Código: PSST-01

Empresa Procedimiento de Elaboración y Control

Edición: 1
Ejemplos S.A. de la Información Documentada Página: 1 de 6

Control del modificaciones

Edición Fecha Modificación Revisión Anterior
1 Abril 18 Creación documento

1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. DEFINICIONES

4. RESPONSABILIDADES

5. DESARROLLO

6. ANEXOS

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Fecha: Fecha: Fecha:

1. OBJETIVO

Establecer la metodología para la creación y control de la información documentada que da

soporte al SGSST de Ejemplos S.A.

2. ALCANCE

El presente procedimiento es de aplicación a toda la información documentada que forma

parte del SGSST de Ejemplos S.A.

3. DEFINICIONES

Información documentada: Información que una Organización tiene que controlar y mantener,
y el medio que la contiene (ISO 45001, 2018).

4. RESPONSABILIDADES

El Responsable del SGSST elaborará y mantendrá al día un procedimiento para la creación y

control de la información documentada que se genere de la implantación del SGSST. Además
se asegurará de su correcta implantación y funcionamiento.

Todos los trabajadores que hagan uso de la información documentada del SGSST deben dar
cumplimiento a lo establecido en este procedimiento.

5. DESARROLLO

5.1. Elaboración de la información documentada

5.1.1. Formato y contenido

La información documentada del SGSST está formada por:

 Manual del SGSST.

 Procesos.
 Procedimientos/Instrucciones técnicas.
 Formatos.
 Registros.
 Todos aquellos documentos que deban ser sometidos a un control de ediciones o
revisiones, como por ejemplo la política de SST.

A. Manual del SGSST

El Manual del SGSST constará al menos de los siguientes apartados:

1. Ubicación de la empresa.

2. Actividad económica.

3. Número de trabajadores.

4. Mapa de procesos.
5. Organigrama.

6. Política de SST.

7. Descripción del SGSST.

B. Procesos

El desarrollo de los procesos seguirá el formato F-PSST-01.1. Formato Ficha de Proceso.

Puede existir algún Proceso que se desarrolle siguiendo otro formato con el fin de que resulte
más comprensible para el usuario durante su aplicación.

C. Procedimientos/Instrucciones Técnicas

Los procedimientos o instrucciones técnicas se estructurarán como se indica a continuación:

1. OBJETIVO: donde se señalará el propósito del documento.

2. ALCANCE: donde se definirá su ámbito de aplicación.

3. DEFINICIONES: donde se recogerán aquellos conceptos necesarios para la correcta

interpretación del documento.

4. RESPONSABILIDADES: donde se asignarán las responsabilidades en relación con las

actividades desarrolladas.

5. DESARROLLO: donde se detallará la metodología a seguir para la realización de las

actividades descritas en el procedimiento o instrucción técnica.

6. ANEXOS: donde se enumeran los diferentes documentos generados para el cumplimiento

del procedimiento o instrucción: formatos, registros, etc.

Puede existir algún Procedimiento o Instrucción de trabajo que se desarrolle siguiendo otro
formato con el fin de que resulte más comprensible para el usuario durante su aplicación.

En caso de ser necesario el desarrollo de algún procedimiento en forma de diagrama de flujo

se seguirá el formato F-PSST-01.2. Formato Procedimiento/Instrucción Técnica.

D. Formatos

Los formatos son tablas o formularios asociados a los distintos procedimientos e instrucciones
técnicas. Se desarrollarán como resulten más prácticos en cada momento.

E. Registros

Los registros se desarrollarán a medida que se implante el SGSST como resultado de la

cumplimentación de los formatos.
 Tanto el Manual, como los procedimientos e instrucciones técnicas, dispondrán de una
portada con un encabezado con la siguiente información:

Código:
Empresa Título Edición:
Página:

El código se asignará siguiendo las siguientes pautas:

 Manual: MSST
 Proceso: PROSST-XX, donde XX es un número correlativo de 2 cifras que se irá
asignando a medida que se vayan desarrollando los procesos.
 Procedimiento: PSST-XX, donde XX es un número correlativo de 2 cifras que se irá
asignando a medida que se vayan desarrollando los procedimientos.
 Instrucción Técnica: ITSST-XX, donde XX es un número correlativo de 2 cifras que se irá
asignando a medida que se vayan desarrollando las instrucciones.
 Formato: F-PSST-XX.Y o F-IT-XX.Y, donde Y es un número correlativo que se asignará a
medida que se vayan generando los formatos asociados al procedimiento en cuestión
(en caso de que haya algún formato no derivado de ningún procedimiento o IT se
codificará FSST-ZZ, siendo ZZ un número correlativo que se asignará a medida que se
desarrollen nuevos formatos).

A continuación se recogerá el control de modificaciones, donde se irán registrando todas las

modificaciones incluidas en cada una de las ediciones.

Control del modificaciones

Edición Fecha Modificación Revisión Anterior
1 Abril 18 Creación documento

Además en la portada aparecerá el índice del documento y en la parte inferior de la hoja un

cuadro de firmas, con las fechas de elaboración, revisión y aprobación:

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Fecha: Fecha: Fecha:

5.2. Control de la información documentada

5.2.1. Distribución de la información documentada

El responsable del SGSST se asegurará de que la información documentada esté disponible en

los puntos de uso y sea entendida y comprendida por todos los trabajadores que deban hacer
uso de ella. Para llevar un control de la distribución de la información documentada, se hace
uso del formato F-PSST-01.3. Lista de Distribución de la información documentada, donde se
indica el nº de edición, a quién se distribuye, el departamento al que pertenece y la fecha de
acuse de recibo.

Además toda la información documentada vigente se encuentra recogida en la intranet de la

empresa en la siguiente ruta: SGSST/Documentos de Trabajo. Esta carpeta será gestionada y
actualizada en todo momento por el responsable del SGSST.

5.2.2. Archivo

El responsable del SGSST será el encargado de archivar el original de cada documento junto
con la lista de distribución. Además mantendrá los originales de las ediciones obsoletas
correspondientes a dichos documentos. El archivo se llevará a cabo a través de la intranet de la
empresa en la siguiente ruta: SGSST/Documentos de Trabajo Originales, a la que sólo tendrá
acceso el responsable del SGSST, manteniendo además el responsable una copia impresa de
cada uno de los documentos que forman parte del Sistema.

5.2.3. Control de Cambios

Siempre que exista algún cambio que afecte a algún documento del SGSST, las nuevas
ediciones serán sometidas al mismo proceso de revisión aprobación y distribución que el
documento original.

Las modificaciones serán registradas en la portada de los documentos, en el apartado “Control

de Modificaciones”, indicando el número de edición, la fecha y el cambio asociado.

El responsable del SGSST será el encargado de distribuir la nueva edición de un documento a

todos los destinatarios incluidos en la lista de Distribución y de mantener actualizado el listado
de los documentos en vigor. Así mismo se encargará de recopilar y destruir todas las copias
obsoletas.

5.3. Información documentada externa

El responsable del SGSST determinará la información de origen externo que es necesaria para
la correcta planificación y operación del Sistema. Entre ella se puede incluir: reglamentos y
disposiciones legales, requerimientos oficiales, comunicaciones externas con las partes
interesadas, documentación de proveedores, contratas y subcontratas, etc.

Esta información se identificará y controlará de manera apropiada, registrando la misma en el

formato F-PSST-01.4 Lista de información documentada externa, y archivándola en la intranet
en la siguiente ruta: SGSST/Información Externa.
6. ANEXOS

Los formatos asociados al presente procedimiento son:

F-PSST-01.1. Formato Ficha de Proceso.

F-PSST-01.2. Formato Procedimiento/Instrucción Técnica.

F-PSST-01.3. Lista de Distribución de la información documentada.

F-PSST-01.4 Lista de información documentada externa.