Arquivologia: conceitos, princípios e instrumentos de gestão

Arquivologia
Professor Darlan Eterno
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Arquivologia
Aula XX
Conceitos fundamentais de
Arquivologia: teorias e princípios.
Noções de
Arquivologia
Professor Darlan
Eterno
Lei 8159/91
Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei,
os conjuntos de documentos produzidos e
recebidos por órgãos públicos, instituições de
caráter público e entidades privadas, em
decorrência do exercício de atividades
específicas, bem como por pessoa física,
qualquer que seja o suporte da informação ou
a natureza dos documentos.
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Finalidades do Arquivo
- Servir á
Administração
- Servir á História
Função dos Arquivos
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Arquivologia
Aula XX
Noções de Arquivologia
Arquivologia
Aula XX
Finalidades do Arquivo
Arquivologia
Aula XX
Características Arquivo Biblioteca

Tipo de Documentos manuscritos, Documentos impressos e
Suporte/Quantitati audiovisuais. Apresentam-se em audiovisuais, que se apresentam
vo de Exemplares exemplares únicos ou em em exemplares múltiplos.
número limitado de vias/cópias.
Entrada de Acumulação natural Compra, permuta e doação.
documentos
Tipo de conjunto Fundos: conjunto de Coleções: Reunidas pelo conteúdo.
documentos unidos pela origem.
Tipos de fundo:
- aberto: (instituições em
funcionamento)
- fechado: (instituições extintas)
Objetivos Funcionais , administrativos Culturais, científicos.
Tipo Classificação Baseia-se nas atividades Predeterminada
institucionais
Arquivologia
Aula XX
1.Classificação dos Arquivos

a) Extensão
 Setorial
 Central/Geral

b)Entidade Mantenedora
 Público
 Privado
c) Estágios de Evolução
 Corrente
 Intermediário
 Permanente

d)Natureza dos Documento
 Especial
 Especializado
Arquivologia
Aula XX
Arquivologia: teorias e
princípios.
Princípios Arquivísticos
a) Organicidade
b) Unicidade
Princípios Arquivístico
c)Proveniência(respeito aos fundos)
d) Ordem original
e) pertinência: documentos deveriam
ser reclassificados por assunto sem ter em
conta a proveniência e a classificação
original.
Arquivologia – Princípios Arquivísticos – Prof. Darlan Eterno
F)Princípio da reversibilidade
Princípio segundo o qual todo
procedimento ou tratamento empreendido
em arquivos pode ser revertido, se
necessário. É aplicado na restauração de
documentos.
h)Territorialidade :
Conceito derivado do princípio da
proveniência e segundo o qual arquivos
deveriam ser conservados em serviços
de arquivo do território no qual foram
produzidos.
Arquivologia
Aula XX
1.Classificação dos
Documentos
a) Natureza do Assunto
• Ostensivo
• Sigiloso
b) Espécie:
Ex: Ata,Certidão e Oficio.
b) Tipo (tipologia):
Espécie + função = tipologia
d) Gênero
• Textual
• Sonoro
• Cartográfico
Arquivologia – Classificação dos Documentos de Arquivos – Prof. Darlan Eterno
d) Gênero
• Filmográfico
• Iconográfico
• Micrográfico
d) Gênero
• Informático
e)Forma
f) formato
Arquivologia
FASES DO PROCESSO DE DOCUMENTAÇÃO
A documentação é basicamente dinâmica. Nos dias de hoje, perdeu seu caráter estático de
simples arquivo e adquiriu um sentido muito mais amplo de apoio ao estudo, à pesquisa, ao
planejamento e à tomada de decisão.
O processo de documentação desenvolve-se em três fases principais: recolhimento, leitura e
classificação.
Recolhimento: para constituir um serviço de documentação, exige-se senso de julgamento
na escolha de documentos, cultura geral e, além de discernimento para recolher o que é útil,
imparcialidade na seleção de documentos.
Leitura: a leitura é fundamental, pois somente com base nela poderá tomar qualquer decisão
quanto à utilidade e aplicação do documento.
Classificação: a classificação deve seguir uma orientação teórica e, ao mesmo tempo, antecipar
sua utilidade prática.
Arquivologia
Aula XX
Noções de
Arquivologia
Professor Darlan
Eterno
1. Classificação
a) Definição: agrupamento de
documentos, podendo a eles
atribuir códigos.
1.2 Plano ou Código de Classificação
a) Definição:
Instrumento que auxilia na classificação
de documentos, visando a sua guarda e
localização.

Modelo
001 MODERNIZAÇÃO E REFORMA
ADMINISTRATIVA.
010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO
012 COMUNICAÇÃO SOCIAL
012.1 RELAÇÕES COM A IMPRENSA
Instrumentos de Gestão Arquivística, Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade – Prof. Darlan Eterno
c) características
• Baseia-se nas funções/atividades
da instituição
1. Avaliação
a) Definição
1.2 Objetivos
a) reduzir a MDA
b) reduzir custos
c) reduzir prazo de busca
d) garantir preservação de docs
1.3 Tabela de Temporalidade

a) Definição
• prazos de guarda
• destinação
• alteração suporte
• obs
Instrumentos de Gestão Arquivística, Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade – Prof. Darlan Eterno

b) Modelo

c) características
• elaborada pela CPAD
• aprovada por autoridade
competente
c) características
• Prazos baseiam-se na
legislação e nas necessidades
administrativas
Arquivologia
Aula XX
Arquivamento:
Conjunto de procedimentos que visa ao
acondicionamento( ) e ao
armazenamento( ) de
documentos.
1.1 Rotinas de Arquivamento

a) inspeção
b) estudo
c) Classificação
d) Codificação
1.1 Rotinas de Arquivamento
e)ordenação
f) guarda (arquivamento)
Arquivologia
Aula XX
1. Métodos de Arquivamento
– Escolha:
• Estrutura Organizacional
• Natureza dos Docs
1.Categorias
I - Padronizados
Ex: Variadex (letras e
cores)
II – Básicos
a) Alfabético: (nome)
II – Básicos
b) Geográfico: local/
procedência
– Estado/País/Cidade
Arquivologia – Métodos de Arquivamento de Documentos - Parte 1 – Prof. Darlan Eterno
Itália
•Roma
•Milão
•Veneza
Paraná
•Curitiba
•Londrina
•Paranaguá
•Por cidades:
• Araçatuba (SP)
Brasília (DF)
Brasília (MG)
Natal (RN)
•c) Numérico:
Simples
Cronológico
Dígito – terminal 158678
•d) Ideográfico (interpretação do doc e do

contexto)
d1)alfabético
Dicionário
Enciclopédico
Dicionário Enciclopédico
Controle de Chaves Controle

Controle de Entrada de chaves
Controle de Frequência de entrada
Divulgação de frequência
Divulgação
•d) Ideográfico
•d2) Numérico
 Decimal
 Dupléx
 Unitermo
Decimal Dupléx
411 Planejamento 4-1-1 Planejamento

411.1Anual 4-1-1-1 Anual
411.2 Mensal 4-1-1-2 Mensal
Arquivologia
Aula XX
–1. Regras de
Alfabetação
I. Nomes Brasileiros
a) regra geral
Ex:Carla Ferreira Lima
Pedro Silva Araújo
Ord:Araújo, André Silva
Lima,Carla Ferreira
I.Nomes Brasileiros
b)Não se separam
sobrenomes:
b1)compostos por subst+ adj,
Ex: Marcelo Vila Verde
I.Nomes Brasileiros
b)Não se separam
sobrenomes:
b2) Ligados por hífen,
Ex: Ana Beija-Flor
I.Nomes Brasileiros
b)Não se separam sobrenomes:
b3) Que exprimam grau de
parentesco
Ex: Paulo Barbosa Filho
b)Não se separam sobrenomes:
–b4) que possuam : São , Santo
(a):
–Ex: Ricardo São Pedro
–Ordena-se:
Barbosa Filho, Paulo
Beija-Flor, Ana
São Pedro, Ricardo
Vila Verde, Marcelo
c) Iniciais abreviadas de
prenome tem preferências
as demais, no caso de
sobrenomes iguais
– Ex: César Barros
– Carlos Barros
– C. Barros
– Ord:
– Barros, C.
– Barros, Carlos
– Barros, César
d) Artigos, preposições
não são consideradas
na alfabetação.
Ex: Natália Rocha d’ Andrade
André Silva dos Anjos
Ord:
Andrade, Natália Rocha d’
Anjos, André Silva dos
e) títulos ou cargos não
são considerados na
alfabetação
• Ex:Ministro Alexandre Bastos

• Doutor Fernando Rocha
• Or:Bastos,Alexandre(Ministro)
• Rocha, Fernando (Doutor)
– II. Nomes Estrangeiros

a) regra geral
– Ex:Paul Smith
– Michel Duchein
– Ord:Duchein. Michel
– Smith, Paul
• Os nomes hispânicos
são alfabetados pelo
penúltimo sobrenome
Ex:Juan Gutierrez Salazar

• Juan Puentes García
Ord:
• Gutierrez Salazar, Esteban
• Puentes García, Juan
• Os nomes orientais
(japoneses, chineses,
árabes) são registrados
como se apresentam.
– Ex: Lao Xing Xiang

– Akiko Yamamoto Sato
– Ord:Akiko Yamamoto Sato

– Lao Xing Xiang
• III.Nomes de eventos são
mantidos como se
apresentam, os números
devem aparecer ao final
entre parênteses.
• Ex:
• Quinta Conferência de Geologia
• III Congresso Nacional de Arquivologia
• 2º Congresso Brasileiro de Arquivologia
• Ord:
• Conferência de Geologia (Quinta)
• Congresso Brasileiro de Arquivologia (2º)
• Congresso Nacional de Arquivologia (III)
• IV Nomes de empresas
são mantidos como se
apresentam.
• Ex:O Globo
• Ministério da Fazenda
• Ministério do Esporte
Arquivologia
Empréstimo/Consulta
 Fazem uso da guia-fora
 Finalidades da guia-fora:
Cobrança de pastas/documentos
Rearquivamento de documentos
Arquivologia
Fase Permanente
–Atividades
•Arranjo
•Descrição
•Publicação
•Referência
•Conservação
a) Arranjo:
(Ordenação/Classificação)
a)Arranjo
Pode ser:
•Estrutural
•Funcional
Arquivologia – Arquivos Permanentes – Prof. Darlan Eterno
a)Arranjo
Instrumento (Quadro de Arranjo)
Ex: Quadro de Arranjo Estrutural Quadro de Arranjo Funcional
Direção (grupo) Organização político-legislativa (grupo)

Assessoria Técnica (subgrupo) Eleição da Mesa Diretora (subgrupo)
Composição dos órgãos legislativos (subgrupo)
Coordenação (grupo)
Cursos Regulares (subgrupo) Representação em missão externa (grupo)
Cursos Por Matéria (subgrupo)
b) Descrição
Instrumentos de pesquisa
•Guia
•Inventário
•Catálogo
•Catálogo Seletivo (Repertório)
c) Publicação
d) Referência
e)Conservação
e1) Fatores de Deterioração

a) Internos
b) Externos
b1) biológicos
b2)químicos
b3)físicos
Arquivologia – Arquivos Permanentes – Prof. Darlan Eterno
e2) Técnicas de Conservação

I) Higienização/Limpeza
II) Desinfestação
III) Alisamento
e2) Técnicas de Conservação

IV)Restauração
•Encapsulação
•Laminação
•Silking
•Banho de Gelatina

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Função dos Arquivos

Características Arquivo Biblioteca

1.Classificação dos Arquivos

1.Classificação dos Arquivos

1.Classificação dos Arquivos

FASES DO PROCESSO DE DOCUMENTAÇÃO

1.3 Plano ou Código de Classificação

1.3 Plano ou Código de Classificação

1.3 Tabela de Temporalidade

1.3 Tabela de Temporalidade

1.3 Tabela de Temporalidade

1.1 Rotinas de Arquivamento

•d) Ideográfico (interpretação do doc e do

Controle de Chaves Controle

411 Planejamento 4-1-1 Planejamento

• Ex:Ministro Alexandre Bastos

– II. Nomes Estrangeiros

Ex:Juan Gutierrez Salazar

– Ex: Lao Xing Xiang

– Ord:Akiko Yamamoto Sato

Direção (grupo) Organização político-legislativa (grupo)

e1) Fatores de Deterioração

e2) Técnicas de Conservação

e2) Técnicas de Conservação

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