Código: SIG-PD-003

PROCEDIMIENTO
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1. OBJETIVO
Este procedimiento tiene como objetivo establecer las actividades necesarias para
la adecuada identificación, manejo, disposición, retención y control de los registros
generados como evidencia de ejecución de las actividades del Sistema Integrado
de Gestión de Ladrillos San Marcos Ltda.
2. ALCANCE
Aplica a todos los procesos y por ende a todos los registros que se utilicen y que
hacen parte del Sistema Integrado de Gestión.
3. RESPONSABILIDADES
La responsabilidad para el adecuado control de los registros estará a cargo de:
3.1 Estratégicos: del Gerencia General, quien dará los lineamientos.

3.2 Líderes de Procesos: garantizaran la retención documental establecidos

en sus procesos y áreas, que se cumplan y solicitar su actualización en
caso de requerirse.

3.3 Trabajadores en general: Son los responsables de registrar

correctamente la información en los formatos diseñados, así como de
aplicar las instrucciones de este procedimiento para el manejo, disposición
y retención de los registros.

4. DEFINICIONES
4.1 Archivo Central: en este archivo se agrupan los documentos de todos los
procesos que conforman el SGI cuya consulta no es frecuente pero tienen
vigencia.

4.2 Archivo de Gestión: Se refiere a toda la documentación que se utiliza y se

consulta continuamente.

4.3 Formato: Plantilla destinada para la consignación o anotación de datos.

4.4 Gestión Documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas

tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación
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producida por los procesos, desde su origen hasta su destino final, con el
fin de facilitar su uso y conservación.

4.5 Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un

proceso.

4.6 Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que

interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de
entrada en resultados.

4.7 Registro: Documento que suministra evidencia objetiva de actividades

efectuadas o de resultados alcanzados.

4.8 Trazabilidad: Capacidad para seguir la historia, la aplicación o la

localización de todo aquello que está bajo consideración.

5. GENERALIDADES

5.1 Tipos de registros:

De acuerdo con las actividades que desarrolla la ladrillera, se identifican los

siguientes registros:

 Formatos diligenciados
 Actas
 Listados, listas
 Memorandos, Notificaciones
 Cartas o Comunicaciones
 Contratos, hojas de vida
 Otros

5.2 Identificación
Los registros que estén en formatos deben ser construidos, nombrados,
codificados tal como está señalado en el Procedimiento para la elaboración
y control de documentos PD-SIG-001.

5.3 Diligenciamiento

Todos los registros deben cumplir con los siguientes requisitos:

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5.3.1 Legibles: Los registros serán diligenciados de forma clara y en su

totalidad, si existen campos que no es posible diligenciar se diligenciara en
mayúscula sostenida N/A (No aplica).

Los formatos diligenciados a mano deben ser claros, sin tachones ni

enmendaduras y en tinta de color negro.

5.3.2 Fácilmente Identificables: Los registros en su totalidad serán

identificados con uniformidad en las carpetas utilizando el siguiente
rótulo:

NOMBRE DEL REGISTRO

CÓDIGO DEL REGISTRO
PERÍODO DE DILIGENCIAMIENTO
DEL REGISTRO (MES)
AÑO

5.3.3 Exactitud: Todos los registros deben contener información, datos y

cálculos correctos y completos.

5.4 Almacenamiento: Los registros serán almacenados en físico u en medio

magnético con copias de seguridad.

5.5 Protección: Los registros serán protegidos con carpetas, AZ folder y

lugares de almacenamiento apropiados para tal fin.
Todos los archivos deben estar en un lugar ventilado, protegido del calor, la
humedad y con accesos restringidos (contraseñas).
5.6 Recuperación: Para tener acceso a la información y recuperarla de forma
satisfactoria se hará de la siguiente manera:
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 Consecutiva
 Cronológica
 Alfabética
5.7 Tiempo de retención y disposición final.
El tiempo de retención y disposición final se encuentra establecido en la
Tabla de Retención documental.

6 DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES

CARGO DOCUMENTOS
FLUJOGRAMA DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE ASOCIADOS
Inicio

Identificación de
Identifica los
registros registros que
Responsable o Listado Maestro de
pertenecen al
Líder del Proceso Registros
Sistema Integrado
de Gestión.
Elaboración del
formato según el
Solicitud de
Elaboración de Procedimiento
elaboración,
registro para la
Líder del proceso modificación o
elaboración y
eliminación de
control de
documentos.
documentos PD-
SIG-001.
Diligenciar los
registros para
Diligenciamiento
del registro evidenciar la
Funcionarios
ejecución de las Registros
responsables
actividades
detalladas en los
procedimientos.
Se protegen los
archivos en
carpetas AZ,
Protección de los
fólder o medio
registros Funcionarios Tabla de Retención
magnético en una
responsables Documental Registros
ambiente
ventilado,
protegido del
1 calor la humedad.
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CARGO DOCUMENTOS
FLUJOGRAMA DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE ASOCIADOS
1

Consulta o Si el registro
Recuperació requiere ser
n del Funcionarios
consultado o
Registro
recuperado
Si No

Se le solicita al
Solicitar el funcionario
registro que se responsable del
requiere para Funcionarios
documento el
consulta
registro que se va a
consultar.

Recuperar los
registros en el lugar
Recuperar los de almacenamiento Tabla de Retención
registros determinado de Funcionarios
Documental
forma cronológica, responsables
Registros
consecutiva o
alfabética.

Mantener los
Conservar los registros en el lugar
registros de almacenamiento Tabla de Retención
Funcionarios
por el tiempo Documental
responsables
establecido en la Registros
Tabla de Retención
Fin
Documental.
Disponer de los
Disponer de
registros de acuerdo
los registros Tabla de Retención
con lo señalado en Funcionarios
Documental
la Tabla de responsables
Registros
retención
Fin Documental.
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7. REGISTROS

Nombre Almacenamiento y recuperación

del Periodo
Código Método/
registro Responsable de Disposición
Ubicación
retención
Listado Responsable o Archivo 2 años Back up/
maestros el Líder del digital y Reciclaje
SIG-FR-
de Proceso Físico
001
Document
os

8. CONTROL DE CAMBIOS

CONTROL DE CAMBIOS
N° Ítem del Motivo del Fecha del
Cambio realizado
Versión Cambio Cambio cambio
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Elaboró: Revisó: Aprobó:

Cargo: Cargo: Cargo:

Firma: Firma: Firma:

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