CASO PRÁCTICO

DD072 - HERRAMIENTAS INFORMÁTICAS DE GESTIÓN DE

PROYECTOS

Luego de estudiar el caso descrito, responda las siguientes consignas:

A la organización le han llegado las siguientes propuestas:

 CA – Super Project
 Time Line
 Project Planner
 Project Kick Start
 Fast Track Schedule
 Microsoft Project

¿Cuál de las anteriores herramientas informáticas recomendaría y porque de la

decisión?

Recomiendo Microsoft Project por ser la herramienta informática por disponer

de todas las funcionalidades para la programación, planificación y seguimiento de
Proyectos, desde sencillos hasta complejos. Además dispone de una
interface fácil de usar, intuitiva, y con una reducida curva de aprendizaje en la que
los nuevos usuarios avanzarán muy rápido en su manejo y aplicación profesional.
Además esta herramienta permite:

 Administración eficiente y eficaz de los recursos.

 Gestión del ciclo de vida del proyecto
 Gestionar lo simple y lo complejo
 Mejorar constantemente los procesos
 Impulsar la inteligencia de negocio
 Convertir rápidamente propuestas e ideas en proyectos operativos.
 Integración sencilla con otros sistemas de información.

Por las razones antes expuestas entiendo que es la mejor herramienta para la
administración de proyecto.
 Elabore una tabla comparativa entre las diferentes alternativas donde se evalúen
los siguientes criterios:
Utilice una escala de Likert para evaluar cada criterio

CA – Project Project Microsoft

Time Fast Track
Super Planner Kick Project
Criterios Line Schedule
Project Start
Excelente x x
Bueno x
Capacidad
Regular x x
Deficiente x
Medios para Excelente x x
documentación Bueno x
y ayuda en Regular x
Línea Deficiente
Excelente x x
Facilidad en Bueno x x x x
uso Regular
Deficiente
Excelente x x
Características Bueno x
disponibles Regular x x
Deficiente x
Excelente x x
Integración con
Bueno x
otros
Regular x x
sistemas
Deficiente x
Excelente x x x
Requisitos de Bueno x x x
instalación Regular
Deficiente

Excelente x x x
Bueno
Seguridad
Regular x x
Deficiente x
Excelente x x x
Características Bueno
de Internet Regular
Deficiente x x x x
Excelente x x x
Respaldo del Bueno x x
proveedor Regular
Deficiente x
TOTAL 27 5 22 10 11 27
 Realice un reconocimiento de las principales normas técnicas de calidad que la
empresa debería tener presente a la hora de evaluar un software en la gestión de
proyectos.

Las principales normas técnicas que una empresa debe tener en cuenta para
evaluar un software son:
 ISO/IEC 25000
 ISO/IEC 9126
 ISO 20000
 ISO/IEC 27000.
 ISO-12207
 ISO-14598

Acorde con la solución planteada, desarrolle un acta de constitución del proyecto

o Project chárter para contratar los servicios, de tal forma que se asegure la
calidad, el tiempo y costo.
Fuente de ayuda: http://www.pmoinformatica.com/2015/09/que-es-acta-de-
proyecto.html

Acta de constitución del proyecto

[IMPLEMENTACIÓN DE SOFTWARE DE GESTIÓN DE PROYECTOS]
Fecha: [03/06/2018]

Tabla de contenido

Información del proyecto ................................................................................................................... 6

Datos............................................................................................................................................... 6

Patrocinador / Patrocinadores ...................................................................................................... 6

Propósito y justificación del proyecto ............................................................................................... 6

Descripción del proyecto y entregables............................................................................................ 6

Requerimientos de alto nivel ............................................................................................................ 7

Requerimientos del producto ........................................................................................................ 7

Requerimientos del proyecto ........................................................................................................ 7

Objetivos ............................................................................................................................................. 8

Premisas y restricciones .................................................................................................................... 8

Riesgos iniciales de alto nivel ........................................................................................................... 9

Cronograma de hitos principales ...................................................................................................... 9

Presupuesto estimado....................................................................................................................... 9

Lista de Interesados (stakeholders) ............................................................................................... 10

Requisitos de aprobación del proyecto .......................................................................................... 10

Asignación del gerente de proyecto y nivel de autoridad .............................................................. 11

Gerente de proyecto .................................................................................................................... 11

Niveles de autoridad .................................................................................................................... 11

Personal y recursos preasignados .................................................................................................. 11

Aprobaciones.................................................................................................................................... 11

Información del proyecto

Datos
Empresa / Organización UNITY S.A.
Proyecto Implementación de software de gestión de proyectos
Fecha de preparación 03/06/2018
Cliente PMO (Project Management Office)
Patrocinador principal Gregorio Bido
Gerente de proyecto Ricy Bido (Gerente PMO)
Patrocinador / Patrocinadores
Departamento / Rama ejecutiva
Nombre Cargo
División (Vicepresidencia)
Luis Reyes Gerente General Gerencia Gerencia General
Marcel Brito Gerente U.E.N. Gerencia U.E.N. Gerencia ejecutiva
Emmanuel Tejada Gerente C.U.H. Construcción U.H. Gerencia ejecutiva

Propósito y justificación del proyecto

Debido al crecimiento acelerado de la empresa el control de los proyectos se ha vuelto difícil sin
un software adecuado, es por ello que con el propósito de mejorar la planificación de los
proyectos y del conjunto de estos, además de mejorar el control y seguimiento de los mismos y
darles un cierre adecuado, surge la necesidad de contar con una herramienta informática que
colabore con la gestión de los proyectos de la oficina PMO.
Para que la empresa siga creciendo y que lo haga de forma adecuada, implementar un software
que ayude a la planificación, control, seguimiento y la finalización del proyecto es más que
necesario, sin este no se podrá mantener un crecimiento adecuado dando paso a que los errores
en la ejecución de los proyectos pactados sean críticos y esto conlleve al fracaso de la empresa,
 tomando en cuenta el tiempo que conlleva la planificación, los costos de cada parte del
proyecto, es de gran importancia que estos pasos sean lo mejor posible ejecutados.
Con el avance de la tecnología, hoy en día es factible tener un software para la gestión de
proyectos que cumpla con los requisitos que se deben de tener en cuenta y que sea eficiente
su implementación, el programa Microsoft Project cumple con lo que se necesita en la
empresa, además es de fácil uso lo que permite a los empleados no ser especialistas en la
administración de proyectos y lograr un resultado adecuado.
Descripción del proyecto y entregables

Se desea implementar un sofware que cumpla con los requerimientos necesarios para la
correcta gestión de los proyectos pactados por la empresa, tanto de forma individual como
conjunta.

Entregables:
- Software acorde a los requerimientos con licencias para 70 computadoras.
-Hardware
-Manual de usuario.
-Manual de instalación.
-Plan de capacitación al personal.

Requerimientos de alto nivel

Requerimientos del producto

El producto será el software: Microsoft Project que cumple con los requisitos planteados por la
empresa, es las diferentes etapas del proyecto, estos son los que se listan a continuación:

1ra etapa: Planificación

 -Identificación de tareas
 -Desglosar el trabajo a realizar cuando nivel de detalle
 -Determinación de actividades paralelas, interdependencias, retrasos.

2da etapa: Control y seguimiento:

 -Seguimiento técnico
 -Seguimiento económico: horas invertidas, compras o pedidos, subcontrataciones,
viajes y otros gastos

3ra etapa: Finalización:

 -Actualización de datos para incorporar las últimas modificaciones del trabajo
desarrollado
 -Revisar documentación, organizar, eliminar lo innecesario.
 -Soporte de garantía o mantenimiento.
 -Realizar copia de seguridad de toda la información en el ordenados
 -Realizar conclusiones
Requerimientos del proyecto

Se requiere un software de gestión de proyectos que mejore los controles de ejecución

durante el proceso de vida de los proyectos, también optimizar la ejecución de las tareas con
el fin de no solapar los diferentes proyectos.
El proyecto requiere de la mejora de la oficina de proyectos.
 Objetivos
Objetivo Indicador de éxito
Alcance
Mejora de equipos Cumple Si o No
Software Cumple Si o No
Capacitación y seguimiento Cumple Si o No
Cronograma (Tiempo)
Mejora de equipos en cuatro semanas Cumple Si o No
Software en dos semanas Cumple Si o No
Capacitación y seguimiento en cinco semanas Cumple Si o No
Costo
Mejora de equipos – 20.000 dólares No sobrepasa el presupuesto
Software – 30.000 dólares No sobrepasa el presupuesto
Capacitación y seguimiento – 40.000 dólares No sobrepasa el presupuesto
Calidad
Mejora de equipos Cumple Si o No
Software Cumple Si o No
Capacitación y seguimiento Cumple Si o No
Otros
Quejas de usuarios -menor al 10 % Cumple Si o No
Evaluación de usuarios – 75% positivas Cumple Si o No

Premisas y restricciones

El proyecto se debe desarrollar según los requerimientos solicitados por la PMO y avalados por
la gerencia. Los recursos económicos que dispone el proyecto son de 100,000 dólares que serán
liberados en cuanto los hitos se vayan cumpliendo. El departamento de TI asistirá en el proyecto
dando el soporte técnico en lo que refiere a TI.
El plazo tope para el proyecto es de 12 semanas luego de firmada el acta.
La locación principal será en la oficina central de UNITY, se deberá contemplar tareas que se
deban desarrollar en los distintos puntos de obra.
Los procesos de adjudicación y compras como también las comunicaciones se deben alinear con
el sistema de gestión de la calidad que la empresa certificó.

Riesgos iniciales de alto nivel

Problemas de comunicación: Estos pueden provocar baja productividad incumpliendo tareas y

puede conspirar en el logro de los objetivos. Como contingencia, El director debe comunicar
de forma clara a todo el grupo las responsabilidades, resoluciones con el fin de evitar malos
entendidos. Se organizarán reuniones de coordinación semanales donde se hará entre otros, el
reporte del estado del proyecto, los posibles desvíos, situación de cronograma y el
seguimiento a las adquisiciones. Probabilidad Media, Impacto Alto.
Problemas técnicos: Se debe considerar las fallas en los equipos fundamentalmente los que
son de difícil acceso o de difícil reposición. Ejemplo de esto son servidores y computadoras que
están en obra, y serán de difícil acceso durante la implementación de este proyecto. Como
contingencia se propone generar una base de datos con las existencias y su locación a parte
del listado de los nuevos equipos para actualización. Probabilidad Baja, Impacto Medio.

Capacitación: Se debe considerar la eventual dificultad que pueden presentar los usuarios del
software. Como contingencia se puede hacer una consulta general acerca de la experiencia en
el uso del software elegido y en su eventual dificultad se puede organizar un curso de
capacitación acorde a las necesidades.

Cronograma de hitos principales

Hito Fecha tope

Apertura y adjudicación de Licitación de software. 25/08/2017
Apertura Licitación hardware complementario y adjudicación 01/09/2017
Instalación de equipos e instalación de software 13/10/2017
Puesta en marcha 03/11/2017
Cierre de proyecto. 10/11/2017

Presupuesto estimado

El presupuesto estimado es de 100.000 dólares permitiendo un desvío del 10% en imprevistos

debidamente justificados.

Se estima en 40 .000 dólares para actualización de equipamiento, 60.000 dólares para

adquisición de software y 15.000 dólares para la puesta en marcha y seguimiento del proyecto.

Lista de Interesados (stakeholders)

Departamento / Rama ejecutiva

Nombre Cargo
División (Vicepresidencia)
Luis Reyes Gerente General Gerencia Gerencia General
Manuel Leonor Accionista Accionista Junta de Accionista

Requisitos de aprobación del proyecto

La evaluación final del proyecto será dada por la Gerencia General basándose en los
indicadores suministrados por los objetivos y comentarios personales finales.
 Asignación del gerente de proyecto y nivel de autoridad
Gerente de proyecto
Departamento / Rama ejecutiva
Nombre Cargo
División (Vicepresidencia)
Ricy Bido Gerente PMO Construcción Gerencia ejecutiva
Niveles de autoridad

Área de autoridad Descripción del nivel de autoridad

Decisiones de personal (Staffing)
Gestión de presupuesto y de sus variaciones
Decisiones técnicas
Resolución de conflictos
Ruta de escalamiento y limitaciones de
autoridad
Decide la vinculación o desvinculación de
personal en el proyecto.
Presenta a RR.HH. los cronogramas de
capacitación.
RR.HH. comunica los cambios.
Tiene el control del presupuesto. No tiene
permitido desvíos mayores al 10% del total.
Liberará certificaciones al sector de
Administración.
Es responsable por todas las decisiones
técnicas que el proyecto demande. Encargado
de confeccionar los requerimientos.
Libertad de resolver conflictos que no están
considerados en esta acta. Se deberá
presentar fundamentos a las soluciones.
Manejo de personal según organigrama de la
empresa.

Personal y recursos pre asignados

Departamento / Rama ejecutiva

Recurso
División (Vicepresidencia)
1 ingeniero sistemas y 3 técnicos IT Gerencia ejecutiva
3 Arquitectos y 10 sobrestantes Construcción U.H. Gerencia ejecutiva
1 Ingeniero y 2 administrativos Gerencia U.E.N. Gerencia ejecutiva
1 Contador y 2 administrativos Administración Gerencia ejecutiva

Aprobaciones
Patrocinador Fecha Firma
Luis Reyes 03/06/2018
Manuel Leonor 03/06/2018
Bibliografía

1. INTECO, Estudio sobre la certificación de la calidad como medio para impulsar la

industria de desarrollo del software en España, INTECO, 2008.
2. https://products.office.com/en-us/project/project-and-portfolio-management-
software