Metodología ASAP (Accelerated SAP)

La metodología de implementación ASAP es una metodología orientada a entregables y por etapas que racionaliza
los proyectos de implementación, minimiza el riesgo y reduce el costo total de implementación.

ASAP toma un enfoque disciplinado para la administración de proyectos, la administración del cambio, la
administración de soluciones y cualquier otra disciplina aplicada a la implementación de soluciones SAP.

La metodología apoya a los equipos del proyecto con formatos, herramientas, cuestionarios y listas de verificación,
incluye guías y aceleradores.

Los beneficios de utilizar la metodología ASAP incluyen:

 Implementaciones más rápidas con un enfoque metodológico.

 Proyectos más confiables, gracias al uso de herramientas probadas, aceleradores y mejores prácticas.
 Menor riesgo.
 Mayor eficiencia en los recursos.
 Reduce los costos.
 Una administración efectiva basada en estándares del Project Management Institute (PMI).

Etapas de ASAP.

1. Preparación del Proyecto.

En la etapa de preparación del proyecto, el equipo de proyecto define los objetivos, el alcance, el plan del proyecto.
Se asegura el soporte de la alta dirección, se desarrollan y acuerdan los estándares del proyecto.

La estrategia de implementación es definida y aprobada. Al mismo tiempo los procedimientos, estándares, la

organización y el organigrama son concluidos. Roles y responsabilidades y todas las actividades de inicialización son
documentados en la estrategia del proyecto.

2. Planos de Negocio (Business BluePrint).

Durante la fase de planos de negocio, los diseños funcionales y técnicos son documentados en un diagrama de
negocio. Guiados por expertos de soluciones CRM (consultores) una serie de talleres estructurados son planeados y
conducidos para alcanzar un diseño de solución deseada “to-be”.

Todos los requerimientos funcionales y técnicos, pendientes y brechas del proyecto son documentados.

Documentar los procesos requeridos es la principal razón de ser de esta fase. La documentación y análisis de
información se deberá realizar como mínimo en cuatro niveles:
Nivel 0: Validar Alcance del proyecto

Nivel 1: Estructura organizacional

Nivel 2: Definición de los requerimientos funcionales

Nivel 3: Detalle configuración del sistema

Se deberá documentar la estructura organizacional existente, la distribución de información; además de la situación

actual de la empresa (As is), ya que el futuro Modelo de Procesos, deberá estar basado en la correcta comprensión
de la operación actual.

El siguiente paso en esta etapa, será el determinar la situación futura (To be); con esto comienza la elaboración de
los Modelos de Negocio y Técnicos que se realizarán a partir de los requerimientos identificados, sin tener en cuenta
la posible cobertura de la solución SAP.

Una vez desarrollados los Modelos de Negocio y Técnicos, se elaborará un informe en el que se analizará la
cobertura de los requerimientos funcionales y técnicos por parte de la solución SAP y la aparición de posibles “gaps”
tanto funcionales como técnicos.

Los “gaps” pueden dar origen al desarrollo de ciertas iniciativas o bien a la redefinición del Modelo de Negocio y
Técnicos. En este sentido esta fase tendrá un carácter cíclico.

3. Realización.

Con base en los modelos de Negocio y Técnicos obtenidos, el sistema CRM es configurado y probado en una serie de
ciclos. Inicialmente la configuración base, la cual representa los procesos fundamentales de la organización son
ejecutados, probados y confirmados. Estos son seguidos por una serie de ciclos de configuraciones y desarrollos,
hasta implementar todas las soluciones.

El ajuste a los parámetros que permiten definir los procesos en SAP se realizan por medio del IMG, esta
parametrización corre a cargo de los consultores funcionales que toman como base los diseños ya elaborados en la
etapa anterior los cuales deben de estar validados por el usuario. Todas las parametrizaciones realizadas deberán de
almacenarse en órdenes de transporte y serán probadas para poder ser transportadas posteriormente al ambiente
de QA (ambiente de prueba/calidad).

Aunado a la parametrización, es en esta etapa donde deberán ser identificadas las brechas (gaps) que el estándar
del ERP no cubre en el modelo de negocio, las mejores prácticas indican que los desarrollos deberán ser los menos
posibles para que la implementación sea segura para un posterior upgrade.

Tanto las interfaces como los programas de cargas iniciales deberán ser desarrollados.

La configuración es documentada y todos los desarrollos, interfaces, programas de conversión y reportes son
construidos y documentados. Por último los sistemas de producción son instalados.
4. Preparación Final.

Planes detallados de transición y de arranque son desarrollados. La estructura de soporte de la organización es

establecida. El sistema productivo es montado con los transportes e información del cliente. Al final de esta fase, el
sistema productivo es arrancado y las operaciones de la organización inician en el nuevo ambiente.

Se garantiza que todos los sistemas funcionen correctamente siguiendo las pruebas de integración aprobadas.
Técnicamente todos los pendientes de integración son resueltos.

Las pruebas unitarias son realizadas por cada uno de los procesos, esto permite obtener la aceptación del usuario o
en su defecto la corrección de errores. Las pruebas integrales son aquellas que se realizan para verificar la
integración entre los módulos, por último son necesarias las pruebas de stress (stress test), que son de vital
importancia ya que indican si el performance del sistema está preparado para la operación en productivo.

5. Soporte y Puesta en Marcha.

El propósito de la fase de puesta en marcha y soporte es el de mover las operaciones de un ambiente pre productivo
a una operación productiva en vivo. La estructura de soporte de la organización es puesta en marcha para soportar a
los usuarios finales, no solo para los primeros días de operación, sino también para el soporte de largo plazo.

Esta fase tiene dos objetivos, dar soporte a la operación y la optimización del sistema para la estabilización del
mismo.

El equipo del proyecto en todos los niveles deberá estar preparado para acompañar al usuario en el manejo de la
operación del sistema y de los nuevos procedimientos administrativos.

Se deberá tener preparado un plan de recuperación en caso de desastre (DRP: Disaster Recovery Planning )

Con la optimización del sistema ya en producción y obteniendo los resultados esperados en la planeación se finaliza
la implementación exitosa de SAP R/3.
Flujos de Trabajo.

La metodología ASAP se estructura alrededor de flujos de trabajo claves. Por cada flujo de trabajo la metodología
lista una serie de entregables que tienen que ser producidos en cada fase. Cada fase tendrá los siguientes flujos de
trabajo:

 Administración del Proyecto

 Gestión de Administración del Cambio
 Entrenamiento
 Gestión de Datos
 Gestión de Procesos de Negocio
 Gestión de la Solución Técnica
 Gestión de Soluciones Integradas

La metodología ASAP para implementación de proyectos representa una estructura estandarizada de jerarquías de
trabajo (WBS Work Breakdown Structure) que se define como el proceso de subdividir los entregables del proyecto
en componentes más pequeños y manejables que permitan proveer los fundamentos para la definición de las
actividades de implementación del proyecto, de una manera jerárquica y orientada a entregables que permitan la
correcta administración de los trabajos.

Referencias.

[1] Project Management Institute. 2013. A guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK GUIDE)

[2] AcceleratedSAP, ASAP, , 01/11/2008.

[3] SAP AG 2000, AcceleratedSAP, Release 4.6B, SAP AG, Alemania.