Comité Técnico para
Secretario Adjunto de Contrato y nota de envió de
cumplimiento de Fideicomiso para su
que proceda a la Contrato. Contrato a la Contraloría
Contrato. aprobación del Contrato. General de Cuentas.
aprobación.
Traslada Fianza de Imprime Constancia

Cumplimiento de Dicta Resolución. de Publicación y
Contrato a Asesor adjunta a Expediente.
Legal.
Instruye a Secretario Adjunto Traslada

Recibe Nombramiento de Supervisor Expediente a
Expediente. del proyecto por parte de la
Comité Técnico
Municipalidad de Mixco. de Fideicomiso.
Gestiona
Nombramiento de G
Supervisor del
proyecto.
Elabora Resolución
y Certificación de
Punto Resolutivo.
del Contrato a la
Empresa Adjudicada.
Reproduce copia de
Contrato Aprobado
y Aprobación.
Envía copia del

Contrato Aprobado a
Cuentas.
Adiciona Contrato
a Expediente.
Traslada
Expediente.
267
Gerencia:
Supervisor de la
Municipalidad de
Secretario Adjunto de Jefe / Gerente o
Comité Técnico Mixco/Comisión
Fideicomiso Director Solicitante
Receptora y
Liquidardora
Recibe Recibe Recibe

Reciben
Expediente. Expediente. Notificación.
Nombramientos.
Traslada Expediente a Notifica al Área Solicitante del Solicita Oficio de la

Empresa Adjudicada en la Los Funcionarios
Secretario Adjunto de proyecto para que se coordine
con el Supervisor nombrado el cual nombra al Supervisor nombrados se presentan
Fideicomiso para inicio de la ejecución del Residente (cuando son en el lugar y fecha
Notificación. contrato. obras). acordada para la
recepción.
bienes solicita a Comité Proceden a la
Recibe la Técnico la gestión de
recepción de los
Solicitud. Nombramiento de Supervisor
y de la Comisión Receptora y bienes, materiales
Liquidadora.
o suministros.
o materiales Notifica de los H
Liquidadora y remite a
Fideicomiso para su
Liquidadora.
notificación.
268
Gerencia:
Supervisores de la
Miembros Nombrados/
Miembros Nombrados Encargado de Almacén Supervisor de la
Adjudicada
Faccionan Acta para

constancia de
recepción
satisfactoria.
Están de
acuerdo
SI NO
Reciben
Solicitan que
trabajos extras
o
y otorga plazo
suministros
Si están de acuerdo Recibe los bienes, Comisión Receptora y Si la Cotización es para

indican al Encargado de Liquidadora integra el Contratación de Obras Recibe
materiales o
Almacén que puede Expediente de solicitud de Notifica del
proceder a la recepción suministros con el pago conjuntamente con el Nombramiento al Nombramiento.
de bienes, materiales. formulario respectivo. Supervisor. Supervisor.
Solicita a la Empresa Autorización para la
Adjudicada que inicie Contraloría General de
con lo establecido en Cuentas de la o las bitácoras
el Contrato. proyecto.
269
Gerencia:
Supervisor de la Municipalidad de Mixco Secretario Adjunto de Municipalidad de Mixco
Empresa Adjudicada
Municipalidad de Mixco y de la Empresa Fideicomiso y de la Empresa
Dejan en Acta Si la Cotización es para

constancia del Contratación de Servicios
Recibe Solicitud. Recibe Oficio. Notifica del
inicio de los Nombramiento al
trabajos. Supervisor.
Emite Oficio de la entidad Traslada copia de

Supervisa Notificación de
expresa su anuencia en ejecución de la Nombramiento al
Contrato.
obra. área solicitante.
Traslada Oficio a
Tramita Expediente de
Supervisor de la
Anticipo y
Municipalidad de Estimaciones de Pago.
Mixco.
Recibe
Nombramiento.
Adjudicada que inicie con Contraloría General de
Contrato. corresponde según el tipo de
Recibe Solicitud.

Contrato.
Traslada Oficio a
Supervisa
Supervisor de la
Recibe Oficio. ejecución del
Municipalidad de
Contrato.
Mixco.
la Autoridad que lo
nombro.
270
Gerencia:
Concurso de Cotización por Fideicomiso (Transparencia en el
uso de fondos públicos artículo 54)
Supervisor de la
Al concluir para la
recepción y liquidación de Recibe Informe
la obra rinde Informe
Reciben
Pormenorizado a la Pormenorizado. Nombramiento.
Notifica a Funcionarios Elaboran Informe

Recibe Informe de la Comisión Pormenorizado y
Pormenorizado. Receptora y Acta de
Liquidadora. Finalización.
FIDEMIXCO.
Fin
271
Gerencia:
Dirección:
Manual

Municipal Compras y Contrataciones Contrataciones No aplica
NOMBRE DEL PROCESO

Concurso de Licitación por Fideicomiso (Transparencia en el uso de fondos públicos artículo 54)
01.02.05.02.03. X Marzo, 2013 14 D H M S
02.07 66 5 17 0
Este proceso que tiene por objeto especificar los pasos a seguir en el concurso de licitación por fideicomiso (transparencia
en el uso de fondos públicos artículo 54).
d. Reglamento de Administración del Fideicomiso FIDEMIXCO.
Normas:
Usuarios:
Requisitos previos:
Ninguno.
Definiciones:
a. Plicas:
b. Guatecompras:
c. LCE:
d. RLCE:
e. RAF FIDEMIXCO:
272
f. Normas Generales de Control Interno Gubernamental:

D H M S
Elabora Oficio de Solicitud de  Oficio de
Solicitud de
1. Compra o Contratación y 0 0 30 0
Compra o
Área Solicitante
 Justificación
Planificación solicitando Perfil
del Proyecto.
Perfil del Proyecto con  Perfil del
4. 10 0 0 0
documentación de respaldo y Proyecto
anexos.
Planificación
Asignación
Asignación Presupuestaria. Presupuestaria.
7. 0 0 5 0
9. 0 0 30 0
Jefe / Gerente o
requerido. Director Solicitante
Área Solicitante
 Perfil del
Traslada Expediente revisado a Proyecto
10. 0 0 5 0
Planificación para que continúe
proceso.
Elabora Bases Generales y
12. 0 0 30 0
Integra a Expediente Bases  Bases
Generales y documentos Director de Dirección Generales
13. 0 1 0 0 Dirección Técnica de
relacionados físicamente y en Técnica de
Planificación
Planificación
digital (CD).
proyecto físico y digital a  Expediente
14. 0 0 5 0
Autoridad Administrativa Físico y Digital
Superior.
Autoridad
Recibe y revisa Expediente Gerencia Municipal o
15. 0 1 0 0 Administrativa
físico y digital. Superior
Alcaldía Municipal
Traslada Expediente a Autoridad Gerencia Municipal o

16. 0 0 5 0
Secretario Municipal, Administrativa Alcaldía Municipal
273
solicitando sea elevado a Superior
Superior.

Municipal para que este Secretario Municipal Secretaría Municipal
18. 0 0 10 0
proyecto.
19. los proyectos presentados y su 1 0 0 0
documentación de respaldo.
realizar la por Fideicomiso.
21. 0 5 0 0
resolutivos.
Emite Resolución y
22. Certificación de Puntos 0 3 0 0
Resolutivos.  Resolución
Secretario Municipal Secretaría Municipal  Certificación de
Traslada Expediente a Puntos
23. Presidente de Comité Técnico 0 0 5 0 Resolutivos
Presidente de
Técnico para dar a conocer Comité Técnico
25. 0 0 10 0
los proyectos aprobados por el
Concejo Municipal.
Municipal.
Fideicomiso.
Comité Técnico
FIDEMIXCO
28. 0 5 0 0
puntos resolutivos y notifique a
los Miembros de la Junta de
Licitación.
Emite Resolución, Certificación
29. 0 3 0 0
Notificación y adjunta a
 Resolución
Expediente.  Certificación de
Secretario Adjunto
Notifica a Usuario Comprador de Fideicomiso
Puntos
Hijo Operador de Bases para Resolutivos
 Notificación
30. que publique en Fase de 0 0 20 0
Proyecto de Bases en
Guatecompras y le remite
274
Expediente digital (bases Secretario Adjunto
digitales). de Fideicomiso
Recibe documentos y
 Expediente
31. Expediente digital (bases 0 0 5 0
Físico y Digital
digitales).
32. 0 0 5 0
Crea bases y publica proyecto
de bases.
Hijo Operador de
Imprime Constancia de Bases
Guatecompras.
Traslada Constancia de  Constancia de
Publicación del Sistema Publicación
35. 0 0 5 0
Guatecompras a Comité
Expediente.
37. 5 0 0 0
presentación de
observaciones.
Usuario Comprador
Notifica a Comité Técnico para
38. 0 0 20 0 Hijo Operador de
que coordine respuesta. Bases  Notificación
De no haber observaciones FIDEMIXCO
notifica a Comité Técnico para
39. 0 0 5 0
que continue proceso con paso
47.
Comité Técnico
Conoce observaciones y
41. 1 0 0 0
coordina respuestas.
Trasladan respuestas y
Documentos de Respuestas a
 Documentos de
42. Usuario Comprador Hijo 0 1 0 0
Respuestas
Operador de Bases para que
se publique en Guatecompras.
Publica Documentación de
Respuestas.
Hijo Operador de
Imprime Constancias de Bases
44. Publicación de respuestas del 0 0 5 0
Publicación del Sistema
45. 0 0 5 0
Guatecompras a Comité  Constancia de
Técnico de Fideicomiso. Publicación
46. Publicación e integra a 0 0 5 0
Expediente. Comité Técnico
Autoriza el inicio del
47. 0 0 20 0
procedimiento.
275
Aprueba todos los documentos
48. 0 0 20 0
relacionados al proyecto.
Coordina la Publicación del
evento en el Sistema
49. Guatecompras y en un diario 0 0 20 0
de mayor circulación. (Art. 17
Comité Técnico
RAF FIDEMIXCO)
Solicita Usuario Comprador
Hijo Operador de Bases
50. preparar y adjuntar 0 0 10 0
documentos digitales en el
Recibe Solicitud y expediente
51. digital CD (bases definitivas y 0 0 5 0  Solicitud
documentos digitales).
52. 0 0 5 0
Adjunta bases definitivas y
53. Usuario Comprador
documentos digitales en el 0 1 0 0
Hijo Operador de
Sistema Guatecompras. Bases
Indica a Usuario Comprador
Hijo Autorizante que se
adjuntaron documentos y que
54. 0 0 5 0
las bases en el Sistema de FIDEMIXCO
Guatemompras se encuentran
en fase de bases preparadas.
55. 0 0 5 0
Revisa en el sistema que
56. documentos publicados 0 0 30 0
correspondan.
Publica concurso público para
57. 0 1 0 0
presentación de ofertas. Usuario Comprador
Imprime Constancia de Hijo Autorizante de
58. Publicación de Concurso en el 0 0 5 0 Bases
Publicación de Concurso a  Constancia de
59. Secretario Adjunto de 0 0 5 0 Publicación de
Fideicomiso para integrar a Concurso
Expediente.
60. Publicación de Concurso e 0 0 5 0
Secretario Adjunto
Notifica a Miembros de Junta de Fideicomiso
61. de Licitación para la recepción 0 0 20 0
de ofertas.
62. Remite Expediente. 0 0 5 0
63. Reciben y analizan Expediente. 0 4 0 0
Se reunén en el lugar, fecha y Miembros
64. hora indicada para la recepción 0 0 30 0 Nombrados
de oferta.
276
Transcurrido el plazo de 30
65. minutos proceden a la 0 0 30 0
Apertura de Plicas. Art 24 LCE.
De existir ausencia de ofertas
la Junta suscribirá el Acta
Correspondiente y lo hará del  Acta
66. conocimiento del Comité 0 3 0 0 correspondient
Técnico de Fideicomiso para e
prorrogar el plazo. Art. 28 RAF
FIDEMIXCO
Elabora Acta de Recepción de  Acta de
Recepción de
Ofertas y Apertura de Plicas Miembros
67. 0 3 0 0
Nombrados
Junta de Licitación Ofertas y
indicando todo lo actuado. Apertura de
(Art. 19 RAF FIDEMIXCO) Plicas
68. Elabora Lista de Oferentes. 0 1 0 0

 Lista de
Adiciona documentos al Oferentes
69. 0 0 30 0
Expediente.
Ofertas y Apertura de Plicas a  Acta de
Recepción de
70. 0 0 20 0 Ofertas y
Autorizante de Bases para Apertura de
publicarla en el Sistema Plicas
Guatecompras.
Recibe Acta de Recepción de
71. Ofertas y Apertura de Plicas y 0 0 5 0  Acta de
Listado de Oferentes. Recepción de
Ofertas y
Publica en el Sistema de Apertura de
Guatecompras el Acta de Plicas
72. Recepción de Ofertas y 0 1 0 0  Listado de
Apertura de Plicas y Listado de Oferentes
Usuario Comprador
Oferentes. Hijo Autorizante de FIDEMIXCO
Imprime Constancias de 0 0 15 0 Bases  Constancias
73. Publicaciones efectuadas. de
Publicaciones
Traslada Acta de Recepción de
Ofertas y Apertura de Plicas,
74. Listado de Oferentes y 0 0 10 0
Constancias de Publicación a  Acta de
Junta de Licitación. Recepción de
Ofertas y
Recibe documentos e integra a Apertura de
75. 0 0 2 0
Expediente. Plicas
Durante el plazo establecido, la  Listado de
Oferentes
Junta procederá a solicitar las  Constancia de
76. aclaraciones, muestras y 15 0 0 0 Publicación
efectuar la Calificación de las
Miembros Junta de
ofertas.
Nombrados Licitación
77. Adjudica Oferente. 1 0 0 0
Faccionan Acta de Calificación  Acta de
y si Procede Adjudicación en el Calificación y si
78. plazo establecido en las Bases 0 0 30 0 Procede
de Licitación e integra a Adjudicación
Expediente.
277
Notifica al Usuario Comprador
publique en el Portal de  Notificación de
79. 0 0 30 0
GUATECOMPRAS el Acta de Publicación
Miembros Junta de
Calificación y si Procede Nombrados Licitación
Adjudicación.
Traslada Expediente completo  Expediente
80. a Usuario Comprador Hijo 0 0 5 0 completo
Recibe Notificación y  Notificación
81. 0 0 5 0
Publica el Acta de Calificación y  Acta de
Calificación y si
82. si Procede Adjudicación en el 0 0 15 0
Procede
portal de Guatecompras. Adjudicación
83. 0 0 5 0
Publicación.
84. Publicación a la Junta de 0 0 5 0
Licitación. Usuario Comprador  Constancia de
Revisa dentro del plazo de 5 Hijo Autorizante de FIDEMIXCO Publicación
Bases
días calendario después de la
publicación del Acta de
85. 5 0 0 0
Calificación y si procede
Adjudicación en Guatecompras
si existen inconformidades.
Notifica a la Junta de Licitación
para que respondan a las
Guatecompras. (Art. 29 RIF  Notificación
FIDEMIXCO)

presentadas, las que deberán  Oficio de
88. ser publicadas en el plazo 1 0 0 0 Miembros Respuestas de
Junta de Licitación las
establecido del RAF Nombrados
Inconformidad
FIDEMIXCO Art. 29.  Documentos
Traslada Oficio de Respuestas de Respuestas
89. de las Inconformidades y 0 0 5 0
Recibe Oficio de Respuestas y
90. 0 0 5 0
Guatecompras.
Imprime Constancia de  Constancia de
92. Publicación de Respuestas. 0 0 5 0 Usuario Comprador Publicación de
Hijo Autorizante de FIDEMIXCO Respuestas
Traslada Documentos de Bases  Documentos de
Respuestas
Respuesta y Constancia de
 Constancia de
93. Publicación de Respuestas. 0 0 5 0
Publicación de
Respuestas
278
Recibe Documentos de  Documentos de
Respuestas
Respuesta y Constancia de
 Constancia de
94. Publicación de Respuestas y 0 0 5 0
Publicación de
adjuntan a Expediente. Respuestas
Transcurrido el plazo legal Miembros

para presentación de Nombrados Junta de Licitación
95. 0 1 0 0  Informe
Informe y adjunta a
Expediente.
96. Traslada Expediente a 0 0 5 0
Presidente de Comité Técnico.
Presidente de
Somete Expediente a Comité Técnico
98. Consideración de Comité 0 0 5 0
Técnico.
Comité Técnico
99. 0 5 0 0
Aprueba/Imprueba lo actuado.
FIDEMIXCO
Si aprueba lo actuado continua
100. 0 0 5 0
paso 107.
Si Imprueba lo actuado Comité Técnico
traslada Expediente a la Junta
de Licitación para su revisión
101. 0 0 5 0
con las observaciones
formuladas. (Art. 30 RAF
FIDEMIXCO)
103. Revisa la Evaluación. 0 5 0 0
La Junta de Licitación con base

a las observaciones formuladas
por el Comité Técnico, podrá
104. confirmar, revocar o modificar 0 1 0 0
su decisión original en forma
razonada. (Art. 30 RAF
FIDEMIXCO). Miembros
Adjudica conforme a lo Nombrados
establecido en las Bases
105. 0 0 30 0
Generales y RAF FIDEMIXCO
que correspondan.
Suscriben Acta y coordinan su  Acta
106. 0 3 0 0
publicación en Guatecompras.
Traslada Expediente Comité
107. resolución que en derecho 0 0 5 0
corresponda. (Art. 30 RAF
FIDEMIXCO).
Comité Técnico FIDEMIXCO
109. Dicta la resolución. 0 1 0 0
279
110. Fideicomiso para que elabore 0 0 5 0 Comité Técnico
Acta y Certifique Punto
Resolutivo.
Elabora Acta y Certifica Punto Secretario Adjunto
112. Resolutivo y adjunta a 0 3 0 0 de Fideicomiso
Expediente.
 Acta
114. Recibe Expediente. 0 0 5 0  Certificación de
Publica Certificación de Punto Punto Resolutivo
FIDEMIXCO
Resolutivo y Notifica
del Evento en el portal de Hijo Autorizante de
Guatecompras. (Art 15 y 30 Bases
RAF FIDEMIXCO).
Fideicomiso.
Secretario Adjunto
Notifica a Asesoría Jurídica de Fideicomiso
118. para que sea suscrito el 0 0 20 0
Contrato correspondiente.
Suscribe el Contrato dentro

del plazo de 5 días hábiles
definitiva por el Comité
Técnico de Fideicomiso. (ART.
33 RAF FIDEMIXCO)
Solicita Fianza de
Cumplimiento de Contrato a
121. Empresa Adjudicada en el 0 0 10 0
Evento. (ART. 50 RAF
FIDEMIXCO)  Contrato
 Fianza de
Cumple con Fianza requerida Cumplimiento de
122. por el cumplimiento de 1 0 0 0 Contrato
Contrato.
Traslada Fianza de
Asesor Legal.
Empresa Adjudicada.
125. 0 0 5 0
Adjunto de Fideicomiso para
su aprobación.
280
Secretario Adjunto
127. 1 0 0 0
proceda a la aprobación del
Contrato.
128. 0 0 15 0
Contrato
de Fideicomiso que gestione Comité Técnico
Nombramiento de Supervisor  Resolución
130. 0 0 30 0
Gestiona Nombramiento de  Nombramiento
132. 1 0 0 0
Elabora Resolución y  Resolución
133. Certificación de Punto 0 3 0 0 Certificación de
Resolutivo. Punto Resolutivo
Secretario Adjunto
Adjudicada. de Fideicomiso FIDEMIXCO
135. 0 0 5 0
Envía copia del Contrato  Notificación de
136. Aprobado a Contraloría 0 0 20 0 Aprobación de
Contrato
General de Cuentas.  Contrato
Adiciona Contrato a  Nota de Envío
137. 0 0 5 0
Expediente. de Contrato a la
Contraloría
General de
139. Recibe Expediente. 0 0 5 0 Cuentas
140. Contrato y Nota de Envió de 0 0 20 0
General de Cuentas. Hijo Autorizante de
Bases
 Constancia de
Publicación
Expediente.
142. 0 0 5 0
Traslada Expediente a Comité Técnico
Fideicomiso para Notificación.
Notifica al Área Solicitante del
proyecto para que se coordine Secretario Adjunto
FIDEMIXCO
146. con el Supervisor nombrado el 0 0 20 0 de Fideicomiso
inicio de la ejecución del
contrato.
281
147. Recibe Notificación. 0 0 5 0  Notificación
Solicita Oficio de la Empresa
Adjudicada en la cual nombra
148. 0 0 10 0
al Supervisor Residente Jefe / Gerente o
(cuando son obras). Director Solicitante/  Oficio de
Área Solicitante Solicitud de
Tratándose de compra de Supervisor de la
Municipalidad de Supervisor de
bienes solicita a Comité la Empresa
Mixco
Técnico la gestión de Adjudicada
149. 0 0 10 0
Nombramiento de Supervisor y
de la Comisión Receptora y
Liquidadora.
Gestiona el Nombramiento de Comité Técnico
151. Comisión Receptora y 0 0 20 0
Liquidadora.
Si la Licitación es por bienes o FIDEMIXCO
 Nombramiento
materiales Notifica de los s
Secretario Adjunto
152. Nombramientos al Supervisor y 0 0 20 0
de Fideicomiso
a la Comisión Receptora y
Liquidadora.
Los Funcionarios nombrados
se presentan en el lugar y Supervisor de la Supervisores de la
fecha acordada para la Mixco/Comisión Mixco/ Comisión
recepción. Receptora y Receptora y
Proceden a la recepción de los Liquidadora Liquidadora
suministros.
Faccionan Acta para
 Faccionamient
156. constancia de recepción 0 0 30 0
o de Acta
satisfactoria.
Si están de acuerdo, reciben
suministros.
Si no están conformes, Miembros Comisión Receptora
solicitan que se realicen los Nombrados y Liquidadora
158. 0 0 10 0
cambios o trabajos extras y
otorga plazo.
159. 0 0 5 0
Recibe los bienes, materiales
160. o suministros con el formulario 0 4 0 0
respectivo.
Comisión Receptora y Miembros Comisión Receptora
Liquidadora integra el Nombrados/ y Liquidadora/
161. Expediente de solicitud de 0 0 20 0 Supervisor de la Supervisor de la  Notificación de
pago conjuntamente con el Municipalidad de Municipalidad de Nombramiento
Mixco Mixco
supervisor.  Nombramiento
Si la Licitación es para Secretario Adjunto
162. 0 0 20 0 FIDEMIXCO
Contratación de Obras Notifica de Fideicomiso
282
del Nombramiento al Secretario Adjunto
FIDEMIXCO

Contraloría General de Cuentas
de la o las bitácoras
correspondientes del proyecto. Supervisores de la Supervisores de la  Solicitud
(Oficio de la empresa y del Municipalidad de Municipalidad de
165. 0 0 20 0
Supervisor del proyecto, Mixco y de la Mixco y de la
adjunta constancia de
Colegiado activo, copia de
contrato y aprobación de
obras).
167. 0 0 15 0
del Contrato.
 Oficio
168. 0 0 20 0
Mixco Mixco
Dejan en Acta constancia del
170. 0 0 20 0 Supervisores de la Supervisores de la  Acta
Supervisan ejecución de la Mixco y de la Mixco y de la
obra.
 Estimaciones de
Pago
Mixco Mixco
Si la Licitación es para
173. 0 0 20 0
Notifica del Nombramiento al  Notificación de
Secretario Adjunto
FIDEMIXCO Nombramiento
Traslada copia de Notificación  Nombramiento
174. de Nombramiento al área 0 0 5 0
solicitante.
Autorización para la Supervisores de la Supervisores de la  Solicitud
Contraloría General de Cuentas Municipalidad de Municipalidad de
177. 0 0 10 0
del Libro de Actas si Mixco y de la Mixco y de la
283
178. Recibe Solicitud. 0 0 5 0  Solicitud

del Contrato.
 Oficio
180. 0 0 20 0
Mixco Mixco
Tramita Estimaciones de Pago  Estimaciones de
183. y rinde Informes a la Autoridad 0 0 30 0 Pago
Al concluir para la recepción y Municipalidad de Municipalidad de
liquidación de la obra rinde Mixco Mixco
184. 0 1 0 0
Informe Pormenorizado a la  Informe
Municipalidad de Mixco. Pormenorizado
Recibe Informe
185. 0 0 5 0
Pormenorizado.
186. Comisión Receptora y 0 0 20 0  Notificación
Liquidadora.
187. Reciben Notificación. 0 0 5 0  Nombramiento
Elaboran Informe
Finalización.
Miembros Comisión Receptora  Informe
Procede a realizar la Nombrados y Liquidadora Pormenorizado
liquidación del contrato según  Acta de
lo establecido en el capítulo 7 Finalización
189. 1 0 0 0
FIDEMIXCO.
284
Fecha: Mayo, 2013 Mayo, 2013 Julio, 2013
Nombre: Maritza Vásquez Arq. Ana Beatriz Méndez Lic. Otto Pérez Leal
y Métodos.
Contenido de la Rediseño del Procedimiento  Asesoría Alcaldía
Normas
285
Gerencia:

Recibe
Inicio documentos.
Recibe y revisa
Recibe el o los proyectos
Expediente. documentación de
Elabora Oficio de Coordina la elaboración
y digital.
respaldo
Solicitud de Compra o de Perfil del Proyecto con
Contratación y documentación de
Justificación. respaldo y anexos.
Traslada Expediente a Agenda en sesión del Aprueba el o los

Concejo Municipal para proyectos y la Modalidad
Consideración de Autoridad que este considere la de Compra para realizarla
Presenta Solicitud y Gestiona Superior. aprobación del proyecto. por Fideicomiso.
Justificación de Compra a
Constancia de
Planificación solicitando Asignación
Emite Resolución y Instruye a Secretario
Municipal para que emita
Certificación de Resolución y certifique el
Puntos Resolutivos. o los puntos resolutivos.
Integra Expediente con
Perfil del Proyecto y
Constancia de Asignación
Presupuestaria.
Presidente de Comité
Técnico de Fideicomiso
FIDEMIXCO.
Traslada Expediente
Recibe

condiciones y
Recibe
requerido.
Traslada Expediente
Elabora Bases
revisado a Director
Técnico de Planificación
Generales y
para que continue documentos
proceso. relacionados.
Bases Generales y
fisicamente y en digital
(CD).

Superior.
286
Gerencia:
Concurso de Licitación por Fideicomiso (Transparencia en el uso de fondos públicos
artículo 54)
Presidente de Comité Secretario Adjunto de Usuario Comprador Hijo

Comité Técnico
Técnico Fideicomiso Operador de Bases
Entran a conocer los Emite Resolución, Recibe documentos

Recibe proyectos aprobados Certificación de Puntos
y Expediente digital
Expediente. por el Concejo Resolutivos y Notificación
(bases digitales).
Municipal. y adjunta a Expediente.
Agenda en sesión del Comité Notifica a Usuario Comprador Hijo Ingresa con su
Técnico para dar a conocer o los proyectos por Operador de Bases para que
publique en Fase de Proyecto de usuario al Sistema
los proyectos aprobados por medio de Bases en Guatecompras y le remite
el Concejo Municipal. Expediente digital (bases digitales). Guatecompras.
Fideicomiso.

de Fideicomiso para que emita Crea bases y
puntos resolutivos y notifique publica proyecto
a los Miembros de la Junta de
Licitación.
de bases.
Imprime Constancia
de Publicación del
Sistema
Guatecompras.
Recibe Constancia Traslada Constancia de

de Publicación e Publicación del Sistema
integra a Guatecompras a Comité
Expediente.
presentación de
observaciones.
Notifica a Comité
Recibe Técnico para que
Notificación. coordine
respuesta.
Conoce De no haber
observaciones y observaciones notifica a
Comité Técnico para que
coordina continue proceso con
respuestas. paso 47
287
Gerencia:
Usuario Comprador Hijo Usuario Comprador Hijo Secretario Adjunto de

Comité Técnico Miembros Nombrados
Operador de Bases Autorizante de Bases Fideicomiso
Trasladan respuestas a Recibe Constancia Ingresa al NOG Recibe Constancia de

Usuario Comprador Hijo Reciben y
de Publicación e determinado en el Publicacion de
Operador de Bases para analizan
que se publique en integra a Sistema Concurso e integra a
Guatecompras. Expediente. Guatecompras. Expediente. Expediente.
Publica Autoriza el inicio Revisa en el sistema Notifica a Miembros de Se reunén en el lugar,

que documentos Junta de Cotización fecha y hora indicada
documentación de del publicados para la recepción de para la recepción de
respuestas. procedimiento. correspondan. ofertas. oferta.
Imprime Constancias Aprueba todos los Publica concurso De existir ausencia de ofertas la
de Publicación de documentos público para Remite Junta suscribirá el Acta

respuestas del Sistema relacionados al presentarcion de Expediente. conocimiento del Comité Técnico de
Fideicomiso para prorrogar el plazo.
Guatecompras.
proyecto. ofertas. Art. 28 RAF FIDEMIXCO
Traslada Constancia de Coordina la Publicación del Imprime Constancia de Transcurrido el plazo

evento en el Sistema de 30 minutos
Publicación del Sistema Publicacion de Concurso
Guatecompras y en un diario
Guatecompras a Comité de mayor circulación. (Art. 17 en el Sistema proceden a la Apertura
Técnico de Fideicomiso. RAF FIDEMIXCO) Guatecompras. de Plicas. Art 24 LCE.
Recibe Solicitud y Solicita Usuario Comprador Traslada Constancia de

Hijo Operador de Bases Publicacion de Concurso a
expediente digital CD Ofertas y Apertura de Plicas
preparar y adjuntar Secretario Adjunto de
(bases definitivas y indicando todo lo actuado.
documentos digitales en el Fideicomiso para integrar a
(Art. 19 RAF FIDEMIXCO)
documentos digitales). Sistema Guatecompras. Expediente.
Ingresa al NOG Recibe Acta de Recepción

determinado en el de Ofertas y Apertura de Elabora Lista de
Sistema Plicas y Listado de Oferentes.
Oferentes.
Guatecompras.
Adjunta bases definitivas

Adiciona
y documentos digitales en Recepción de Ofertas y documentos al
Apertura de Plicas y Listado
el Sistema Guatecompras.
de Oferentes. Expediente.
Indica a Usuario Comprador Hijo

Imprime
Autorizante que se adjuntaron
documentos y que las bases en el
Constancias de Ofertas y Apertura de Plicas a
Usuario Comprador Hijo Autorizante
Sistema de Guatemompras se
encuentran en fase de bases
Publicaciones de Bases para publicarlas en el
preparadas. efectuadas.
288
Gerencia:
Concurso de Licitación por Fideicomiso
(Transparencia en el uso de fondos

Miembros Nombrados
Recibe
documentos e
C
integra a
Expediente.
Durante el plazo establecido,

la Junta procederá a solicitar
Traslada Acta de Recepción las aclaraciones, muestras y
de Ofertas y Apertura de efectuar la Calificación de las
Plicas, Listado de Oferentes y ofertas.
Constancia de Publicación a
Junta de Cotización.
Recibe
Notificación y Adjudica
Expediente Oferente.
completo.
Faccionan Acta de Calificación

Publica el Acta de
y si Procede Adjudicación en
Calificación y si Procede el plazo establecido en las
Adjudicación en el portal Bases de Licitación e integra a
de Guatecompras. Expediente.
Imprime Notifica al Usuario Comprador

Constancia de publique en el Portal de
Publicación. Calificación y si Procede
Adjudicación.
Remite Constancia de Traslada Expediente

Publicación a la Junta completo a Usuario
de Licitación. Comprador Hijo

Recibe
Notificación.

Licitación para que respondan
ser publicadas en el plazo
establecido del RAF
Guatecompras. (Art. 29 RIF
FIDEMIXCO Art. 29.
FIDEMIXCO)
289
Gerencia:
Concurso de Licitación por Fideicomiso (Transparencia en el uso de fondos públicos

artículo 54)
Usuario Comprador Hijo Presidente de Comité

Miembros Nombrados Comité Técnico
Autorizante de Bases Técnico
Publica Comité Técnico

Traslada Oficio de Aprueba/
respuestas de las Recibe y analiza
Respuestas de las Imprueba lo
inconformidades Expediente.
Inconformidades. actuado.
en Guatecompras.
Somete
Imprime Constancia Expediente a
Recibe
de Publicación de Consideración de
respuestas. Respuestas. Aprueba
Comité Técnico.
NO SI
Respuesta y Constancia Traslada
de Publicación de Si aprueba lo
de Publicación de Expediente a la
actuado continua
Respuestas y adjuntan a Junta de Licitación
Respuestas. para su revisión
paso 106.
Expediente.

Informe y adjunta a
Expediente.
Traslada Expediente
a Presidente de
Comité Técnico.
Recibe
Expediente.
Revisa la
Evaluación.
La Junta de Licitación con base a las

observaciones formuladas por el
Comité Técnico, podrá confirmar,
original en forma razonada. (Art. 30
RAF FIDEMIXCO).
290
Gerencia:

Miembros Nombrados Comité Técnico Asesor Legal
Adjudica conforme a lo establecido Traslada Expediente a Comité

en las Bases Generales y RAF
FIDEMIXCO que Recibe y analiza Técnico para que apruebe la
Recibe Expediente Recibe Expediente Recibe
decisión o Expediente
prescinda de la
correspondan.Suscriben Acta y
coordinan su publicación en Expediente. negociación. (Art 30
Guatecompras. Reglamento de Fideicomiso)

Traslada Expediente Comité Elabora Acta y Resolutivo y Notifica
resolución que en derecho
Dicta la Certifica Punto electrónicamente el resultado
partir de la aprobación de la
corresponda. (Art. 30 RAF resolución. Resolutivo y adjunta a del Evento en el portal de

Guatecompras. (Art 15 y 30
Técnico de Fideicomiso. (ART. 33
FIDEMIXCO). Expediente. RAF FIDEMIXCO).
RAF FIDEMIXCO)
Traslada Expediente a Solicita Fianza de

Secretario Adjunto de Traslada Expediente Cumplimiento de Contrato
Traslada
Fideicomiso para que a Secretario Adjunto a Empresa Adjudicada en
elabore Acta y Certifique Expediente. de Fideicomiso. el Evento. (ART. 50 RAF
Punto Resolutivo. FIDEMIXCO)
F
Recibe
Expediente.
Jurídica para que sea
correspondiente.
291
Gerencia:

Empresa Adjudicada Asesor Legal Comité Técnico
Recibe Fianza de
Cumplimiento de Contrato Recibe Recibe
F por parte de Empresa Expediente. Expediente.
Adjudicada.
Cumple con Fianza Traslada Expediente con Publica en Guatecompras

Contrato y Fianza a Aprueba el Contrato y Aprobación de
requerida por el del Comité Técnico para
Secretario Adjunto de Contrato y nota de envió de
cumplimiento de Fideicomiso para su
que proceda a la Contrato. Contrato a la Contraloría
Contrato. aprobación del Contrato. General de Cuentas.
aprobación.
Traslada Fianza de Imprime Constancia

Cumplimiento de Dicta Resolución. de Publicación y
Contrato a Asesor adjunta a Expediente.
Legal.
Instruye a Secretario Adjunto Traslada

Recibe Nombramiento de Supervisor Expediente a
Expediente. del proyecto por parte de la
Comité Técnico
Municipalidad de Mixco. de Fideicomiso.
Gestiona
Nombramiento de G
Supervisor del
proyecto.
Elabora Resolución
y Certificación de
Punto Resolutivo.
del Contrato a la
Empresa Adjudicada.
Reproduce copia de
Contrato Aprobado
y Aprobación.
Envía copia del

Contrato Aprobado a
Cuentas.
Adiciona Contrato
a Expediente.
Traslada
Expediente.
292
Gerencia:
Concurso de Licitación por Fideicomiso (Transparencia en el uso de fondos
Supervisor de la
Municipalidad de
Secretario Adjunto de Jefe / Gerente o
Comité Técnico Mixco/Comisión
Fideicomiso Director Solicitante
Receptora y
Liquidardora
Recibe Recibe Recibe

Reciben
Expediente. Expediente. Notificación.
Nombramientos.
Traslada Expediente a Notifica al Área Solicitante del Solicita Oficio de la

Empresa Adjudicada en la Los Funcionarios
Secretario Adjunto de proyecto para que se coordine
con el Supervisor nombrado el cual nombra al Supervisor nombrados se presentan
Fideicomiso para inicio de la ejecución del Residente (cuando son en el lugar y fecha
Notificación. contrato. obras). acordada para la
recepción.
bienes solicita a Comité Proceden a la
Recibe la Técnico la gestión de
recepción de los
Solicitud. Nombramiento de Supervisor
y de la Comisión Receptora y bienes, materiales
Liquidadora.
o suministros.
o materiales Notifica de los H
Liquidadora y remite a
Fideicomiso para su
Liquidadora.
notificación.
293
Gerencia:
Supervisores de la
Miembros Nombrados/
Miembros Nombrados Encargado de Almacén Supervisor de la
Adjudicada
Faccionan Acta para

constancia de
recepción
satisfactoria.
Están de
acuerdo
SI NO
Reciben
Solicitan que
trabajos extras
o
y otorga plazo
suministros
Si están de acuerdo Recibe los bienes, Comisión Receptora y Si la Licitación es para

indican al Encargado de Liquidadora integra el Contratación de Obras Recibe
materiales o
Almacén que puede Expediente de solicitud de Notifica del
proceder a la recepción suministros con el pago conjuntamente con el Nombramiento al Nombramiento.
de bienes, materiales. formulario respectivo. Supervisor. Supervisor.
Adjudicada que inicie Contraloría General de
con lo establecido en Cuentas de la o las bitácoras
el Contrato. proyecto.
294
Gerencia:
Supervisor de la Municipalidad de Mixco Secretario Adjunto de Municipalidad de Mixco
Empresa Adjudicada
Municipalidad de Mixco y de la Empresa Fideicomiso y de la Empresa
Dejan en Acta Si la Licitación es para

constancia del Contratación de Servicios
Recibe Solicitud. Recibe Oficio. Notifica del
inicio de los Nombramiento al
trabajos. Supervisor.
Emite Oficio de la entidad Traslada copia de

Supervisa Notificación de
expresa su anuencia en ejecución de la Nombramiento al
Contrato.
obra. área solicitante.
Traslada Oficio a
Tramita Expediente de
Supervisor de la
Anticipo y
Municipalidad de Estimaciones de Pago.
Mixco.
Recibe
Nombramiento.
Adjudicada que inicie con Contraloría General de
Contrato. corresponde según el tipo de
Recibe Solicitud.

Contrato.
Traslada Oficio a
Supervisa
Supervisor de la
Recibe Oficio. ejecución del
Municipalidad de
Contrato.
Mixco.
la Autoridad que lo
nombro.
295
Gerencia:
Concurso de Licitación por Fideicomiso (Transparencia en el
uso de fondos públicos artículo 54)
Supervisor de la
Al concluir para la
recepción y liquidación de Recibe Informe
la obra rinde Informe
Reciben
Pormenorizado a la Pormenorizado. Nombramiento.
Notifica a Funcionarios Elaboran Informe

Recibe Informe de la Comisión Pormenorizado y
Pormenorizado. Receptora y Acta de
Liquidadora. Finalización.
FIDEMIXCO.
Fin
296
Gerencia:
Dirección:
Manual


Revisión y Trámite para Pago de Servicios Básicos de Forma Mensual
01.02.05.02.03.02.08 x Agosto, 2013 3 D H M S
0 5 10 0
Este procedimiento tiene por objeto establecer los pasos a seguir para el trámite de los expedientes para pagos recurrentes
de servicios básicos de la Municipalidad de Mixco.
Resolución No. 11-2010 del Ministerio de Finanzas.
Usuarios:
 Dependencias Municipales.
Requisitos previos:
Ninguno.
Definiciones:
Ninguna.

D H M S
Recibe Facturas de Servicios
0 0 20 0
1. Básicos (Luz Eléctrica, Agua
Potable, Telefonía).
Revisa facturación (montos y 0 1 0 0
2. Contrataciones Contrataciones
direcciones).  Facturas
Traslada Facturas para 0 0 10 0
3.
razonamiento.
0 0 10 0
4. Recibe Facturas.
0 1 0 0 Secretaria, Asistente
5. Razona cada Factura.
de Dirección/ Área Correspondiente
Gerencia  Cuadro de
Elabora Cuadro de Integración 0 0 30 0 Integración de
6.
de Facturas por servicio. Facturas
297
Elabora Oficio de Solicitud de  Oficio de Solicitud de
Pago dirigido a
Pago con sus respectivas firmas, 0 0 10 0 Director de Compras
7.
Cuadro de Integracion y y Contrataciones
 Cuadro de
razonamiento de Facturas. Integración
Secretaria de
Área Correspondiente
Traslada Oficio de Solicitud de Dirección/ Gerencia
Pago Dirigido a Director de

0 0 5 0
8. Compras, Cuadro de Integración
y Facturas razonadas de
servicios.
0 0 5 0
9. Recibe documetos.
Asigna numero correlativo para  Factura
0 0 5 0 Asistente de  Cuadro de
10. crear Expediente y registra en Departamento de
Contrataciones Contrataciones Integración
Sistema de Control Interno.  Oficio de Solicitud de
Tralada Expediente a Auxiliar de 0 0 5 0 Pago Dirigido al
Contrataciones. y Contrataciones
0 0 5 0
Revisa integracion de cuadro y 0 0 20 0
13.
Facturas razonadas.
Confronta Cuadro de
Integración de Facturas contra 0 0 20 0
14.
Cuadro del Sistema de Control Auxiliar de
Departamento de
Interno. Contrataciones Contrataciones
0 0 10 0
15. Pago por servicio dirigido a
Director de la DAFIM.
Traslada Oficio de Solicitud de 0 0 5 0
16.
Pago para firma y Visto Bueno.
Reciben Oficio de Solicitud de 0 0 5 0
17.  Oficio de Solicitud de
Pago.
Jefe del Pago Dirigido al
Colocan firma, sello y visto Departamento de Departamento de Director de la DAFIM
0 0 10 0 Contrataciones y
18. bueno a Oficio de Solicitud de Contrataciones y
Pago respectivamente. Director de Compras
y Contrataciones
y Contrataciones
Trasladan Oficio de Solicitud de 0 0 5 0
19.
Pago.
Recibe Oficio de Solicitud de 0 0 5 0
20.
Pago y adjunta a Expediente.
Traslada Expediente a Director Contrataciones Contrataciones
0 0 5 0
21. de DAFIM para registro
contable y emisión de cheque.
Continúa con el Procedimiento
de Emisión de Cheque.
298
Fecha: Agosto, 2013 Agosto, 2013 Agosto, 2013
Nombre: Michell Barillas Arq. Ana Méndez Lic. Otto Pérez Leal
Solórzano
Puesto: Analista de Asesora de Alcaldía Alcalde Municipal
Reajuste de Documentos de Soporte
páginas:
1. Factura 1
3. Cuadro de Integración de Facturas 1
299
Factura
300
Guatemala _____ de __________ del_______

Oficio No. ________
Licenciado
__________________
Presente:
Reciba un cordial, saludo, por este medio solicito el pago del servicio
de:_____________________________________________________________.
Adjunto cuadro de integración de facturas y facturas razonadas.
Atentamente:
Firma Firma
__________________ __________________
Sello Sello
___________________ ___________________

Dirección/Gerencia
301
Cuadro de Integración de Facturas
302
Oficio de Solicitud de Pago Dirigido Director de Administración Financiera Integrada
Municipal
Guatemala _____ de __________ del_______

Oficio No. ________
Licenciado
__________________
Presente:
Reciba un cordial, saludo, por este medio le remito un (1) expediente integrado por
(No.__) facturas a nombre de la empresa____________ por un monto de _________;
para el pago por consumo de ________________ correspondiente al mes de _____ del
año ___.

Atentamente,
Firma Firma
__________________ __________________
Sello Sello
___________________ ___________________
Jefe de Contrataciones Vo. Bo. Director de Compras

y Contrataciones
303
Gerencia:
Revisión y Trámite para pago de Servicios Básicos
Auxiliar de Secretaria, Asistente de Asistente de

Contrataciones Dirección/Gerencia Contrataciones
Inicio
Recibe facturas de
Servicios Básicos
Recibe documetos.
(Luz Eléctrica, Agua
Potable, Telefonía).
Revisa facturación Asigna numero correlativo

para crear expediente y
(montos y Recibe facturas. registra en sistema de
direcciones). control interno.
Tralada expediente
Traslada facturas Razona cada
a Auxiliar de
para razonamiento. factura.
Contrataciones.
Elabora Cuadro de
Integración de
facturas por
servicio.
Elabora oficio de solicitud

de pago con sus respectivas
firmas y cuadro de
integracion y Razonamiento
de facturas.
Traslada oficio de solicitud de

pago Dirigido a Director de
Compras, cuadro de
integración y facturas
razonadas de servicios.
Recibe expediente.
Revisa integracion
de cuadros y
facturas razonadas.
304
Gerencia:
Revisión y Trámite para pago de Servicios
Básicos
Jefe de Contrataciones
Auxiliar de
y Director de Compras y
Contrataciones
Contrataciones
Confronta cuadro de
integracin de facturas Reciben Oficio de
contra cuadro del sistema Solicitud de Pago.
de control interno.
Elabora Oficio de Solicitud Colocan firma, sello y

de Pago por servicio Visto bueno a Oficio de
dirigido a Director de la Solicitud de Pago
DAFIM. respectivamente.
Traslada Oficio de
Solicitud de Pago Trasladan Oficio de
para firma y Visto Solicitud de Pago.
Bueno.
Recibe Oficio de
Solicitud de Pago y
adjunta a
expediente.
Traslada expediente a la
DAFIM para registro
contable y emisión de
cheque.
Fin
Nota: Continua con el procedimiento de Emisión de Cheque
305
Gerencia:
Dirección:
Manual


Trámite para Pago de Servicos Técnicos y Profesionales de Forma Mensual
01.02.05.02.03.02. X Agosto, 2013 3 D H M S
0 2 7 0
Este procedimiento tiene por objeto describir cada uno de los pasos a seguir en el pago de contratos por servicios técnicos
o profesionales que son brindados a la Municipalidad de Mixco a excepción del personal contratado por renglón 029.
Ninguno.
Usuarios:
 Profesionales contratados y/o Técnicos
Requisitos previos:
Ninguno.
Definiciones:
Ninguna.

D H M S
Recibe Expediente que contiene
0 0 5 0
1. Informe Mensual firmado y
Factura.
Revisa Factura verificando que
0 0 5 0 Auxiliar de Departamento de  Factura
2. la misma cuenté con los timbres Contrataciones Contrataciones
respectivos si corresponde.
Traslada Factura al área donde
0 0 5 0
3. se presta el servicios para
Razonamiento de Factura.
Secretaria/Asistente
Recibe Facturas para 0 0 5 0
4. de la Dirección a Dirección a Cargo
razonamiento. Cargo
306
0 0 20 0
5. Razona Factura.
pago dirigido a Director de 0 0 10 0
6. Secretaria/Asistente
Compras y Contrataciones con
de la Dirección a Dirección a Cargo  Factura
sus firmas respectivas. Cargo  Oficio de Solicitud de
Adjunta a Ofico Factura 0 0 1 0 Pago Dirigido a
razonada. y Contrataciones
0 0 5 0
8. Traslada documentos.
Recibe documentos. Expediente 0 0 5 0
9.
con Factura Razonada.
Asigna número correlativo para
0 0 5 0 Asistente y Departamento de
10. crear Expediente y registra en Contrataciones Contrataciones
sistema de control interno.
Tralada Expediente a Auxiliar de 0 0 5 0
11.
Contrataciones.
0 0 5 0
Elabora Oficio para Solicitud de
0 0 5 0
13. Pago dirigido al Director de la Auxiliar de
Departamento de
Contrataciones
DAFIM. Contrataciones
Traslada Oficio para Solicitud
0 0 5 0
14. de Pago para Firma y Visto
Bueno.
Reciben Oficio para Solicitud de 0 0 10 0  Oficio de Solicitud de
15. Pago Dirigido a
Pago. Jefe del Departameto Director de la DAFIM
Departamento de
Colocan firma, sello y da visto 0 0 10 0 de Contrataciones y Contrataciones y
16.
Bueno respectivamente. Director de Compras Dirección de Compras
Trasladan Oficio de Solicitud de 0 0 5 0
17.
Pago.
Recibe Oficio para Solicitud de 0 0 5 0
18.
Pago.
Adjunta al Oficio de Solicitud de 0 0 1 0
19.
Pago a Expediente.
Traslada Expediente a la Contrataciones Contrataciones
Dirección de Administración
0 0 10 0
20. Financiera Integrada Municipal
para registro contable y emisión
de Cheque.
Continúa con el Procedimiento
de Emisión de Cheque
307
Solórzano
y Métodos
Modificación: Descripción General
Reajuste de Documentos de Soporte
páginas:
1. Factura 1
308
Factura
309
Guatemala _____ de __________ del_______

Oficio No. ________
Licenciado
__________________
Presente:
Reciba un cordial, saludo, por este medio solicito el pago de la factura No. _____, a
nombre de ____________, por un monto de _________, por servicios profesionales
y/o técnicos prestados en _______, según contrato No. ____________.
Adjunto cuadro Informe del mes y factura razonada.
Atentamente:
Firma Firma
__________________ __________________
Sello Sello
___________________ ___________________

Dirección/Gerencia
CC. Archivo
310
Oficio de Solicitud de Pago Dirigido a Director de Administración Financiera
Integrada Municipal
Guatemala _____ de __________ del_______

Oficio No. ________
Licenciado
__________________
Presente:
Reciba un cordial, saludo, por este medio le remito un (1) expediente integrado por (1)
factura No. _____, a nombre de ____________, por un monto de _________, por
servicios profesionales y/o técnicos prestados en _______, según contrato No.
____________, se solicita girar sus instrucciones a efecto de que sean efectuadas las
deducciones y retenciones de impuestos según corresponda, de acuerdo a la
Legislación Fiscal vigente aplicable a la Municipalidad de Mixco.

Atentamente,
Firma Firma
__________________ __________________
Sello Sello
___________________ ___________________

y Contrataciones
CC. Archivo
311
Gerencia:
Trámite para Pago de Servicos Técnicos y Profesionales de

forma Mensual
Auxiliar de Secretaria, Asistente de Asistente de

Contrataciones la Dirección a Cargo Contrataciones
Inicio
Recibe expediente
Recibe documentos.
que contiene Recibe Facturas
expediente con
informe mensual para razonamiento.
Factura Razonada.
firmado y factura.
Revisa factura verificando Asigna número

que la misma cuenté con correlativo para crear
los timbres respectivos si
Razona factura. expedient y registra en
corresponde. sistema de control
interno.
Traslada factura al Área Elabora oficio de solicitud

de pago dirigido a Tralada expediente
donde se presta el
servicios para Director de Compras y a Auxiliar de
Contrataciones con sus
Razonamiento de Factura. Contrataciones.
firmas respectivas.
A
Adjunta a ofico
factura razonada.
Traslada
documentos.
312
Gerencia:
Trámite para Pago de Servicos Técnicos y

Profesionales de forma Mensual
Auxiliar de de Contrataciones y
Contrataciones Director de Compras y
Contrataciones
Reciben Oficio para

Recibe expediente.
Solicitud de Pago.
Elabora Oficio para

Solicitud de Pago
Razona factura.
dirigido al Director
de la DAFIM.
Traslada Oficio
para Solicitud de Colocan Firma, sello y
da Visto Bueno
Pago para Firma y
respectivamente.
Visto Bueno.
Recibe Oficio para Trasladan oficio de

Solicitud de Pago. Solicitud de Pago.
Adjunta al Ofico el
expediente.
Traslada expediente a la
Direccion de Administracion
Municipal para registro
contable y emisión de
Cheque.
Fin
Nota: Continúa con el procedimiento de Emisión de Cheque

313
Gerencia:
Dirección:
Manual


Trámite y pago de Servicio de Arrendamiento
01.02.05.02.0 x Agosto, 2013 3 D H M S
3.02.10 2 0 30 0
Este proceso tiene por objetivo describir cada uno de los pasos a seguir para efectuar el trámite y pago de los contratos de
arrendamientos.
Ninguno.
Usuarios:
 Arrendatarios de Inmuebles.
Requisitos previos:
Si el trámite lo realiza el Propietario:
a. Solicitud de Arrendamiento de la Gerencia debidamente sellada y firmada.
b. RTU de Propietario del Inmueble.
c. Cédula y/o DPI en original del Propietario del Inmueble.
d. Recibo de Agua y Luz en original a nombre del Propietario del Inmueble.
e. Recibo de IUSI al día a nombre del Propietario del Inmueble.
f. Consulta Electrónica extendida por el Registro de la Propiedad de no más de 6 días.
g. Testimonio de Escritura Pública en original.
h. Fianza a favor de la Municipalidad.
Si el trámite lo realiza el Representante Legal:

a. Solicitud de Arrendamiento de la Gerencia debidamente sellada y firmada.
b. Acta de nombramiento de Representante Legal.
c. RTU del Representante Legal.
d. Recibo de Agua y Luz en original a nombre del Propietario del Inmueble.
e. Recibo de IUSI al día a nombre del Propietario del Inmueble.
f. Consulta Electrónica extendida por el Registro de la Propiedad de no más de 6 días.
g. Testimonio de Escritura Pública en original.
h. Fianza a favor de la Municipalidad.
Definiciones:
a. RTU: Registro Tributario Unificado.
b. DPI: Documento Personal de Identificación.
c. IUSI: Impuesto Único Sobre Inmuebles.
314
D H M S
0 0 5 0
Asigna número correlativo para
0 0 5 0
2. crear Expediente y registra en Asistente de Departamento de
Contrataciones
sistema de control interno. Contrataciones
Tralada Expediente a Auxiliar de 0 0 5 0
3.
Contrataciones.
Oficio de Solicitud de Pago (Expediente)
Dirigido a Director de Compras y  Oficio de Solicitud de
0 0 10 0 Pago Dirigido a
4. Contrataciones, Factura de Director de Compras
forma mensual o en el periodo y Contrataciones
que se estipule, Contrato de Auxiliar de  Factura
Departamento de
 Contrato de
Arrendamiento. Contrataciones Contrataciones
Arrendamiento
Revisa monto de Factura contra 0 0 20 0
5.
Contrato de Arrendamiento.
Traslada Facturas para 0 0 5 0
6.
Razonamiento.
Recibe Factura para su 0 0 5 0
7.
razonamiento.  Factura
0 0 30 0 Asistente del Área
8. Razona Factura. Solicitante
Área Solicitante
Traslada las Factura Razonda de 0 0 5 0

9.
Arrendameinto.
Recibe Factura Razonda de 0 0 5 0
10.
Arrendameinto.
0 0 10 0 Auxiliar de Departamento de
11. Pago Dirigido al Director de la Contrataciones Contrataciones
DAFIM.
Traslada Oficio de Solicitud de 0 0 5 0
12.
Pago para firmas.
Reciben Oficio de Solicitud de 0 0 5 0  Oficio de Solicitud de
13.
Pago. Jefe del Pago Dirigido al
Departamento de Departamento de Director de la DAFIM
Colocan firma, sello y visto 0 0 20 0 Contrataciones y
14. Contratciones y
bueno respectivamente. Director de Compras
y Contrataciones
Trasladan Oficio de Solicitud de 0 0 5 0 y Contrataciones
15.
Pago.
Recibe Oficio de Solicitud de 0 0 5 0
16.
Pago y adjunta a Expediente. Auxiliar de Departamento de
Traslada Expediente a la DAFIM 0 0 5 0 Contrataciones Contrataciones
17.
para emisión de Cheque.
Continua con el Procedimiento
de Emisión de Cheque
315
Solórzano
y Métodos
páginas:
2. Contrato de Arrendamiento 1
3. Factura 1
316
Guatemala _____ de __________ del_______

Oficio No. ________
Licenciado
__________________
Presente:
Reciba un cordial, saludo, por este medio solicito el pago de Arrendamiento del
inmueble: _____________________________________________________________.
Atentamente:
Firma Firma
__________________ __________________
Sello Sello
___________________ ___________________

Dirección/Gerencia
317
Contrato de Arrendamiento
CONTRATO ADMINISTRATIVO DE _____________________ NÚMERO ___________

En la Ciudad de Mixco, Departamento de Guatemala, el ___________ de
________ del año ___________. Nosotros, por una parte el señor
________________________ de ______ años de edad, soltero,
guatemalteco, Estudiante, de este domicilio, me identifico con Documento
Personal de Identificación No. ______________________, extendido por el
Registro Nacional de Personas del Departamento de Guatemala, actúo en mi
calidad de Representante Legal y Judicial de la Municipalidad de Mixco, de
conformidad con el artículo 54 literal e) del Código Municipal, calidad que
acredito con los siguientes documentos: a) Fotocopia simple del Acuerdo
número cero siete - dos mil once de la Junta Electoral Departamental de
Guatemala; b) Certificación del punto Noveno del Acta número cinco del año
dos mil doce, de la Sesión Pública Ordinaria del Honorable Concejo Municipal de
Mixco, de fecha dieciséis de Enero del año dos mil doce, quien en el transcurso
del presente podrá llamársele “____________” y por la otra parte el señor
_______________________ de ______ años de edad, soltero,
guatemalteco, Transportista, de este domicilio, me identifico con Documento
Personal de Identificación No. ______________________, extendido por el
Registro Nacional de Personas del Departamento de Guatemala, quien en el
transcurso del presente contrato podrá llamársele “________________”.
Manifestamos los comparecientes que aseguramos hallarnos en la libre facultad
de nuestros derechos civiles, ser de los datos de identificación personal
consignados y que por el presente DOCUMENTO PRIVADO CON LEGALIZACIÓN
DE FIRMAS, Celebramos: CONTRATO DE _____________________, contenido
en las siguientes cláusulas: PRIMERA: El presente contrato se celebra de
conformidad con el artículo veintiuno del Reglamento de la Ley de
Contrataciones del Estado (Decreto 57-92 del Congreso de la República de
Guatemala); SEGUNDA: Manifiesta “_______________”
____________________, que ______________________, cuyo usufructo
vitalicio le pertenece de conformidad con el primer testimonio de la escritura
pública número diez autorizada en la ciudad de Guatemala por el Notario --------
--------------de fecha _______________, la que se encuentra debidamente
inscrita en ___________________, como usufructuario vitalicio del ________
antes mencionado, da en arrendamiento a la Municipalidad de Mixco por medio
de su representante legal el señor ------------------------------ A)
________________________B) ______: ___________________ ---------------
valor que incluye el Impuesto al Valor Agregado –IVA-, pago que deberá hacer
efectivo “___________” dentro de los primeros cinco días hábiles de cada mes,
anticipado, sin necesidad de cobro, ni requerimiento alguno. C)
____________: ________ objeto del presente contrato cuenta únicamente
318
____________, D) DEL PLAZO: El plazo del presente contrato será de cuatro
meses y comenzará a computarse a partir del ____ de _____ del año
__________ y vencerá el _____________ de _______ del año ________, el
plazo será prorrogable mediante el cruce de cartas con un mes de anticipación,
siempre y cuando al momento del cruce de cartas; “____________” esté
solvente en todos los pagos. El presente contrato conservara toda su validez
hasta la efectiva aceptación de la devolución. E) Manifiesta “____________”
que conoce _________ objeto del presente contrato, el cual se encuentra en
perfectas condiciones, y que se le dará el uso que la Municipalidad considere
conveniente. F) TERMINACIÓN: “_________” podrá dar por terminado el
presente contrato por la falta de pago de ___________ consecutivas en la
forma estipulada, lo que dará derecho a “__________” a dar por vencido el
plazo de este contrato y demandar en la vía judicial el pago de ::::::::::::: y la
desocupación del ____________ objeto de este contrato. “_________” se
somete a los tribunales de la República de Guatemala y para los efectos legales
renuncia en este momento al fuero de su domicilio, señalando como lugar para
recibir notificaciones la __________________________, Departamento de
Guatemala, teniéndose desde ya como buenas y bien hechas las que allí se
hagan; G) DEVOLUCIÓN: “___________” devolverá en las mismas
condiciones el _________objeto de este contrato en que lo recibe, salvo los
deterioros inherentes al uso prudente y normal del mismo; “____________”
podrá realizar todos los trabajos que considere necesarios para el buen
funcionamiento _________, los que al finalizar el contrato quedaran a favor de
“__________”; TERCERA: Manifiestan los otorgantes que aceptan el contenido
íntegro del presente contrato en todas y cada una de sus cláusulas, de que
tuvimos a la vista la documentación relacionada, de que dimos íntegra lectura al
contenido del presente instrumento y bien enterados de su contenido, objeto,
validez y demás efectos legales, lo ratificamos, aceptamos y firmamos.
En la Ciudad de Mixco, departamento de Guatemala, el día -------------------------,

como Notario DOY FE; que las firmas que anteceden son AUTENTICAS por
haber sido puestas en mi presencia el día de hoy por los señores ---------------
quien se identifica con el Documento Personal de Identificación No. --------------
----------, extendido por el Registro Nacional de Personas del departamento de
Guatemala, y ----------------------- quien se identifica con Documento
Personal de Identificación No. --------------------------extendido por el Registro
Nacional de Personas del Departamento de Guatemala, quienes vuelven a firmar
juntamente con el Infrascrito Notario.
319
Factura
320
Oficio de Solicitud de Pago Dirigido a Director de Administración Financiera
Integrada Municipal
Guatemala _____ de __________ del_______

Oficio No. ________
Licenciado
_______________________
Director de la Administración
Financiera Integrada Municipal
Presente
Reciba un cordial, saludo, por este medio le remito un (1) expediente integrado por (1)
factura No. _____, a nombre del inmueble ____________, por un monto de
_________, por servicio de arrendamiento prestado en _______, correspondiente al
periodo de _________, del año _____, según contrato No. ____________.

Atentamente,
Firma Firma
__________________ __________________
Sello Sello
___________________ ___________________

y Contrataciones
CC. Archivo
321
Gerencia:
Trámite y pago de Servicio de Arrendamiento

Asistente de Auxiliar de Asistente del Área de Contrataciones y
Contrataciones Contrataciones Solicitante Director de Compras y
Contrataciones
Inicio
Recibe
Oficio de Solicitud de Pago Dirigido
a Director de Compras y Recibe Factura para
Contrataciones, Factura de forma
su razonamiento.
Expediente. mensual o en el periodo que se
estipule, Contrato de
Arrendamiento.
Asigna número correlativo Revisa monto de

para crear Expediente y
registra en sistema de factura contra Razona Factura.
control interno. contrato
Tralada Expediente a Traslada las Factura

Traslada Facturas
Auxiliar de Razonda de
Contrataciones. para Razonamiento
Arrendameinto.
Recibe Factura
Razonda de
Arrendameinto.
Elabora Oficio de
Solicitud de Pago
Dirigido al Director
de la DAFIM.
Traslada Oficio de
Reciben Oficio de
Solicitud de Pago
Solicitud de Pago.
para firmas.
Colocan firma, sello

y Visto Bueno
respectivamente.
Recibe Oficio de
Solicitud de Pago y Trasladan Oficio de
adjunta a Solicitud de Pago.
Expediente.
Traslada Expediente
a la DAFIM para
emisión de cheque.
Fin
322
VII. CONTROL DE MODIFICACIONES
ELABORACIÓN, REVISIÓN Y AUTORIZACIÓN

Elaborado por Revisado por Autorizado por Firma Fecha
Nombre:
Puesto:
MODIFICACIONES
Tipo de Descripción Puesto
Modificación
Secuencial Responsable
Área Responsable
de la
Modificación
Fecha de
Modificación
Contenido
de la
Modificación
323
VIII. HOJA DE EDICIÓN
MANUAL DE NORMAS,
PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Sexta Edición
Actualícese Anualmente
Enero, 2016
324
IX. FECHA DE VIGENCIA
El presente Manual inicia su vigencia de forma inmediata al ser notificado el Acuerdo de

Aprobación a cada Unidad Administrativa.
325

Manual de Normas Procesos y Procedimientos Direccion Compras Enero 2016

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TOMO III

6.1.1. Departamento de Compras 86

6.1.2. Departamento de Contrataciones 135

VII. Control de Modificaciones 323

Los Manuales Administrativos pueden considerarse como una herramienta de consulta y

La efectiva utilización de los Manuales Administrativos radica en la metodología diseñada

Es por ello, que la Municipalidad de Mixco presenta el “MANUAL DE NORMAS,

El presente Manual, se encuentra dividido en los aspectos generales y la descripción de

Describir e integrar en un documento, los procesos y procedimientos administrativos

El presente Manual de Normas, Procesos y Procedimientos es de aplicación obligatoria

Figuras Utilizadas en la Diagramación Administrativa, Normas ANSI

Inicio o término. Indica el principio o el fin del flujo, puede

Inicio o fin. Indica el inicio o fin del diagrama. Puede

Documento. Representa un documento en general que

Documentos Multiparte. Para representar

Decisión o alternativa. Indica un punto dentro del flujo en

donde se debe tomar una decisión entre dos o más

Archivo. Indica que se guarda un documento en forma

Conector. Representa una conexión o enlace de una parte

Conector De página. Representa una conexión o enlace

Conector o enlace de una parte del diagrama a otra en la

01.02.05.02.03 DIRECCIÓN DE COMPRAS Y CONTRATACIONES

01.02.05.02.03.01 DEPARTAMENTO DE COMPRAS

01.02.05.02.03.02 DEPARTAMENTO DE CONTRATACIONES

01.02.05.02.03 DIRECCIÓN DE COMPRAS Y

Gerencia: Dirección: Departamento: Sección:

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

Analiza necesidades anuales de

Elaborado por: Revisado por: Autorizado por:

Plan de Compras y Contrataciones

Inicio Recibe Plan Anual

Traslada Cuadro de Traslada Plan Anual de

Traslada una copia del

Gerencia: Dirección: Departamento: Sección:

NOMBRE DEL PROCESO

TIEMPO ÁREA DOCUMENTO

Recibe copia de Solicitud

54. Recibe Factura. 0 0 2 0

Adjunta los documentos

Registra en el Módulo de Fondo

Ciudad de Mixco ____ de ________________ del ________

Agradeciendo su atención a la presente, me suscribo de ustedes.

Director de Administración Financiera

El infrascrito Secretario Municipal de la Municipalidad de Mixco, Departamento de Guatemala------------

Ciudad de Mixco ____ de ________________ del ________

Lo anterior será utilizado para: _____________________________________________________________

Agradeciendo su colaboración, me suscribo cordialmente.

Gerente o Director Área Solicitante

Vale por: Q_______________________________

Nota: La fecha y hora de entrega se pone al momento de

Este vale debe liquidarse en menos de 24 horas.

Solicita quince mil

Constitución y Manejo de Fondo Rotativo o

Recibe la Solicitud de Traslada Solicitud de

Constitución y Manejo de Caja Chica o Fondo

Traslada copia del

Constitución y Manejo de Fondo Rotativo o

Jefe del Departamento Responsable del Fondo

Constitución y Manejo de Caja Chica o Fondo Rotativo

Responsable del Fondo Gerente/ Director o

Constitución y Manejo de Caja Chica o Fondo

Encargado Responsable del Fondo

Constitución y Manejo de Caja Chica o Fondo

Ciudad de Mixco de ____ del

Ciudad de Mixco de ____ del

Ciudad de Mixco de ____ del

Firma Firma Firma __

Sello _________ Sello _ Sello ___________

Ciudad de Mixco de ____ del

Firma Firma Firma __

Sello _________ Sello _ Sello ___________

Guatemala _ de del_

Guatemala _ de del_