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AUDITORIA OPERATIVA

METODOLOGIA PARA EVALUACION INTEGRAL


DE LA GESTION EMPRESARIAL

TALLER
PRACTICO
Versión 01

OBJETIVO:
Desarrollar el proceso integral de Auditoria
Operativa, en sus etapas de Planificación,
obtención de evidencia y comunicación
de resultados, así como el diseño,
elaboración y archivo de papeles de
trabajo, aplicando normativa vigente y
pertinente, con eficiencia y creatividad.

Lic. JULIO P. ROCHA CHAVARRIA


Cpa. Abg. MA. MES.
Contador Público - Abogado
Magíster en Auditoría
Magíster en Educación Superior
AUDITORIA OPERATIVA – METODOLOGIA PARA EVALUACION INTEGRAL DE LA GESTION EMPRESARIAL
TALLER PRACTICO

CONTENIDO
PARTE I. Información general
PARTE II. Formato de Papeles de trabajo
PARTE III. Metodologia de aplicación de papeles
de trabajo

Lic. JULIO P. ROCHA CHAVARRIA Cpa. Abg. MA. MES.


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AUDITORIA OPERATIVA – METODOLOGIA PARA EVALUACION INTEGRAL DE LA GESTION EMPRESARIAL
TALLER PRACTICO

PARTE I
INFORMACION GENERAL

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TALLER PRACTICO
INFORMACION GENERAL

Ud. pertenece a la Firma de Auditoria AUDIOPE LTDA. Y ha sido contratado


para efectuar una auditoria operativa en la Empresa MULTINACIONAL S.A.

1. DATOS GENERALES

1.1 La empresa MULTINACIONAL S.A. es una


fábrica de productos de acero que opera
en el medio empresarial de Santa Cruz de
la Sierra. Fue constituida mediante
instrumento público N° 550/90 del 1° de
julio de 1989.

Los recursos que obtiene para el financiamiento


de sus operaciones provienen principalmente
de las ventas y los prestamos obtenidos del
sistema bancario nacional. A su vez, estos
SANTA CRUZ DE LA SIERRA - recursos son aplicados en la importación de
BOLIVIA materias primas e insumos.

Las importaciones de sus productos se efectúan de Estados Unidos y otros


países, cumpliendo la normativa legal vigente. En cumplimiento de estas
normas y sus reglamentos internos, con solicitud efectuada y aprobación
por parte del Servicio de Impuestos Nacionales, la Empresa cierra sus
operaciones cada 31 de diciembre.

Las principales políticas de mercadeo son las de ventas al por mayor, a


clientes extranjeros y nacionales, tanto al crédito como al contado. No
existen intermediarios en la venta de los productos.

Los métodos de operación más usuales se refieren al proceso productivo,


utilizando maquinaria y tecnología moderna, de última generación,
contando con un equipo propio de técnicos, encargados del proceso
productivo y operativo de la empresa.

La estructura gerencial es adecuada ya que la toma de decisiones es


producto de la coordinación y compatibilización de criterios de la Gerencia
general y las gerencias operativas de área.

El capital inicial según constitución de julio de 1989 fue Bs 25.242.000, con


la siguiente composición:

N° PRECIO U. % IMPORTE
SOCIO ACCION Bs PARTICIPAC Bs
ES IÓN

Jorge Strauss. 20.000 1.000 79 20.000.000

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Freddy Romero. 2.500 1.000 10 2.500.000

Herlan Steinmbach 2.742 1.000 11 2.742.000

TOTAL 25.242 100 25.242.00


0

De la evaluación a los antecedentes de la entidad y sus operaciones


determinamos la existencia de los siguientes problemas:

• Los proveedores de materia prima con los que la entidad opera, tienen
una situación financiera débil y cambiante.

• En diferentes periodos y épocas, el gobierno nacional emite normativa


legal que restringe la importación de materia prima.

• El mercado de servicios no provee la cantidad razonable de personal


especializado para el mantenimiento correctivo y preventivo de las
maquinarias, utilizadas en las actividades específicas más importantes
de la entidad.

1.2 De la revisión efectuada a la estructura organizativa vigente en la


entidad, verificamos
que la misma es adecuada y acorde a la
naturaleza de sus operaciones. Existe una
adecuada segregación de funciones. Asimismo
evidenciamos que no existe concentración ni
duplicidad de funciones. Esta estructura
organizacional es la siguiente:

i. GERENTE GENERAL

SECRETARIA
ASESORIA LEGAL
AUDITORIA INTERNA

i.1 GERENTE DE COMERCIALIZACION

a) Departamento de ventas
b) Departamento de créditos y cobranzas

i.2 GERENTE DE PRODUCCION

a) Departamento de procesos
b) Departamento de control de producción
c) Departamento de almacenes
d) Departamento de control de calidad
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i.3 GERENTE DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

a) Departamento de Compras y suministros


b) Departamento de contabilidad
c) Departamento de Finanzas

1.3 La empresa cuenta dentro de su estructura organizacional, con una


Unidad de Auditoría Interna que ejecuta evaluaciones periódicas del
área contable-financiera de los departamentos y secciones más
importantes dentro de la entidad. Sin embargo, todas las evaluaciones
de auditoría financiera se efectúan a través de firmas privadas de
auditoria externa.

1.4 La empresa fue sometida a auditorias financieras desde su creación en


el año 1989. El informe de auditoría externa N° AUFIN-01/X1 por la
gestión anterior de 20X1 fue de opinión con salvedades. En la carta de
control interno se incluyeron los aspectos de especial interés
(salvedades del dictamen) y observaciones sobre procedimientos de
registro contable y de control interno, los cuales si bien fueron
aceptados por la Gerencia de la entidad, no se emitieron las
instrucciones a los responsables de las operaciones, para la efectiva
implantación de las recomendaciones.

1.5 De la revisión adicional al ambiente de control vigente en la entidad,


identificamos los siguientes aspectos:

• La estructura organizacional no fue revisada ni actualizada desde el


año 1990

• Existen reglamentos y manuales de procedimientos para las


principales operaciones, los cuales si bien fueron debidamente
aprobadas, no se cumplen en las operaciones que los regulan.

• El personal de la entidad no fue contratado a través de exámenes


de competencia o concurso de méritos. Debido a la inexistencia
de un manual de funciones, no se conoce si el perfil profesional
del personal es pertinente al cargo desempeñado, por lo que
tampoco se conoce si la asignación de responsabilidades y de
administración y desarrollo del personal es adecuada.

• En los niveles productivos y de planificación se manejan definición


de objetivos, metas e indicadores de rendimiento, los cuales no
están debidamente documentados.

1.6 Las operaciones y transacciones efectuadas en la entidad, de acuerdo a


explicación y versión de los responsables, se registran contablemente
de acuerdo a principios de contabilidad generalmente aceptados y
normas vigentes en Bolivia.

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La entidad emite los siguientes Estados financieros exigidos por las
normas contables, sin embargo del relevamiento efectuado
observamos que la misma no es utilizada por la gerencia, con un
instrumento y medio para la toma de decisiones

• Balance general
• Estado de resultados
• Estado de Evolución del Patrimonio Neto
• Estado flujos de efectivo
• Estado de ejecución presupuestaria de ingresos y gastos

1.7 El trabajo de auditoria a desarrollar no reviste mucha complejidad, por


lo que no se hace necesario la participación de especialistas o expertos
en otras áreas.

1.8 Las principales cláusulas y responsabilidades del contrato de servicios


de auditoria suscrito entre la Firma de Auditoria AUDIOPE LTDA y la
Empresa MULTINACIONAL, son las siguientes:

a) El objetivo del presente trabajo de auditoria operativa es el


expresar una opinión independiente sobre el desempeño de
todas las actividades operativas críticas y débiles identificadas
en el proceso de evaluación del sistema de control interno de la
Empresa MULTINACIONAL a fin de:

• Determinar los planes proyectados y los resultados


obtenidos
• Examinar debilidades aparentes
• Informar de las deficiencias observadas
• Informas de las observaciones encontradas
• Emitir conclusiones
• Formular recomendaciones:

b) La responsabilidad de la firma de auditoria es la de emitir un


informe de auditoría operativa con los resultados de la
evaluación de los anteriores aspectos, determinando si los
mismos fueron planificados y ejecutados con eficacia, eficiencia
y economía.
c) El alcance de la auditoria comprende todas las actividades y
operaciones de la Empresa MULTINACIONAL por el periodo
comprendido entre ENERO a DICIEMBRE de 20X2.

d) En función de los resultados de la fase de estudio preliminar y


planificación, se identificaran las áreas, operaciones o funciones o
actividades desarrolladas en la oficina central, que se evaluaran
en forma específica. No se verificaran las operaciones en las
unidades operativas localizadas fuera del área urbana.

El desarrollo del trabajo de auditoria operativa se efectuara en


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función de la siguiente normativa:

 Normas de auditoria operativa

 Disposiciones legales y profesionales relativas al ejercicio del


proceso de auditoria

e) La presentación del informe de auditoría operativa se efectuará en


los plazos establecidos en la planificación operativa con los ajustes
correspondientes. El trabajo de auditoria se desarrollara a partir
del 02 de enero de 20X3, con un presupuesto de 30 días hábiles y
la participación de un equipo conformado por un Gerente de
Auditoria, Un supervisor y dos auditores asistentes. La fecha fijada
para la entrega a la Máxima Autoridad Ejecutiva de la entidad es el
15 de febrero de 20X3.

1.9 Nuestro enfoque de auditoria estará basado en los siguientes


aspectos:

• Selección preliminar de hallazgos de auditoria en base la


identificación de problemas y riesgos en las áreas críticas con
respecto a eficiencia, eficacia y economía.

• Procedimientos específicos requeridos para las áreas de mayor


riesgo o para temas que requerirán una atención especial.

• Pruebas de cumplimiento para aquellas áreas en las cuales se


identifique controles, para verificar la vigencia y cumplimiento de
los mismos en la práctica.
• Pruebas sustantivas o de mayor profundidad para aquellas áreas
en las cuales no se identifiquen controles.

1.10 La evaluación del sistema de control interno, efectuada durante


la etapa de planificación de la auditoria identifico operaciones críticas
y debilidades en las siguientes áreas de la entidad:

• Área de producción del Producto A

• área de almacén de productos terminados Producto B

2. HALLAZGOS DE AUDITORIA OPERATIVA

Sobre la base de la información obtenida, identificamos los siguientes


aspectos:

2.1 AREA DE PRODUCCIÓN PRODUCTO A

De la revisión efectuada a las operaciones y actividades


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en el Área de Producción del Producto A, durante las
gestiones 20X1 y 20X2, identificamos la existencia de la
siguiente información:

a. Los niveles de producción de este producto, proyectados y ejecutados


durante la gestión 20X1 y 20X2 fueron los siguientes:

CANTIDAD CANTIDAD
GESTION UNIDAD PROYECTADA PRODUCIDA
(Según la Entidad) (Según
Auditoria)
20X1 Kg. 2.880.000 3.000.000
20X2 Kg. 1.740.000 1.600.000
b. Los costos totales de producción, tanto proyectados, así como los
realmente ejecutados, para las gestiones 20X1 y 20X2 fueron los
siguientes:

COSTOS STANDARD COSTO REAL


(Según la Entidad) (Según Auditoria)
GESTION UNIDAD COSTO Y COSTO COSTO Y COSTO
CANTIDAD STANDARD CANTIDAD REAL
20X1 Bs. 5.040.000 1,75 5.175.000 1,735
Kg. 2.880.000 Bs/Kg. 3.000.000 Bs/Kg.
20X2 Bs. 2.610.000 1,50 2.640.000 1,65
Kg. 1.740.000 Bs/Kg. 1.600.000 Bs/Kg.

c. Las cantidades realmente producidas, en relación con las horas


insumidas para alcanzar ese nivel de producción, así como la
productividad Standard definida por la entidad, para las gestiones 20X1
y 20X2 fueron los siguientes:

CANTIDAD E INSUMOS CANTIDAD E INSUMOS


(Según la Entidad) (Según Auditoria)
GESTION UNIDAD PRODUCCION PRODUCTIVID PRODUCCION PRODUCTIVID
INSUMOS AD INSUMOS AD
ESTANDAR REAL
20X1 Kg. 2.880.000 7,20 3.000.000 7.79
Hrs. 400.000 385.000
20X2 Kg. 1.740.000 5,80 1.600.000 5.55
Hrs. 300.000 288.000

Del periodo 20X1 a 20X2, la empresa tuvo una disminución de las


cantidades producidas y en el número de horas/hombre necesarias
para esos niveles de producción.

Esta disminución se debió principalmente a que los proveedores


extranjeros de materia prima, disminuyeron la oferta de los insumos,
por razones de expansión de sus mercados en otros países.
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Al respecto, la Empresa Multinacional realiza las compras de insumos


a estos proveedores, solo a través de órdenes de pedido vía Fax, con
confirmación escrita posterior.

De la investigación efectuada al mercado nacional de proveedores, se


identificó la existencia de industrias que producen los insumos, sobre
los cuales la entidad no efectuó ningún análisis sobre la calidad de los
mismos, precios y condiciones de oferta.

De la consulta efectuada a los responsables del área de Producción y


revisión al archivo cronológico de correspondencia remitida y
recibida, se tiene información de que tales situaciones de disminución
fueron advertidas a las áreas de Almacenes, Contrataciones y compra
de insumos, en forma verbal sin constancia por escrito, cuyos
responsables manifestaron desconocimiento de las mismas

Una vez resumidos los aspectos observados, se puso en conocimiento


de los responsables de las áreas de producción, almacenes y
contrataciones, quienes estuvieron de acuerdo con los mismos,
manifestando su predisposición para subsanar las observaciones y
evitar su repetición en el futuro.

2.2 AREA DE ALMACEN DE PRODUCTOS TERMINADOS PRODUCTO B

De la revisión efectuada a los procesos de


empaquetado del Producto B, correspondientes a los
doce meses de la gestión 20X2, identificamos la
siguiente información:

a. Los niveles de producción del producto B, proyectados y ejecutados


durante la gestión 20X1 y 20X2 fueron los siguientes:

CANTIDAD CANTIDAD
GESTION UNIDAD PROYECTADA PRODUCIDA
(Según la Entidad) (Según Auditoria)
20X1 Kg. 1.440.000 1.400.000
20X2 Kg. 962.000 962.000

b. Los costos totales de producción, tanto proyectados, así como los


realmente ejecutados del Producto B, para las gestiones 20X1 y 20X2
fueron los siguientes:

COSTOS STANDARD COSTO REAL


(Según la Entidad) (Según Auditoria)
GESTION UNIDAD COSTO Y COSTO COSTO Y COSTO
CANTIDAD STANDARD CANTIDAD REAL
20X1 Bs. 6.300.000 4,50 6.860.000 4,90
Kg. 1.400.000 Bs/Kg. 1.400.000 Bs/Kg.
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20X2 Bs. 4.810.000 5,00 5.194.800 5,40
Kg. 962.000 Bs/Kg. 962.000 Bs/Kg.

c. Las cantidades realmente producidas, en relación con las horas


insumidas para alcanzar ese nivel de producción, así como la
productividad Standard definida por la entidad del Producto B, para las
gestiones 20X1 y 20X2 fueron los siguientes:

CANTIDAD E INSUMOS CANTIDAD E INSUMOS


(Según la Entidad) (Según Auditoria)
GESTION UNIDAD PRODUCCION PRODUCTIVID PRODUCCION PRODUCTIVI
INSUMOS AD INSUMOS DAD
ESTANDAR REAL
20X1 Kg. 1.400.000 4,00 1.424.500 3.70
Hrs. 350.000 385.000
20X2 Kg. 962.000 2,96 691.200 2.40
Hrs. 325.000 288.000

d. La empresa estaba sufriendo una cuantiosa pérdida mensual en el


empaquetado de este producto terminado.
e. Después de examinar las operaciones de recepción de la materia
prima en almacenes, se revisó las operaciones de procesamiento,
incluyendo el peso del producto terminado en paquetes.
f. El peso de cada paquete examinado indicaba, que excedían, en
promedio en un kilo al peso garantizado de cada uno que era de 25
Kilos. Una vez ampliadas las pruebas al total de las mercaderías
disponibles para la venta, se reveló que esta falla era común en todo
el lote.

g. Al profundizarse el examen se verifico que la maquinaria utilizada


para el pesado y empaquetado del producto B, no estaba
debidamente calibrada, como era norma en le empresa.

h. El encargado de Almacenes, comunicó en forma escrita al Jefe


Administrativo en fecha 18/05/X2, que de acuerdo a normas técnicas
aprobadas, los aparatos para el pesado y empaquetado debían ser
calibrados y garantizados cada tres meses, para lo cual solicito la
contratación de personal especializado para tal labor, procedimiento
que no fue cumplido en la empresa. Los registros de control señalan
como última fecha de verificación y control el 02/01/X2.

En reunión con el jefe Administrativo, nos expresó que no recordaba


esta nota y después de una búsqueda entre los documentos
archivados, manifestó el extravío de dicha nota, argumentando tener
mucha carga de trabajo. Consultado respecto de sí este olvido tendría
algún efecto negativo en el funcionamiento de los aparatos para el
pesado y embolsado, manifestó no tendría fallas importantes y en
todo caso serán unos cuantos Kilos más o menos.

i) Profundizando en el análisis establecimos que las ventas del


Producto B, correspondientes a la gestión 20X2, según los reportes
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contables fueron las siguientes.

MES UNIDAD TOTAL CONTENI TOTAL


PAQUETE DO Kg.
S Kg.
Enero Paq. 3.000 25 75.000
Febrero Paq. 3.000 25 75.000
Marzo Paq. 3.000 25 75.000
Abril Paq. 3.000 25 75.000
Mayo Paq. 3.000 25 75.000
Junio Paq. 3.500 25 87.500
Julio Paq. 3.000 25 75.000
Agosto Paq. 3.000 25 75.000
Septiembre Paq. 3.000 25 75.000
Octubre Paq. 3.000 25 75.000
Noviembre Paq. 3.000 25 75.000
Diciembre Paq. 3.500 25 87.500
TOTAL 37.000 925.000

j) Con referencia al inventario final de productos terminados al


30/06/X2, debemos señalar que éste tuvo que ser practicado
nuevamente por las fallas detectadas, estando al presente en
proceso de copiado, para su incorporación a los estados contables.

k) El precio de venta que no se modificó desde enero 20X2, es de


Bs 10 el Kilo.

l) El Gerente de la empresa expresó su profunda preocupación por


los resultados que reveló nuestro examen, señalando su
conformidad con las recomendaciones sugeridas.

SE PIDE:

1. Elaborar el Memorando de Planificación de Auditoria (MPA) con los


datos existentes y enunciados anteriormente.

2. Redactar los hallazgos de auditoria, con los atributos de condición,


criterio, causa, efecto, recomendación y comentario de los
responsables, documentando los mismos en papeles de trabajo.

3. Elaborar el informe de auditoría operativa con el formato sugerido.

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PARTE II
FORMATO DE
PAPELES DE TRABAJO

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EMPRESA MULTINACIONAL S.A.


Auditoria Operativa
Periodo Enero a Diciembre de 20X2
MEMORANDO DE PLANIFICACION DE AUDITORIA

1. TERMINOS DE REFERENCIA

1.1 Naturaleza del trabajo


1,2 Principales responsabilidades a nivel de informes
1.3 Alcance de la revisión a ser efectuada y las restricciones en el
alcance del trabajo (si las hubiera).
1.4 Normas, principios y disposiciones a ser aplicadas en el
desarrollo del trabajo.
1.5 Actividades y fechas de mayor importancia

2. INFORMACION SOBRE LOS ANTECEDENTES, OPERACIONES DE LA


ENTIDAD Y SUS RIESGOS INHERENTES

2.1 Estructura patrimonial, organizativa y marco legal de la entidad


2.2 Principales productos o servicios
2.3 Principales productos o políticas de mercadeo
2.4 Métodos de operación
2.5 Políticas de compra y venta
2.6 Principales clientes y proveedores
2.7 Principales fuentes de generación de recursos
2.8 Estructura gerencial
3. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA ENTIDAD
4. SISTEMA DE INFORMACION FINANCIERA Y CONTABLE
5. EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
6. AMBIENTE DE CONTROL
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7. ENFOQUE DE AUDITORIA
8. TRABAJOS REALIZADOS POR LA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA O
EXTERNA.
9. APOYO DE ESPECIALISTAS
10. ADMINISTRACIÓN DEL TRABAJO
11. PROGRAMAS DE TRABAJO

ELABORADO POR: ___________________


Fecha

REVISADO POR: ___________________


Fecha

LEÍDO Y ENTENDIDO POR: ___________________


Fecha

EMPRESA MULTINACIONAL S.A.


Auditoria Operativa
Periodo Enero a Diciembre de 20X2
PROGRAMA DE AUDITORIA

OBJETIVOS:

PERSONAL REFERENCIA
PROCEDIMIENTOS ASIGNADO A PAPELES
DE TRABAJO

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CONCLUSIÓN

ELABORADO POR: ___________________


Fecha

REVISADO POR: ___________________


Fecha

LEÍDO Y ENTENDIDO POR: ___________________


Fecha

EMPRESA MULTINACIONAL S.A.


Auditoria Operativa
Periodo Enero a Diciembre de 20X2
CEDULA DE RESPALDO A RESPUESTAS

REF. REFERENCIA
PROGRA DESCRIPCION CONTROL HALLAZGO
MA
-1-

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REF. REFERENCIA
PROGRA DESCRIPCION CONTROL HALLAZGO
MA

EMPRESA MULTINACIONAL S.A.


Auditoria Operativa
Periodo Enero a Diciembre de 20X2
CEDULA DE CONTROLES
REF. PRUEBA DISPOSICI REF.
REF. DESCRIPCION DE ÓN INFORME
PT CUMPLIMIEN GERENTE
TO DE
AUDITORI
A

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EMPRESA MULTINACIONAL S.A.


Auditoria Operativa
Periodo Enero a Diciembre de 20X2
CEDULA DE HALLAZGOS

DISPOSICIÓ REF.
REF. DESCRIPCION N INFORME
PT GERENTE
DE
AUDITORIA
Condición:

Criterio:

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Efecto:

Causa:

Recomendación:

Comentario de los responsables:

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PARTE III
METODOLOGIA DE APLICACIÓN
DE PAPELES DE TRABAJO

METODOLOGÍA DE APLICACIÓN DE PAPELES DE TRABAJO

La elaboración de los papeles de trabajo que respalden la


identificación, evaluación y documentación de los
hallazgos de auditoria debe tener la siguiente secuencia:

1. Todas las respuestas o aplicación de procedimientos del programa de


Auditoria, sin excepción alguna se registrarán en la Cedula de Respaldo
a Respuestas.

2. Un análisis inmediato de la aplicación del procedimiento determinará


si el proceso evaluado constituye un Control o un Hallazgo de
Auditoria Operativa, por lo que esta situación se documentara en esta
cedula, exponiendo:

• Para el caso de un control, en la Cedula de Controles.


• Para el caso de un Hallazgo en la Cedula de Hallazgos.
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3. Los controles identificados serán expuestos en la Cedula de


Controles, La validez y vigencia del control debe ser comprobada a
través de pruebas de cumplimiento, tomando en cuenta
transacciones u operaciones tipo y representativas del control que se
comprueba.

4. De acuerdo a la importancia del control y lo adecuado de su


comprobación, el Gerente de Auditoria deberá disponer su
incorporación en el informe o no. En caso de optarse por la primera
actitud, en la Columna de Referencia Informe deberá colocarse la
referencia de la hoja del Informe de Auditoria Operativa, en la cual se
expone el control.

5. Los hallazgos identificados serán expuestos en la Cedula de


Hallazgos, con los atributos de Condición, criterio, efecto, causa,
Recomendación y Comentario de los Responsables.

6. De acuerdo a la importancia del hallazgo, el Gerente de Auditoria


deberá disponer su incorporación en el informe o no. En caso de
optarse por la primera actitud, en la Columna de Referencia Informe
deberá colocarse la referencia de la hoja del Informe de Auditoria
Operativa en la cual se expone el Hallazgo.

7. La gestión 20X1 corresponde a la gestión anterior y la gestión 20X2


corresponde a la gestión sujeta a auditoria.
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