¿Cómo planear un viaje?

En este manual se proponen 5 pasos a seguir para la planeación de un viaje

1. Gestión de procesos

2. Gestión del tiempo

3. Gestión de recursos materiales (técnicos)

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 4. Gestión de recursos humanos

5. Logística y operaciones

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 1) Gestión de procesos
Los formatos utilizados dentro de la gestión de procesos permiten hacer una delegación de funciones y responsabilidades
dentro de la realización de un viaje.

1. Mapa de procesos

P. Estratégicos

P. Operativos En este formato se delegan actividades según su función y/o naturaleza, función operativa,
estratégica y funciones de apoyo.
P. de Apoyo

2. Organigrama

Con el organigrama se marcarán y definirán los encargados de cada puesto así como su equipo de apoyo.

3. Matriz de responsabilidades
Este documento sirve de apoyo para asignar funciones a todos los participantes de la actividad y
llevar un control, dejando en claro lo que se espera de cada persona en cuanto a sus
responsabilidades.

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 2 ) Gestión de tiempo
El plan de trabajo. Se elabora para llevar un control de las fechas en las que se tienen que realizar las actividades
durante todo el semestre.
Tabla. Plan de trabajo semestral
FASE I PLANIFICACIÓN Responsable FASE II ORGANIZACIÓN Responsable FASE III DESARROLLO Y Responsable
(ANTES) (DURANTE) EVALUACIÓN (DESPUÉS)
ACTIVIDADES Fecha Fecha ACTIVIDADES Fecha
INICIALES límite límite FINALES límite

1 3 5
2 4 6

El calendario semestral de actividades. Es utilizado para recordar las actividades y pendientes a realizar en los meses
que abarque el proyecto.
Tabla 2. Calendario de actividades
Marzo
Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes Sábado Domingo
1 2 3 4 5 6 7
Abril

Mayo

Junio

Check list. En este formato se agregan todas las actividades de manera individual, por equipo o grupales que se deben
realizar en tiempo y forma de acuerdo a lo planeado.
Tabla 3. Lista de verificación check list
UNIVERSIDAD DEL MAR CAMPUS HUATULCO
FECHA PRIORIDA RESPONS
CARRERA: MATERIA: ETAPA: ESTATUS
LIMITE D ABLE
TEMA: COMISIÓN: EQUIPO ASIGNADO:
ACTIVIDADES
1
2
3
Actividad terminada Calif. 9-10 Prioridad 1 Responsables individual Clave
Actividad en proceso Calif. 6-8 2 Equipo Comisión

Actividad pendiente Calif. 0-5 3 Grupal Coord. Gral.

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Cronograma general de actividades. En este formato se registran cada una de las actividades con fecha específica en
la que se debe llevar a cabo durante todo el semestre.

Tabla 4. Cronograma de actividades

UNIVERSIDAD DEL MAR CAMPUS HUATULCO

MATERIA:

CRONOGRÁMA PERIODO ---- ------

GRUPO: PROYECTO: RESPONSABLE

Desempeño Marzo Abril Mayo Junio

Actividades R O P L M M J V L M M J V L M M J V L M M J V

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 3) Gestión de recursos materiales (técnicos)
La gestión de recursos es la encargada de realizar el presupuesto de todos los gastos a realizar durante la planeación y
realización del viaje, de igual manera aquí se hace la planeación y realización de actividades de acopio para recabar los
fondos necesarios para cubrir todos los gastos realizados o parte de ellos.

1. Presupuesto.
La realización de presupuesto tomando en cuenta las actividades de antes, durante y después del
viaje, sirve de apoyo y orientación para tener una idea del gasto que se realizará y de igual manera
reunir el dinero previamente estipulado.

2. Actividades de apoyo.

Las actividades de acopio son todas aquellas que se realizan con el fin de generar ingresos para
cubrir las necesidades monetarias, algunas pueden ser rifas, concursos, fiestas de recaudación, etc.

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3. Control de ingresos y gastos

Cargo Abono

Este formato permite llevar la contabilidad general de grupo para poder tomar en cuenta el
monto total que se necesita tener para realizar en viaje y poder controlar los gastos, así
como saber cuáles son las necesidades que se deben cumplir durante tu viaje.
Total

3. Compras y suministros

Es el documento que permite realizar una estimación de lo que puedes gastar en

compras y suministros a partir de un registro contable, tomando en cuenta las
necesidades básicas y deseos del consumidor o viajero.

5. Reporte de operaciones

Este documento presenta el reporte final de las actividades financieras antes

durante y después del viaje, y además, requiere de 3 partes importantes:
*La identificación de los problemas
*El análisis de la causa
*Las propuestas de mejora

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 4) Gestión del factor humano

Para la realización de un viaje es de suma importancia marcar pautas que permitan organizar y controlar a un grupo,
especialmente si es de gran magnitud. Asimismo, para llevar a cabo la gestión del factor humano dentro de un viaje de
familiarización es necesario el uso de dos formatos:
El código de conducta nos facilita la toma de decisiones y una mejor conducta profesional durante el viaje o la realización
de algún evento, debido a que está basado en nuestros valores y ofrece una guía de cómo se debe comportar, orienta a
los profesionales en cuáles han de ser sus pautas de conducta y apoyo en el control de un grupo.

A continuación se
presenta un ejemplo
de un código de
conducta:
También es de gran
importancia recabar
los datos personales
de todo el grupo que
viajará para estar
preparado en caso
de algún
inconveniente
durante éste
(accidentes,
contingencia por
desastre natural,

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etc.). Así, para la obtención de esta información se proponen herramientas como cuestionarios en línea, encuestas o
entrevistas personales.
Aquí se presenta la herramienta de formularios google como sugerencia:

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 5) Logística y operaciones

Gestión logística
En este apartado se presenta la siguiente plantilla, en la cual se resumen las diferentes actividades
que se realizaron. Asimismo, se incluye el factor tiempo; el antes, durante o después, y por último,
se especifica quién estuvo a cargo de cada actividad y si cumplió o no con ella.

Planeación

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 Programación

Contraloría
Memoria

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