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PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

Código: de liberación
Fecha: de liberación
FORMATO TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Versión: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : ESTACIÓN DE POLICÍA N

UNIDAD: POLICIA METROPOLITANA DE BUCARAMANGA CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 3.8.5.2.9.

RETENCIÓN SOPORTE
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS
CÓDIGO
DOCUMENTALES ARCHIVO GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL P EL

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES
1.9 c Requerimientos de Justicia
a Consulta bases de datos
3 Años 3 Años X
a Solicitudes
a Respuestas
Peticiones, quejas, reclamos,
1.10 c reconocimientos del servicio de policía y
sugerencias.
a Comunicación Oficial
Registro de peticiones de solución inmediata 3 Años 10 años X
a
(1IP-FR-0014)
a Denuncios
a Petición
1.12 c Solicitudes de consulta
a Solicitud
3 años __ X X
a Formato de consulta o préstamo de documentos

2 g ACTAS
2.4 c Actas de instrucción
3 Años 18 años X
 a Acta 3 Años 18 años X
a Lista de asistencia
2.5 c Actas de entrega de cargo
a Acta
(CP) 50 años X
a Inventarios documentales
a Inventario de bienes
2.6 c Actas de entrega de elementos
a acta de asignación de bienes 3 Años 5 años X
a antecedentes de entrega
2.10 c Acta de compromiso
a Acta de la reunión 3 Años 10 años X
a Lista de asistencia

2.14 c Acta de buzón de sugerencias 2 años 5 años X

2.25 c Acta de reuniones de trabajo

a Acta de la reunión 3 Años 20 años X

a Lista de asistencia
2.40 c Actas de revista
a Acta 3 Años 10 años X
a Lista de verificación
Acta de comité de recepción, atención,
2.41 c evaluación y tramite de quejas e
informes(CRAET)
a Acta. 3 Años 3 años X
a Quejas e Informes.
 3 Años 3 años X

a Remisorios
a Respuesta quejosos.
2.81 c Actas de eliminación documental
a Propuesta de eliminación
20 años 50 años X
a Formato de eliminación
a Acta de aprobación
3 g COMUNICACIÓN OFICIAL

3.1 c Solicitudes y antecedentes administrativos

a Requerimientos personales
3 años __ X X
a Mantenimientos
a Necesidades administrativas
PREVENCIÓN, CONVIVENCIA Y SEGURIDAD
14 g
CIUDADANA
14.2 c Diagnostico de cuadrantes
a Memoria local y topográfica
a Apreciación de inteligencia
Georreferenciación delictiva, contravencional y 3 Años 7 años X X
a
factores de riesgo
a Análisis causal
a Talento humano y medios logísticos
Modelo nacional de vigilancia comunitaria
14.3 c
por cuadrantes
a Análisis de convivencia
3 Años 18 años X X
a acta comité de vigilancia operacional.
a Hoja de servicios
a TAMIR
14.4 c Medidas de protección
a Solicitud medidas de protección
a Acta de instrucción
3 Años 20 años X
a Informe actividades medidas de protección
Formato de Retiro Medidas de Protección a
a
Personas
 29 g INFORMES
c Informe a entes de control
29.1 3 Años 5 años X
a Informe
29.11 c Informe especial de Policía

a Hechos conocidos 3 Años 20 años X

a Elementos que hacen parte de los hechos.

29.16 c Informe de OAC 2 años 3 años X

c Informe de Back-Up
29.19 3 Años 5 años X X
a Informe

c Informe de Incautación
29.22 3 Años 5 años X
a Informe
c Informe de actividades
29.25 3 Años 5 años X
a Informe
c Informe de Judicialización
29.55 3 Años 5 años X
a Informe

c Informe de novedades
29.57 3 Años 10 años X
a Informe

c Informe de Operatividad
29.58 3 Años 5 años X
a Informe
30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario documental de la dependencia (CP) (CP) X

 31 g LIBROS

31.5 c Libros de población

3 Años 18 años X
a Libro

31.6 c Libro Minuta de Guardia

3 Años 18 años X
a Libro

31.7 c Libros de control

3 Años 5 años X
a Libro

31.8 c Libros de Servicio de Policía

3 Años 5 años X
a Libro
31.10 c Libro minuta de vigilancia
3 Años 18 años X
a Libro

31.11 c Libro control de denuncias

3 Años 18 años X
a Libro

Libros para los servicios de supervisión y

31.12 c
control de las unidades policiales
3 Años 18 años X

a Libro
38 g ORDENES

38.9 c Orden de Servicios 3 Años 20 años X

38.15 c Orden con plazo

a Comunicación oficial 3 Años 10 años X X
a Correo electrónico
 40 g PLANES
40.2 c Plan de acción
3 Años 3 años X
a Antecedentes

40.7 c Planes de mejoramiento

3 Años 3 años X
a Antecedentes

c Plan de Seguridad

a Plan de Seguridad
a Actas
a Cronogramas
40.8 3 años 3 años X
a Comunicaciones oficiales
a Encuestas
a Informes
a Ordenes
a antecedentes del plan de seguridad
40.37 c Plan de Necesidades
3 Años 5 años X
a Antecedentes

50 g TRANSFERENCIA
50.1 c Transferencias primarias
a Cronograma de transferencias documentales
(CP) (CP) X
a Comunicaciones oficiales
a Formato único de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de correspondencia 3 Años __ X X

53.7 c Planilla de control 3 Años __ X

56 g ESTADÍSTICAS
3 Años 5 años X
a Antecedentes

57 g CAMPAÑAS 3 Años 3 años X

 61 g CONTRAVENCIONES

61.1 c Cierre de establecimiento publico

a Informe
a Acta de cierre inmediato
a Acta cierre definitivo
a Acta Levantamiento de sello 3 Años 8 años X
Constancia Imposición de Acta fijación sello por
a
cierre definitivo
Constancia Imposición de Acta fijación sello por
a
cierre definitivo
a Documentos- Relacionados
61.2 c Cierre de establecimiento privado
a Comunicación Oficial Remisoria
a Comparendo
a Orden
a Acta de Compromiso
3 Años 8 años X
a Cierre Definitivo
a Formato Acta levantamiento de sello
a Informe
a Constancia de Diligencia
a Documentos- Relacionados
61.3 c Integridad física
a Formato incautación elementos 3 Años 7 años X
a Incautación armas blancas
61.4 c Querellas
a Querella
3 Años 8 años X
a Boleta de citación
a Acta diligencia contravencional

86 g PROGRAMAS X

86.10 c Programa de Prevención 3 Años 8 años X

86.11 c Programa de Promoción 3 Años 8 años X

86.12 c Programa de Protección 3 Años 8 años X

86.14 c Programa Gestión Comunidad

a Planeación del Programa
a Informe de ejecución y evaluación parcial y final

a Diagnostico Proceso, programas y/o proyectos

a Autorización, ingreso y/o salida del colegio
a Observador del estudiante
a Compromiso convivencial académico
a Conceptos comité disciplinario escolar
a Conciliación escolar
a Narración de hechos
3 Años 5 años X
a Pacto de aula
a Reflexión pedagógica
a Revisión a gestión comunidad
a Seguimiento psicopedagógico y/o psicológico
a Remisión de casos a gestión comunidad
a Entrevista estudiantes nuevos
Recolección de información - faltas al manual
a
de convivencia
Riesgos psicosociales - comunidad académica
a
(orientación-casos conocimientos)
Autorización ingreso y/o salida de estudiantes
a
colegio
86.19 c Programa DARE 3 Años 8 años X

86.22 c Programa de Policía Comunitaria Rural 3 Años 8 años X

86.25 c Programa Frentes de Seguridad 3 Años 8 años X

Programa de conservación preventiva para
86.33 c
los archivos

3 Años 8 años X
 Formato de seguimiento a los programas de
a
conservación. 3 Años 8 años X
a Diagnostico integral
a Acta
a Planillas de Medición temperatura
95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de Gestión de Calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificación
a Informes de Autoevaluación
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria
3 Años 5 años X
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementación y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento

a Mejora continua
a Indicadores
95.7 c Sistema de Gestión Integral del Riesgo
a Definición de la gestión del riesgo
a Identificación de riesgos

a Valoración del riesgo

a Gestión del riesgo
a Mapa de Riesgos
3 Años 5 años X
a Plan manejo de riesgos
a Plan de contingencia
a Informe trimestral de resultados
Formato producto/servicio no conforme para
a
riesgos
a Comunicaciones oficiales
a Actas
a Antecedentes
NTAL
POLICÍA NACIONAL

DE POLICÍA NORTE FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 01 de Enero de 2017

RESOLUCIÓN Y FECHA:
RA: 3.8.5.2.9.4.1.1 Resolucion No 01697 del 10 de mayo de 2013
Resolución No 05571 del 31 de diciembre de 2014

RTE DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
X X X X
trascendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
X X X X
trascendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado.

X X Se elimina en el Archivo de Gestión por pérdida de vigencia.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X X
trascendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado.
 Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X X
trascendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado.

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestión por ser un documento de

constante actualización, no obstante cuando la dependencia se suprima o fusione de
X X
la estructura orgánica de la unidad, se realizara la trasferencia al archivo central. una
ves cumpla los tiempos de retención se microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X X X
trascendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado.
Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los
X X
documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X X X
trascendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X
documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X
documentos son eliminados mediante el proceso de picado.
 Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los
X
documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

X X Conservación total por ser la única evidencia del soporte documental eliminado.

transcurrido el tiempo de retención en los archivos de gestión las comunicaciones

X X oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno, mantenimiento, elementos y
necesidades administrativas serán eliminadas mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retención en e l Archivo Central, seleccionar y digitalizar

una muestra representativa hasta el 1% de aquellos documentos que sean
X X X
transcendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado

Transcurrido el tiempo de retención en e l Archivo Central, seleccionar y digitalizar

una muestra representativa hasta el 1% de aquellos documentos que sean
X X X
transcendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado, seleccionar
X X X X
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% a la información mas
relevante y pertinente, los demás documentos serán eliminados mediante picado.
 Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los
X X
documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retención en e l Archivo Central, seleccionar y digitalizar

una muestra representativa hasta el 3% de aquellos documentos que sean
X X X X X
transcendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado

Se elimina en el Archivo Central, por carecer de valores secundarios. Los

X X
documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestión y Archivo Central por ser un

documento de constante actualización y consulta, para las dependencias, se deben
X X
registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripción
por cada una de las vigencias conservadas..
 Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, seleccionar una muestra
representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
X X X
la Policía Nacional y que ameriten la conservación total. Los demás documentos
serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
X X X
la Policía Nacional y que ameriten la conservación total. Los demás documentos
serán eliminados mediante picado.

transcurrido el tiempo de retención en el archivo central eliminar, por carecer de

X X
valores secundarios. Serán eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
X X X
la Policía Nacional y que ameriten la conservación total. Los demás documentos
serán eliminados
Transcurrido mediante
el tiempo picado. en el Archivo central, seleccionar una muestra
de retención
representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
X X X X
la Policía Nacional y que ameriten la conservación total. Los demás documentos
serán eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, seleccionar una muestra
representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
X X X X
la Policía Nacional y que ameriten la conservación total. Los demás documentos
serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
X X X X
la Policía Nacional y que ameriten la conservación total. Los demás documentos
serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean
X X X X
trascendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.
 Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de
X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
X X
trascendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestión y Archivo Central por

X X ser instrumento para la verificación y consulta de los expedientes transferidos
anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión eliminar por carecer de

X X
valores primarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión eliminar por carecer de
X X
valores primarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de
X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de
X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.
 Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado, seleccionar
X X X X
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% a la información mas
relevante y pertinente, los demás documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado, seleccionar
X X X X
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% a la información mas
relevante y pertinente, los demás documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado, seleccionar
X X X X
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% a la información mas
relevante y pertinente, los demás documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado, seleccionar
X X X X
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% a la información mas
relevante y pertinente, los demás documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.
 Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de
X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de
X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

Conservar en el Archivo de Gestión por ser un documento de constante

actualización y consulta mientras el estudiante permanezca en la institución
educativa; en caso de retiro o traslado del mismo, se conserva dos años en el
archivo de gestión y se conserva dos años en el archivo de gestión y luego se
X X X transfiere al archivo central. Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra representativa hasta el 5 % de aquellos casos representativos (si existen) y
se digitaliza. Los demás documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de
X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de
X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, digitalizar y eliminar por

X X X
carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.
 Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, digitalizar y eliminar por
X X X
carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central eliminar por carecer de valor

X X
secundario, los documentos serán eliminados mediante picado.
Página 1 de 1
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
Código: de liberación
Fecha: de liberación
FORMATO TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Versión: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : CAI KENNEDY

UNIDAD: POLICIA METROPOLITANA DE BUCARAMANGA CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 3.8.5.2.9.

RETENCIÓN SOPORTE
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS
CÓDIGO
DOCUMENTALES ARCHIVO GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL P EL

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES
Peticiones, quejas, reclamos,
1.10 c reconocimientos del servicio de policía y
sugerencias.
a Comunicación Oficial
Registro de peticiones de solución inmediata 3 Años 10 años X
a
(1IP-FR-0014)
a Denuncios

a Petición
1.12 c Solicitudes de consulta
a Solicitud
3 años __ X X
a Formato de consulta o préstamo de documentos

2 g ACTAS
2.4 c Actas de instrucción
a Acta 3 Años 18 años X
a Lista de asistencia
2.5 c Actas de entrega de cargo
a Acta
(CP) 50 años X
a Inventarios documentales
a Inventario de bienes
2.6 c Actas de entrega de elementos
a acta de asignación de bienes 3 Años 5 años X
a antecedentes de entrega
2.10 c Acta de compromiso
a Acta de la reunión 3 Años 10 años X
a Lista de asistencia
2.81 c Actas de eliminación documental
a Propuesta de eliminación
20 años 50 años X
a Formato de eliminación
a Acta de aprobación
3 g COMUNICACIÓN OFICIAL

3.1 c Solicitudes y antecedentes administrativos

a Requerimientos personales
3 años __ X X
a Mantenimientos
a Necesidades administrativas
PREVENCIÓN, CONVIVENCIA Y SEGURIDAD
14 g
CIUDADANA
14.2 c Diagnostico de cuadrantes
a Memoria local y topográfica
a Apreciación de inteligencia
Georreferenciación delictiva, contravencional y 3 Años 7 años X X
a
factores de riesgo
a Análisis causal
a Talento humano y medios logísticos
Modelo nacional de vigilancia comunitaria
14.3 c
por cuadrantes

3 Años 18 años X X
 a Análisis de convivencia
3 Años 18 años X X
a acta comité de vigilancia operacional.
a Hoja de servicios
a TAMIR
14.4 c Medidas de protección
a Solicitud medidas de protección
a Acta de instrucción
3 Años 20 años X
a Informe actividades medidas de protección
Formato de Retiro Medidas de Protección a
a
Personas
29 g INFORMES
29.11 c Informe especial de Policía

a Hechos conocidos 3 Años 20 años X

a Elementos que hacen parte de los hechos.

c Informe de Back-Up
29.19 3 Años 5 años X X
a Informe

c Informe de incautación
29.22 3 Años 5 años X
a Informe
c Informe de actividades
29.25 3 Años 5 años X
a Informe
c Informe de judicialización
29.55 3 Años 5 años X
a Informe

c Informe de novedades
29.57 3 Años 10 años X
a Informe

c Informe de operatividad
29.58 3 Años 5 años X
a Informe
 30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario documental de la dependencia (CP) (CP) X

31 g LIBROS

31.5 c Libros de población

3 Años 18 años X
a Libro

31.6 c Libro minuta de guardia

3 Años 18 años X
a Libro

31.7 c Libros de control

3 Años 5 años X
a Libro

31.10 c Libro minuta de vigilancia

3 Años 18 años X
a Libro

Libros para los servicios de supervisión y

31.12 c
control de las unidades policiales
3 Años 18 años X

a Libro
38 g ORDENES
38.15 c Orden con plazo
a Comunicación oficial 3 Años 10 años X X
a Correo electrónico
40 g PLANES
c Plan de Seguridad

a Plan de Seguridad
a Actas

40.8 3 años 3 años X

 a Cronogramas
40.8 3 años 3 años X
a Comunicaciones oficiales
a Encuestas
a Informes
a Ordenes
a antecedentes del plan de seguridad
50 g TRANSFERENCIA
50.1 c Transferencias primarias
a Cronograma de transferencias documentales
(CP) (CP) X
a Comunicaciones oficiales
a Formato único de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de correspondencia 3 Años __ X X

53.7 c Planilla de control 3 Años __ X

57 g CAMPAÑAS 3 Años 3 años X

86 g PROGRAMAS X

86.10 c Programa de prevención 3 Años 8 años X

86.11 c Programa de promoción 3 Años 8 años X

Programa de conservación preventiva para
86.33 c
los archivos
Formato de seguimiento a los programas de
a
conservación. 3 Años 8 años X
a Diagnostico integral
a Acta
a Planillas de Medición temperatura
95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de gestión de calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificación
a Informes de Autoevaluación
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria
3 Años 5 años X
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementación y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento
a Mejora continua
a Indicadores

SOPORTE
P PAPEL
EL ELECTRONICO
DG DIGITAL
NTAL
POLICÍA NACIONAL

EDY FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 01 de Enero de 2017

RESOLUCIÓN Y FECHA:
RA: 3.8.5.2.9.4.1.1.1 Resolucion No 01697 del 10 de mayo de 2013
Resolución No 05571 del 31 de diciembre de 2014

RTE DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
X X X X
trascendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado.

X X Se elimina en el Archivo de Gestión por pérdida de vigencia.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X X
trascendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado.
 Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestión por ser un documento de
constante actualización, no obstante cuando la dependencia se suprima o fusione de
X X
la estructura orgánica de la unidad, se realizara la trasferencia al archivo central. una
ves cumpla los tiempos de retención se microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X X X
trascendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado.

X X Conservación total por ser la única evidencia del soporte documental eliminado.

transcurrido el tiempo de retención en los archivos de gestión las comunicaciones

X X oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno, mantenimiento, elementos y
necesidades administrativas serán eliminadas mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retención en e l Archivo Central, seleccionar y digitalizar

una muestra representativa hasta el 1% de aquellos documentos que sean
X X X
transcendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado

Transcurrido el tiempo de retención en e l Archivo Central, seleccionar y digitalizar

una muestra representativa hasta el 1% de aquellos documentos que sean
X X X
transcendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado
 Transcurrido el tiempo de retención en e l Archivo Central, seleccionar y digitalizar
una muestra representativa hasta el 1% de aquellos documentos que sean
X X X
transcendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado, seleccionar
X X X X
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% a la información mas
relevante y pertinente, los demás documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en e l Archivo Central, seleccionar y digitalizar

una muestra representativa hasta el 3% de aquellos documentos que sean
X X X X X
transcendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.
 Conservar permanentemente en el Archivo de Gestión y Archivo Central por ser un
documento de constante actualización y consulta, para las dependencias, se deben
X X
registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripción
por cada una de las vigencias conservadas..

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
X X X
la Policía Nacional y que ameriten la conservación total. Los demás documentos
serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
X X X
la Policía Nacional y que ameriten la conservación total. Los demás documentos
serán eliminados mediante picado.

transcurrido el tiempo de retención en el archivo central eliminar, por carecer de

X X
valores secundarios. Serán eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
X X X X
la Policía Nacional y que ameriten la conservación total. Los demás documentos
serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
X X X X
la Policía Nacional y que ameriten la conservación total. Los demás documentos
serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
X X
trascendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado.
 Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
X X
trascendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestión y Archivo Central por

X X ser instrumento para la verificación y consulta de los expedientes transferidos
anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión eliminar por carecer de

X X
valores primarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión eliminar por carecer de
X X
valores primarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de
X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de
X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, digitalizar y eliminar por

X X X
carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.
 Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de
X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

RTE DISPOSICIÓN FINAL

L CT CONSERVACIÓN TOTAL
TRONICO M MICROFILMACIÓN
AL D DIGITALIZACIÓN
S SELECCIÓN
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIÓN / BORRADO Coronel Diego Alberto Lopez Guarin
Presidente Comité de Gestión Documental
Página 1 de 1
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
Código: de liberación
Fecha: de liberación
FORMATO TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Versión: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : CAI LA VIRGEN

UNIDAD: POLICIA METROPOLITANA DE BUCARAMANGA CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 3.8.5.2.9.

RETENCIÓN SOPORTE
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS
CÓDIGO
DOCUMENTALES ARCHIVO GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL P EL

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES
Peticiones, quejas, reclamos,
1.10 c reconocimientos del servicio de policía y
sugerencias.
a Comunicación Oficial
Registro de peticiones de solución inmediata 3 Años 10 años X
a
(1IP-FR-0014)
a Denuncios

a Petición
1.12 c Solicitudes de consulta
a Solicitud
3 años __ X X
a Formato de consulta o préstamo de documentos

2 g ACTAS
2.4 c Actas de instrucción
a Acta 3 Años 18 años X
a Lista de asistencia
2.5 c Actas de entrega de cargo
a Acta
(CP) 50 años X
a Inventarios documentales
a Inventario de bienes
2.6 c Actas de entrega de elementos
a acta de asignación de bienes 3 Años 5 años X
a antecedentes de entrega
2.10 c Acta de compromiso
a Acta de la reunión 3 Años 10 años X
a Lista de asistencia
2.81 c Actas de eliminación documental
a Propuesta de eliminación
20 años 50 años X
a Formato de eliminación
a Acta de aprobación
3 g COMUNICACIÓN OFICIAL

3.1 c Solicitudes y antecedentes administrativos

a Requerimientos personales
3 años __ X X
a Mantenimientos
a Necesidades administrativas
PREVENCIÓN, CONVIVENCIA Y SEGURIDAD
14 g
CIUDADANA
14.2 c Diagnostico de cuadrantes
a Memoria local y topográfica
a Apreciación de inteligencia
Georreferenciación delictiva, contravencional y 3 Años 7 años X X
a
factores de riesgo
a Análisis causal
a Talento humano y medios logísticos
Modelo nacional de vigilancia comunitaria
14.3 c
por cuadrantes

3 Años 18 años X X
 a Análisis de convivencia
3 Años 18 años X X
a acta comité de vigilancia operacional.
a Hoja de servicios
a TAMIR
14.4 c Medidas de protección
a Solicitud medidas de protección
a Acta de instrucción
3 Años 20 años X
a Informe actividades medidas de protección
Formato de Retiro Medidas de Protección a
a
Personas
29 g INFORMES
29.11 c Informe especial de Policía

a Hechos conocidos 3 Años 20 años X

a Elementos que hacen parte de los hechos.

c Informe de Back-Up
29.19 3 Años 5 años X X
a Informe

c Informe de incautación
29.22 3 Años 5 años X
a Informe
c Informe de actividades
29.25 3 Años 5 años X
a Informe
c Informe de judicialización
29.55 3 Años 5 años X
a Informe

c Informe de novedades
29.57 3 Años 10 años X
a Informe

c Informe de operatividad
29.58 3 Años 5 años X
a Informe
 30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario documental de la dependencia (CP) (CP) X

31 g LIBROS

31.5 c Libros de población

3 Años 18 años X
a Libro

31.6 c Libro minuta de guardia

3 Años 18 años X
a Libro

31.7 c Libros de control

3 Años 5 años X
a Libro

31.10 c Libro minuta de vigilancia

3 Años 18 años X
a Libro

Libros para los servicios de supervisión y

31.12 c
control de las unidades policiales
3 Años 18 años X

a Libro
38 g ORDENES
38.15 c Orden con plazo
a Comunicación oficial 3 Años 10 años X X
a Correo electrónico
40 g PLANES
c Plan de Seguridad

a Plan de Seguridad
a Actas

40.8 3 años 3 años X

 a Cronogramas
40.8 3 años 3 años X
a Comunicaciones oficiales
a Encuestas
a Informes
a Ordenes
a antecedentes del plan de seguridad
50 g TRANSFERENCIA
50.1 c Transferencias primarias
a Cronograma de transferencias documentales
(CP) (CP) X
a Comunicaciones oficiales
a Formato único de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de correspondencia 3 Años __ X X

53.7 c Planilla de control 3 Años __ X

57 g CAMPAÑAS 3 Años 3 años X

86 g PROGRAMAS X

86.10 c Programa de prevención 3 Años 8 años X

86.11 c Programa de promoción 3 Años 8 años X

Programa de conservación preventiva para
86.33 c
los archivos
Formato de seguimiento a los programas de
a
conservación. 3 Años 8 años X
a Diagnostico integral
a Acta
a Planillas de Medición temperatura
95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de gestión de calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificación
a Informes de Autoevaluación
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria
3 Años 5 años X
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementación y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento

a Mejora continua
a Indicadores

SOPORTE
P PAPEL
EL ELECTRONICO
DG DIGITAL
NTAL
POLICÍA NACIONAL

RGEN FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 01 de Enero de 2017

RESOLUCIÓN Y FECHA:
RA: 3.8.5.2.9.4.1.1.2 Resolucion No 01697 del 10 de mayo de 2013
Resolución No 05571 del 31 de diciembre de 2014

RTE DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
X X X X
trascendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado.

X X Se elimina en el Archivo de Gestión por pérdida de vigencia.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X X
trascendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado.
 Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestión por ser un documento de
constante actualización, no obstante cuando la dependencia se suprima o fusione de
X X
la estructura orgánica de la unidad, se realizara la trasferencia al archivo central. una
ves cumpla los tiempos de retención se microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X X X
trascendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado.

X X Conservación total por ser la única evidencia del soporte documental eliminado.

transcurrido el tiempo de retención en los archivos de gestión las comunicaciones

X X oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno, mantenimiento, elementos y
necesidades administrativas serán eliminadas mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retención en e l Archivo Central, seleccionar y digitalizar

una muestra representativa hasta el 1% de aquellos documentos que sean
X X X
transcendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado

Transcurrido el tiempo de retención en e l Archivo Central, seleccionar y digitalizar

una muestra representativa hasta el 1% de aquellos documentos que sean
X X X
transcendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado
 Transcurrido el tiempo de retención en e l Archivo Central, seleccionar y digitalizar
una muestra representativa hasta el 1% de aquellos documentos que sean
X X X
transcendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado, seleccionar
X X X X
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% a la información mas
relevante y pertinente, los demás documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en e l Archivo Central, seleccionar y digitalizar

una muestra representativa hasta el 3% de aquellos documentos que sean
X X X X X
transcendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.
 Conservar permanentemente en el Archivo de Gestión y Archivo Central por ser un
documento de constante actualización y consulta, para las dependencias, se deben
X X
registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripción
por cada una de las vigencias conservadas..

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
X X X
la Policía Nacional y que ameriten la conservación total. Los demás documentos
serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
X X X
la Policía Nacional y que ameriten la conservación total. Los demás documentos
serán eliminados mediante picado.

transcurrido el tiempo de retención en el archivo central eliminar, por carecer de

X X
valores secundarios. Serán eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
X X X X
la Policía Nacional y que ameriten la conservación total. Los demás documentos
serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
X X X X
la Policía Nacional y que ameriten la conservación total. Los demás documentos
serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
X X
trascendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado.
 Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
X X
trascendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestión y Archivo Central por

X X ser instrumento para la verificación y consulta de los expedientes transferidos
anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión eliminar por carecer de

X X
valores primarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión eliminar por carecer de
X X
valores primarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de
X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de
X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, digitalizar y eliminar por

X X X
carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.
 Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de
X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

RTE DISPOSICIÓN FINAL

L CT CONSERVACIÓN TOTAL
TRONICO M MICROFILMACIÓN
AL D DIGITALIZACIÓN
S SELECCIÓN
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIÓN / BORRADO Coronel Diego Alberto Lopez Guarin
Presidente Comité de Gestión Documental
Página 1 de 1
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
Código: de liberación
Fecha: de liberación
FORMATO TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Versión: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : CAI SAN FRANCISCO

UNIDAD: POLICIA METROPOLITANA DE BUCARAMANGA CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 3.8.5.2.9.

RETENCIÓN SOPORTE
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS
CÓDIGO
DOCUMENTALES ARCHIVO GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL P EL

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES
Peticiones, quejas, reclamos,
1.10 c reconocimientos del servicio de policía y
sugerencias.
a Comunicación Oficial
Registro de peticiones de solución inmediata 3 Años 10 años X
a
(1IP-FR-0014)
a Denuncios

a Petición
1.12 c Solicitudes de consulta
a Solicitud
3 años __ X X
a Formato de consulta o préstamo de documentos

2 g ACTAS
2.4 c Actas de instrucción
a Acta 3 Años 18 años X
a Lista de asistencia
2.5 c Actas de entrega de cargo
a Acta
(CP) 50 años X
a Inventarios documentales
a Inventario de bienes
2.6 c Actas de entrega de elementos
a acta de asignación de bienes 3 Años 5 años X
a antecedentes de entrega
2.10 c Acta de compromiso
a Acta de la reunión 3 Años 10 años X
a Lista de asistencia
2.81 c Actas de eliminación documental
a Propuesta de eliminación
20 años 50 años X
a Formato de eliminación
a Acta de aprobación
3 g COMUNICACIÓN OFICIAL

3.1 c Solicitudes y antecedentes administrativos

a Requerimientos personales
3 años __ X X
a Mantenimientos
a Necesidades administrativas
PREVENCIÓN, CONVIVENCIA Y SEGURIDAD
14 g
CIUDADANA
14.2 c Diagnostico de cuadrantes
a Memoria local y topográfica
a Apreciación de inteligencia
Georreferenciación delictiva, contravencional y 3 Años 7 años X X
a
factores de riesgo
a Análisis causal
a Talento humano y medios logísticos
Modelo nacional de vigilancia comunitaria
14.3 c
por cuadrantes

3 Años 18 años X X
 a Análisis de convivencia
3 Años 18 años X X
a acta comité de vigilancia operacional.
a Hoja de servicios
a TAMIR
14.4 c Medidas de protección
a Solicitud medidas de protección
a Acta de instrucción
3 Años 20 años X
a Informe actividades medidas de protección
Formato de Retiro Medidas de Protección a
a
Personas
29 g INFORMES
29.11 c Informe especial de Policía

a Hechos conocidos 3 Años 20 años X

a Elementos que hacen parte de los hechos.

c Informe de Back-Up
29.19 3 Años 5 años X X
a Informe

c Informe de incautación
29.22 3 Años 5 años X
a Informe
c Informe de actividades
29.25 3 Años 5 años X
a Informe
c Informe de judicialización
29.55 3 Años 5 años X
a Informe

c Informe de novedades
29.57 3 Años 10 años X
a Informe

c Informe de operatividad
29.58 3 Años 5 años X
a Informe
 30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario documental de la dependencia (CP) (CP) X

31 g LIBROS

31.5 c Libros de población

3 Años 18 años X
a Libro

31.6 c Libro minuta de guardia

3 Años 18 años X
a Libro

31.7 c Libros de control

3 Años 5 años X
a Libro

31.10 c Libro minuta de vigilancia

3 Años 18 años X
a Libro

Libros para los servicios de supervisión y

31.12 c
control de las unidades policiales
3 Años 18 años X

a Libro
38 g ORDENES
38.15 c Orden con plazo
a Comunicación oficial 3 Años 10 años X X
a Correo electrónico
40 g PLANES
c Plan de Seguridad

a Plan de Seguridad
a Actas

40.8 3 años 3 años X

 a Cronogramas
40.8 3 años 3 años X
a Comunicaciones oficiales
a Encuestas
a Informes
a Ordenes
a antecedentes del plan de seguridad
50 g TRANSFERENCIA
50.1 c Transferencias primarias
a Cronograma de transferencias documentales
(CP) (CP) X
a Comunicaciones oficiales
a Formato único de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de correspondencia 3 Años __ X X

53.7 c Planilla de control 3 Años __ X

57 g CAMPAÑAS 3 Años 3 años X

86 g PROGRAMAS X

86.10 c Programa de prevención 3 Años 8 años X

86.11 c Programa de promoción 3 Años 8 años X

Programa de conservación preventiva para
86.33 c
los archivos
Formato de seguimiento a los programas de
a
conservación. 3 Años 8 años X
a Diagnostico integral
a Acta
a Planillas de Medición temperatura
95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de gestión de calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificación
a Informes de Autoevaluación
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria
3 Años 5 años X
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementación y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento

a Mejora continua
a Indicadores

SOPORTE
P PAPEL
EL ELECTRONICO
DG DIGITAL
NTAL
POLICÍA NACIONAL

RANCISCO FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 01 de Enero de 2017

RESOLUCIÓN Y FECHA:
RA: 3.8.5.2.9.4.1.1.3 Resolucion No 01697 del 10 de mayo de 2013
Resolución No 05571 del 31 de diciembre de 2014

RTE DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
X X X X
trascendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado.

X X Se elimina en el Archivo de Gestión por pérdida de vigencia.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X X
trascendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado.
 Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestión por ser un documento de
constante actualización, no obstante cuando la dependencia se suprima o fusione de
X X
la estructura orgánica de la unidad, se realizara la trasferencia al archivo central. una
ves cumpla los tiempos de retención se microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X X X
trascendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado.

X X Conservación total por ser la única evidencia del soporte documental eliminado.

transcurrido el tiempo de retención en los archivos de gestión las comunicaciones

X X oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno, mantenimiento, elementos y
necesidades administrativas serán eliminadas mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retención en e l Archivo Central, seleccionar y digitalizar

una muestra representativa hasta el 1% de aquellos documentos que sean
X X X
transcendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado

Transcurrido el tiempo de retención en e l Archivo Central, seleccionar y digitalizar

una muestra representativa hasta el 1% de aquellos documentos que sean
X X X
transcendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado
 Transcurrido el tiempo de retención en e l Archivo Central, seleccionar y digitalizar
una muestra representativa hasta el 1% de aquellos documentos que sean
X X X
transcendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado, seleccionar
X X X X
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% a la información mas
relevante y pertinente, los demás documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en e l Archivo Central, seleccionar y digitalizar

una muestra representativa hasta el 3% de aquellos documentos que sean
X X X X X
transcendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.
 Conservar permanentemente en el Archivo de Gestión y Archivo Central por ser un
documento de constante actualización y consulta, para las dependencias, se deben
X X
registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripción
por cada una de las vigencias conservadas..

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
X X X
la Policía Nacional y que ameriten la conservación total. Los demás documentos
serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
X X X
la Policía Nacional y que ameriten la conservación total. Los demás documentos
serán eliminados mediante picado.

transcurrido el tiempo de retención en el archivo central eliminar, por carecer de

X X
valores secundarios. Serán eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
X X X X
la Policía Nacional y que ameriten la conservación total. Los demás documentos
serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
X X X X
la Policía Nacional y que ameriten la conservación total. Los demás documentos
serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
X X
trascendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado.
 Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
X X
trascendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestión y Archivo Central por

X X ser instrumento para la verificación y consulta de los expedientes transferidos
anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión eliminar por carecer de

X X
valores primarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión eliminar por carecer de
X X
valores primarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de
X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de
X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, digitalizar y eliminar por

X X X
carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.
 Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de
X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

RTE DISPOSICIÓN FINAL

L CT CONSERVACIÓN TOTAL
TRONICO M MICROFILMACIÓN
AL D DIGITALIZACIÓN
S SELECCIÓN
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIÓN / BORRADO Coronel Diego Alberto Lopez Guarin
Presidente Comité de Gestión Documental
Página 1 de 1
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
Código: de liberación
Fecha: de liberación
FORMATO TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Versión: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : CAI SANTANDER

UNIDAD: POLICIA METROPOLITANA DE BUCARAMANGA CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 3.8.5.2.9.

RETENCIÓN SOPORTE
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS
CÓDIGO
DOCUMENTALES ARCHIVO GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL P EL

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES
Peticiones, quejas, reclamos,
1.10 c reconocimientos del servicio de policía y
sugerencias.
a Comunicación Oficial
Registro de peticiones de solución inmediata 3 Años 10 años X
a
(1IP-FR-0014)
a Denuncios

a Petición
1.12 c Solicitudes de consulta
a Solicitud
3 años __ X X
a Formato de consulta o préstamo de documentos

2 g ACTAS
2.4 c Actas de instrucción
a Acta 3 Años 18 años X
a Lista de asistencia
2.5 c Actas de entrega de cargo
a Acta
(CP) 50 años X
a Inventarios documentales
a Inventario de bienes
2.6 c Actas de entrega de elementos
a acta de asignación de bienes 3 Años 5 años X
a antecedentes de entrega
2.10 c Acta de compromiso
a Acta de la reunión 3 Años 10 años X
a Lista de asistencia
2.81 c Actas de eliminación documental
a Propuesta de eliminación
20 años 50 años X
a Formato de eliminación
a Acta de aprobación
3 g COMUNICACIÓN OFICIAL

3.1 c Solicitudes y antecedentes administrativos

a Requerimientos personales
3 años __ X X
a Mantenimientos
a Necesidades administrativas
PREVENCIÓN, CONVIVENCIA Y SEGURIDAD
14 g
CIUDADANA
14.2 c Diagnostico de cuadrantes
a Memoria local y topográfica
a Apreciación de inteligencia
Georreferenciación delictiva, contravencional y 3 Años 7 años X X
a
factores de riesgo
a Análisis causal
a Talento humano y medios logísticos
Modelo nacional de vigilancia comunitaria
14.3 c
por cuadrantes

3 Años 18 años X X
 a Análisis de convivencia
3 Años 18 años X X
a acta comité de vigilancia operacional.
a Hoja de servicios
a TAMIR
14.4 c Medidas de protección
a Solicitud medidas de protección
a Acta de instrucción
3 Años 20 años X
a Informe actividades medidas de protección
Formato de Retiro Medidas de Protección a
a
Personas
29 g INFORMES
29.11 c Informe especial de Policía

a Hechos conocidos 3 Años 20 años X

a Elementos que hacen parte de los hechos.

c Informe de Back-Up
29.19 3 Años 5 años X X
a Informe

c Informe de incautación
29.22 3 Años 5 años X
a Informe
c Informe de actividades
29.25 3 Años 5 años X
a Informe
c Informe de judicialización
29.55 3 Años 5 años X
a Informe

c Informe de novedades
29.57 3 Años 10 años X
a Informe

c Informe de operatividad
29.58 3 Años 5 años X
a Informe
 30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario documental de la dependencia (CP) (CP) X

31 g LIBROS

31.5 c Libros de población

3 Años 18 años X
a Libro

31.6 c Libro minuta de guardia

3 Años 18 años X
a Libro

31.7 c Libros de control

3 Años 5 años X
a Libro

31.10 c Libro minuta de vigilancia

3 Años 18 años X
a Libro

Libros para los servicios de supervisión y

31.12 c
control de las unidades policiales
3 Años 18 años X

a Libro
38 g ORDENES
38.15 c Orden con plazo
a Comunicación oficial 3 Años 10 años X X
a Correo electrónico
40 g PLANES
c Plan de Seguridad

a Plan de Seguridad
a Actas

40.8 3 años 3 años X

 a Cronogramas
40.8 3 años 3 años X
a Comunicaciones oficiales
a Encuestas
a Informes
a Ordenes
a antecedentes del plan de seguridad
50 g TRANSFERENCIA
50.1 c Transferencias primarias
a Cronograma de transferencias documentales
(CP) (CP) X
a Comunicaciones oficiales
a Formato único de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de correspondencia 3 Años __ X X

53.7 c Planilla de control 3 Años __ X

57 g CAMPAÑAS 3 Años 3 años X

86 g PROGRAMAS X

86.10 c Programa de prevención 3 Años 8 años X

86.11 c Programa de promoción 3 Años 8 años X

Programa de conservación preventiva para
86.33 c
los archivos
Formato de seguimiento a los programas de
a
conservación. 3 Años 8 años X
a Diagnostico integral
a Acta
a Planillas de Medición temperatura
95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de gestión de calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificación
a Informes de Autoevaluación
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria
3 Años 5 años X
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementación y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento

a Mejora continua
a Indicadores

SOPORTE
P PAPEL
EL ELECTRONICO
DG DIGITAL
NTAL
POLICÍA NACIONAL

ANDER FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 01 de Enero de 2017

RESOLUCIÓN Y FECHA:
RA: 3.8.5.2.9.4.1.1.4 Resolucion No 01697 del 10 de mayo de 2013
Resolución No 05571 del 31 de diciembre de 2014

RTE DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
X X X X
trascendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado.

X X Se elimina en el Archivo de Gestión por pérdida de vigencia.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X X
trascendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado.
 Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestión por ser un documento de
constante actualización, no obstante cuando la dependencia se suprima o fusione de
X X
la estructura orgánica de la unidad, se realizara la trasferencia al archivo central. una
ves cumpla los tiempos de retención se microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X X X
trascendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado.

X X Conservación total por ser la única evidencia del soporte documental eliminado.

transcurrido el tiempo de retención en los archivos de gestión las comunicaciones

X X oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno, mantenimiento, elementos y
necesidades administrativas serán eliminadas mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retención en e l Archivo Central, seleccionar y digitalizar

una muestra representativa hasta el 1% de aquellos documentos que sean
X X X
transcendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado

Transcurrido el tiempo de retención en e l Archivo Central, seleccionar y digitalizar

una muestra representativa hasta el 1% de aquellos documentos que sean
X X X
transcendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado
 Transcurrido el tiempo de retención en e l Archivo Central, seleccionar y digitalizar
una muestra representativa hasta el 1% de aquellos documentos que sean
X X X
transcendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado, seleccionar
X X X X
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% a la información mas
relevante y pertinente, los demás documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en e l Archivo Central, seleccionar y digitalizar

una muestra representativa hasta el 3% de aquellos documentos que sean
X X X X X
transcendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.
 Conservar permanentemente en el Archivo de Gestión y Archivo Central por ser un
documento de constante actualización y consulta, para las dependencias, se deben
X X
registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripción
por cada una de las vigencias conservadas..

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
X X X
la Policía Nacional y que ameriten la conservación total. Los demás documentos
serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
X X X
la Policía Nacional y que ameriten la conservación total. Los demás documentos
serán eliminados mediante picado.

transcurrido el tiempo de retención en el archivo central eliminar, por carecer de

X X
valores secundarios. Serán eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
X X X X
la Policía Nacional y que ameriten la conservación total. Los demás documentos
serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
X X X X
la Policía Nacional y que ameriten la conservación total. Los demás documentos
serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
X X
trascendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado.
 Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
X X
trascendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestión y Archivo Central por

X X ser instrumento para la verificación y consulta de los expedientes transferidos
anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión eliminar por carecer de

X X
valores primarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión eliminar por carecer de
X X
valores primarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de
X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de
X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, digitalizar y eliminar por

X X X
carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.
 Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de
X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

RTE DISPOSICIÓN FINAL

L CT CONSERVACIÓN TOTAL
TRONICO M MICROFILMACIÓN
AL D DIGITALIZACIÓN
S SELECCIÓN
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIÓN / BORRADO Coronel Diego Alberto Lopez Guarin
Presidente Comité de Gestión Documental
Página 1 de 1
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
Código: de liberación
Fecha: de liberación
FORMATO TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Versión: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : CAI GIRARDOT

UNIDAD: POLICIA METROPOLITANA DE BUCARAMANGA CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 3.8.5.2.9.

RETENCIÓN SOPORTE
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS
CÓDIGO
DOCUMENTALES ARCHIVO GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL P EL

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES
Peticiones, quejas, reclamos,
1.10 c reconocimientos del servicio de policía y
sugerencias.
a Comunicación Oficial
Registro de peticiones de solución inmediata 3 Años 10 años X
a
(1IP-FR-0014)
a Denuncios

a Petición
1.12 c Solicitudes de consulta
a Solicitud
3 años __ X X
a Formato de consulta o préstamo de documentos

2 g ACTAS
2.4 c Actas de instrucción
a Acta 3 Años 18 años X
a Lista de asistencia
2.5 c Actas de entrega de cargo
a Acta
(CP) 50 años X
a Inventarios documentales
a Inventario de bienes
2.6 c Actas de entrega de elementos
a acta de asignación de bienes 3 Años 5 años X
a antecedentes de entrega
2.10 c Acta de compromiso
a Acta de la reunión 3 Años 10 años X
a Lista de asistencia
2.81 c Actas de eliminación documental
a Propuesta de eliminación
20 años 50 años X
a Formato de eliminación
a Acta de aprobación
3 g COMUNICACIÓN OFICIAL

3.1 c Solicitudes y antecedentes administrativos

a Requerimientos personales
3 años __ X X
a Mantenimientos
a Necesidades administrativas
PREVENCIÓN, CONVIVENCIA Y SEGURIDAD
14 g
CIUDADANA
14.2 c Diagnostico de cuadrantes
a Memoria local y topográfica
a Apreciación de inteligencia
Georreferenciación delictiva, contravencional y 3 Años 7 años X X
a
factores de riesgo
a Análisis causal
a Talento humano y medios logísticos
Modelo nacional de vigilancia comunitaria
14.3 c
por cuadrantes

3 Años 18 años X X
 a Análisis de convivencia
3 Años 18 años X X
a acta comité de vigilancia operacional.
a Hoja de servicios
a TAMIR
14.4 c Medidas de protección
a Solicitud medidas de protección
a Acta de instrucción
3 Años 20 años X
a Informe actividades medidas de protección
Formato de Retiro Medidas de Protección a
a
Personas
29 g INFORMES
29.11 c Informe especial de Policía

a Hechos conocidos 3 Años 20 años X

a Elementos que hacen parte de los hechos.

c Informe de Back-Up
29.19 3 Años 5 años X X
a Informe

c Informe de incautación
29.22 3 Años 5 años X
a Informe
c Informe de actividades
29.25 3 Años 5 años X
a Informe
c Informe de judicialización
29.55 3 Años 5 años X
a Informe

c Informe de novedades
29.57 3 Años 10 años X
a Informe

c Informe de operatividad
29.58 3 Años 5 años X
a Informe
 30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario documental de la dependencia (CP) (CP) X

31 g LIBROS

31.5 c Libros de población

3 Años 18 años X
a Libro

31.6 c Libro minuta de guardia

3 Años 18 años X
a Libro

31.7 c Libros de control

3 Años 5 años X
a Libro

31.10 c Libro minuta de vigilancia

3 Años 18 años X
a Libro

Libros para los servicios de supervisión y

31.12 c
control de las unidades policiales
3 Años 18 años X

a Libro
38 g ORDENES
38.15 c Orden con plazo
a Comunicación oficial 3 Años 10 años X X
a Correo electrónico
40 g PLANES
c Plan de Seguridad

a Plan de Seguridad
a Actas

40.8 3 años 3 años X

 a Cronogramas
40.8 3 años 3 años X
a Comunicaciones oficiales
a Encuestas
a Informes
a Ordenes
a antecedentes del plan de seguridad
50 g TRANSFERENCIA
50.1 c Transferencias primarias
a Cronograma de transferencias documentales
(CP) (CP) X
a Comunicaciones oficiales
a Formato único de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de correspondencia 3 Años __ X X

53.7 c Planilla de control 3 Años __ X

57 g CAMPAÑAS 3 Años 3 años X

86 g PROGRAMAS X

86.10 c Programa de prevención 3 Años 8 años X

86.11 c Programa de promoción 3 Años 8 años X

Programa de conservación preventiva para
86.33 c
los archivos
Formato de seguimiento a los programas de
a
conservación. 3 Años 8 años X
a Diagnostico integral
a Acta
a Planillas de Medición temperatura
95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de gestión de calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificación
a Informes de Autoevaluación
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria
3 Años 5 años X
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementación y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento

a Mejora continua
a Indicadores

SOPORTE
P PAPEL
EL ELECTRONICO
DG DIGITAL
NTAL
POLICÍA NACIONAL

DOT FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 01 de Enero de 2017

RESOLUCIÓN Y FECHA:
RA: 3.8.5.2.9.4.1.1.5 Resolucion No 01697 del 10 de mayo de 2013
Resolución No 05571 del 31 de diciembre de 2014

RTE DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
X X X X
trascendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado.

X X Se elimina en el Archivo de Gestión por pérdida de vigencia.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X X
trascendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado.
 Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestión por ser un documento de
constante actualización, no obstante cuando la dependencia se suprima o fusione de
X X
la estructura orgánica de la unidad, se realizara la trasferencia al archivo central. una
ves cumpla los tiempos de retención se microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X X X
trascendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado.

X X Conservación total por ser la única evidencia del soporte documental eliminado.

transcurrido el tiempo de retención en los archivos de gestión las comunicaciones

X X oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno, mantenimiento, elementos y
necesidades administrativas serán eliminadas mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retención en e l Archivo Central, seleccionar y digitalizar

una muestra representativa hasta el 1% de aquellos documentos que sean
X X X
transcendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado

Transcurrido el tiempo de retención en e l Archivo Central, seleccionar y digitalizar

una muestra representativa hasta el 1% de aquellos documentos que sean
X X X
transcendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado
 Transcurrido el tiempo de retención en e l Archivo Central, seleccionar y digitalizar
una muestra representativa hasta el 1% de aquellos documentos que sean
X X X
transcendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado, seleccionar
X X X X
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% a la información mas
relevante y pertinente, los demás documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en e l Archivo Central, seleccionar y digitalizar

una muestra representativa hasta el 3% de aquellos documentos que sean
X X X X X
transcendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.
 Conservar permanentemente en el Archivo de Gestión y Archivo Central por ser un
documento de constante actualización y consulta, para las dependencias, se deben
X X
registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripción
por cada una de las vigencias conservadas..

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
X X X
la Policía Nacional y que ameriten la conservación total. Los demás documentos
serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
X X X
la Policía Nacional y que ameriten la conservación total. Los demás documentos
serán eliminados mediante picado.

transcurrido el tiempo de retención en el archivo central eliminar, por carecer de

X X
valores secundarios. Serán eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
X X X X
la Policía Nacional y que ameriten la conservación total. Los demás documentos
serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
X X X X
la Policía Nacional y que ameriten la conservación total. Los demás documentos
serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
X X
trascendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado.
 Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
X X
trascendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestión y Archivo Central por

X X ser instrumento para la verificación y consulta de los expedientes transferidos
anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión eliminar por carecer de

X X
valores primarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión eliminar por carecer de
X X
valores primarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de
X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de
X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, digitalizar y eliminar por

X X X
carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.
 Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de
X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

RTE DISPOSICIÓN FINAL

L CT CONSERVACIÓN TOTAL
TRONICO M MICROFILMACIÓN
AL D DIGITALIZACIÓN
S SELECCIÓN
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIÓN / BORRADO Coronel Diego Alberto Lopez Guarin
Presidente Comité de Gestión Documental
Página 1 de 1
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
Código: de liberación
Fecha: de liberación
FORMATO TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Versión: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : CAI SAN ALONSO

UNIDAD: POLICIA METROPOLITANA DE BUCARAMANGA CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 3.8.5.2.9.

RETENCIÓN SOPORTE
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS
CÓDIGO
DOCUMENTALES ARCHIVO GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL P EL

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES
Peticiones, quejas, reclamos,
1.10 c reconocimientos del servicio de policía y
sugerencias.
a Comunicación Oficial
Registro de peticiones de solución inmediata 3 Años 10 años X
a
(1IP-FR-0014)
a Denuncios

a Petición
1.12 c Solicitudes de consulta
a Solicitud
3 años __ X X
a Formato de consulta o préstamo de documentos

2 g ACTAS
2.4 c Actas de instrucción
a Acta 3 Años 18 años X
a Lista de asistencia
2.5 c Actas de entrega de cargo
a Acta
(CP) 50 años X
a Inventarios documentales
a Inventario de bienes
2.6 c Actas de entrega de elementos
a acta de asignación de bienes 3 Años 5 años X
a antecedentes de entrega
2.10 c Acta de compromiso
a Acta de la reunión 3 Años 10 años X
a Lista de asistencia
2.81 c Actas de eliminación documental
a Propuesta de eliminación
20 años 50 años X
a Formato de eliminación
a Acta de aprobación
3 g COMUNICACIÓN OFICIAL

3.1 c Solicitudes y antecedentes administrativos

a Requerimientos personales
3 años __ X X
a Mantenimientos
 3 años __ X X

a Necesidades administrativas
PREVENCIÓN, CONVIVENCIA Y SEGURIDAD
14 g
CIUDADANA
14.2 c Diagnostico de cuadrantes
a Memoria local y topográfica
a Apreciación de inteligencia
Georreferenciación delictiva, contravencional y 3 Años 7 años X X
a
factores de riesgo
a Análisis causal
a Talento humano y medios logísticos
Modelo nacional de vigilancia comunitaria
14.3 c
por cuadrantes
a Análisis de convivencia
3 Años 18 años X X
a acta comité de vigilancia operacional.
a Hoja de servicios
a TAMIR
14.4 c Medidas de protección
a Solicitud medidas de protección
a Acta de instrucción
3 Años 20 años X
a Informe actividades medidas de protección
Formato de Retiro Medidas de Protección a
a
Personas
29 g INFORMES
29.11 c Informe especial de Policía

a Hechos conocidos 3 Años 20 años X

a Elementos que hacen parte de los hechos.

c Informe de Back-Up
29.19 3 Años 5 años X X
a Informe

c Informe de incautación
29.22 3 Años 5 años X
a Informe
 c Informe de actividades
29.25 3 Años 5 años X
a Informe
c Informe de judicialización
29.55 3 Años 5 años X
a Informe

c Informe de novedades
29.57 3 Años 10 años X
a Informe

c Informe de operatividad
29.58 3 Años 5 años X
a Informe
30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario documental de la dependencia (CP) (CP) X

31 g LIBROS

31.5 c Libros de población

3 Años 18 años X
a Libro

31.6 c Libro minuta de guardia

3 Años 18 años X
a Libro

31.7 c Libros de control

3 Años 5 años X
a Libro

31.10 c Libro minuta de vigilancia

3 Años 18 años X
a Libro

Libros para los servicios de supervisión y

31.12 c
control de las unidades policiales
3 Años 18 años X
 3 Años 18 años X

a Libro
38 g ORDENES
38.15 c Orden con plazo
a Comunicación oficial 3 Años 10 años X X
a Correo electrónico
40 g PLANES
c Plan de Seguridad

a Plan de Seguridad
a Actas
a Cronogramas
40.8 3 años 3 años X
a Comunicaciones oficiales
a Encuestas
a Informes
a Ordenes
a antecedentes del plan de seguridad
50 g TRANSFERENCIA
50.1 c Transferencias primarias
a Cronograma de transferencias documentales
(CP) (CP) X
a Comunicaciones oficiales
a Formato único de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de correspondencia 3 Años __ X X

53.7 c Planilla de control 3 Años __ X

57 g CAMPAÑAS 3 Años 3 años X

86 g PROGRAMAS X

86.10 c Programa de prevención 3 Años 8 años X

86.11 c Programa de promoción 3 Años 8 años X
Programa de conservación preventiva para
86.33 c
los archivos
Formato de seguimiento a los programas de
a
conservación. 3 Años 8 años X
a Diagnostico integral
a Acta
a Planillas de Medición temperatura
95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de gestión de calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificación
a Informes de Autoevaluación
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria
3 Años 5 años X
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementación y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento

a Mejora continua
a Indicadores

SOPORTE
P PAPEL
EL ELECTRONICO
DG DIGITAL
NTAL
POLICÍA NACIONAL

LONSO FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 01 de Enero de 2017

RESOLUCIÓN Y FECHA:
RA: 3.8.5.2.9.4.1.1.6 Resolucion No 01697 del 10 de mayo de 2013
Resolución No 05571 del 31 de diciembre de 2014

RTE DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
X X X X
trascendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado.

X X Se elimina en el Archivo de Gestión por pérdida de vigencia.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X X
trascendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado.
 Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestión por ser un documento de
constante actualización, no obstante cuando la dependencia se suprima o fusione de
X X
la estructura orgánica de la unidad, se realizara la trasferencia al archivo central. una
ves cumpla los tiempos de retención se microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X X X
trascendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado.

X X Conservación total por ser la única evidencia del soporte documental eliminado.

transcurrido el tiempo de retención en los archivos de gestión las comunicaciones

X X oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno, mantenimiento, elementos y
necesidades administrativas serán eliminadas mediante el proceso de picado.
 transcurrido el tiempo de retención en los archivos de gestión las comunicaciones
X X oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno, mantenimiento, elementos y
necesidades administrativas serán eliminadas mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retención en e l Archivo Central, seleccionar y digitalizar

una muestra representativa hasta el 1% de aquellos documentos que sean
X X X
transcendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado

Transcurrido el tiempo de retención en e l Archivo Central, seleccionar y digitalizar

una muestra representativa hasta el 1% de aquellos documentos que sean
X X X
transcendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado, seleccionar
X X X X
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% a la información mas
relevante y pertinente, los demás documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en e l Archivo Central, seleccionar y digitalizar

una muestra representativa hasta el 3% de aquellos documentos que sean
X X X X X
transcendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.
 Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de
X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestión y Archivo Central por ser un

documento de constante actualización y consulta, para las dependencias, se deben
X X
registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripción
por cada una de las vigencias conservadas..

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
X X X
la Policía Nacional y que ameriten la conservación total. Los demás documentos
serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
X X X
la Policía Nacional y que ameriten la conservación total. Los demás documentos
serán eliminados mediante picado.

transcurrido el tiempo de retención en el archivo central eliminar, por carecer de

X X
valores secundarios. Serán eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
X X X X
la Policía Nacional y que ameriten la conservación total. Los demás documentos
serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
X X X X
la Policía Nacional y que ameriten la conservación total. Los demás documentos
serán eliminados mediante picado.
 Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, seleccionar una muestra
representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
X X X X
la Policía Nacional y que ameriten la conservación total. Los demás documentos
serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
X X
trascendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestión y Archivo Central por

X X ser instrumento para la verificación y consulta de los expedientes transferidos
anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión eliminar por carecer de

X X
valores primarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión eliminar por carecer de
X X
valores primarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de
X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.
 Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de
X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, digitalizar y eliminar por

X X X
carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

RTE DISPOSICIÓN FINAL

L CT CONSERVACIÓN TOTAL
TRONICO M MICROFILMACIÓN
AL D DIGITALIZACIÓN
S SELECCIÓN
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIÓN / BORRADO Coronel Diego Alberto Lopez Guarin
Presidente Comité de Gestión Documental
Página 1 de 1
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
Código: de liberación
Fecha: de liberación
FORMATO TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Versión: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : CAI MORRORICO

UNIDAD: POLICIA METROPOLITANA DE BUCARAMANGA CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 3.8.5.2.9.

RETENCIÓN SOPORTE
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS
CÓDIGO
DOCUMENTALES ARCHIVO GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL P EL

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES
Peticiones, quejas, reclamos,
1.10 c reconocimientos del servicio de policía y
sugerencias.
a Comunicación Oficial
Registro de peticiones de solución inmediata 3 Años 10 años X
a
(1IP-FR-0014)
a Denuncios

a Petición
1.12 c Solicitudes de consulta
a Solicitud
3 años __ X X
a Formato de consulta o préstamo de documentos

2 g ACTAS
2.4 c Actas de instrucción
a Acta 3 Años 18 años X
a Lista de asistencia
2.5 c Actas de entrega de cargo
a Acta
(CP) 50 años X
a Inventarios documentales
a Inventario de bienes
2.6 c Actas de entrega de elementos
a acta de asignación de bienes 3 Años 5 años X
a antecedentes de entrega
2.10 c Acta de compromiso
a Acta de la reunión 3 Años 10 años X
a Lista de asistencia
2.81 c Actas de eliminación documental
a Propuesta de eliminación
20 años 50 años X
a Formato de eliminación
a Acta de aprobación
3 g COMUNICACIÓN OFICIAL

3.1 c Solicitudes y antecedentes administrativos

a Requerimientos personales
3 años __ X X
a Mantenimientos
a Necesidades administrativas
PREVENCIÓN, CONVIVENCIA Y SEGURIDAD
14 g
CIUDADANA
14.2 c Diagnostico de cuadrantes
a Memoria local y topográfica
a Apreciación de inteligencia
Georreferenciación delictiva, contravencional y 3 Años 7 años X X
a
factores de riesgo
a Análisis causal
a Talento humano y medios logísticos
Modelo nacional de vigilancia comunitaria
14.3 c
por cuadrantes

3 Años 18 años X X
 a Análisis de convivencia
3 Años 18 años X X
a acta comité de vigilancia operacional.
a Hoja de servicios
a TAMIR
14.4 c Medidas de protección
a Solicitud medidas de protección
a Acta de instrucción
3 Años 20 años X
a Informe actividades medidas de protección
Formato de Retiro Medidas de Protección a
a
Personas
29 g INFORMES
29.11 c Informe especial de Policía

a Hechos conocidos 3 Años 20 años X

a Elementos que hacen parte de los hechos.

c Informe de Back-Up
29.19 3 Años 5 años X X
a Informe

c Informe de incautación
29.22 3 Años 5 años X
a Informe
c Informe de actividades
29.25 3 Años 5 años X
a Informe
c Informe de judicialización
29.55 3 Años 5 años X
a Informe

c Informe de novedades
29.57 3 Años 10 años X
a Informe

c Informe de operatividad
29.58 3 Años 5 años X
a Informe
 30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario documental de la dependencia (CP) (CP) X

31 g LIBROS

31.5 c Libros de población

3 Años 18 años X
a Libro

31.6 c Libro minuta de guardia

3 Años 18 años X
a Libro

31.7 c Libros de control

3 Años 5 años X
a Libro

31.10 c Libro minuta de vigilancia

3 Años 18 años X
a Libro

Libros para los servicios de supervisión y

31.12 c
control de las unidades policiales
3 Años 18 años X

a Libro
38 g ORDENES
38.15 c Orden con plazo
a Comunicación oficial 3 Años 10 años X X
a Correo electrónico
40 g PLANES
c Plan de Seguridad

a Plan de Seguridad
a Actas

40.8 3 años 3 años X

 a Cronogramas
40.8 3 años 3 años X
a Comunicaciones oficiales
a Encuestas
a Informes
a Ordenes
a antecedentes del plan de seguridad
50 g TRANSFERENCIA
50.1 c Transferencias primarias
a Cronograma de transferencias documentales
(CP) (CP) X
a Comunicaciones oficiales
a Formato único de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de correspondencia 3 Años __ X X

53.7 c Planilla de control 3 Años __ X

57 g CAMPAÑAS 3 Años 3 años X

86 g PROGRAMAS X

86.10 c Programa de prevención 3 Años 8 años X

86.11 c Programa de promoción 3 Años 8 años X

Programa de conservación preventiva para
86.33 c
los archivos
Formato de seguimiento a los programas de
a
conservación. 3 Años 8 años X
a Diagnostico integral
a Acta
a Planillas de Medición temperatura
95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de gestión de calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificación
a Informes de Autoevaluación
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria
3 Años 5 años X
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementación y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento

a Mejora continua
a Indicadores

SOPORTE
P PAPEL
EL ELECTRONICO
DG DIGITAL
NTAL
POLICÍA NACIONAL

ORICO FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 01 de Enero de 2017

RESOLUCIÓN Y FECHA:
RA: 3.8.5.2.9.4.1.1.7 Resolucion No 01697 del 10 de mayo de 2013
Resolución No 05571 del 31 de diciembre de 2014

RTE DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
X X X X
trascendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado.

X X Se elimina en el Archivo de Gestión por pérdida de vigencia.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X X
trascendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado.
 Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestión por ser un documento de
constante actualización, no obstante cuando la dependencia se suprima o fusione de
X X
la estructura orgánica de la unidad, se realizara la trasferencia al archivo central. una
ves cumpla los tiempos de retención se microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X X X
trascendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado.

X X Conservación total por ser la única evidencia del soporte documental eliminado.

transcurrido el tiempo de retención en los archivos de gestión las comunicaciones

X X oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno, mantenimiento, elementos y
necesidades administrativas serán eliminadas mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retención en e l Archivo Central, seleccionar y digitalizar

una muestra representativa hasta el 1% de aquellos documentos que sean
X X X
transcendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado

Transcurrido el tiempo de retención en e l Archivo Central, seleccionar y digitalizar

una muestra representativa hasta el 1% de aquellos documentos que sean
X X X
transcendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado
 Transcurrido el tiempo de retención en e l Archivo Central, seleccionar y digitalizar
una muestra representativa hasta el 1% de aquellos documentos que sean
X X X
transcendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado, seleccionar
X X X X
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% a la información mas
relevante y pertinente, los demás documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en e l Archivo Central, seleccionar y digitalizar

una muestra representativa hasta el 3% de aquellos documentos que sean
X X X X X
transcendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.
 Conservar permanentemente en el Archivo de Gestión y Archivo Central por ser un
documento de constante actualización y consulta, para las dependencias, se deben
X X
registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripción
por cada una de las vigencias conservadas..

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
X X X
la Policía Nacional y que ameriten la conservación total. Los demás documentos
serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
X X X
la Policía Nacional y que ameriten la conservación total. Los demás documentos
serán eliminados mediante picado.

transcurrido el tiempo de retención en el archivo central eliminar, por carecer de

X X
valores secundarios. Serán eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
X X X X
la Policía Nacional y que ameriten la conservación total. Los demás documentos
serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
X X X X
la Policía Nacional y que ameriten la conservación total. Los demás documentos
serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
X X
trascendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado.
 Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
X X
trascendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestión y Archivo Central por

X X ser instrumento para la verificación y consulta de los expedientes transferidos
anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión eliminar por carecer de

X X
valores primarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión eliminar por carecer de
X X
valores primarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de
X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de
X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, digitalizar y eliminar por

X X X
carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.
 Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de
X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

RTE DISPOSICIÓN FINAL

L CT CONSERVACIÓN TOTAL
TRONICO M MICROFILMACIÓN
AL D DIGITALIZACIÓN
S SELECCIÓN
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIÓN / BORRADO Coronel Diego Alberto Lopez Guarin
Presidente Comité de Gestión Documental
Página 1 de 1
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
Código: de liberación
Fecha: de liberación
FORMATO TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Versión: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : CAI ESPERANZA I

UNIDAD: POLICIA METROPOLITANA DE BUCARAMANGA CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 3.8.5.2.9.

RETENCIÓN SOPORTE
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS
CÓDIGO
DOCUMENTALES ARCHIVO GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL P EL

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES
Peticiones, quejas, reclamos,
1.10 c reconocimientos del servicio de policía y
sugerencias.
a Comunicación Oficial
Registro de peticiones de solución inmediata 3 Años 10 años X
a
(1IP-FR-0014)
a Denuncios

a Petición
1.12 c Solicitudes de consulta
a Solicitud
3 años __ X X
a Formato de consulta o préstamo de documentos

2 g ACTAS
2.4 c Actas de instrucción
a Acta 3 Años 18 años X
a Lista de asistencia
2.5 c Actas de entrega de cargo
a Acta
(CP) 50 años X
a Inventarios documentales
a Inventario de bienes
2.6 c Actas de entrega de elementos
a acta de asignación de bienes 3 Años 5 años X
a antecedentes de entrega
2.10 c Acta de compromiso
a Acta de la reunión 3 Años 10 años X
a Lista de asistencia
2.81 c Actas de eliminación documental
a Propuesta de eliminación
20 años 50 años X
a Formato de eliminación
a Acta de aprobación
3 g COMUNICACIÓN OFICIAL

3.1 c Solicitudes y antecedentes administrativos

a Requerimientos personales
3 años __ X X
a Mantenimientos
a Necesidades administrativas
PREVENCIÓN, CONVIVENCIA Y SEGURIDAD
14 g
CIUDADANA
14.2 c Diagnostico de cuadrantes
a Memoria local y topográfica
a Apreciación de inteligencia
Georreferenciación delictiva, contravencional y 3 Años 7 años X X
a
factores de riesgo
a Análisis causal
a Talento humano y medios logísticos
Modelo nacional de vigilancia comunitaria
14.3 c
por cuadrantes

3 Años 18 años X X
 a Análisis de convivencia
3 Años 18 años X X
a acta comité de vigilancia operacional.
a Hoja de servicios
a TAMIR
14.4 c Medidas de protección
a Solicitud medidas de protección
a Acta de instrucción
3 Años 20 años X
a Informe actividades medidas de protección
Formato de Retiro Medidas de Protección a
a
Personas
29 g INFORMES
29.11 c Informe especial de Policía

a Hechos conocidos 3 Años 20 años X

a Elementos que hacen parte de los hechos.

c Informe de Back-Up
29.19 3 Años 5 años X X
a Informe

c Informe de incautación
29.22 3 Años 5 años X
a Informe
c Informe de actividades
29.25 3 Años 5 años X
a Informe
c Informe de judicialización
29.55 3 Años 5 años X
a Informe

c Informe de novedades
29.57 3 Años 10 años X
a Informe

c Informe de operatividad
29.58 3 Años 5 años X
a Informe
 30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario documental de la dependencia (CP) (CP) X

31 g LIBROS

31.5 c Libros de población

3 Años 18 años X
a Libro

31.6 c Libro minuta de guardia

3 Años 18 años X
a Libro

31.7 c Libros de control

3 Años 5 años X
a Libro

31.10 c Libro minuta de vigilancia

3 Años 18 años X
a Libro

Libros para los servicios de supervisión y

31.12 c
control de las unidades policiales
3 Años 18 años X

a Libro
38 g ORDENES
38.15 c Orden con plazo
a Comunicación oficial 3 Años 10 años X X
a Correo electrónico
40 g PLANES
c Plan de Seguridad

a Plan de Seguridad
a Actas

40.8 3 años 3 años X

 a Cronogramas
40.8 3 años 3 años X
a Comunicaciones oficiales
a Encuestas
a Informes
a Ordenes
a antecedentes del plan de seguridad
50 g TRANSFERENCIA
50.1 c Transferencias primarias
a Cronograma de transferencias documentales
(CP) (CP) X
a Comunicaciones oficiales
a Formato único de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de correspondencia 3 Años __ X X

53.7 c Planilla de control 3 Años __ X

57 g CAMPAÑAS 3 Años 3 años X

86 g PROGRAMAS X

86.10 c Programa de prevención 3 Años 8 años X

86.11 c Programa de promoción 3 Años 8 años X

Programa de conservación preventiva para
86.33 c
los archivos
Formato de seguimiento a los programas de
a
conservación. 3 Años 8 años X
a Diagnostico integral
a Acta
a Planillas de Medición temperatura
95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de gestión de calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificación
a Informes de Autoevaluación
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria
3 Años 5 años X
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementación y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento

a Mejora continua
a Indicadores

SOPORTE
P PAPEL
EL ELECTRONICO
DG DIGITAL
NTAL
POLICÍA NACIONAL

RANZA I FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 01 de Enero de 2017

RESOLUCIÓN Y FECHA:
RA: 3.8.5.2.9.4.1.1.8 Resolucion No 01697 del 10 de mayo de 2013
Resolución No 05571 del 31 de diciembre de 2014

RTE DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
X X X X
trascendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado.

X X Se elimina en el Archivo de Gestión por pérdida de vigencia.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X X
trascendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado.
 Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestión por ser un documento de
constante actualización, no obstante cuando la dependencia se suprima o fusione de
X X
la estructura orgánica de la unidad, se realizara la trasferencia al archivo central. una
ves cumpla los tiempos de retención se microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X X X
trascendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado.

X X Conservación total por ser la única evidencia del soporte documental eliminado.

transcurrido el tiempo de retención en los archivos de gestión las comunicaciones

X X oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno, mantenimiento, elementos y
necesidades administrativas serán eliminadas mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retención en e l Archivo Central, seleccionar y digitalizar

una muestra representativa hasta el 1% de aquellos documentos que sean
X X X
transcendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado

Transcurrido el tiempo de retención en e l Archivo Central, seleccionar y digitalizar

una muestra representativa hasta el 1% de aquellos documentos que sean
X X X
transcendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado
 Transcurrido el tiempo de retención en e l Archivo Central, seleccionar y digitalizar
una muestra representativa hasta el 1% de aquellos documentos que sean
X X X
transcendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado, seleccionar
X X X X
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% a la información mas
relevante y pertinente, los demás documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en e l Archivo Central, seleccionar y digitalizar

una muestra representativa hasta el 3% de aquellos documentos que sean
X X X X X
transcendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.
 Conservar permanentemente en el Archivo de Gestión y Archivo Central por ser un
documento de constante actualización y consulta, para las dependencias, se deben
X X
registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripción
por cada una de las vigencias conservadas..

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
X X X
la Policía Nacional y que ameriten la conservación total. Los demás documentos
serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
X X X
la Policía Nacional y que ameriten la conservación total. Los demás documentos
serán eliminados mediante picado.

transcurrido el tiempo de retención en el archivo central eliminar, por carecer de

X X
valores secundarios. Serán eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
X X X X
la Policía Nacional y que ameriten la conservación total. Los demás documentos
serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
X X X X
la Policía Nacional y que ameriten la conservación total. Los demás documentos
serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
X X
trascendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado.
 Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
X X
trascendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestión y Archivo Central por

X X ser instrumento para la verificación y consulta de los expedientes transferidos
anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión eliminar por carecer de

X X
valores primarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión eliminar por carecer de
X X
valores primarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de
X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de
X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, digitalizar y eliminar por

X X X
carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.
 Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de
X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

RTE DISPOSICIÓN FINAL

L CT CONSERVACIÓN TOTAL
TRONICO M MICROFILMACIÓN
AL D DIGITALIZACIÓN
S SELECCIÓN
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIÓN / BORRADO Coronel Diego Alberto Lopez Guarin
Presidente Comité de Gestión Documental
Página 1 de 1
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
Código: de liberación
Fecha: de liberación
FORMATO TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Versión: 0

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : CAI CAFÉ MADRID

UNIDAD: POLICIA METROPOLITANA DE BUCARAMANGA CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 3.8.5.2.9.

RETENCIÓN SOPORTE
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS
CÓDIGO
DOCUMENTALES ARCHIVO GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL P EL

1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES
Peticiones, quejas, reclamos,
1.10 c reconocimientos del servicio de policía y
sugerencias.
a Comunicación Oficial
Registro de peticiones de solución inmediata 3 Años 10 años X
a
(1IP-FR-0014)
a Denuncios

a Petición
1.12 c Solicitudes de consulta
a Solicitud
3 años __ X X
a Formato de consulta o préstamo de documentos

2 g ACTAS
2.4 c Actas de instrucción
a Acta 3 Años 18 años X
a Lista de asistencia
2.5 c Actas de entrega de cargo
a Acta
(CP) 50 años X
a Inventarios documentales
a Inventario de bienes
2.6 c Actas de entrega de elementos
a acta de asignación de bienes 3 Años 5 años X
a antecedentes de entrega
2.10 c Acta de compromiso
a Acta de la reunión 3 Años 10 años X
a Lista de asistencia
2.81 c Actas de eliminación documental
a Propuesta de eliminación
20 años 50 años X
a Formato de eliminación
a Acta de aprobación
3 g COMUNICACIÓN OFICIAL

3.1 c Solicitudes y antecedentes administrativos

a Requerimientos personales
3 años __ X X
a Mantenimientos
a Necesidades administrativas
PREVENCIÓN, CONVIVENCIA Y SEGURIDAD
14 g
CIUDADANA
14.2 c Diagnostico de cuadrantes
a Memoria local y topográfica
a Apreciación de inteligencia
Georreferenciación delictiva, contravencional y 3 Años 7 años X X
a
factores de riesgo
a Análisis causal
a Talento humano y medios logísticos
Modelo nacional de vigilancia comunitaria
14.3 c
por cuadrantes

3 Años 18 años X X
 a Análisis de convivencia
3 Años 18 años X X
a acta comité de vigilancia operacional.
a Hoja de servicios
a TAMIR
14.4 c Medidas de protección
a Solicitud medidas de protección
a Acta de instrucción
3 Años 20 años X
a Informe actividades medidas de protección
Formato de Retiro Medidas de Protección a
a
Personas
29 g INFORMES
29.11 c Informe especial de Policía

a Hechos conocidos 3 Años 20 años X

a Elementos que hacen parte de los hechos.

c Informe de Back-Up
29.19 3 Años 5 años X X
a Informe

c Informe de incautación
29.22 3 Años 5 años X
a Informe
c Informe de actividades
29.25 3 Años 5 años X
a Informe
c Informe de judicialización
29.55 3 Años 5 años X
a Informe

c Informe de novedades
29.57 3 Años 10 años X
a Informe

c Informe de operatividad
29.58 3 Años 5 años X
a Informe
 30 g INVENTARIOS

30.10 c Inventario documental de la dependencia (CP) (CP) X

31 g LIBROS

31.5 c Libros de población

3 Años 18 años X
a Libro

31.6 c Libro minuta de guardia

3 Años 18 años X
a Libro

31.7 c Libros de control

3 Años 5 años X
a Libro

31.10 c Libro minuta de vigilancia

3 Años 18 años X
a Libro

Libros para los servicios de supervisión y

31.12 c
control de las unidades policiales
3 Años 18 años X

a Libro
38 g ORDENES
38.15 c Orden con plazo
a Comunicación oficial 3 Años 10 años X X
a Correo electrónico
40 g PLANES
c Plan de Seguridad

a Plan de Seguridad
a Actas

40.8 3 años 3 años X

 a Cronogramas
40.8 3 años 3 años X
a Comunicaciones oficiales
a Encuestas
a Informes
a Ordenes
a antecedentes del plan de seguridad
50 g TRANSFERENCIA
50.1 c Transferencias primarias
a Cronograma de transferencias documentales
(CP) (CP) X
a Comunicaciones oficiales
a Formato único de inventario documental
53 g PLANILLAS

53.3 c Planilla de correspondencia 3 Años __ X X

53.7 c Planilla de control 3 Años __ X

57 g CAMPAÑAS 3 Años 3 años X

86 g PROGRAMAS X

86.10 c Programa de prevención 3 Años 8 años X

86.11 c Programa de promoción 3 Años 8 años X

Programa de conservación preventiva para
86.33 c
los archivos
Formato de seguimiento a los programas de
a
conservación. 3 Años 8 años X
a Diagnostico integral
a Acta
a Planillas de Medición temperatura
95 g SISTEMAS
95.1 c Sistema de gestión de calidad
a Informes de entes de Control
a Informes de entes certificadores
a Informes de seguimiento y verificación
a Informes de Autoevaluación
a Actas
a Comunicaciones oficiales
a Directiva transitoria
3 Años 5 años X
a Orden de Servicio
a Ordenes
Modelo de implementación y Aseguramiento -
a
MIA
a Planes de Mejoramiento

a Mejora continua
a Indicadores

SOPORTE
P PAPEL
EL ELECTRONICO
DG DIGITAL
NTAL
POLICÍA NACIONAL

MADRID FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 01 de Enero de 2017

RESOLUCIÓN Y FECHA:
RA: 3.8.5.2.9.4.1.1.9 Resolucion No 01697 del 10 de mayo de 2013
Resolución No 05571 del 31 de diciembre de 2014

RTE DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTO
DG CT D M S MG E/B

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
X X X X
trascendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado.

X X Se elimina en el Archivo de Gestión por pérdida de vigencia.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X X
trascendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado.
 Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestión por ser un documento de
constante actualización, no obstante cuando la dependencia se suprima o fusione de
X X
la estructura orgánica de la unidad, se realizara la trasferencia al archivo central. una
ves cumpla los tiempos de retención se microfilmara la totalidad de las subseries.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 2 % de aquellos documentos que sean
X X X X
trascendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado.

X X Conservación total por ser la única evidencia del soporte documental eliminado.

transcurrido el tiempo de retención en los archivos de gestión las comunicaciones

X X oficiales como solicitudes de permiso, tramite interno, mantenimiento, elementos y
necesidades administrativas serán eliminadas mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retención en e l Archivo Central, seleccionar y digitalizar

una muestra representativa hasta el 1% de aquellos documentos que sean
X X X
transcendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado

Transcurrido el tiempo de retención en e l Archivo Central, seleccionar y digitalizar

una muestra representativa hasta el 1% de aquellos documentos que sean
X X X
transcendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado
 Transcurrido el tiempo de retención en e l Archivo Central, seleccionar y digitalizar
una muestra representativa hasta el 1% de aquellos documentos que sean
X X X
transcendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado, seleccionar
X X X X
una muestra representativa digitalizando un porcentaje del 2% a la información mas
relevante y pertinente, los demás documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en e l Archivo Central, seleccionar y digitalizar

una muestra representativa hasta el 3% de aquellos documentos que sean
X X X X X
transcendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.
 Conservar permanentemente en el Archivo de Gestión y Archivo Central por ser un
documento de constante actualización y consulta, para las dependencias, se deben
X X
registrar la totalidad de las series y subseries conservadas, haciendo la descripción
por cada una de las vigencias conservadas..

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
X X X
la Policía Nacional y que ameriten la conservación total. Los demás documentos
serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
X X X
la Policía Nacional y que ameriten la conservación total. Los demás documentos
serán eliminados mediante picado.

transcurrido el tiempo de retención en el archivo central eliminar, por carecer de

X X
valores secundarios. Serán eliminados mediante el proceso de picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
X X X X
la Policía Nacional y que ameriten la conservación total. Los demás documentos
serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo central, seleccionar una muestra

representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean trascendentales para
X X X X
la Policía Nacional y que ameriten la conservación total. Los demás documentos
serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar

una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
X X
trascendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado.
 Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar
una muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean
X X
trascendentales para la Policía Nacional. Los demás documentos serán eliminados
mediante picado.

Se debe conservar permanentemente en el Archivo de Gestión y Archivo Central por

X X ser instrumento para la verificación y consulta de los expedientes transferidos
anualmente al Archivo Central mediante el FUID.

Transcurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión eliminar por carecer de

X X
valores primarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión eliminar por carecer de
X X
valores primarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de
X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de

X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de
X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, digitalizar y eliminar por

X X X
carecer de valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.
 Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, eliminar por carecer de
X X
valores secundarios, los documentos serán eliminados mediante picado.

RTE DISPOSICIÓN FINAL

L CT CONSERVACIÓN TOTAL
TRONICO M MICROFILMACIÓN
AL D DIGITALIZACIÓN
S SELECCIÓN
MG MIGRAR
E/B ELIMINACIÓN / BORRADO Coronel Diego Alberto Lopez Guarin
Presidente Comité de Gestión Documental