Descripciones de los diagramas

Descripción diagrama de PASADA Nuevo contrato

Desde la parte externa de la empresa, pasa a la parte administrativa allí se decide si el

Nuevo Contrato es rentable o no lo es , si no lo es se propone un ajuste al mismo y se
pasa a la parte externa de donde vino el Nuevo Contrato; si el contrato es rentable se le
pasa a la revisoría fiscal, él revisor fiscal verifica que el contrato no tenga ninguna
irregularidad, si la tiene entonces el revisor fiscal propone los ajustes respectivos al
contrato y este contrato es pasado al área administrativa para después ser pasado a la
parte externa de dónde provino el contrato. Si el contrato no tiene ninguna irregularidad se
pasa a la Junta Directiva, allí se firma el contrato y se le envía al área administrativa para
ser archivado y enviado al agente externo.

Descripción diagrama de PASADA Nuevo contrato laboral

Desde la parte externa de la empresa llega una hoja de vida, esta se recibe en la
secretaria allí se verifica si en ese momento hay vacantes para ese perfil de la hoja de
vida, si no hay vacantes en el momento, la hoja de vida se archiva , si hay vacantes para
ese perfil entonces se le pasa la hoja de vida a talento humano, en talento humano se
verifica si el postulante aplica a la vacante de trabajo, si no aplica entonces la hoja de vida
se archiva, si el postulante aplica a la vacante talento humano programa la entrevista y la
realiza, si es contratado talento humano hace un contrato; este contrato se pasa a la junta
directiva para ser firmado, de allí se pasa el contrato firmado a talento humano allí se
archiva el contrato laboral y se envía al agente externo.

Descripción diagrama de PASADA Historia clínica

Desde la parte externa del sistema llega una remisión, (paciente a tratar) esta remisión es
pasada al área de admisiones allí se verifica si el paciente ya tiene historia clínica, si no
tiene se crea una historia clínica, si el paciente ya tiene historia clínica se pasa al área de
servicios, en servicios se hace una valoración al paciente, esta valoración se pasa a
admisiones, en admisiones se actualiza la historia clínica del paciente y esta es archivada,
admisiones también asigna unos horarios de terapias usando la valoración del paciente,
estos horarios son archivados y pasados al agente externo.

Descripción diagrama de PASADA administrativa a servicios

En el área administrativa están todas las terapias que se deben realizar allí se avalúan la
cantidad de terapias que se deben de realizar, estas terapias se pasan al área de
servicios se tratan los pacientes y se pregunta ¿ha terminado las terapias? Si ha
terminado se archiva esta terapia, sino se siguen haciendo las terapias hasta que termine
las terapias.
Descripción diagrama de PROCESO para ajustarse a una nueva norma

Este proceso se inicia revisando los puntos a ajustar, después se debe saber si son
ajustes a la planta física, si no es se hace un ajuste al funcionamiento de la empresa el
cual tiene su propio diagrama y su propia descripción nombrada en el siguiente ítem; si
hay que hacer ajustes a la planta física se hace una cotización, la cotización debe ser
abalada por la junta directiva sino es avalada se hace otra cotización, si es abalada se
defines los horarios y los días de estas obras, si los horarios se cruzan con el
funcionamiento normal de la IPS se debe de definir otros horarios para estas obras, sino
hay cruce entonces se hacen las obras hasta que estas sean terminadas; si se cumple
con la nueva norma se entrega la información requerida a la entidad correspondiente, sino
se ha cumplido con la norma se siguen revisando los punto a ajustar.

Descripción diagrama de PROCESO de ajustes al funcionamiento de la

empresa

Se debe saber si se necesita capacitar el personal, si se necesita se debe de constatar

quienes van hacer capacitados, después de esto se capacita el personal, este es otro
proceso está indicado en otro diagrama y en la descripción siguiente, cuando el personal
esté capacitado se debe de saber si la norma ya está cumplida, sino se revisan los punto
a ajustar, si ya se ha cumplido, se entrega la información requerida a la entidad
correspondiente. Si los ajustes que se deben hacer tienen que ver con establecer nuevos
servicios estos tienen su propio diagrama de proceso # y su descripción.

Descripción diagrama de PROCESO de capacitación del personal

Se establece el número de horas de la capacitación, se hace una cotización a esta

capacitación, se paga la capacitación, se asigna un horario para que el personal se
capacite, se verifica si es un terapeuta, si no es la persona hace la capacitación hace la
capacitación hasta que haga el total de horas, se es terapeuta se debe de verificar si los
horarios de la capacitación se cruzan con los de las terapias, sino se cruzan hace la
capacitación hasta que haga el total de horas, si sus horarios se cruzan se vuelve a
establecer el horario de las capacitaciones para que el terapeuta pueda cumplir con las
terapias y la capacitación; cuando el personal termine las capacitaciones se genera un
certificado de estas.

Descripción diagrama de PROCESO establecer un nuevo servicio

Para establecer un nuevo servicio la IPS debe establecer un horario para este servicio, se
establece la cantidad de sesiones, estos servicios se asignan a los terapeutas
especializados; cuando todo esto este listo se genera una documentación del nuevo
servicio.

Descripción diagrama de PROCESO para las terapias

Para efectuar las terapias se verifica si el paciente tiene historia clínica sino se crea una
historia clínica y se asigna un horario para hacer las terapias, si el paciente ya tiene
historia clínica se le verifica su horario de terapia, si no es el correspondiente se le asigna
un nuevo horario, si es el correspondiente, se hace pasar a la terapia, se hace la terapia y
se actualiza su historia clínica, se verifica si no es la última terapia se le recuerda al
paciente la siguiente terapia, si esta es la última terapia se hace una valoración final del
paciente y se evalúa si el paciente necesita más terapias se valoran la cantidad de
terapias que el paciente debe hacer, si no necesita más terapias se genera un reporte
médico.

Descripción diagrama de PROCESO para la selección del personal

Inicialmente para el proceso de selección del personal en la IPS tendremos varias

vacantes con distintas especificaciones ya sean estudios realizados y/o experiencias
obtenidas donde cada persona puede aplicar a dicho cargo o no, luego de aplicar al cargo
se realiza una breve entrevista para ir preseleccionando el equipo de trabajo, aplicando
pruebas actitudinales, investigando sus antecedentes y exámenes médicos. Después de
realizar la parte de preselección se llega a la firma del contrato donde habrá un periodo de
prueba y una inducción al comportamiento de la IPS y funciones que el empleado deberá
realizar. Si dicho empleado realiza bien sus labores seguirá trabajando en la IPS de no
ser así se deberá revisar nuevo personal

Descripción diagrama de PASADA del progreso de los pacientes

Descripción informes de progreso de pacientes: Los informes de evolución son una parte
importante en el proceso del paciente y de la institución, ya que ellos son uno de los
requisitos por parte de las EPS para pagar por las terapias. El proceso empieza desde
cada uno de los terapeutas. Los terapeutas, basados en las historias clínicas de cada uno
de los pacientes que tratan, redactan un informe de evolución mensual que cada uno
presentó. Estos informes son enviados al departamento de archivo, en donde se revisa
que todos los informes sean enviados, en caso de que algún terapeuta no haya enviado
sus informes mensuales, desde el departamento de archivo se le comunicará mediante
una solicitud escrita. Una vez se hayan enviado todos los informes al departamento de
archivo y éste haya verificado que estén completos, los informes son anexados a la
historia clínica de cada paciente, para luego ser archivadas, y a su vez enviados al
departamento de facturación y cartera que se encargará de redactar una cuenta de cobro
basado en los pacientes tratados en el mes. Las cuentas de cobro son enviadas a las Eps
y una copia se conserva en facturación y cartera.

Descripción diagrama de PASADA del catálogo de servicios

Los contratos con las Eps, son la principal fuente de ingresos de la Ips. Éstos son
gestionados por la junta directiva y sus relaciones, pero para poder ofrecer los servicios
de la institución, es necesario que se tengan claras la calidad de las terapias que brinda la
organización. Existen diversos estándares y normas de calidad que regulan los servicios
que una institución puede ofrecer. Para que una actividad pueda estar en el catálogo de
servicios que ofrece la institución, debe primero tener el certificado correspondiente, el
departamento de calidad se encarga, basado en estos certificados, de redactar el
catálogo de servicios y enviarlo a revisión de la junta directiva. Sí la junta directiva
considera que se le debe agregar, quitar o modificar algún aspecto al catálogo, éste es
devuelto para que el departamento de calidad lo redacte de nuevo y considere si es
necesaria la gestión de certificados o cumplimiento de norma de calidad. Cuando la junta
directiva apruebe el catálogo, se archiva una copia de éste y ya queda a disposición de
para que la junta directiva gestione contratos y ofrezca los servicios a instituciones
externas