Professional Documents
Culture Documents
EDUCACIÓN SANITARIA
SANITARIA
Sistemas automáticos
de dispensación de medicamentos
dispensación
de medicamentos Coordinación
Joaquim Bonal
Dirección
María Cinta Gamundi
Autores
Milagro Hernández
José Luis Poveda
COMBINO PHARM
3
Calidad por principio
Sistemas automáticos
de dispensación de medicamentos
dispensación
de medicamentos
Coordinación
Joaquim Bonal
Dirección
M.a Cinta Gamundi Planas
Autores
Milagro Hernández
José Luis Poveda
ÍNDICE DE AUTORES
Milagro Hernández Sansalvador. Licenciada en Farmacia por la Universidad de Granada. Especialis-
ta en Farmacia Hospitalaria. Adjunto del Servicio de Farmacia. Complejo Hospitalario de Albacete.
José Luis Poveda Andrés. Doctor en Farmacia por la Universidad de Valencia. Especialista en Farma-
cia Hospitalaria. Máster en Salud Pública y Recursos Sanitarios por la Universidad de Valencia. Di-
plomado en Sanidad. Jefe del Servicio de Farmacia. Complejo Hospitalario de Albacete.
AGRADECIMIENTOS
Al personal del Servicio de Farmacia, por su esfuerzo y dedicación diaria en las acti-
vidades relacionadas con los sistemas automatizados de dispensación.
A todos los trabajadores del Complejo Hospitalario de Albacete, que desde su inicial
escepticismo contribuyeron al desarrollo e implantación de los sistemas automáticos
de dispensación de medicamentos.
A los residentes de Farmacia, Ana Valladolid Walsh y Cristina García Gómez por su
ayuda en la elaboración de esta obra.
David Hume
Urgencias
UCI
Gerencia Contabilidad
Petición/Prescripción
(urgencias, quirófano, consultas exter- mentos que se usan en esa unidad –ge-
nas, radiología, etc). En estos casos, el neralmente será un 80-95% de los me-
sistema normalmente no se configura dicamentos que usualmente se dispen-
con validación farmacéutica previa a san por el SDMDU– y controlado por una
la retirada del medicamento, por cuanto la interfaz que conecta el sistema informá-
necesidad inmediata de los medicamen- tico de farmacia con el sistema automa-
tos en la misma invalida un sistema de tizado, de forma que los medicamentos
control previo (figura 3). están disponibles para la enfermera cuan-
Ahora bien, la validación farmacéutica do son requeridos para el cuidado del
posterior de la terapia es también un ele- paciente. Las prescripciones médicas
mento para identificar, prevenir y resol- son transferidas al sistema automatizado
ver problemas relacionados con los me- a través de interfaces, después de que la
dicamentos y, desde esta perspectiva, orden haya sido introducida en el siste-
los SADME nos aproximan a la misión ma informático de la farmacia y tras la
que garantiza nuestra responsabilidad validación por parte del farmacéutico.
profesional. El sistema también limita la disponibi-
En el caso de que se utilicen como al- lidad de los medicamentos si la orden ha
ternativa al SDMDU, los sistemas de dis- sido anulada y, en cualquier caso, per-
pensación inmediata automatizan este mite que los numerosos cambios que se
sistema tradicional de SDMDU y propor- generan en las prescripciones médicas
cionan un sistema logístico que permite no supongan un impedimento para la
disponer de medicamentos donde se ne- disponibilidad de medicamentos al efec-
cesitan, esto es, en la unidad de enfer- tuarse el proceso de forma inmediata.
mería. En este sistema, y previo a la reti- Además, las dosis perdidas se elimi-
rada del medicamento para administrar nan porque existe un entorno controlado
al paciente, se precisa la verificación de en la unidad de enfermería.
la prescripción médica por parte del far- Cuando el SADME es el único elemen-
macéutico. to que forma parte del sistema logístico,
El sistema funciona utilizando una ca- el llenado de carros de dosis unitarias
pacidad de almacenamiento controlada queda eliminado y el desplazamiento de
y segura para la mayoría de los medica- los mismos a planta también. No es ne-
7
DISPENSACIÓN DE MEDICAMENTOS
Farmacia Planta
Mínimos
Información
Figura 4. Circuito logístico de los SADME, con validación farmacéutica previa a la dispensación
El desarrollo de este capítulo se funda- Hospital con más del 10% de las camas
menta en la experiencia generada con la en dosis unitarias
instalación y el funcionamiento de 22 Podríamos plantear una automatización
sistemas automáticos de dispensación progresiva:
de medicamentos en el Complejo Hos- FASE 1: Automatización de las zonas
pitalario de Albacete. Por ello, este opacas: UCI, Urgencias, Quirófanos, etc.
capítulo no pretende ser un documento FASE 2: Sustitución de la dosis unita-
doctrinal en su contenido, pues la di- ria tradicional por sistemas automatiza-
versidad de hospitales y la relación de dos con control de prescripción. El cri-
SADME instalados canalizarán, sin du- terio de sustitución seguirá el orden de
da, el proceso secuencial. En este senti- mayor carga de trabajo por servicio me-
do, el objetivo es realizar una guía dida en número de envíos normales/ur-
práctica que permita sistematizar y nor- gentes, estancia media en el servicio,
malizar el largo y complejo proceso que número de medicamentos, coste del tra-
supone abordar un cambio organizativo tamiento, coste global del servicio, etc.
en el modelo de dispensación de medi-
camentos. Hospital con menos del 10% de las
camas en dosis unitarias
Decisión sobre la idoneidad Sería planteable la automatización global,
de implantación del Sistema Automático con control de prescripción en la mayoría
de Dispensación de Medicamentos de los servicios y sin control de prescrip-
en una unidad clínica determinada ción en Urgencias, Quirófanos y Cuida-
En un escenario donde la limitación eco- dos Intensivos.
nómica suele ser el elemento determi- Los condicionantes de diseño para
nante para el desarrollo de un proyecto, este proyecto incluyen un factor adicio-
es imprescindible optimizar el proceso nal: la necesidad de implantación de un
de decisión sobre los SADME y así la pri- sistema de control de prescripción.
mera cuestión que resolver es la selec-
ción de servicios candidatos a automati- Además de todo lo expuesto con ante-
zarse. En este marco, son varios los rioridad, existen una serie de criterios
abordajes que se pueden contemplar útiles para la decisión de implantación
con la automatización: del SADME en una unidad clínica deter-
• Global: automatizaremos la dispensa- minada. Éstos son:
ción de medicamentos en todo el hospital: –Que la unidad clínica tenga un buen
–A corto plazo. historial de receptividad a los cambios y
–A largo plazo. sea considerada líder en la implantación
• Parcial: identificamos exclusivamen- de nuevos conceptos e ideas.
te unos servicios que serán los objetivos –Que tenga una buena relación de tra-
que automatizar. bajo cooperativo con el Servicio de Far-
• Con control de prescripción: acceso macia.
restringido a los medicamentos prescri- –Que el personal de dicha unidad esté
tos a un paciente. Ello implica que la au- dispuesto a completar el trabajo necesa-
tomatización se hará siempre con conec- rio para la implantación de este sistema.
tividad con el software de prescripción y –Que la unidad clínica pueda ser re-
con validación previa a la prescripción. presentativa de lo que posteriormente
• Sin control de prescripción: acceso a puede ocurrir en otras unidades.
9
DISPENSACIÓN DE MEDICAMENTOS
Selección del
Sistema Automático de Dispensación
La siguiente fase es la selección del equi-
pamiento. En la actualidad, los fabrican-
tes de SADME con distribución en Espa-
ña: Pyxis® (figura 5), OMNICELL® (figura
6) o KRZ® (figura 7), parten de origen de
concepciones mecánicas con plantea-
mientos muy diferentes. Así, mientras
los fabricantes americanos Pyxis® y OM-
NICELL® utilizan el sistema de dispen-
sación compartimental por cajones con
diferentes posibilidades de acceso (figu-
ra 8), el fabricante nacional KRZ®, en
su modelo Autodrugs, ha optado por un
sistema de dispensación que utiliza
muelle a modo de serpentín continuo (fi-
gura 9), por lo que no existe nunca acce- Figura 6. SADME general, de Omnicell®
so del usuario al interior de la máquina.
En la tabla 1 se señalan algunas de las
características de los SADME disponi-
bles en la oferta para el mercado nacio-
nal.
La variabilidad de equipamientos dis-
ponibles para dar respuesta tanto a las
exigencias de control de los diferentes
medicamentos como a la necesidad de
especialidades farmacéuticas en las uni-
dades clínicas, obligan al estudio eco-
nómico detallado de cada sistema auto-
mático y para cada unidad seleccionada,
haciendo imprescindible la individuali-
zación de cada proyecto, por cuanto el
mayor nivel de control y el incremento
12
DISPENSACIÓN DE MEDICAMENTOS
–Definir a los usuarios de cada uni- Una vez identificados los medicamen-
dad clínica. Cada uno debe estar defini- tos que incluir, el siguiente paso sería la
do en el dispositivo de cada unidad clí- parametrización del sistema que permita
nica o en el sistema central ubicado en su localización dentro del SADME. Si
el Servicio de Farmacia. Estos usuarios hemos optado por un sistema basado en
deben estar asignados a un área y/o uni- la dispensación mediante cajones, es
dad de enfermería, de forma que estas básico para el personal de enfermería
áreas determinan a qué dispositivos pue- determinar la localización de cada medi-
den acceder los usuarios. Si posee un camento en el armario dispensador. Los
grupo de usuarios al que desea definir medicamentos de uso más frecuente se
con los mismos privilegios de acceso, el deben incluir en los cajones más altos,
uso de plantillas ahorra el tiempo que mientras que los de menor uso, en los
lleva reingresar los mismos privilegios inferiores. No se deben colocar medica-
para cada usuario del grupo. Así, por mentos similares o de diferente concen-
ejemplo, se pueden crear las plantillas tración en el mismo cajón, ya que esto
de «enfermeras de planta», a las cuales incrementaría los potenciales errores de
se les pueden dar determinados privile- medicación.
gios como la retirada de cualquier tipo Los medicamentos tipo estupefacien-
de medicamentos (incluyendo los estu- tes deben ubicarse en los cajones dise-
pefacientes); las plantillas de «auxiliares ñados para tener un acceso restringido y
de farmacia», que tendrían el privilegio de controlado, puesto que no deben cargar-
la reposición de medicamentos a cada se en el armario dispensador hasta el
uno de los dispositivos de las unidades momento de su puesta en marcha en la
clínicas, pero por ejemplo no tendrían unidad clínica en cuestión.
acceso a los pacientes, etc. Las planti- Debemos también determinar el nú-
llas de privilegios no contienen informa- mero de cajetines vacíos necesarios en
ción de áreas, esta información se debe- cada unidad de enfermería, permitiendo
rá ingresar por separado para cada añadir medicamentos no incluidos en la
usuario. configuración inicial del sistema.
–Establecer la política que aplicar Una vez que los medicamentos están
para aquellos medicamentos que, por físicamente colocados en el armario dis-
su baja frecuencia de uso, su elevada es- pensador, debemos introducir la infor-
pecificidad u otras circunstancias, no se mación en el SADME. Esta información
encuentran incluidos dentro del SADME. que introducimos incluye:
Determinar con el supervisor de la uni- –Localización del cajetín.
dad clínica los requisitos que cumpli- –Nombre del medicamento.
mentar para solicitarlos, cuando sean –Cantidad máxima, mínima y actual
necesarios, al Servicio de Farmacia. de cada medicamento.
–Una posibilidad opcional sería la in-
Configuración del inventario troducción de los datos de caducidad de
Para obtener la información del inventa- cada medicamento, de forma que el sis-
rio necesario en cada unidad clínica, de- tema nos avisaría en el caso de que se
bemos usar el programa de gestión que alcanzase dicha fecha de caducidad. Por
disponemos en el Servicio de Farmacia. tratarse de un proceso muy laborioso,
Podemos obtener el consumo de, aproxi- normalmente no se suele realizar en una
madamente, los últimos tres meses de primera fase; de forma que cuando el
dicha unidad, para conocer los medica- sistema ya está consolidado y funciona
mentos de uso más frecuente, así como normalmente, se puede incluir esta in-
las cantidades mínimas y máximas que formación de gran utilidad para el con-
definir. trol de las caducidades.
14
DISPENSACIÓN DE MEDICAMENTOS
miento de la máquina en cada uno de calidad, pero como en todos los procesos
los aspectos mencionados. y sistemas, el entendimiento, la volun-
tad y los deseos de promotores y usua-
Sistema de control y seguimiento de los rios son los que finalmente deciden y
errores de medicación en los sistemas ofrecen el grado de calidad.
automáticos de dispensación
de medicamentos
Es totalmente necesario establecer un EXPERIENCIA DE UTILIZACIÓN EN EL
mecanismo de control que nos indique COMPLEJO HOSPITALARIO DE ALBACETE
en todo momento el grado de calidad
que el SADME está prestando. En este Cronograma
contexto, existen diferentes métodos que El Complejo Hospitalario de Albacete
podrían utilizarse, esto es: (CHOSPAB) consta de 730 camas, está
Método de observación: un observa- integrado en la red de hospitales del
dor acompaña a la persona que maneja INSALUD y proporciona atención especia-
el sistema y anota los resultados de su lizada a 324.566 habitantes. El número
observación. Se trata de un sistema muy de estancias hospitalarias generadas du-
sensible pero de muy difícil implanta- rante el año 2000 fueron 180.463, sien-
ción en nuestro entorno. do en la UCI y Reanimación de 3.731 y
Comunicación anónima: la persona 2.148, respectivamente. En el hospital se
que comete o detecta un error lo comu- atendieron un total de 113.036 urgen-
nica de forma voluntaria, aconsejándose cias.
que sea de forma anónima. Para facili- La experiencia con sistemas automáti-
tar esta comunicación, lo más práctico cos de dispensación de medicamentos
consiste en tener un modelo normaliza- (SADME) se inició en enero del año
do que contemple la mayoría de los erro- 2000 con la etapa preliminar de implan-
res que se puedan plantear con el uso de tación de los SADME en las unidades de
los SADME, de forma que la persona que Cuidados Intensivos (UCI), Anestesia y
comunica simplemente marque con una Reanimación, Urgencias y Quirófano, en
cruz el tipo de error detectado y lo remi- la que se tomó la decisión del tipo de
ta al Servicio de Farmacia. software que utilizar, en función del nú-
Informe de incidente: es el informe le- mero y tipo de especialidades farmacéu-
gal oficial escrito de un error de medica- ticas que incluir en cada una de las uni-
ción documentado por personal del hospi- dades clínicas. Asimismo, se procedió a
tal. Sólo debe ser utilizado cuando existen informar a los responsables de dichas
responsabilidades civiles o penales que unidades de la cronología de instalación
exijan el cumplimiento del mismo. en cada una de ellas.
Técnica crítica de incidentes: consiste El 28 de marzo de 2000 se pone en
en analizar un gran número de errores para marcha el SADME en UCI. El stock de
conocer las causas más frecuentes y pre- medicamentos se modificó dinámica-
venirlas. En el caso de los SADME, es di- mente para adecuarlo al consumo actual
fícil disponer de una gran casuística, por en función de los medicamentos más uti-
cuanto los errores en general son mínimos. lizados, siendo en la actualidad el seña-
Para el desarrollo de estos métodos, es lado en el anexo 1. Desde esta fecha has-
aconsejable nombrar a un responsable ta finales de mayo de 2000 coexistieron
que realice el seguimiento y proponga, tanto el SADME como el botiquín de me-
en función de los errores detectados, las dicamentos en UCI, siendo éste retirado
medidas correctoras que consensuar con a principios de junio de 2000.
el equipo interdisciplinar de trabajo. El El 4 de abril de 2000 se puso en fun-
sistema permite ofrecer un alto grado de cionamiento el SADME en el Servicio de
19
DISPENSACIÓN DE MEDICAMENTOS
ANEXO 1
Principios activos incluidos en el SADME de la UCI
20
DISPENSACIÓN DE MEDICAMENTOS
ANEXO 2
Principios activos incluidos en el SADME de Anestesia y Reanimación
21
DISPENSACIÓN DE MEDICAMENTOS
ANEXO 3
Principios activos incluidos en el SADME de URGENCIAS
ANEXO 4
Principios activos incluidos en el SADME de Quirófano
24
DISPENSACIÓN DE MEDICAMENTOS
fanos, las primeras estimaciones nos con un estudio transversal realizado du-
aproximan a un mínimo de 2 horas. En rante las primeras etapas de la incorpo-
nuestra experiencia, es imprescindible la ración de los SADME, en la Unidad de
centralización y la asignación de respon- Cuidados Intensivos (UCI) y Reanima-
sabilidades de todo el proceso en Farma- ción (REA), durante la fase de prueba en
cia, por cuanto las situaciones vividas la que coexistían los Sistemas Automá-
donde se comparten las tareas del pro- ticos de Distribución de Medicamentos
ceso con otros interlocutores han sido, (Pyxis®) con el sistema tradicional de bo-
en general, decepcionantes. tiquín con stock variable en cada una de
Específicamente para el control de los las unidades referenciadas.
estupefacientes, cada día se obtiene un La población diana analizada se co-
listado de los medicamentos utilizados rresponde con los usuarios reales del
en las 24 horas anteriores con la asigna- SADME, siendo el método de muestreo
ción por paciente. Este listado se le en- no probabilístico, al incluir a todo el per-
vía a la supervisora para que compruebe sonal de enfermería y auxiliares de clíni-
si tienen totalmente cumplimentadas las ca de ambos servicios.
recetas oficiales de estupefacientes y Se remitieron un total de 98 encues-
una vez confirmado este hecho, se pro- tas, siendo el cuestionario utilizado el
cede a su reposición. Esta actividad la detallado en el anexo 5. Su contenido
realiza siempre el personal auxiliar del engloba datos demográficos, laborales y
Servicio de Farmacia. profesionales, además de preguntas ce-
rradas relativas a los determinantes que
Satisfacción de los usuarios más pueden modular la intención de
Con el objetivo de analizar y conocer la uso. La tasa media de respuesta fue del
valoración que en el personal de enfer- 92,8%, siendo para el personal de en-
mería produjo la implantación de los fermería del 96,5% y para auxiliares de
SADME, realizamos una encuesta de sa- clínica del 79,2%.
tisfacción sobre aspectos relacionados Las variables utilizadas en el presente
con la percepción que los usuarios tie- estudio como determinantes de la per-
nen de los mismos y la intención de uso cepción e intención de uso han sido vali-
que presentan. dadas en anteriores investigaciones, y
La principal motivación que impulsó se han seleccionado básicamente a par-
a realizar el estudio es que estas nuevas tir del modelo TBP (Theory of Planned
tecnologías tienen unas características Behavior), cuyo postulado fundamental
de uso propias, al exigir del personal de afirma que el determinante más impor-
enfermería y farmacia habilidades dife- tante de la conducta son las intenciones.
rentes a las requeridas en el manejo ha- Éstas, a su vez, como podemos observar
bitual previo a la administración de la te- en la figura 11, se encuentran modifica-
rapia farmacológica y, sin embargo, en das por factores como: actitud hacia la
su funcionamiento no existe modifica- conducta, normas subjetivas, control
ción de la función percibida por el usua- percibido o experiencia pasada.
rio en el área asistencial, esto es: dispo- En la figura 12 señalamos, expresado
ner de un almacén de medicamentos en como media y desviación, los resultados
las unidades de hospitalización. Por ello, obtenidos para cada determinante rela-
no es extraño que su instalación haya cionado con la actitud hacia la conduc-
suscitado ciertas cuotas de incertidum- ta. Si asociamos la actitud neutra con un
bre sobre la adaptación y utilización de valor de 4 (mediana en la escala) y dico-
estos sistemas por parte de los profesio- tomizamos las conductas positivas o ne-
nales sanitarios. gativas con valores inferiores al neutro,
El diseño del trabajo se correspondió los resultados orientan el 58% de los
25
DISPENSACIÓN DE MEDICAMENTOS
ANEXO 5
Encuesta sobre la percepción y uso de los Sistemas Automatizados de Dispensación de
Medicamentos (SADME)
A continuación indicamos una serie de preguntas en referencia a los Sistemas
Automatizados de Dispensación de Medicamentos que hay actualmente instalados en tu
servicio.
POR FAVOR, responde a todas las preguntas.
Datos demográficos:
1- Usar los Sistemas Automáticos de Dispensación de Medicamentos me parece: (rodea con un círculo
cualquiera de los números que se encuentran entre los pares de adjetivos, dependiendo del grado de
acuerdo o desacuerdo con los mismos).
Bueno 1 2 3 4 5 6 7 Malo
Útil 1 2 3 4 5 6 7 Inutil
Interesante 1 2 3 4 5 6 7 Aburrido
Agradable 1 2 3 4 5 6 7 Desagradable
2- La mayoría de la gente a la que yo respeto y admiro profesionalmente piensa que deberíamos utilizar
los Sistemas Automáticos de Dispensación de Medicamentos. (Rodea con un círculo el número que
mejor describa la intensidad de tu opinión con respecto a la pregunta).
3- La utilización de sistemas automáticos en diferentes prácticas diarias como son: cajeros automáticos,
máquinas dispensadoras de bebidas, comida, tabaco han supuesto una experiencia: (Marca con una cruz
la respuesta elegida).
5- Para mí, usar los Sistemas Automatizados de Dispensación de Medicamentos en las próximas
semanas va a ser... (Rodea con un círculo el número que mejor describa la intensidad con la que apoyas
dicha afirmación).
6- Creo que los Sistemas Automatizados de Dispensación de Medicamentos pueden ofrecer una mejora
en la forma de mi trabajo.
■ Sí ■ NC ■ No
26
DISPENSACIÓN DE MEDICAMENTOS
Normas subjetivas
Experiencia pasada
Control percibido
1 2 3 4 5 6 7
Interesante Aburrido
Agradable Desagradable
Útil Inútil
Bueno Malo
m (DE)
Actitud
Positiva ø Negativa
% 58 14 28 %
n= 364
¿Puedo aprender a manejar los SADME en un par de semanas sin la más mínima duda?
% 74,8 13,2 12 %
29