TABLAS DINÁMICAS

HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD

AUTOR: Politécnico Grancolombiano
ÍNDICE
ÍNDICE  

• Desarrollo  de  cada  una  de  las  unidades  temáticas  

1. TABLAS  DINÁMICAS  –  CONCEPTOS  

1.1. Definición  

1.2. Funcionamiento  

1.3. ¿Para  qué  usar  Tablas  Dinámicas?  

1.4. Cuando  usar  Tablas  Dinámicas   Acceso rápido

2. TABLAS  DINÁMICAS  –  EJEMPLO  

2.1. Creación  

2.2. Filtros  

2.3. Tipo  de  cálculo  

DESARROLLO
2.4. Agrupación  por  fechas  

• Glosario  

• Lista  de  Figuras  

• Bibliografía   GLOSARIO REFERENCIAS

• Remisión  a  fuentes  complementarias  

Este material pertenece al Politécnico
Grancolombiano y a la Red Ilumno. Por ende, son
  de uso exclusivo de las Instituciones adscritas a
la Red Ilumno. Prohibida su reproducción total
o parcial.
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DESARROLLO  DE  CADA  UNA  DE  LAS  UNIDADES  TEMÁTICAS  

Las  Tablas  Dinámicas  son  una  de  las  características  más  importantes  y  poderosas  de  las  hojas  de  
cálculo.   Las   Tablas   Dinámicas   permiten   explorar,   visualizar,   analizar,   resumir   datos   y   extraer  
información   más   importante   de   un   conjunto   de   datos   grande.   En   esta   cartilla   se   prestan   los  
conceptos  básicos  sobre  Tablas  Dinámicas  y  se  muestra  la  manera  de  crearlas  usando  la  hoja  de  
cálculo  Microsoft  Excel,  específicamente,  en  la  versión  2016.  

1. TABLAS  DINÁMICAS  –  CONCEPTOS  

1.1. Definición    

En   una   tabla   normal,   el   esquema   consiste   en   tener   los   datos   en   filas   y   atributos   de   los   datos   en  
las   columnas.   La   estructura   de   las   tablas   normales   es   estática,   es   decir,   no   se   puede   cambiar  
fácilmente  la  estructura  de  las  tablas  normales.  
 
Se   necesita   un   conjunto   de   datos   grande   y   organizado   en   una   tabla   para   poder   crear   tablas  
dinámicas  de  forma  efectiva.  Las  tablas  dinámicas  son  un  tipo  de  tabla  en  las  que  se  puede  decidir   Figura 1. Tabla de datos
dinámicamente  (ir  cambiando  en  el  tiempo)  la  forma  de  visualización  y  presentación  de  los  datos  
Fuente: (Elaboración propia)
de  manera  que  puede  usarse  para  extraer  información  relevante.      
 
Los   datos   en   una   tabla   dinámica   pueden   cambiar   de   posición,   de   configuración   dinámicamente.    
Los  datos  de  la  tabla  dinámica  pueden  estar  en:  columnas,  filas  y  valores  (numéricos)  o  ser  parte   Se   tiene   una   columna   para   los   vendedores,   otra   para   los   productos   vendidos   y   otra   para   las  
de  un  filtro.  Por  esa  forma  de  cambiar  de  posición  se  conoce  también  a  las  Tablas  Dinámicas  como   ventas.    
tablas  pivote  (pivot  table  en  inglés).      
Para  hacer  un  reporte  de  las  ventas  por  producto  y  por  vendedor,  se  necesita  sumar  las  ventas  
de   cada   producto   y   ventas   por   vendedor,   respectivamente.   En   vez   de   usar   fórmulas   y   funciones  
se   puede   crear   una   tabla   dinámica   para   obtener   el   resultado   deseado.   La   tabla   dinámica   nos  
1.2. Funcionamiento  
permite  hacer  una  comparación  entre  las  columnas  de  una  tabla.  
En  las  Tablas  Dinámicas  se  puede  agrupar  los  datos  de  varias  formas  diferentes  para  poder  extraer  
 
la  información  relevante.  Se  explicará  el  funcionamiento  básico  de  una  Tabla  Dinámica.  
 
Se  tiene  una  tabla  sencilla,  pero  con  muchos  datos,  acerca  de  las  ventas  de  una  compañía.  Se  
tiene  los  datos  plasmados  en  una  tabla  normal  como  se  muestra  en  la  figura  1.    

3 POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD 4

  

En  la  figura  2  se  muestra  la  estructura  general  de  una  tabla  dinámica.    

Figura 3. Insertar una columna de datos como filas de la tabla dinámica

Fuente: (Elaboración propia)

Posteriormente,   se   debe   insertar   los   datos   de   vendedores   como   columnas,   en   la   figura   4   se  

muestra  como  se  inserta  los  datos  de  vendedor  como  columnas  en  la  tabla  dinámica.  

 
Figura 2. Estructura de una tabla dinámica

Fuente: (Elaboración propia)

Para  el  reporte  de  ventas  por  producto  se  escoge  la  columna  “producto”  de  la  tabla  normal  y  se  
asigna  como  filas  de  la  tabla  dinámica,  como  se  muestra  en  la  figura  3.    

 
Figura 4. Insertar una columna de datos como columnas de la tabla dinámica

Fuente: (Elaboración propia)

5 POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD 6

 Finalmente,  en  la  figura  5  se  muestra  como  los  datos  de  las  ventas  se  asignan  a  las  casillas  de  los   Si   se   requiere   ahora   mostrar   la   información   acerca   de   los   vendedores,   basta   con   cambiar   la  
valores  numéricos.     asignación   de   filas   y   columnas  de   los   datos,   en   la   tabla   dinámica  (pivot),   como   se   muestra   en   la  
figura  6.    

 
Figura 5. Insertar una los datos de ventas como valores numéricos de la tabla dinámica

Fuente: (Elaboración propia)

   
  Figura 6. Dos formas de ver la información en la tabla dinámica.

Fuente: (Elaboración propia)

 
 
 
 
 
Note   que   en   la   figura   6.a,   los   “productos”   están   en   las   filas   y   los   “vendedores”   en   las   columnas,  
 
mientras  que  en  la  figura  6.b  hay  un  cambio  en  el  orden.  

7 POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD 8

 1.3. ¿Para  qué  usar  Tablas  Dinámicas?  

Las  tablas   dinámicas   sirven   para   visualizar   rápidamente   grandes   cantidades   de   datos   e  
intercambiar  fácilmente  columnas  por  filas  dentro  de  la  misma  tabla  y  usar  los  filtros  que  resultan  
en  reportes  que  de  otra  forma  tomaría  una  gran  cantidad  de  tiempo.  

1.4. Cuando  usar  Tablas  Dinámicas  

Si  se  tiene  una  tabla  con  una  gran  cantidad  de  datos  en  la  cual  los  datos  se  pueden  considerar  
desde  muchos  puntos  de  vista,  esta  tabla  es  una  candidata  a  ser  analizada  con  una  tabla  dinámica.  
Otra  indicación  del  uso  de  una  tabla  dinámica,  se  da  si  los  datos  a  analizar  se  pueden  agrupar  por  
periodos  de  tiempo  (meses,  trimestre,  semestre,  etc.).  

 
2. TABLAS  DINÁMICAS  –  EJEMPLO   Figura 7. Tabla de datos de ejemplo.

Fuente: (Elaboración propia)

2.1. Creación  

Se  tiene  una  tabla  de  datos  con  las  características  mencionadas  en  la  sección  2.1.4.    En  la  figura  7   Con  el  cursor  en  una  de  las  celdas  de  la  tabla  se  debe  navegar,  dentro  de  la  cinta  “insertar”,  a  la  
se  muestra  dicha  tabla,  que  consiste  en  los  datos  (ficticios)  de  una  empresa  que  vende  ítems   de   opción  tabla  dinámica,  como  se  muestra  en  la  figura  8.
tecnología.    

Figura 8. Cinta insertar, tabla dinámica

Fuente: (Elaboración propia)

9 POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD 10

 En  la  figura  9,  se  muestra  el  cuadro  de  diálogo  donde  se  especifican  los  parámetros  iniciales  para   En  la  figura  10  se  muestra  el  área  que  se  activa  en  Microsoft  Excel,  para  la  configuración  de  la  
la  creación  de  una  tabla  dinámica,  como  el  rango  de  datos  y  dónde  se  pone  la  tablas  dinámica.   tabla  dinámica.    

   

 
Figura  9.  Opciones  para  la  creación  de  la  tabla  dinámica.  

Fuente: (Elaboración propia)

Figura 10. Dialogo de tabla dinámica.
 
Fuente: (Elaboración propia)

   
   
   
   

11 POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD 12

 Al  hacer  clic  en  esta  zona,  se  habilita  el  cuadro  de  configuración  que  se  muestra  en  la  figura  11.     En   la   figura   12   se   muestra   la   configuración   de   la   Tabla   Dinámica,   donde   se   muestra   la   tabla  
dinámica  que  es  el  resultado  de  la  configuración.  Se  tiene:  a.   la  selección  de  campos(columnas),  
b.  zona  donde  se  arrastran  los  campos,  y  c.  lugar  donde  asignan  los  campos,  y  se  configura  lo  que  
se  va  a  mostrar.    

 
Figura  12.  Partes  de  la  tabla  dinámica:  a.  columnas,  b.  zona  de  arrastre,  c.  filas  y  sumatoria  de  valores.  

Fuente: (Elaboración propia)

 
 
 
Figura 11. Campos de la tabla dinámica
 
Fuente: (Elaboración propia)

13 POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD 14

 En  la  figura  13  se  muestra  como  cambia  si  se  adiciona  el  campo  cantidad  a  la  zona  de  arrastre  de   2.2. Filtros  
suma  de  cantidad.      
La   inclusión   de   filtros   en   las   Tablas   Dinámicas   permite   la   mayor   personalización   de   los   reportes.  
  Por  ejemplo,  en  la  figura  14  se  muestra  el  resultado  de  adicionar  el  campo  vendedor  como  filtro  
a  la  tabla  dinámica.  

Figura  13.  Se  adiciona  la  suma  de  cantidad  (cantidad  de  unidades  de  determinado  producto).  
 
Fuente: (Elaboración propia)
Figura  14.  Adición  del  filtro  vendedor  en  la  tabla  dinámica
  Fuente: (Elaboración propia)

   
   

15 POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD 16

 En  la  figura  15  se  muestra  el  resultado  de  aplicar  sobre  el  filtro  de  “nomProducto”,  la  palabra   2.3. Tipo  de  cálculo  
computador.    
Por   defecto,   el   cálculo   que   hace   una   tabla   dinámica   es   la   sumatoria   del   campo   escogido,   sin  
  embargo,  se  puede  cambiar  la  configuración  de  este  cálculo,  por  ejemplo,  se  puede  calcular  la  
suma,  la  cuenta,  el  máximo,  mínimo,  etc.  Como  se  muestra  en  la  figura  16.    

 
Figura 16. Cambio de tipo de cálculo de la tabla dinámica.

Fuente: (Elaboración propia)

   
Figura 15. Uso del filtro: nombre de producto = computador
 
Fuente: (Elaboración propia)
 
 
 
 
 
 
 

17 POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD 18

 2.4. Agrupación  por  fechas   En  la  figura  18  se  muestra  el  agrupamiento  automático  por  grupos  de  fechas  (meses,  trimestres,  
años,  etc.).    
En  la  figura  17  se  muestra  como  queda  una  tabla  dinámica  si  se  asigna  a  las  filas,  el  campo  fecha.    
 
 

 
 
Figura 17. Tabla dinámica de ventas por fechas, en las filas va el campo fecha.
Figura 18. Agrupamiento automático por fechas.
Fuente: (Elaboración propia)
Fuente: (Elaboración propia)
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

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GLOSARIO  
Una  estructura  de  datos  en  la  cual,  en  las  filas  están  los  datos  y  en  las  columnas  los  
Tabla  
atributos  de  los  datos.  
 

Es  un  reporte  que  se  hace  a  partir  de  una  tabla  y  sus  datos,  en  la  cual  se  puede  cambiar  
Tabla  dinámica  
Base  De  Datos   conjunto  de  datos  de  una  hoja  de  cálculo.   rápidamente  la  forma  de  visualizarse  para  generar  reportes.  

 
 Hoja  de  cálculo  integrada  en  el  paquete  de  OpenOffice  y  LibreOffice.  Funciona  
Calc  
localmente  como  aplicación  de  escritorio.  
 

 En  las  aplicaciones  de  hojas  de  cálculo,  una  celda  es  cada  intersección  entre  una  fila  y  
Celda  
una  columna  determinada,  que  puede  contener  datos,  fórmulas  matemáticas,  etc.  
LISTA  DE  FIGURAS  

Intersección  entre  una  fila  y  una  columna,  las  celdas  tienen  el  dato  básico,  una  celda  se   Figura  1.  Tabla  de  datos  ........................................................................................................................................  3  
Celda  
identifica  con  una  Letra(columna)  y  un  (numero).    
Figura  2.  Estructura  de  una  tabla  dinámica  ...........................................................................................................  4  

Figura  3.  Insertar  una  columna  de  datos  como  filas  de  la  tabla  dinámica  ............................................................  5  
Organización  vertical  en  una  hoja  de  cálculo.  Normalmente  se  identifica  una  columna  
Columna  
con  una  letra.   Figura  4.    Insertar  una  columna  de  datos  como  columnas  de  la  tabla  dinámica  ..................................................  5  

Figura  5.    Insertar  una  los  datos  de  ventas  como  valores  numéricos  de  la  tabla  dinámica  ..................................  6  
Excel    Hoja  de  cálculo  de  Microsoft,  integrada  en  el  paquete  MS  Office.  
Figura  6.  Dos  formas  de  ver  la  información  en  la  tabla  dinámica.  ........................................................................  7  

Figura  7.  Tabla  de  datos  de  ejemplo.  ....................................................................................................................  9  

Organización  horizontal  en  una  hoja  de  cálculo.  Normalmente  se  identifica  una  fila  con  
Fila  
un  numero   Figura  8.  Cinta  insertar,  tabla  dinámica  .................................................................................................................  9  

Figura  9.  Opciones  para  la  creación  de  la  tabla  dinámica.  ..................................................................................  10  
Es  una  fórmula  predeterminada  en  las  hojas  de  cálculo,  donde  se  hace  una  serie  de  
Figura  10.  Dialogo  de  tabla  dinámica.  .................................................................................................................  11  
Función     operaciones  sobre  0  o  más  argumentos  y  el  resultado  se  muestra  en  la  celda  en  la  cual  
se  escribió  la  función.   Figura  11.  Campos  de  la  tabla  dinámica  ..............................................................................................................  12  

Figura  12.  Partes  de  la  tabla  dinámica:  a.  columnas,  b.  zona  de  arrastre,  c.  filas  y  sumatoria  de  valores.  .........  13  
Programas  de  ofimática  especializados  en  hacer  cálculos,  los  más  conocidos  son  Excel,  
Hojas  de  cálculo   Figura  13.  Se  adiciona  la  suma  de  cantidad  (cantidad  de  unidades  de  determinado  producto).  .......................  14  
Calc,  y  Numbers  
Figura  14.  Adición  del  filtro  vendedor  en  la  tabla  dinámica  ................................................................................  15  

Programa  que  hace  parte  de  una  suite  de  ofimática  y  sirve  para  la  manipulación  de   Figura  15.  Uso  del  filtro:  nombre  de  producto  =  computador  ............................................................................  16  
Hoja  de  cálculo  
datos  que  se  encuentran  dispuestos  en  celdas.    
Figura  16.  Cambio  de  tipo  de  cálculo  de  la  tabla  dinámica.  ................................................................................  17  

Figura  17.  Tabla  dinámica  de  ventas  por  fechas,  en  las  filas  va  el  campo  fecha.  ................................................  18  
 Hoja  de  cálculo  de  Apple  integrada  en  el  paquete  iWork.  Funciona  localmente  como  
Numbers  
aplicación  de  escritorio.   Figura  18.  Agrupamiento  automático  por  fechas.  ...............................................................................................  19  

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